Историческая справка архива

Образец исторической справки

Составление исторической справки и дополнения к ней

Историческая справка составляется при первом упорядочении документов фондообразователя. В отдельных случаях первое упорядочение является одновременно и последним.

Принципы составления исторической справки являются универсальными и распространяются на все фондообразователи независимо от формы собственности.

Основная задача исторической справки заключается в предоставлении необходимой информации с целью ознакомления с фондообразователем и его деятельностью за соответствующий период, составом документов, характеризующих эту деятельность, соответствующим справочным аппаратом.

Указанная выше задача определяет структуру построения исторической справки, а именно наличие в ней 3-х обязательных разделов.

Первый раздел освещает историю фондообразователя за определенный период его деятельности; второй – характеризует документы, отложившиеся в его деятельности за указанный период; третий — анализирует соответствующий справочный аппарат.

В первом разделе в обязательном порядке:

— указывается период деятельности фондообразователя;

— дается информация о дате образования, наименовании и подчиненности фондообразователя (если имеется) со ссылкой на соответствующий нормативный документ (Указ, приказ, постановление, решение, распоряжение и т.д.). При этом указывается место нахождения фондообразователя, а именно: населенный пункт (село, поселок, поселок городского типа, город), район, область;

— определяется юридический статус фондообразователя (орган государственной исполнительной власти, орган местного самоуправления, общественные организации, государственные предприятия и т.д.) со ссылкой на основной нормативный либо регламентирующий документ (Закон, Устав, Положение, Регламент и т.д.);

— раскрываются основные задачи и функции фондообразователя со ссылкой на вышеупомянутый документ;

— освещается масштаб деятельности и подведомственная сеть фондообразователя (если таковая имеется);

— характеризуется структура административно-управленческого аппарата с указанием общего количества штатных единиц, а также производственная структура (если таковая имеется). В случае отсутствия структуры административно-управленческого аппарата указываются должности и общее количество штатных работников, при этом ссылка на соответствующие документы (штатные расписания, балансы, отчеты и т.д.) обязательна.

Все подразделы первого раздела исторической справки даются на момент образования фондообразователя и после всех изменений воспроизводятся вновь.

В заголовке исторической справки указываются последнее наименование, подчиненность и местонахождение фондообразователя.

Во втором разделе:

— указывается общее количество дел, отложившихся в деятельности фондообразователя, выявленных в результате научно-технического упорядочения его документов за соответствующий период (с разбивкой по категориям дел);

— определяется степень сохранности документов фондообразователя. Для этого используется номенклатура (номенклатуры) дел фондообразователя за соответствующий период его деятельности.

В случае неудовлетворительной сохранности документов прилагается акт о недостающих документов и акт о документах, пути розыска которых исчерпан (если есть необходимость).

Кроме этого прилагать документ (приказ , распоряжение, служебная записка) о реакции руководства фондообразователя на факт утери (порчи) документов НАФ.

— дается краткая характеристика физического и санитарно-гигиенического состояния документов фонда, их готовности к передаче на государственное хранение.

В третьем разделе:

— даются сведения о справочном аппарате фонда с подробной характеристикой каждого его вида (принципа построения описи дел постоянного хранения, по личному составу, долговременного хранения (если имеются), состава внесенных в них документов, оговоркой случаев ведения дел либо их формирования за период более одного года);

— указываются возможные направления использования документов фонда и случаи такого использования (написание научных статей, монографий и т.д. на основании документов данного фонда).

Историческая справка оканчивается фразой о продолжении либо прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации (если таковые имеются).

Документы профсоюзного комитета и (или) другой общественной организации включаются в описи дел постоянного хранения на общих основаниях в конце годового (годовых) раздела описи.

Наименования фондообразователя и его подчиненность воспроизводятся полностью.

Следует иметь ввиду, что прекращение деятельности фондообразователя наступает с момента исключения его из Единого Государственного Реестра Предприятий и Организаций Украины (ЕГРПОУ). Историческая справка подписывается составителем и руководителем организации.

Дополнение к исторической справке

Дополнение к исторической справке составляется при втором и последующем упорядочении документов фондообразователя, включая и последнее.

Принципы составления, задачи, структура построения дополнения к исторической справке аналогичны исторической справке.

Если каких-либо изменений в наименовании, подчиненности, юридическом статусе, форме собственности, правовой основе деятельности, задачах, функциях, масштабе деятельности, подведомственной сети, структуре административно-управленческого аппарата, производственной структуре фондообразователя за период, охватываемый дополнением к исторической справке не произошло, делается соответствующая запись: «За указанный период изменений в …, …, … не произошло».

Все произошедшие изменения отражаются аналогично исторической справке.

Между первым и вторым разделами помещается информация о количестве и место нахождении упорядоченных ранее документов постоянного хранения и по личному составу с указанием номеров и дат протоколов заседаний ЭПК Госархива Луганской области, одобривших, согласовавших соответствующие описи например: «Документы постоянного хранения за … годы в количестве… ед. хр. с №… по №…, внесены в опись №…, одобрены ЭПК Госархива Луганской области(протокол от …, №…) и переданы на хранение в … .

Документы по личному составу за … годы в количестве… ед. хр., с №… по №…, внесены в опись №…, согласованы с ЭПК Госархива Луганской области (протокол от …, №…) и находятся на хранении (переданы на хранение) в …».

Второй и третий разделы дополнения к исторической справки составляются аналогично исторической справке.

Завершается дополнение к исторической справке информацией о продолжении или прекращении деятельности фондообразователя, его профсоюзного комитета и (или) других общественных организаций (если таковые имеются).

Дополнение к исторической справке подписывается составителем и руководителем организации.

Историческая справка организации. Что это такое и для чего она нужна?

Компания «КонсультантПлюс Смоленск» » Правовая поддержка » Новости законодательства » Историческая справка организации. Что это такое и для чего она нужна?

ВЫДАЕМ ИСТОРИЧЕСКУЮ СПРАВКУ ОРГАНИЗАЦИИ

Историческая справка организации — документ, актуальный для предприятий с богатой историей. Если происходили реорганизации или (и) переименования, то он необходим. Историческая справка хороша тем, что в ней в краткой форме с однозначными ссылками на соответствующие документы приводятся основные вехи развития компании. Мы расскажем, как в отсутствие архива составить историческую справку в отделе кадров и каким образом приложить ее к архивным справкам, выдаваемым по запросам работников.

Историческая справка в полном своем воплощении составляется в архиве организации и ежегодно дополняется. Если общего архива нет и осуществляется только хранение документов по личному составу, то и историческую справку придется составлять кадровикам. Конечно, это будет ее упрощенный вариант.

Примечание. См. статью «Полное оформление дел на хранение: инструкция для кадровика» на с. 15 журнала N 1, 2017.

Когда и для чего нужна историческая справка

Историческая справка нужна отделу кадров, если за время существования компании в ней происходили организационные изменения или (и) переименования. Тогда при составлении архивных справок и выписок по запросам бывших работников может оказаться, например, что сотрудник был принят в ООО «Мелодия», а уволился из ООО «Симфония». Или пришел работать в ООО «Энергия», которое затем было присоединено в результате поглощения к ОАО «Атом», а еще через некоторое время ОАО «Атом» превратилось в ПАО «Атом». Вариантов может быть множество. Все подобные «неожиданности» в служебной биографии работников должны быть объяснены. Для этого и существует историческая справка.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются на государственное хранение тоже в сопровождении исторической справки. Услугу по ее составлению может оказать и архив, но информационным источником все равно будут представители ликвидируемой компании.

Таким образом, историческая справка требуется:

— при подготовке архивных справок и выписок;

— передаче дел по личному составу на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Историческая и архивная справки: как не перепутать

Историческая и архивная справки — это два разных документа.

Историческая справка — это вспомогательный архивный справочник, в котором в краткой форме описывается история организации. Она составляется единожды, а потом только дополняется при необходимости.

Архивная справка — это одна из форм ответа на запрос, например, бывшего работника компании. На каждый запрос составляется отдельная справка и направляется заявителю.

Примечание. См. статью «Выдача отделом кадров архивных справок, копий, выписок» на с. 36 журнала N 4, 2016.

Составляем историческую справку

Для грамотного составления исторической справки нужно обратиться к двум источникам:

1) Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила-2015).

2) Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Приоритет за Правилами-2015: во-первых, утверждены Приказом министерства, и потому имеют приоритетное значение, во-вторых, они на 13 лет моложе Основных правил. Зато последние более конкретны, благодаря чему очень эффективны в своей роли методического документа.

Историческая справка как вспомогательный архивный справочник упоминается в п. 5.4 Правил-2015, а в п. 5.6 подробно рассказывается о том, что в ней должно быть.

Мы будем составлять «облегченный» вариант исторической справки, цель которого — описать историю организации, которая не могла не отразиться в учетных кадровых документах.

Представим в таблице информационные блоки, которые может содержать историческая справка, создаваемая для нужд отдела кадров.

Таблица. Содержание исторической справки

N п/п	Информационный блок
	Даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации	На основе соответствующих распорядительных документов
	Ведомственная принадлежность	При наличии
	Структура и функции, их изменения	На основе организационной структуры
	Название организации-предшественника	При наличии
	Объем документов	С оговоркой, что речь идет только о документах по личному составу
	Крайние даты документов
	Степень сохранности документов
	Особенности формирования единиц хранения и их систематизации
	Место хранения документов по личному составу	С указанием фактического адреса нахождения хранилища

Оформление исторической справки

С точки зрения делопроизводства историческая справка представляет собой обыкновенный информационно-справочный документ, который оформляется на бланке организации и содержит реквизиты:

— наименование организации (полное и, при его наличии, сокращенное);

— наименование вида документа;

— дата документа (дата подписания справки);

— номер документа (обычно это N 1; крайне редко и в очень «частных» случаях на предприятии за год составляется больше одной исторической справки);

— место издания документа (если наименование населенного пункта не входит в наименование организации);

— текст;

— подпись.

Подписывают историческую справку составитель — в нашем случае начальник отдела кадров — и руководитель организации.

Отдельного внимания заслуживает реквизит «Текст документа». Не будем забывать, что у нас справка, то есть документ, содержащий исключительно факты. Никакой оценочной информации в исторической справке быть не должно. Не нужно также превращать ее в презентационную статью и помещать в текст обороты, уместные больше на школьной экскурсии по предприятию. Например, такие конструкции, как «в далеком 1973 году», «в этот трудный для страны период наш завод…» и т.п.

Историческая справка — документ архива и никакой презентационной нагрузки не несет. Одновременно не нужно пускаться в излишние подробности. Так, при сообщении о создании организации достаточно ссылки на приказ. Никаких прочих регистрационных данных и реквизитов указывать не нужно.

В соответствии с п. 5.6 Правил-2015 историческая справка для фонда составляется в двух экземплярах, один хранится в деле фонда, второй передается в государственный (муниципальный) архив. В этом положении речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и обычных организаций касается только тогда, когда их документы при ликвидации передаются на госхранение. Наша «облегченная справка» может существовать и в единственном экземпляре.

После того как справку подпишет генеральный директор, с нее снимается скан-копия, а оригинал справки помещается в дело. Вряд ли он будет требоваться часто, разве только в случае судебных разбирательств для представления на заседаниях. К архивным справкам и прочим документам может прикладываться заверенная копия данной справки. Нигде не написано, что копия должна быть заверена, однако рекомендуется все же произвести эту несложную процедуру, чтобы ни у кого не возникло даже малейшего сомнения в подлинности копии.

Заверение копии происходит стандартно, по хорошо знакомому каждому кадровику алгоритму: на копии документа проставляется штамп «Копия» или «Копия верна», затем указываются должность, фамилия и инициалы уполномоченного заверять копии работника, его личная подпись и дата заверения копии.

Ежегодные дополнения к исторической справке

В архивах организаций историческая справка составляется один раз, а в последующие годы к ней готовятся дополнения. К «камерной» справке отдела кадров это относится только в том случае, если в прошедшем году компанию постигли крупные организационные изменения: реорганизация, переименование, изменение оргструктуры, открытие новых видов деятельности.

Предположим, к нашей гипотетической организации из Примеров 1 и 2 АО «Природные ресурсы» в 2017 году в результате поглощения присоединилось ООО «Газовик».

>Историческая справка для архива: как правильно составить

Зачем нужна историческая справка для архива

Архив любой организации должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом. Одним из компонентов данного аппарата является историческая справка. В деле фонда архива должен находиться по меньшей мере один экземпляр исторической справки. Основные правила архивов организаций утверждены п. 7.6 решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Другим документом, регламентирующим деятельность архива предприятия, являются Правила работы ведомственных архивов. Согласно Правилам основными учетными единицами архива являются фонд и дела (единицы хранения). Все документы, подлежащие архивному хранению, размещаются в специально оборудованном помещении в сейфах или металлических шкафах.

Правила работы ведомственных архивов определяют состав документации, с помощью которой осуществляется учет деловых бумаг, находящихся на хранении в архиве. К ним относятся:

• Журнал учета поступления документов.
• Перечень фондов.
• Листы фондов.
• Описи дел.

Помимо документации, с помощью которой ведется учет деловых бумаг, архив предприятия должен быть снабжен соответствующим научно-справочным аппаратом.

Справочники по составу и содержанию документов являются основными видами научно-справочного аппарата. В его состав входят разного рода картотеки, номенклатуры дел, описи дел и исторические справки.

Между учетными документами архива и научно-справочным аппаратом существует взаимосвязь. Основная функция научно-справочного аппарата — обеспечение эффективного поиска и оптимального использования архивной документации.

Ведущая роль здесь принадлежит описям дел. На их основе строится создание всего остального научно-справочного аппарата, в том числе, и образцов исторических справок организации для архива.

Связь между всеми элементам научно-справочного аппарата осуществляется при помощи поисковых данных деловых бумаг. К таким поисковым данным относятся номера фондов, описей, дел и листов дела.

Историческая справка как элемент научно-справочного аппарата архива компании содержит ряд ключевых сведений обо всех аспектах деятельности фирмы.

В первую очередь к ним относится история развития компании. Следует отметить, что история развития компании включает в себя и историю ее организации.

Основным назначением исторической справки организации является фиксация ключевых моментов деятельности фирмы за весь период ее существования.

Справка

Как происходит процедура разработки и составления исторической справки?

1. Определяется состав деловой документации, имеющейся в наличии.
2. На основе полученных данных разрабатывается стратегия поиска, восстановления и сбора недостающих данных.

На практике любой документ, фиксирующий заключение договора или проведение сделки, может стать источником ценных данных для заполнения образца исторической справки для архива организации.

Любая документация фирмы, в том числе инвестиционные или иные проекты, документация по строительству и коммунальному обеспечению может стать источником информации при составлении исторической справки для архива. Все данные должны пройти проверку на соответствие объективной действительности, чтобы избежать искажения информации об истории создании и развития компании.

>Из каких разделов состоит историческая справка

Структура исторической справки содержит в себе три базовых блока.

Блок № 1.

«История фондообразователя». В нем в хронологической последовательности фиксируются все изменения организационной структуры компании, изменения функций организации, состава структурных подразделений и филиалов, а также изменения организационно-правовой формы ведения бизнеса.

В 2018 году уместным будет внесение в данный блок следующих сведений:

• о создании и изменении органов управления компанией (коллегиальных, исполнительных и единоличных);
• о назначении, перемещении и увольнении руководящих и должностных лиц компании (главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутренней безопасности или контроля, начальника отдела кадров или службы персонала, директора по развитию и маркетинга и т.п.);
• о получении свидетельств, сертификатов, наград на выставках и международных конкурсах;
• данные об организации, осуществляющий внешний аудит;
• информацию о публикации годовых отчетов;
• данные о мероприятиях по внедрению информационных систем;
• факты публикации материалов в СМИ о деятельности компании (как правило, перед проведением планового собрания акционеров);

Блок № 2.

«История фонда». Он содержит сведения об истории ДОУ компании, содержании документов фирмы и их структуре.

Блок «История фонда» должен содержать следующие сведения:

• общее количество дел в фонде компании и их крайние даты (открытие и закрытие дела);
• состав деловых бумаг фонда, даты создания и закрытия дел каждой группы;
• информацию о времени поступления фонда в архив компании;
• данные о сохранности документации;
• информацию о произошедших изменениях в составе документации и ее объеме;
• если компании осуществляла передачу дел на государственное хранение, должны быть сделаны указания на дату и место передачи, указано название госархива, номер фонда, который был присвоен данным учреждением архиву предприятия, ссылка на акт приема-передачи дел и реквизиты этого документа.

Блок № 3.

«Характеристика документов». В нем приводятся сведения об общем объеме документационного фонда фирмы, фиксируются факты поведенной утилизации части деловых бумаг (если уничтожение документов осуществлялось в период существования компании). Дается информация о принятой в компании системе учета документационного фонда и используемом научно-справочном аппарате.

Минимальный набор данных третьего блока исторической справки должен содержать следующие сведения:

• базовые виды деловых бумаг;
• специфика принятой в компании системы документирования;
• общая информации о текущем порядке работы с документацией: содержание и количество выдаваемых справок социально-правового назначения, порядок подбора и выдачи информации в структурные подразделения и филиалы фирмы и т.п.

Историческая справка для архива изготавливается в четырех экземплярах. Один остается в организации, а три остальных предаются вместе с описями в госархив в ходе осуществления процедуры приема-передачи дел.

Как правильно вести историческую справку для архива

Историческая справка для архива является сводным систематизирующим документом, фиксирующем ключевые факты, мероприятия и события для истории компании. Данный хронологический перечень содержит не только даты событий, но и ссылки на нормативные акты, подтверждающие их.

Справка

Для того чтобы правильно вести историческую справку компании, отдел ДОУ должен:

1. систематически учитывать и фиксировать ключевые исполнительные документы по личному составу и основной деятельности;

2. находиться в тесном взаимодействии с секретариатом, главой юридической службы, и руководителями всех структурных подразделений компании.

На практике такая работа заключается в сборе в течение года копий всех ключевых деловых бумаг компании для внесения записей в историю фонда организации. В конце года на основе собранных записей информация вносится в первый блок исторической справки «История фондообразователя».

Следующий этап работы — добавление аннотаций к заголовкам дел. Данная работа происходит в ходе взаимодействия с отделами при составлении описей дел, передаваемых в архив. Добавление аннотаций облегчит дальнейший поиск документов в архиве и работу над составлением годового раздела архивной описи.

Историческая справка к фонду

Историческая справка — письменный документ, составленный в архиве и содержащий сведения по истории фондообразователя, его документального и архивного фондов, а также краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Историческая справка состоит из двух частей: истории фондообразователя и истории фонда. Историческая справка составляется на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивный фонд личного происхождения, архивную коллекцию.

Историческая справка в архиве необходима для: определения и уточнения границ архивного фонда; определения и уточнения состава и полноты документов архивного фонда (или выявления недостающих документов и их розыска); проведения экспертизы ценности документов фонда; установления системы построения фонда и разработки схемы систематизации документов, использования научно-справочного аппарата к фонду. Методика составления исторической справки едина для всех архивов, но степень подробности исторической справки зависит от вида фонда и характера документов.

Историческая справка составляется в ведомственном архиве и в государственном, если фонд из ведомственного архива в свое время поступил без исторической справки, если фондирование осуществляется в государственном архиве (при создании объединенных фондов, архивных коллекций, описании документов, переработке описей). При первой передаче документов фонда из ведомственного архива в государственный с ним передается один экземпляр исторической справки, второй экземпляр остается в ведомственном архиве.

Историческая справка должна иметь заголовок «Историческая справка к фонду N…» с указанием как полного, так и официально принятого сокращенного наименования фондообразователя (в именительном падеже) и его подведомственности. Например:

Историческая справка к фонду N 252 — Управление сельского хозяйства администрации Удомельского района Калининской области.

Историческая справка используется сотрудниками архивов и исследователями.

Первая часть исторической справки — история фондообразователя — включает характеристику исторических условий возникновения и деятельности организации, название организации-предшественницы, в хронологической последовательности всех реорганизаций.

Сведения в разделе излагаются сжато, точно, с обязательными ссылками на законодательные источники и документы фонда, а иногда привлекается и дополнительная литература.

При разработке раздела освещаются следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название* организации-преемницы; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации; состав системы подведомственных организаций, место организации в системе государственного аппарата, в экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; изменения в названии подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

Уточняя даты создания (как и ликвидации) организации, необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало ее деятельности. Данное положение следует отметить особо.

Датами создания, как и ликвидации организаций, считаются даты постановлений высших органов государственной власти для центральных учреждений и приказов вышестоящих органов для местных организаций. Даты фактической деятельности организации-фондообразователя устанавливаются по документам самой организации, что также оговаривается в исторической справке. Например:

Удомельское районное производственное управление сельского хозяйства было образовано на основании приказа Калининского областного управления N 10 от 21 января 1965 года.

Структура фондообразователя дается на момент его возникновения со всеми основными изменениям, произошедшими за период его существования.

В исторической справке перечисляются функции организации-фондообразователя, т.е. основные направления ее деятельности, отраженные в нормативных актах. Например:

Управление цен администрации Мурманской области выполняет следующие основные функции: осуществляет мероприятия по проведению единой государственной политики цен на территории Мурманской области, анализирует влияние процессов ценообразования на результаты экономической деятельности в различных отраслях народного хозяйства; осуществляет формирование, регулирование цен и тарифов и т.д….

Наряду с основной деятельностью фондообразователя необходимо отразить и ее специфические особенности. Например:

Всероссийский комитет помощи инвалидам войны, раненым и демобилизованным красноармейцам и семьям лиц, погибших на войне, при ВЦИК из-за отсутствия постоянного источника средств занимался торговлей.

При изложении истории различных общественных организаций следует особо отметить вопрос о членстве в них. Например:

Членами Совета союза спортивных обществ могут быть добровольные спортивные общества, физкультурные и спортивные организации, министерства, ведомства…

Если подведомственная сеть разветвленная, то сведения о ней излагаются по хронологии или даются в отдельном приложении.

Если подведомственная сеть неразветвленная, то ее изменения и характеристику можно привести вместе со структурными изменениями, в хронологической последовательности.

Когда организация ликвидирована, то в исторической справке отражается весь период деятельности. Если она функционирует, то сведения приводятся за тот период, за который документы сданы в архив.

Если нельзя определить точную дату ликвидации организации, то это оговаривается в исторической справке. Например:

Определить точную дату ликвидации Краснодарской краевой комиссии по установлению и расследованию злодеяний, совершенных немецко-фашисткими захватчиками, не представляется возможным из-за отсутствия документов.

Если организация возглавлялась видными государственными, научными или культурными деятелями, то можно включить дополнительные сведения о руководителе (фамилия, имя, отчество, должность, его вклад в данную отрасль и т.д.). Например:

Основателями Московского художественного общедоступного театра были К.С. Станиславский и В.И. Немирович-Данченко.

В ряде случаев, отражая историю учреждения-фондообразователя, в историческую справку можно включать не только данные о его структуре, но и указывать фамилии лиц, возглавлявших эти структурные подразделения. Например:

Председатель Краснодарской краевой комиссии по установлению и расследованию злодеяний… — секретарь крайкома ВКП(б) — Селезнев П.И.

Составление исторической справки к объединенному архивному фонду и коллекции требует отражения особенностей их фондирования. Так, объединенный архивный фонд может быть сформирован из документов:

— однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории.

Например: Церкви Орловской Епархии.

— руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории. Например:

Министерство экономической промышленности СССР и его всесоюзные объединения.

— организаций, связанных между собой объектами деятельности. Например: Управление Западно-Сибирской железной дороги и его отделения.

— органа государственной власти и управления и находящихся в его составе самостоятельных учреждений и организаций. Например: Исполнительный комитет Совета народных депутатов и его отделы.

— последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично переданы их преемникам.

— двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями. Например:

Аксаковы С.Г., К.С., И.С; Вяземские П.А., П.П. и др.

Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в него фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ему организаций или обобщенного названия сменявших друг друга организаций или лиц.

В зависимости от способов объединения фонда следует строить и описание истории составивших его фондообразователей.

В исторических справках к объединенным фондам, включающим документы организаций, связанных между собой одной системой подведомственности, вначале освещается история образования этой системы в целом, затем излагаются сведения по каждому учреждению в отдельности или объединенные сведения о группах однородных организаций (главках, трестах). При этом оговаривается их своеобразие, если оно есть.

В исторической справке к фонду личного происхождения отражается история жизни и деятельности фондообразователя. В ней должны быть указаны: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, годы жизни фондообразователя, профессия, изложены этапы основной деятельности фондообразователя, особенности организации документов фондообразователя. В исторической справке к семейному (родовому) фонду о каждом из членов семьи (рода) даются те же сведения, располагаемые последовательно, по степени родства.

Специфика фондов личного происхождения требует давать сведения о составе их документов по определенной схеме. Объектом описания в них является конкретное лицо, в процессе жизни и деятельности которого образовался комплекс документов, составляющих фонд личного происхождения.

При систематизации дел фондов личного происхождения применяется тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки специфические, характерные для данных фондов (например, признак группировки литературных, музыкальных рукописей по жанрам произведений, а внутри жанров — по хронологии).

При систематизации документов фондов личного происхождения используются признаки: номинальный, предметный, понижения рангов.

Коллекции бывают двух видов: созданные конкретным лицом или образованные в архиве из отдельных, разрозненных документов.

Состав архивной коллекции может изменяться в связи с тем, что она может пополняться вновь поступающими документами, или по причине передачи отдельных документов во вновь образуемые фонды.

При изложении истории фондообразователя рассматриваются причины создания коллекции, фамилия, имя, отчество составителя коллекции, годы жизни составителя.

В том случае, если коллекция создана в архиве, то устанавливаются цели образования, признак (признаки) объединения документов в коллекции; место, где коллекция создана, полнота сохранности фондов, к которым относятся документы коллекции.

Биографические сведения о составителе коллекции даются по аналогии с биографическими сведениями о фондообразователе к фонду личного происхождения. Например:

Коллекция документов деятелей литературы и искусства XIX-XX вв. собрана Яковом Евгеньевичем Тарнопольским (1905-1941 гг.), издательским и музейным работником.

Во второй части исторической справки, посвященной истории фонда, приводятся следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты, изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности документов, утраты, незадокументированные периоды истории фондообразователя); степень сохранности документов; особенности формирования, описания и систематизации документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ и местах их хранения; сведения о наличии в фонде документов других организаций или лиц (фондовые включения); состав справочного аппарата к фонду.

Если фонд комплектующийся, то по мере необходимости, в историческую справку вносятся изменения, произошедшие в объеме фонда, его составе и содержании документов. Дополнения составляются на основе имеющихся в архиве учетных документов. Дополнения составляются по той же методике, что и историческая справка.

При создании второй части исторической справки на объединенный архивный фонд, следует отметить следующие сведения: время объединения фондов и на основе какого документа проведено объединение; номера и названия фондов, вошедших в объединенный архивный фонд. Говоря о составе и содержании объединенного архивного фонда, следует помнить, что характеристика документов строится с учетом существующих разновидностей объединения архивных фондов. Если в объединенный архивный фонд входят, например, документы министерства и его объединений, то сначала дается характеристика документов вышестоящей организации, а потом ей подчиненных. Глубина обобщений будет различной. При обобщении сведений, касающихся подчиненных организаций, она будет выше.

Если объединенный архивный фонд состоит из однородных по своим функциям организаций-фондообразователей, то документы аннотируются вместе по общей схеме.

Если в объединенный архивный фонд вошли документы одноименных по целевому назначению организаций, то выделяются основные виды документов, присущие всем учреждениям и, если в документах отражена специфика, то она выносится вслед за основным содержанием и т.д.

По объединенным архивным фондам личного происхождения характеристика должна даваться для каждого лица отдельно по схеме систематизации, предназначенной для описания документов архивных фондов личного происхождения.

Характеристика документов фондов личного происхождения дается как в схеме систематизации, творческие документы, переписка, документы к биографии, документы о фондообразователе, изобразительные документы, упоминания о фондообразователе.

Давая характеристику переписке можно перечислить адресатов и основных корреспондентов (в алфавитном порядке). Например:

Среди адресатов и корреспондентов были: Александров Г.А., Аронов А.А., Афиногенов А.Н., Вишневский В.В., Качалов В.И. и др. …

Для архивной коллекции указываются ее составитель, сведения по истории ее создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах построения, а также местонахождении коллекции до поступления в архив. Например:

Основная часть коллекции была собрана Авдеевым В.Д. в Чистополе во время Великой Отечественной войны, где в доме отца, врача Авдеева Д.Д., он встречался с эвакуированными писателями.

В этой части исторической справки устанавливается направленность и состав архивной коллекции. Общая направленность архивной коллекции и будет являться ее основной характеристикой. Выделяются документы, обладающие наиболее ценной информацией (научной, политической, исторической, художественной и т.д.). Например:

В коллекции Ильина А.А. представлены фотографии Ермоловой М.Н., Собинова Л.В., Шаляпина Ф.И., Козловского И. С. и других известных деятелей искусства.

Текст исторической справки помещается в дело фонда, подписывается ее составителем и директором архива.

Приложение N 17

Примерный перечень полей для баз данных «Архивная опись»

Номер Поля	Название поля	Тип поля	Длина поля	Основное назначение	Примечания
	Номер фонда	Ч (числовое)	7 знаков	поиск, сортировка, печать	О +
	Литера фонда	С (символьное)	СМ	поиск, сортировка, печать	О
	Номер описи	Ч		поиск, сортировка, печать	О +
	Литера описи	С		поиск, сортировка, печать	О
	Номер дела	Ч		поиск, сортировка, печать	О* +
	Литера дела	С		поиск, сортировка, печать	О*
	Делопроизводственный номер (индекс) дела	С		поиск, печать	О* (в т.ч. для дорев. фондов)
	Название фонда	М (мемо)		поиск, печать	О +
	Название описи	М		поиск, печать	О
	Раздел — уровень 1	М		поиск, печать	Д
	Раздел — уровень 2	М		поиск, печать	Д
	Раздел — уровень 3	М		поиск, печать	Д
	Раздел — уровень 4	М		поиск, печать	Д
	Заголовок дела	М		поиск, печать	О* +
	Аннотация	М		поиск, печать	Д
	Крайние даты	С		поиск, печать	О* +
	Дата дела сортировочная	Дата		сортировка	О+(01.03.2000)
	Количество листов	Ч		поиск, печать	О*
	Примечания	М		поиск, печать	О*
	Оператор	С		поиск, учет	Д+
	Дата заполнения	Дата		поиск, учет	Д
Условные обозначения:
О — основные поля для базы данных + -обязательные поля для базы данных	Д — дополнительные поля * — основные поля для листовой описи.