Напоминание о задолженности, образец

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

• сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
• причину напоминания,
• а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
• Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
• Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
• В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Тон письма должен быть предельно вежливым и корректным, если присутствует обращение к конкретному должностному лицу, обязательно использовать эпитет «Уважаемый». В напоминании совершенно недопустимы искажение фактов, предоставление неверных сведений, а там более угрозы. При составлении письма-напоминания важно помнить о том, что в любой момент оно может стать юридически значимым документом.

Данное письмо может быть как очень коротким, состоящим всего из одной фразы, так и развернутым, включающим несколько пунктов. Кроме того, напоминание может отправляться не один раз, в несколько (в таких случаях, в него нужно вписывать фразы, вроде «вторично напоминаем», «повторно напоминаем»).

Письмо допускается писать как от руки, так и в печатном виде, но независимо от того, какой вариант будет выбран, его следует заверить «живой» подписью. Кроме того, его необходимо обязательно зарегистрировать в журнале исходящей документации. Удостоверять послание оттиском печати не обязательно, поскольку с 2016 года требование использования в деятельности печатей и штампов для юридических лиц, как ранее и для ИП отменено.

Пример составления письма-напоминания

1. Вначале письма указывается отправитель, т.е. в нужных строках пишется полное название компании (в соответствии с учредительными документами), адрес и телефон для связи. Далее вписывается получатель: его наименование и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя отчество).
2. Затем следует поставить дату составления письма и его номер по внутреннему документообороту компании, а также обозначить наименование документа с коротким обозначением его смысла (в данном случае «о перечислении оплаты по договору»).
3. Затем можно переходить к описательной части. Сначала нужно указать причину напоминания. Если это нарушение пункта договора, то вписать его дату, номер и суть, если речь идет о денежных средствах, то их нужно указывать как цифрами, так и прописью. Потом следует сформулировать напоминание и предложить исполнить свои обязательства в конкретные сроки (тоже цифрами и прописью). Напоследок можно перечислить действия, которые отправитель готов предпринять для более кардинального решения проблемы.
4. В завершение письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Когда организация находится в активном поиске партнеров, она может направить потенциальной стороне будущих отношений письмо с предложением сотрудничества. Так можно не только расширить рынок сбыта, но и найти выгодных поставщиков, исполнителей нужной услуги.

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

Отправить такое письмо можно в любой удобной форме:

• по почте;
• курьером;
• по и-мейл;
• факсом;
• передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

• обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
• название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
• краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
• условия, на которых предлагается взаимодействие;
• координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

Менеджеру по рекламе
ООО «Отпуск с умом»
Руковенко Леониду Алексеевичу

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Морской курорт «Жемчужина побережья», расположенный вблизи г.Джубга, предлагает разработку и размещение эксклюзивной рекламы для продвижения вашей продукции на территории курорта в летнем сезоне 2017 года (с 15 мая по 15 сентября). Мы можем предложить готовые программы или разработать индивидуальную с учетом Ваших пожеланий.

Мы предлагаем:

• размещение баннеров, рекламных щитов, растяжек и др. на территории курорта «Жемчужина побережья»;
• изготовление и распространение печатной продукции в помещениях курорта;
• нанесение бренда или рекламной информации на предметы пользования посетителями курорта;
• аудиореклама на местной радиостанции;
• проведение тематических мероприятий и др.

Курорт «Жемчужина побережья» в сезон отпусков посещают приблизительно 1,5 млн. человек из разных регионов нашей страны. Для наших клиентов администрация курорта предлагает специальную ценовую политику на рекламные акции.

Если Вас заинтересовало наше предложение, приглашаем Вас связаться с нами для планирования встречи, более детального знакомства с рекламными ресурсами «Жемчужины побережья» и обсуждения условий.

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,
Зав. отделом рекламы курорта
«Жемчужина побережья» /Порфирьев/ П.Л. Порфирьев

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Правильное оформление и направление такого письма является письменным свидетельством о том, что партнер предпринял все возможные шаги для защиты своих интересов, а также о том, что не соблюдающая обязательства сторона была вовремя проинформирована о своих «долгах».

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

Общество с ограниченной ответственностью
«СТРОЙ-КОМПАНИ»
г.Москва, ул. Багрицкого, д. 7/4
тел.: (495) 329-98-217
e-mail: stroycompany@mtu-net.ru
ОКПО 03457689, ОГРН 1670487531980
ИНН/КПП 780345678/771002001

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Генеральный директор
ООО «Строй-компани» /Добронравов/ С.И.Добронравов
Контактное лицо
Менеджер отдела снабжения
М.И. Затулин
(495) 312-49-88

Переписка с дебитором во время поддержки отношений

1) Всегда извещайте партнера о том, когда и что будет ему отправлено, даже если даты оговорены заранее.

2) Если по каким-то причинам возникает задержка отправки, изменение в количестве или составе груза, то необходимо сразу написать об этом партнерам (не позже 24 часов).

3) Если сроки периодичности поставок меньше, чем сроки погашения задолженности, необходимо указать в письме не только срок, но и за какую партию товара должен быть перечислен платеж.

Подобные письма, позволяют не только строить хорошие отношения с клиентом, но и своевременно контролировать процесс оплаты товара.

Пример:

Директору ООО «Мутьтрест»

И.И. Иванову

Уважаемый Иван Иванович!

Согласно договору № 111 от 01.02.2011 (или согласно устной договоренности),

30.09.2011 Вам будет отправлен груз (наименование и количество груза). Срок оплаты данного груза 30.10.211.

Мы будем признательны, если Вы сообщите нам о получении указанного груза, после приемки товара.

Сообщаем Вам, что оплата ранее доставленного товара по накладной № 110 от 15.09.2011, должна быть совершена не позднее 15.10.2011.

С уважением,

Директор ООО «Железобетон»

П.П. Петров

Внимание: Если после поставки товара, клиент написал о своих претензиях к качеству поставки, необходимо ему немедленно ответить, указав на сроки в которые будет удовлетворена претензия.

Пример:

Директору ООО «Мутьтрест»

И.И. Иванову

Уважаемый Иван Иванович!

Мы получили Ваше письмо, с указанием на несоответствие груза доставленного 30.09.2011 с перечнем в накладной № 110.

Мы приносим Вам свои искренние извинения и обещаем Вам, что в срок не более пяти дней, мы разберемся в причинах данного недоразумения и примем соответствующие меры.

С уважением,

Директор ООО «Железобетон»

П.П. Петров

Переписка по долгам.

Необходимо соблюдать следующие условия:

a) Письменная коммуникация необходимо даже при наличии личных встреч.

b) Все письма – должны быть посланы по почте, с обязательным уведомлением о вручении, и носить официальный характер.

c) Во все письма обязательно должны быть вложены накладная и копия счета, и информация о дате поставке и сумме долга должна быть дополнительно продублирована в тексте каждого письма.

d) Составление нескольких вариантов писем в зависимости от группы риска клиента.

e) Персонификация: использование в тексте имени и фамилии адресата. Важно, чтобы имя и фамилия были написаны правильно.

f) Будьте, по возможности, неопределенны, высказывая обещания и предупреждения.

g) Будьте последовательны в выполнении своих обещаний.

h) Все письма должны быть написаны от имени генерального директора, на имя генерального директора компании должника.

i) Более четырех писем писать не имеет смысла, так как это покажет вашу несостоятельность и несерьезность намерений.

Правило четырех писем:

Первое письмо клиенту: простое напоминание

Основные правила:

Доброжелательность

Краткость

Напомнить о сделке

Отметить, что Вы ждете платежа

Пример 1.

Директору ООО «Мутьтрест»

И.И. Иванову

Уважаемый Иван Иванович!

Наша фирма выражает благодарность за сотрудничество. Однако, хотим Вам сообщить, что оплата в размере ***** руб. за товар поставленный вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, нами не получена во время, 15.04.2011 согласно договору № 111 от 01.02.2011 .

Убедительно просим проверить данные об оплате нашего счета, и устранить данное недоразумение в кротчайшие сроки.

Надеемся, что наше сотрудничество успешно продолжится.

С уважением,

Директор ООО «Железобетон»

П.П. Петров

Второе письмо: строгое напоминание.

Основные правила:

Строгость, краткие предложения

Приложить счет

Напомнить условия договора

Предложить или совершить платеж, или выслать график платежей

Настаивать на письменном ответе или платеже

Пример 2.

Директору ООО «Мутьтрест»

И.И. Иванову

Уважаемый Иван Иванович!

Вынуждены повторно напомнить Вам, что оплата в размере ***** руб. за товар поставленный вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, нами не получена во время, 15.04.2011 согласно договору № 111 от 01.02.2011 .

Просим Вас незамедлительно принять необходимые меры, для погашения долга за поставленный товар.

В случае, если до 15.05.2011 не будет произведена оплата, то мы будем вынуждены начислить пени согласно условиям договора.

Предлагаем Вам немедленно погасить всю сумму долга, или в срок до 10.05.2011выслать график платежей по погашению указанного долга.

С нетерпением ждем от Вас ответного письма с указанием о принятых мерах.

С уважением,

Директор ООО «Железобетон»

П.П. Петров

Третье письмо: требование.

Основные правила:

Излагать четкие и определенные требования

Назначить дату платежа

Использовать визуальные средства воздействия (выделить свое письмо из общего объема корреспонденции)

Обязательно приложить копию счета

Добавляется информация о штрафных санкциях

Пример 3.

Директору ООО «Мутьтрест»

И.И. Иванову

Уважаемый Иван Иванович!

Несмотря на многократное обращение к Вам, оплата в размере ***** руб. за товар, поставленный вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, нами не получена во время, 15.04.2011 согласно подписанному Вами договору № 111 от 01.02.2011 .

В связи с этим, мы требуем погасить всю сумму долга в срок до 10.05.2011, в противном случае, после указанного числа, без дополнительных уведомлений нами будет приостановлено предоставление услуг, и мы будем вынуждены обратиться в суд по поводу нарушения Вами взятых на себя договорных обязательств.

С уважением,

Директор ООО «Железобетон»

П.П. Петров

Четвертое письмо: официальная претензия

Основные правила:

Сообщение о передаче дела в суд или третьей стороне.

Обязательно приложить копию счета.

Приложить (если есть) акт бухгалтерской сверки

Приложить копию уведомления о принятии дел на рассмотрение в суд.

Пример 4.

Директору ООО «Мутьтрест»

И.И. Иванову

Уважаемый Иван Иванович!

Поскольку многократное обращение к Вам лично, не привело к желаемым действиям по исправлению нарушений, взятых на себя обязательств, согласно подписанному Вами договору № 111 от 01.02.2011, и соответственно Ваша компания так и не оплатила ***** руб. за товар, поставленный нами вашей компании 15.03.2011 по накладной № 110, то мы вынуждены обратиться в суд, для разрешений, возникших между нашими компаниями разногласий.

Письмо — напоминание

Письмо-напоминание — деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение. В письмах-напоминаниях встречаются следующие фразы:

Напоминаем Вам…

Напоминаем о сроках выполнения…
Вторично напоминаем Вам…
Обращаем Ваше внимание на то, что…
Считаем необходимым обратить ваше внимание на…
Ставим Вас в известность, что…

Письмо-напоминание почти всегда содержит одновременно напоминание и просьбу, например:

Напоминаем о нашем предложении поставить оборудование по производству керамической плитки http://keromag.ru/Keramicheskaya-plitka и просим в 10-дневный срок подтвердить свое согласие или отказ от приобретения данного оборудования.

Письмо-напоминание может состоять только из одного напоминания, например:

Напоминаем Вам, что в соответствии с договором от 01.12.2007 № 45/34 Ваше предприятие до 01.01.2008 должно оплатить обучение слушателей курсов повышения квалификации газоэлектросварщиков в количестве четырех человек.

В тексте письма-напоминания может быть дана ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон, как в приведенном выше примере.
Если отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее, письмо-напоминание отправляется второй раз с отметкой в тексте: «Вторично напоминаем, что…» или «Напоминаем вторично, что…»
Письмо-напоминание может также содержать дополнительную информацию, разъясняющую или уточняющую позицию автора или содержащую новую информацию, неизвестную адресату.
В отдельных случаях в письме-напоминании может быть предупреждение о возможности применения определенных санкций, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например:

В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции…
В противном случае мы не несем ответственности за…
В противном случае мы оставляем за собой право… и т. п.

Письмо-напоминание предшествует письму-требованию.

Письмо-напоминание не должно содержать требований или угроз: автор письма должен тактично указать партнеру на необходимость выполнения взятых на себя обязательств или соблюдения норм, установленных законодательством. Если у вас есть причины для серьезного недовольства партнером, нужно составлять письмо-требование или письмо-претензию.

Пример текста письма-напоминания

Напоминаем, что ваша организация ООО «Кладезь» (лицевой счет № 15958) является должником по абонементной плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2007 г. составила 1450,36 руб.
Таганский телефонный узел просит срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 3520572, факс 3523815.
При непоступлении оплаты в течение 10 дней после отправки счета в соответствии со ст. 37 Федерального закона «О связи» узел будет вынужден отключить ваши телефоны. Стоимость обратного включения одного номера составляет 576 руб. ( для хозрасчетных организаций) или 511 руб. 20 коп. (для бюджетных организаций), включая НДС.
При непогашении задолженности в течение 20 дней после отправки счета узел будет вынужден в одностороннем порядке расторгнуть договор и снять ваши телефоны.
Время работы отдела расчетов за услуги связи:
рабочие дни, кроме пятницы, — с 8.30 до 17.30,
дежурный — с 17.30 до 19.00.

Пятница — с 8.30 до 16.15,
дежурный — с 16.15 до 19.00.
Суббота, дежурный — с 8.30 до 16.00.
Напоминаем, что в соответствии с вашим заказом от 02.06.2007 № 0127/164 срок поставки насосов типа ПЭ580185 в количестве 5 штук на сумму восемь миллионов рублей истекает 01.12.2007.

Пример письма-напоминания

Общество с ограниченной ответственностью «СТРОЙ-ТАУН»
Некрасовская ул., д. 8/10, Москва, 103031
Тел.: (495) 325-91-21, факс: (495) 321-99-33
E-mail: stroy@mtu-net.ru
ОКПО 03842808, ОГРН 10377003887964,
ИНН/КПП 77097033140/771002001
28.02.2007 № 02-13/56
На № _______ от ________
О выполнении условий договора
поставки от 11.12.2006 № 8/17

В соответствии с договором поставки от 11.12.2006 № 8/17 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес железобетонные изделия различного ассортимента в течение 2007 г. ежемесячно, начиная с февраля месяца, равными партиями, однако партия изделий в количестве 840 шт., предназначенная для поставки в феврале месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 28.02.2007.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку изделий, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.5 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости договора за каждый день задержки.

Генеральный директор А.Н. Кондратьев

С.С. Ковалев
315-44-98

Письмо напоминание

Письмо-напоминание составляется в разных ситуациях, однако главная цель документа – уведомление партнера о наступлении важных событий, необходимости исполнения им своих обязательств. При этом составление документа в первую очередь полезно для компании-отправителя. Именно напоминание послужит одним из основных доказательств того, что юридическое лицо предприняло все меры для разрешения разногласий мирным путем, но бездействие второй стороны вынудило его обратиться в суд.

Ссылка	Образец	Описание
		Это наиболее распространенный вид писем-напоминаний. Составителю следует прописать конкретные пункты договора и конкретные меры ответственности, которые понесет партнер в случае уклонения от обязательств.
		Еще одна разновидность письма напоминания о выполнении обязательств. В таком письме важно не только сослаться на заключенный договор, но и указать конкретные сроки и конкретную сумму, которую контрагент должен перечислить в пользу отправителя.
]		Нередко компании проводят различные акции для постоянных и новых клиентов. Однако партнеры могут «забыть» и не принимать в них участия, поэтому в письме необходимо напомнить о конкурсе, акции или других ожидающихся мероприятиях.
		По сути, это «замаскированное» коммерческое предложение. Однако напоминание часто направляют после первого письма, чтобы напомнить о себе и создать информационный повод для дальнейшего общения. Данный вид писем напоминаний имеет наибольший креативный потенциал – оно должно быть составлено оригинально и ярко, чтобы сразу увлечь получателя.

Мнение эксперта Чадова Светлана Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта Ранее мы приводили примеры составления деловых писем, ознакомиться с их образцами вы .

Образец письма напоминания и правила составления

Структура письма-напоминания достаточно простая – она включает в себя такие разделы:

1. Наименование отправителя – название, адрес, контактные данные организации, а также ФИО и должность сотрудника, действующего от имени компании. Номер и дата документа в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
2. Наименование получателя – должность, ФИО, название компании.
3. Название документа – например: «Напоминание о перечислении оплаты товара по договору поставки».
4. Собственно текст письма. Здесь важно коротко описать ситуацию, сослаться на текст заключенного соглашения, при необходимости – на законодательные нормы. Отправитель указывает на то, что его компания уже выполнила взятые обязательства, поэтому ожидает перевода средств или исполнения других шагов.
5. При необходимости в конце письма указывают на возможную необходимость обращения в суд, если получатель проигнорирует обращение.
6. В конце ставится дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы, должность), печать компании.

Письмо с напоминанием можно составить как на обычном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. При оформлении можно ориентироваться на такой образец.

Письмо-напоминание следует составить в 2 одинаковых оригинальных экземплярах – один отправляется получателю, другой остается у отправителя. Его нужно сохранить в качестве дополнительного доказательства на случай возможных судебных разбирательств.

Порядок отправки и срок ответа

Руководитель и другие уполномоченные сотрудники организации самостоятельно определяют форму, порядок составления и отправки письма. Сделать это можно:

• по электронной почте;
• по Почте России;
• через курьера, частную службу доставки;
• по факсу.

Предпочтительнее всего направить напоминание в виде физического письма, которое можно вручить лично в руки руководителю, его заместителю или секретарю. В таком случае у отправителя на руках останется уведомление о вручении – дополнительное доказательство того, что сторона пыталась урегулировать разногласия в досудебном порядке.

Конкретные сроки ответа на письмо-напоминание не установлены за исключением тех случаев, когда они прямо прописаны в договоре. Поэтому организации должны исходить из общепринятых традиций, сложившихся в деловой практике: компания отвечает на письмо в пределах 1-2 рабочих недель (максимум 30 календарных дней с момента получения).

При этом отправитель может сам установить срок ответа, определи его так: «Ожидаем вашего ответа в течение 10 рабочих дней, после чего будем вынуждены обратиться в судебную инстанцию для восстановления своих прав».

Поделиться ссылкой: