Условия хранения документов

Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий относят физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие режимы хранения:

1. световой;

2. температурно-влажностный;

3. противопожарный;

4. охранный.

Световой режим

Свет несет с собой энергию, под влиянием которой в освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет13. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Естественное освещение в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20-50 люкс (лк), на рабочих столах — 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором — люксметром типа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться световой режим, как в хранилищах14.

Температурно-влажностный режим

Температура и влажность — основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный для документов температурно-влажностный режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов — условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки15.

Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1. появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2. наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);

3. исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4. обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

5. резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов16.

Оптимальный температурно-влажностный режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих в архиве. Например:

1. бумажные документы: температура — 17-19С, относительная влажность воздуха — 50-55%;

2. документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура — 15С, относительная влажность воздуха — 40-55%;

3. документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура — 15-20С, относительная влажность воздуха — 50-65%.

Область изменения относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум — в сухой или влажной зоне.

Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Именно поэтому архивные документы, поступившие после длительной транспортировки, не сразу размещают в хранилище, а оставляют на некоторое время в специальном помещении для акклиматизации17.

Для того чтобы определить соответствует ли температура и влажность в выбранном помещении требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая работа. Ее основная цель — получение постоянной информации о климатических условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются в специальном журнале раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — эвакуация, затопление и др. — ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима — оборудование хранилища системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального проветривания и отопления хранилищ.

Санитарно-гигиенический режим.

Санитарно-гигиенический режим подразумевает под собой комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей появление плесени, грибка, пыли и особенно насекомых и грызунов. Для этого в хранилище следует неукоснительно соблюдать следующие требования:

1. Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2. Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3. В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4. Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

5. Систематически проводить влажную уборку — при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю18. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

6. Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей — при этом растворы не должны попадать на документы.

7. Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков19.

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с течением времени материалом. Не следует допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в большинстве архивов чаще всего применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным пылесосам разрабатываются специальные устройства. Например, в Государственной библиотеке им. Ленина установлена конструкция пылевой камеры, применяемая для обеспылевания книг.

Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные коробки, ящики.

Кроме применения средств обеспылевания необходимо регулярно осуществлять контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м3, при этом пыль не должна содержать более 10% SiO220.

Охранный режим.

Охранный режим предполагает:

1. Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2. Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее — опечатывание и опломбирование.

3. Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

4. Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

5. Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями в единую систему безопасности. К техническим мерам относятся:

1. Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п.

2. Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3. Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах21.

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники — дымовые; в помещениях обеспыливания документов — тепловые.

Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола 20 50 лк (люкс), на рабочих столах 100лк (люкс) Температурно влажностный режим.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов температура 17 — 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 — 55%; для пленочных материалов черно белых (15 град. С и 40 — 55%) и цветных (2 — 5 є С и 40 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях 15 20 є С и 50 65%.(прил. Ж)

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения ежедневно. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, не реже одного раза в год обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков.

В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата. Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью обнаружения насекомых и плесневых грибов архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаются обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке архивных документов, средств хранения, архивохранилищ.

Для проведения санитарногигиенических работ планируются санитарные дни.

Охранный режим архива обеспечивается комплексом мер по обеспечению инженерно-технической укрепленности, оборудованию здания (помещения) архива средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатыванию помещений, соблюдению внутриобъектового и пропускного режимов, хранению ключей от служебных помещений.

Требования к архивохранилищам и другим помещениям архива, в которых хранятся секретные архивные документы и проводятся работы с ними, установлены нормативными правовыми документами по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.

Организация охраны архива осуществляется в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а также Инструкции о порядке осуществления охраны архива, согласованной в установленном порядке с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.

Охрана архива осуществляется на основании договора между архивом и соответствующим подразделением охраны, в котором предусматриваются обязательства сторон по охране архива, соблюдению пропускного режимов, предусматривающих, в том числе досмотровые мероприятия. Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, применяемые инженерно-технические средства, вид, условия охраны и дислокация постов определяются условиями договора, исходя из принципов надежности и экономической обоснованности тарифов, а также с учетом положений межведомственного акта обследования архива и требований нормативных правовых актов МВД России.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны.

Опечатыванию подлежат металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

Архивохранилища и другие помещения, где постоянно или временно хранятся архивные документы, оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности.

Все экземпляры ключей (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяются специальные требования режима секретности) учитываются в журнале регистрации ключей к замкам помещений архива, ведение которого приказом руководителя архива возлагается на ответственное должностное лицо. В указанном журнале отмечается, у кого из работников архива имеются ключи от каждого из помещений, с распиской работника в получении экземпляра ключа.

Ко всем помещениям архива, оснащенным замками, должно быть не менее двух комплектов ключей, один из которых постоянно находится в службе охраны архива.

Порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану устанавливается инструкцией об охранном режиме архива, утвержденной в установленном порядке.

Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают сотрудники, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

В архивохранилище имеют право доступа заведующий и работники данного архивохранилища, а также руководитель архива и его заместители, главный хранитель фондов. Список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище, обновляемый по мере необходимости, должен находиться на посту охраны. Все другие работники архива допускаются в архивохранилище только в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего.

Вынос из архива архивных документов, материальных ценностей и книг научно-справочной библиотеки, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив, и в архивохранилищах регламентируется соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

> Обеспечение сохранности документов архива

Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

• — предоставлением для ведомственного архива помещения и проведением планово — предупредительного ремонта помещений;
• — оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
• — применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
• — созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно — гигиенических мероприятий.

В соответствии с объемом и составом хранящихся дел ведомственному архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Строительство специального здания ведомственного архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения для ведомственного архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует ведомственный архив. При отсутствии специального помещения для ведомственного архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для ведомственного архива:

• — хранилище для хранения документов Особо ценные документы хранят в специальных помещениях с усиленной охраной и противопожарным режимом;
• — помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
• — помещения для работы исследователей (читальный зал);
• — рабочих комнат для сотрудников архива.

Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

Хранилища ведомственного архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища ведомственного архива должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения ведомственного архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения ведомственного архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

Помещение ведомственного архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается руководителем организации. В комиссию должны входить представители структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, профсоюзной организации, соответствующего учреждения государственной архивной службы, пожарной охраны и санитарно — эпидемиологической станции.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно — влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем организации. Осмотр состояния помещения ведомственного архива проводится в дальнейшем по требованию заведующего архивом, но не реже одного раза в 5 лет.

В помещениях хранилищ ведомственного архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается:

• — курение;
• — применение электронагревательных приборов;
• — хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

В целях улучшения режима хранения в помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуются проветривания, установка дополнительных источников увлажнения воздуха или дополнительных приборов для просушивания помещений и т.п.

Температурно — влажностный режим хранения документов контролируется путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Показания контрольных измерительных приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (Приложение 1). В регистрационных журналах в графе «Примечание» отражаются также проверка правильности показания приборов и меры, принятые по нормализации режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы на расстоянии 1,4 +/- 0,1 метра от пола монтируются на одном контрольном щитке.

Контрольно — измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище: при комнатной системе — один щиток на комнату; при многоярусной — один на ярус.

Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру не реже одного раза в 3 месяца с обязательной регулировкой и заменой неисправных.

Температуру и влажность воздуха в закрытых шкафах и сейфах контролируют самопишущими приборами.

Закрытые шкафы и сейфы для хранения документов проветривают не реже одного раза в неделю.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.

С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону.

Защита документов от действия света обеспечивается:

• — хранением документов в коробках, папках и переплетах, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа;
• — применением на окнах светорассеивателей, защитных фильтров и т.п.

В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, допускается использование и люминесцентных ламп, с урезанным ультрафиолетовым участком спектра.

Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в хранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работ.

Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли (не более 0,15 мг/м3).

Для защиты документов от пыли необходимо:

• — обеспечить максимально возможную герметичность помещения хранилищ и оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей;
• — не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ с помощью электропылесоса или ватными (марлевыми) тампонами, увлажненными раствором формалина;
• — проводить систематическую влажную уборку помещений хранилищ: не реже одного раза в месяц протирать полы, плинтусы, подоконники водными растворами соответствующих химических средств;
• — следить за состоянием дощатых полов, чтобы они не имели щелей и были окрашены масляной краской;
• — периодически проветривать помещения хранилища. Вопрос о целесообразности проветривания решается с учетом абсолютной влажности наружного и внутреннего воздуха.

При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению. Документы, пораженные насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции.

При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах хранилища: на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. — необходима дезинсекция всего хранилища.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений. Пораженные плесенью документы изолируются и передаются на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых хранились пораженные плесенью документы, протираются водным раствором формалина (3 — 5%) и просушиваются; при плесневении стен, полов, потолков производится поверхностная обработка пораженных мест раствором формалина (3 — 5%).

Для проведения санитарно — гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы ведомственного архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

Хранилища должны быть оборудованы стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения:

• — ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см;
• — ширина проходов между стеллажами — 75 см;
• — расстояние между стеной и стеллажом, параллельным стене, — 75 см;
• — расстояние между полками по высоте — 40 см;
• — расстояние между стеной и торцом стеллажа — 45 см;
• — расстояние от пола до нижней полки стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см.

Допускается оборудование хранилища деревянными стеллажами при условии обработки их огнезащитными составами.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.

Если помещение хранилища имеет высоту более 4 м, то в целях рационального использования площади стеллажи устанавливаются в два яруса. При этом делаются прочные межъярусные перекрытия и удобные лестницы, которые огораживаются легкими металлическими перилами для обеспечения безопасной работы.

Чертежи и кальки могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы — на стеллажах ДЖЭ. 4.393.001 (для хранения фильмовых коробок). Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.

Для хранения секретных, особо ценных дел и учетных документов ведомственного архива используются сейфы или металлические шкафы При большом объеме этих видов документов для них выделяются отдельные хранилища или отдельная изолированная часть хранилища.

Для размещения справочных картотек к документам в хранилище или рабочей комнате устанавливаются картотечные шкафы.

Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются библиотечные тележки (ТБ-1), легкие устойчивые стремянки.

Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест сотрудников архива и создать все необходимые условия для их производительного труда. Рабочие комнаты оборудуются телефоном, канцелярской мебелью, пишущей машинкой, другими средствами оргтехники, рекомендуемыми ЕГСД.

При наличии в ведомственном архиве фонда пользования, в читальном зале устанавливается аппарат для чтения микрофильмов.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения ведомственного архива может использоваться бытовой электропылесос.

При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения, при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

О происшествии составляется акт при участии соответствующих органов (пожарной охраны, милиции, технического надзора и т.д.).

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем организации назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

Ведомственным архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором должно быть предусмотрено:

• — порядок и место эвакуации и укрытия документов;
• — перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди;
• — списки работников, ответственных за эвакуацию и укрытие;
• — меры по охране документов в местах эвакуации и укрытия.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден руководителем организации.

С планом эвакуации и укрытия документов должны быть ознакомлены все сотрудники архива.

Случаи утраты, порчи, гибели документов, а также возникновение ситуаций, которые могут к ним привести, рассматриваются как чрезвычайные происшествия и о них немедленно ставится в известность руководитель организации.

Законодательная база Российской Федерации

действует Редакция от 13.02.2002 Подробная информация

Наименование документ	«ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)
Вид документа	приказ, правила
Принявший орган	росархив
Номер документа	16
Дата принятия	01.01.1970
Дата редакции	13.02.2002
Дата регистрации в Минюсте	01.01.1970
Статус	действует
Публикация	М., Росархив, ВНИИДАД, 2002
Навигатор	Примечания

«ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» (утв. Приказом Росархива от 13.02.2002 N 16)

4.2. Создание оптимальных условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

— строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

— оборудованием зданий и архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны и сигнализации;

— применением технических средств для создания оптимальных (нормативных) температурно-влажностного, светового, санитарно — гигиенического, охранного режимов в здании и помещениях архива;

— применением специальных средств хранения и перемещения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).

4.2.1. Требования к зданиям и помещениям архива

4.2.1.1. Архив размещается в специально построенном или приспособленном для постоянного хранения документов здании, или отдельных помещениях зданий.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии со специальной нормативной и проектной документацией, согласованной с вышестоящим органом управления архивным делом.

4.2.1.2. Здание архива должно быть удалено от объектов, опасных в пожарном отношении (нефтехранилищ, бензоколонок и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений санэпидстанций о степени загрязненности воздуха и службы пожарной охраны.

В районе расположения здания архива среднесуточная концентрация вредных примесей в атмосферном воздухе не должна превышать санитарных норм (мг/м3): серной кислоты — 0,1; оксидов серы — 0,05; оксидов азота — 0,085; хлора — 0,03; сероводорода — 0,008.

4.2.1.3. Здание архива должно отвечать техническим требованиям, обеспечивающим высокую долговечность основных конструкций здания и их огнестойкость (вторая степень огнестойкости, категория пожароопасности «В»), обладать технической укрепленностью в соответствии с действующими нормативами по охранному и противопожарному режимам.

Здание архива должно быть оборудовано средствами охранной сигнализации и защищено открывающимися решетками на окнах нижних этажей.

4.2.1.4. Здание архива должно представлять собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений, экономичности.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать рациональное взаимодействие функциональных подразделений архива, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии. К помещениям основного назначения относятся:

— хранилища;

— рабочие помещения работников архива;

— помещения для приема и временного хранения, акклиматизации документов;

— помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных документов;

— помещения для обеспыливания, переплета и реставрации документов;

— помещения для воспроизведения документов (микро-, ксеро-, фотокопирование, фотореставрация и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

— помещения для хранения учетных документов;

— комплекс читального зала (читальный зал, участок выдачи, участок информационно-поисковых систем, временное хранилище);

— научно-справочная библиотека;

— методический кабинет;

— выставочный зал.

4.2.1.5. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза должна установить степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих строений, деревянных построек, зданий с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением, а также не имеющих естественной вентиляции воздуха.

4.2.1.6. Предназначенные для хранения документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

4.2.2. Требования к хранилищам и нормативные режимы хранения

4.2.2.1. Хранилища должны быть максимально удалены от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые выводы воды.

При проектировании размещения хранилищ в специальных и приспособленных зданиях предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры хранилищ, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения документов не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

Хранилища должны иметь естественную или искусственную вентиляцию. Системы кондиционирования должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2-3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота хранилищ зависит от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций.

Хранилища должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам.

4.2.2.2. Не допускается хранение фоно-, видео- и машиночитаемых (электронных) документов на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 А/м.

Хранилища документов на нитрооснове (опасной, горючей) должны быть территориально отделены и изолированы от хранилищ с остальными документами. В нижней зоне хранилищ для документов на нитрооснове следует предусмотреть дополнительную вытяжку воздуха.

4.2.2.3. Электрооборудование, противопожарное оборудование

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки для переносной аппаратуры (пылесосов, ламп и т.д.) — герметичными или полугерметичными. Шнуры переносной аппаратуры должны иметь резиновую изоляцию. Хранилища оборудуются общими и поэтажными электрическими рубильниками.

Рубильники, распределительные электрощиты и предохранители, обеспечивающие питание розеток и их отключение, устанавливаются вне хранилищ. По окончании работы в хранилище аппаратура, электрические розетки последовательно обесточиваются.

4.2.2.4. Здания архивов и хранилища должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о пожаре согласно ГОСТ 12.1.004-91 и оборудованы противопожарным водоснабжением.

Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Выводы пожарного водопровода, пожарные краны устанавливаются за пределами хранилищ с учетом действующих норм и правил противопожарной безопасности. При каждом кране необходимо иметь гибкий прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки обслуживаемого хранилища.

При оснащении хранилищ автоматическими системами пожаротушения и переносными огнетушителями предпочтение отдается использованию веществ, не оказывающих побочного разрушающего действия на документы (углекислота и т.п.).

Количество и места размещения переносных огнетушителей устанавливаются в соответствии с действующими противопожарными нормативами с учетом специфики применяемого оборудования.

4.2.2.5. В целях противопожарной защиты все электрооборудование, применяемое в архиве, должно обеспечиваться заземлением. Аппаратура для работы с аудиовизуальными и машиночитаемыми (электронными) документами, должна иметь защиту от поражения электрическим током, по своим параметрам и режимам работы отвечать требованиям ГОСТ 24863-87; 12.2.006.

4.2.2.6. В целях противопожарной безопасности в процессе работы с документами на нитрооснове запрещается:

— иметь на рабочем месте более трех рулонов пленки;

— оставлять рулон пленки без присмотра на фильмопроверочном столе;

— пользоваться при перемотке пленки электроприводом;

— перематывать пленку со скоростью более 25 м/мин (рулон длиной 250 м должен перематываться не менее, чем за 10 мин), допускать трение о поверхность оборудования (дисков, нижних софитов и т.п.) во избежание появления зарядов статического электричества;

— бросать коробки с пленкой, ударять их друг о друга, о пол, металлические и другие предметы.

Все документы на нитрооснове маркируются. Пользование этими документами должно быть ограничено. В плановом порядке проводится контроль их технического состояния, исследование стабильности нитроосновы, изготовление копий на безопасной основе.

4.2.2.7. Световой режим.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Это обеспечивается хранением документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима.

Освещение в хранилищах может быть естественным или искусственным; документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение хранилищ в помещениях без окон допускается при наличии в них искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом при условии применения на окнах светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров, жалюзи, штор, нанесенных на стекло покрытий и т.п.

Для искусственного освещения в хранилищах применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола — 20-50 лк, на рабочих столах — 100 лк.

Защита документов от разрушающего действия естественного и искусственного света должна осуществляться во всех помещениях архива при любых видах работы с документами.

4.2.2.8. Температурно-влажностный режим.

В хранилищах, оборудованных системами кондиционирования воздуха, при хранении документов на бумажной основе должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.

Температурно-влажностные параметры воздуха для надежного долговременного хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов должны соответствовать нормам, приведенным в табл. 1.

Таблица 1.

Термо-гигрометрические условия хранения аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов

Вид документа	Температура, °С		Относительная влажность воздуха, %
	черно-белые	цветные	черно-белые	цветные
Документы на кинопленке:
нитрооснова	не выше +10	не выше -5	40-55	40-55
безопасная основа	не выше +15	не выше -5	40-55	40-55
Фотодокументы:
стекло	+15 — +20	—	40-55	—
пленка	не выше +15	не выше -5	40-55	40-55
фотобумага	+15 — +20	+2 — +4	40-55	40-55
Документы на магнитной ленте и дисковых носителях	+15 — +20		50-65

4.2.2.9. В хранилищах с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения с применением рационального отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха.

Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+5°С) и относительной влажности воздуха (+10%) не допускаются.

При длительном стабильном нарушении режима хранения (7-10 суток), сопровождающимся повышением относительной влажности воздуха до 80-90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение хранилища).

В период технологической обработки документов допускается их временное хранение (до 2 мес.) в помещениях с нерегулируемым температурно-влажностным режимом при температуре 20+5°С и относительной влажностью воздуха 50+20%.

4.2.2.10. Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом — 2 раза в неделю; при нарушениях режима хранения — 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах. В журналах также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов (термометров, гигрометров, психрометров, электронных термогигрометров и т.п.), а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

Контрольно-измерительные приборы монтируют на одном щитке, размещая их в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем (контрольная точка). Устанавливают приборы в каждом хранилище по нормам: при комнатной системе — одна контрольная точка на комнату, при многоярусной — одна на ярус.

4.2.2.11. Санитарно-гигиенический режим.

Хранилища и другие помещения архива должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли; в них должны соблюдаться следующие требования санитарно-гигиенического режима.

В хранилищах проводится систематическая влажная уборка. Не реже одного раза в год следует проводить обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок). При этом цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники протирают водными растворами антисептиков (формалина — 2%, катамина АБ — 5% и т.п.).

В хранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение.

В хранилищах должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата, опасного в санитарно-биологическом отношении. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.

Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ, наружные отверстия вентиляционных систем.

С целью своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов документы (выборочно) и помещения хранилищ должны 2 раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) подвергаться обязательному энтомологическому и микологическому осмотру. При обнаружении биологических вредителей принимаются немедленные меры по обработке документов, средств хранения, хранилищ:

— пораженные плесневыми грибами или насекомыми документы заворачивают в пленку или бумагу, изолируют в отдельном помещении (изоляторе) до решения вопроса о последующей передаче их на дезинфекцию или дезинсекцию, другую обработку;

— стеллажи и шкафы, в которых хранились пораженные плесневыми грибами документы, протирают водными растворами антисептиков (формалина — 3% или катамина АБ — 5% и др.) и просушивают;

— местную дезинсекцию хранилищ проводят инсектицидными аэрозольными препаратами, обрабатывая ими пол, плинтусы, окна, подоконники, стены на высоту до 1,5 м;

— при массовом поражении документов проводят дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ силами санэпидстанций или карантинных служб под контролем работников архива;

— при плесневении стен, полов, потолков удаляют штукатурку и краску, обрабатывают поверхность водным 5%-ным раствором формалина, проводят ремонт с добавлением в строительные материалы растворов антисептика, устраняют причины увлажнения (протечек) помещений;

— уничтожение грызунов проводят силами санэпидстанций.

При проведении уборки и санитарно-гигиенической обработки применяемые средства (вода, антисептики и т.п.) не должны попадать на документы.

Для проведения санитарно-гигиенических работ предусматриваются санитарные дни.

4.2.2.12. При работах с документами в соответствии с требованиями санитарно-гигиенического режима запрещается касание руками поверхности графических материалов, рисунков, фотодокументов и документов магнитной записи, микроформ и кинопленок; такие документы разрешается брать только за кромки (кинопленка, магнитная лента и т.п.) или защитный корпус (дискета, джеккет и т.п.).

4.2.2.13. Оборудование хранилищ средствами хранения

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами. Допускается эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В помещениях с оптимальным температурно-влажностным режимом допускается применение передвижных металлических стеллажей. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

В помещениях с нерегулируемым климатом, с плохой вентиляцией во избежание образования локальных застойных зон и биопоражения документов не рекомендуется использовать оборудование закрытого типа (сейфы, боксы, передвижные закрытые стеллажи и т.п.)

Горизонтальное размещение фоно- и видеодокументов, кинодокументов и микрофильмов обеспечивается в металлических коробках на стеллажах типа «елочка» и др. Не допускается хранение документов на носителях с магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

4.2.2.14. В хранилищах с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм:

— расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;

— расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;

— расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — 75 см;

— расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — 45 см;

— расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.

4.2.2.15. Документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п.).

Каждая единица хранения аудиовизуального или машиночитаемого (электронного) документа должна быть уложена в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сердечники, катушки или кассеты соответствующего размера, упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.

Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и металлические коробки по ГОСТ 4097-78.

Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стандартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сердечники фотографическим слоем наружу и уложены в металлические коробки по ГОСТ 4097-78. Намотка должна быть плотной, без выступающих витков на торцах рулона.

Микроформы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты соответствующего размера и размещаться в коробках, папках или другой вторичной упаковке по ГОСТ 7.65-92.

Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354-82 и в бумажный конверт по ГОСТ 20283-74. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки.

Металлические граморигиналы должны быть обернуты в конденсаторную бумагу по ГОСТ 1908-82, уложены в конверт из картона по ГОСТ 7933-75, а затем в коробку из плотного картона по ГОСТ 9421-80. Для предотвращения механических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала (фланель, байка и т.п.).

Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, а затем помещены в коробочную тару.

4.2.2.16. Охранный режим.

Охранный режим архива обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования здания средствами охранной сигнализации, организации поста охраны, опечатывания помещений, соблюдения пропускного режима и порядка доступа в хранилища.

Охрана архива осуществляется на основании специального договора, заключаемого между архивом и службой охраны и отражающего взаимные обязательства сторон по охране архива, соблюдению пропускного режима. Допускается организация охраны силами штатных работников архива.

Организация охраны архива осуществляется на основании согласованной с органом МВД России Инструкции об охранном режиме архива, которая вводится в действие приказом директора архива.

Перечень помещений архива, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и дислокация постов охраны определяются директором архива совместно с органом МВД России, исходя из принципов надежности и экономичности.

Обязательному оснащению средствами охранной сигнализации и опечатыванию подлежат хранилища, помещения, в которых временно хранятся документы (в том числе читальный зал, лаборатория обеспечения сохранности документов и т.п.), а также материальные ценности, размещена множительная и другая дорогостоящая техника, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход при отсутствии круглосуточного поста охраны. Опечатыванию подлежат также сейфы, где временно хранятся выданные из хранилищ документы, учетный и научно — справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях.

4.2.2.17. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у заведующего хранилищем или лица, его замещающего.

В хранилище имеют право доступа заведующий и работники данного хранилища для проведения работ, связанных с организацией хранения документов, а также директор и его заместители, главный хранитель фондов. Все другие работники архива допускаются в хранилища только в сопровождении заведующего или лица, его замещающего.

Другие лица допускаются в хранилища в исключительных случаях только по разрешению руководства архива и в сопровождении заведующего хранилищем или лица, его замещающего.

4.2.2.18. Вынос из архива документов, материальных ценностей, книг научно-справочной библиотеки и материалов СИФ, а также научно-справочного аппарата разрешается только по специальным пропускам, выдаваемым в установленном порядке.