Содержание
>Телефонограмма
Телефонограмма
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Пример оформления входящей телефонограммы
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.
При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Типовые документы / Телефонограмма
ТЕЛЕФОНОГРАММЫ
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.
Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.
В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.
При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.
Реквизит «адресат» оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:
Управляющим филиалами
Акционерной страховой
компании «Аско»
Кураторам муниципальных
школьных округов
Северного административного
округа г.Москвы
При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:
Начальнику муниципального ремонтно-
строительного предприятия № 15
Южного административного округа
г.Москвы
Петрову М.Ф.
Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.
Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например
12.10.97 № 49
Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.
Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.
Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.
Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:
Руководитель
Департамента финансов
Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов
На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.
Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.
Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Передал», сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:
Передал — секретарь И.О.Петрова
Тел. 924 19 35
Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова «Передал» от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.
Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова «Принял», сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема — передачи (в часах и минутах). Например:
Принял. — Инспектор канцелярии С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:
Принял. — Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова
Тел. 923 28 22
11 час. 10 мин.
Пример оформления телефонограммы
ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления
20.08.97 № 46 образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя
Департамента образования
Правительства Москвы Л.В.Ковалев
Передал. Инспектор И.О.Гаврилова
Тел. 369 37 32
Принял.
Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова
Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:
Департамент образования Начальнику управления
Правительства Москвы образования Южного
административного округа
г.Москвы
Битюковой Ю.И.
Передал — инспектор Принял — начальник канцелярии
И.О.Гаврилова В.С.Бутова
Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18
13 час. 20 мин.
ТЕЛЕФОНОГРАММА
20.8.97 № 46
22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.
Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.
Заместитель руководителя Л.В.Ковалев
Оргкомитет «Возрождение»
ТЕЛЕФОНОГРАММА
Директору ОАО «Логос» Смирнову И.В. т. 144.28-17
Совещание «Круглый стол «Возрождение» переносится в гостиницу «Славянская» (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.
Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов
Передал:
Референт И.С. Рогозин 05.04.98
Принял:
Секретарь А.Р. Устинова
Рис. 15. Телефонограмма
При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:
— текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;
— после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;
— передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;
— во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;
— после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;
— если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.
При приеме телефонограммы необходимо записать;
— название фирмы и номер ее телефона;
— текст телефонограммы;
— должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
— дату и время приема.
Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй — хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.
В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.
1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА
2 — КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК
3 — ДАТА ЗВОНКА
4 — ВРЕМЯ ЗВОНКА
5 -ДЕНЬ
6 — ВЕЧЕР
7 — КТО ЗВОНИЛ
8 -ТЕЛЕФОН
9 -КОД
10 — НОМЕР
11 -РАСШИРЕНИЕ
12 — ФАКС
13 — СООБЩЕНИЕ
14 — ПРОСТО ПОЗВОНИЛ
15 — ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК
16 — ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ
17 — ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ
18 — ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ
19 — ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ
20 — КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК
Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм
«АРМ Секретаря», ООО «ИКК «Гарант Интернэшнл», 1999, E-mail: offex@icc.spb.su
Телефонограммы
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается – не более 50 слов.
В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.
Примеры текстов телефонограмм
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных бланках.
При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:
- – наименование организации;
- – наименование вида документа – ТЕЛЕФОНОГРАММА;
- – дата документа;
- – время передачи-приема телефонограммы;
- – регистрационный номер документа;
- – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- – место составления или издания документа;
- – адресат;
- – заголовок к тексту;
- – текст документа;
- – подпись;
- – отметка об исполнителе;
- – должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;
- – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- – идентификатор электронной копии документа.
Датой телефонограммы является дата се передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.
После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
Пример оформления принятой телефонограммы
Факсограммы
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного но каналам факсимильной связи. Факсограммы выделяются в отдельную группу корреспонденции исходя из особенностей передачи информации. По каналам факсимильной связи передаются документы, срочно требующиеся адресату.
Факсимильный терминал (телефакс) – устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их передачу но сетям электросвязи и прием – обратное преобразование. При использовании компьютеров в качестве факсимильных терминалов графическая информация может быть представлена в форме файлов, хранящихся на устройстве долговременной памяти вычислительной системы.
Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.
По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа – подлинника (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.
В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единого подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается принципиальная возможность их использования при заключении сделок, представлении отчетных и статистических данных. Вместе с тем в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.
Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т.п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура передает листы формата А4.
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.
Пример формы заявки, предназначенной для передачи по факсу
Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения.
- 1. Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.
- 2. Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.
- 3. По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.
- 4. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
- 5. Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкциями по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).
Пример оформления факсограммы
- 6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
- 7. Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).
- 8. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан па согласование, то на первом листе документа указывается «Проект».
- 9. Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
- 10. Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы.
- 11. После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.
В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы – телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами. Факсимильные службы делятся на три категории:
- а) абонентские факсимильные службы – Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением);
- б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс;
- в) факсимильные службы, подача сообщений в которых осуществляется с использованием службы Бюрофакс, прием – с использованием службы Телефакс и наоборот (Бюрофакс – Телефакс, Телефакс – Бюрофакс).
Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.
Клиентская служба «Бюрофакс» предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющих собственных факсимильных средств. Служба «Бюрофакс» обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба «Бюрофакс» обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:
- – подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;
- – подачу документа с факсимильной установки отправителя;
- – доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;
- – доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;
- – доставку факсимильного сообщения средствами почты;
- – выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);
- – выдачу факсимильного сообщения получателю но предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонентскую установку АТ/Телекс);
- – различные категории срочности передачи и доставки сообщений.
Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.
Абонентская служба «Комфакс» – факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:
- – передачу сообщений в заранее назначенное время;
- – многоадресную и циркулярную передачу;
- – автоматический сброс сообщений на терминал получателя;
- – получение сообщений в заранее определенный интервал времени;
- – организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;
- – уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;
- – повторную передачу.
Создание абонентской службы «Комфакс» связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе «Комфакс» промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.