Выписка из штатного расписания

Внешний вид по форме Т-3

Документ не имеет законодательно регламентированного варианта исполнения. Поэтому большинство организации используют рекомендованную Госкомстатом унифицированную форму Т-3.

В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.

Требования к оформлению данного юридического документа

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:

• быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию). Данный момент предельно важен, поскольку выписка вправе использоваться в качестве доказательства в судебных спорах, а также являться основой при расчете трудового стажа для начисления пенсии сотруднику.
• Каждый из листов документа должен быть заверен (пометка «Верно») исполнителем с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, после чего он ставит личную подпись и печать.
• Если выписка содержит несколько листов, то они оформляются в виде прошитого журнала с пронумерованными страницами.

  Узел нити прошивки крепится к тыльной стороне документа наклеенным бумажным квадратом с надписью «Копия верна.

  В журнале прошито и пронумеровано «___» страниц (или листов — на усмотрение)». Надпись заверяется подписью руководителя и печатью, которая должна быть расположена и на листе самого журнала, и на наклейке.

• Выписка имеет юридическую силу строго до момента окончания срока действия самого штатного расписания. Эта информация обязательно должна быть указана в реквизитах приказа о введении расписания.

Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачивания

В данном плане составление выписки из штатного расписания во многом аналогично оформлению самого первоисточника. Можно выделить несколько условных этапов:

1. сначала указываются реквизиты учреждения:
   • наименование и номер данного документа.
   • Дата составления;
   • Наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации).
   • Код по ОКПО;
2. Следом оформляется наименование документа: «Выписка из штатного расписания» с указанием даты ее составления.
3. После идут сведения о распоряжении, которое утверждает само расписание (реквизиты приказа организации, но основании которого расписание вступило в законную силу).
4. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов.

Рассмотрим примеры внесения в них информации.

Графа 1 «Наименование».

Указываются подразделения организации, в которых заявитель осуществляет трудовую деятельность.

ПРИМЕР. Данный сотрудник трудится в двух отделах административного блока — в дирекции – на должности секретаря и в отделе кадрового обеспечения — на должности специалиста по кадрам.

Графа 2 «Код».

Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

ПРИМЕР. Общий код для блока «Администрация» 01. В таком случае подразделения дирекции и отдела кадров будут иметь кодировку соответственно 01.01 и 01.02.

Графа 3 «Должность, разряд, класс квалификации».

Здесь отражаются названия занимаемых заявителем должностей.

ПРИМЕР. В данном случае – секретарь и специалист по кадрам.

Графа 4 «Количество штатных единиц».

Информирует о числе рабочих единиц для данного сотрудника по каждой должности в отдельности.

ПРИМЕР. Работник оформлен на неполную единицу (0,5) в должности секретаря и на полную штатную единицу в должности специалиста по кадрам (1,0). Данные числа указываются каждая напротив конкретной должности.

Графа 5 «Оклад».

Содержит информация о должностных ставках согласно принятой в учреждении системы оплаты труда. В таблице указывается только цифра (без валюты) также соответственно каждой занимаемой должности.

• Нужно указывать тариф именно для 1,0 ставки, даже если имеет место неполная тарифная ставка.

  Логично, что сотрудник в этом случае не вправе рассчитывать на всю указанную сумму оклада.

  Итоговое начисление будет пересчитано и указано в совокупности с надбавками в графе №9.

• Во избежание спорных вопросов не рекомендуется практика зарплатной «вилки», с юридической точки зрения правильнее конечную сумму выплаты конкретному сотруднику регулировать посредством надбавок.

ПРИМЕР! Оклад по должности секретаря составляет 20000 руб., по должности специалиста по кадрам — 30000 руб. Именно эти значения (без валюты!) указываются в данной графе соответственно для каждой из занимаемых должностей.

Графы 6 – 8 «Надбавки».

Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат, предусмотренные для обеих должностей.

СПРАВКА! Выплаты могут быть двух разновидностей:

• фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
• часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).

ПРИМЕР. Согласно действующему в организации положению об оплате труда, лица, занятым на должности секретаря положена мотивирующая ежемесячная премия в размере 10% от оклада (для полной тарифной ставки). А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2000 руб. Эти данные также без указания валюты и в расчете на 1,0 ставки вносятся в таблицу для каждой должности.

Графа 9 «Всего, руб.».

Отражает количество денежных средств, начисляемых в расчете на занимаемое сотрудником число штатных единиц каждой должности по прошествии календарного месяца.

ПРИМЕР. Заполнение этой графы подразумевает пересчет тарифных окладов и надбавок с поправкой на число занимаемых штатных единиц и их последующие суммирование по каждой из должности:

• за работу в должности секретаря заявителю ежемесячно начисляется:10 000 (50% оклада) + 1 000 (10% от начисляемой части оклада) = 11 000 руб.;

• труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.

Данные суммы вносятся также без указания валюты.

Графа 10 «Примечание».

Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений.

Строка «Итого».

Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее число занимаемых заявителем штатных единиц, итоговая сумма всех его окладов и надбавок.

ПРИМЕР. В рассматриваемом случае:

• общее число занимаемых штатных единиц — 1,5;
• итоговая сумма окладов (опять-таки предусмотренных для полной штатной единицы, а не фактически начисляемая) — 50 000;
• премия для секретаря – 2 000;
• премия для кадровика – 3 000;
• премия за производительность – 2 000;
• месячный фонд заработной платы заявителя (сумма данных из графы №9 с пересчетом на неполную штатную единицу) — 46 000.

• Выписка из штатного расписания открывает широкие возможности для отстаивания своих интересов как для сотрудника, так и для руководства.

  Поэтому персоналу по вопросам делопроизводства важно уметь грамотно извлечь и отразить необходимую часть из общей информации, содержащейся в штатном расписании.

  Образец выписки из штатного расписания

  Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

  1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
  2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
  3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
  4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
  5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

  

  Законодателем не устанавливаются правила относительно составления выписок из различной документации. Когда требуется составить ее из штатного расписания, составителю следует руководствоваться требованиями, установленными для заполнения расписания. Также необходимо учитывать общие требования по составлению различных актов.

  Как составить?

  Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

  В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

  В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

  Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

  Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

  Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

  На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

  Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

  Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

  Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

  В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

  На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

  

  Форма выдержки

  Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

  • название документации;
  • дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за 01.01.2019»);
  • название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
  • заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
  • примечания;
  • занимаемая должность заверившего и его подпись;
  • печать для заверки документов.

  Нюансы

  При составлении выдержки необходимо уделить внимание порядку составления рассматриваемой документации, времени ее хранения, также вопросу утверждения.

  Порядок составления

  Выписка из любого документа, в том числе из ШР, может составляться разнообразными способами. Допустимо заполнить форму, разработанную для расписания. При этом заполнение происходит в краткой форме. Также имеется возможность снять копию с части расписания.

  Согласно действующему ГОСТу, для заверки ксерокопии документации требуется проставить:

  • надпись «Верна»;
  • дата заверки документации;
  • должность лица, уполномоченного на заверение бумаг, а также его роспись и расшифровку к ней.

  

  Образец заверенной выписки из ШР

  Когда в организации имеется печать, то допускается ее применение на документе. В акте, который запрошен работником, должна указываться информация, которая необходима человеку.

  Если речь идет о участии в тендере или СРО, то требуется указать наиболее точно наименование должностей работников, которые будут принимать участие в данных работах. Также указывается количество работников, требующихся для выполнения поставленных задач.

  Сведения, прописанные в выписке полностью должны соответствовать такой документации:

  • приказ, согласно которому человек принят на работу;
  • выдержка из трудовых книжек и прочее.

  Название должностей во всех документах должно полностью совпадать. Кроме того, акт содержит все реквизиты, присвоенные штатному расписанию. В том числе не документе проставляется дата и регистрационный номер расписания.

  Кто утверждает?

  Правомочиями на утверждение обладает лицо, выполняющее руководящие функции на предприятии. Также руководителем может быть уполномочен отдельный сотрудник на выполнение данного действия. Полномочия сотрудника относительно составления и утверждения выписок должны находить отражение в соответствующих приказах руководства.

  Как правило, рассматриваемые полномочия возлагаются на сотрудников отдела кадров. Сведения относительно предоставления актов по требованию работников или третьих лиц, подлежат обязательному внесению в специальный журнал, отражающий учетные сведения.

  Сколько она действует

  Изготовленный акт имеет срок действия на протяжении одного года. По истечению указанного промежутка времени документ считается утратившим силу. Также устанавливается срок относительно хранения выписок в архивах предприятий.

  Согласно локальным актам, документ подлежит хранению на протяжении пятилетнего периода.

  Правила составления

  Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

  Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

  

  Пример составленной выдержки из штатного расписания

  Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

  Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

  Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

  Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

  Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

  Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

  Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

  Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

  Образец заполнения

  На фото представлен образец:

  

  Пример заполнения выдержки

  На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

  • копия выписки из утвержденного ШР;
  • документ, оформленный в печатной форме.

  Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

  Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

  Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

  

  Пример копии выдержки

  Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

  Без окладов и выписка с завода

  Зачастую на предприятиях, где руководители имеют целью уменьшить оклад работникам, составляют расписание без указания данной величины. Стоит отметить, что подобное действие считается недопустимым. Указание на это имеется в Постановлении Госкомстата от 2004 гола. В документе прописано, что расписание должно содержать графу, где указаны тарифные ставки.

  В рассматриваемом разделе подлежит отображению зарплата, указанная в виде оклада, процент, зависящий от величины выручки, сетка тарифов, процент от полученной прибыли и прочее. Также указывается на то, что полностью оклад отсутствовать не может. Данное положение закреплено законодателем.

  Работодатели должны помнить, что заработная плата на сегодняшний день не может быть меньше МРОТ. На основании указанных данных можно прийти к выводу, что составление расписания без указания оклада не допускается.

  Когда акт требуется рабочему завода, он имеет право обратиться с данной просьбой к сотруднику отдела кадров или другому лицу, наделенными полномочиями по составлению рассматриваемой документации. В выдержке указываются сведения относительно работника, который обратился. Заверка ее проводится на основании правил, которые были оговорены выше.

  Не смотря на то, что в законодательных нормах нет указания на определенную форму, по которой должна составляться выписка, к оформлению этого вида документов применяются общие положения относительно актов в организациях. Правомочиями по составлению и утверждению выписок обладают лица, чьи полномочия подтверждены соответствующим приказом.

  Для чего нужна выписка из штатного расписания

  Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

  Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

  • При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
  • Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
  • При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
  • При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
  • При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

  Кто делает выписку из штатного расписания

  Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и .

  Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

  • инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
  • главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
  • офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
  • генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.

  Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

  Как сделать выписку из штатного расписания

  Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

  • надпись: «Верно»;
  • должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
  • дата, когда произошло заверение.

  При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.

  Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

  Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

  • приказам о приеме на работу;
  • выпискам из трудовых книжек и т. п.

  Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

  Особенности составления выписки в отношении отдельного работника

  Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

  Такая выписка будет иметь следующую структуру:

  • название предприятия;
  • данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
  • информация о подписантах основного документа;
  • полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
  • подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

  Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.

  Штатное расписание

  В штатном расписании содержится информация о сложившемся разделении труда между работниками.

  О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1.

  Из указанного письма, в частности, следует:

  • штатное расписание – это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;
  • законодательно установленных правил составления штатного расписания не существует;
  • должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со штатным расписанием.

  Раньше для ведения этого документа применялась исключительно форма, установленная Госкомстатом.

  На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

  • унифицированную (форма № Т-3);
  • разработанную и утвержденную самостоятельно.

  Штатное расписание, в частности, должно включать в себя:

  • структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
  • штатную численность;
  • заработную плату.

  Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в штатном расписании.

  Если по каким-либо причинам работнику потребуется выписка из штатного расписания, он вправе обратиться для ее получения к своему работодателю. Последний же обязан сформировать и выдать работнику соответствующий документ.

  Оформление выписки из штатного расписания (образец)

  Выписка оформляется по заявлению работника.

  Трудовым законодательством не установлены форма и содержание заявления работника. Следовательно, оно составляется в произвольной форме.

  Законодательством предусмотрен порядок оформления выписок, копий документов.

  В частности, исходя из п.п.1 и 5 Указа о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан, N 9779-X (утв. 04.08.1983), выписка из документа заверяется подписью руководителя (иного уполномоченного должностного лица) и печатью.

  На выписке из штатного расписания следует указать дату ее предоставления и отметку о том, что оригинал штатного расписания хранится в организации.

  Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст ниже реквизита «Подпись» следует указать надпись «Верно», должность соответствующего лица, проставить его личную подпись с указанием Ф.И.О. и даты.

  Форму выписки законодатели не предусмотрели. Поэтому ее можно, к примеру, сделать так:

  • указать наименование документа «Выписка из штатного расписания»;
  • сформировать соответствующие сведения;
  • заверить выписку вышеуказанным образом.

  образец выписки из штатного расписания