Альбом форм документов организации и методика его разработки
Параллельно с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов организации, которыйявляется сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. Но Альбом может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.
В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом, самостоятельно или одновременно с Табелем, необходимо иметь массив документов, который и послужит исходным материалом для разработки форм документов.
Если организация разрабатывает только Альбом форм, то отбираются лучшие образцы тех документов, которые будут включены в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов.
Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:
1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).
2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов.
4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.
Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, то первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается со второго этапа — классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, следовательно, нуждающиеся в классификации.
Третий этап — Унификация форм документов (организационно-распорядительных). Унифицированная форма документа (УФД) — это унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
УФД строится по следующей схеме:
· определение состава реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;
· установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления (с учетом последних требований ГОСТов);
· унификация текста документов.
Четвертый этап — формирование Альбома — предполагает подготовку инструктивных материалов. В инструкцию целесообразно включить положения:
· о правилах заполнения и оформления документа, составленного по унифицированной форме,
· о характере информации, вносимой в форму,
· о количестве экземпляров создаваемых документов,
· о порядке их удостоверения (визирования, подписания, утверждения, удостоверения печатью),
· о местонахождении различных материалов документа и др.
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем. Альбом подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. Альбом является обязательным для работников организации.
Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Для работы в структурных подразделениях используется электронный вариант Альбома и электронные шаблоны унифицированных форм документов. При этом должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию.
Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.
Таким образом, Табель и Альбом форм документов, образуемых в деятельности организации, позволят значительно сократить временные и трудозатраты на составление документов, позволит работникам службы оптимизировать процесс создания документов.