Внутренние нормативные документы организации
Законодательные и общегосударственные нормативнометодические документы, устанавливающие порядок документирования и работы с документами, служат основой для разработки организационных и нормативных документов конкретного предприятия. К ним относятся: положение о службе документационного обеспечения управления ДОУ, должностные инструкции работников ДОУ и инструкция по делопроизводству.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы. Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
Положение разрабатывается на основе типовых положений, содержащих максимальный набор функций службы, и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности службы делопроизводства. В конкретном положении исключаются из типовых те функции, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями.
Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Положение содержит максимальный набор функций службы. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.
В разделе1 «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы.
Далее в положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.
Следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы.
Специальным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом перечисляются законодательные и общегосударственные нормативнометодические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации (фирмы).
Раздел 2 «Цель и задачи» формулирует цель и основные задачи службы делопроизводства.
Раздел 3 «Функции» является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфические для данной организации.
Раздел 4 «Права» перечисляет права службы для выполнения возложенных на нее задач и функций. Так, служба делопроизводства наделяется правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций и др.
В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства, применять меры поощрения или взыскания и т.д.
Раздел 5 «Ответственность» содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба. Допускается выделение персональной ответственности руководителя.
В разделе 6 «Взаимосвязи» указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными центрами.
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации (фирмы).
Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.
Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, внедрении новых технологий, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.
Должностная инструкция является основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей. Должностные инструкции выполняют организационную, регламентирующую и регулирующую роль.
Первым источником для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.
Должностные инструкции определяют организационноправовое положение работников и составляются для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
При разработке должностных инструкций используется положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции — документы, которые дополняют друг друга, так как обязанности каждого работника определяются из распределения функций, выполняемых службой делопроизводства, и вытекают из задач и функций всей службы в целом.
Структура текста должностной инструкции включает в себя общую часть, основные задачи и обязанности, права, ответственность.
Текст должностной инструкции должен полно и четко определять задачи, функции, обязанности работника. Структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов.
В разделе 1 «Общая часть» содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации, перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности, перечень распорядительных документов, регламентирующих должностные обязанности (приказы и распоряжения руководителя организации, службы ДОУ и др.).
В разделе 2 «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы, конкретные должностные обязанности. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами с учетом наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения задач, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые принято соблюдать в коллективе.
В разделе 3 «Права» определяются такие полномочия работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для своевременного выполнения работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д.
В разделе 4 «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности.
Инструкция по делопроизводству является основным нормативным актом, регламентирующим технологию работы с документами в организации (фирме). Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет действующую систему делопроизводства в конкретной организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы в организации. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие государственные нормативно-методические документы. Структура текста инструкции жестко не регламентирована.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива и юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие изданием приказа. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.
Контрольные вопросы
- 1. Какими документами регламентируются функции делопроизводственной службы конкретной организации (фирмы)?
- 2. Объясните назначение положения о предприятии, структурном подразделении, должностной инструкции. Кто разрабатывает эти документы?
- 3. Объясните назначение инструкции по делопроизводству.