Как отправить электронную счет-фактуру
Разница между применяемыми видами документа (бумажным и электронным) предполагает и некоторые отличия в работе с ними. Формирование и отправка ЭСФ контрагенту регулируется Порядком обмена, утвержденным приказом № 174н, которым предусмотрен особый порядок действий.
Прежде, чем выписать электронную счет-фактуру, необходимо получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в специализированном аккредитованном удостоверяющем центре (любом из действующих на сегодняшний день). Полный перечень этих центров представлен на ]]>сайте Минкомсвязи]]>.
Доставлять электронные счет-фактуры вправе лишь операторы электронного документооборота (ОЭД). Эти компании обеспечивают форматный контроль ЭСФ, осуществляют техническую поддержку электронного документооборота счетов-фактур между организациями, гарантируют доставку ЭСФ и оформляют документы, подтверждающие ее исполнение. Их деятельность регулируется приказом ФНС № ММВ-7-6/253 от 20.04.2012, а перечень этих предприятий фигурирует на официальном ]]>сайте ФНС]]>.
Этапы обмена ЭСФ таковы:
-
Поставщик составляет и отправляет файлом через оператора ЭСФ, подписанный руководителем;
-
Через сервис оператора, фиксирующего дату получения, файл поступает покупателю;
-
Получив ЭСФ, покупатель проверяет подлинность подписи продавца и направляет извещение о получении оператору (поставщику — по договоренности).
Дата выставления и получения ЭСФ
Моментом выставления ЭСФ является дата, указанная в подтверждении оператора о поступлении документа на сервер. Согласно Порядку обмена, передача ЭСФ сопровождается формированием следующих технических документов:
-
подтверждения о датах получения и отправления ЭСФ, направляемые впоследствии оператором обоим партнерам;
-
оба контрагента заверяют и переправляют оператору извещения о поступлении подтверждения;
-
при поступлении ЭСФ покупателю автоматически создается соответствующее извещение, которое он заверяет и направляет поставщику;
-
ОЭД формирует подтверждение о дате отправки этого извещения и отправляет его покупателю;
-
у покупателя формируется уведомление о получении подтверждения.
Таким образом происходит обмен информацией о передаче ЭСФ. Все подобные извещения формируются автоматически, фиксируя конкретную дату выставления электронных счетов-фактур и исключая путаницу в числах. Их формирование необходимо при возникновении споров с ФНС или между партнерами, разрешающихся при помощи сведений протокола передачи документов ОЭД, в котором отражаются все реквизиты передачи ЭСФ – даты отправки и поступления, подписи адресатов.
Как правило, электронный документооборот исключает возможность дублирования ЭСФ бумажным вариантом счета-фактуры, но при возникновении различных обстоятельств, например, технической невозможности вовремя отправить документ, допускается оформление обычного СФ и передача его по почте.
Факт передачи ЭСФ указывается поставщиком — в книге продаж (регистрируется обязанность уплаты НДС), покупателем – в книге покупок (возникает право на налоговый вычет). Особых правил для этого не предусмотрено, порядок внесения записи тот же, что и для бумажного аналога СФ. Все счета-фактуры (первичные, исправленные, корректировочные), составленные на любом носителе, подлежат единой регистрации.