Содержание
Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Кадровый электронный документооборот представляет собой систему формирования, накопления и обмена кадровыми электронными документами как для целей самой компании, так и для информационного обмена с заинтересованными сторонами.
Элементы законодательно закрепленного кадрового электронного документооборота сейчас уже действуют: можно оформлять в электронной форме трудовые договоры с дистанционными сотрудниками, если у них есть электронная подпись (ст. 312.3 ТК РФ).
В скором времени стоит ожидать повсеместного внедрения кадрового электронного документооборота. Минтруд уже проводит эксперимент по данной теме (приказ Минтруда России от 26.03.2018 № 194):
Для работников эта система также выгодна: они смогут без посещения кадровой службы запрашивать в электронном виде документы и заключать договоры.
В последнее время все чаще ведутся разговоры об одной из форм электронного взаимодействия работодателя и работника, а также иных заинтересованных лиц — повсеместном внедрении электронных трудовых книжек.
Подробности об этом см. в материале «Электронные трудовые книжки — все за и против».
Переход на электронный документооборот в кадровой сфере в скором времени позволит проходить трудовые проверки дистанционно через интернет.
Его основной существенный недостаток — невозможность сразу перевести весь объем документов в электронную форму, так как отдельные кадровые документы должны обязательно содержать личную подпись работника для обеспечения должного правового обеспечения взаимоотношений работодателя и работника. А чтобы обязать работника оформить электронную подпись, понадобится время и законодательные инициативы.
Достоинства и недостатки бухгалтерского электронного документооборота
Финансовые службы, в частности бухгалтерские структуры, в наибольшей степени зависят от качественного и быстрого документооборота. Этим подразделениям электронный документооборот позволяет:
- Систематизировать и автоматизировать работу бухгалтерии.
Преимуществами бухгалтерского электронного документооборота мы пользуемся уже довольно долгое время. Возможность формировать и обрабатывать электронные документы в специализированных учетных программах позволяет не только сократить трудозатраты, но и избежать ошибок на всех этапах создания и обработки документов (программа не позволит сделать ошибку или сразу ее выявит).
- Решать внутрикорпоративные задачи.
Например, выдавать электронные расчетные листки. Их можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте компании. Чиновники против электронного способа выдачи расчетных листков не возражают (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Нужно только закрепить его в локальном акте компании.
- Наладить безбумажные технологии взаимодействия с внешними заинтересованными пользователями (банками, ИФНС, ПФР, ФСС и др.).
Об электронных формах взаимодействия с иными внешними для компании структурами мы расскажем далее.
Скажем и о ложке дегтя. Нам хорошо известен существенный недостаток этой системы. Перебои с интернетом или сбои в работе оборудования, проблемы с регулярным обновлением ПО, электронных ключей и сертификатов могут сослужить плохую службу любому финансовому работнику.
Компании и ИП, которые из-за сбоев и вирусов вовремя не смогут отчитаться контролерам или несвоевременно направят ответы на их запросы, могут пострадать материально (попасть на штрафные санкции).
Электронное взаимодействие с ПФР, ФСС, ИФНС
Постепенно налаживается взаимообмен электронными документами хозяйствующих субъектов с налоговыми органами, ФСС, ПФР и иными инстанциями. Благодаря строго формализованным электронным форматам обмен информацией и документами происходит быстро, без лишней волокиты и произвола чиновников. Это большой плюс для любой компании или ИП.
Взаимодействие с ПФР
В ПФР можно в электронном виде представлять отчетные документы персонифицированного учета (ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Главное, чтобы обеспечивалась их гарантированная защита от несанкционированного доступа. Этот процесс строго регламентирован:
Электронное взаимодействие с ФСС
Соцстрах тоже не новичок в электронном документообороте. Страхователи имеют возможность сдавать в фонд электронную отчетность не выходя из офиса — достаточно зарегистрироваться на портале фонда (заполнить заявление прямо в системе) и получить электронную подпись (ЭП).
ФСС этот процесс тоже регламентировал:
Также можно электронно взаимодействовать с фондом и через оператора ЭДО, заключив с ним соответствующий договор.
С недавнего времени к преимуществам электронного документооборота можно отнести внедрение системы выдачи и обработки электронных листков нетрудоспособности.
У страхователей появилась возможность запрашивать электронные больничные и работать с ними (если они заключили соответствующее соглашение):
- через личный кабинет на сайте ФСС;
- АРМ «Подготовка расчетов для ФСС»;
- собственное программное обеспечение страхователя (некоторые учетные бухгалтерские программы по учету зарплаты и кадров позволяют это реализовать).
Цепочка электронного взаимодействия «страхователь — ФСС» по работе с электронными больничными (ЭБ):
У работников возникают информационные преимущества от электронного документооборотав системе ФСС РФ. Они смогут контролировать свой ЭБ, отслеживая этапы его обработки и начисления пособия, если зарегистрируются на портале «Госуслуги» (при наличии подтвержденной учетной записи).
Подробности об электронных больничных см. по .
Электронный документооборот с ИФНС
Пожалуй, это самый распространенный вид электронного документооборота. Налоговая отчетность преимущественно поступает в ИФНС в электронном виде. Контролеры тоже предпочитают общаться с налогоплательщиками посредством электронных технологий (путем передачи электронных требований, запросов и т. д.).
Преимущества бумажного документооборота
Большинство компаний мира переходят на электронный документооборот, мотивируя это тем, что количество бумаг, заполнять которые необходимо в обязательном порядке, постоянно увеличивается. Поиск нужного договора, распоряжения или приказа среди электронной документации упрощается. Да и информировать сотрудников по электронной почте гораздо проще, чем знакомить каждого работника организации с бумажными документами.
Однако при работе стоит учитывать преимущества бумажного документооборота.
Во-первых, визуально восприятие бумажной и электронной документации сильно различается. Психологи рекомендуют изучать бумаги исключительно в распечатанном виде. Чтобы сотрудник досконально понял, что от него требуется, отметки и замечания эффективнее делать на бумаге.
Во-вторых, уничтожить бумажный документ проще, чем электронный. Это свойство актуально для организаций, деятельность которых засекречена. При официальном сотрудничестве с иностранными компаниями, во время переговоров, имеющих трансграничное значение, юридически значимые документы составляются и подписываются в бумажном виде. Технологии работы с бумажной документацией отработаны десятилетиями.
В-третьих, в некоторых ситуациях хранение бумаг безопаснее, чем электронных документов. Так, обеспечив надлежащие условия хранения и полностью соблюдая их, можно быть стопроцентно уверенным в том, что и через 10, и через 20 лет бумаги останутся в первозданном виде, и при необходимости с ними можно будет работать. Электронную документацию легко можно потерять в случае отключения электроэнергии, при переустановке операционной системы. Поэтому в отраслях, для которых жизненно важно сохранить все бумаги в течение многих лет, например в атомной энергетике, предпочтительно использование бумажных документов.
В-четвертых, основные преимущества бумажного документооборота – возможность работать с бумагами без использования специальных технических средств. При использовании бумажного документооборота не страшны никакие отключения электричества, Интернета, поломки компьютерной техники. Электронные вирусы также не страшны бумажной документации.
Очевидно, что электронные документы постепенно вытесняют бумажные аналоги. Но, учитывая преимущества бумажного документооборота, работать только с электронными документами нецелесообразно.
Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91
или отправьте запрос на info@a-centr.ru