Учет количества документов

Меня интересует вопрос по нормам времени на выполнение работ в делопроизводстве: какое количество писем (входящих, исходящих) сотрудник должен обрабатывать за рабочий день? В каких нормативных актах я могла бы найти ответ?

Естественное желание руководителей любого уровня – это экономия денежных средств организации. И, как правило, экономить начинают на заработной плате работников. Этот процесс имеет два направления: желание уволить «лишних» людей, а после их увольнения всю работу распределить между оставшимися. Чистка рядов, как правило, начинается с работников делопроизводственного аппарата. Для того чтобы защитить сотрудников ДОУ от неминуемого сокращения, а еще лучше – доказать работодателю, что службу необходимо расширять, Вам, конечно, потребуется знание основ нормирования труда.

Основными документами, регламентирующими деятельность работников в этой области, являются:

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23;
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 25.11.1994 № 72;
• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда РФ от 10.09.1993 № 152;
• Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57.

Хотелось бы также обратить Ваше внимание на выступления и публикации такого широко известного автора, как Янковая Валентина Федоровна (кандидат исторических наук, заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), доцент Государственного университета управления).

Пример 1 СвернутьПоказать

В соответствии с нормами времени на обработку входящих документов, установленных в разделе 5 Норм времени 2002 года (фрагмент этого документа см. ниже), рассчитаем, сколько рабочего времени ежедневно затрачивает сотрудник службы ДОУ на регистрацию входящей корреспонденции, если за год всего зарегистрировано 7139 документов данной группы.

Вычислим, какое количество входящих документов регистрируется в организации ежедневно (в среднем):

(7139 документов : 12 месяцев) : 21 рабочий день в месяце = 28 документов.

Рассчитаем, сколько времени, в соответствии с установленными нормами, должно быть затрачено сотрудником на выполнение данной работы:

28 документов : 10 документов (единица измерения для данной нормы) х 0,65 часа (норма времени) = 1,84 часа.

В итоге получается примерно 2 часа ежедневно.

Особое внимание уделите пункту «Содержание работы», в котором перечисляются виды работ, входящих в нормируемый процесс.

Фрагмент документа СвернутьПоказать Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 26.03.2002 № 23 5. Обработка, регистрация, учет количества документов 5.1. Обработка поступающих документов

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек, штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения.

Нормы времени на обработку входящих документов

Исполнители – работники канцелярии, экспедиции.

Единица измерения – десять документов.

Ссылка на утвержденные нормативы может Вам помочь при общении с руководством. Но при нормировании труда работников службы ДОУ необходимо учесть еще факт использования (или отсутствия) средств вычислительной техники, программного обеспечения, от этого во многом будет зависеть расчет норм выработки. Приведу пример.

Пример 2 СвернутьПоказать

Регистрация входящих документов может осуществляться как на бумажном носителе (в журнале регистрации, на регистрационных карточках), так и в электронном виде (в таблице, созданной средствами WORD или EXCEL, либо в специальной системе электронного документооборота). Естественно, время, затраченное на регистрацию одного и того же документа, в каждом из перечисленных вариантов окажется различным.

То же самое можно сказать и о характере работы различных сотрудников: один затрачивает на регистрацию документа меньшее количество времени, чем другой. Это зависит от индивидуальных способностей человека, а также от тех или иных технологий, которые он использует в своей работе. Например, если способности, опыт профессиональной деятельности у сотрудников одинаков, то стоит приглядеться к используемым приемам и методам труда.

Первым шагом на пути к нормированию труда сотрудников ДОУ может стать такой широко используемый метод, как фотографирование рабочего дня или какого-либо процесса. Лучше начинать с процессов.

Пример 3 СвернутьПоказать

Например, выбрать один бизнес-процесс: регистрация входящей корреспонденции (при этом лучше выбрать документы одной группы) и с секундомером в руках замерить время, потраченное вашими сотрудниками на его выполнение. Для ровного счета взять 10 документов (при этом обратите внимание на то, что человек имеет особенность уставать от выполнения монотонной работы). Замерить общее время, потраченное на регистрацию данных документов, а потом поделить на 10 – получится среднее время, потраченное на регистрацию одного документа.

Уверяю, что Вас удивит существенная разница между «лучшим» и «худшим» результатом даже одного работника. При этом результаты, полученные в начале и конце рабочего дня, будут также отличаться друг от друга.

После сравнения результатов рассчитайте средний показатель. Средний результат умножьте на среднее количество документов, которое поступает на регистрацию ежедневно. Так вы получите среднюю норму выработки. При этом необходимо учитывать и время, потраченное сотрудником на сортировку писем, на вскрытие конвертов, на изъятие документа из конверта и т.д. Еще прибавьте время перерывов и так далее.

Таким образом, Вы ответите на вопросы:

• как организован Ваш бизнес-процесс;
• выявите наиболее трудоемкие операции;
• выявите причины сбоев;
• изучите передовые методы труда.

И в зависимости от поставленной задачи (цели) рассчитаете необходимые нормы выработки, значительно улучшив работу подразделения.

>Документооборот. Требования к оформлению документации

Документооборот: основные понятия

Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

• входящий (поступающий в организацию);
• исходящий (направленный из организации);
• внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Этапы работы

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.

ГОСТы по делопроизводству 2019

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

1. Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
3. Реквизит документа — элемент оформления документа.

ГОСТ Р 7.0.8-2013

Делопроизводство-2019: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

• номера страниц;
• предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
• абзацный отступ;
• величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
• выравнивание текста;
• максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
• правила выделения полужирным текстом;
• оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

• гриф ограничения доступа;
• отметка об электронной подписи;
• наименование структурного подразделения — автора документа;
• наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Образец оформления приказа по ГОСТу (2019 г.)

В разделе «Бланки» добавился еще один размер бланка — А6, определен размер левого поля для документов с длительными сроками хранения (более 10 лет), установлены правила использования бланков на двух языках.

Приложения дополнены образцами титульного листа, бланка структурного подразделения, продольного бланка письма организации на двух языках.

С учетом описанных дополнений и изменений считаем целесообразным подготовить или переработать существующую инструкцию по делопроизводству организации.

Типовая инструкция по делопроизводству (2019)

Инструкция по делопроизводству (2019) в государственных учреждениях

Инструкция по делопроизводству (2019) в муниципальных учреждениях

Нормирование труда работников службы делопроизводства

Должностной и численный состав службы делопроизводства определяется исходя из объема документооборота, функции органа управления, территориального размещения предприятия или организации.

Исторический экскурс

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были установлены Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной в 1967 г. Государственным комитетом по труду и социальным вопросам. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении зарплаты в различных отраслях народного хозяйства.

В настоящее время основными нормативными документами, регламентирующими наименование должностей работников службы делопроизводства, являются:

• 1) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367 и введенный в действие с 1 января 1996 г. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанный Институтом труда и утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее — Классификатор);
• 2) приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н «Об утверждении профессионального стандарта “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией”» (далее — профессиональный стандарт).

В соответствии с Классификатором, по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. К этой категории отнесены должности заведующих службой делопроизводства (заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующие архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д.). Наименование должности складывается из слов «заведующий» или «начальник» с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию входят помощники руководителей, документоведы, референты, редакторы, архивисты, археографы, инспекторы, секретари коллегий, секретари руководителей, корректоры. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Существует возможность устанавливать должность старшего специалиста; при этом соотношение между старшими специалистами и специалистами — 2:1.

В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурируют такие должности, как «специалист», «ведущий специалист», «специалист 1-й категории» или «специалист 2-й категории», а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители. К этой категории относятся экспедиторы, делопроизводители, машинистки и стенографистки, секретари, курьеры,

операторы организационной техники (далее — оргтехника). Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Возглавляет службу делопроизводства начальник или заведующий.

Рассмотрим основные требования к руководителю службы делопроизводства.

По характеру деятельности руководитель службы делопроизводства тесно взаимодействует:

• — с руководителями структурных подразделений организации и подведомственной сети по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, деятельности коллегиальных органов, подготовки и представления необходимых документов, использования информации в служебных целях;
• — с юридической службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
• — со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы;
• — со структурным подразделением по внедрению информационных технологий.

В пределах своей компетенции он также может вступать во взаимоотношения по вопросам работы с документами с другими организациями.

Для выполнения обязанностей но руководству службой делопроизводства ему предоставляется право:

• — контролировать работу с документами в организации и подведомственной сети, если она нс входит в структуру службы, по вопросам автоматизации документооборота и требовать выполнения установленных правил такой работы;
• — докладывать руководителю организации о состоянии работы с документами, подавать документы для рассмотрения;
• — вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы делопроизводства, их поощрении и наложении на них взысканий;
• — привлекать специалистов структурных подразделений организации и подведомственной сети к подготовке проектов документов по поручению руководства;
• — запрашивать от структурных подразделений и подведомственной сети сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами;
• — принимать меры по автоматизации управления, сокращению лишней документальной информации в организации и сети, контролировать эти процессы;
• — подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• — применять санкции во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами организации установленных правил работы с документами.

Должностной состав службы делопроизводства, его трудовые функции и обязанности также закреплены в профессиональных стандартах.

В соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» выделяют следующие должности специалистов, занятых в сфере делопроизводства:

• — секретарь-администратор;
• — секретарь руководителя;
• — делопроизводитель;
• — помощник руководителя.

Профессиональный стандарт предназначен:

• — для стандартизации и унификации требований к содержанию и качеству профессиональной деятельности;
• — решения широкого круга задач в области управления персоналом (разработка стандартов предприятия, должностных инструкций, систем отбора, подбора, мотивации и аттестации персонала, планирования карьеры);
• — проведения оценки квалификации работников.

Названный профессиональный стандарт содержит три обобщенных трудовых функции:

• 1) документационное обеспечение управления организацией;
• 2) руководство деятельностью по документационному обеспечению управления в организации;
• 3) управление документацией организации.

На работу с документами работники аппарата управления тратят от 30 до 70% своего рабочего времени. В связи с этим важную роль в работе службы делопроизводства играет нормирование труда ее работников.

Нормирование труда — это определение необходимых затрат рабочего времени на выполнение конкретного объема работ в конкретных организационно-технических условиях.

В нашей стране нормирование труда регламентируется рядом локальных документов и нормативных правовых актов.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ) нормированию труда посвящена гл. 22. В соответствии со ст. 159 ТК РФ работникам гарантируются:

• — государственное содействие системной организации нормирования труда;
• — применение систем нормирования труда, определяемых работода телем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором.

Под нормами труда понимаются нормы выработки, времени, нормативы численности и другие нормы, устанавливаемые в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда (ст. 160“ТК РФ).

Нормы труда могут быть пересмотрены по мере совершенствования или внедрения новой техники, технологии и проведения организационных либо иных мероприятий, обеспечивающих рост производительности труда, а также в случае использования физически и морально устаревшего оборудования.

В соответствии со ст. 161 ТК РФ для однородных работ могут разрабатываться и устанавливаться типовые нормы труда:

• — межотраслевые;
• — отраслевые;
• — профессиональные и др.

Типовые нормы труда разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном Правительством РФ. Например, в соответствии с постановлением Правительства РФ от 11.11.2002 № 804 «О Правилах разработки и утверждения типовых норм труда» типовые профессиональные, отраслевые и иные нормы труда утверждаются федеральным органом исполнительной власти по согласованию с Минтрудом России.

При нормировании труда работников службы ДОУ применяют:

• — нормы численности;
• — нормы времени;
• — нормы выработки;
• — нормы обслуживания;
• — нормы управляемости.

Норма численности — количество работников, выполняющих определенный объем работ за установленный период времени в заданных организационно-технических условиях.

Расчет норм численности работников федеральных органов исполнительной власти производится в соответствии с Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

Численность работников службы ДОУ рассчитывается по службе в целом и по структурным подразделениям.

Внимание!

При расчете численности делопроизводственного персонала следует исходить из минимальной численности работников по каждой функции.

В соответствии с данным документом расчет нормативной численности работников производится по формуле

где Чн — нормативная численность работников (чел.); Тоб — общие затраты времени на работы по документационному обеспечению (ч); Фп — планируемый годовой фонд рабочего времени в расчете на одного работника (ч).

В свою очередь, значение Тоб определяется по формуле

где Тн — затраты времени на работы но документационному обеспечению, рассчитываемые на основании норм (ч); Тнн — затраты времени, не предусмотренные нормами (определяемые экспертно-оценочным способом) (ч).

Для расчета численности могут применяться нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания.

Норма времени — количество затрат рабочего времени на выполнение единицы работы (продукции) работником или группой работников в заданных организационно-технических условиях.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления производится на основе фактических затрат рабочего времени на выполнение соответствующих видов работ.

Фактические затраты рабочего времени определяются методом так называемого технического нормирования (хронометраж времени) на основе результатов измерений в течение рабочего дня стандартной продолжительности (8 ч). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по делопроизводству рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих нормативов времени на выполнение соответствующих видов работ или на основании результатов измерений) по формуле

где Нвр — значение нормы времени (ч); Н — затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы (ч); К — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени, т.е. К = 1,1.

Норма выработки — количество единиц работы (продукции), выполняемой в единицу времени работником или группой работников в заданных организационно-технических условиях.

Ниже приведены нормы времени на обработку входящих документов, установленные в разд. 5 «Обработка, регистрация, учет количества документов» Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

5.1. Обработка поступающих документов

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче в структурные подразделения.

Нормы времени на обработку входящих документов

Исполнители — работники канцелярии, экспедиции.

Наименование работы	Единица измерения объема работы	Норма времени, ч
Обработка входящих документов	10 документов	0,65

Пример расчета времени, затрачиваемого на регистрацию поступающей корреспонденции

• 1. Условие: за год всего зарегистрировано 6000 поступающих документов.
• 2. Вычислим, какое количество входящих документов регистрируется в организации ежедневно (в среднем):
  • (6000 документов : 12 мес.) : 21 рабочий день в месяце = 18 документов.
• 3. Рассчитаем, сколько времени в соответствии с установленными нормами должно быть затрачено сотрудником на выполнение данной работы:
• 18 документов : 10 документов (единица измерения для данной нормы) х 0,65 ч (норма времени) = 1,17 ч
• 4. В итоге получается примерно 1 ч ежедневно.

Регистрация входящих документов может осуществляться как на бумажном носителе (в журнале регистрации, на регистрационных карточках), так и в электронном виде (в таблице, созданной средствами Word или Excel, либо в специальной системе электронного документооборота). Соответственно, время, затраченное на регистрацию одного и того же документа, в каждом из перечисленных вариантов будет варьироваться.

Норма обслуживания — количество производственных объектов, которые работник или группа работников обслуживают в заданных организационно-технических условиях.

Для определения численности руководителей могут использоваться нормы управляемости, указывающие количество подчиненных, которыми может и должен управлять руководитель.

Норма управляемости — это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель.

Постановлением Правительства РФ от 05.11.1995 № 1094 «О структуре центрального аппарата федеральных органов исполнительной власти» установлено, что штатная численность департамента не может быть менее 35 единиц, управления — менее 20 единиц, отдела — менее 10 единиц, отдела в составе департамента (управления) — менее 5 единиц.

В структуру департамента и управления не могут входить менее трех отделов. При формировании структуры центрального аппарата этих органов учитывают, что количество ведущих должностей государственных служащих не должно превышать 10%, а старших — 40% общей численности работников этих органов.

Формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводится произвольно, исходя из их реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала может колебаться в значительных пределах. При этом в первой организации отмечается неоправданный рост численности такого персонала, а во второй — необоснованное сокращение. Как следствие, в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов, т.е. нехватка делопроизводственного персонала приводит к совмещению функций специалиста и технического исполнителя.

Для определения численности сотрудников применяют различные нормативные документы. Для расчета сотрудников в федеральных органах исполнительной власти применяются:

Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 05.06.2002№ 39;

• — Методика расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утвержденная приказом Росархива от 14.01.2004 №9;
• — Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

Существует две методики расчета численности работников службы ДОУ.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента:

где Ч — численность работников службы ДОУ; 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда; Д — документооборот; Р — общая численность работников организации; 0,98 и 0,1 — коэффициенты погрешности.

Расчет по этой формуле даст значительно завышенный количественный состав службы делопроизводства, не соответствующий новым технологиям и выросшей производительности труда в сфере управления. Сегодня эта формула интересна лишь для истории делопроизводства.

Вторая методика предусматривает расчет численности исходя из трудозатрат на выполнение отдельных операций по типовым межотраслевым сборникам, содержащим нормы времени на отдельные работы. Данная методика позволяет достаточно точно определить необходимое количество работников службы делопроизводства, однако она имеет ряд недостатков:

• — при расчете норм численности учитываются лишь типовые для данной категории персонала состав и объем работ;
• — при отклонении реального состава работ от типового снижается точность получаемого результата.

Для того чтобы рассчитать количество работников службы делопроизводства (Чпл) на основании типовых норм времени необходимо воспользоваться следующей формулой:

где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ, определяемая в соответствии с типовыми нормами времени и плановым объемом работ либо экспертным путем; Тнн — годовая трудоемкость ненормируемых работ, определяемая в основном экспертным путем; Фп — полный полезный фонд рабочего времени одного работника за год (в среднем Фп = 1910 ч).

Более подробно проблемы определения потребности в персонале и методы расчета численности работников различных категорий рассматриваются в целом ряде работ, посвященных нормированию и организации труда, управлению персоналом.

Расчет численности секретарей производится по формуле

где Ч — необходимое количество сотрудников; Нвр — средняя норма времени на обработку одного документа; О — количество корреспонденции за год (документооборот); К — коэффициент изменения трудоемкости работы; Т — годовой номинальный фонд рабочего времени; а — коэффициент неявок на работу (0,3).

Пример расчета численности работников архива организации

• 1. Воспользуемся Нормами времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденными постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.
• 2. Составим следующую таблицу в соответствии с должностными обязанностями сотрудника:

№ п/п	Вид выполняемой работы	Единица объема работ	Объем работ за год (VI)	Норматив времени на единицу объема работ (Н, часов)	Сумма затрат времени (чел.-ч.)
	Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений)	1 п.л.	0,5
	Составление годовых разделов сводных описей для постоянного хранения	10 описательных статей описи
	Составление сводных описей дел по личному составу	10 описательных статей		0,9

№ и/и	Вид выполняемой работы	Единица объема работ	Объем работ за год (VI)	Норматив времени на единицу объема работ (Н, часов)	Сумма затрат времени (чел.-ч.)
	Составление отчета о состоянии и объеме документов, находящихся на ведомственном хранении	1 отчет		9,7	9,7
	итого

3. Годовая трудоемкость работ (Тн) рассчитывается по нормативам времени с корректировкой на коэффициент К = 1,1, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные надобности:

Тн = 2136 х 1,1 = 2349,6 чел.-ч.

• 4. Трудоемкость работ, не предусмотренных сборником укрупненных нормативов (ненормируемых работ), (Тнн) определяется экспертным путем и составляет 50,3 чел.-ч.
• 5. Полезный фонд рабочего времени одного работника за год (Фп) принимается в среднем равным 1910 ч. Подставляя исходные данные в формулу, получаем необходимую плановую численность:

Таким образом, для выполнения трудовых функций, которые мы отметили в таблице, для работы в архиве необходим один человек. За интенсивность труда сотруднику может быть установлено поощрение.

Пример расчета численности делопроизводителей группы обработки и регистрации документов приведен в приложении 1 к учебнику.

• См.: Приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н.
• См.: Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994№ 72.
• Утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.
• См.: Приказ Росархива от 14.01.2004 № 9 «Об утверждении Методики расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду».

Учет количества документов

Количество документов подсчитывают по регистрационным формамв местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие, отправляемые, внутренние документы учитываются раз­дельно по категориям. В каждой из указанных категорий раздельно учитываются отдельные группы документов (распорядительные, переписка, финансовые, статистические, договорные и др.). Самостоятельно учитываются предложения, заявления, жалобы граждан.

Количество внутренних регистрируемых документов устанавливается на основе данных регистрации, а нерегистрируемых — путем просмотра дел.

Осуществляется полный и выборочный учет количества документов.

Структурные подразделенияв установленные сроки должны представлять в службу ДОУсводки о результатах учета.По каждой группе указывается количество документов и их тираж; цифры проставляют через косую черту или в отдельных графах.

Результаты учетаобобщаются службой ДОУ и представляются руковод­ству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация и индексация документов

Регистрация документов проводится на предприятии в целях обеспечения их повседневного учета, оперативного поиска документной информации, контроля исполнения заданий и поручений. Она предусматривает фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационной форме.

Существуют несколько систем регистрации документов: централизо­ванная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных опе­раций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешаннаясистема, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• контракты коммерческие;

• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера (индексы).

Индекссоздаваемых предприятием и получаемых документов состоит из:

• порядкового номера с начала года в пределах регистрируемого массива документов,

• условного обозначения структурного подразделения, исполнителя, затрагиваемого вопроса, вида документа, корреспондента,

• номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Элементы индексаразделяются, например: 347/15-46/06 (347- порядковый номер документа в пределах массива поступивших писем, 15-46 -индекс дела по номенклатуре дел, 06 — код по классификатору.

На документах, составленных совместно с другими предприятиями (уч­реждениями, организациями), регистрационные индексы проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе, слева направо, на­пример, индекс совместного распорядительного документа: 724/156/94.

Индекс распорядительного документа, протокола, акта, докладной записки в традиционных условиях состоит только из порядкового номера в пределах регистрируемой группы документов,

В приказах по личному составу после индекса через тире проставляется строчная буква «к», например: 76-к.

Перед номерами предложений, заявлений, жалоб граждан в обязательном порядке указывается прописная начальная буква фамилии заявителя (через тире), например: Л-126/014.

При указании порядковых номеров в индексах рекомендуется использовать нумерационный бланк — «шахматку».

Коды в индексах проставляются на основе классификаторов, разработанных предприятием или вышестоящими организациями.

Для кодирования стран мира, продукции, валют, услуг следует пользоваться международными классификаторами.

Эффективность принятой системы индексациив значительной сте­пени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационные журна­лы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Индекс (№) док-та	Дата документа	Исходящий №	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
			Дата поступления документа 21.12.98 О сокращении поставок ТНП	Сергеев ….	Сергеев…..	27.12.98….

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

№№ п/п п/л	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
	ЗАО «Пилот»	0 предоплате по контракту №28/117 от 20.12.98	Разин.

ЖУРНАЛ №3

Регистрации внутренних документов

№ п/п, индекс	Дата документа		Кто подписал	Краткое содержание (заголовок)	Отметка об исполнении
			Разин А.В.	О реорганизации отдела маркетинга	Исполнено 14.12.98
	___”___		___”___	___”___	___”___
№ дела		Примечание
		___”___
___”___		___”___

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируются отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы, Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация, например; приказ №5, протокол №3 и т.п.

При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей.

Журналы включают следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• автор документа (внешняя организация) — для входящих документов;

• адресат (корреспондент) — для исходящих документов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмот­рению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Централизованной регистрации в службе ДОУ подлежат: распорядительные документы, подписанные руководителем предприятия; документы, поступившие из вышестоящих организаций и направляемые им; другие документы, относящиеся к компетенции руководства предприятия.

Документы, относящиеся к компетенции структурных подразделений, регистрируются децентрализованно в местах их создания и исполнения. Например: документация по коммерческим вопросам — в коммерческом отделе.

Конкретный перечень документов, подлежащих регистрации на предприятии. разрабатывается службой ДОУ. Может быть разработан перечень основных документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (приложе­ние 5). Перечни включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Документы регистрируются на предприятии один раз — поступившие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

В службе ДОУ поступившие документы регистрируют до передачи их на рассмотрение руководству предприятия.

Регистрация документов производится в пределах определенных масси­вов в зависимости от вида документов, автора, содержания и других признаков. Например: отдельно регистрируют приказы руководителя предприятия по основной деятельности, приказы по кадрам, заявки на материально-тех­ническое снабжение, обращения граждан и др.

Установлен обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок к тексту документа; резолюция руководителя; срок исполнения; отметка об исполнении; отметка о направлении документа в дело. При необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен.

Порядок расположения реквизитов регистрации устанавливается предприятием.

Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Порядок обработки отправляемых документов.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации.

Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления. с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению — в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии — в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, — в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа) Для поступающих в организацию документов, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

· справочные

· контрольно-справочные

· по географии поступающих документов

· по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

· тематические (приказы, решения) и др

Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях.