Журнал выдачи ключей от помещений
Для систематизации записей о выдаче и возврате ключей от помещений используют специальный журнал. Он также позволяет контролировать, кто из сотрудников, когда и от какого объекта, кабинета или офиса брал ключи. Заполняет документ ответственный за выдачу ключей сотрудник или специалист службы охраны. Это зависит от того, на каком предприятии или в какой организации ведется учет.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи ключей от помещений .docСкачать образец журнала выдачи ключей от помещений .doc
Общие сведения
Выдавать ключи от объекта уполномоченный на это сотрудник обязан при предъявлении документа. Цель такого действия — уменьшить вероятность несчастных случаев или краж на предприятии, проследить, имеет ли доступ к объекту или офису берущий ключ сотрудник.
Документ должен постоянно быть на рабочем месте. А после того как будет заполнена последняя строка таблицы, журнал отправляют на хранение в специальное помещение с остальными документами компании. Хранить его нужно в течение 3 лет.
Как правильно заполнять журнал
Утвержденной формы такого журнала нет. Но структура документа, как правило, всегда одинакова, независимо от типа предприятия.
Журнал представляет собой книгу, внутри которой находится таблица. Титульный лист заполняется так:
- подписывают наименование предприятия, отдела или структурного подразделения;
- ставят дату начала ведения журнала;
- ставят дату окончания ведения (когда журнал будет заполнен).
Бланк содержит таблицу, графы которой должны включать следующую информацию:
- Номер по порядку.
- Дату.
- Номер помещения или его название.
- Время, когда был выдан ключ.
- ФИО и должность сотрудника, которому был выдан ключ.
- Время возврата ключа.
- Подпись сотрудника, который сдал ключ.
- Подпись ответственного за хранение и выдачу ключа работника.
К сведению! В некоторых бланках может присутствовать графа «Примечание». Заполняется она по желанию. Образец заполнения журнала и пустой бланк можно скачать на нашем сайте.
Изготовленный в типографии бланк может иметь также сквозные отверстия для шнуровки. Так как унифицированной формы нет, возможны различные варианты названия документа и внешний вид.