Нар по учету библиотечных фондов

Начиная с 02.06.2013 вступил в силу Порядок учета документов, входящих в библиотечный фонд, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (далее –

Порядок № 1077). В статье рассмотрим основные положения по учету в библиотеке поступления и выбытия объектов библиотечного фонда, а также порядок отражения этих операций в бюджетном учете.

Существует два вида учета библиотечного фонда: внутрибиблиотечный и бухгалтерский (бюджетный). В казенных учреждениях одновременно ведется и внутрибиблиотечный, и бухгалтерский учет.

Непосредственно в библиотеке обеспечивается учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечных фондов, в установленном Минкультуры порядке(п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 № 78‑ФЗ «О библиотечном деле). Как было указано выше, в настоящее время действует Порядок № 1077.

Бухгалтерская служба учитывает библиотечный фонд как объекты основных средств на основании первичных учетных регистров, оформленных при поступлении документов в фонд либо их выбытии, в соответствии с инструкциями № 157н и 162н.

Далее рассмотрим, в каком порядке библиотечный фонд учитывается в библиотеке и в бухгалтерии.

Порядок учета документов в библиотеке

К документам библиотечного фонда относятся (разд. III Порядка № 1077):

• печатные и неопубликованные издания (книги, брошюры, периодические издания, нотные издания и пр.);
• аудиовизуальные документы (фонодокументы, видеодокументы, кинодокументы, фотодокументы);
• документы на микроформах (микрофильмы и микрофиши);
• электронные документы (документы, размещенные на жестком диске компьютера, на внешних технических средствах).

Основными единицами учета документов библиотечного фонда являются экземпляр и название, для газет – годовой комплект и название. Также применяются и дополнительные единицы учета, например метрополка, подшивка, единица памяти данных (для электронных документов).

Учет документов в библиотеке осуществляется в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Регистры индивидуального учета – это регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда (п. 1.5.1 Порядка № 1077).

Регистры суммарного учета – это книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:

– «Поступление документов в библиотечный фонд»;

– «Выбытие документов из библиотечного фонда»;

– «Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».

Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка № 1077).

Необходимо отметить, что формы регистров в Порядке № 1077 не приводятся, а следовательно, их разрабатывают сами учреждения. При этом, напомним, образцы форм есть в утратившей силу Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 02.12.1998 № 590. Их можно взять за основу при разработке и утверждении своих внутренних первичных учетных документов (регистров индивидуального и суммарного учета, а также других первичных документов для учета библиотечного фонда).

Поступление документов в библиотеку осуществляется путем покупки, подписки, дарения, пожертвования, поставки обязательного экземпляра и т. д. Документы принимаются к учету на основании первичных учетных документов (накладной от поставщика, акта о приеме документов). Если документы поступают на безвозмездной основе (в результате передачи обязательных экземпляров и т. п.), оформляется акт о приеме документов. Документы, поступающие от читателей взамен утерянных и признанные равноценными утраченным, оформляются актом о приеме документов взамен утерянных.

Прием документов в библиотеку, поступающих в виде дара от юридических и физических лиц с указанием назначения – для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии со ст. 574, 582 ГК РФ.

Документы, поступающие в библиотеку, сначала подлежат суммарному учету (фиксируются в книге суммарного учета или другом регистре согласно п. 1.5.2 Порядка № 1077). В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с № 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.

Что касается электронных документов, необходимо отметить следующее. Согласно п. 4.3.2, 4.3.3 Порядка № 1077 суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему. Учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий. При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.

Далее осуществляется индивидуальный учет документов – путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других) (п. 4.4.1 Порядка № 1077). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. При этом регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.

Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке согласно п. 4.4 Порядка № 1077.

Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.

Все документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. Для этого могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов, – обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.

Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.

Далее первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.

Выбытие документов из библиотеки отражается в учете в связи с физической утратой либо утратой потребительских свойств (по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности). Сразу отметим, что непрофильность документов определяется на основании профиля комплектования фонда или иного документа, утверждаемого руководителем библиотеки.

Исключение документов по причине устарелости по содержанию, непрофильности, ветхости, дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в реестре книжных памятников (п. 5.1.1, 5.1.2. Порядка № 1077).

При выбытии документов из библиотеки оформляется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее – акт о списании), к которому прилагается список исключаемых объектов библиотечного фонда. В акте о списании отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, а также причина списания и направление документов после выбытия с учета. В прилагаемом к акту списке указываются:

– регистрационный номер и шифр хранения документов;

– краткое библиографическое описание;

– стоимость, зафиксированная в регистре индивидуального учета документов;

– коэффициент переоценки, стоимость после переоценки;

– общая стоимость исключаемых документов.

При этом следует заметить, что для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами, а для документов, обработанных групповым способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых документов, их количество.

Кроме того, в случае утраты печатных документов к акту о списании и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату. Это может быть пояснительная записка, в случае кражи или хищения – заключение уполномоченных органов, а при возмещении ущерба – документ о возмещении.

Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо в форме денежной компенсации. Размер ущерба определяется экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция установленного образца (п. 5.4, 5.5 Порядка № 1077).

Подготовленный акт о списании подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. После чего в соответствии с п. 5.7.1, 5.7.2 Порядка № 1077 проводятся следующие мероприятия:

– документы, исключенные по причине непрофильности, передаются по актам в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе библиотекам или в целях реализации физическим и юридическим лицам;

– документы, исключенные по причине ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, направляются в пункты вторичного сырья;

– исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы согласно законодательству РФ.

При отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, библиотеки уничтожают исключенные документы на месте в присутствии лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда(п. 5.7.1 Порядка № 1077).

Документ, подтверждающий факт сдачи списанных объектов в пункт вторичного сырья, или акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда прилагается к акту о списании. При этом номер и дата такого документа также фиксируются в акте.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, один экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда, для отражения акта в регистрах суммарного и индивидуального учета.

Кроме того, исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: необходимо специальным штемпелем погасить штампы библиотеки.

Что касается электронных документов, то сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу. На основании введенных сведений формируется перечень актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).

Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения на новый срок.

Бюджетный учет библиотечного фонда

Как уже было отмечено выше, объекты, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, независимо от срока их полезного использования принимаются к бухгалтерскому учету в качестве основных средств (п. 38 Инструкции № 157н) на основании первичных документов, переданных из библиотеки (товарных накладных, актов передачи и т. п.). В этих целях используется счет0 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения».

Объекты библиотечного фонда принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной (фактической) стоимости. Первоначальной стоимостью приобретенных объектов признается сумма фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками. Объекты, полученные по договору дарения, принимаются к учету по рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Текущая рыночная стоимость объекта основных средств определяется исходя из цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально, а при невозможности документального подтверждения – экспертным путем (п. 25 Инструкции № 157н).

В бюджетном учете объектам библиотечного фонда инвентарные номера не присваиваются, инвентарные списки библиотечных фондов не ведутся (п. 46, 54 Инструкции № 157н). Инвентарный учет с присвоением регистрационных номеров единицам учета библиотечного фонда осуществляется непосредственно в библиотеке при индивидуальном учете документов.

Также обращаем ваше внимание на то, что в целях бюджетного учета при поступлении объектов библиотечных фондов оформляется инвентарная карточка группового учета основных средств

(ф. 0504032) (п. 54 Инструкции № 157н). На весь фонд открывается одна карточка, и учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (Методические указания по применению форм первичных учетных государственными (муниципальными) учреждениями).

При этом объекты библиотечного фонда, стоимость которых превышает 40 000 руб., целесообразно учитывать обособленно, так как в силу п. 92 Инструкции № 157н по ним начисляется амортизация в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами (исходя из срока полезного использования).

Согласно указанному пункту на объекты библиотечного фонда, учитываемые в составе основных средств, амортизация начисляется следующим образом:

– на объекты стоимостью до 40 000 руб. включительно – в размере 100% балансовой стоимости при выдаче их в эксплуатацию;

– на объекты стоимостью свыше 40 000 руб. – в соответствии с рассчитанными в установленном порядке нормами амортизации.

В казенное учреждение поступили книги, приобретенные по договору поставки на сумму 30 000 руб., а также книги, полученные от физического лица по договору пожертвования, рыночная стоимость которых составила 1 000 руб.

В бюджетном учете отражены следующие операции.

Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Отражено поступление книг от поставщика	1 106 31 310	1 302 31 730	30 000
Приняты к учету объекты библиотечного фонда	1 101 37 310	1 106 31 310	30 000
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	30 000
Приняты к учету книги, поступившие по договору пожертвования	1 101 37 310	1 401 10 180	1 000
Начислена амортизация в размере 100% балансовой стоимости	1 401 20 271	1 104 37 410	1 000

Выбытие объектов библиотечного фонда отражается в бюджетном учете на основании утвержденного акта о списании, полученного из библиотеки. При списании (выбытии) объектов библиотечного фонда одновременно с их стоимостью подлежит списанию с балансового учета сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам.

В таблице представлены типовые корреспонденции счетов по выбытию объектов библиотечного фонда в соответствии с п. 10Инструкции № 162н.

Об утверждении Инструкции по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

Примечание РЦПИ!
Вводится в действие с 01.01.2016.

В соответствии с подпунктом 35-5) статьи 7 Закона Республики Казахстан от 15 декабря 2006 года «О культуре» ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек.
2. Департаменту по делам культуры и искусства Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:
1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;
2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа направление копий настоящего приказа для официального опубликования в информационно-правовой системе «Әділет» и периодическом печатном издании на электронном носителе с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью, для внесения в эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан в электронном виде, удостоверенных электронной цифровой подписью лица, уполномоченного подписывать настоящий приказ, с приложением бумажного экземпляра, заверенного гербовой печатью;
3) после официального опубликования размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;
4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта в течение десяти рабочих дней со дня исполнения мероприятиий.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.
4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2016 года и подлежит официальному опубликованию.

Министр
культуры и спорта
Республики Казахстан А. Мухамедиулы

Утверждена приказом
Министра культуры и спорта
Республики Казахстан
от 7 декабря 2015 года
№ 374

Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек

1. Настоящая Инструкция по учету и списанию библиотечного фонда государственных библиотек (далее – Инструкция) детализирует процесс учета и списания библиотечного фонда государственных библиотек, путем учета поступления документов, списания библиотечного фонда.
2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
1) аудивизуальный документ (далее – АВД) – документ, содержащий изобразительную, звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических и электронных средств;
2) печатное издание – издание (книги, брошюры), имеющее обложку, переплет, содержащее произведение (комплекс произведений) письменности, изоискусства, музыки, картографии, которое предназначено для передачи сведений и (или) образов читателю (абоненту) с целью воздействия на него, прошедшее редакционно-издательскую подготовку и обработку;
3) библиотечный фонд государственных библиотек (далее библиотечный фонд) – упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам;
4) периодическое печатное издание – газета, журнал, альманах, бюллетень, приложения к ним, имеющие постоянное название, текущий номер и выпускаемые не реже одного раза в три месяца.
3. Учету и списанию библиотечного фонда подлежат печатные издания, периодические печатные издания, а также АВД (далее-документы).

2. Учет библиотечного фонда

4. При проведении учета библиотечного фонда количество документов, за исключением газет и АВД, измеряются основной единицей — экземпляр.
Единицей измерения количества газет является годовой комплект, составляющий совокупность номеров (выпусков) газет за год.
Единицами измерения количества АВД является:
для магнитной фонограммы — кассета, катушка, бобина;
для грампластинок — диск;
для диафильма — рулон;
для диапозитивов и кинофонодокументов — комплект.
5. Учет библиотечного фонда осуществляется путем проведения учета поступлений документов и суммарного учета документов.
6. Учет поступлений библиотечных документов включает в себя следующие процедуры:
1) прием документов.
В ходе приема библиотекой документов, поступивших с сопроводительным письмом или по почте или полученных в дар нарочно, осуществляется сверка на наличие дефектов и (или) расхождений сведений, указанных в сопроводительном письме (при наличии).
При отсутствии дефектов и (или) расхождений, документ принимается для использования в библиотеке и составляется акт о приеме документов по форме, согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Акт о приеме документов составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в подразделении библиотеки, осуществляющем комплектование документов, другой экземпляр передается в бухгалтерию библиотеки.
При обнаружении дефектов у документа, полученного в дар нарочно, документ не принимается, у документа, поступившего с сопроводительным письмом или по почте составляется акт о дефектах по форме, согласно приложению 2 к настоящей Инструкции. Акт о дефектах составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в библиотеке, другой экземпляр направляется в обратный адресат с уведомлением о не возможности принятия документов в связи с обнаруженными расхождениями, дефектами;
2) техническая обработка документов, которая включает в себя наклеивание контрольного листка с указанием сроков возврата и ярлыка на лицевой стороне документа с указанием шифра документа;
3) индивидуальный учет осуществляется путем внесения сведения о поступившем документе в Инвентарную книгу, по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции, присвоения документу и проставления на документе инвентарного номера, печати библиотеки.
7. Инвентарный номер присваивается каждому поступившему документу, за исключением брошюры объемом менее 48 страниц и периодического печатного издания.
8. Присвоенный инвентарный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в библиотечном фонде и не подлежит изменению, исправлению и исключению.
9. После присвоения инвентарного номера, проставляются на лицевой стороне титульного листа документа печать библиотеки и над печатью инвентарный номер.
10. Поступившие брошюры объемом менее 48 страниц учитываются путем составления акта о приеме документов, указанного в подпункте 1) пункта 6 настоящей Инструкции, а периодические печатные издания учитываются путем составления регистрационной карточки периодического печатного издания по форме, согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.
11. Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из библиотечного фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (счет фактура, накладная, акт).
Суммарный учет включает в себя сбор сведений о составе и величине библиотечного фонда обо всех происходящих в нем изменениях по итогам квартала, календарного года, формой суммарного учета является Книга суммарного учета по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

3. Списание библиотечного фонда государственных библиотек

12. Документы, за исключением документов из редкого фонда библиотеки, списываются:
1) в случаях ветхости и дефектности (документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и не подлежащие ремонту и реставрации), устарелости по содержанию (документы, утратившие свою актуальность, научную, культурно-историческую значимость, познавательную и производственную ценность, не пригодные для практического пользования) путем утилизации на основании акта о списании документов по форме, согласно приложению 6 к настоящей Инструкции;
2) в случаях дублетности (не используемые излишние, избыточные экземпляры документов), непрофильности (документы, не соответствующие профилю библиотеки) путем безвозмездной передаче другой государственной библиотеке на основании акта о списании документов. Передача осуществляется путем подписания акта о приеме — передач документов по форме, согласно приложению 7 к настоящей Инструкции в двух экземплярах: один экземпляр остается в библиотеке, другой передается принимающей государственной библиотеке;
3) в случае повреждения при чрезвычайных ситуациях (аварии, стихийного бедствия, пожара и других) на основании документов соответствующих государственных органов;
4) в случае утери путем составления акта об утере документов по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции.

Приложение 1
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Утверждаю
__________________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________
(подпись)
«___» __________ 20 ___ года

Акт о приеме документов № ____

Настоящий акт составлен «___» ____________ 20 ___ год в двух
экземплярах в составе:
1) _________________________________________________________________;
2) _________________________________________________________________,
( с участием сотрудника, ответственного за прием документов и
руководства библиотеки)
о том, что в библиотеку принимаются следующие документы:

№	Автор и заголовок документа	Количество экземпляров	цена документа (в тенге)

Список прилагаемых документов:

Подписи лиц, составляющих настоящий акт 1)________________________;
2)________________________.

Подписи лица, сдавшего документы:___________________________________
(фамилия, имя, отчество (при его наличии), подписи)

Приложение 2
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Акт о дефектах №___

Настоящий акт составлен «___»______________________ 20___ года
1)__________________________________________________________________;
(фамилия, имя, отчество с участием сотрудника, ответственного
за прием документов и руководства библиотеки составляющего акт)
2)__________________________________________________________________,

о том, что при приеме документов:____________________________________
(заголовок документов, наименование (фамилия,
____________________________________________________________________,
имя, отчество (при наличии) отправителя документов)

обнаружено следующее: ______________________________________________.
(указываются обнаруженные дефекты документов)

Подписи лиц, составляющих настоящий акт: _______________________.

Приложение 3
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Инвентарная книга

Полное наименование библиотеки: _____________________________________
_____________________________________________________________________
Структурное подразделение библиотеки ________________________________

Дата записи	Номер записи в Книге суммарного учета	Инвентарный номер	Автор и заголовок документа (том, часть, выпуск, место, год издания)	Цена (указывается цифрами), в тенге	Дата и номер		Примечание
					акта о сверке	акта о списании

В настоящей Инвентарной книге имеется _____ пронумерованных страниц

Дата » » 20___ года
Печать библиотеки

Приложение 4
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Регистрационная карточка периодического печатного издания

Наименование газеты/журнала/альманаха/бюллетеня

Год издания

Номера выпусков

Итого:

Приложение 5
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Книга суммарного учета

Часть 1 «Поступление документов»

дата записи

порядковый номер записи

источник поступления документов, с указание номер и дата сопроводительного документа

всего поступило документов

поступившие документы

Печатные издания

Периодические печатные издания

Аудиовизуальные издания

количество книг

стоимость книг

количество брошюр

стоимость брошюр

всего количество

количество журналы

количество газет (в годовых комплектах)

всего количество

количество фонодокументов

количество видеодокументов

количество фотодокументов

другие

всего количество

продолжение таблицы

поступившие документы

На языках

Принято на баланс всего документов

По содержанию

на казахском

на русском

на иностранном

экземпляров

общая сумма

естественно-научная

техническая, ельскохозяйственная

медицина

общественно-политическая

языкознание

литературоведение, художественная

искусство

другие отрасли

Часть 2 «Списание документов»

дата записи

порядковый номер записи

номер, дата акта о списании

всего списанных документов

Списанные документы

Количество печатные издания

Количество периодических печатных изданий

Количество аудиовизуальных изданий

На языках

Причины списания

книги

брошюры

журналы

газеты (годовые комплекты)

фонодокументы

видеодокументы

Фотодокументы

другие

на казахском

на русском

на иностранном

причины списания

продолжение таблицы

Списанные документы
Всего снято с баланса		По содержанию
экземпляров	общая сумма	естественно-научная	техническая, сельскохозяйственная	медицина	общественно-политическая	зыкознание	литературоведение, художественная	искусство	другие отрасли

Часть 3 «Итоги движения библиотечного фондов»

Период итогов движения библиотечного фонда	Всего документов	Общая стоимость документов	Движение документов
			Количество печатные издания		Количество периодических печатных изданий		Количество аудиовизуальных изданий
			книги	брошюры	журналы	газеты	фонодокументы	видеодокументы	фотодокументы	другие
Состояло на 01.01.20__год
Поступило за квартал
Выбыло за квартал
Состоит на конец квартала
Состоит на 31.12.20__ год

продолжение таблицы

Движение документов

На языках

Принято на баланс

По содержанию

на казахском

на русском

на иностранном

количество экземпляров

общая сумма

естестннонауная

техническая, сельскохозяйственная

медицина

общественно-политическая

языкознание

литературоведение, художественная

искусство

другие отрасли

Приложение 6
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Акт о списании документов № ___

Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год в составе
председателя и членов комиссии:____

_____________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности председателя и
членов комиссии)
о списании следующих документов:

№	Автор и заголовок документа	Инвентарный номер	Количество	Отрасль документа	Первоначальная стоимость	Остаточная стоимость

на сумму __________ тенге по причине ______________________________
(указать причину списания)

Подписи лиц, составивших настоящий акт 1)________________________;
2)________________________.

Приложение 7
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Утверждаю

____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________
подпись)
«___» __________ 20 ___ года

Акт о приеме-передач документов

Настоящий акт составлен «_____ » ________20__ года, в лице __________
___________________________о том, что с одной стороны передает другой
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
стороне в лице _____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность)
с баланса ___________________________________________________________
(полное наименование учреждения)
на баланс __________________________________________________________
(полное наименование государственной организации)
следующий (-ие) документ (-ы):

№	Автор и заголовок документа	Инвентарный номер	Количество	Отрасль документа	Первоначальная стоимость	Остаточная стоимость

на сумму (в тенге) _________________________________________________.

Основание: _________________________________________________________.
(автор, дата и номер письма, дата и номер акта о списании документа)

Подписи передающей стороны: ________________________
Подписи принимающей стороны: _______________________

Приложение 8
к Инструкции по учету и списанию
библиотечного фонда
государственных библиотек

Форма

Утверждаю
____________________________________________
(полное наименование учреждения, должность
фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя)
________________
(подпись)
«___» __________ 20 ___ года

Акт об утере документов № ___

Настоящий акт составлен «___» _________ 20___ год в составе: ________
_____________________________________________________________________
(фамилии, имена, отчества (при наличии) и должности лиц, участвующих
в составлении акта)
об утере ____________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного
документа учреждения)

следующего (-их) документа (-ов)), принадлежащих учреждению:

Автор, заголовок документа	Инвентарный номер	Цена*	Количество экземпляров

на сумму**__________________ тенге, по причине _____________________.
Я, _________________________________________________________ возмещу
(фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя утерянного
документа учреждения)
нанесенный материальный ущерб путем восстановления документа***
________________________________.
(подпись пользователя утерянного
документа библиотеки)

Подписи лиц, составивших настоящий акт:____________________________

________________ принимает взамен следующего (-их) документа (-ов)):
(полное наименование учреждения)

Автор, заголовок документа***	Количество экземпляров	Цена

Подпись пользователя утерянного документа учреждения: ______________

Подписи лиц, составивших настоящий акт: _______________________

Примечание.
* Цена документа указывается согласно акту о приеме документов.
** Сумма определяется в размере рыночной стоимости документа.
*** Документ, являющийся равноценным по содержанию и форме.