Форма 036 у

Журнал регистрации больничных листов в организации

Мария Новикова

Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

Инструкция для заполнения учетного журнала

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

• выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
• проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
• быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

1. Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.



2. Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
3. В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

1. Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
2. В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
3. Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
4. Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
5. Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
6. Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
7. В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Срок хранения больничных листов в организации

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

Артикул 00004662

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР
ПРИКАЗ
от 4 октября 1980 г. N 1030
Журнал регистрации листков нетрудоспособности (ф.036/у)
Больничный лист – документ, подтверждающий временную нетрудоспособность работника. Выдать его может врач после личного осмотра пациента при предъявлении им документа, удостоверяющего личность. Временное освобождение от выполнения рабочих обязанностей подтверждается записью в медицинской документации. Больничный лист подтверждает правомерное отсутствие сотрудника на рабочем месте и дает право получить пособие в связи с временной потерей трудоспособности. Он выдается не только при болезни, но и при беременности, необходимости ухаживать за больным ребенком и в ряде других случаев, предусмотренных законодательством. В особах случаях этот документ сможет послужить весомым аргументом при разрешении конфликтных ситуаций с работодателем.
Выдача больничных листов сопровождается их строгим учетом в первичной медицинской документации. Факт выдачи больничного листа фиксируют в Журнале учета больничных. Порядок выдачи, учета и хранения устанавливает Министерство здравоохранения России при согласовании с Фондом социального страхования РФ.
Журнал учета больничных листов – регистрационно-учетный документ книжного формата. Он заводится на определенный срок и может считаться законченным после заполнения его последней страницы. В целом определенной учетной формы Журнала нет. Более того, решение о его ведении или неведении принимает предприятие-работодатель, так как российское законодательство не предусматривает обязательного ведения учета больничных листов в журнальной форме. Однако, поскольку данный учет важен именно для работодателей, большинство из них, все же, отдает предпочтение журналам.
Форму Журнала учета больничных листов утверждает приказ руководства или инструкция по кадровому делопроизводству. Как правило, страницы Журнала обязательно нумеруются, а весь журнал прошнуровывают и на последней странице указывают наименование учреждения, количество страниц, дату окончания ведения, ставят подпись руководителя и печать организации. На обложке Журнала учета больничных отмечают полную дату начала его ведения и наименование организации. За хранение журнала отвечает работник отдела кадров. Руководитель обязан в форме приказа в письменном виде выдать полномочия по ведению и хранению Журнала.
Каждая запись в Журнале учета больничных имеет свой порядковый номер, содержит номер и срок действия больничного листа и сведения о сотруднике, его получившего. Также указывается лечебное учреждение, выдавшее больничный. Подчистки и правки в Журнале не допускаются. Текст должен быть легко читаемым, а потому исправления вносятся так, чтобы можно было прочесть и новую запись, и старую. Для этого достаточно перечеркнуть предыдущую запись тонкой горизонтальной линией и записать правильную информацию рядом в той же строке.
Основные графы для заполнения в Журнале учета больничных листов – № пп, Ф.И.О. сотрудника, номер больничного листа, срок больничного листа, медицинское заведение, выдавшее больничный лист. Кроме того, в нем могут содержать такие графы, как возраст и должность сотрудника, диагноз, вид нетрудоспособности (заболевание, травма, беременность, уход за ребенком), период нетрудоспособности, общее количество дней нетрудоспособности.
Графы для заполнения
1. № п/п
2. № листка нетрудоспособности, выданного данным лечучереждением / первый
3. № листка нетрудоспособности, выданного данным лечучереждением / продолжение
4. № листка нетрудоспособности, выданного другим лечучереждением /первый
5. № листка нетрудоспособности, выданного другим лечучереждением / продолжение
6. ФИО больного
7. Возвраст
8. Адрес больного
9. Место работи и выполняемая работа
10. Диагноз /первичный
11.Диагноз/ Заключительный
12. Фамилия врача /выдавшего листок нетрудоспособности
13. Фамилия врача / закончившего листок нетрудоспособности
14. Освобождение от работы / с какого числа
15. Освобождение от работы / по какое число
16. Всего календарных дней освобождения от работы
17. Отметка о направлении больного в другие лечебные учереждения
ВАЖНО: Журнал НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала. Все страницы журнала пронумерованы

Вопросы заполнения учетной медицинской формы № 036/у

В связи с возникающими разночтениями по поводу заполнения учетной медицинской формы № 036/у “Книга регистрации листков нетрудоспособности” между нашим ЛПУ и некоторыми контролирующими организациями (ФСС России, эксперты Минздравсоцразвития России) просим разъяснить: существуют ли стандарты по заполнению данной формы – по аналогии с заполнением формы № 035/у-02 “Журнал учета клинико-экспертной работы лечебно-профилактического учреждения” (Инструкция по заполнению учетной формы 035/у-02 утверждена приказом Минздрава России от 21.05.2002 № 154 “О введении форм учета клинико-экспертной работы в лечебно-профилактических учреждениях”)? Если подобных стандартов не существует, хотелось бы получить рекомендации по заполнению граф 12, 14 и 16 формы № 036/у в случае, когда ЛПУ продляет листок нетрудоспособности, выданный другим лечебным учреждением.

Приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030 “Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения” (приложение “Перечень форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения”, п. 128) утверждена форма № 036/у – Книга регистрации листков нетрудоспособности. В соответствии с п. 5.1.2 Инструкции о порядке осуществления контроля за организацией экспертизы временной нетрудоспособности (утверждена приказом Минздрава России № 291 и ФСС России № 167 от 06.10.1998 “Об утверждении Инструкции о порядке осуществления контроля за организацией экспертизы временной нетрудоспособности”) эта форма контролируется надзорными органами для целей оценки работы учреждения.

Наилучшим способом избежать замечаний контрольных органов является неукоснительное соблюдение порядка ведения журнала в соответствии с формулировкой заполняемых граф.

Так, в графе 12 “Фамилия врача, выдавшего листок нетрудоспособности” следует писать именно фамилию врача, выдавшего листок нетрудоспособности, поскольку продление листка нетрудоспособности может осуществлять и другой врач. В графе 14 “Освобожден от работы с какого числа” следует писать дату первого дня нетрудоспособности, независимо от местонахождения пациента в этот день. В графе 16 “Всего календарных дней с освобождением от работы” надлежит указывать именно весь срок нетрудоспособности.

Материал проверен экспертами Актион Медицина

Образец заполнения журнала учета больничных листов

Основная задача журнала учета больничных листов — упорядочить существующую документацию и придать журналу юридическую силу. Журнал учета больничных листов – необязательный документ. Работодателю только рекомендуется его вести. Поэтому любые претензии по поводу отсутствия этого документа нелегитимны.

Содержимое устанавливает приказ руководства. К нему прилагает инструкция по ведению отчетной формы для кадровиков. Организация может использовать макеты, изготовленные фирмами, которые работают с канцелярией, или создать журнал самостоятельно.

Порядок ведения отчетной формы закреплен законодательно. Несоблюдение этого порядка приведет к тому, что документ потеряет юридическую силу. Для его заполнения можно воспользоваться следующей инструкцией:

1. Нужно полностью указать на титульном листе название организации, которая регистрирует листок временной нетрудоспособности.
2. Затем подписать документ следующим образом: «Журнал учета больничных листов».
3. Следующий шаг – обозначить даты открытия и закрытия журнала.
4. Последнее – указать регистрационный номер лица, которое производит страховые взносы.

Правила, перечисленные ниже, также обязательны к соблюдению:

1. Работодатель сам выбирает форму журнала. Она может быть печатной или электронной.
2. Журнал учета нужно прошить, а страницы пронумеровать. Там же следует указать, сколько страниц в документе прошито и пронумеровано. Подпись руководителя скрепляется печатью предприятия. Последнее делают только при ее наличии.
3. Заполнять журнал можно только с помощью черной гелевой или перьевой ручки.
4. Информацию нужно записывать разборчивым почерком, помарки недопустимы, как и использование корректора. Графа «Примечания» нужна, чтобы заверить подписью исправления или указать записи, которые недействительны.

Структура документа и сведения, содержащиеся в нем

Если наниматель принял решение о ведении данной отчетной формы, то руководству следует изучить ее структуру. Одна страница или разворот имеют вид таблицы. В столбцы последней записывается информация.

Следующие графы должны быть в журнале учета больничных листов в обязательном порядке:

1. Номер листка временной нетрудоспособности.
2. Название медицинской организации, которая выдала больничный лист.
3. Период, в течение которого сотрудник был нетрудоспособен.
4. Дата сдачи документа работодателю.

При внесении данных из больничного листа следует заверить факт приема документа. Для этого нужны две подписи: ответственного лица и сотрудника, который предоставил медицинский документ.

В структуру отчетной формы допустимо добавлять новые строки и столбцы. Делать это следует только в случае необходимости: из-за специфики работы предприятия. Это возможно благодаря тому, что законом не установлены строгие рамки или ограничения.

Ниже приведен образец заполнения разворота журнала на примере книги регистрации листков нетрудоспособности. Форма этого документа: 036/у. Все строки, следующие после первой, заполняются аналогичным образом. Если для заполнения поля нет данных, в нем ставится прочерк.

Заполнение второй страницы представлено ниже.

Если у сотрудника организации несколько мест трудоустройства, то гражданин имеет право получить выплаты в двух (и более). В медицинской организации он получает одновременно два (и более) листков нетрудоспособности и должен предъявить каждый по соответствующему месту трудоустройства.

В этом случае лицевая сторона каждого больничного листва дополнена пометкой в правом верхнем углу. Это должна быть либо запись «основной», либо «внешнее совместительство». Первая делается на документе, который следует предъявить по основному месту работы, вторая — на листке нетрудоспособности, предъявляемом в месте работы по совместительству.

Графа 9 также дополняется либо записью «основной», либо «внешнее совместительство».

Документы для скачивания (бесплатно)

• Образец журнала учета больничных листов

О больничном листе

Руководство может начать оформление выплат только после того, как сотрудник вышел на работу и предъявил руководству листок временной нетрудоспособности.

Для предоставления необходимого документа у сотрудника есть шесть месяцев с того момента, когда больничный будет закрыт. Под днем закрытия подразумевается дата, которая написана в поле «Приступить к работе с». В частных случаях это может быть день, который следует за датой, отмеченной в графе «По какое число» (в таблице «Освобождение от работы»).

Регистрация листков временной нетрудоспособности в предприятии или у ИП реализуется посредством внесения информации в журнал.

Ответственность за выплату пособия по временной нетрудоспособности несет наниматель. Обязанность последнего – расчёт и назначение сотруднику, который предъявил листок о временной нетрудоспособности, денежного пособия. Затем наниматель может получить возмещение за все дни болезни после первых трех. Для этого ему нужно обратиться в службу ФСС.

Оплата происходит иначе в рамках пилотного проекта ФСС (действует только в некоторых регионах РФ). Нужно уточнить, что за первые три дня болезни сотрудника наниматель платит пособие в обычном порядке, и только остальная часть оплаты производится отделением ФСС.

Для расчета суммы выплат следует опираться на среднюю заработную плату сотрудника за два последних года. Это должны быть два календарных года до болезни (т.е. до момента наступления страхового случая). Существует ограничение по максимальным выплатам, но наниматель имеет право сделать доплату до средней заработной платы (в дополнение к пособию).

Вычисление минимальной оплаты производится исходя из МРОТ.

Чтобы рассчитать выплаты по больничному для сотрудника, принятого на работу меньше чем два года назад, работодатель должен опираться на средний заработок, который тот получал у предыдущего нанимателя. Для этого нужно предоставить нанимателю справку о заработке с предыдущего места работы.

Если в регионе действует упомянутый выше проект Фонда социального страхования, минимальный срок выплаты пособия составляет 15 календарных дней. Эта цифра может увеличиться, если наниматель передаст данные для выплаты в срок больше, чем пять календарных дней, или отделение ФСС не сможет своевременно принять положительное решение о выплате.

Согласно Трудовому кодексу РФ, если наниматель не выплатил пособие в установленный срок, ему придется оформить работнику компенсацию.

Больничные выплаты перечисляются на банковский счет сотрудника или оплачиваются из кассы в день выдачи зарплаты. Из пособия, как и из зарплаты, удерживается НДЛФ.

Организация обязана сохранять все листки временной нетрудоспособности в течение как минимум шести лет, так как этот документ имеет отношение к страховым службам. Под началом срока понимают момент окончания расчетного периода, в котором больничные листки поступили от работников. Для ИП срок хранения аналогичен. Из всего вышесказанного следует, что срок хранения журнала для регистрации больничных листов тоже составляет шесть лет.

Приказ Минтранса РФ от 13 февраля 2013 г. N 36 «Об утверждении требований к тахографам, устанавливаемым на транспортные средства, категорий и видов транспортных средств, оснащаемых тахографами, правил использования, обслуживания и контроля работы тахографов, установленных на транспортные средства» (с изменениями и дополнениями)

Установлены категории и виды транспортных средств (ТС), оснащаемых тахографами.

Это ТС для перевозки пассажиров с более чем 8 местами для сидения помимо места водителя (категории М2 и М3), а также ТС для перевозки грузов, имеющие максимальную массу свыше 3,5 тонн (категории N2 и N3).

Исключения — ТС категорий М2, М3, осуществляющие городские и пригородные регулярные перевозки. Сюда же входят автомобили, допущенные к международным перевозкам и оснащаемые контрольными устройствами в соответствии с требованиями Европейского соглашения, касающегося работы экипажей ТС, производящих международные автомобильные перевозки.

Установлены требования к тахографам. Цель — обеспечить непрерывную, некорректируемую регистрацию этими устройствами информации о скорости и маршруте движения ТС, о режиме труда и отдыха водителей.

Закреплены правила использования тахографов.

На ТС устанавливается, активизируется и используется один тахограф, данные о котором включены ФБУ «Росавтотранс» в перечень сведений о моделях этого оборудования.

Утверждены правила обслуживания тахографов. Они регулируют деятельность мастерских, сведения о которых учтены ФБУ «Росавтотранс» в соответствующем перечне.

Речь идет о следующих процедурах: активизация тахографа, блока СКЗИ, замена последнего, настройка (корректировка) установочных данных, техобслуживание, периодические проверки, ремонт тахографа, а также его замена в связи с поломкой или окончанием срока эксплуатации. Сюда же входит направление в ФБУ «Росавтотранс» информации о переданных и об утилизированных тахографах.

Установлены правила контроля работы тахографов. За это отвечают мастерские и транспортные предприятия.

Приказ вступает в силу с 1 апреля 2013 г. Техсредства контроля за соблюдением водителями режимов движения, труда и отдыха, установленные до этой даты, можно использовать до дня очередной калибровки (проверки), но не далее 1 апреля 2015 г.