Приспособление для подшивки документов своими руками

Содержание

Как правильно сшить документы?
Что нужно для успешной работы с документами в офисе?
Станок для сшивания документов своими руками

Как правильно сшить документы?

Прошивка документов дает возможность их систематизировать, в удобном виде передавать на хранение в архив или предоставлять на проверку соответствующим органам. Все страницы будут сохранены, и их невозможно подменить. Но чтобы получить все эти преимущества, нужно правильно выполнить прошивку, о правилах которой вы узнаете далее.

Нормативные акты о прошивке документов

Прошивка документов не имеет регламента нормативами актов, но существуют инструкции, которые содержатся в таких документах, как:

ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Методические рекомендации по делопроизводству. Они были утверждены 23 декабря 2009 году приказом Росархива.
Инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства.
Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства.
Методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов, утвержденных Министерством по сборам и налогам.

Во всех этих источниках указываются единые правила прошивки. При допущении неточностей в оформлении материалы могут быть отправлены отдельными органами на устранение недочетов, поэтому очень важно соблюдение норм прошивки.

Как нужно оформлять документы перед прошивкой?

Перед прошиванием проводится подготовительная работа. Вначале необходимо выбрать обложку стандартных размеров (часто используется картонный скоросшиватель формата А4) или нестандартных (берутся для длительного хранения документов). На ней отмечается:

название организации;
наименование подразделения (отдела кадров);
срок хранения;
индекс и заголовок дела;
сколько прошито листов;
дата прошивания документов.

После обложки следует опись всех документов. Дается название документа и записывается дата, когда произведена прошивка. Составляется аннотация с пояснениями о каждом документе, их список с указанием страницы для быстрого нахождения. Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:

номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
на странице с описью номер не ставится;
документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.

После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.

Какие нитки подходят для сшивания документов?

Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке. Так, для переплетов и хранения материалов в архиве рекомендуется использовать такие нитки:

лавсан;
соединение лавсана и хлопка;
плотные хлопчатобумажные нитки.

Толщина ниток должна быть от 0,5-1,5 мм. Но самыми надежными и прочными считаются нитки толщиной – 1-1,5 мм. Их можно приобрести в катушках или мотках.

Такие нитки прочные и не рвутся при любом среднем натяжении.

Пошаговая инструкция, как сшивать документы нитками

Прежде чем приступить к прошиванию документов, стоит убрать все имеющиеся посторонние предметы: скрепки, скобы от степлера. Разложить документы, соблюдая даты. Обязательно пронумеровать страницы. Все листы хорошенько выровнять. Если листов много, можно их соединить скобами, чтобы они не перемещались.

Инструкция по прошиванию документов:

Приготовленные и аккуратно сложенные друг на друга документы еще раз выравниваются.
Следующие действия в основном зависят от толщины документов. Если их немного, то можно справиться цыганской иглой, а если толщина большая, понадобится шило. Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:

В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:

Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:

Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:

Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
Снизу на обороте требуется завязать узел. Нитка должна иметь длину не меньше 8 см:

На узел приклеивается заранее оформленная бумага прямоугольной формы, небольшого размера, на которой сделаны записи с указанием: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью», указывается количество листов, руководитель организации должен подписаться и поставить печать учреждения:

Но печать ставится так, чтобы одна ее часть была на бумаге, где подпись директора, а другая часть должна выходить на лист документа.

Если документ содержит много листов, то необходимо сделать 5 отверстий, при этом документ не рассыплется, так как прочность будет выше.

Наглядно увидеть, как правильно сшиваются документы с помощью иголки с ниткой, можно в следующем видео:

Следует отметить, что если документов немного, чтобы прошить документы, достаточно лишь иметь шило с ушком. В этом вы убедитесь, просмотрев следующий ролик:

Устройство для прошивки документов

Организациям, которым приходится прошивать много документов, лучше всего, приобрести станок, в работе с которым можно использовать не только нить, но и пружину из металла и пластмассы, а также стяжки.

Выпущено несколько марок специальных устройств, включая:

Лотос М168
ППК-М168
АПС М168

При приобретении устройства необходимо обращать внимание на его возможности максимального одновременного прошивки бумаги. Желательно, чтобы была регулировка перфорации и после прошивки документы широко раскрывались, их можно было удобно читать и ксерокопировать при надобности. При покупке важно также выяснить, имеет ли станок сертификацию, и распространяется ли гарантия на него на 1 год.

Станок такого типа выполняет следующие манипуляции:

сверлит пачку бумаг с вложенной картонной обложкой до 10 см толщиной;
проденет нить через сделанные отверстия;
скрепит толстую пачку бумаг скобами из металлопластика.

Устройство устанавливается на столе и работает за счет электрического тока. В нем имеется перьевое сверло с прорезью в виде крючка. Оператору понадобится только завязать нити в узелки. В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M168 прошить документы:

Подобный станок прошивает бумаги для длительного и временного хранения в архиве, поэтому необходим для оптимизации многих организаций:

библиотек;
городских архивов;
образовательных учреждений;
нотариатов;
военных и силовых организаций;
банков и офисов.

Наличие устройства позволяет отдельным организациям использовать выбранный брендированный цвет переплета для рекламы или презентации материалов.

С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.

Итак, прошивка документов – это важный процесс, необходимый для хранения информации в архивах, нахождения нужных документов за короткое время, приведение их в систему. Наличие специальных устройств позволит экономить много времени, если постоянно требуется прошивать большие пачки бумаг.

Получите ответ юриста за 5 минут

Что нужно для успешной работы с документами в офисе?

Большое количество документов в современном офисе требует аккуратной обработки и хранения, а также утилизации ненужных бумаг. Прошивка документов является способом упорядочивания документации на бумажных носителях с целью ее структурирования, уменьшения объёма и исключения случаев ее подмены, необходимых для их архивного хранения. В работе бухгалтерии и отдела кадров присутствуют документы, которые необходимо защищать от изъятия или подмены листов: к таким документам относятся журналы регистрации, первичная бухгалтерская документация и отчеты. Для архивного хранения таких документов применяется технология прошивки (подшивки документов), гарантирующая отсутствие постороннего вмешательства. Чтобы облегчить и систематизировать обработку документов мы предлагаем Вам линейку станков для прошивания документов. Применение устройств значительно облегчает формирование папок и делает доступным проведение указанных работ непосредственно на рабочем месте.

Станки позволяют перфорировать до 500 листов формата А4 плотностью 80г/м с последующей прошнуровкой цыганской иглой и нитью ЛШ-210.

Станок для сшивания документов своими руками

Супруга посетовала, что ей на работе иногда приходится сшивать документы в папки. А своего станка для прошивки документов в отделе нет. Приходится ходить, просить в других отделах. Так к тому же станок в другом отделе не всегда свободен. Поэтому нужно бы завести свой.

Прототипом стал вот этот старый трудяга.

Надо сказать, что не смотря на спорную внешность этот станок прекрасно выполняет свою функцию

Собирать станок решил из того, что было в мастерской. А была только 21 мм фанера — т.е. имеем все предпосылки в очередной раз получить слишком прочную штуку .Для удобства переноски переплетчика решил сделать ручку, т.к. скорее всего ему тоже придется попутешествовать по разным отделам))

Вырезал заготовку нужного размера и расчертил прямо на ней все элементы будущей конструкции.

Весь станок изготовлен лишь с помощью ручного фрезера и пилы.

В качестве опор для пресса можно было бы использовать обычные болты. Но каждый раз при снятии и установке пресса придется выкручивать барашки на всю длину шпилек, а это долго и не удобно. Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить. Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце.

Сцепил их, разжав в тисках и удлинил шпильку одного из болтов.

С обратной стороны шпилька затягивается гайкой с шайбой. Чтобы конец шпильки не выпирал и не царапал стол, пришлось ее немного утопить.

В результате получаем достаточно надежный узел, как я люблю.

Пресс симметричен относительно оси опор. Это сделано для равномерной нагрузки при сдавливании листов.

Каркас лотка скреплен по периметру с помощью саморезов. Головки утоплены чтобы не цеплялись.

Вес готового изделия составил 4,7 килограмма. Не слишком много, да и эргономичная ручка позволяет переносить весь станок для сшивки документов в одной руке.

Станок получился симпатичный и надежный. Надеюсь, заказчику понравится.

Прототипом стал вот этот старый трудяга.