Лист фонда

Лист фонда

Лист фонда — сводный документ, опись, позволяющая отразить приход и выбытие дел архива предприятия; один из важнейших документов, необходимых для работы архива.

Принципы работы с архивными документами

Работа любой организации неизбежно сопровождается ведением различного рода документации. Все документы организации подлежат систематизации и учету, в том числе, и для определения срока их хранения.

В зависимости от установленного срока хранения в архивном деле и делопроизводстве принято различать:

• «вечные» документы, то есть те, которые подлежат постоянному хранению и никогда не уничтожаются. Как правило, они имеют наибольшую важность (учредительные документы, приказы по основной деятельности, годовые планы и отчеты и т.п.);
• документацию длительного хранения (срок составляет более десяти лет), которые по истечении этого срока уничтожаются (например, приказы по личному составу);
• документацию временного хранения, которая подлежит уничтожению по прошествии десяти лет и раньше.

Документы первой категории, как правило, имеют историческое, экономическое и т.п. значение и составляют архивный фонд организации, который в свою очередь будет являться составной частью городского или ведомственного архива. Отметим, что не относятся к фондам госархивов документы организаций, не являющихся государственными или муниципальными. Они самостоятельно обеспечивают хранение своих важных документов.

Документы передаются в архив по сводным описям, утвержденным ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архива, и по акту приема-передачи дел.

Когда дела конкретной организации впервые поступают в архив, на эту организацию (фонд) заводится лист фонда.

Форма документа

Для составления листа фонда можно использовать как «Основные Правила работы архивов организаций», введенные в действие в 2002 году, так и «Правила организации работы архивов», утвержденные приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015 года.

Содержащиеся в них формы являются идентичными.

Заполнение формы

Согласно вышеуказанной форме, лист фонда должен содержать в себе следующие разделы:

1. «шапку», в которой указаны название самого документа и порядковый номер фонда, на который заводится лист; название организации, где расположен архивный фонд, дата первого поступления документов фонда. Если в данном архиве есть особо ценные документы, к номеру добавляют сокращение «ОЦ»;
2. таблицу, в которой перечислены все названия фонда, начиная с момента его основания и по настоящее время. Также должны быть указаны дата начала и окончания деятельности фонда под каждым названием. Названия указываются вне зависимости от того, передавала ли организация в архив документы за период, когда работала под тем или иным именем;
3. таблица учета неописанных документов;
4. таблица учета описанных документов.

Как правильно внести изменения

Необходимость внести изменения (исправления) в учетные данные листа фонда обусловлена чаще всего изменениями состава фонда (поступление, списание дел) и осуществляется на основании других учетных документов. Например, на основании соответствующих актов в случае утери дел или обнаружения неучтенных документов, которые организация «забыла» предоставить в архив ранее.

Лист фонда также может быть составлен заново. Это допускается в следующих случаях:

1. если документ необратимо поврежден, например, в результате пожара;
2. если самому городскому или муниципальному архиву был выделен номер, совпадающий с номером фонда организации, то есть фактически появляются два фонда с одинаковыми номерами.

«Старый» лист фонда не уничтожается. Он подлежит хранению в деле фонда. На нем делается пометка «Лист пересоставлен… года».

Срок хранения

Листы фонда являются своеобразной картотекой всех фондов, хранящихся в архиве. Их не подшивают, а хранят в папке, сложенными по порядку. Для папки составляется заверительная надпись, содержащая в себе:

• номер папки (в случае, если она не одна);
• количество документов, хранящихся в папке;
• номера документов (с… по…;), которые идентичны нумерации фондов;
• указание на наличие продолжений для отдельных листов (лист фонда №… имеет продолжение на… листах).

Если состав листов изменяется, заверительная надпись переписывается. Старая надпись остается в папке. Хранение листов фонда осуществляется в архиве постоянно, до момента выбытия фонда или ликвидации самого объединенного архива.

Лист фонда – документ, целесообразность составления которого появляется при первом поступлении фонда, где фиксируется прием и выбытие всех единиц хранения фонда в архиве организации.

Информация, которую необходимо отобразить в данном документе:

• название организации, в которой находится фонд;
• дата первого поступления дел фонда в конкретный архив;
• начальная и конечная даты работы каждого фонда,
• все названия, а так же подведомственность организации, являющегося фондообразователем с момента ее возникновения (независимо от того, были ли документы за данный период); все последующие изменения в названии вносятся в лист фонда по мере новых поступлений документов в архив фонда.

Следует иметь в виду, что в случае, если фонд содержит особо важные документы, к его номеру необходимо добавить индекс «ОЦ».

Листы фондов в обязательном порядке должны храниться в неподшитом виде в порядке номеров фондов в специальной папке с клапанами. В случае, если листы хранятся в нескольких папках сразу, то они нумеруются в валовом порядке. На отдельном листе в каждой папке составляется заверительная надпись, отображающая нумерацию листов (с какого листа и по какой). При изменении состава листов фондов, которые хранятся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом следует иметь в виду, что предыдущая надпись только зачеркивается, но из папки не изымается.

Оформление описей, составление итоговых записей и листов-заверителей. Пример оформления ссылок на официальны печатные издания. Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел постоянного хранения ФГУ Государственной регистрационной палаты при Минюсте России. Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда. Пример оформления списка сокращенных слов. Составление исторических справок.

по ведению учетных документов в архивах организаций при выбытии документов из архива организации Образец заполнения листа фонда 4. Система учетных документов архива и порядок их ведения 7 поступлении документов в архив организации Образец заполнения листа фонда 4. Главной задачей по учету документов в архиве является правильное составление Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения. Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации.

Инструкция: составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т. К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним ст. Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам Пример 1, Пример 2. Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно конечно, если дело закрыто и передано в архив. Если таких дел мало 4—5 в год , то можно составить опись за несколько лет. Форма описи дел временного свыше 10 лет хранения приведена в Приложении 16 к Правилам Пример 3. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись п. Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам — архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

Новая форма заявления-расчета для больничных (декретных): анализируем разъяснение Фонда

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет — систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел.

Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить. В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.

К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним ст. Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам Пример 1, Пример 2. Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно конечно, если дело закрыто и передано в архив. Если таких дел мало 4—5 в год , то можно составить опись за несколько лет. Форма описи дел временного свыше 10 лет хранения приведена в Приложении 16 к Правилам Пример 3.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись п. Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам — архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи.

В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности п.

В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;. Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи п. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам Пример 4.

Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу приказы распоряжения по личному составу , личных дел уволенных работников. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам Пример 5. Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу приказами, личными делами уволенных работников и т.

Пример 4. Приказы распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т. Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен.

Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30—50 уволившихся в году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке Пример 7.

Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде.

Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации. Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам Пример 9. В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного свыше 10 лет хранения, по личному составу Приложения 23, 24 к Правилам , на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов Приложения 14—18 к Правилам Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.

Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись.

Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании. Согласно п. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно. Порядок нумерации дел в описи — валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более единиц хранения п.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов частей , то каждый том часть вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.

Например: — Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении , где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер дела. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью. Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию протоколы, стенограммы, письма, доклады и т. Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК ЭК организации п.

Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела. В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации п.

Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам Пример К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие п.

В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.

Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами.

Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему. Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома более страниц или толщина более 4 см. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации лицом, ответственным за архив.

Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации Пример К законченной описи обязательно составляется оглавление п. Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавление включают:. Указатель слов составляется к законченной описи дел п. Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:.

Составляется также к законченной описи п. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также. Последний лист описи — лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета п. Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи. В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Экспертная комиссия ЭК является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя. Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации п.

По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен п. Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения.

После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации п.

Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи см. Примеры 1, 2, 4—9. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Узнать больше: Составляем описи дел. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели.

В ПФР необходимо отправлять цветные копии документов.

Лист фонда образец заполнения архива

Опись дел по личному составу — учетный документ, который содержит перечень документов дел по личному составу с указанием индексов, названий документов и др. Она составляется в трех экземплярах согласно форме, установленной » Основными правилами работы архивных организаций «. Она включает в себя:. Опись документов может быть составлена по хронологическому или структурному принципу, которые обычно сочетают в одной описи: в каждой хронологической группе дела распределяются в соответствии со структурным подразделением. Помимо этого, существует номинальный принцип, согласно которому заголовки дел в описи идут в следующей последовательности:. Указанные виды документов, образующихся в органиациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи, либо в отдельные описи. Личные дела, личные краточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника.

Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым правилам работы архивов организаций , изданным в году. Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в этой статье. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее. Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела все картинки кликабельны :. Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как создать с «0» и организовать работу архива в организации. Эксперт Доронина Л.А.

Опись дел по личному составу

Уже с 1 октября года работодателям придется заполнять обновленную форму заявления-расчета для получения матобеспечения от Фонда соцстраха, приведенную в приложении 1 к Порядку финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной утратой трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденному постановлением Правления ФССУ от Учитывая то что работодателям зачастую приходится подавать заявление-расчет на выплату больничных декретных , остановились и на порядке заполнения приложения 1. Однако, как выяснилось, отдельные моменты заслуживают большего внимания. И все потому, что Фондом было предоставлено Итак, рассмотрим его положения.

Главной задачей по учету документов в архиве является правильное составление Но раз требуется, то посмотрите здесь образец книги учета поступления и выбытия документов с примером заполнения. Лист фонда служит для фиксации изменений в названии организации, учета и нумерации. Правила и образец заполнения листа фонда архива — Представляем образцы заполнения некоторых видов основных учетных. Форма листа фонда учета (для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и.

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время. Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив.

Учет документов в архиве организации

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит.

Порой мне самому юриспруденция кажется настолько темным лесом, что становится жутко. Поэтому прекрасно понимаю сомнения и страхи людей, которые далеки от этой темы. Мой блог — возможность поделиться полезной информацией. Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени.

В данной статье я расскажу вам о минимально необходимом наборе учетных документов в ведомственном архиве организации. Привожу все данные по учету документов в архиве на примере своей организации, являющейся источником комплектования государственного архива по полной форме приема, а значит, к которой предъявляются высокие требования. Учет документов в архиве организации ведется для фиксации количества и состава, а также поступления или выбытия документов архива. И его проводят для обеспечения сохранности и быстрого поиска документов.

Лист фонда — документ, целесообразность составления которого появляется при первом поступлении фонда, где фиксируется прием и выбытие всех единиц хранения фонда в архиве организации. Листы фондов в обязательном порядке должны храниться в неподшитом виде в порядке номеров фондов в специальной папке с клапанами. В случае, если листы хранятся в нескольких папках сразу, то они нумеруются в валовом порядке. На отдельном листе в каждой папке составляется заверительная надпись, отображающая нумерацию листов с какого листа и по какой. При изменении состава листов фондов, которые хранятся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом следует иметь в виду, что предыдущая надпись только зачеркивается, но из папки не изымается. Skip to main content.

Личное дело формируется в течение всего времени работы работника на предприятии, в учреждении, организации далее — предприятие любой формы собственности: от приема его на работу до увольнения. После увольнения работника с работы его личное дело передается в архивное подразделение далее — архив предприятия для последующего хранения. Как правильно это сделать? Личное дело работника предприятия — это совокупность оригиналов и копий документов, в которых содержатся сведения об образовании, военной службе, семейном положении, местожительстве, трудовой деятельности работника до приема на предприятие, а также самые полные сведения, которые подтверждают его трудовую деятельность на предприятии. Напомним, что, устраиваясь на работу, гражданин — будущий работник предпринимателя должен предоставить работодателю для оформления трудового договора контракта, соглашения прежде всего такие документы, как паспорт и справку органа государственной налоговой службы о присвоении идентификационного номера кроме лиц, которые по своим религиозным или другим убеждениям отказались получить идентификационный номер, о чем имеют соответствующую отметку в паспорте. Эти сведения вносят в приложение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку. Обратить внимание. Требования к оформлению личных и других дел, касающихся кадровых вопросов.

Главное архивное управление при совете министров СССР основные правила работы ведомственных архивов

Лист фонда

8.2.7. Лист фонда (Приложение 29) заводится при первом поступлении фонда.

Лист фонда заполняется с соблюдением следующих основных требований:

— если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ»;

— в графе «Местонахождение фонда» указывается название организации, в архиве которой он хранится;

— в графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления дел фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и коллекции — дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве;

— в графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Эта графа заполняется следующим образом:

— для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются крайние даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд;

— для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменявших друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации — фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций — фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации — фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

8.2.7.1. В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

— описи структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел организации;

— номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел;

— акта приема — передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;

— акта о выделении к уничтожению дел;

— акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

— акта о неисправимом повреждении дел;

— акта проверки наличия и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел. В таком случае в графе 2 (2. Учет описанных документов) листа фонда указывается номер переработанной описи, по которой документы были учтены при поступлении (пример: «4сп-79»), а в графе 7 — номер описи, в которую включен годовой раздел сводной описи дел, в который включены документы после переработки.

Пример. Годовой раздел сводной описи N 3 за 1979 г.

8.2.7.2. Изменения, связанные с техническими ошибками, вносятся в годовой раздел сводной описи дел или в законченную опись, а затем в лист фонда в соответствии с актом проверки наличия и состояния дел фонда только после утверждения его руководителем организаций, а изменения, связанные с необнаруженными и неисправимо поврежденными делами постоянного хранения (см. пп. 2 и 8.6 акта), вносятся только после согласования акта с соответствующим архивным учреждением (см. п. 5.5.15).

8.2.7.3. Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях:

— если он неисправимо поврежден;

— если объединенному архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав.

В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» и указывается дата пересоставления листа.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист — продолжение, в правом верхнем углу которого указывается: «продолжение, ф. N _ лист 2». На первом листе делается ссылка «см. продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)». Листы — продолжения подкладываются за основным листом.

8.2.7.4. Листы фондов хранятся в неподшитом виде в порядке номеров фондов в папке с клапанами. Если листы хранятся в нескольких папках, то они нумеруются в валовом порядке. В каждой папке на отдельном листе составляется заверительная надпись по форме: «В папке (N _) хранятся листы 26 фондов с N 20 по N 45. Листы фондов N _ имеют продолжения». Заверительная надпись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности и даты. При изменении состава листов фондов, хранящихся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом предыдущая только зачеркивается, но из папки не изымается.

Карточка архивного фонда

8.2.8. Карточка архивного фонда (Приложение 30) составляется в двух экземплярах после заполнения списка фондов и листа фонда при первом поступлении дел фонда постоянного хранения в ведомственный архив. Один экземпляр представляется в соответствующее учреждение государственной архивной службы, второй — остается в организации для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в ведомственном архиве. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа «Место хранения фонда» не заполняется, если фонд хранится в архиве организации — фондообразователя. В графах «Крайние даты каждого названия фонда» и «Название фонда» указываются все переименования и изменения в подчиненности организации.

На оборотной стороне в первой графе на 1 января каждого года приводятся данные о составе и объеме документов фонда на 1 января года, следующего за годом поступления фонда в архив.

Дата отправления карточки фонда в архивное учреждение записывается в листе фонда.

Дело фонда

8.2.9. На каждый фонд ведется дело фонда. В дело фонда включаются документы, отражающие историю организации и ее фонда: историческая справка (см. пп. 9.5.1 — 9.5.5), схема систематизации фонда (см. подраздел 6.2), методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы ведомственного архива.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

Раздел 9. НАУЧНО — СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

К ДОКУМЕНТАМ ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в ведомственном архиве создается научно — справочный аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фондов, создаваемые в делопроизводстве и архиве организации. Состав научно — справочного аппарата ведомственного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА ведомственного архива входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Дополнением к этим архивным справочникам могут служить информационные документы: тематические перечни документов, информационные письма, справки о составе и содержании документов, а также ведомственные печатные издания.

В многофондовых ведомственных архивах в целях организации НСА может разрабатываться его схема, которая согласовывается с соответствующим государственным архивом.

9.1. Описи дел

Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно — регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

При создании этих видов НСА целесообразно пользоваться описями, которые не будут перерабатываться: законченные описи дел или годовые разделы дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

В случае необходимости создания справочников к делам временного (до 10 лет) хранения следует использовать делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими описи.

9.2. Картотеки. Каталоги

9.2.1. Картотека (каталог) является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки (каталога).

9.2.2. Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями организации в информации о составе и содержании документов архива.

Картотеки создаются на документы наиболее часто используемых фондов или их частей (организационно — распорядительная документация, документы по личному составу, научно — техническая документация и т.д.).

9.2.3. Картотеки могут полностью создаваться в ведомственном архиве или их основой могут служить учетно — регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве организации и поступившие в ведомственный архив вместе с документами.

В последнем случае в ведомственном архиве производится обработка поступивших в архив картотек <*>. Она включает: отбор карточек из картотек на документы, вошедшие в дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также на дела по личному составу; проставление на карточках архивных шифров (вынесение на карточку поисковых данных о деле или документе, на которые составлена данная карточка); систематизацию отобранных карточек в соответствии с принятой схемой систематизации.

———————————

<*> Передаваемые в ведомственный архив перфокартотеки и другие виды машиночитаемых справочников обработке не подлежат. Они передаются в архив со схемой перфорации, макетом перфокарт, информационно — поисковым тезаурусом и дескрипторным словарем.

9.2.4. В зависимости от задач по использованию документов и содержания документов ведомственного архива могут создаваться предметные, предметно — тематические и другие картотеки.

В предметной картотеке карточки группируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Разновидностями предметной картотеки являются именная, географическая картотеки, картотека по истории организаций и т.д.

Картотека по истории организаций создается, как правило, в центральном, центральном отраслевом, объединенном ведомственном архиве, имеющем большую сеть источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций отрасли (системы), передающих документы в данный архив, со ссылками на соответствующие распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.

В предметно — тематической картотеке карточки группируются внутри тем по предметному признаку.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками — разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

9.2.5. Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально — правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество работника, ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий — по алфавиту имен и отчеств.

9.2.6. В архивах, хранящих значительное количество фондов, для быстрого поиска информации составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат дел.

Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке видов организаций.

Пример. Базы, заводы, конторы и т.д.

9.2.7. При наличии в ведомственном архиве нескольких картотек они могут объединяться в каталоги (предметно — тематические, систематические и др.).

9.3. Указатели

Указатели в ведомственном архиве составляются, как правило, к описям фондов для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в них (см. пп. 7.1.11 и 7.2.10).

9.4. Обзоры документов

9.4.1. Обзор документов — архивный справочник информационного характера о составе и содержании документов одного или нескольких фондов. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

9.4.2. Обзор состоит из характеристики организаций — фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата.

Схема построения обзора может быть: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая и др.

9.4.3. Информация о документах в обзоре дается в виде групповых и индивидуальных аннотаций.

В групповых аннотациях информация представляется в обобщенной форме с указанием разновидности документов, их авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема документов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значительных документов.

Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.

9.4.4. В состав справочного аппарата обзора входят: титульный лист, оглавление, список сокращений, указатели и для тематических обзоров — список фондов, информация о которых включена в обзор.

9.5. Историческая справка

9.5.1. При первом поступлении документов фонда в ведомственный архив им составляется историческая справка о фондообразователе и фонде.

Историческая справка состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

— распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации;

— крайние даты деятельности организации;

— задачи и функции организации и их изменения;

— масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций;

— место организации в системе государственного аппарата, народном хозяйстве или общественно — культурной жизни;

— изменения в названии и подчиненности организации;

— структура организации и ее изменения.

Во втором разделе:

— количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

— время поступления фонда в ведомственный архив;

— изменения в составе и объеме фонда и их причины;

— указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

— место передачи;

— степень сохранности документов.

В третьем разделе:

— обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;

— научно — справочный аппарат к фонду;

— использование документов фонда (в каких целях).

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т.д. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

9.5.2. В первом разделе исторической справки к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, о составителе, а также о местонахождении коллекции до поступления в архив (если она не была создана в архиве).

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

9.5.3. Справки подписываются исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

9.5.4. Историческая справка печатается в 4-х экземплярах: три вместе с описями передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в ведомственном архиве. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки.

9.5.5. Историческая справка к небольшим по объему фондам, имеющим хронологически — структурную систематизацию дел в описи, может заменять предисловие к первому годовому разделу сводной описи дел.

Раздел 10. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ВЕДОМСТВЕННОГО АРХИВА

10.1. Общие положения

10.1.1. Документы ведомственного архива используются организацией, в структуре которой функционирует архив, заинтересованными государственными и общественными организациями при разработке планов экономического и социального развития, при решении народнохозяйственных задач, вопросов развития науки и культуры, в идейно — воспитательной и агитационно — пропагандистской работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

10.1.2. Порядок использования документов ведомственного архива устанавливается организацией в соответствии с настоящими Правилами и другими нормативными документами Главархива СССР.

10.1.3. Основными формами использования документов ведомственного архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации, в структуре которой функционирует архив, других организаций и исполнение их запросов; культурно — просветительная и агитационно — пропагандистская работа архива, исполнение запросов социально — правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

10.1.4. Для использования предоставляются документы ведомственного архива, кроме тех, которые могут нанести ущерб интересам государства или граждан.

10.1.5. Использование документов проводится только с разрешения руководителя организации.

10.1.6. Организации и граждане при использовании документов ведомственного архива обязаны делать ссылки на место хранения документов.

10.1.7. Организации, а также граждане, использующие документы ГАФ СССР, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

10.1.8. Копирование документов по запросам организаций производится, как правило, за их счет.

10.1.9. Разрешение на пользование документами ведомственного архива, архивные справки, копии и выписки организациям и гражданам иностранных государств выдаются в установленном порядке.

10.2. Информирование организаций, исполнение

запросов организаций и граждан

10.2.1. Информирование руководства и структурных подразделений организации, организаций своей отрасли и других заинтересованных государственных и общественных организаций осуществляется ведомственным архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления информационных документов: информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора, архивной справки, путем выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи дел во временное пользование.

Составление и оформление

информационных документов

10.2.2. Информационное письмо (справка о составе и содержании документов) содержит сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Содержание излагается в виде кратких аннотаций на группы документов или отдельные документы. В письме могут быть даны рекомендации по использованию документов. Информационное письмо как внутренний документ организации подписывается заведующим архивом, а направляемое в другие организации — руководителем организации.

10.2.3. Тематический перечень документов содержит перечень заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно — предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д. Перечень подписывается заведующим архивом. В другие организации он направляется с письмом за подписью руководителя организации.

Порядок выдачи, составление и оформление

архивных справок

10.2.4. Архивная справка (Приложение 31) — официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

10.2.5. Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам СССР — на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

10.2.6. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в ведомственном архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий документов оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»).

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов, если в них содержатся необходимые сведения.

10.2.7. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке для письма организации, в состав которой входит архив с обозначением названия документа: «Архивная справка» (Приложение 31).

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение их официально принятых сокращенных названий.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).

10.2.8. Архивная справка подписывается руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит ведомственный архив, и заведующим архивом. Справка заверяется гербовой печатью организации. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

10.2.9. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

10.2.10. При отсутствии в ведомственном архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо на бланке организации для писем. В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью организации.

Порядок выдачи и оформление архивных копий

Документы архивного учета. Дело фонда

М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

• Ведение дела фонда

• Акты учета документов

Согласно п. 3.5. Правил,1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

• книга учета поступления и выбытия дел, документов;
• список фондов;
• лист фонда;
• опись дел, документов;
• реестр описей.

В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда.

Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.

Дело фонда — особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда — это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).

Порядок ведения дела фонда.

1. Дело фонда ведется на каждый фонд.

2. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

3. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

4. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

5. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.

6. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

7. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

8. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к. являются документами — основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.

К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.

Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение

УТВЕРЖДАЮ ООО «Проектный институт»	УТВЕРЖДАЮ КГБУ «Государственный архив Пермского края»
________________/О.И. Смирнов/ Подпись руководителя	__________________/И.М. Дмитриева/ Подпись руководителя
«_____»________________2016 г М.П.	«_____»____________________2016 г М.П.

АКТ

15.03.2016 № 1

Г. Пермь, ул. Ленина, 63

приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

В связи с обнаружением дела № 01-108 «План экономического и социального развития организации» (фонд № 3589), найденное при проверке наличия и состояния дел, хранящихся в ведомственном архиве ООО «Проектный институт» передает, а КГБУ «Государственный архив Пермского края» принимает на государственное хранение дело за 2008 год.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов
		План экономического и социального развития организации на 2008 год

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:	Прием произвели:
Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ подпись	«должность» подпись
«_____»______________2016 г.	«_____»______________2016 г.

Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению

ООО «Проектный институт»

УТВЕРЖДАЮ директор __________________/ О.И. Смирнов / «_____» «____________» 2016 г.

АКТ

20.05.2016 № 1

г. Пермь

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению за 2010 г.

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» № 3589

№	Заголовок дела	Дата дела или крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел	Сроки хранения дела	примечание
	Переписка по основным направлениям деятельности		Оп. 1			5 лет ЭПК Ст. 12
	Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей		Оп. 1			5 лет Ст. 404	*проведена ревизия 12.06.2012
	Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой деятельности организации		Оп. 1			5 лет ЭПК Ст. 40

Итого 3 (три) дела за 2010 год.

Описи дел постоянного хранения за 2010 год утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК КГУ «Государственный архив Пермского края» (протокол от 12.01.2010 № 8)

Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от 15.04.2016 № 1

Документы в количестве 3 (три) дела, весом 10 кг сданы в ООО «Пламя» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.04.2016 № 12

Ведущий специалист

_______________ Е.М. Иванова

Редким, но интересным актом приема-передачи, является акт об изъятии оригинала документа из дела и передача его в судебную инстанцию. При оформлении подобного акта необходимо указать ряд реквизитов: от кого поступил запрос, его дата и номер, с какой целью изымается документ, реквизиты самого оригинала документа, отметку о лицах, которые передали и приняли документ. При изъятии документа из дела необходимо сделать его копию, заверить и приложить к ней оригинал запроса-основания, а также копию акта приема-передачи, все эти документы подшить в дело, откуда был изъят оригинал документа. Замечу, что далеко не всегда возможно выдать оригинал документа третьим лицам. Зависит это прежде всего от исторической и практической значимости документа.

Пример 3. Акт о выдаче материалов из архивного дела.

АКТ

о выдаче материалов дела № 01-39

«Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса»

20.02.2016 № 1

г. Пермь, ул. Куйбышева, 14

Аппарат Правительства

Пермского края

614 006

Основание:

запрос от Агентства по управлению имуществом Пермского края № СЭД-Ивн31-15-118 от 20.02.2016 о предоставлении оригинала входящего документа № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010 с целью предоставления в суд.

№ п/п	Ед. хр. №	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов	Примечание
	Том 1	Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса Документ № СЭД-01-39-170 от 18.08.2010

Всего выдается: 2 листа (оригинала) дела.

Выдал Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/ «____» __________________2016 г.

Принял Ведущий специалист _________________/А.И. Петрова/ «____» __________________2016 г.

Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности. Подобный акт составляется при структурных изменениях организации/учреждения. Например, при передаче полномочий от одного органа государственной власти другому, либо разделении одного органа государственной власти на два с переводом части сотрудников, или при создании/ликвидации подразделения/филиала коммерческой структуры. Если имеет место перевод служащих, то, соответственно, составляется акт приема-передачи лицевых счетов и личных дел по подведомственности. Определятся перечень управленческих документов, независимо от сроков их хранения подлежащих передаче в пользование либо на хранение. Если дела не завершены в делопроизводственном году (например, целевые программы, проекты), то такие документы могут быть переданы в пользование до их завершения, а затем, после их научно-технической обработки, поставлены на учет и приняты на архивное хранение.

Пример 4. Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности

УТВЕРЖДАЮ Руководитель	УТВЕРЖДАЮ Руководитель
________________/С.В. Пирогов/	__________________/П.С. Уткин/
«_____»________________20___ г М.П.	«_____»____________________20___ г М.П.

АКТ

28 03 2016 № _______1_______

Место составления

Приема-передачи документов на хранение в ведомственный архив

организации

<Организация А> передает, а <Организация Б> принимает на хранение дело за 20__ год, переданное для работы в <Организацию С>.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:	Прием произвели:
	Ведущий специалист _______________/Е.М. Иванова/
	«_____»______________2016 г.

Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а также 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.

Пример 5. Акт проверки наличия и состояния дел фонда.

АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА

<Организация А>

ФОНД № ____

АКТ № 1

дата

адрес нахождения архива

Фонд ___

Основание: смена лица, ответственного за архив

Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям

• По личному составу: сто пятнадцать дел

• По лицевым счетам: сорок девять дел

• Постоянного срока хранения: ______________________

• По личным делам: двести пятнадцать,

в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:

• По личному составу: сто пятнадцать дел

• По лицевым счетам: сорок девять дел

• Постоянного срока хранения: _____________________

• По личным делам: двести пятнадцать

1. Всего не оказалось в наличии ноль дел, в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения ноль дел

2. Имеют литерные номера:

• Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

• Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

1. Пропущено номеров:

   • Неучтенные в итоговых записях описей ноль дел,

   • Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ноль дел.

2. Неправильно подложенных дел, относящихся к другим фондам, ноль дел.

3. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

• По личному составу: сто пятнадцать дел

• По лицевым счетам: сорок девять дел

• Постоянного срока хранения: __________________________

• По личным делам: двести тринадцать

1. Имеет не включённых в описи дел:

• По личному составу: пятьдесят два дела

• По лицевым счетам: сорок восемь

• Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

• По личным делам: ноль

1. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии:

• По личному составу: сто шестьдесят семь дел

• По лицевым счетам: девяносто семь дел

• Постоянного срока хранения: сто девяносто девять дел

• По личным делам: двести тринадцать

из них:

• требующих дезинфекции 0 дел,

• требующих дезинсекции 0 дел,

• требующих реставрации 0 дел,

• требующих переплета и подшивки 0 дел,

• требующих восстановления затухающих текстов 0 дел,

• неисправимо поврежденных 0 дел,

• требующих технической обработки 0 дел,

• выдано во временное пользование 0 дел.

1. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

1. В ходе осмотра помещения архива были выявлены нарушения режима хранения документов: установлена повышенная влажность воздуха – 73 % (при норме 50-55%); отсутствует отопительная и вентиляционная системы, что затрудняет воздухообмен в помещении без окон. Также заметно длительное отсутствие влажной уборки (на полу и полках пыль).

2. В ходе осмотра помещения архива и дел были выявлены нарушения в размещении документов в хранилище: не систематизированы и не разложены по коробкам дела постоянного срока хранения за 2005, 2006, 2007 гг.; дела по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг.; дела по личному составу за 2006, 2007 гг.

3. Наличие стихийно расположенной бухгалтерской документации.

1. Также выявлено отсутствие реестра описей; описей дел по личному составу за 2006 (19 дел), 2007 (23 дела) гг.; описи дел постоянного срока хранения за 2006 (95 дел), 2007 (95 дел), за 2005 год (9 дел), описи дел по лицевым счетам работников хозяйственной службы с 1991 по 2004 гг. (48 дел).

1. Обнаружены дела по личному составу с 1994 по 1998 гг., прошитые, но не включенные в опись дела не имеют индексов. Также обнаружено одно дело по личному составу за 1988 год – приказы горисполкома.

1. Два дела личных дел руководителей отсутствуют. Дело Иванова В.П. передано в управление гос. службы, акт от 31.07.2007. Дело Петрова Н.А. передано в управление гос. службы, письмо от 31.03.2005 № 04-48-44.

Проверку провели:

Ведущий специалист Е.М. Иванова

Руководитель секретариат Н.И. Седова

Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.

Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т. е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.

Итак, документы архивного учета — это связующее звено между архивным документом как материальным носителем информации и конкретными действиями, направленными на его создание, учет, хранение и использование.

Приложение 1. Титульный лист дела фонда

ООО «Проектный институт»

Дело № 01-34

ДЕЛО ФОНДА

(Исторические справки и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния документов, приема и передачи, выделения дел к уничтожению, утратах и повреждениях документов, протоколы выемки документов, акты рассекречивания и др. документы, отражающие работу с фондом)

Начато: 01.01.2012

Окончено: 31.12.2012

На 80 листах

Хранить: постоянно

Ст. 246

Приложение 2. Внутренняя опись на документы дела фонда

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

Документов ед. хр. №______________________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов ед. хр.	Примечание
			Акт № 1 О приеме-передаче об изменении административно-территориального деления
			Акт № 1/1 приема-передачи карточек паспортов сельских и поселковых Советов народных депутатов области и фотодокументов
			Акт приема-передачи дел
			Акт приема-передачи дел на временное хранение до составления сводной описи дел постоянного срока хранения на 2000 год сектора актов губернатора области общего отдела аппарата администрации области в архив аппарата администрации
			Акт приема-передачи дел на временное до истечения срока хранения канцелярии общего отдела аппарата администрации области за 2001 год в архив администрации области

Итого 5 (пять) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один)

Ведущий специалист Е.М. Иванова

1 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Дело фонда.

В дело фонда включаются:

– историческая справка о фонде и фондообразователе;

– схема систематизации фонда;

– рабочие инструкции по обработке документов фонда;

– старые листы учета электронных документов фонда после их пересоставления;

– акты передачи электронных документов и научно-справочного аппарата к ним на государственное хранение;

– удостоверяющие листы к описям единиц учета электронных документов;

– листы и акты проверки наличия и состояния документов на электронных носителях;

– акты проверок физического и технического состояния документов на электронных носителях;

– акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда: о выделении к уничтожению единиц учета электронных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов; о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны; о технических ошибках в учетных документах; создания рабочего (резервного) экземпляра документов на электронных носителях; записи, копирования электронных документов на единицу хранения; проведения миграции документов на электронных носителях; о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов; акт описания документов, переработки описей единиц учета электронных документов;

– справки о проведении розыска необнаруженных документов на электронных носителях;

– акты выявления вредоносных компьютерных программ в документах на электронных носителях;

– акты о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование;

– карточки единиц хранения электронных документов, выбывших из архива;

– сопроводительная техническая документация, поступающая на хранение вместе с электронными документами.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе архивных единиц учета, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц учета и их архивных шифров.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива электронных документов.

Дело фонда состоит из нескольких томов. Первый том – основной, в него включаются все документы, акты и справки, которые не входят в последующие тома. Во второй том включаются удостоверяющие листы к описям электронных документов. Тома, начиная с третьего, составляет сопроводительная техническая документация на бумажном носителе, поступившая вместе с электронными документами фонда.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.

.

Лист фонда – документ, целесообразность составления которого появляется при первом поступлении фонда, где фиксируется прием и выбытие всех единиц хранения фонда в архиве организации.

Информация, которую необходимо отобразить в данном документе:

• название организации, в которой находится фонд;
• дата первого поступления дел фонда в конкретный архив;
• начальная и конечная даты работы каждого фонда,
• все названия, а так же подведомственность организации, являющегося фондообразователем с момента ее возникновения (независимо от того, были ли документы за данный период); все последующие изменения в названии вносятся в лист фонда по мере новых поступлений документов в архив фонда.

Следует иметь в виду, что в случае, если фонд содержит особо важные документы, к его номеру необходимо добавить индекс «ОЦ».

Листы фондов в обязательном порядке должны храниться в неподшитом виде в порядке номеров фондов в специальной папке с клапанами. В случае, если листы хранятся в нескольких папках сразу, то они нумеруются в валовом порядке. На отдельном листе в каждой папке составляется заверительная надпись, отображающая нумерацию листов (с какого листа и по какой). При изменении состава листов фондов, которые хранятся в папке, составляется новая заверительная надпись, при этом следует иметь в виду, что предыдущая надпись только зачеркивается, но из папки не изымается.

2.1.2. Составление и внесение изменений в листы фондов

Лист фонда является обязательным документом внутреннего учета в архивах, осуществляющих хранение документов на бумажной основе.

Лист фонда включает сведения о названии (переименованиях) фонда, местонахождении фонда, количестве неописанных и описанных поступивших и выбывших материалах (единицах хранения) и суммарном количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом.

По разделу «Учет описанных документов», графы «Поступления…№ описи» определяются №№ описей на документы фонда.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и отражает все изменения в составе и объеме фонда, а также изменения в названии фондообразователя с момента поступления фонда в архив.

Секретные документы также учитываются в листе фонда.

Составление листа фонда.

Лист фонда впервые составляется:

-при первом поступлении документов фондообразователя в архив;

-при создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи.

При первом поступлении документов фондообразователя в архив раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи, в случае ее отсутствия на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение. Раздел о местонахождении фонда заполняется на основании книги учета поступлений документов в архив. Разделы «Учет неописанных материалов», «Учет описанных материалов» заполняется на основании акта приема-передачи дел на архивное хранение.

При создании в архиве нового фонда путем выделения комплекса дел из состава документов уже имеющегося в архиве фонда или описания документов, находившихся в россыпи раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к архивной описи вновь создаваемого фонда. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных документов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.

Акты после составления листа фонда подшиваются в дело фонда (см. п. 2.1.4.).

Пересоставление листа фонда.

Пересоставление листа фонда допустимо в следующих случаях:

— при неисправимых повреждения листа фонда

— после переработки архивного фонда;

— при создании объединенного архивного фонда;

— при уточнении истории фондообразователя.

При переработке архивного фонда или создании объединенного архивного фонда раздел «Название фонда» заполняется на основании исторической справки предисловия к описи. Разделы «Местонахождение фонда» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании актов об обнаружении дел, акта описания и описи.

При изменении названий фондообразователя раздел «Название фонда» заполняется на основании акта о технических ошибках в учётных документах. Разделы «Местонахождение фонда», «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» заполняются на основании старого листа фонда. В случае пересоставления листа фонда в связи с изменением названий фондобразователя при наличии в старом листе фонда многократных записей о поступлении ед. хр. в фонд и выбытии дел из фонда допустимо в новый лист фонда в раздел «Учет описанных материалов» переносить только последние записи о количестве ед. хр. по каждой описи и фонду в целом, т.к. они отражают суммарное количество дел по каждой описи и фонду в целом.

В случае пересоставления листа фонда прежний (ранее действовавший) лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу каждого листа фонда (ранее действовавшего и пересоставленного) делается отметка: «Лист фонда пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, пересоставившего лист фонда.

Внесение изменений в лист фонда.

Изменения в лист фонда вносятся:

— в раздел «Название фонда» на основании акта о технических ошибках в учётных документах в случае, если эти изменения являются уточнениями отдельных названий или дат деятельности фондообразователя. В листе фонда указывается «Исправленному верить», дата внесения изменений и подпись лица, внесшего изменения.

— в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» на основании актов приема-передачи дел на архивное хранение, актов об обнаружении дел, актов о технических ошибках в учетных документах. Внесение изменений в разделы «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» подписью не заверяется.

Акты после внесения изменений в лист фонда подшиваются в дело фонда.

Выверка листа фонда. При заполнении разделов «Учет неописанных материалов» и «Учет описанных материалов» необходимо проводить выверку внесенных изменений. Проверяется правильность действий сложения и вычитания ед. хр. поступивших и (или) выбывших из фонда.

Хранение листов фондов. Действующие листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. Если лист фонда составлен на нескольких листах, то на каждом последующем листе в верхнем правом углу простым карандашом делается отметка “продолжение, ф. № … , л. 2” .

При пересоставлении листа фонда старый лист фонда подшивается в дело фонда с указанием в верхнем правом углу «Лист фонда пересоставлен», даты пересоставления и подписи лица, пересоставившего лист фонда.

Лист фонда ликвидированного (присоединенного) фонда и акт об обнаружении дел подшиваются в дело фонда ликвидированного фонда. Дело фонда ликвидированного фонда подшивается в дело фонда, к которому присоединен ликвидированный фонд.

К листам фондов ведется указатель для оперативного поиска в архиве документов организации.

Карточка фонда. В соответствии с Регламентом государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации (пп. 2.2.2., 2.4.2.5., 2.4.3.2.) карточка фонда является документом централизованного государственного учёта. Карточка фонда заводилась на поступившие в архив фонды. Один экземпляр карточки фонда передавался в орган управления архивным делом для пополнения Центрального фондового каталога.

С введением автоматизированной системы ведения Центрального фондового каталога составление карточек фондов не является обязательным. Допустимо ведение карточек фондов для внутренних целей архива. Сведения в карточку фонда вносятся на основании листа фонда.

Заполнение карточек уровня «Фонд» в ПК «Архивный фонд» осуществляется в соответствии с рекомендациями «Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»». Проект. / М.: ООО «АДАПТ», 2013.