Содержание
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
Документ |
Сколько хранить |
Бухгалтерские документы |
|
Документы по покупкам и реализации |
5 лет |
Путевой лист |
|
Документы по банку |
5 лет |
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) |
|
Инвентарная карточка ОС |
5 лет после выбытия ОС |
Учетная политика |
5 лет |
Бухгалтерская справка |
|
Приказы по основной деятельности |
До закрытия компании |
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга) |
5 лет |
Бухгалтерская отчетность |
До закрытия компании |
Аудиторское заключение |
До закрытия компании |
Документы по налогам |
|
Регистры налогового учета |
5 лет |
Налоговая отчетность |
|
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде |
|
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте |
|
Счет-фактура |
4 года |
Книги покупок и продаж с доп листами |
4 года |
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН |
До закрытия компании |
Акт сверки с ИФНС |
|
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу |
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
Документы по страховым взносам |
|
Платежки на перечисление взносов |
6 лет |
Расчет 4-ФСС |
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
Сведения СЗВ-М |
6 лет |
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) |
До закрытия компании |
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) |
Хранить вместе с отчетом |
Кадровые документы |
|
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка) |
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет) |
Личная карточка и копии документов работника* |
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
Трудовой договор и дополнения к нему |
|
Приказы по кадрам |
|
Табель учета рабочего времени |
|
Больничный лист и расчет по нему |
5 лет |
График отпусков работников |
1 год после использования |
Штатное расписание |
До закрытия компании |
* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Сроки сдачи декларации в 2018 году: таблица
В 2018 году декларацию по НДС необходимо сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (ст. 163, 174 НК РФ). Срок единый для сдачи декларации на бумаге и в электронной форме. Отчетными месяцами в 2018 году являются январь, апрель, июль, октябрь.
В 2018 году сдать отчет по НДС через интернет могут плательщики НДС. А «на бумаге» декларацию могут представить только налоговые агенты. Исключение – агент – неплательщик НДС. То есть лицо применяет спецрежим или освобождено от уплаты налога по статье 145 НК РФ. Тогда позволяется сдавать декларацию «на бумаге» или в электронном виде.
Если же срок сдачи декларации выпадает на выходной или праздничный день, отчитаться, по общему правилу, можно в ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Однако в 2018 году ни один из сроков сдачи декларации не совпадает с выходным или праздничным днем.Далее приведем таблицу со сроками сдачи декларации по НДС в 2018 году.
Отчетный период | Срок сдачи декларации по НДС |
4 кв. 2017 года | 25 января 2018 года |
1 кв. 2018 года | 25 апреля 2018 года |
2 кв. 2018 года | 25 июля 2018 года |
3 кв. 2018 года | 25 октября 2018 года |
4 кв. 2018 года | 25 января 2019 года |
Когда сдавать декларацию по НДС при импорте в 2018 году
Организации и ИП, ввозящие товары из стран ЕАЭС, должны отчитаться перед ИФНС, представив декларацию по НДС при импорте не позднее 20 числа месяца, следующего за месяцем принятия на учет импортных товаров/сроком платежа по договору (п.20 Приложения № 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе).
В 2018 году импортерам необходимо представить соответствующую декларацию по НДС в следующие сроки:
Период, за который подается декларация по НДС при импорте | Срок сдачи в 2018 году |
за декабрь 2017 года | 22.01.2018 |
за январь 2018 года | 20.02.2018 |
за февраль 2018 года | 20.03.2018 |
за март 2018 года | 20.04.2018 |
за апрель 2018 года | 21.05.2018 |
за май 2018 года | 20.06.2018 |
за июнь 2018 года | 20.07.2018 |
за июль 2018 года | 20.08.2018 |
за август 2018 года | 20.09.2018 |
за сентябрь 2018 года | 22.10.2018 |
за октябрь 2018 года | 20.11.2018 |
за ноябрь 2018 года | 20.12.2018 |
Декларацию по НДС при импорте за декабрь 2018 года нужно представить уже в 2019 году – не позднее 21.01.2019.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Декларация по НДС представляется в ИФНС ежеквартально в электронной форме, не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 5 ст. 174 НК РФ).
В 2018 году декларацию необходимо представить в следующие сроки:
- за I квартал — не позднее 25.04.2018;
- за II квартал — не позднее 25.07.2018;
- за III квартал — не позднее 25.10.2018;
- за IV квартал — не позднее 25.01.2019.
Порядок заполнения декларации по НДС
Приказом ФНС РФ от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@ утверждены форма декларации по НДС, порядок ее заполнения и электронный формат представления. В декларации необходимо заполнить:
- Титульный лист.
- Разделы 8 и 9 — в них отражаются данные из книг покупок и продаж. Приложения к этим разделам нужны только для уточненных деклараций.
- Раздел 3. Приложение 1 заполняется, только если НДС восстанавливается по недвижимости и только в последнем налоговом периоде.
- Раздел 1 заполняется в последнюю очередь. Строка 030 заполняется компаниями, освобожденными от уплаты НДС, но выставившими счет-фактуру с суммой налога. В строку 040 переносится НДС к уплате из строки 200 раздела 3. Если по итогам квартала НДС к возмещению, то в строке 050 декларации нужно указать сумму налога из строки 210 раздела 3, а строка 040 будет пустой.
Если компания является налоговым агентом по НДС, то необходимо заполнить раздел 2. Если в течение налогового периода осуществлялись операции, не облагаемые НДС, то нужно заполнить раздел 7.
Разделы 10, 11 заполняют и представляют посредники, а разделы 4-6 — экспортеры.
Для проверки правильности заполнения декларации по НДС можно воспользоваться контрольными соотношениями показателей, которые приведены в письме ФНС РФ от 23.03.2015 № ГД-4-3/4550@.
Перед сдачей декларации по НДС рекомендуем сверить ее данные с показателями декларации по налогу на прибыль. Дело в том, что при наличии расхождений налоговики потребуют пояснения. Причем суд поддерживает в таком требовании.
Типичные ошибки в декларации по НДС, которые выявляют налоговики
В рамках контрольных мероприятий инспекторы наиболее часто выявляют в декларациях по НДС следующие ошибки: 1. Неверный код операции реализации товаров (работ, услуг) покупателям — плательщикам НДС
В разделе 9 «Сведения из книги продаж» декларации налогоплательщиками-продавцами отражаются операции реализации товаров (работ, услуг) покупателям — плательщикам НДС, по коду вида операции 26 («Реализация товаров (работ, услуг) лицам, не являющимся налогоплательщиками НДС»). Счета-фактуры с кодом 26 не участвуют в процессе сопоставления счетов-фактур из раздела 8 «Сведения из книги покупок» декларации покупателя и счетов-фактур из раздела 9 продавца, в результате чего в адрес налогоплательщиков формируются автотребования по выявленным расхождениям.
2. Ошибки при принятии НДС к вычету по частям
Правом на вычет можно воспользоваться в течение 3 лет с момента его возникновения, а сумма налога по счету-фактуре может заявляться частями в течение нескольких налоговых периодов (письмо Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-07-РЗ/28263). При этом налогоплательщики при принятии к вычету НДС по частям неверно заполняют графу 15 книги покупок (стоимость покупок по счету-фактуре) (строка 170 раздела 8).
Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 установлено, что при принятии счетов-фактур к вычету по частям в графе 16 книги покупок (сумма НДС по счету-фактуре) (строка 180 раздела 8) отражается часть общей суммы налога, которая принимается к вычету в текущем квартале. А в графе 15 книги покупок (строка 170 раздела 8) всегда указывается стоимость товаров (работ, услуг), указанная в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры, без разделения на части.
Кроме того, в графе 13б книги продаж (стоимость продаж по счету-фактуре) (строка 160 раздела 9) и в графе 14 журнала учета выставленных счетов-фактур (стоимость товаров) (строка 160 раздела 10) также необходимо отражать итоговую стоимость продаж по счету-фактуре без деления.
3. Неправильное отражение импортных операций
Налогоплательщики в книге покупок и разделе 8 декларации неверно отражают операции импорта из стран — членов ЕАЭС (код вида операции 19) и из иных стран (код вида операции 20).
Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 установлено, что при отражении в книге покупок операции по ввозу товаров из ЕАЭС в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» книги покупок пишется регистрационный номер заявления о ввозе товаров с территорий государств ЕАЭС, присвоенный налоговым органом, и дата регистрации заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
При отражении в книге покупок операции по импорту товаров из других стран, не входящих в ЕАЭС, в графе 3 «Номер и дата счета-фактуры продавца» книги покупок указываются номер и дата таможенной декларации.
4. Неверное заполнение титульного листа декларации в случае ее представления правопреемником
При сдаче декларации за иную организацию в качестве правопреемника в титульном листе в графе «Код места представления» указывается код 215 («По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком») или 216 («По месту учета правопреемника, являющегося крупнейшим налогоплательщиком») с указанием кода формы реорганизации, ИНН и КПП реорганизованной компании в соответствующих графах. Если в данной ситуации на титульном листе в графе «Код места представления» указать код 213 («По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика») или 214 («По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком») декларация будет считаться представленной за себя. В результате этого ранее представленная за себя форма получает статус «неактуальная».
Таким образом, в результате указанных ошибок возникают расхождения, приводящие к повышенному документообороту и нежелательной нагрузке как на самих налогоплательщиков, допустивших нарушения, так и на их контрагентов.
ПИСЬМО УФНС РФ по МО от 09.12.2016 № 21-26/94330@
«О типичных ошибках при заполнении декларации по НДС»
Примечание редакции:
напомним, что в рамках камеральной проверки при обнаружении противоречий налоговики вправе запросить пояснения. Если у компании существует обязанность сдавать НДС-декларацию в электронной форме, то и пояснения к ней представляются в той же форме.
В этой связи Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-15/682@ утвержден электронный формат подачи указанных пояснений к декларации по НДС.
Таким образом, пояснения на бумажном носителе не считаются представленными.
Штраф в размере 5 тыс. рублей взыскивается в случае непредставления (несвоевременного представления) в налоговый орган пояснений, когда уточненная налоговая декларация не сдана в срок (п. 1 ст. 129.1 НК РФ). При повторном нарушении – 20 тыс. рублей.
Как представить пояснения к декларации по НДС
Камеральная проверка уплаты НДС имеет свои особенности. Обратите внимание: срок камеральной проверки декларации по НДС сокращен до двух месяцев.
Большинство компаний по указанному налогу сдают электронную отчетность.
Как прописано в п. 3 ст. 33 НК РФ, запрошенные инспекцией пояснения к виртуальной декларации необходимо направить только в электронной форме по ТКС в утвержденном формате. Пояснения на бумаге не считаются представленными.
Если затребованные при «камералке» пояснения или уточненная декларация не представлены в 5-дневный срок, то последует штраф по ст. 129.1 НК РФ в размере 5 тыс. рублей, за повторный проступок в том же календарном году он вырастет до 20 тыс. рублей.
Недавно вышестоящий налоговый орган рассмотрел спор по вопросу уплаты 5-тысячного штрафа в пользу компании.
Она в марте получила требование о предоставлении пояснений к НДС-декларации за III квартал прошлого года. Пояснения были направлены в инспекцию вовремя по ТКС, но обычным письмом, к которому были прикреплены первичные документы.
Налоговики посчитали пояснения непредставленными, так как компанией не был соблюден формат письма, утвержденный Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-15/682@. За это ей выставили штраф 5 тыс. рублей.
Вышестоящая налоговая инстанция отменила решение инспекции. Поскольку статья 88 НК РФ не предусматривает указаний на то, что неформализованные электронные пояснения не считаются представленными.
А статья. 129.1 Кодекса наказывает только за их непредставление, а не за нарушение электронного формата.
Поэтому компанию, направившую в ИФНС пояснения простым письмом по ТКС, нельзя привлечь к ответственности по ст. 129.1 НК РФ.
Примечание редакции:
данное решение поможет организациям, оказавшимся в подобных ситуациях, избежать штрафа без обращения в суд. Достаточно сослаться на него при появлении такой необходимости.
Напомним, что требование о представлении пояснений к декларации по НДС будет направлено, если налоговики выявят противоречия, несоответствия между сведениями, содержащимися в декларации налогоплательщика и его контрагента или в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур. К требованию прилагается перечень операций, по которым установлены расхождения.
Алгоритм заполнения пояснений зависит от факта наличия ошибок в декларации, приведших к занижению налога.
Если такая ошибка закралась, надо подать «уточненку» (п. 1 ст. 81 НК РФ). Прилагать к ней пояснения, раскрывающие причину неточностей, или нет – решает сама организация, ведь НК РФ не запрещает и такой вариант представления документов.
Если компания уверена в правильности заполнения отчетности, то в пояснениях это надо донести до контролеров. К примеру, раскрыть причину расхождений между «прибыльной» базой и НДС-базой (могли присутствовать операции, освобожденные от НДС) или причину несоответствия данных книги покупок и книги продаж контрагента (после сверки с ним). При необходимости к пояснениям можно приложить копии первичных документов.
Обнаруженные в отчете неточности, не повлиявшие на расчет налога или не занизившие его уплату, не приводят к необходимости подачи «уточненки». Это надо отразить в пояснениях.