Содержание
>КАРТОЧКА-СПРАВКА (Ф. 0504417): РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ И ДОРАБОТКЕ
КАРТОЧКА-СПРАВКА (Ф. 0504417): РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ И ДОРАБОТКЕ
Гронь Т.М.,
экономист
Вне зависимости от формы автоматизации учета все государственные (муниципальные) учреждения здравоохранения обязаны использовать первичные учетные документы по унифицированным формам классов 03, 04 и 05 ОКУД, которые утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее — Приказ № 173н). Порядок применения некоторых из них, например Карточки-справки (ф. 0504417), необходимо определить в учетной политике учреждения.
Основной момент — учетная политика
При формировании Карточки-справки по форме ОКУД 0504417 (далее — Карточка) у бухгалтеров-расчетчиков изначально возникало много вопросов. Самый простой из них: кто должен вносить информацию в графах по персональным данным: бухгалтерия или отдел кадров? Поскольку Карточка — одна из форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, то и заполнять ее должен бухгалтер. Как правило, это бухгалтер-расчетчик — тот, кто исчисляет средний заработок при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях. Такой порядок должен быть закреплен в Графике документооборота, который можно приложить к учетной политике учреждения.
Другие проблемы были связаны с недостатком квалификации разработчиков бухгалтерских программ, например:
— заработная плата, начисленная сотруднику в рублях и копейках, в карточке формируется без копеек;
— в разделе «Сведения об использовании отпусков» не отражаются дата и номер приказа об отпуске и за какой период он предоставляется, в то время как при расчете отпуска при заполнении Записки-расчета (ф.0504425) эти сведения необходимы, и они должны быть перенесены из Карточки.
Подобные технические проблемы решаются в ходе планового обновления бухгалтерских программ. Однако большая часть вопросов требует доработки стандартных версий.
Проблема: Автоматизированное заполнение Карточки не учитывает требования ревизоров о суммировании отдельных данных по каждому источнику в графе «Итого» единой Карточки.
Решение: Если учреждение имеет два источника финансирования, то можно использовать возможности структуры граф, отражающих данные по каждому месяцу (они имеют по две свободные ячейки).
Недостатки решения: Даже те учреждения, которые уже перешли на одноканальное финансирование, редко имеют только два источника. Помимо приносящей доход деятельности существуют спонсорские поступления и другие источники. В этом случае требуются доработка программы и внесение изменений в учетную политику.
Нередко разработчики программного обеспечения, чтобы доказать свою компетентность, советуют бухгалтерам оспаривать требования ревизоров, которые не подкреплены ссылками на положения законодательства. Такое решение не всегда приемлемо. Тем более что пункт 1 Приложения № 5 к Приказу № 173н (далее — Методические указания) допускает возможность внесения необходимых исправлений в форму Карточки. В частности, разрешено:
— изменять формат, так как он носит рекомендательный характер;
— вводить дополнительные реквизиты и показатели для отражения аналитических данных, формируемых согласно учетной политике (при условии сохранения обязательных реквизитов и показателей, предусмотренных формой документа, утвержденной Приказом № 173н).
Измененную форму необходимо утвердить в учетной политике учреждения. Примечательно, что урегулирование проблемы за счет положений учетной политики продемонстрировано и в последнем письме Минфина России от 31.01.2012 № 02-06-10/324. На вопрос учреждения о порядке отражения в Карточке дополнительных выплат работнику муниципального медицинского учреждения были даны практические рекомендации.
Минфин России рекомендует в учетной политике учреждения закрепить следующий порядок применения Карточки-справки (ф. 0504417), в частности ее раздела «Отметки о приеме на работу и переводах» (далее — Раздел):
— графы 1 и 2 Раздела отражают дату и номер приказа учреждения, на основании которого производятся доплаты;
— графы 3 и 4 Раздела отражают наименование структурного подразделения и должность работника;
— графа 5 Раздела отражает размер заработной платы;
— графы 6 — 13 Раздела отражают виды и суммы постоянных начислений на заработную плату, надбавок и доплат.
Положения учетной политики ограничиваются пунктом 1 Методических указаний. В частности, недопустимо удаление отдельных реквизитов из формы первичных учетных документов (регистров бухгалтерского учета), утвержденных Приказом № 173н.
Форма Карточки предусматривает место для подклейки расчетных листов. Однако это не означает, что учреждение обязано распечатывать такие листки в двух экземплярах ( для работника и для подклейки). Унифицированная форма расчетного листка не утверждена, таким образом учреждение не обязано распечатывать и хранить второй экземпляр (п. 7, п. 14 Инструкции № 157н). Конкретный порядок хранения, подшивки учреждение вправе предусмотреть, например, в приказе об учетной политике.
Изменение учетной политики
Если ревизоры требуют включать в Карточку дополнительные данные, то можно внести изменения в учетную политику. Формулировка может быть краткой:
ПРИКАЗ №
от «___» ___________ ____ г.
В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете соответствующей информации к требованиям ревизоров, отраженным в акте № ____ от «___» _______ ____ г., принято решение включить в форму Карточки-справки (форма 0504417) дополнительных показателей, а именно:
1. «Отработано дней (часов)»;
…
Также в приказе об изменении учетной политики можно отразить и другие обоснования принятого решения:
…
Доработка Карточки производится на основе унифицированной формы документа в соответствии:
— с последним абзацем пункта 7 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;
— с положениями глав 15 и 16 ТК РФ, в которых сказано, что работодатель может вести учет отработанного времени не только в днях, но и в часах;
— с Методическими указаниями, согласно которым Карточка применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения;
— с Расчетной ведомостью (форма 0301010), на основе которой заполняется карточка. Форма указанной ведомости предусматривает формирование показателя «Отработано дней (часов)».
…
Настройки программы
Некоторые проблемы можно решить, выбрав соответствующие настройки в бухгалтерской программе.
Блок 1
Проблема: У части работников в Карточке не заполняется графа «Стаж работы». Для работников, оформивших листок нетрудоспособности, программа автоматически заполняет только поле «стаж работы для б/л», который включает в себя стаж работы у других работодателей.
Решение: Для того чтобы в Карточке была отражена дата начала работы в учреждении, можно воспользоваться стандартными настройками некоторых бухгалтерских программ. Как правило, в настройках конкретных форм имеется возможность изменения порядка заполнения поля «Стаж».
Блок 2
Проблема: Если у сотрудника в течение года менялся оклад, то в графе «Основной оклад (ставка)» проставляется последний действующий.
Решение: Для того чтобы в Карточке была отражена дата начала работы в учреждении, можно воспользоваться стандартными настройками некоторых бухгалтерских программ. Как правило, в настройках конкретных форм также имеется возможность изменения порядка заполнения поля «Стаж».
В некоторых случаях для того, чтобы произвести необходимую настройку, следует получить от разработчика файл с кодом.
Проблема: Проверяющие сделали замечание: если какая-то из строк раздела «Отметки о приеме на работу» Карточки начала действовать в предыдущем году (или годах), то в следующий год должна переноситься дата, с которой эта выплата начала действовать. Например, если оклад присвоен с 1 декабря 2010 года, то в карточке за 2011 год в первой строке должна быть проставлена именно эта дата, а не 1 января 2011 года, которая проставляется автоматически.
Решение: Разработчик прислал код настройки печати, который позволил осуществить требование проверяющих. Графически код выглядел так
Fl_1day(N,2,0)=0; // для таблицы ФОТ
// 0 — первая дата ограничивается началом периода, 1 — нет
Иногда требования проверяющих расходятся и стандартные настройки, измененные разработчиками программного обеспечения при очередном обновлении, одними пользователями воспринимаются с одобрением, у других вызывают удивление.
Проблема: При попытке настроить вид отпуска полностью исчезает соответствующая графа за весь период.
Пояснение разработчиков: Некоторые проверяющие считают, что вид отпуска должен быть отражен в графе только в том случае, если он не используется.
Читаем инструкции разработчиков
Большинство разработчиков программного обеспечения пишет подробные инструкции по использованию автоматизированных систем. В некоторых случаях достаточно просто четко следовать указаниям.
Проблема: В графе 5 «Заработная плата» раздела «Отметки о приеме на работу» Карточки по уволенному работнику проставляется сумма 0.00, что не соответствует действительности.
Решение: При увольнении необходимо добавить строку в раздел «Отметки о приеме на работу и переводах», но заполнить только первую часть (дата, подраздел, должность). При этом часть с суммами и видами не меняется, хотя графа 5 «Заработная плата» остается пустой.
Необходима доработка
В некоторых случаях необходимо обратиться к разработчикам программного обеспечения для того, чтобы они доработали стандартную версию бухгалтерской программы.
Проблема: Работница учреждения здравоохранения замещает следующие должности:
— медицинская сестра по основному месту работы на 1 ставку;
— санитарка на основании приказа о внутреннем совместительстве на 0,5 ставки;
— фельдшер на основании приказа о внутреннем совместительстве на 0,5 ставки.
Оба приказа на внутреннее совместительство оформлены в один день — 5 июля 2011 года. При этом в разделе Карточки «Отметки о приеме на работу и переводах» виды и суммы постоянных начислений заработной платы отражены с 5 июля 2011 года по внутреннему совместительству. Таким образом, при просмотре Карточки создается впечатление, что суммы, начисленные за внутреннее совместительство, заменяют собой предыдущую строку, где были указаны другие необходимые данные — виды начислений по основному месту работы. При этом для обеих строчек должность указана исключительно по основному месту работы — медицинская сестра.
Решение: Необходимо менять показатели вручную или приобретать специальную доработку стандартной версии. В любом случае можно настроить печать Карточки отдельно по основному месту работы и по внутреннему совместительству. Некоторые программы при запросе печати автоматически выдают запрос о том, как печатать: все вместе либо раздельно.
Как правило, можно не опасаться за результативные показатели Карточки. Однако бывают и досадные недоразумения.
Если в течение месяца были невыходы сотрудника на работу, то некоторые программы в строке «Отработано дней» отражают именно невыходы. Явки при этом не считают (Рисунок 1).
Рисунок 1. Заполнение карточки ф. 0504417
Доработки необходимы и в других случаях, которые могут быть отмечены проверяющими как нарушения:
— в графе 5 «Заработная плата» раздела «Отметки о приеме на работу» Карточки должны стоять не только размер процентного отношения к окладу (например, за вредные условия труда или районный коэффициент), но и сумма, которая соответствует указанному проценту;
— в типовой Карточке под начисления (удержания) выделено определенное количество строк. Если видов расчетов больше, чем строк, то в отчете отражается только та часть, которая соответствует количеству строк. Итоговые суммы программа определяет правильно, однако их невозможно просуммировать в распечатанной на бумаге Карточке;
— отражение на первой странице распечатанной Карточки граф «Виды и суммы постоянных начислений» и «Виды и суммы постоянных удержаний».
При отсутствии финансовых средств на оплату доработок стандартной программы, а также штатного программиста можно попытаться найти необходимые варианты доработок в Интернете. Большинство доработок представляют собой простые программы, которые не встраиваются в основную бухгалтерскую программу, а работают «снаружи», не мешая, таким образом, стандартным обновлениям. При этом необходимо учитывать, что нередко подобные бесплатные программки выкладываются разработчиками, чтобы собрать информацию по результатам тестирования. Что проще — пользоваться, по сути, сырым программным обеспечением или исправить карточку вручную — бухгалтер должен решить самостоятельно.
Департамент бюджетной методологии Министерства финансов Российской Федерации рассмотрел обращение относительно оформления и хранения учреждением копий расчетных листов по заработной плате и сообщает следующее.
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:
предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
просьбы граждан о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
жалобы граждан — просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.
Содержащийся в обращении вопрос о порядке хранении первичных учетных документов в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти, и, следовательно, должен быть оформлен на бланке организации за подписью руководителя.
Вместе с тем сообщаем, что расчетные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н).
Расчет заработной платы осуществляется на основании Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или Расчетной ведомости (ф. 0504402), сведения из которой затем отражаются в Карточке-справке (ф. 0504417).
Карточка-справка (ф. 0504417) применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, в которой помимо общих сведений о работнике, ежемесячно отражаются по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) суммы начисленной заработной платы по видам выплат, суммы удержаний (по видам удержаний), сумма к выдаче.
При этом в соответствии с Приказом N 52н Методическими указаниями по применению Карточки-справки (ф. 0504417) не предусмотрено формирование и хранение вторых экземпляров расчетных листов.
Кроме того, обращаем внимание, что в соответствии с положениями Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция 157н), устанавливающей обязательные общие требования к ведению бухгалтерского учета, правила документооборота и технология обработки учетной информации, а также график документооборота утверждаются актами субъекта учета, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику субъекта учета.
Одновременно сообщаем, что первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства Российской Федерации. При этом Карточка-справка является обязательным документом в составе документооборота учреждения, являющимся основанием для начисления пенсий и определения трудового стажа работника.
| Заместитель директора Департамента бюджетной методологии |
С.В. Сивец |
Особенности заполнения карточки-справки (ф. 0504417)
Вопрос:
В карточке-справке (ф. 0504417) указываются справочные данные о стаже работника, его образовании, данные по заработной плате только за один год. В этой форме есть раздел «Отметки о приеме на работу и переводах». Как его заполнить, если сотрудник был принят на работу пять лет назад, переводов не было? Отражать ли в названном разделе только сведения за текущий год или все движения по сотруднику за пять лет (закрепив все это в учетной политике)?
Ответ:
Форма карточки-справки (ф. 0504417) утверждена Приказом Минфина РФ № 52н.
Этот документ применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работников и может быть использован для обобщения информации о суммах вознаграждений, начисленных (выплаченных) физическим лицам в рамках заключенных с ними гражданско-правовых договоров.
В карточке, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), расчетной ведомости (ф. 0504402) отражаются в разрезе источников финансового обеспечения (деятельности):
– суммы начисленной заработной платы (по видам выплат);
– суммы удержаний (по видам удержаний);
– сумма, полагающаяся к выдаче работнику.
Других разъяснений по применению и формированию карточки-справки (ф. 0504417) Приказ Минфина РФ № 52н не содержит.
Отметим, что сведения в карточке-справке (ф. 0504417) формируются за конкретный год. В разделе «Отметки о приеме на работу и переводах» указывается информация о постоянных начислениях на оплату труда, надбавках, доплатах и т. д., в частности:
– в графах 1 и 2 проставляется дата и номер приказа учреждения, на основании которого производятся соответствующие начисления;
– в графах 3 и 4 – наименование структурного подразделения и должность работника;
– в графе 5 – размер заработной платы, всего;
– в графах 6 – 13 – виды и суммы постоянных начислений на заработную плату, надбавок и доплат.
По данному вопросу смотрите также Письмо Минфина РФ от 31.01.2012 № 02-06-10/324.
С учетом вышесказанного заполнять названный раздел нарастающим итогом с начала даты трудоустройства работника не нужно. В нем следует отражать актуальную на 1 января текущего года информацию об установленных работнику начислениях на оплату труда, надбавках, доплатах и т. д., с указанием оснований для их выплаты, а также сведения об изменениях различных составляющих заработной платы за этот год.
Вместе с тем в соответствии с последним абзацем п. 7 Инструкции № 157н учреждение при необходимости вправе включить в карточку-справку (ф. 0504417) дополнительные реквизиты, в том числе раскрывающие сведения о заработной плате работника за предыдущие годы. Правила заполнения данных реквизитов следует прописать в учетной политике.
Обратите внимание: исключать реквизиты из установленной формы документа не допускается.
Мишанина М.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Отправить другу