Виды хранения архивных документов

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

• Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
• Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
• Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
• Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации

1. Сроки хранения документов.
2. Основные виды хранения.
3. Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox.

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Сроки хранения документов

Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения. Некоторые хранить вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть документы, которые остаются важными на протяжении нескольких лет. Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать. Исходя из этого, выделяют такие сроки хранения документов:

1. Временный – до десяти лет.
2. Временный – свыше десяти лет.
3. Постоянный.

Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:

1. Выделение документов для постоянного хранения. В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
2. Выделение документов для временного хранения. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
3. Отбор документов, которые планируется уничтожить. Обычно это документы, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
4. Определение и корректировка сроков хранения документов и важных бумаг.

Основные виды хранения

1. Архивное.
2. Бухгалтерское.
3. Государственное.

Архивное хранение включает государственные или бухгалтерские документы. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные документы первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги могут храниться более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Некоторые документы необходимо хранить от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие документы, которые не подлежат уничтожению – например, документы с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к архивному хранению документов:

• соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи документов;
• световой режим для лучшей сохранности документов и бумаг;
• соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении, где хранятся документы;
• обеспечение охранного режима во избежание кражи или намеренного изменения/порчи документов.

Бухгалтерское хранение документов предполагает хранение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор документов. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное хранение – хранение документов в государственных архивах. В государственные архивы документы направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости документов, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь такое хранение удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для хранения всевозможных бумаг и документов. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования по хранению документов.

Вот лишь несколько преимуществ внеофисного хранения документов в компании Rentabox:

1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
2. Полная защита и сохранность документов.
3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых документов.
5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ хранения важных документов, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Порядок хранения документов в организации — законодательное закрепление

Номенклатура – это совокупность бумаг, находящихся на предприятии, в которых указаны сроки и правила хранения документов в организации. Каждый руководитель должен понимать и знать данные правила, в противном случае органы вправе наложить дисциплинарные взыскания.

Нормативная база

Порядок организации работы предприятий регламентирован законодательством на федеральном уровне, а значит, обязателен для исполнения на территории всего государства. Рассматривая нормативную основу, нужно знать структуру следующих законов:

1. Трудовой Кодекс РФ, а именно – ст. 230, 230.1. Они регламентируют основы оформления документов, материалов для расследования несчастных случаев на производстве. В законе заложены основы делопроизводства организаций как работодателей.
2. ФЗ № 125-ФЗ, изданный еще 22 ноября 2004 года. Нормативный акт достаточно четко и подробно регламентирует принципы ведения делопроизводства в РФ, не только в компаниях, но и в органах государственной власти. Важное положение, устанавливаемое статьями акта, это продолжительность хранения сведений.
3. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558, который фиксирует Список форм и образцов. Здесь закреплены правила составления отдельных актов и формы, по которым они должны быть разработаны.
4. Решение Росархива, содержащее информацию о Правилах действия архивов. Несмотря на то, что документ является рекомендательным, то есть не обязателен для исполнения, в нем закреплены важные положения, касающиеся создания и поддержания архивов.

Интересно, что каждый из указанных нормативов закрепляет общие рекомендательные положения, которые конкретизируются локально – на уровне Устава предприятия. Руководителям и учредителям нужно понимать общие принципы построения работы, на основе которых будут строиться статьи Устава, внутренние правила и иные локальные акты.

Документы, хранящиеся в компании

Это может быть личная информация о сотрудниках и типовые бумаги, которые необходимо хранить постоянно:

• Личные биографические сведения
• Сведения об общественной деятельности
• Данные о творчестве
• Коллекции
• Фотографии
• Видеозаписи
• Документы о семейных связях сотрудников
• Штатное расписание
• Отчетные акты об экономической деятельности организации
• Сметы по доходам и расходам организации
• Распорядительная документация: приказы и распоряжения начальства
• Постановления и решения коллегиальных органов, единоличного органа
• Иное

На уровне Устава предприятия с учетом особенностей деятельности могут фиксироваться дополнительные виды и типы документов, подлежащих передаче в архив и хранению на постоянной основе.

Документы, не обязательные к хранению

На законодательном уровне не регламентирован перечень документации, не подлежащей передаче в архив. При решении такого вопроса следует исходить из обратного: если конкретный акт не входит в перечень бумаг, подлежащих хранению, его можно утилизировать. К числу таковых на практике относятся платежные поручения, чеки, реквизиты организации, выписки, переписки делового характера, коммерческие предложения, приглашения, поздравительные открытки.

Особое внимание нужно уделить сведениям временного хранения, то есть таким данным, которые через некоторое время могут стать неактуальными. Они также не передаются в архив.

Правила процедуры

Законодательство, указанное выше, регулирует правила учета и хранения бумаг, оно организуется по следующим принципам, которые должны неукоснительно соблюдаться:

1. Начало хранения – 1 января того года, который следует сразу за тем, когда бумаги были составлены/приняты.
2. Обработанная документация хранится только в хронологическом порядке.
3. Формы документов со строгой отчетностью запираются в сейфах, либо специализированных помещениях, ограничивающих доступ посторонних.
4. Кассовые ордера и отчеты комплектуются в соответствии с хронологией и переплетаются.
5. Счета-фактуры хранятся в специальных журналах.
6. За конкретным сейфом или помещением для хранения закрепляется ответственный сотрудник.
7. Объем бумаг делится на группы в зависимости от сроков хранения. Так, одни передаются в архив, другие утилизируются в предусмотренном Уставом порядке.
8. Перед сдачей дела в архив следует его проверить, подшить, оформить в хронологической последовательности, сформировать обложку.
9. На обложке дела указываются реквизиты, это номер, наименование предприятия, подразделения, заголовок и сроки хранения по правилам.
10. Из архива нужные сведения могут выдаваться или изыматься под запись ответственного сотрудника, после чего подлежат возвращению.

Нужно понимать, что указанные правила являются общими и не учитывают специфики некоторых производств. Ответственным делопроизводителям следует изучать Устав и локальные акты, касающиеся порядка хранения.

О сроках бухгалтерских бумаг смотрите видео:

Сроки сохранности

В зависимости от степени важности документов, какую историческую, практическую ценности они имеют, формируются сроки хранения. Более важный и значимый документ подлежит сохранению продолжительный период времени, нежели менее важный. Все бумаги в зависимости от сроков условно делятся на три группы:

• Временное хранение
• Долговременное
• Постоянная сохранность

Конкретную продолжительность можно увидеть в Приказе Минкультуры № 558, там указаны не только группы документов, но и сроки их нахождения в архивном хранилище.

Постоянный период

В данную группу входят наиболее важные сведения организации, они находятся в архиве ровно столько же, сколько существует само предприятие. Конечно, каждый учредитель формирует свой пакет документов, передающихся на постоянное хранение, однако если обобщить практику, можно выделить следующие виды бумаг:

• Учредительные/регистрационные бумаги
• Протоколы совещаний генерального директора
• Положение или Устав предприятия
• Реестр акционеров
• Штатное расписание
• Годовые отчеты или планы
• Балансы и сведения бухгалтерского учета
• Положения структурных подразделений
• Отчеты по выплате налогов

При ликвидации фирмы собирается особая комиссия, в ее состав входят эксперты и специалисты. Они анализируют и оценивают каждый документ в отдельности, после чего выносят решение: передавать его на государственное хранение или уничтожать. Если документов, комплектующих государственный архив нет, организация своими силами может все оценить, передать на хранение только дела сотрудников, остальное утилизировать.

Длительное хранение

По-другому называется долговременное хранение, когда речь идет о передаче в архив на 10 и более лет. Конкретная продолжительность существования сведений регламентируется законом, локальными актами или решением руководства. На практике к числу таковых относятся следующие:

• Распорядительные документы
• Акты с описанием несчастных случаев, происшедших с сотрудниками на производстве
• Личные дела работников
• Протоколы заседаний
• Ведомости, акты с тарификацией
• Списки действующих работников, а также ушедших на пенсию. Отдельно формируется группа ушедших по старости, отдельно на льготные пенсии
• Договоры и контракты
• Табели сотрудников, работающих на опасных и вредных предприятиях
• Штатные расписания и иные сведения
• Личные дела граждан, в которых содержится информация об увольнении или переводе человека

По общему правилу, сроки хранения составляют 75 лет, однако есть некоторые исключения, они устанавливаются в каждом индивидуальном случае.

Ограниченный срок

Это соответственно самый минимальный срок хранения документов, продолжительность которого не может быть более 10 лет. Здесь находятся наименее важные акты, либо те, что содержат переменчивую информацию, которая быстро устаревает и становится неактуальной.

Таблица 1. Сведениям с ограниченным сроком.

Наименование	Срок хранения, лет
Приказы о предоставлении как очередных, так и внеочередных отпусков
Расчеты и анализы, справки о тарифах оплаты труда сотрудников
Заявки и сведения о перемещениях сотрудников, информации о сокращении штата
Выписки и указания о начислении дополнительных премий, выплате персональных ставок или окладов
Приказы, связанные с поощрение или дисциплинарным взысканием сотрудников
Журналы по учету рабочего времени
Графики отпусков
Справки об уровне доходов сотрудника

Каждый из приведенных выше документов иллюстрирует совокупность сведений, динамично меняющихся на производстве. Поэтому такая информация не хранится долго, она достаточно быстро утилизируется без передачи в архив.

Как правильно хранить приказы, смотрите на видео:

В чем хранить

Для хранения документов используются специальные лотки, в которых по хронологическому порядку размещается вся совокупность бумаг. Кроме того, весь объем документации условно делится на группы.

Например, счета-фактуры в одном лотке, трудовые договора в другом и так далее.

Все чаще работодатели переводят бумаги в цифровые носители, особенно актуально это для банков и иных кредитных организаций. Они хранят сведения на CD-дисках, что заметно экономит время и место.

Когда речь идет о самостоятельных делах, например, у юристов есть клиенты, которых они ведут и по ним формируют отдельные папки-сшивки. Там располагаются бумаги об одном человеке и его деле, но по сущности своей они могут быть совершенно разными.

Подготовка к хранению документов

Вся процедура хранения состоит из двух больших этапов:

1. Нахождение непосредственно в организации – кабинете бухгалтера, делопроизводителя.
2. Перевод сведений в архив.

Касательно первого этапа, никаких определенных и четких требований закон не устанавливает. На уровне предприятия могут выдвигаться отдельные условия. Вместе с этим, при подготовке к передаче дела в архив следует поработать. Весь объем разрозненных бумаг нужно привести в порядок и структурировать по хронологии. При этом необходимо совершить следующие действия:

1. Собрать документы и объединить их в папку. Примечательно, что одна сшивка не может содержать более 250 страниц, если это так – следует делать несколько томов.
2. Собранные бумаги необходимо сшить или переплести. Это делается как вручную, так и на специализированных машинах типографии, кому как удобно. При передаче дела в архив, оно не должно распасться, что важно, поэтому происходит сшивка.
3. Пронумеровать страницы. Не имеет значения место нумерации, чаще всего это нижний правый угол иногда числа ставят в верхней стороне.
4. Сформировать опись – это таблица, где указывается порядковый номер документа, название и количество страниц, которое он занимает.
5. Подготовить лист-заверитель, в нем фиксируется количество страниц дела, указывается соответствие нумерации и ставится подпись.
6. Сделать обложку, чаще всего она формируется из картона. На ней указываются реквизиты дела и сроки хранения. Как правило, обложки приобретаются в магазине канцелярии.

Место хранения

Достаточно актуальный вопрос, когда речь идет о первом этапе хранения, где это делать и куда складывать документы, чтобы не было нарушений? Как правило, для этого используются стеллажи, полки, на которые не попадают грязь, солнечные лучи и иные внешние источники опасности для бумаги.

В некоторых случаях допускается хранение дел в рабочем столе того сотрудника, который ими занимается, то есть исполнителя. Он будет нести ту же ответственность, что и руководитель подразделения за сохранность. Когда речь идет о документах повышенной важности, нужно устанавливать сейф или металлический шкаф, не допускающий проникновение третьих лиц.

Архив – это специализированное помещение, в нем хранятся бумаги с неопределенным либо продолжительным сроком хранения.

Законом предусмотрены требования к обустройству архивов, должны быть не только стеллажи, но и несгораемые шкафы, защищающие бумагу от горения и воздействия высоких температур.

Оснащение хранилища и экспертиза пригодности

Правила работы архивов п. 4.2 указывает, что хранилище должно быть размещено в отдельном специально построенном или приспособленном для этого помещении. Этот факт предусматривается при проектировании и строительстве сооружений. Если специализированного помещения нет, для этой цели выделяется отдельный кабинет в административном здании.

Размещение документов и оценка пригодности помещений устанавливается на основе экспертизы. Эксперты проверяют огнестойкость, долговечность и прочность установок, конструкций. Важное значение отводится отопительным и вентиляционным системам. Такого рода исследование организуется представителями пожарных, архивных, санитарных и иных профильных служб. Они прекращают деятельность ветхих, неотапливаемых архивов, занятых службами питания, производства опасных, химических или агрессивных веществ.

Архивное и текущее хранение

Ранее уже указывалось, что хранение делится на две ступени. Это текущее – когда документы расположены в кабинете сотрудника-исполнителя, бухгалтера или делопроизводителя. Когда речь идет о сведениях, не подлежащих хранению более 10 лет, они не направляются далее в архив, существование заканчивается на текущем хранении. Когда истекает срок давности, они утилизируются. Если же речь идет о документах с постоянным или продолжительным сроком, после текущего наступает архивное.

Архивное содержание бумаг – нахождение их в специализированном, обустроенном помещении – архиве, о чем достаточно подробно было рассказано выше.

Договор с архивом

Когда предприятие ликвидируется, все документы в хранилище оцениваются. Часть из того, что осталось, передается в государственный архив, а остальное утилизируется. Если речь идет о негосударственных организациях, необходимо формирование и заключение договора с подразделением Федеральной архивной службы РФ. Это нужно, если некоторые сведения имеют значение для государства и общества, представляют ценность. В случае, если предприятие заблаговременно не заключило соглашение, сотрудники вправе отказать в приеме бумаг.

Учет затрат на хранение

Существует два вида учета затрат, это бухгалтерский и налоговый. С каждым из них в отдельности нужно знакомиться и понимать сущность ( см. таблицу 2).

Наименование учета	Описание
Бухгалтерский	Ввиду того, что передача документов на хранение — это обязанность организации, а не право, затраты на архивирование вносятся в ежегодный бухгалтерский баланс как расходы по обычным видам деятельности. Необходимо рассчитать стоимость работы архивариуса по приемке и хранению определенного объема сведений, о чем постоянно указывать отдельной строкой расходов в балансе. Это обязательное условие, регламентированное соглашениями и нормативными актами Минфина в приказе № 94н.
Налоговый	Несмотря на то, что в гл. 25 НК РФ не предусматривается такая статья обязательных расходов, как архивирование, необходимо понимать, что это расходы, связанные с производством и реализацией. Таким образом, с указанной статьи расходов взимается налог на прибыль организации по общим правилам, предусмотренным Налоговым Кодексом РФ.

Это важные статьи расходов, которые руководители или учредители организаций часто игнорируют, в результате чего копятся большие задолженности. Они, равно как и другие, могут взыскиваться в судебном порядке.

Видео о том, как хранятся отчеты:

Хранение в электронном формате

Хранение сведений в электронном варианте происходит по тем же общим правилам, что установлены для бумажных форматов. Сроки и порядок остаются идентичными. Однако есть несколько правил, которые обязательны для исполнения в отношении электронных документов:

1. В организации должно находиться не менее 2 экземпляров каждого документа в электронной форме. При этом желательно, чтобы они находились на различных физических устройствах.
2. Компания должна иметь техническое обеспечение, позволяющее прочесть документы электронного формата.
3. Организация должна обеспечить надлежащий уровень контроля и защиты электронных документов.

Несмотря на то, что электронный формат приобретает популярность, законодатель до сих пор не отразил все новшества в нормативных актах. В связи с этим, руководители организаций зачастую действуют по своим соображениям и хранят документы не совсем верно.

Если сроки хранения в организации истекли

В том случае, когда сроки хранения документов на предприятии истекают, происходит процесс утилизации либо передачи в архив. Ранее уже указывалось, что в архив передается только информация о личности сотрудников и их дела, а также особо значимые сведения, все остальное утилизируется. Как правило, процесс утилизации происходит с помощью приспособленного для этого оборудования – шредера.

Типичные ошибки при хранении

Рассматривая практику, наиболее распространенной ошибкой при хранении документов является несоблюдение сроков, которые установлены в перечне Министерства культуры. Руководители предприятий часто халатно относятся к этому вопросу, в связи с чем документы передаются в архив позже положенного срока, с нарушениями по оформлению. Все это, в конечном счете, затрудняет поиск информации при необходимости.

Обратите внимание! Организации не имеют право уменьшать сроки хранения документов, которые установлены Перечнем. Увеличивать их можно только в случае аргументирования и обоснования особенностями производства.

Вторая распространенная ошибка – дела, которые подшиты и готовы к сдаче на постоянное хранение, могут выдаваться сотрудникам или изыматься сторонними лицами. Это категорически запрещается законом.

Административная ответственность

Ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях предусматривает ответственность за нарушение установленных правил хранения, формирования, учета и применения архивных документов.

Согласно указанной статье, уполномоченные органы могут наложить на гражданина штраф в размере от 100 до 300 рублей, на должностных лиц от 300 до 500 руб.

Иных видов административных наказаний и вариантов привлечения к ответственности не предусмотрено современным законодательством. Однако, в случае нарушения налогового учета затрат и невыплаты налогов может наступить соответствующая финансовая ответственность.

Судебная практика

Практика показывает, что нарушения допускаются у организаций любых форм собственности, совершенно разнообразных направлений деятельности. Наиболее распространенные ошибки были установлены ранее, они остаются актуальными и по сей день. На практике достаточно часто нарушение правил хранения влечет серьезные последствия или сопрягается со смежными нарушениями, в результате чего размеры штрафов увеличиваются до сотен тысяч рублей.

Судебная практика показывает, что нарушения чаще всего выявляются в процессе выездных плановых проверок, в некоторых случаях – при неисполнении запросов. Указанные виды проверок могут организовывать как вышестоящие Архивы, так и налоговые службы, Пенсионный Фонд РФ либо сама компания в форме аудита.

Особенности хранения бухгалтерских документов

Требования НК РФ предусматривают обязательное хранение документов бухгалтерского и налогового учета в течение 4 лет с момента их формирования или приема в организации.

Это делается для того, чтобы обеспечить прозрачность механизма начисления налогов и сборов. Особе внимание необходимо уделить Списку типовых архивных документов, о котором ранее уже говорилось. В нем обозначены правила и сроки хранения бухгалтерских документов в том числе.

Законодательно указано, что регистры, счета, ведомости и иные документы финансовой отчетности должны особенно тщательно храниться главным бухгалтером в течение сроков, установленных Перечнем. Общий порядок и особенности хранения идентичны указанному ранее.

Налоговые декларации и бумаги

Для того чтобы было просто отслеживать сроки хранения определенных документов, в том числе деклараций, в интернете можно найти таблицу с необходимыми данными. Она поможет каждому бухгалтеру не запутаться и не пропустить сроки. В противном случае может наступить налоговая ответственность с наложением штрафов крупных размеров. Кроме того, НК РФ регламентирует, что налоговые декларации допускается сдавать в электронном формате.

Как подшивать документы, смотрите на видео:

Порядок хранения документов в организации отличается своими особенностями и сроками, поэтому каждому уполномоченному сотруднику или учредителю предприятия следует знать все нюансы и принципы построения работы. В статье каждый смог увидеть не только нормативное регулирование вопроса, но и особенности хранения, сроки в отдельных случаях, порядок действий при ликвидации организации и многое другое. Не стоит забывать, что законодатель сформировал общие принципы, однако сами организации на локальном уровне устанавливают свои требования.

>Подготовка документов к архивному хранению

Архивное хранение документов в организации

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят Трудовой кодекс (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет Налоговый кодекс, закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

• прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
• пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
• составить внутреннюю опись документов — оглавление;
• подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

• оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Подготовка документов к архивному хранению

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке

Правила хранения архивных документов

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Особое мнение

Денис Авдюшин Генеральный директор «Делис Архив» Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно. Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям. Для самостоятельной организации архива вам потребуются:

1. Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
2. Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.

Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив. Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения. Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

• выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
• распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии). Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:

1. Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
2. Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
3. Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
4. Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.

Тщательно выбирайте партнера для хранения.

Перечень типовых управленческих документов, подлежащих передаче в архив на постоянное хранение

1. Нормативно-правовые документы: решения Думы, постановления администрации города Перми, районной администрации, распоряжения Главы города;

2. Учредительные документы: устав, документ о создании и др.;

3. Распорядительные документы: распоряжения и приказы по основной деятельности;

4. Решения коллегиальных органов: протоколы коллегий, советов, комиссий, совещаний у руководителей;

5. Годовые отчеты по основной деятельности организации;

6. Годовые финансовые отчеты;

7. Штатное расписание;

8. Сметы расходов и доходов;

9. Аналитические отчеты;

10. Коллективный договор;

другие документы, определяющие основную деятельность организации и предусмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив от ликвидированных организаций

1. Управленческие документы.

2. Штатные расписания.

3. Списки вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности, с описанием технологических процессов.

4. Приказы и распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов или, в случае их отсутствия, договоры, контракты, трудовые соглашения.

5. Личные карточки по учету кадров формы Т-2 (в т.ч. временных работников).

6. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

7. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги.

8. Табели и наряды работников вредных профессий.

9. Списки сотрудников, занятых на вредном производстве.

10. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — документы, ведомости на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

12. Акты о несчастных случаях.

Перечень документов личного происхождения,
подлежащих постоянному хранению в архиве

1. Личные документы биографического характера: автобиография, воспоминания, копии документов о трудовой деятельности, документы о награждении и поощрении;

2. Документы общественной деятельности;

3. Документы о творческой деятельности;

4. Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам;

5. Переписка: письма, открытки;

6. Изобразительные документы;

7. Фотоальбомы и фотографии;

8. Фоно-, видеозаписи;

9. Документы о членах семьи и близких родственниках;

10. Коллекции.