Ведомость покупных ГОСТ

Ведомость покупных изделий (ВП) по ГОСТ 2.106-96

Смотрите:
Заполнение граф ведомости покупных изделий

ВП составляют на основании всех спецификаций данного изделия на формах 5 и 5а приложения А. Запись покупных изделий производят по разделам. Наименование разделов устанавливают в зависимости от характера покупных изделий, вносимых в ведомость, записывают в виде заголовков в графе «Наименование» и подчеркивают, например:

В каждом разделе ВП рекомендуется записывать изделия по однородным группам, в пределах групп — в алфавитном порядке их наименований, в пределах каждого наименования — по типам и видам, в пределах типов и видов — в порядке возрастания размеров или других параметров

Заполнение граф ведомости покупных изделий

Графы ВП записывают следующим образом:

• в графе «Наименование» указывают наименование и типоразмер изделия в соответствии с обозначением, установленным в документе на поставку. При записи изделий одинакового наименования, отличающихся размерами или другими данными, допускается наименование этих изделий записывать на каждом листе ведомости покупных изделий один раз;
• в графе «Код продукции» указывают код продукции по классификатору продукции страны — разработчика конструкторской документации. Коды покупных изделий по классификаторам продукции других стран не указывают;
• в графе «Обозначение документа на поставку» указывают номер документа на поставку (стандарта, технических условий на изделия или другому документу, по которому поставляется изделие). При записи нескольких изделий, поставляемых по одному документу, допускается обозначение документа записывать на каждом листе ведомости покупных изделий один раз;
• в графе «Поставщик» указывают наименование (адрес) предприятия-поставщика. Графу заполняют по усмотрению разработчика;
• в графе «Куда входит (обозначение)» указывают обозначение спецификации изделия или его составных частей, в которые непосредственно входит записанное в ВП покупное изделие. Эту графу допускается не заполнять. Для изделий, входящих непосредственно в изделие, на которое составляют ВП, графу «Куда входит (обозначение)» допускается не заполнять, если ее заполняют для всех изделий, входящих в специфицированные составные части;
• в графе «Количество на изделие» указывают количество записанных в ВП покупных изделий, входящих в одно изделие, а также в состав набора подборных частей;
• в графе «Количество в комплекты» указывают количество покупных изделий, входящих в комплекты (монтажных частей, сменных частей, запасных частей, инструмента и принадлежностей, укладок, тары и пр.) или записанных в спецификациях изделия и его составных частей в разделе «Комплекты». Количество покупных изделий, входящих в комплекты, записывают отдельной строкой для каждого комплекта при наличии в комплекте документов самостоятельных спецификаций на комплекты. Когда ВП составляют на комплект запасных частей, инструмента и принадлежностей (ЗИП), поставляемый отдельно от изделия, для которого он предназначен, графу «Количество в комплекты» не заполняют, а количество покупных изделий указывают в графе «Количество на изделие» и повторяют в графе «Количество, всего»;
• в графе «Количество на регулир.» указывают количество изделий, которое амортизируется при регулировке и испытании одного изделия, записанного в графе «Куда входит (обозначение)». Количество изделий, как правило, выражают десятичной дробью, например 0,2, которая обозначает, что требуется два изделия, записанных в ведомость покупных изделий, для регулировки 10 изделий, на которые составляют ведомость;
• в графе «Количество, всего» указывают общее количество изделий, записанных в графе «Количество на изделие», «Количество в комплекты» и «Количество на регулир.». Если записанное в ВП покупное изделие входит в изделие и в одну или несколько составных частей изделия, то в графе «Количество, всего» указывают (под итоговой чертой) общее количество покупных изделий;
• в графе «Примечание» указывают дополнительные данные, например единицы измерения (если записываемые изделия измеряются не в штуках).

При большом количестве разделов ВП допускается в начале первого (заглавного) листа в графе «Наименование» приводить перечень разделов данной ведомости с указанием в графе «Обозначение документа на поставку» номеров листов, на которых помещены эти разделы, например:

В ВП комплекса не перечисляют покупные изделия составных частей, на которые имеются свои ВП. В этом случае в конце ведомости дают ссылку на ВП входящих составных частей

При применении в изделии импортных покупных изделий в графы ведомости эти изделия вносят с теми обозначениями и наименованиями, которые содержатся в сопроводительной технической документации (документах на поставку), в графе «Обозначение документа на поставку» указывают обозначение сопроводительного технического документа (документа на поставку).

Допускается одновременно указывать аутентичные обозначения и наименования на русском языке

Пример заполнения ведомости покупных изделий изображен на рисунке ниже.

Ведомость покупных изделий. Пример заполнения

Ведомость покупных изделий оформляется конструктором при формировании какого-либо изделия на основе покупных элементов. Она нужна для ускорения взаимодействия с отделом снабжения. Снабженцу можно будет закупить все необходимое для производства чего-либо списком, без необходимости разбора в деталях чертежей, счета и пр.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ведомости покупных изделий .docСкачать образец ведомости покупных изделий .doc

Особенно это актуально при изготовлении мебели, техники, станков и других сложных изделий, требующих для изготовления большого количества приобретаемых деталей с разными наименованиями. Конструкторская документация этого вида всегда остается востребованной.

Законодательная база

Нормы заполнения этого документа регулируются ГОСТ 2.106-68. В нем указаны эти формы 3 и 3а с перечислением полей и данных, которые должны в нем присутствовать.

Причем рекомендуется группировать детали по их названию, а внутри этой группы придерживаться алфавитного порядка. Если это цифровые обозначения, то в списке детали следует располагать в порядке возрастания их размеров.

Так, например, внутри группы «Кабели» будут сначала ВВГПШ 123, затем ВВГПШ 223, потом ВДРП 123 и т.д.

Обложка

Внешняя часть ведомости обычно выполняется из плотной бумаги, на которой печатаются или записываются основополагающие данные об изделии, его номере, наименовании объекта, к какому виду он относится, есть ли сокращение. Также обязательно здесь указывается его обозначение на чертежах, номера согласно технической документации.

Меры для удобства использования

Во избежание путаницы в ведомости покупных изделий предусмотрено даже формирование оглавления. Оно заполняется в тех же графах таблицы, только название раздела помещается в строку «Наименование», а страница, на которой можно найти данные об этом предмете, заносится в столбец «Документы о поставке». Такое своеобразное содержание всегда помещается на титульный лист ведомости и сильно упрощает работу на крупных предприятиях.

Внимание! Если поставки частей того или иного оборудования осуществляются из-за рубежа и имеют другие обозначения и названия, в том числе на других языках, то обязательно их указание.

В качестве дополнения к описанной информации можно в этой же строке описать аналогичные элементы, выпускаемые в России. Но это делать необязательно.

После титульного листа и «оглавления» в ведомости идет табличная часть, призванная отразить основные данные о необходимых закупках. Именно с ней будут иметь дело менеджеры, снабженцы и другие сотрудники, не имеющие дело с чертежами, но от которых напрямую зависит качество поставок.

В таблице обычно бывает множество строк, каждая из которых должна содержать информацию:

• Название отдельного элемента. Буквенное обозначение подчеркивается. Если встречаются детали разных размеров, но с одним названием, то можно их прописать в одной и той же строке. Недопустимо такое действие с названиями, состоящими из одной буквы или цифровыми штампами.
• Обозначение документа на поставку. Строки этого столбца при необходимости можно объединить и прописать название документа один раз, если все поставляется по одному и тому же договору.
• Поставщики. Если поставщик всегда один и тот же, то его упоминают только вначале, оставляя этот столбец пустым. Но если речь идет о мелких компаниях-посредниках, то их названия и контактные данные должны быть для снабженцев или менеджеров под рукой в любой момент.
• Количество элементов, которое потребуется для одного изделия.
• Количество элементов для изделия в его полной комплектации, включая запасные части, монтажные, те, которые входят в состав упаковки, инструмент и пр. Причем интересно, что эта графа остается пустой, если заполняют строку на комплектацию запасных частей в качестве набора. Они считаются, в этом случае, отдельным изделием.
• Какая часть элементов уходит на регулировку. Например, «0,1» в этой графе означает, что каждая десятая деталь предназначена для корректировки данных об остальных, на испытания и пр.
• Сколько всего требуется изделий для изготовления, испытаний и включения в запасные наборы.
• Дополнительные данные о товаре: единицах измерения, характерных особенностях, специфике использования и пр.

Если составные части изделия сложны и имеют собственные ведомости покупных изделий, то обязательна ссылка на эти документы. В конце каждой из страниц и отдельно в конце ведомости располагается небольшая таблица. Она содержит в себе данные о количестве страниц, частично дублирует информацию с обложки.

Но главная ее функция – подписи всех причастных к формированию, проверке и изготовлению продукции лиц. Здесь есть место под подпись исполнителя, конструктора, разработчика, проверяющего и руководителя.

Бухгалтерская деятельность

В левой нижней части каждого листа ведомости вертикально располагается специальная колонка. Она предназначена для заполнения в бухгалтерии и служит инструментом ориентирования между уже заполненными ведомостями покупных изделий. Каждому из уже заполненных документов присваивается инвентарный номер. Он проставляется на всех страницах. Здесь же указывается дата заполнения и подпись материально ответственного лица за поставку тех или иных частей. Обычно это бывает менеджер по поставкам.

В конце ведомости покупных изделий, согласно требованиям ГОСТ, должен содержаться лист регистрации изменений.

Важно! Если меняются сами используемые детали, их наименование, количество или поставщик и информация об этих изменениях вносится в документ, то лист регистрации изменений заполняется соответствующим образом.

Также в этом листе указывается сопроводительная документация, которая прилагается к ведомости. Чаще всего это несколько приложений из договора на поставку, товарные накладные и пр. Словом, то, с чем вместе снабженец предоставляет ведомость в бухгалтерию.