Уничтожение документальных материалов производится

Федеральная миграционная служба

Уничтожение документов и дел с истекшими

сроками хранения

91. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное1.

91.1. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

91.2. Уничтожение документальных материалов производится путем сожжения, расплавления, дробления, растворения, химического разложения, превращения в мягкую бесформенную массу или порошок.

91.3. Допускается уничтожение документов путем измельчения в бумажную сечку, размер которой не превышает 2,5 квадратных миллиметра.

91.4. Документы уничтожаются специально создаваемой комиссией в составе не менее 3 человек по акту, утверждаемому руководителем органа ФМС России.

91.5. В состав комиссии по уничтожению документальных материалов включаются сотрудники структурных подразделений, имеющие непосредственное отношение к уничтожаемым материалам.

91.6. В случае если из отобранного для уничтожения дела изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера, наименование документов, номер дела, из которого они изъяты, номера листов, регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

91.7. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел и внутренними описями документов, находящихся в деле.

91.8. Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты с журналами (карточками) учета.

91.9. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.

91.10. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

91.11. Уничтожение документальных материалов до утверждения акта об уничтожении соответствующим руководителем, запрещается.

91.12. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы расположения ФМС России, они должны быть уничтожены в тот же день.

91.13. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.

91.14. После уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте и заверяют ее своими подписями. Сотрудники службы ДОУ (делопроизводства подразделений), ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта (приложение № 33, № 34, № 35).

91.15. Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.

91.16. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении отдельных документов1 – в течение 10 лет в делах подразделения службы ДОУ.

91.17. Документальные материалы уничтожаются на основании решения ЦЭК ФМС России, а в территориальных подразделениях решением экспертной комиссии (ЭК), утвержденных в установленном порядке.

91.18. При проведении экспертизы ценности документов, отборе их на хранение и к уничтожению учитываются:

— срок хранения документов по перечню;

— наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную научную, историческую, практическую и иную ценность;

— указание и рекомендации ЦЭПК при Росархиве;

— возможность дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;

— значение органа, в деятельности которого образовались данные документы;

— время создания документов;

— подлинность и юридическая сила документа;

— наличие копийных документов и документов с повторяющейся информацией;

— физическое состояние документов;

— необходимость оставления на хранение копий интенсивно используемых документов.

91.19. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);

91.20. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего ФМС России (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

91.21. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК ФМС России (ЭК территориального подразделения));

91.22. Согласованные ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа) акты утверждаются одним из руководителей ФМС России (территориального органа);

91.23. После утверждения актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ФМС России проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

91.24. Запрещается выделение к уничтожению:

— документов общего производства – до утверждения описи дел постоянного и долговременного хранения того же фонда за соответствующий хронологический период;

— бухгалтерских финансовых документов, не подвергавшихся ревизии, — без разрешения вышестоящего органа;

— проверка правильности отнесения документов к делам с соответствующими сроками хранения проводится путем полистного просмотра дел.

Передача дел на архивное хранение

92. Порядок передачи дел в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных органов ФМС России предусматривает следующие условия:

в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных органов ФМС России передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу;

передача документов в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение и оформлены надлежащим образом (приложение № 1);

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в Центральный архив ФМС России и ведомственные архивы территориальных подразделений ФМС России осуществляется по графику, составленному соответствующим архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений;

прием дел производится работником Центрального архива ФМС России (ведомственного архива территориального подразделения ФМС России) в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в Центральный архив ФМС России (ведомственный архив территориального подразделения ФМС России) сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

92.1. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения ФМС России лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Центральный архив ФМС России, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Особенности работы с электронными документами

93. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются службой ДОУ ФМС России.

93.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота АИС УДП ФМС России. Документы, создаваемые и поступающие в ФМС России на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы ДОУ, выполняющего данную процедуру.

93.2. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754, электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ, и их реквизиты, описанные с помощью языка XML.

93.3. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота АИС УДП ФМС России.

92.4. Система электронного документооборота ФМС России должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

93.5. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота АИС УДП ФМС России реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

93.6. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

93.7. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные цифровые подписи.

93.8. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

93.9. При получении электронных документов от других органов власти или организаций служба ДОУ осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

93.10. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в ФМС России, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

93.11. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица — получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат»)
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом «Подпись»
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению»)
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.)

93.12. В систему электронного документооборота могут быть включены дополнительные сведения о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

93.13. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

93.14. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060), заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

93.15. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

93.16. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

93.17. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела.

93.18. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем ФМС России (территориального органа), указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

93.19. Поступившие из структурных подразделений в архив федерального органа исполнительной власти электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

>Отбор и порядок уничтожения секретных документальных материалов

1. Отбор и порядок уничтожения секретных документальных материалов (И.3-1 р. XVI, п. 12, п.п. 346-361)

Порядок отбора документов и подготовка к
уничтожению
1.
2.
3.
по акту с рассмотрением экспертной комиссией;
по акту без рассмотрения экспертной комиссией;
без оформления акта
Оформление результатов уничтожения секретных
документов
Способы уничтожения документальных
материалов

2. И. 3-1 п. 346

Уничтожению подлежат утратившие практическое
значение и не имеющие исторической или иной
ценности секретные документы, дела, издания,
секретные технические документы, кино-, фотоматериалы, машинные носители информации….. и
т.п.(далее именуются – документальные материалы)
(ГК «Росатом») «Уничтожение секретных документов
во время проведения годовой или квартальной
проверок наличия документов категорически
запрещается».

3. Требования к организации уничтожения документальных материалов

1.
Предотвращение безучетного (стихийного) и неполного
уничтожения секретных документов.
2.
Предотвращение утрат секретных документов или их
частей в процессе уничтожения.
3.
Предотвращение необоснованного (неправомерного)
уничтожения
4.
Предотвращение доступа посторонних лиц к секретным
документам в процессе уничтожения.
В организации должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов
(п. 347)

4. Последовательность выполнения процедуры уничтожения документов

1.
2.
Отбор документов (сотрудниками РСП)
Разрешение (письменное) начальников подразделений, в которых
документы были созданы, на уничтожение в журналах учета (если
начальник подразделения является членом комиссии, разрешения не надо; начальники подразделений
могут визировать акт)
3.
4.
5.
6.
Экспертиза ценности документов (ЭК), протокол (если это необходимо)
Составление акта на уничтожение (Росатом: визируется отделом фонда)
Утверждение акта (руководителем организации)
Сверка уничтожаемых носителей (документ → запись в акте →
учетные формы), не менее трех человек (отметка «V», подпись членами комиссии)
7.
8.
Упаковка, опечатывание
Физическое уничтожение отобранных носителей и отметка об этом в
акте (не позднее 10 р/д после утв. акта Росатом)
Внесение отметок в учетные формы об уничтожении
документальных материалов (работники РСП, ответственные за док.
9.
материалы, которые были уничтожены)

5.

РСП получить разрешение на уничтожение документов
и дел с истекшими сроками хранения у руководителей
подразделений по тематике документов.
Разрешение оформляется записью «Уничтожить» в
учетных карточках (журналах) с проставлением подписи
соответствующего должностного лица и даты
В том случае, если соответствующий руководитель
визирует (подписывает) акт на уничтожение документов,
разрешение на уничтожение в учетных формах не
оформляется.
Согласовать (завизировать) акт с работниками архивной
службы и у руководителей подразделений, если ранее
разрешение не оформлялось (см. выше);

6. С составлением акта об уничтожении с экспертизой ценности документов

Составляется акт, визируется отделом фонда, подписывается
членами экспертной комиссии и утверждается руководителем
организации.
В акт включаются отобранные ЭК:
— дела со сроком хранения до 10 лет и выше, с пометкой «ЭПК»;
— документы выделенного хранения;
— отдельные документы
Разрешается уничтожать дела временного срока хранения
только в случае, если на дела постоянного и
долговременного срока хранения этого года (год издания
документа) составлены и утверждены
описи!
Запрещается уничтожать совершенно секретные
документы, изданные в организации, до истечения
10-летнего срока со дня последнего ознакомления
с ними

7. Документы, отобранные к уничтожению:

Перед включением в акт сверяются с журналами учета
(наименование, регистрационный номер, номер экземпляра, гриф секретности, количество
экземпляров и листов)
Свернутые и сложенные – разворачиваются
При выделении к уничтожению копийных документов сс
(карточка выдачи изымается и приобщается к документу – подлиннику)
и документов с повторяющейся информацией
(поглощённых) в графе «Примечание» акта указывается о
наличии подлинника или поглощающего документа
Отобранные и включенные в акт «хранятся в режимно-
секретном подразделении отдельно от других материалов
в опечатанной личной печатью председателя комиссии»
таре (упаковке) Изм. к И. 3-1 от 2008г.
Документы, подшитые в дела, сверяются с внутренними
описями этих дел

8. Изъятие документов из дела, отобранного к уничтожению (п.354)

В акте указываются:
Их регистрационные номера и даты
Наименования
Номера дел и листов, из которых они изъяты
Номера дел, в которые они подшиты, номера листов и
регистрационные номера по журналу учета текущего года
(удобнее — постановка на инвентарный учет без
перерегистрации)
В журнале учета (если он существует) производится
отметка о новом местонахождении документа
В акте об уничтожении указывается фактическое количество
листов, оставшееся после изъятия документов

9. Запрещается

Вносить какие-либо исправления (зачеркивания, приписки) в
акт об уничтожении. В исключительных случаях такие
исправления оговариваются и заверяются подписями всех
членов комиссии
Уничтожение документальных материалов до утверждения
соответствующим руководителем акта об уничтожении
документов и дел
Переписывать акт об уничтожении документов и дел (ф.35)
после его сверки членами комиссии
Проставлять отметки в журналах учета до уничтожения
документальных материалов
Выносить к месту уничтожения документальные материалы,
не включенные в акт об уничтожении документов и дел
(ф.35).

10. Уничтожение с составлением акта без экспертизы ценности документов

Черновики и проекты, перепечатанные и бракованные листы особой
важности, копировальная бумага, бумажные прокладки, другие
промежуточные носители информации, образующиеся при
составлении (печатании) и размножении документов особой
важности;
Особой важности, совершенно секретные и секретные корректурные
оттиски;
Подписанные руководителем, а позднее аннулированные
документы;
Совершенно секретные и секретные лишние экземпляры
конструкторской, научно-технической, проектно-изыскательской
технологической, геологической, организационно-распорядительной
документации, а также справочно-информационная литература;
Отмененные вышестоящими органами российские и отраслевые
нормативно-методические документы (отбираются на хранение по
месту их утверждения);
Паспорта и формуляры на изделия, узлы и детали при наличии
основания на их уничтожение;
Входящие документы, присланные для сведения.

11. Уничтожение с составлением акта без экспертизы ценности документов

Можно уничтожать не дожидаясь утверждения описей документов за
соответствующий период специально созданной комиссией в количестве не
менее 3-х человек
Ответственность за необоснованное уничтожение несут руководители
организаций, руководители подразделений и исполнители
Контроль за правильностью отбора осуществляет отдел фонда организации
Документы выделенного хранения
— лишние экземпляры (внутренние документы);
— справочно-информационные;
— присланные для сведения;
— отмененные.
Законченные делопроизводством журналы (картотеки) учета по истечении
сроков хранения.
Документы замененные (организационно-распорядительные)
ДМН (до минования надобности), ДЗН (до замены новыми)
Отобранные к уничтожению документы оформляются актом (ф. 35)

12. Уничтожение документов

Документ может быть уничтожен только если предусмотренный срок хранения истек к
1 января текущего года, считая с 1 января года, следующего за годом окончания
Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения
акта (ф.35) (Росатом – не позднее 10 рабочих дней после утверждения акта С и СС; ОВ – в
течение суток)
Если документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы
организации ( с вооруженной охраной), они должны быть уничтожены в тот же день
Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех
членов комиссии, принимавших участие в сверке (п. 359)
После уничтожения тщательно осмотреть тару и место уничтожения
Отметки об уничтожении документальных материалов проставляют работники РСП,
ответственные за уничтоженные материалы, в соответствующих журналах
(картотеках) учета с указанием номера и даты регистрации акта
Специально оборудованное место или помещение для уничтожения, ответственное
лицо
Акты об уничтожении дел с секретными документами хранятся постоянно
Акты об уничтожении других документальных материалов – в течение 10 лет

13. Без составления акта под роспись в журналах учета уничтожаются: (п.351 И.3-1)

1) черновики и проекты совершенно секретных и секретных документов
(отметки об уничтожении заверяются подписями 2 работников режимносекретного
подразделения или
работником режимно-секретного
подразделения и исполнителем документа);
2) испорченные листы спецблокнотов (отметки об уничтожении проставляются
на контрольном листе спецблокнота и заверяются подписями работника
режимно-секретного подразделения и исполнителя документа);
3) корешки отрывных листов спецблокнота, испорченные листы бумаги
(бланки, формы), состоящие на предварительном учете (отметки об их
уничтожении проставляются в журналах (карточках) учета и заверяются
подписями двух работников режимно-секретного подразделения или
работника режимно-секретного подразделения и исполнителя документа);
Изм. к И. 3-1 от 2008 г.
4) бракованные экземпляры (листы) размноженных совершенно секретных и
секретных документов, секретные технические документы, находящиеся на
предварительном учете, секретные гранки набора текста, матрицы, клише,
восковки, фольга и их брак (отметки об уничтожении проставляются в
соответствующих журналах (карточках) учета или в наряде на размножение

секретных документов (форма 45) и заверяются подписями работника
режимно-секретного подразделения и исполнителя работ);

14. Без составления акта уничтожаются: (Продолжение)

5) отдельные перепечатанные и бракованные листы совершенно
секретных и секретных документов (отметки об уничтожении
проставляются в соответствующих журналах или карточках учета и
заверяются подписями работника РСП и машинистки или исполнителя
документа и старшей машинистки);
6) отдельные листы совершенно секретных и секретных технических
документов, замененные на основании соответствующих извещений
(отметки об уничтожении проставляются в журналах или в карточках
учета входящих документов (формы 30, 31) либо в журналах или в
карточках инвентарного учета секретных
технических документов
(формы 13, 46) с указанием регистрационного номера извещения,
номеров уничтожаемых листов и заверяются подписями 2 работников
РСП);
7) испорченные совершенно секретные и секретные бланки паспортов и
формуляров секретных изделий, протоколов сборки и приемных
испытаний (отметки об уничтожении проставляются в журналах
(карточках) учета и заверяются подписями 2 работников РСП, а там, где
имеется
один
работник РСП, — подписями этого работника и
исполнителя документа);

15. Без составления акта уничтожаются: (Продолжение)

8) звукозаписи секретной информации (отметки о стирании путем
последующей записи на этот же носитель или о размагничивании
записи проставляются в журнале учета и заверяются подписями
работников режимно-секретного и иного структурного подразделения);
9) справки
о допуске к государственной тайне (возвращенная справка о
допуске подшивается в отдельное дело, которое хранится 5 лет – ПП № 63 от 06.02.2010);
10) описи документов, находящихся у исполнителя (форма 2);
11) лицевые счета (форма 6).
Документальные
материалы,
подлежащие
уничтожению
без
составления акта, после проставления соответствующих отметок в
учетной документации уничтожаются или складываются в
разорванном виде в находящийся в помещении режимносекретного
подразделения
металлический
ящик
(урну),
опечатанный печатью руководителя РСП или его заместителя, и
уничтожаются 2 работниками режимно-секретного подразделения по
мере накопления, но не реже 1 раза в квартал (п. 353).

16. Способы уничтожения документальных материалов

Существует три основных способа уничтожения
документов:
Термический (сожжение, расплавление)
Химический (растворение, превращение в мягкую
бесформенную массу)
Механический (дробление) – допускается
измельчение в бумажную сечку, размер которой не
превышает 2, 5 кв. мм (сов. секретных и секретных
документов см. п. 348)
Документы особой важности допускается уничтожать
только путем сожжения специально создаваемой
комиссией

17. Механические уничтожители

Механические уничтожители документов — это, сложные
электромеханические устройства, обладающие целым рядом различных
характеристик, — одна из них уровень безопасности уничтожение
документов.
Эти параметры регламентированы стандартами:
Европейский стандарт DIN 32757-1
Американские стандарты ANSI A-A 2599A NOT 1…
ГОСТ Р 14291-83 «Машины для уничтожения документов. Общие
технические условия»
Помимо деления уничтожителей по уровню секретности, существует еще и
классификация уничтожителей по производительности.
Производительность характеризуется тремя основными параметрами:
Скоростью переработки
Максимальным количеством одновременно перерабатываемых
листов
Частотой использования.

18. Классы безопасности оборудования для механического уничтожения информационных носителей по уровням секретности (европейский стандарт DIN

32757-1)
Уровень 1 – документы общего содержания, самая низкая степень
защиты. Допускается разрезать документы на полосы до 12 мм.
Уровень 2 – внутрикорпоративные документы, низкая степень
защиты (полосы до 6 мм)
Уровень 3 – документы, конфиденциального характера, средняя
степень защиты (полосы до 2 мм или фрагменты размером не более 4х80
мм. Для уничтожения конфиденциальной информации
Уровень 4 — документы, содержащие коммерческую тайну, высокая
степень защиты (фрагменты 2х15мм – офисный лист на 2 тыс.
фрагментов)
Уровень 5 – секретные документы, очень высокая степень
защиты (фрагменты 0,8Х12 мм)
Уровень 6 – не является официальным в Европе, но применяется на
практике сверхсекретные документы на емких носителях данных
(микрофильмы, дискеты, пластиковые карты, компактдиски), крайне
высокая степень защиты – фрагменты 0,8Х4мм (в США военные и
правительственные документы)

19. За восстановление шредированных документов приз 50 тысяч долларов

Американское агентство по передовым военно-техническим
проектам организовало конкурс с целью отыскания способов
воссоздания уничтоженных документов, которые солдаты
доставляют из зон боевых действий, а также для выявления
уязвимости в применяемой государственными органами США
шредирования.
Проект привлек 9000 команд (по три человека в команде) для участия.
33 дня (за два дня до окончания установленного
срока) восстановила пять отшредированных документов на 10
тысяч кусочках.
Команда за
Разработанный победителями алгоритм вряд ли будет раскрыт для
широкой публики, т.к. за ним стоит оборонное агентство.

20. Классификация уничтожителей по производительности

Персональные – компактная аппаратура на одном
рабочем месте.
Уничтожает до 10 листов за один раз, использовать
не чаще чем раз в 10-15 минут
Офисные – уничтожают пачку из 20 листов,
используется не чаще чем раз 5-10 минут
Банковские (или корпоративные) – для крупного
офиса, уничтожает 40 листов одновременно,
скрепки, скобы, картонные обложки
Архивные (или промышленные) – десятки тысяч
листов в день. Отдельное помещение.

Уничтожение документов

Помещено в тему: Хранение и уничтожение документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб. и дополнительно с вас возьмут за составление акта на уничтожение не менее 2 тыс. руб. или 40 руб. за каждую позицию в акте. Чудовищные суммы. Лучше потратьте деньги организации как-нибудь более продуктивно.

Итак, существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых.

Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Его точное название – акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом вы имеете право из практических соображений увеличивать сроки хранения и никогда – уменьшать их.

При определении сроков хранения документов вы также руководствуетесь иными существующими требованиями в вашей сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Тем не менее, подавляющее число документов имеет пятилетний срок хранения, установленный по типовому перечню.

Порядок составления акта

Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование следует понимать так: дело 2014 года со сроком хранения «5 лет» можно включить в акт не ранее 2020 года.

В акте на уничтожение перед группой заголовков каждого структурного подразделения пишется название этого подразделения. Нужно заголовки однородных дел вносить под общим заголовком с указанием суммарного количества дел. Не занижайте и не завышайте число позиций в акте на уничтожение, а также количество дел в позиции, чтобы избежать возможных недоразумений в дальнейшем из-за несоответствия (незаконное уничтожение или наоборот формально дела продолжают числиться в наличии).

Вообще-то согласно нормативным требованиям нужно проводить отбор дел для уничтожения только с полистным просмотром. Введено, чтобы случайно не уничтожить какой-нибудь важный документ. Но если дела пролежали на полке без движения все 5 лет, ни разу не понадобившись, то часто этим требованием пренебрегают. Пролистайте выборочно только некоторые дела и убедитесь, что они действительно утратили практическое значение.

Основная работа по составлению акта заключается в перенесении информации с обложек отобранных к уничтожению дел в форму акта. Если обложка оформлена не полностью, тогда уточняйте недостающие сведения по номенклатуре дел организации – заголовок дела, крайние даты (самая ранняя и самая поздняя даты), индекс дела.

Наибольшая сложность для неподготовленного человека в области архивного дела это подбор номера статьи со сроком хранения по перечню документов. Но уверяю вас, стоит только погрузиться в работу и с этим тоже не трудно разобраться. Учитывайте только, что реальный заголовок дела не всегда точно соответствует названию статьи в перечне документов из-за невозможности охвата всего существующего их многообразия. В перечнях документов приводится обобщенное наименование каждого вида документа. Так что специалист, составляющий акт на уничтожение, может весьма творчески принимать решение к какой конкретно статье отнести каждое дело.

Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Обратите внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

• для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения.

• для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Так что у вас есть два направления для дальнейших действий.

Как уничтожить

Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае вам надо будет составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Все изложенное в данной статье о порядке уничтожения документов представлено в образце акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Я надеюсь, что с помощью приведенной информации вы сможете составить акт на уничтожение документов правильно и обойтись без помощи излишних посредников.

Евгения Полоса

К записи 340 комментариев

Елена | 08 08 2019

Добрый день. Подскажите, кто может затребовать акт об уничтожении дел? Может ли другая организация потребовать данный акт?

admin | 12 08 2019

Здравствуйте! Конечно, любая организация не может затребовать акт о выделении к уничтожению документов. Такой акт может затребовать вышестоящая организация, проверяющие организации, уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела, а также правоохранительные органы в рамках проведения расследования о незаконном или досрочном уничтожении документов.

Кристина | 09 10 2019

Добрый день. Если в организации есть своя мусоросжигательная установка, можно ли уничтожить документы с истекшим сроком хранения без приемо-сдаточной накладной?

admin | 11 10 2019

Здравствуйте! Можно. Тогда в конце акта о выделении к уничтожению документов надо сделать запись: «Документы уничтожены путем сожжения». Далее – дата и подписи присутствующих лиц.

Анастасия | 10 10 2019

Здравствуйте. А подскажите, пожалуйста, почему в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению не пишем статьи ? И какие последние изменения в нем были?

admin | 14 10 2019

Здравствуйте! Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, приведена в приложении 21 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. В графе 7 акта указываются сроки хранения документов и номера статьей по перечню. Так что статьи пишем!

Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Год завершения в делопроизводстве	Срок хранения
1941	75 лет
1971	45 лет
2006	10 лет
2011	5 лет
2013	3 года
2015	1 год

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

Документ предоставлен КонсультантПлюс

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 16 ноября 2017 г. N 866

Об утверждении Инструкции по организации учета, хранения и инвентаризации уголовных дел в следственных подразделениях и подразделениях дознания (организации дознания) органов внутренних дел Российской Федерации

В целях обеспечения сохранности уголовных дел в следственных подразделениях и подразделениях дознания (организации дознания) органов внутренних дел Российской Федерации —

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации учета, хранения и инвентаризации уголовных дел в следственных подразделениях и подразделениях дознания (организации дознания) органов внутренних дел Российской Федерации.

2. Первому заместителю начальника Следственного департамента МВД России, руководителям (начальникам) территориальных органов МВД России организовать изучение требований Инструкции, утвержденной настоящим приказом, и обеспечить реализацию ее положений.

3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителей Министра, ответственных за деятельность соответствующих подразделений.

Министр

генерал полиции Российской Федерации

В. КОЛОКОЛЬЦЕВ

Приложение

к приказу МВД России

от 16.11.2017 N 866

ИНСТРУКЦИЯ

по организации учета, хранения и инвентаризации уголовных дел

в следственных подразделениях и подразделениях дознания

(организации дознания) органов внутренних дел

Российской Федерации

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет единый порядок учета, хранения и инвентаризации уголовных дел (за исключением уголовных дел, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, хранение которых осуществляется по правилам секретного делопроизводства, и прекращенных уголовных дел со сроком хранения более 5 лет<1>) в следственных подразделениях и подразделениях дознания (организации дознания)<2> органов внутренних дел Российской Федерации<3>.

<1> Порядок хранения уголовных дел со сроком хранения более 5 лет определен Инструкцией по организации архивной работы в системе МВД России, утвержденной приказом МВД России от 15 августа 2011 г. N 935.

<2> Здесь и далее под подразделением организации дознания понимается подразделение организации дознания, в составе которого имеется подразделение по расследованию уголовных дел.

<3> Далее — «следственное подразделение (подразделение дознания)».

2. Следователь (дознаватель) обязан обеспечивать сохранность находящихся в его производстве уголовных дел.

3. Обязанность по обеспечению сохранности уголовных дел, сданных в специальное оборудованное помещение для хранения приостановленных и прекращенных производством уголовных дел<1>, возлагается на сотрудника следственного подразделения (подразделения дознания), направления дознания<2>, назначенного приказом руководителя (начальника) территориального органа МВД России, в Следственном департаменте МВД России — заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации — начальника Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации (лица, исполняющего обязанности начальника Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации).

<1> Далее — «специальное помещение».

<2> Далее — «ответственное лицо».

Сотрудник следственного подразделения назначается ответственным лицом по согласованию с начальником следственного подразделения.

4. Начальник следственного подразделения (подразделения дознания)<1>, в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — сотрудник направления дознания обязан организовать учет и хранение уголовных дел.

<1> Далее — «начальник подразделения».

5. Начальник следственного подразделения, в подразделениях дознания (организации дознания) и в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместитель начальника территориального органа МВД России — начальник полиции, заместитель начальника отделения МВД России, начальник отдела (отделения, пункта) полиции либо лица, исполняющие их обязанности, обязан обеспечить организацию и проведение инвентаризации уголовных дел, назначенной в соответствии с пунктом 34 настоящей Инструкции.

6. Руководитель (начальник) территориального органа МВД России, (в Следственном департаменте МВД России — первый заместитель начальника Следственного департамента МВД России) обязан обеспечить надлежащие условия для хранения уголовных дел.

II. Порядок учета и хранения уголовных дел, находящихся в производстве

7. Следователь (дознаватель), принявший решение о возбуждении уголовного дела, после получения порядкового номера уголовного дела<1> незамедлительно передает уголовное дело начальнику подразделения для учета.

<1> Приказ Генеральной прокуратуры Российской Федерации, МВД России, МЧС России, Минюста России, ФСБ России, Минэкономразвития России, ФСКН России от 29 декабря 2005 г. N 39/1070/1021/253/780/353/399 «О едином учете преступлений» (зарегистрирован в Минюсте России 30 декабря 2005 г. N 7339).

8. Начальник подразделения регистрирует уголовное дело в журнале учета находящихся в производстве уголовных дел, который ведется по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции, и передает уголовное дело для расследования конкретному следователю (дознавателю) под роспись в журнале учета находящихся в производстве уголовных дел.

В территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют, регистрацию уголовного дела в журнале учета находящихся в производстве уголовных дел осуществляет сотрудник направления дознания.

Ведение и хранение журнала учета находящихся в производстве уголовных дел возлагаются на начальника подразделения и сотрудника направления дознания — в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют.

При наличии технических и организационных возможностей учет находящихся в производстве уголовных дел ведется с использованием автоматизированных систем (при сохранении журнального учета).

9. Следователь (дознаватель) хранит находящиеся в его производстве уголовные дела в металлическом шкафу, расположенном в служебном кабинете.

10. Металлический шкаф опечатывается металлической печатью с индивидуальным учетным номером при убытии следователя (дознавателя) за пределы административного здания территориального органа МВД России, Следственного департамента МВД России (здания, в котором расположен служебный кабинет). Ключи от металлического шкафа хранятся в соответствии с правилами секретного делопроизводства.

11. Следователь (дознаватель) в связи с временной нетрудоспособностью, временным отстранением от служебных обязанностей, переводом в другое подразделение или увольнением со службы в органах внутренних дел Российской Федерации, убытием на обучение, в отпуск, в командировку, не связанную с расследованием уголовного дела, незамедлительно передает находящиеся в его производстве уголовные дела, а также уголовные дела, указанные в пункте 17 настоящей Инструкции, начальнику подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителю начальника территориального органа МВД России — начальнику полиции, заместителю начальника отделения МВД России, начальнику отдела (отделения, пункта) полиции либо лицам, исполняющим их обязанности), о чем составляется акт. Акт подписывается начальником подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителем начальника территориального органа МВД России — начальником полиции, заместителем начальника отделения МВД России, начальником отдела (отделения, пункта) полиции либо лицами, исполняющими их обязанности) и следователем (дознавателем).

12. Уголовные дела передаются вместе с вещественными доказательствами, хранящимися при уголовном деле.

13. При невозможности прибытия следователя (дознавателя) для передачи уголовных дел в порядке, установленном пунктами 11 и 12 настоящей Инструкции, уголовные дела изымаются комиссией в составе начальника подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителя начальника территориального органа МВД России — начальника полиции, заместителя начальника отделения МВД России, начальника отдела (отделения, пункта) полиции либо лиц, исполняющих их обязанности) и двух сотрудников территориального органа МВД России (Следственного департамента МВД России), о чем составляется акт, который подписывается членами комиссии.

14. Направление уголовного дела за пределы территориального органа МВД России (Следственного департамента МВД России) для изучения в порядке прокурорского надзора, ведомственного процессуального контроля, соединения в одно производство, в суд, по подследственности, а также для производства судебных экспертиз без регистрации в установленном порядке<1> запрещается.

<1> Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

15. Факт передачи уголовного дела за пределы территориального органа, начальником подразделения и сотрудником направления дознания фиксируется в журнале учета находящихся в производстве уголовных дел.

16. При перемещении уголовного дела запрещается оставлять его, в том числе в транспортном средстве без присмотра.

III. Порядок учета и хранения уголовных дел, приостановленных и прекращенных производством

17. Уголовное дело, производство предварительного расследования по которому приостановлено по основаниям, предусмотренным пунктами 2 — 4 части первой статьи 208 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации<1>, следователем (дознавателем) передается начальнику подразделения для отметки о принятом решении в журнале учета находящихся в производстве уголовных дел и хранится в металлическом шкафу следователя (дознавателя).

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 52, ст. 4921; 2002, N 22, ст. 2027; 2003, N 27, ст. 2706; 2017, N 27, ст. 3934; N 31, ст. 4752, 4799, 4800. Далее — «УПК».

18. Уголовное дело, производство предварительного расследования по которому приостановлено по основанию, предусмотренному пунктом 1 части первой статьи 208 УПК, или прекращено, следователем (дознавателем) передается начальнику подразделения для отметки о принятом решении в журнале учета находящихся в производстве уголовных дел, после чего передается для хранения в специальном помещении в условиях, исключающих их хищение, утрату, порчу, доступ посторонних лиц.

19. Специальное помещение оборудуется стеллажами, охранной и противопожарной сигнализацией, металлическими решетками на окнах, а также металлической или обитой металлом дверью с запорными устройствами. Входная дверь опечатывается металлической печатью с индивидуальным учетным номером ответственного сотрудника. Ключи от специального помещения хранятся у ответственного лица, дубликаты сдаются на хранение начальнику подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителю начальника территориального органа МВД России — начальнику полиции, заместителю начальника отделения МВД России, начальнику отдела (отделения, пункта) полиции либо лицам, исполняющим их обязанности).

20. Уголовное дело, сдаваемое в специальное помещение, должно содержать в том числе решение по вещественным доказательствам, предметам и документам, не признанным вещественными доказательствами, об отмене избранной меры пресечения, а также опись находящихся в нем документов.

В случае несоблюдения указанных условий начальник подразделения возвращает уголовное дело следователю (дознавателю), в производстве которого находилось уголовное дело, с установлением срока устранения недостатков.

21. При приеме сдаваемого начальником подразделения на хранение уголовного дела ответственное лицо:

21.1. Регистрирует сдаваемое уголовное дело в журнале учета принятых на хранение в специальное помещение и выданных уголовных дел, который ведется по форме согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции. Передача начальником подразделения уголовного дела ответственному лицу осуществляется под роспись.

При наличии технических и организационных возможностей учет принятых на хранение в специальное помещение и выданных уголовных дел ведется с использованием автоматизированных систем (при сохранении журнального учета).

21.2. Размещает их на хранение в специальное помещение с учетом систематизации по году возбуждения и присвоенному регистрационному номеру.

22. Учет и хранение уголовных дел в следственных подразделениях и подразделениях дознания (организации дознания) осуществляются раздельно.

23. В территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — сотрудник направления дознания перед помещением уголовного дела, указанного в пункте 18 настоящей Инструкции, в специальное помещение проверяет соблюдение условий, предусмотренных пунктом 20 настоящей Инструкции, после чего помещает уголовное дело для хранения в специальное помещение, о чем делаются соответствующие записи в журнале учета принятых на хранение в специальное помещение и выданных уголовных дел.

24. Уголовное дело, указанное в пункте 18 настоящей Инструкции, в случае служебной необходимости может храниться в металлическом шкафу следователя (дознавателя).

IV. Порядок выдачи уголовных дел из специального помещения

25. Выдача уголовного дела из специального помещения производится ответственным лицом на основании резолюции начальника подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителя начальника территориального органа МВД России — начальника полиции, заместителя начальника отделения МВД России, начальника отдела (отделения, пункта) полиции либо лиц, исполняющих их обязанности) при наличии:

25.1. Письменного запроса надзирающего прокурора или вышестоящих руководителей (начальников) территориального органа МВД России об ознакомлении с уголовным делом в порядке прокурорского надзора, ведомственного процессуального контроля.

25.2. Служебного задания на инспектирование, служебного задания (плана-задания) на целевую проверку.

25.3. Мотивированного рапорта следователя (дознавателя) о выдаче уголовного дела в служебных целях.

25.4. Приказа о проведении инвентаризации уголовных дел.

26. Следователю (дознавателю), принявшему решение о приостановлении предварительного расследования по уголовному делу по основанию, предусмотренному пунктом 1 части первой статьи 208 УПК, уголовное дело выдается на основании его устного запроса.

27. Ответственное лицо в журнале учета принятых на хранение в специальное помещение и выданных уголовных дел указывает дату выдачи уголовного дела из специального помещения и сведения о должностном лице, получившем уголовное дело, и выдает его последнему под роспись.

28. Направление выданного из специального помещения уголовного дела за пределы территориального органа без регистрации в установленном порядке<1> запрещается.

<1> Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

29. При возвращении уголовного дела в специальное помещение в журнале учета принятых на хранение в специальное помещение и выданных уголовных дел делается соответствующая запись. Уголовное дело возвращается под роспись ответственного лица в журнале учета принятых на хранение в специальное помещение и выданных уголовных дел.

30. Доступ в специальное помещение возможен только в присутствии ответственного лица.

В случае если в отсутствие ответственного лица возникла необходимость поместить на хранение или получить уголовное дело, доступ в специальное хранилище осуществляется с письменного разрешения начальника подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителя начальника территориального органа МВД России — начальника полиции, заместителя начальника отделения МВД России, начальника отдела (отделения, пункта) полиции либо лиц, исполняющих их обязанности). При этом составляется акт, в котором перечисляются изъятые или помещенные на хранение уголовные дела, который подписывается начальником подразделения (в территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют — заместителем начальника территориального органа МВД России — начальником полиции, заместителем начальника отделения МВД России, начальником отдела (отделения, пункта) полиции либо лицами, исполняющими их обязанности) и лицом, которым уголовное дело передано на хранение или которому выдается уголовное дело. Акт передается ответственному лицу для внесения соответствующих записей в журнал учета принятых на хранение в специальное помещение и выданных уголовных дел.

V. Инвентаризация уголовных дел

31. Инвентаризация уголовных дел проводится в целях проверки сохранности уголовных дел. Инвентаризация может быть плановой или внеплановой.

32. Плановая инвентаризация проводится не реже одного раза в год.

33. Внеплановая инвентаризация назначается и проводится в случае:

33.1. Перевода в другое подразделение или увольнения со службы в органах внутренних дел Российской Федерации начальника подразделения.

33.2. Перевода в другое подразделение или увольнения со службы в органах внутренних дел Российской Федерации ответственного лица.

33.3. Утраты и (или) хищения уголовного дела.

33.4. Уничтожения (повреждения) уголовных дел, в том числе в результате стихийного бедствия или иной чрезвычайной ситуации.

34. Решение о назначении и проведении инвентаризации принимает руководитель (начальник) территориального органа МВД России, в Следственном департаменте МВД России — заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации — начальник Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации (лицо, исполняющее обязанности начальника Следственного департамента Министерства внутренних дел Российской Федерации), о чем издает приказ. Данным приказом создается инвентаризационная комиссия в составе не менее трех человек из числа сотрудников следственного подразделения (подразделения дознания), а при необходимости — других подразделений территориального органа МВД России. В состав комиссии в обязательном порядке включается начальник подразделения и ответственное лицо.

В территориальных органах МВД России, где подразделения дознания отсутствуют, создается инвентаризационная комиссия в составе не менее трех человек из числа сотрудника направления дознания и сотрудников других подразделений территориального органа.

Один из членов инвентаризационной комиссии, за исключением начальника подразделения и ответственного лица, назначается ее председателем. В приказе определяются также порядок и сроки проведения инвентаризации.

35. Перед началом инвентаризации из информационного подразделения территориального органа МВД России запрашиваются сведения о числящихся за следственным подразделением (подразделением дознания), сотрудником направления дознания уголовных делах, а также изучаются результаты предыдущей инвентаризации.

36. При инвентаризации проводится проверка фактического наличия уголовных дел, находящихся в металлических шкафах следователей (дознавателей) и специальном помещении, и сопоставление с данными учета, в том числе в части принятых решений.

37. Результаты отражаются в акте инвентаризации уголовных дел, к которому прилагаются поступившие из информационного подразделения территориального органа МВД России сведения о числящихся за следственным подразделением (подразделением дознания), сотрудником направления дознания уголовных делах. Акт инвентаризации подписывается членами инвентаризационной комиссии.

38. Данные об уголовных делах, находящихся в органах прокуратуры, вышестоящих территориальных органах МВД России, МВД России, экспертных учреждениях, направленных по подследственности, должны быть подтверждены документально. Внесение сведений об указанных уголовных делах в акт инвентаризации без документального подтверждения запрещается.

39. Акт инвентаризации утверждается руководителем (начальником), принявшем решение о назначении и проведении инвентаризации, указанным в пункте 34 настоящей Инструкции. Утвержденный акт инвентаризации хранится в соответствующем номенклатурном деле.

Приложение N 1

к Инструкции по организации учета, хранения и инвентаризации

уголовных дел в следственных подразделениях и подразделениях

дознания (организации дознания) органов внутренних

дел Российской Федерации

ЖУРНАЛ

учета находящихся в производстве уголовных дел

Начат ____________ 20___ г. Окончен ___________ 20___ г.

Том N ________________ На ________ листах

N п/п	N уголовного дела	Дата возбуждения уголовного дела	Статья УК РФ	Краткая фабула	Роспись следователя (дознавателя) о получении уголовного дела	Принятое по итогам расследования процессуальное решение, дата принятия

Приложение N 2

к Инструкции по организации учета, хранения и инвентаризации

уголовных дел в следственных подразделениях и подразделениях

дознания (организации дознания) органов внутренних

дел Российской Федерации

ЖУРНАЛ

учета принятых на хранение в специальное помещение

и выданных уголовных дел

Начат ____________ 20___ г. Окончен ___________ 20___ г.

Том N ________________ На ________ листах

N п/п	уголовного дела	ФИО потерпевшего и (или) подозреваемого	Статья УК РФ	Решение по делу, дата принятия	ФИО лица, проводившего расследование	Дата сдачи уголовного дела в специальное помещение, должность, ФИО, роспись должностного лица, сдавшего на хранение уголовное дело, и ответственного лица	Дата выдачи уголовного дела из специального помещения	Должность, ФИО должностного лица, получившего уголовное дело из специального помещения, роспись должностного лица о получении уголовного дела	Дата возврата уголовного дела в специальное помещение, роспись ответственного лица о получении уголовного дела

4.4. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ

4.4. Уничтожение документов и дел с истекшими
сроками хранения

4.4.1. Документы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению, если они выделены в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и только после утверждения руководителем Росстата (территориального органа) описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу за соответствующий период, и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

4.4.2. Отбор документов в структурном подразделении к уничтожению и составление предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложения N 42, 43), производится после составления описей дел структурного подразделения постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения за этот период и передачи дел на архивное хранение.

Предложения структурного подразделения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, визирует должностное лицо, являющееся членом ЦЭК (ЭК), подписывает руководитель структурного подразделения в двух экземплярах. Один экземпляр акта передается в архив, второй — остается в структурном подразделении.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт, например, законченные в 2011 году дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2017 года.

Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Заголовки дел, включаемых в акт, должны полно и точно отражать содержание документов. Дела с однородными документами вносятся в акт под одним заголовком, а затем указываются индексы дел по номенклатуре, количество дел за каждый год отдельно и общее количество дел. При уничтожении части документов из дела в заголовке пишется содержание документов, затем указываются индекс дела, из которого они изъяты, и общее количество листов.

4.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов центрального аппарата Росстата, не подлежащих хранению, за соответствующий период составляется на основании предложений структурных подразделений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, за соответствующий период (приложение N 42).

Описи дел постоянного и временных (более 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, центрального аппарата Росстата одновременно рассматриваются на заседании ЦЭК.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Росстата только после утверждения ЭПК ГА РФ описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

При составлении акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, названия структурных подразделений последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел.

4.4.4. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел, вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Росстата проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… N…» с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложения N 42, 43), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… N…» с указанием должности, фамилии, подписи работника, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению по акту на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в номенклатуре дел.

Документооборот в органах внутренних дел

Документооборот — движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа его исполнения, отправки или сдачи в дело.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 с изм. от 29.11.2007г. № 1132, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.

Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регламентирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, и других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа.

Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие решения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесообразность последующих проверочных действий.

В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в котором зарегистрирован рассмотренный документ (в регистрационной карточке или электронном носителе), содержание резолюции руководителя и вручает документ исполнителю под расписку в этом журнале.

Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем органа.

Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолюции, в случаях когда исполнение документа не требует подготовки новых документов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении документа докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись «в дело», что является свидетельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию для отправки или хранения.

Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции; проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки; написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии.

Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.

Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел органа и его структурных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел, с указанием сроков ее хранения.

Большое разнообразие создаваемых и поступающих в орган внутренних дел документов, подлежащих хранению, требует их группировки и систематизации по предметно-логическому признаку (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.).Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел. При разработке номенклатуры учитывается состав входящих и исходящих документов, количество документов по отдельным направлениям деятельности органа внутренних дел, степень секретности.

В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел, с указанием наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов и срока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью.

На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения которых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по разрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, срок хранения, куда приобщен или отправлен.

Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения. Экспертная комиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел.

Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишние согласования, визирования документов. При определении порядка прохождения документов (схемы документооборота) в органе внутренних дел следует исходить из необходимости рассмотрения начальником органа документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих органов внутренних дел, документов, касающихся принципиальных вопросов деятельности органа внутренних дел в целом. Другие же входящие документы могут направляться для рассмотрения непосредственно заместителям начальника органа (руководителям служб). Установление такого порядка ускорит движение документов, освободит начальника органа от излишней информации.

Значительному ускорению процесса движения документов в органах внутренних дел способствовало бы решение вопроса о предоставлении исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (запросов на характеристики, ответов на некоторые запросы, поступающие из других органов внутренних дел и подразделений, и т.п.). Это не только ускорит документооборот и сократит затраты времени сотрудников на работу с документами, но и повысит ответственность исполнителей за качественную их подготовку.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа «Взято на контроль» или индекса «К» на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа.

О не исполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.