Содержание
Формула расчета сведений о среднесписочной численности работников за год
Среднесписочная численность работников за любой период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) рассчитывается на основе среднесписочной численности работников за каждый месяц, входящий в этот период . Чтобы рассчитать среднесписочную численность работников за каждый месяц, действуйте в следующем порядке.
Определите списочную численность полностью занятых работников организации на каждый календарный день каждого месяца. В нее включаются и те работники, для которых законом установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, например занятые на вредных работах.
В рабочие дни списочная численность равна количеству полностью занятых работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры (в том числе не явившихся на работу по причине временной нетрудоспособности, а также находящихся в командировках и отпусках).
В расчет не включайте :
- внешних совместителей;
- работников, в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком;
- работников, находящихся в неоплачиваемом учебном отпуске.
Списочная численность за выходные и нерабочие праздничные дни равна списочной численности на предшествовавший им рабочий день . Например, работника, уволенного в пятницу, надо включать в расчет списочной численности за ближайшие субботу и воскресенье.
Физические лица, занятые только по гражданско-правовым договорам, при расчете списочной численности не учитываются.
2. Рассчитайте среднесписочную численность полностью занятых работников за каждый месяц по формуле :
3. Рассчитайте количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц. При этом рабочие дни, приходящиеся на период их болезни или отпуска, включаются в отработанное время в количестве часов, отработанных ими в предыдущий рабочий день.
К не полностью занятым работникам относятся те, кто по соглашению с работодателем трудится неполное рабочее время.
Пример. Расчет количества часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц
4. Рассчитайте среднесписочную численность не полностью занятых работников за каждый месяц по формуле :
Пример. Расчет среднесписочной численности не полностью занятых работников за месяц
5. Рассчитайте среднесписочную численность всех работников за каждый месяц по формуле :
Округлите полученный результат до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более — округляется до целой единицы (форма П-4).
Пример. Расчет среднесписочной численности всех работников за месяц
Определив среднесписочную численность всех работников за каждый месяц, рассчитайте их среднесписочную численность за соответствующий период (год, квартал, полугодие, 2 — 11 месяцев) по формуле :
Округлите полученный результат до целых единиц: значение менее 0,5 отбрасывается, а 0,5 и более — округляется до целой единицы.
Правила расчета среднесписочной численности работников. Порядок расчета по разным промежуткам времени
Сведения о среднесписочной численности сотрудников должны быть рассчитаны за соответствующие отрезки времени, исходя из потребностей налогообложения.
Расчет за месяц производится путем сложения списочной численности за каждый день месяца и деления полученной суммы на количество дней в месяце. Среднесписочная численность сотрудников за выходной день берется по состоянию на предыдущий рабочий день.
На 1 марта в организации было трудоустроено 28 сотрудников. 5 марта один из них уволился. С 10 марта был принят новый сотрудник, 12 марта еще один. На период с 20 по 25 марта было привлечено 3 временных сотрудников по причине пиковой нагрузки.
Расчет среднесписочной численности будет выглядеть следующим образом:
- С 1 по 4 марта включительно 28 сотрудников (28+28+28+28=112)
- С 5 по 9 марта 27 сотрудников (27+27+27+27+27=135)
- 10 и 11 снова 28 сотрудников (28+28 = 56)
- Далее с 12 по 19 было 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29+29+29=232)
- С 20 по 25 было 32 сотрудника (32+32+32+32+32+32=192)
- С 26 по 31 марта снова 29 сотрудников (29+29+29+29+29+29=174)
Для того, чтобы узнать среднее значение за месяц, сложим количество всех сотрудников за каждый день (112+135+56+232+192+174=901) и разделим на число дней в месяце – 31 (901/31=29,06). Среднесписочная численность за март получится 29.
Расчет за квартал производится суммированием численности за каждый месяц квартала и деления полученной суммы на три. Расчет за год аналогичен квартальному, но делить нужно уже на двенадцать. При этом, если начало работы организации не совпадает с началом календарного года и, соответственно, срок работы составляет неполный год, делить нужно все равно на двенадцать.
Этот же принцип применяется и к неполному месяцу – независимо от даты начала работы, делить нужно на фактическое число календарных дней в месяце.
Например: численность в марте -29, в апреле – 34, в мае – 40. Тогда среднее значение будет равно (29+34+40)/3=34 сотрудника за квартал.
Предположим, что организация начала работу с 15 июня. Первоначально в ней работали 2 человека. Через 3 месяца – с 15 сентября – их количество увеличилось до 5. С 1 декабря сотрудников стало 20.
Чтобы рассчитать среднюю численность за год, сначала вычислим это значение для каждого месяца отдельно:
- Июнь: 2 * 16 / 30=1
- Июль: 2 * 31 / 31=2
- Август: 2 * 31 / 31=2
- Сентябрь: (2*14 + 5*16) / 30=4
- Октябрь: 5 * 31 / 31=5
- Ноябрь: 5 * 30 / 30=5
- Декабрь: 20*31 / 31 = 20
Итого сотрудников в течении года: 1+2+2+4+5+5+20=39.
Среднесписочное за год: 39 / 12 = 3.
В данном примере следует обратить внимание на то, что действие умножения применяется только потому, что в течении каждого месяца количество сотрудников практически не меняется.
Поэтому вместо суммирования для понимания принципа проще умножить на количество дней. На самом деле эти значения получаются суммированием за каждый день числа сотрудников, которое взято из документации по учету труда.
Нюансы и особенности проведения вычислений
В расчет численности должны включатся все фактически занятые сотрудники, в том числе сезонные, работающие удаленно, временные и сотрудники на испытательном сроке.
Не учитываются при подсчете численности адвокаты, сотрудники, трудоустроенные на основаниях внешнего совместительства, а также те, с кем трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором.
Отдельно следует отметить те категории сотрудников, которые могут быть учтены либо не учтены, в зависимости от определенных факторов:
- Совместители – как уже говорилось, если это внешний совместитель, он не входит в отчетность, если совместительство внутреннее, то такой сотрудник учитывается один раз (как один человек), а не по количеству ставок или человеко-часов;
- Учредители – учитываются, если им начисляется заработная плата. Если учредитель ведет на предприятии какую-либо трудовую деятельность, но зарплата ему при этом не выплачивается (получение дивидендов не относится к данному пункту), то в списочную численность он не войдет;
- Командированные за границу – учитываются в зависимости от длительности командировки. Если она краткосрочная, такой сотрудник включается в общую численность, если командировка длительная – то нет;
- Проходящие обучение (в том числе, если они направлены от организации и получают от нее стипендию) – учет зависит от того, сохранена ли за сотрудником заработная плата. Если да, то даже если обучение происходит с отрывом от работы, такой сотрудник учитывается.
Если имеются сотрудники, работающие неполный рабочий день, они также должны учитываться при расчете среднесписочной численности.
При таком способе учета нужно подсчитать общее количество часов, отработанных за день всеми сотрудниками, работающими неполный день. Далее расчет производится в зависимости от продолжительности рабочего дня в организации и количества рабочих дней в неделе.
Если график работы стандартный – восьмичасовой рабочий день при пятидневной неделе, то общее количество человеко-часов за день делится на 8.
Таким образом достигается сопоставимость числа сотрудников, работающих неполный день.
Например, если в организации трудится 10 сотрудников со стандартным графиком и 4 человека работают по 6 часов в день, то путем приведенных выше расчетов получим:
- 4 * 6 = 24 человеко-часа в день
- 24/8 = 3
Таким образом все сотрудники, работающие неполный день соответствуют 3 сотрудникам, оформленным на полную ставку.
В таком случае списочная численность за один день составит 10 + 3 = 13 человек.
Если при расчете человеко-часов сумма сотрудников в пересчете на один день получилась дробной, в отчет указывается целое число, полученное в соответствии с правилами округления.
Необходимо помнить, что помимо сотрудников, которым предоставлен график с неполным рабочим днем на основании обоюдного соглашения или по условиям трудового договора, есть отдельная категория лиц, которым работодатель в любом случае обязан предоставить возможность работать неполный день.
К этой категории относятся несовершеннолетние сотрудники, кормящие женщины, инвалиды первой и второй групп, работники, занятые на вредных или опасных условиях работы.
Особенности и нюансы процедуры вычисления рассмотрены в следующем видеоролике:
Если расчет среднесписочной численности требуется по формам РСВ-1 и 4-ФСС то к тому значению, которое было рассчитано, потребуется вычислить средние значения численности за отчетный период по тем категориям сотрудников, которые в это значение не включаются (внешние совместители и сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам)
Пример расчета среднесписочной численности работников за год и за месяц
Пример расчета среднесписочной численности работников № 1
Средняя списочная численность работников ООО «Омега» на 29.12.2013 составляет 340 человек.
В данном учреждении 5-дневная рабочая неделя, 30 и 31 декабря соответственно суббота и воскресенье, численность списочная была такая же.
В соответствии со статьей 112 Трудового кодекса, праздничными нерабочими днями считаются: 1, 2, 3, 4, 5, 7 января. 9 января было принято 5 новых работников.
В период с 11 по 25 января — 4 сотрудника находились в отпуске без сохранения зарплаты, с 15 числа — одна сотрудница ушла в декретный отпуск, 17— был уволен один работник.
Итого, в ходе расчета показателя за 31 день января 2014 года участвовало 10 563 человеко-дней. Средняя списочная численность за январь месяц составляет 341 человек (10 563 человеко-дней : 31 день).
Для расчета средней списочной численности за какой-либо другой период, необходимо сложить данный показатель за каждый месяц, который участвует в расчете, и разделить получившуюся сумму на количество месяцев за период.
Пример расчета среднесписочной численности работников №2
Расчет средней списочной численности ООО «Омега», за период: январь-апрель 2014 года.Допустим, что средняя списочная численность за февраль составила 339,52 человека; за март – 338,64 человека; за апрель – 340,92 человека.
В январе такой показатель был – 340,74 человека.Средняя списочная численность за данный период составляет 340 человек ((340,74+339,52+338,64+340,92):4).