Заверительная надпись в журнале

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:

• охрана документа (фиксируется сам юридический факт существования документа и прежде всего основные идентификационные реквизиты: название вида / разновидности, дата и номер, а также краткое содержание);
• учет документа (именно журнал фиксирует последовательность и соблюдение порядка номеров и позволяет присваивать регистрационные индексы);
• поиск документа (если известны реквизиты документа, то сведения о нем можно найти очень легко);
• контроль исполнения (в графах журнала фиксируются факты передачи документа / его копий исполнителям, даты, контрольные сроки и т.п.).

Правда, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти контроль исполнения выведен из зоны ответственности служб делопроизводства, поэтому журналы выполняют функцию контроля за сроками действия документов, зарегистрированных в них. Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере.

Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись. Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал. Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование.

Пример 1 СвернутьПоказать
или

Заверительная надпись делается на следующей строке после последней записи в журнале. Пропускать и оставлять свободными строки не рекомендуется.

Подобный порядок соблюдается и при «закрытии» каждого тома / части журнала, если для регистрации документов пришлось завести несколько его частей для продолжающейся регистрации в течение всего календарного года.

Если регистрация осуществляется в электронной форме в простых таблицах Excel или даже Word (пакет MS Office), то необходимо иметь в виду, что функцию охраны документов за счет фиксации сведений о них такие таблицы выполняют уже недостаточно хорошо. Тем не менее на следующей за последней записью строке необходимо внести заверительную надпись, которую можно выделить шрифтом:

Пример 2 СвернутьПоказать

В 2013 году внесено 248 (двести сорок восемь) записей.

А «закрывая» подобный журнал регистрации, необходимо использовать соответствующую сервисную функцию защиты файла от внесения изменений, например, «только чтение». Пароль защиты файла должны знать руководитель подразделения; сотрудник, непосредственно ведущий данный журнал; и сотрудник, замещающий его в случае временного отсутствия. А через год после «закрытия» подобный электронный журнал регистрации может быть сархивирован (zip-архив).

В работе с базами данных и их представлениями, включая «личные кабинеты» сотрудников в системах электронного документооборота, необходимо учитывать, что работу информационной системы поддерживает система управления правами доступа. В этом случае следует применять более сложный и ответственный способ «закрытия» доступа к информации (в годовом цикле), содержащейся в базах данных СЭД. И уже совместно со службой безопасности (информационной безопасности или ИТ-подразделением) и в рамках политики информационной безопасности (в соответствии с правилами работы с конфиденциальной информацией или правилами работы со служебной информацией) и на основании положения о СЭД служба делопроизводства готовит проект приказа первого руководителя (по административно-организационной деятельности, срок хранения – 5 лет) о «закрытии» баз данных или соответствующих представлений в них.

В зависимости от системно-функциональной архитектуры СЭД и ее названия формулируется заголовок приказа, например:

Пример 3 СвернутьПоказать

О порядке предоставления прав доступа к базам данных СЭД «Экто» в 2014 г.

или

О введении в действие баз данных и представлений СЭД «Экто» в 2014 г.

Констатирующая часть текста приказа должна содержать ссылку на тот локальный нормативный документ организации, в котором установлен порядок ограничения и учета прав доступа, например:

Пример 4 СвернутьПоказать

Во исполнение Политики информационной безопасности, утвержденной Советом Директоров (протокол от 20.12.2005 № 4) и п. 7.11. Положения о системе электронного документооборота «Экто» (утверждено приказом Председателя Правления от 12.01.2010 № 3)

А в распорядительной части текста можно сформулировать следующие примерные пункты:

Пример 5 СвернутьПоказать

1. Установить следующий порядок доступа к базам данных системы электронного документооборота «Экто» в 2014 году:

1.1. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013», «Отправленные/2013», «Доверенности/2013», «Командированные/2013» – Управлению делами в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей;

1.2. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2014», «Отправленные/2014» – Управлению делами и сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, в соответствии с утвержденными ролями пользователей в системе;

<. . .>

Пример 6 СвернутьПоказать

1. Ввести в действие с 01.01.2014 следующие представления баз данных системы электронного документооборота «Экто»:

БД «Доверенности», представление «2014»;

БД «Приказы», представление «Проекты/2014»

<. . .>

2. Вывести из оперативного использования с 01.01.2014 следующие базы данных и представления баз данных:

БД «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013» и «Отправленные/2013»;

БД «Доверенности/2013»;

БД «Командированные/2013» <. . .>

В распорядительной части текста подобного приказа необходимо установить права доступа к «закрытым» базам данных в случае необходимости:

Пример 7 СвернутьПоказать

Доступ сотрудников организации к базам данных и их представлениям, созданным в 2013 году, предоставляется Управлением делами на основании заявок, подписанных руководителями соответствующих структурных подразделений.

«Лучшие» практики организаций рекомендуют в подобный приказ включать еще и пункт о ежегодной проверке прав доступа:

Пример 8 СвернутьПоказать

Службе информационной безопасности совместно с ИТ-подразделением провести ревизию прав доступа в СЭД «Экто» в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей в системе.

То есть представления регистрационной базы данных за предыдущий год будут доступны только службе делопроизводства, которая является менеджером («организатором» и предметным администратором) этих ресурсов. Служба делопроизводства будет предоставлять доступ к ним только на определенное время и только на основании заявок, рассматривая их совместно со службой информационной безопасности. А через год служба делопроизводства будет решать вопросы архивирования (сжатия) представлений за 2013 год, организации их хранения в течение установленных сроков и последующего уничтожения или передачи на архивное хранение.

Полистать демо-версию печатного журнала

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью образец word, excel

При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять. Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек. Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.

Прошито и пронумеровано скачать wordПрошито и пронумеровано скачать excel

Лист-заверитель дела

бланк листа-заверителя

образец заполнения

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

• Дела, которые хранят долгое время или постоянно;
• Дела, которые подлежат хранению до 10 лет включительно (так называемое временное хранение).

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

1. Наименование документа — в данном случае «лист-заверитель» и номер дела, к которому он прикрепляется;
2. Количество листов в прошитом деле, а ниже даются пояснения в случае, если в деле есть номера с литерами (1а, 2а и т. д), пропущенные номера (например, после стр. № 5 сразу идет №7);
3. Далее указывается количество листов в описи дела;
4. Затем идет таблица, в которой указываются особенности тои или иной страницы (например, страница № 18 — фотография);
5. Подпись работника, составившего лист-заверитель, его должность, ФИО и дата.

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

• На лицевую часть обложки сшитого дела;
• На чистую оборотную часть документа, который идет последним в деле.

Главная / Образцы / Разное / На странице представлен образец бланка документа «Лист-заверитель дела» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF. Тип документа: Разное
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 2,0 кб

Бланк документа

Посмотреть
все страницы
в галерее

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _______

В деле подшито и пронумеровано __________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ___________ пропущенные номера ________ + листов внутренней описи ________________________________________
———————————-T—————————-¬ ¦Особенности физического ¦N листов ¦ ¦состояния и формирования дела ¦ ¦ +———————————+—————————-+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +———————————+—————————-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L———————————+——————————

__________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Формат А4 (210 х 297 мм)

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

• Разное: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
• «Лист-заверитель дела».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Лист-заверитель дела администрации городского поселения Сычево Волоколамского муниципального района Московской области
• Лист-заверитель дела в Федеральной регистрационной службе
• Лист-заверитель дела постоянного хранения в Аппарате Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
• Лист-заверитель дела в Федеральном агентстве по обустройству государственной границы Российской Федерации
• Лист-заверитель дела в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
• Лист-заверитель дела по материалам таможенной ревизии
• Лист-заверитель дела в Федеральном агентстве по образованию
• Лист-заверитель дела (оформление дел в таможенном органе)
• Лист-заверитель дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в Главном управлении Госадмтехнадзора Московской области
• Лист-заверитель дела (наряда), подлежащего сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет)