Переплата зарплаты сотруднику как удержать

Попросить добровольно возвратить долг

Предположим, бывший работник возвратил переплаченные деньги.

Если возвращен аванс, корректировок по страховым взносам делать не придется, поскольку с сумм аванса страховые взносы не начисляются. То же и с НДФЛ, если работодатель не удерживает налог с выплаченных авансов. Если удерживает, то перечисленный налог придется возвращать на расчетный счет или засчитывать в счет будущих платежей в бюджет, а по сотруднику делать уточненную справку 2-НДФЛ, если налоговый период, в котором произошла переплата, истек.

Обратите внимание!

При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых НДФЛ уже удержан, то есть за минусом налога.

При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.

Образуется переплата по страховым взносам. В отчетности в ФСС за текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами.

Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.

Образуется переплата по НДФЛ, удержанного из суммы отпускных и перечисленного в бюджет. Если Справка 2-НДФЛ за соответствующий год сдана, нужно сделать уточненную справку – текущей датой со старым номером.

Как заполнить справку 2-НДФЛ по новой форме смотрите в бераторе

Проводка по начислению НДФЛ с отпускных сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.

ПРИМЕР

В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. х 13%) удержана и перечислена в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. — 2300 руб.).

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — начислены отпускные Белову;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. — начислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51 – 2600 руб. — перечислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 17 400 руб. — отпускные выданы Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные были возвращены в кассу.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. — сторнировано начисление НДФЛ;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70 – 17 400 руб. — возвращены Беловым излишне выплаченные отпускные.

В налоговом учете расходы по заработной плате в сумме 20 000 руб. аннулированы. Переплата НДФЛ в размере 2600 руб. будет зачтена в счет предстоящих платежей в бюджет после принятия налоговой инспекцией соответствующего решения на основании заявления налогового агента.

Подать судебный иск

Если вопрос возврата переплаченных сумм решается через суд, эти суммы (без НДФЛ) нужно со счета 70 перевести на счет 73. В случае успешного исхода для работодателя и возврата денег бывшим работником сумму следует списать в корреспонденции со счетами 50 или 51. Если выиграет работник, сумму нужно будет вернуть со счета 73 на счет 70.

В случае победы работника расходы в виде отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете эти расходы аннулировать. Если победит работодатель, расходы следует аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Что касается страховых взносов, они будут считаться правомерно уплаченными в случае победы бывшего работника и невозврата переплаченной суммы. Корректировки в учете не потребуются.

При победе бывшего работодателя и возврате долга взносы будут являться переплатой, и их нужно будет отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.

По НДФЛ – в случае победы компании учетное решение аналогично случаю добровольного возврата денег работником. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно, и корректировки не нужны

ПРИМЕР

В начале отчетного года работнику Белову был предоставлен досрочный отпуск за неотработанный период. Сумма начисленных отпускных 20 000 руб., НДФЛ в сумме 2600 руб. (10 000 руб. х 13%) удержана и перечислена в бюджет. Выдано на руки Белову 17 400 руб. (20 000 руб. — 2300 руб.).

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — начислены отпускные Белову;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 – 2600 руб. — начислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51 – 2600 руб. — перечислен НДФЛ;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 17 400 руб. — выплачены отпускные Белову.

Вернувшись из отпуска, Белов уволился. Отпускные возвращать отказался. Компания подала иск в суд.

Бухгалтер сделал проводку:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 70 – 17 400 руб.(20 000 руб. — 2 600 руб.) — отражена претензия по излишне выплаченным отпускным.

Вариант 1

Суд выиграл Белов.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 – 17 400 руб. — отражен отказ по претензии;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. — отпускные Белова списаны на прочие расходы;

В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Вариант 2

Суд выиграла компания.

Бухгалтер сделал проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73 – 17 400 руб. – отпускные возвращены Беловым по решению суда;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 70 – 20 000 руб. – сторнированы отпускные Белова;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 70 – 2600 руб. – сторнировано начисление НДФЛ.

В налоговом учете из расходов исключена сумма 20 000 руб.

Простить долг

Это самый простой выход. Если долг возник из-за неотработанного аванса, дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до моменты списания. Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.

Страховые взносы с суммы отпускных являются правомерно уплаченными. Никакие корректировки в учете и отчетности не нужны.

НДФЛ с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно. Корректировки тоже не нужны. Если же с неотработанного аванса компания не удержала НДФЛ, нужно после списания долга сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог, предоставив справку по форме 2-НДФЛ с признаком «2».

Обратите внимание!

Списать задолженность нужно по истечении трехгодичного срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ).

При списании бухгалтер должен сделать проводку:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70

— списана задолженность в связи с истечением срока давности.

Бывает, что после увольнения работника обнаруживается и недоплата. Что делать в этом случае, читайте в бераторе.

Лучшее решение для бухгалтера

Бератор «Практическая энциклопедия бухгалтера» — это электронное издание, которое найдет лучшее решение для любой бухгалтерской задачи. По каждой конкретной теме есть все необходимое: подробный алгоритм действий и проводки, примеры из практики реальных компаний и образцы заполнения документов e.berator.ru

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности по заработной плате

Безнадежную задолженность организация вправе списать после истечения срока исковой давности. Размер просроченной задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17. Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (ф. ИНВ-22). Чтобы списать дебиторскую и кредиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.

Если по одному сотруднику числится дебиторская и кредиторская задолженность, то необходимо провести взаимозачет.

Сумма дебиторской задолженности, по которой не создавался резерв, списывается проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 70 – списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

В течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007:

Дебет 007 – отражена списанная дебиторская задолженность.

Списанная сумма задолженности является доходом сотрудника, который облагается НДФЛ. Т.к. у организации отсутствует возможность удержать НДФЛ у бывшего сотрудника, ей необходимо сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.

Налоговую базу по единому налогу суммы списанной безнадежной дебиторской задолженности не уменьшают. Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, при определении налоговой базы она может учитывать только те затраты, которые перечислены в пункте 1статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Расходы в виде сумм безнадежных долгов в нем не поименованы.

В бухучете списание кредиторской задолженности отражается проводкой:

Дебет 70 Кредит 91-1 – списана сумма кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

При расчете единого налога при упрощенке сумму списанной кредиторской задолженности нужно учесть в составе внереализационных доходов.

Если при налоговой проверке выяснится, что организация не отразила доход в виде безнадежной кредиторской задолженности, организации будет доначислен единый налог. Также придется уплатить штраф в размере 20% от неуплаченного налога и пени в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки.

Также организация может быть оштрафована за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. За это нарушение предусмотрен штраф в размере от 10000 до 30000 руб.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной дебиторской задолженности

Списание задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:

• после истечения срока исковой давности;*
• в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например, при ликвидации организации.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.

Документальное оформление

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17. Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (ф. ИНВ-22).

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.*

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:

• договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;
• товарные накладные;
• акты выполненных работ (оказанных услуг);
• акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

Бухучет

Сумму задолженности спишите за счет резерва по сомнительным долгам.

В бухучете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отразите проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76…)
– списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм. Если в течение года сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, разницу отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании разницы сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76…)
– списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, нереальных для взыскания, не является аннулированием задолженности. Поэтому в течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 007
– отражена списанная дебиторская задолженность.*

В течение этого периода следите за возможностью ее взыскания при изменении имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Задолженность граждан

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан (например, покупателей, которые не оплатили отгруженные им товары) признается их иными доходами (письмо Минфина России от 8 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27). В отношении таких доходов организация признается налоговым агентом по НДФЛ.

УСН

Независимо от того, какой объект налогообложения выбрала организация, налоговую базу по единому налогу суммы списанной безнадежной дебиторской задолженности не уменьшают. Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, при определении налоговой базы она может учитывать только те затраты, которые перечислены в пункте 1статьи 346.16 Налогового кодекса РФ. Данный перечень является закрытым. Расходы в виде сумм безнадежных долгов (дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности) в нем не поименованы.* Аналогичная точка зрения отражена в письме Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении списание безнадежной кредиторской задолженности

Инвентаризация задолженности

Списывать кредиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству. Размер просроченной кредиторской задолженности определите по результатам инвентаризации.

Инвентаризацию проводите по приказу руководителя. Можно использовать типовую форму данного приказа (форма № ИНВ-22). Либо самостоятельно разработать шаблон, утвердив его в приложении к учетной политике.

Письменным обоснованием списания конкретного обязательства служат акт инвентаризации (можно использовать типовую форму № ИНВ-17 либо самостоятельно разработанный бланк) и бухгалтерская справка. На основании этих документов руководитель издает приказ о списании кредиторской задолженности.*

Об этом сказано в пункте 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Бухучет

Если кредиторская задолженность не погашена организацией своевременно и не востребована кредитором, то в бухучете она подлежит списанию по истечении срока исковой давности (п. 7 ПБУ 9/99, п. 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).* Исключение из этого правила составляет задолженность по налогам (сборам, пеням, штрафам). Истечение срока исковой давности не является основанием для списания такой задолженности.

Сумму списанной кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, включите в состав прочих доходов в сумме, в которой эта задолженность была отражена в бухучете (п. 7, 10.4 ПБУ 9/99).

В бухучете списание кредиторской задолженности отразите проводкой:

Дебет 60 (62, 66, 67, 70, 71, 76-4) Кредит 91-1
– списана сумма кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.*

Такую запись сделайте в периоде, в котором истек срок исковой давности по кредиторской задолженности (п. 16 ПБУ 9/99).

УСН

При расчете единого налога при упрощенке сумму списанной кредиторской задолженности нужно учесть в составе внереализационных доходов.* Данное правило распространяется как на организации, которые платят единый налог с доходов, так и на организации, объектом налогообложения которых являются доходы, уменьшенные на величину расходов. При этом не имеет значения, в период применения какого режима налогообложения образовалась кредиторская задолженность. Это следует из положений пункта 1 статьи 346.15, пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 21 февраля 2011 г. № 03-11-06/2/29, от 23 марта 2007 г. № 03-11-04/2/66.

Исключение составляет кредиторская задолженность по уплате налогов (сборов, пеней, штрафов), списанных или уменьшенных в соответствии с действующим законодательством или по решению Правительства РФ. Такая задолженность при расчете единого налога в состав доходов не включается (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15, подп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Если организация задолжала поставщику, то в доходы включите:

• выручку от реализации товаров (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 249 НК РФ). Тех, за которые организация не расплатилась с продавцом. При этом стоимость таких товаров, списанную как просроченную кредиторскую задолженность, в расходах не учитывайте (письмо Минфина России от 7 августа 2013 г. № 03-11-06/2/31883). Ведь расходы на приобретение товаров признаются по мере их реализации и при условии, что они оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А в данном случае это не выполняется;
• сумму списанной кредиторской задолженности в размере стоимости неоплаченных товаров (п. 1 ст. 346.15, п. 18 ст. 250НК РФ).

Списывая же долг перед покупателями, не закрытую поставкой сумму предоплаты учитывают в доходах только один раз – в момент поступления такого аванса. Повторно отражать доход в виде списанной кредиторской задолженности не нужно, поскольку это приведет к двойному налогообложению одних и тех же сумм. На дату списания кредиторской задолженности у организации на упрощенке отсутствует доход в смысле статьи 41 Налогового кодекса РФ.

Это следует из пункта 1 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.15, пункта 18 статьи 250 Налогового кодекса РФ.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

3. Письмо Минфина РФ от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610

Налог на доходы физических лиц.
В соответствии с пунктом 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.
Таким образом, сумма выданного работнику аванса по заработной плате подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Пунктом 2 статьи 223 Кодекса предусмотрено, что в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.
Из вышеизложенного следует, что датой получения бывшим работником организации дохода в виде выданного аванса признается последний рабочий день его работы в организации.
Согласно пункту 1 статьи 226 Кодекса российские организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.
При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основаниистатьи 226 Кодекса налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджетную систему Российской Федерации.
Денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены. Для этого организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры.
В случае, если такое оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно или дата принятия соответствующего решения.
В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения агент обязан в течении одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.*
Пунктом 3 приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЗ-3-04/706@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц»налоговым агентом рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по форме N 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 200_ год», утвержденной приказом.

4. Ситуация: Налоговые правонарушения, за которые Налоговым кодексом РФ предусмотрена налоговая ответственность

Налоговое правонарушение	Основание	Ответственность
Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения	ст. 120 НК РФ	Грубое нарушение в течение одного налогового периода (без занижения налоговой базы) (штраф в размере 10 000 руб.) Грубое нарушение в течение более одного налогового периода (без занижения налоговой базы) (штраф в размере 30 000 руб.) Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы (штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.)
Неуплата или неполная уплата налога(сбора)	ст. 122 НК РФ	Неуплата или неполная уплата налога (сбора), совершенная неумышленно (по неосторожности) (штраф в размере 20% от неуплаченных сумм налога(сбора)) Неуплата налога (сбора), совершенная умышленно (штраф в размере 40% от неуплаченных сумм налога (сбора))

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.