Содержание
Общие правила внесения изменений
Законодательство Российской Федерации защищает права трудящихся и оговаривает, как должно строиться взаимодействие разных сторон процесса труда, чтобы ничьи права не были ущемлены.
Трудовой кодекс Российской Федерации оговаривает все нюансы, в том числе и связанные с трудовыми книжками.
Согласно закона, они являются основной бумагой для официально трудоустроенного человека, и заполнять их нужно всякий раз, когда происходит какое-либо изменение в статусе человека или его квалификации, связанное с трудовой деятельностью.
Заполнение и ведение трудовых книжек строго оговорено в соответствующих Правилах и Инструкции, которые были изданы еще в 2003 году.
В них прописывается, кто имеет право заполнять документы, поданы примерные формулировки того, как следует отражать разные события в виде записей, а также исправлять, если в заполнение закралась ошибка.
Последнее следует разобрать, так как даже опытные кадровые специалисты не всегда знают, каким образом это отражать в документации.
Внесенные в трудовую записи может изменять или отменять ограниченный перечень людей, у которых есть соответствующие полномочия, но ни в одном законе не предусмотрено перечисления таких должностей.
Упомянуто только то, что подобные полномочия передаются внутренним приказом, но это обычно делается в отношении кадровиков, а на мелких предприятиях заниматься данной работой может руководитель фирмы или любой другой сотрудник, к примеру бухгалтер, секретарь, администратор и прочие.
Для неверной информации, которая была внесена в трудовую, нельзя применять привычные в других случаях зачеркивания, замазывания, сноски и прочие способы.
Разрешено использовать только тот вариант, связанный с указанием недействительности записи и добавлением правильных данных.
Когда ошибка появилась на первой странице, то допускается зачеркнуть неверную информацию и дописать соответствующую действительности, но на обложке с внутренней стороны указывается, почему произошли изменения и на основании чего они были вписаны в документ.
Записи всегда вносятся шариковой ручкой синего или черного цвета, но вполне допустимы гелевые или перьевые варианты, используя чернила, устойчивые к влиянию света и влаги.
При использовании чернил важно не поставить кляксу или не замарать бумагу, а слова при этом следует вписывать полностью, не используя сокращений.
Если это сделать не так, как оговаривают правила, то придется опять осуществлять коррекцию.
Как правильно исправить
Обычно ошибки находят или владельцы книжек, или ответственные за их заполнение люди, которые получили от непосредственного руководителя такие полномочия.
При нахождении ошибочной информации в разделе сведений о сотруднике, он должен собрать бумаги с правильными данными, это может быть паспорт, диплом об образовании, свидетельство о браке и другие документы.
Далее подается заявление на имя руководителя с просьбой внести исправление. Если помарка была отмечена владельцем слишком поздно, то ему нужно обратиться к предыдущему работодателю, по вине которого и была допущена ошибка, либо же идти в суд.
Ведь только эта инстанция сможет принять решение, согласно которому будет установлена принадлежность документа и скорректирована ошибочная запись.
При обнаружении владельцем книжки ошибки в сведениях о работе или награждениях, он должен действовать немного по другому.
В этой ситуации следует обратиться к тому работодателю, где он работал ранее и заявить о необходимости исправить допущенную ошибку.
Если увольнение произошло, и после него человек трудоустроился на новом месте, то естественно, что на руки книжку не выдадут.
Тогда следует подать предыдущему начальству заявление с просьбой выдать копии документов, которые позволят произвести коррекцию.
Нередко бывает, что организация уже не работает, и тогда все документы можно получить в городском архиве, по месту регистрации компании.
При исправлении вносятся изменения по графам, и следует правильно отразить всю информацию:
| 1 графа | Номер записи |
| 2-я строка | Дата, когда вносятся правки |
| 3 | Причина внесения “Запись *номер* считать недействительной”, после чего говорится о верных данных; |
| 4-я строчка | Реквизиты распоряжения руководства, которое послужило основой для внесения информации |
Одна запись может признать недействительными сразу несколько пунктов, поэтому необходимо указать, какие именно ошибки были допущены, и после этого опять-таки прописать нужную формулировку.
Эти действия не сильно отличаются, но некоторые нюансы в разных ситуациях все же существуют.
После увольнения
Неправильные сведения, внесенные работодателем, сотрудник может обнаружить сразу после увольнения, поскольку только тогда ему на руки выдается книжка.
Если человек внимательный, и не успел устроиться на работу, он может обратиться к прошлому руководителю, и тогда он:
| Делает запись в графе сведений о работе | В виде наименования организации, возобновляя тем самым блок от своего лица |
| Ставится текущая дата внесения коррекции | — |
| Запись признается недействительной | И после нее говорится о верной информации |
| Проставляются реквизиты того приказа | На основании которого были внесены новые сведения |
| Специалист-кадровик | Ставит свою подпись вместе с владельцем книжки и заверяется это печатью организации, после чего блок закрывается |
Недействительна дата трудоустройства сотрудника
Когда кадровик перепутал даты, ошибся в цифрах или допустил другие ошибки такого рода, ему конечно необходимо срочно исправить помарку, поскольку она может привести к проблемам с Пенсионным Фондом в дальнейшем.
Дата исправляется следующим образом:
| На имя директора | Пишется заявление с просьбой об исправлении |
| Делается приказ на правки | С определенным внутренним номером |
| Кадровик | Подтверждает недействительность и вносит верную информацию, а также основания для изменений |
| Специалист, осуществляющий правку | Вписывает должность, инициалы и подпись, а также ставится печатка |
Видео: как правильно исправить запись
Неправильная формулировка увольнения
Неправильное отражение причины увольнения можно исправить таким же образом, что и предыдущие варианты.
При отсутствии нового места работы обращение направляется предыдущему начальству, а при наличии места труда следует направить обращение от имени текущего руководства.
Правила внесения информации такие же, но если старая фирма отказывается внести правки, то следует оформить официальное письмо новому работодателю, и он по своим каналам получит подтверждающие бумаги.
В противном случае потребуется идти в суд, если никакие варианты больше не сработали.
Ошибки, не подлежащие исправлению
Когда при приеме на работу кадровик обнаруживает ошибку на титульном листе книжки, то она будет недействительной.
Ведь на главный листок можно вносить либо корректировку данных, либо дополнять их, но не исправлять уже имеющуюся информацию.
Отказывать в трудоустройстве при недействительной книжке нельзя по закону, поэтому от человека берется заявление, в котором тот просит оформить ему новый документ в связи с тем, что выданная на предыдущем месте является недействительной.
Также будет неправильно, если на титулке нет печати организации, проводившей оформление трудовой впервые, и это тоже делает книжку недействительной.
Но шанс на исправление есть, для этого следует пойти в фирму, которая выдавала впервые бумагу и поставить там печатку, но если она ликвидирована и не осталось правопреемника, остается только получать новую.
Главной проблемой при получении новой трудовой будет ее пустота, и чтобы подтвердить стаж, следует собрать справки с предыдущих работодателей.
Но полностью записи не вносятся, поскольку будет достаточно лишь указать в верхней части сведений о работе количество накопленного опыта.
В трудовых книжках, как и иных документах, часто возникают ошибки, и исправить их можно только признав недействительными и внеся новые данные в бумагу.
Этим занимаются кадровые специалисты, которые должны провести процедуру правильно, либо выдать новый документ, если старый попросту недействителен.
В любом случае следует ориентироваться на правила ведения и заполнения таких бумаг, чтобы в дальнейшем у сотрудника не возникало сложностей с пенсией или пособиями.
Заполняя трудовую книжку, специалист кадровой службы может допустить неточности или ошибки. В п.30 Правил ведения и хранения трудовых книжек № 225 (далее Правила) прописано, что не допускается зачеркивание ошибочных записей в разделах трудовой книжки о работе и о награждении. Исправление в этих разделах возможно осуществить только таким способом, как внести запись в трудовую книжку о недействительности записи. Затем необходимо внести правильную запись.
Как правильно написать в трудовой книжке что запись недействительна?
В п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек № 69 (далее Инструкция) определена последовательность, как именно делается запись в трудовой книжке «}Запись недействительна»}.
После ошибочной записи с соответствующим номером в этом же разделе делается запись в графах:
№1 —} последующего порядкового номера,
№2 —} даты внесения записи,
№3 —} следующего содержания: «}Запись за номером таким-то недействительна»} и строчкой ниже делается правильная запись,
№ 4 —} правильных реквизитов приказа или другого решения работодателя, в соответствии с которым вносится эта запись.
Приведем несколько примеров исправлений неверных записей, которые наиболее часто встречаются в практике кадровиков.
Пример 1. Недействительная запись в трудовой книжке
Когда в трудовую книжку по ошибке была внесена неправильная должность работника, исправление производится следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| экономиста | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 10 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | Приказ от |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| инженера | |||||
Пример 2. Внесение записи в трудовую книжку о недействительности даты приема на работу
1 вариант. Когда в трудовую книжку ошибочно вписали неверную дату приема работника, исправление можно оформить следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | Приказ от |
| Принят в маркетинговый отдел на должность | 12.02.2014 № 6-к | ||||
| инженера | |||||
2 вариант. Если была внесена неверная дата приема и реквизиты приказа:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс «} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 10 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 10.02.2014 № 4-к | ||||
| 9 | 12 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна | |
| 12 | 02 | 2014 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 12.02.2014 № 6-к | ||||
Пример 3. Изменение формулировки увольнения
Если после внесения записи об увольнении специалистом по кадрам была замечена ошибка в формулировке увольнения, исправление производится следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 | Приказ от |
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 10 | 05 | 02 | 2014 | Запись за номером 9 недействительна, | Приказ от |
| Уволен по соглашению сторон, пункт 1 | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | |||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
Пример 4. Исправление ошибочной записи, которая была обнаружена после увольнения
Если после внесения записи об увольнении сотрудника была замечена ошибка в записи о приеме, а именно в названии должности, то исправление можно оформить следующим образом:
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 8 | 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от |
| экономиста | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| 9 | 05 | 02 | 2014 | Уволен по собственному желанию, пункт 3 | Приказ от |
| статьи 77 Трудового кодекса Российской | 05.02.2014 № 8-к | ||||
| Федерации | |||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
| Закрытое акционерное общество | |||||
| «}Алвиго-Транс»} (ЗАО «}Алвиго-Транс»}) | |||||
| 10 | 06 | 02 | 2014 | Запись за номером 8 недействительна, | |
| 11 | 02 | 2013 | Принят в маркетинговый отдел на должность | Приказ от | |
| инженера | 11.02.2013 № 6-к | ||||
| Инспектор по кадрам Подпись Н.К. Галкина | |||||
| Печать | |||||
Исправление ошибочной записи должна производить та организация, которая внесла ошибочную запись в трудовую книжку своего сотрудника, либо та организация в которой на данный момент работает этот сотрудник, но только в случае предоставления подтверждающего документа из организации, которая допустила эту ошибку.
Ведение трудовых книжек производится на основе строгих правил. При внесении информации могут быть допущены ошибки, неточности. Недействительная запись в трудовой книжке может повлечь негативные последствия для работника: утрату части стажа, ущерб репутации из-за безосновательного взыскания и т.д. Законом предусмотрен специальный порядок корректировки отметок в трудовой.
Правила исправления ошибок
Процедура состоит из 2 этапов: сначала запись признаётся недействительной, после чего в документ вписывается актуальная информация. Специалист по кадрам при корректировке информации в документе руководствуется несколькими принципами.
Любое исправление в трудовой книжке, даже если ошибка очевидна, производится на основании официальных документов. Государственные институты или наниматель издают правовой акт, в тексте которого указываются правовые основания для корректировки информации.
Исправить ошибку в трудовой книжке имеет право только специалист по кадрам в организации, где была сделана соответствующая запись. Если компания была ликвидирована или гражданин устроился на другую работу, корректировка производится месту текущего трудоустройства.
Ошибочная запись в книжке, допущенная при оформлении нового документа, не исправляется. Бланк списывается по акту и уничтожается.
Чтобы исправить ошибку, кадровик вносит в трудовую книжку новую запись, которая отменяет старую. Законодательно шаблон не установлен, но специалисты при ведении трудовых книжек используют следующий образец: «запись № ХХ считать недействительной». Далее указывается действительная информация.
Замена сведений на титульном листе
Место на 1 странице документа ограничено, поэтому специалист зачёркивает данные и вписывает актуальные.
По изменяемому слову проводится горизонтальная черта, означающая, что информация недействительна. Нельзя вытравливать чернила, замазывать корректирующим раствором, стирать бумагу, производить иные подобные манипуляции. Ранее внесённая информация должна оставаться читаемой. В той же строке вписываются актуальные сведения (п. 2 постановления № 69).
Исправления в трудовой на титульном листе происходят в случае оформления соответствующих документов:
- паспорт;
- свидетельство о браке или о расторжении семейного союза;
- свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества;
- иной, например, решение суда.
На форзаце книжки указывается, какие данные были изменены и реквизиты документа, где содержаться правовые основания для этого.
В нормах постановления № 69 не указывается, как внести исправления на титульный лист, если на бумаге не осталось места. Проблема может возникнуть, например, если гражданин меняет фамилию несколько раз. На практике специалисты указывают информацию на других частях листа, где есть свободное пространство. Крайняя мера – оформление вкладыша.
Исправление неточностей во вкладыше
Трудовая имеет ограниченное количество страниц. Если строк для данных не хватает, кадровик оформляет вкладыш. Это несколько прошитых листов с графами. Документ хранится вместе с книжкой и передаётся гражданину вместе с ней при увольнении.
В законодательстве не указывается, как отменить запись во вкладыше к трудовой книжке. Специалисты действуют по аналогии. При корректировке сведений на титульной странице слово зачёркивается, рядом прописывается действительная информация. На внутренней стороне обложки фиксируется, какие данные изменялись, указываются реквизиты документа.
При изменениях в других частях вкладыша используется стандартная практика: специалист вписывает новую информацию, которая изменяет или корректирует старую.
Неправильно внесены реквизиты приказа
Исправление происходит в общем порядке. Нельзя откорректировать только номер или дату принятия документа, если суть была отражена верно.
Например, Иванова И.Е. была нанята в качестве технолога-проектировщика. При оформлении был составлен приказ, но кадровик ошибся при указании даты документа. Неправильная запись может повлечь негативные последствия в будущем при подсчёте трудового стажа.
Необходимы исправления реквизитов документа в трудовой книжке. Образец для корректировки используется стандартный: «Запись № 15 считать недействительной. Принята на должность технолога-проектировщика». В 4-м столбце указывается тот же приказ, но уже с верными реквизитами.
Ошибки в данных о награждении
Встречаются неточности при внесении информации о поощрениях работника. Отмена записи производится путём внесения в раздел корректных сведений. В поля документа вписываются следующие данные:
- дата и номер;
- указание, что запись с определённым номером не имеет силы;
- данные о том, какое поощрение получил работник;
- реквизиты правового акта.
Если человек получил поощрение, указывается день принятия управленческого решения. В случае, когда данные о награждении просто исключаются, фиксируется дата оформления приказа.
Ошибки в записи об увольнении
Прекращение отношений нанимателя и работника происходит на основании приказа. Поводом для оформления такого акта служит заявление сотрудника, дисциплинарный проступок, акт о прогуле и т.д.
Самое распространённое нарушение – внесение данных в книжку заранее. Отметка об увольнении должна проставляться в последний день работы. Если запись внесена ошибочно, вносятся реквизиты того же приказа или иного правового документа.
Исправить запись об увольнении в трудовой книжке специалист по кадрам может исключительно после издания распорядительного документа в организации.
Если трудовой договор был прекращён незаконно, то руководство компании обязано отменить ранее изданный приказ. На основании нового правового акта запись будет признана недействительной. Гражданин будет автоматически восстановлен на работе. Оформление отдельного приказа о возобновлении трудовых отношений будет нарушением закона.
При исправлении даты увольнения запись в трудовой книжке заверяется печатью. Образец выглядит следующим образом: «Запись № 14 считать недействительной. Уволен по собственному желанию. Пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации. Начальник отдела кадров Платонова С.М.» В графе 2 указывается дата прекращения отношений с нанимателем.
Перед тем, как аннулировать запись в трудовой книжке, необходимо оформить соответствующий приказ руководителя компании. Например, если гражданин получил решение суда, восстановился на работе. Акт государственного органа не даёт права кадровику корректировать информацию в книжке. На основании решения должен быть оформлен внутренний документ организации.
При неисполнении судебного решения гражданин имеет право обратиться к судебным приставам или повторно подать иск в суд.