Регламент, который обеспечит закрытие отчетного периода

По ссылке в конце статьи можно скачать полную версию регламента и графика закрытия отчетного периода ООО ТХ «Сибирский Гигант»

Регламент закрытия отчетного периода ООО ТХ «Сибирский Гигант» был разработан в 2010 году и впоследствии дорабатывался. Документ призван согласовать действия подразделений, которые участвуют в бизнес-процессах и влияют на финансовый результат. Регламент завершил процесс формирования системы документов, обеспечивающих своевременность и надежность отчетности. Его внедрение совпало с переходом на новое программное обеспечение. Это обеспечило успешность реструктуризации информационной стратегии, согласно которой любая информация, а особенно финансовая, должна усиливать преимущества компании в условиях жесткой конкуренции.

§ Проблемы, ставшие катализатором

Не могу сказать, что на момент создания регламента отчетность компании была недостоверной. Ежегодно с 2006 года привлекается аудитор для проверки управленческой отчетности. Но участники процесса по-разному понимали ответственность за своевременное представление документов, за ошибки при вводе информации. Многим были непонятны последовательность и взаимосвязи регламентных работ.

Эти проблемы связаны и со сменой программного обеспечения. Уже в рамках работы с новой системой в процессе внедрения и в первое время ее промышленной эксплуатации пришлось изменить процедуры консолидации данных и обмена, а также дублировать учетные операции в двух системах. Изменения затрудняли процесс закрытия отчетного периода. Повышались и инвестиционные риски в связи с задержкой информации для принятия решений.

Досье компании

ООО ТХ «Сибирский Гигант»

Год основания: 1996.

Сфера деятельности: новосибирская сеть продовольственных супермаркетов и оптово-розничных торговых центров, предоставляющих широкий ассортимент товаров и сопутствующих услуг.

Основные факты: включает магазины четырех форматов: гипермаркет «Гигант», торговый центр «Гигант», супермаркеты «Мегас», универсамы «Горожанка».

§ Преимущества регламента

Главным достоинством документа является матрица с перечнем необходимых работ, сроками и ответственными, а также с указанием их последовательности. По сути, это диаграмма Ганта, реализованная посредством Excel. Такая формализация мероприятий позволяет оперативно отслеживать соблюдение сроков на ежемесячной основе.

При разработке идеологии закрытия периода и при формировании документа учитывались:

  • проведение регламентных работ по совокупности всех учетных процессов;
  • параллельная реализация контрольных действий по бюджету и реформации бухгалтерского баланса.

Тем самым обеспечивается контроль в двух плоскостях:

  • с позиции исполнения бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств;
  • с позиции совмещения действий сотрудников в части работ в управленческой и бухгалтерской базах данных. Для этого предварительно сбалансировали потребности основных пользователей и функционала финансовой отчетности. Эти меры позволили устранить несоответствия между ожидаемым и реальным содержанием отчетности, а также быстро реагировать на возникающие запросы.

§ Как документ помог компании

Разработав и внедрив регламент, мы решили сразу несколько важных задач:

  • ускорили процесс подготовки и передачи данных в финансовую дирекцию;
  • повысили уровень внутреннего контроля за информационными потоками и обменом данными между программами;
  • сократили время на подготовку отчетности за период;
  • привлекли к формированию финансового результата менеджеров и персонализировали их ответственность за него.

Регламент способствует реализации главной задачи учета — предоставлению руководству своевременной и достоверной информации для принятия обоснованных решений.

График документооборота

Документооборот — это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Регламент закрытия отчетного периода

Процедура закрытия отчетного периода решает следующие задачи:

— обеспечивает полноту и своевременность отражения записей на основании первичных документов отчетного года;

— предотвращает утрату и несанкционированные изменения учетных регистров и первичных документов;

— проверяет правильность оценки и отражения расчетных и оценочных значений в бухгалтерском учете;

— подтверждает достоверность сальдо и оборотов по счетам бухгалтерского учета.

В рамках процедуры закрытия отчетного периода должны быть предусмотрены:

— проверка правильности начисления и использования резервов в течение года;

— сравнение суммы начисленного резерва и фактических расходов;

— принятие решения об изменении порядка определения суммы резерва, если сумма резерва существенно отклоняется от фактического расхода.

Порядок закрытия отчетного периода включает в себя четыре этапа:

1. списание на реализованную продукцию общей суммы расходов, связанных с производством и реализацией (к моменту закрытия отчетного периода эта сумма должна быть сформирована);

2. сопоставление итоговых данных по дебетовым и кредитовым оборотам на субсчетах, открытых к счету 90 Продажи и счету 91 Прочие доходы и расходы ;

3. списание положительной разницы между этими данными в кредит счета 99 Прибыли и убытки (если получена прибыль);

4. списание отрицательной разницы между этими данными в дебет счета 99 Прибыли и убытки (если получен убыток).

Синтетический счет 90 Продажи предназначен для учета доходов и расходов по обычным видам деятельности . Однако непосредственно на этом счете никакие операции не отражаются. Все показатели, необходимые для определения финансового результата, формируются на субсчетах, открытых к нему. Поэтому на любую дату отчетного периода синтетический счет 90 не может иметь ни дебетового, ни кредитового сальдо.

К счету 90 открываются субсчета:

90-1 Выручка — учитываются поступления активов, признаваемые выручкой;

90-2 Себестоимость продаж — учитывается себестоимость продаж, по которым на субсчете 90-1 Выручка признана выручкой;

90-3 Налог на добавленную стоимость — учитываются суммы налога на добавленную стоимость, причитающиеся к получению от покупателя (заказчика);

90-4 Акцизы — учитываются суммы акцизов, включенных в цену проданной продукции (товаров);

90-5 Экспортные пошлины — для учета сумм экспортных пошли, в случае если организация является плательщиком экспортных пошлин;

90-9 Прибыль/убыток от продаж — предназначен для выявления финансового результата (прибыль или убыток) от продаж за отчетный месяц.

Если совокупный оборот по кредиту субсчета 90-1 больше суммы дебетовых оборотов по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4, то разница между ними списывается в кредит субсчета 90-9 (формируется прибыль). Если совокупный оборот по кредиту субсчета 90-1 меньше суммы дебетовых оборотов по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4, то разница между ними списывается в дебет субсчета 90-9 (формируется убыток).

При закрытии отчетного периода сальдо, сформированное на субсчете 90-9, списывается на счет 99 Прибыли и убытки субсчет Прибыль (убыток) до налогообложения :

Дебет 90-9 Кредит 99 субсчет Прибыль (убыток) до налогообложения — отражена прибыль по обычным видам деятельности за отчетный период;

Дебет 99 субсчет Прибыль (убыток) до налогообложения Кредит 90-9 — отражен убыток по обычным видам деятельности за отчетный период.

Записи по субсчетам 90-1, 90-2, 90-3, 90-4, 90-9 выполняются нарастающим итогом с начала года. В течение года эти субсчета не закрываются. Их закрытие происходит при реформации баланса.

Синтетический счет 91 Прочие доходы и расходы предназначен для учета доходов и расходов по прочим операциям (п. 7, п.9 ). Однако непосредственно на этом счете никакие операции не отражаются. Все показатели, необходимые для определения финансового результата, формируются на субсчетах, открытых к нему. Поэтому на любую дату отчетного периода синтетический счет 91 не может иметь ни дебетового, ни кредитового сальдо.

К счету 91 открываются субсчета:

91-1 Прочие доходы — по мере поступления по кредиту этого субсчета отражаются доходы по прочим операциям;

91-2 Прочие расходы — в дебет этого субсчета списываются все расходы по прочим операциям;

91-9 Сальдо прочих доходов и расходов — отражается финансовый результат по прочим операциям.

Если совокупный оборот по кредиту субсчета 91-1 больше дебетового оборота по субсчету 91-2, то разница между ними списывается в кредит субсчета 91-9 (формируется прибыль). Если совокупный оборот по кредиту субсчета 91-1 меньше дебетового оборота по субсчету 91-2, то разница между ними списывается в дебет субсчета 91-9 (формируется убыток).

При закрытии отчетного периода сальдо, сформированное на субсчете 91-9, списывается на счет 99 Прибыли и убытки субсчет Прибыль (убыток) до налогообложения :

Дебет 91-9 Кредит 99 субсчет Прибыль (убыток) до налогообложения — отражена прибыль по прочим операциям за отчетный период;

Дебет 99 субсчет Прибыль (убыток) до налогообложения Кредит 91-9 — отражен убыток по прочим операциям за отчетный период.

Записи по субсчетам 91-1, 91-2, 91-9 выполняются нарастающим итогом с начала года. В течение года эти субсчета не закрываются. Их закрытие происходит при реформации баланса.

Если организация применяет ПБУ 18/02, то одновременно с закрытием отчетного периода следует отразить в учете условный расход (доход) по налогу на прибыль, который рассчитывается по формуле:

Условный расход/(доход) по налогу на прибыль=Бухгалтерская прибыль (убыток) за отчетный период (суммарное сальдо по субсчету 90-9 и субсчету 91-9) Ч 20%

Сумма условного расхода (дохода) по налогу на прибыль отражается в бухучете на одноименном субсчете, который открывается к счету 99 Прибыли и убытки .

Такой порядок следует из положений п. 20 ПБУ 18/02 .

В бухучете сумма условного расхода (дохода) отражается проводкой:

Дебет 99 субсчет Условный расход по налогу на прибыль Кредит 68 субсчет Расчеты по налогу на прибыль — начислена сумма условного расхода за отчетный период;

Дебет 68 субсчет Расчеты по налогу на прибыль Кредит 99 субсчет Условный доход по налогу на прибыль — начислена сумма условного дохода за отчетный период.

Если по итогам отчетного (налогового) периода в налоговом учете отражен убыток, то делается дополнительная проводка:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет Расчеты по налогу на прибыль — отражен отложенный налоговый актив с убытка, который будет погашен в следующих отчетных (налоговых) периодах.

Как регламентировать порядок закрытия периода в управленческом учете

Прежде чем разработать и утвердить порядок передачи первичных документов финансовой службе, подготовьте их подробный список. Классифицируйте документы по категориям – к примеру, как в таблице 1.

Таблица 1. Классификация первичных документов компании

Категории Документы
Кадровые документы – Приказы на отпуск, прием и увольнение сотрудников;
– табели учета рабочего времени;
– приказы о переводе, премировании и депремировании
Документы от поставщиков, покупателей – Накладные на товары и материалы;
– акты выполненных работ;
– счета-фактуры;
– прайс-листы;
– акты сверок;
– документы на бонусы и скидки;
– документы на возвраты продукции
Документы складского учета – Приходные ордера;
– акты списания товарно-материальных ценностей;
– документы перемещения товарно-материальных ценностей;
– ведомости по инвентаризации
Документы по основным средствам – Акт о приеме-передаче объекта основных средств;
– акт ввода в эксплуатацию;
– документы на перемещение и выбытие;
– сличительная ведомость результатов инвентаризации
Документы на операции с сотрудниками – Авансовые отчеты;
– документы на компенсации при увольнении;
– больничные листы;
– расчет отпускных;
– документы на удержания из зарплаты
Документы по внутригрупповым операциям – Документы купли-продажи между юридическими лицами одной группы компаний;
– акты сверок

Установите, какие обязательные реквизиты должны включать первичные документы, например:

  • наименование документа;
  • дату составления;
  • измерители хозяйственной операции;
  • содержание хозяйственной операции;
  • должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции.

Порядок передачи документов в финансовую службу оформите в виде таблицы – см. пример. Включите в нее такие столбцы:

  • документ;
  • срок представления;
  • формат документа;
  • ответственный за представление документа;
  • получатель документа.

О том, как указать в регламенте срок представления документов, см. Как быстро закрыть период в управленческом учете.

Таблица 2. Порядок передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете

Действие, документ Срок представления Формат документа Ответственный за представление документа Получатель
Передача всех документов по хозяйственным операциям в бухгалтерию В течение первого рабочего дня после даты совершения операции, счета-фактуры – не позднее пятого рабочего дня с даты совершения операции Типовой бухгалтерский формат Все инициаторы сделок Бухгалтерия
Приказы на отпуск За четыре дня до отпуска Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Приказы на увольнение сотрудников Не позже дня увольнения Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Кадровые приказы о переводе, приеме на работу В течение одного рабочего дня с момента перевода или приема сотрудника Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Табели учета рабочего времени Второй рабочий день после отчетного периода Типовой бухгалтерский формат Руководители всех подразделений Начальник отдела кадров
Накладные на сырье В течение одного рабочего дня с даты совершения операции Типовой бухгалтерский формат Начальник технологического цеха Бухгалтер по учету сырья
Приказ об изменении цен на сырье За один рабочий день до ввода новой цены на сырье Внутренний документ предприятия Начальник службы закупок Бухгалтер по учету сырья
Приказы на премии Первый рабочий день месяца, следующего за отчетным Типовой бухгалтерский формат Начальник отдела кадров Бухгалтер по учету зарплаты
Акты на услуги Одновременно со счетом-фактурой Типовой бухгалтерский формат Все инициаторы сделок Бухгалтерия
Акты на списание товарно-материальных ценностей Последнее число отчетного периода Типовой бухгалтерский формат Руководители всех подразделений Бухгалтерия

Не упустите из внимания документы, которые поступают в компанию со значительной задержкой, в том числе уже после закрытия периода: к примеру, акты выполненных работ от энергетиков, связистов. Установите сроки, в которые сотрудники подразделений должны представлять такие бумаги.

Обяжите бухгалтерию своевременно отражать в учетной системе поступающие первичные документы. Назначьте ответственных, которые будут ежедневно контролировать участки с самым объемным и проблемным документооборотом.

Закрепите в регламенте правила подготовки к закрытию периода. Ее нужно начинать заранее – в последнюю неделю отчетного месяца. Желательно, чтобы в конце каждого месяца финансовая служба представляла ответственным менеджерам подразделений оборотно-сальдовую ведомость в детализации по поставщикам. При этом сотрудник, отвечающий за работу с конкретным контрагентом, должен подтвердить его сальдо и уточнить сроки представления документов. Так решите проблему с недостающей первичкой.

Утвердите порядок передачи первичных документов приказом генерального директора – см. пример.

Пример приказа о порядке передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете

Светлана Божко, финансовый директор группы компаний «Марио Риоли»

«Приказываю:

1. Утвердить с 01.02.2018 Порядок передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете.

2. Секретарю ознакомить в срок до 02.02.2018 всех ответственных лиц с Порядком передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете.

3. Ответственными за сроки представления первичных документов назначить руководителей подразделений.

4. Ответственным за выполнение Порядка передачи первичных документов к закрытию периода в управленческом учете назначить финансового директора».

Чтобы оперативно закрывать период в управленческом учете, регламентируйте сроки передачи в финансовую службу не только первичных документов, но и внутренних документов компании, например:

  • производственных журналов и отчетов;
  • данных о расходовании энергоресурсов;
  • данных для расчета резервов по неликвидам, просроченной дебиторской задолженности, отпускам;
  • корректировок для управленческого учета;
  • ведомостей движения материалов, товаров и готовой продукции;
  • управленческих отчетов.

Если регламентируете формы внутренней отчетности, порядок ее формирования, это позволит избежать многих внутренних конфликтов в компании.

Пример регламента. Скачайте методику заполнения форм управленческой отчетности по исполнению планов и бюджетов

Ситуация: как бороться с корректировкой документов в учетной системе задним числом

В компании «Альфа» долгое время не могли избежать корректировки документов в учетной системе задним числом, из-за чего управленческую отчетность формировал и с опозданием и некорректно. Чтобы решить проблему, регламентировали предельные сроки доступа к документам в учетной системе, после чего они автоматически становились недоступны для ввода или редактирования данных. Сроки доступа к документам закрепили так:

  • документы продажи клиентам – до конца операционного дня;
  • возвраты от клиентов – до конца дня поступления возврата на склад;
  • кассовые и банковские документы – до конца операционного дня;
  • корректировки документов, исправление ошибок – только текущим днем, в котором обнаружили ошибку.

Закрытие месяца в бухгалтерском учете. Основы

Завершающей стадией работы главного бухгалтера является действие под названием – «закрытие месяца». БОльшая часть всех предприятий это действие совершает каждый месяц. Сегодня мы узнаем, в чем смысл «закрытия месяца».

Представим работающее предприятие. Вся его деятельность при помощи инструментов бухгалтерского учета окажется на бух счетах. Результаты по бух счетам мы увидим в отчетах ОСВ.

Давайте кратко рассмотрим «оборотку» реального предприятия до момента «закрытия месяца». Я сделал оборотку в целом по счетам, т.е. не используя субсчета. Сделал это для облегчения восприятия. Когда будет понятен смысл процесса «закрытия месяца» тогда можно будет смотреть ОСВ с субсчетами.

Небольшие комментарии к отчету

  • Глядя на список счетов (код и название), мы видим, какие участки учета были задействованы.
  • Отсутствие 41 и 44 счетов показывает нам, что это не торгующая товарами фирма.
  • Нет 43, 40, 25 и 20, счетов – это не производство.
  • Нет чисто одного 20 счета – это не выполнение работ
  • Остается – оказание услуг. Так оно и есть в нашем примере.
  • Отчет сформирован за месяц «Ноябрь 20ХХ»
  • ОСВ состоит из трех групп показателей:

— На начало месяца: на 31.10.ХХ на 23.59.59
— За месяц (ОБОРОТЫ) с 01.11.ХХ 00.00.00 по 30.11.ХХ на 23.59.59
— На конец месяца. Для каждого счета они складываются по следующим правилам:

  • Если бух счет «Активный» = Нач.Ост. + Оборот – Оборот
  • Если бух счет «Пассивный» = Нач.Ост. + Оборот – Оборот

В ОСВ мы можем выделить счета, ответственные за финансовый результат. К таким бух счетам относятся счета по «Выручке(Доходы) от продаж» и «Счета учета расходов на осуществление деятельности», а именно 90, 91 счета.

Поскольку финансовый результат – это одно число, которое может быть «Прибылью», а может оказаться «Убытком», то нам из «оборотки» необходимо получить это одно число, которое мы зафиксируем на 99 счете.

Для подведения финансового результата нам поможет формула: «Выручка(Доходы) — Расходы».
Как вы понимаете, нам нужно выбрать суммы для формулы. Одни суммы пойдут для показателя «Выручка(Доходы) от продаж», другие — «Расходы на осуществление деятельности»

Каждый бухгалтерский счет 90, 91 содержат в себе два показателя: «Выручка(Доходы) от продажи» и «Расходы на осуществление деятельности». А как это нам увидеть?

Все очень просто.
Кредитовые обороты на 90 и 91 счетах будут показывать «Выручку(Доходы)». Причем, это будет только на первых субсчетах, т.е. КО(90.1) и КО(91.1). Особо следует отметить, что кредитовые обороты (КО) на 90.1 и 91.1 субсчетах появляется в течение месяца всегда, когда происходит реализация(продажа). Но тоже самое нельзя сказать о расходах.

Дебетовые обороты 90 и 91 счетов расчитаны на собирание информации о Расходах предприятия. Однако время попадания расходов в течение месяца на эти счета не одинаковое. Одни расходы попадут в момент реализации(продажи). Этими расходами будет себестоимость проданной продукции, товаров. Другие же расходы, имеющиеся у фирмы в своей деятельности, «перейдут» только в конце месяца со счетов расходов на расходную сторону 90 и 91 счетов, т.е. в дебетовый оборот (ДО90 и ДО91). Субсчета 90 и 91 счетов, собирающие на себе расходы предприятия, будут с 2 по 8, в зависимости от того, что есть у них в настройках в плане счетов.

Вернемся к нашей оборотке и внимательно рассмотрим ее. Нам следует обратить внимание на счета, отвечающие за финансовый результат. Из оборотки мы видим 90, 91 и 26. Причем мы уже знаем, что сумма с 26 счета уйдет в расходную часть (дебет) какого-то из 90 или 91 счетов. Как вы думаете, в какой и почему?

Давайте на цифрах разберем наш пример в оборотке.
У нас есть формула финансового результата. Нам остается подобрать цифры из ОСВ и подставить их в соответствующие части формулы. Попробуйте сначала сделать самостоятельно, затем посмотрите, что получилось у меня.

Мое решение
«Выручка от продаж» = Кредитовый Оборот(КО)90.1 + Кредитовый Оборот(КО)91.1 = 2630450,50
«Расходы на деятельность» = Дебетовый Оборот(ДО)26 + ДО91.2 = 878757.89

Итак, в чем же смысл «Закрытия месяца в бухучете»?

Общий смысл в том, чтобы:

Во-первых, собрать Расходы текущего месяца на соответствующих счетах (20, 25, 26, 44) и «перенести» их на «Расходные субсчета» 90 и 91 счетов.

Во-вторых, в результате переноса сумм с расходных бух счетов (20, 25, 26, 44) конечные остатки на этих расходных бух счетах станут равны 0. Здесь есть исключения. Например, для производства, особенно для сельхозпроизводителей, у которых продукция растет и затрагивает несколько месяцев, 20 счет не закроется полностью, т.е. сальдо не станет 0. Еще примером будут торговые организации, которые на 44 счете учитывают транспортные расходы по доставке товара к себе.

Об этих небольших исключениях мы поговорим позже. Сейчас главное понять суть – расходные бух счета при «закрытии месяца» закрываются в ноль, т.е. на конец месяца по ним не должно быть остатков. (если только нет исключений)

В-третьих, после переноса сумм с расходных бух счетов на 90 счет, мы высчитываем конечные остатки(сальдо) по каждому счету: 90 и 91 счетов. Иными словами, находим разницу между Дебетом и Кредитом у 90 и 91 счетов и получившуюся сумму у каждого бух счета переносим на 99 бух счет. В итоге 90 и 91 счета, их конечные остатки, тоже станут равны 0.

Как это делается конкретно по субсчетам мы разберем в других статьях. Здесь же, главное понять следующее:

При закрытии месяца не должно быть остатков по счетам учета Расходов (20, 25, 26, 44). И 90 и 91 счета, в целом, тоже должны быть равны 0, т.е. не иметь остатков.

Еще раз отмечу, что есть небольшие исключения, когда разрешается, чтобы Счета учета расходов (затрат) имели остаток после «закрытия месяца». Это касается двух распространенных счетов: 20 производство и 44 счета. Об этом в другой раз.

В следующей статье мы посмотрим процесс «закрытия месяца» для фирмы, чью ОСВ мы рассматривали.

Посмотрим процесс «закрытия месяца» у реальной фирмы, оказывающей услуги. Лишний раз поучимся «смотреть в оборотки».

Согласно основам теории бух учета и нашим новым знаниям, попробуем предсказать, что мы должны увидеть после «закрытия месяца». Для наглядности возьмем за основу Оборотно-Сальдовую-Ведомость (ОСВ) нашего предприятия. Вот пример ОСВ.

Не это ли мы ожидаем увидеть?

  • 26 счет должен на конец месяца оказаться без остатка.
    т.е. СальдоКонечноеДебетово(СКД) = 0
  • Без остатка должны быть 90 и 91 бух счета
  • В Оборотах за период у 99 счета должны появиться какие-то суммы

Запускаем процедеру «Закрытие месяца»

Смотрим, как изменилась наша «оборотка».

Немного прокомментирую.

Смотрите, 26 счет на конец месяца «закрылся» — стал 0. Это хорошо. Вот проводка, показывающая, как это произошло.

Как видим, счета расходов «переносят» свои накопленные суммы со своего Кредита в Дебет на счет учета финансового результата. Помните про формулу финансового результата? Какие счета в ней участвуют?

Итак, в Дебете 90 и 91 счетов собираются расходы нашей фирмы за текущий месяц. Теперь мы можем подсчитать финансовый результат по каждому из них. Подсчет финансового результата — это некие действия над 90, 91 счетами. Как вы помните, 90 и 91 счета после подведения финансового результата должны быть равны 0. А итоговый результат финансовой деятельности окажется на 99 счете.

Нулевые остатки по 90 и 91 счетам должны быть в целом по счету. Cубсчета у этих счетов будут иметь остатки до 31 декабря, до процедуры — реформация баланса. Но об этом позже. Вот так в нашей ОСВ выглядит ситуация по 90, 91 и 99 счетам. Эта ситуация, возникает после «переноса» расходов на 90 счет, НО до закрытия 90, 91.

Посмотрите, я из всей ОСВ выделил ключевые счета, чтобы показать промежуточный этап «закрытия месяца». Мы видим, что 26 счет закрылся: остатки по нему равны нулю. И, в нашем случае, сумма 26 счета отобразилась в Дебете 90 счета.

В нашем примере у фирмы имеется только 26 счет. Был бы 44 счет, то он также бы закрылся и сумма с него перешла бы в Дебет 90 счета.

Таким образом, Дебет 90 счета собирает суммы со счетов учета расходов фирмы, плюс накапливает себестоимость проданных товаров, продукции. Себестоимость, как вы понимаете, имеется у производственных и торгующих фирм. У нас же, только накопленные расходы с 26 счета.

Теперь мы видим, что на 90 и 91 счетах образовались разные суммы по Дебетовому обороту (ДО) и Кредитовому обороту (КО). Получается, что по каждому из этих счетов, имеется конечное сальдо: 1705778.54 и 11374.53. Сейчас для нас нет большой разницы, где это сальдо стоит — в Дебете или Кредите. Нам важно только одно:

Закрытие 90 и 91 счетов подразумевает такие действия, чтобы сальдо превратилось в ноль. Т.е. мы должны сделать такие проводки для каждого счета в корреспонденции с 99, чтобы наши цифры — 1705778.54 и 11374.53 — ушли. Т.е. остаток стал бы ноль. Это правило закрытия в целом 90 и 91 счетов — по ним остаток должен быть равен нулю.

А чтобы остатки стали нулевыми, мы должны имеющиеся разницы между ДО и КО, (это конечные остатки) перенести проводкой на 99 счет. Иными словами,
— для 90 счета мы «добавим» в Дебет 1705778.54.
— для 91 счета мы «добавим» в Кредит 11374.53 В следующем отчете видно, как через проводки мы «добавляем нужные цифры», тем самым закрываем 90 и 91 счета. Закрытие этих счетов будет верным, если после — остатки по ним на конец периода(месяца) станут по 0.

Как видите, закрытие 90 и 91 счетов идут через их внутренние субсчета 90.9 и 91.9 в корреспонденции с 99 счетом. Где будет стоять 90.9 (91.9) в Дебете или Кредите проводки зависит от того, где не хватает сумм, чтобы счет на конец периода дал 0.

Сейчас мы с вами рассмотрели самый-Самый-САМЫЙ простой вариант, как выглядит «оборотка» и принцип «закрытия месяца» для фирм, оказывающих услуги.

Для торгующих организаций ОСВ выглядит несколько иначе. Например, мы увидим 41 и 44 счета. Для производственных — будут 20, 25, 40, 43, 44.

У всех предприятий может быть 76 и 73 счета. К тому же у многих предприятий имеется 01 счет со своими вспомогательными счетами 02 и 08 счета.

Все это многообразие не так сложно, как кажется на первый взгляд. С какими бы бух счетами не приходилось сталкиваться в бухучете, все придет в «оборотку», где необходимо будет взять суммы со всех счетов учета Расходов и «переместить» на 90 и 91 счета. Затем с 90 и 91 счетов, переместить получившиеся остатки на 99 счет. И так каждый месяц до декабря. В декабре в «закрытии месяца» будет еще одна операция, называемая «реформация баланса».

Закрытие месяца: проводки

Актуально на: 28 февраля 2017 г.

Окончание месяца – время, когда бухгалтер подводит промежуточные итоги. Речь идет о так называемом закрытии месяца. Какие бухгалтерские записи при этом формируются, расскажем в нашей консультации.

Что такое закрытие месяца в бухгалтерии

Под закрытием месяца в бухгалтерском учете обычно понимается обнуление тех синтетических счетов, остатка на которых на начало очередного месяца быть не должно.

К примеру, это может быть счет 25 «Общепроизводственные расходы» или счет 26 «Общехозяйственные расходы». В торговых организациях счет 44 «Расходы на продажу» также обнуляется, кроме части транспортных расходов по доставке товаров на склад, приходящейся на остаток товаров (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Эти счета закрываются, например, такими проводками:

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» — Кредит счета 25

Дебет счета 20 «Основное производство» — Кредит счета 26

Дебет счета 90 «Продажи» — Кредит счета 44

При этом если учет на указанных выше счетах ведется не во всех организациях, то счета 90 «Продажи» и 91 «Прочие доходы и расходы» характерны для любой организации, независимо от отраслевой принадлежности и специфики деятельности. И эти счета тоже должны закрываться в конце месяца.

Именно поэтому часто под закрытием месяца имеют в виду именно обнуление счетов 90 и 91.

Проводки по закрытию месяца вручную

Синтетические счета (свернутые) 90 и 91 на конец месяца остатка иметь не должны.

При применении специализированных программ, к примеру, закрытие месяца в УПП, происходит в автоматическом режиме. Регламентные операции по закрытию месяца в бухгалтерской программе предполагают сравнение дебетового и кредитового оборота отдельно по счетам 90 и 91 и закрытие этих счетов.

Как закрыть счета 90 и 91 в ручном режиме?

Для этого нужно сопоставить дебетовый и кредитовый оборот каждого из этих счетов и на разницу между ними сделать определенные бухгалтерские записи.

Если по счету 90 кредитовый оборот на конец месяца превышает дебетовый, формируется проводка:

Дебет счета 90, субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж» — Кредит счета 99 «Прибыли и убытки» – Отражена прибыль от обычных видов деятельности по итогам месяца

Если же по счету 90 кредитовый оборот на конец месяца меньше дебетового, проводка будет обратная:

Дебет счета 99 – Кредит счета 90, субсчет 9 «Прибыль/убыток от продаж» — Отражен убыток от обычных видов деятельности за месяц

Аналогично, по счету 91 при превышении кредитового или дебетового оборота проводки будут соответствующие:

Дебет счета 91, субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов» — Кредит счета 99 – Отражена прибыль по прочим видам деятельности

Дебет счета 99 – Кредит счета 91, субсчет 9 «Сальдо прочих доходов и расходов» — Выявлен убыток за месяц по прочим доходам и расходам

Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца в автоматическом режиме также относится к регламентным операциям по завершении месяца. Она позволяет скорректировать до средней взвешенной стоимости списания МПЗ среднюю скользящую оценку, которая производилась в течение месяца.

>Как закрывать отчетные периоды и определять финансовые результаты

Финансовый результат

Чтобы определить финансовый результат деятельности организации, нужно закрыть отчетный период. В бухучете отчетным периодом признается месяц (п. 48 ПБУ 4/99).

Общий финансовый результат (прибыль или убыток) за месяц складывается из результатов:

– по обычным видам деятельности (формируется на счете 90 «Продажи»);

– по прочим операциям (формируется на счете 91 «Прочие доходы и расходы»).

Финансовый результат за текущий отчетный период суммируется с общим финансовым результатом за предыдущие отчетные периоды.

Прибыль (убыток) от обычных видов деятельности определите как разницу между:

– выручкой от реализации продукции (товаров, работ, услуг) (без учета НДС и акцизов);

– расходами, связанными с производством и реализацией.

Это следует из положений пункта 5 ПБУ 9/99 и пункта 5 ПБУ 10/99.

Результат от прочих операций определите как разницу между:

– прочими доходами;

– прочими расходами.

Перечень прочих доходов установлен в пункте 7 ПБУ 9/99, а прочих расходов – в пункте 11 ПБУ 10/99.

Порядок закрытия

Процедура закрытия отчетного периода включает в себя:

  • списание на реализованную продукцию общей суммы расходов, связанных с ее производством и реализацией (к моменту закрытия отчетного периода эта сумма должна быть сформирована);
  • сопоставление итоговых данных по дебетовым и кредитовым оборотам на субсчетах, открытых к счету 90 «Продажи» и счету 91 «Прочие доходы и расходы»;
  • списание положительной разницы между этими данными в кредит счета 99 «Прибыли и убытки» (если получена прибыль);
  • списание отрицательной разницы между этими данными в дебет счета 99 «Прибыли и убытки» (если получен убыток).

Синтетический счет 90 «Продажи» предназначен для учета доходов и расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 9/99, п. 5 ПБУ 10/99). Однако непосредственно на этом счете никакие операции не отражаются. Все показатели, необходимые для определения финансового результата, формируются на субсчетах, открытых к нему. Поэтому на отчетную дату любого отчетного периода синтетический счет 90 не может иметь ни дебетового, ни кредитового сальдо.

К счету 90 открываются субсчета:

  • 90-1 «Выручка». По мере отгрузки по кредиту этого субсчета отражается выручка от реализации продукции (товаров, работ, услуг) с учетом НДС и акцизов;
  • 90-2 «Себестоимость продаж». В дебет этого субсчета списываются все расходы, связанные с производством и реализацией;
  • 90-3 «Налог на добавленную стоимость». По дебету этого субсчета отражаются суммы НДС, включенные в цену проданной продукции (товаров, работ, услуг);
  • 90-4 «Акцизы». По дебету этого субсчета отражаются суммы акцизов, включенные в цену проданной продукции (товаров, работ, услуг);
  • 90-9 «Прибыль/убыток от продаж». На этом субсчете отражается финансовый результат по обычным видам деятельности. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 90-1 больше суммы дебетовых оборотов по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4, то разница между ними формирует прибыль. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 90-1 меньше суммы дебетовых оборотов по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4, то разница между ними формирует убыток.

При закрытии отчетного периода разница между совокупным дебетовым оборотом по субсчетам 90-2, 90-3 и 90-4 и кредитовым оборотом по субсчету 90-1 (прибыль или убыток) отражается на счете 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» в корреспонденции с субсчетом 90-9.

Дебет 90-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»

– отражена прибыль по обычным видам деятельности за отчетный период;

Дебет 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» Кредит 90-9

– отражен убыток по обычным видам деятельности за отчетный период.

Записи по субсчетам 90-1, 90-2, 90-3, 90-4, 90-9 выполняются нарастающим итогом с начала года. В течение года эти субсчета не закрываются. Их закрытие происходит при реформации баланса.

Пример отражения в бухучете финансового результата от обычных видов деятельности за отчетный период (месяц)

ООО «Альфа» занимается оптовой торговлей и применяет общую систему налогообложения. В январе организация реализовала товаров на сумму 1 180 000 руб., в том числе НДС – 180 000 руб. Себестоимость проданных товаров составила 600 000 руб. Сумма амортизации основных средств, складских, транспортных и управленческих расходов равна 300 000 руб.

По состоянию на 31 января в бухучете «Альфы» отражены следующие данные:

– по кредиту субсчета 90-1 – выручка от реализации в сумме 1 180 000 руб.;
– по дебету субсчета 90-2 – себестоимость реализованных товаров в сумме 600 000 руб.;
– по дебету субсчета 90-3 – НДС с выручки от реализации в сумме 180 000 руб.;
– по дебету счета 44 – расходы на продажу в сумме 300 000 руб.

31 января бухгалтер «Альфы» закрывает отчетный период. Он делает проводки:

Дебет 90-2 Кредит 44
– 300 000 руб. – списаны расходы на продажу за январь;

Дебет 90-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»
– 100 000 руб. (1 180 000 руб. – (600 000 руб. + 300 000 руб. + 180 000 руб.)) – отражена прибыль от реализации за январь.

Синтетический счет 91 «Прочие доходы и расходы» предназначен для учета доходов и расходов по прочим операциям (п. 7, 9 ПБУ 9/99, п. 11, 13 ПБУ 10/99). Однако непосредственно на этом счете никакие операции не отражаются. Все показатели, необходимые для определения финансового результата, формируются на субсчетах, открытых к нему. Поэтому на отчетную дату любого отчетного периода синтетический счет 91 не может иметь ни дебетового, ни кредитового сальдо.

К счету 91 открываются субсчета:

  • 91-1 «Прочие доходы». По мере поступления по кредиту этого субсчета отражаются доходы по прочим операциям;
  • 91-2 «Прочие расходы». В дебет этого субсчета списываются все расходы по прочим операциям;
  • 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов». На этом субсчете отражается финансовый результат по прочим операциям. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 91-1 больше дебетового оборота по субсчету 91-2, то разница между ними формирует прибыль. Если совокупный оборот по кредиту субсчета 91-1 меньше дебетового оборота по субсчету 91-2, то разница между ними формирует убыток.

При закрытии отчетного периода разница между кредитовым оборотом по субсчету 91-1 и дебетовым оборотом по субсчету 91-2 отражается на счете 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» в корреспонденции с субсчетом 91-9:

Дебет 91-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»

– отражена прибыль по прочим операциям за отчетный период;

Дебет 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения» Кредит 91-9

– отражен убыток по прочим операциям за отчетный период.

Записи по субсчетам 91-1, 91-2, 91-9 выполняются нарастающим итогом с начала года. В течение года эти субсчета не закрываются. Их закрытие происходит при реформации баланса.

Пример определения сальдо прочих доходов и расходов за отчетный период (месяц) и отражения его в бухучете

В январе ООО «Альфа» сдавало имущество в аренду и выплачивало проценты за пользование кредитом. Сдача имущества в аренду не является основным видом деятельности организации. Начисленная сумма арендной платы составляет 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.). Сумма процентов по кредиту – 30 000 руб.

По состоянию на 31 января в бухучете «Альфы» отражены следующие данные:

– по кредиту субсчета 91-1 – арендная плата в сумме 59 000 руб.;
– по дебету субсчета 91-2 – НДС с арендной платы в сумме 9000 руб.;
– по дебету субсчета 91-2 – проценты за пользование кредитом в сумме 30 000 руб.

31 января бухгалтер «Альфы» закрывает отчетный период. Он делает проводку:

Дебет 91-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»
– 20 000 руб. (59 000 руб. – (9000 руб. + 30 000 руб.)) – отражена прибыль по прочим операциям за январь.

Условный доход (расход) по налогу на прибыль

Если организация применяет ПБУ 18/02, то одновременно с закрытием отчетного периода нужно отразить в учете условный расход (доход) по налогу на прибыль.

Для расчета этого показателя используйте формулу:

Условный расход (доход) по налогу на прибыль = Бухгалтерская прибыль (убыток) за отчетный период (суммарное сальдо по субсчету 90-9 и субсчету 91-9) × 20%

Сумма условного расхода (дохода) по налогу на прибыль отражается в бухучете на одноименном субсчете, который открывается к счету 99 «Прибыли и убытки».

Такой порядок следует из положений пункта 20 ПБУ 18/02.

В бухучете сумму условного расхода (дохода) отразите проводкой:

Дебет 99 субсчет «Условный расход по налогу на прибыль» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– начислена сумма условного расхода за отчетный период;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 99 субсчет «Условный доход по налогу на прибыль»

– начислена сумма условного дохода за отчетный период.

Если по итогам отчетного (налогового) периода в налоговом учете отражен убыток, то дополнительно нужно сделать проводку:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

– отражен отложенный налоговый актив с убытка, который будет погашен в следующих отчетных (налоговых) периодах.

Это следует из положений пункта 14 ПБУ 18/02, статьи 283 Налогового кодекса РФ и письма Минфина России от 14 июля 2003 г. № 16-00-14/219.

Сумма налога на прибыль, отраженная в бухучете на конец отчетного квартала или года, должна совпадать с суммой, отраженной в налоговой декларации, утвержденной приказом ФНС России от 26 ноября 2014 г. № ММВ-7-3/600. Поэтому, выполнив такие проводки, проверьте, правильно ли закрыт отчетный период. Для этого сопоставьте суммарные (с начала года) обороты по счету 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» в корреспонденции со счетами:

– 09 «Отложенные налоговые активы»;

– 77 «Отложенные налоговые обязательства»;

– 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Условный расход (доход) по налогу на прибыль»;

– 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянные налоговые обязательства (активы)».

Если разница между дебетовыми и кредитовыми оборотами по этим счетам совпадает с суммой, отраженной по строке 180 листа 02 декларации по налогу на прибыль, то расчеты по налогу на прибыль отражены в бухучете правильно. Это означает, что отчетный период закрыт корректно.

В зависимости от того, с какой периодичностью организация отчитывается по налогу на прибыль, такую проверку она должна делать либо по итогам каждого месяца, либо по итогам каждого квартала.

Пример отражения в бухучете условного расхода по налогу на прибыль при закрытии отчетного периода

ООО «Альфа» рассчитывает налог на прибыль ежемесячно от фактической прибыли. Доходы и расходы в налоговом учете определяет кассовым методом. Организация занимается оказанием информационных услуг и пользуется освобождением от уплаты НДС.

В январе «Альфа» реализовала услуги на сумму 1 000 000 руб.

Персоналу организации была начислена зарплата в сумме 600 000 руб. Сумма взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с начисленной зарплаты составила 181 200 руб.

По состоянию на 31 января выручка от реализации не оплачена, зарплата персоналу не выдана, обязательные страховые взносы в бюджет не перечислены.

15 января менеджер «Альфы» А.С. Кондратьев представил авансовый отчет по представительским расходам на сумму 24 600 руб. В тот же день эти расходы ему были возмещены в полной сумме. При расчете налога на прибыль учтены представительские расходы в сумме 24 000 руб. (600 000 руб. × 4%).

В январе других операций у «Альфы» не было. В бухучете организации сделаны следующие записи:

Дебет 62 Кредит 90-1
– 1 000 000 руб. – отражена выручка от реализации информационных услуг;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 77
– 200 000 руб. (1 000 000 руб. × 20%) – отражено отложенное налоговое обязательство с разницы между выручкой, отраженной в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 26 Кредит 70
– 600 000 руб. – начислена зарплата за январь;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 120 000 руб. (600 000 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив с разницы между зарплатой, отраженной в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 26 Кредит 69
– 181 200 руб. – начислены обязательные страховые взносы с зарплаты за январь;

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 36 240 руб. (181 200 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив с разницы между суммой налогов (взносов), отраженных в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 26 Кредит 71
– 24 600 руб. – списаны представительские расходы;

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 120 руб. ((24 600 руб. – 24 000 руб.) × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с суммы представительских расходов, отраженных в бухгалтерском и налоговом учете;

Дебет 90-2 Кредит 26
– 805 800 руб. (600 000 руб. + 181 200 руб. + 24 600 руб.) – списана себестоимость реализованных услуг;

Дебет 90-9 Кредит 99 субсчет «Прибыль (убыток) до налогообложения»
– 194 200 руб. (1 000 000 руб. – 805 800 руб.) – отражена прибыль за январь;

Дебет 99 субсчет «Условный расход по налогу на прибыль» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 38 840 руб. (194 200 руб. × 20%) – начислена сумма условного расхода по налогу на прибыль.

В январе в налоговом учете «Альфы» отражен убыток в сумме 24 000 руб. (оплаченные представительские расходы). Поскольку этот убыток повлияет на определение налоговой базы в следующих периодах, в бухучете сделана запись:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 4800 руб. (24 000 руб. × 20%) – отражен отложенный налоговый актив с убытка, не признанного в текущем отчетном периоде.

Сумма налога на прибыль, отраженная в декларации за январь, равна нулю. Сальдо по счету 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» равно:
200 000 руб. – 120 000 руб. – 36 240 руб. – 120 руб. – 38 840 руб. – 4800 руб. = 0.

Условный расход по налогу на прибыль отражен правильно. Отчетный период закрыт корректно.

По состоянию на 1 января следующего года сальдо по субсчетам 90-1, 90-2, 90-3, 90-4, 90-9, 91-1, 91-2 должно равняться нулю. Для этого по итогам отчетного года проведите первый этап реформации баланса.

Отчет о финансовых результатах

Финансовые результаты деятельности организации отражайте в Отчете о финансовых результатах. Он включается в состав промежуточной и годовой бухгалтерской отчетности (п. 49 ПБУ 4/99, п. 30 и 85 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Отчет о финансовых результатах формируется по данным субсчетов к счетам 90, 91, 99. Доходы, расходы, финансовые результаты отражайте в нем нарастающим итогом с начала года до конца отчетного периода.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *