Учет документов

17. Учет документов в архивах: организация учета

Учет документов — это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля за их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Учет документов строится на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. Указанные принципы реализуются на основе:

установления общих для всех хранилищ документов Архивного фонда Российской Федерации единиц учета;

— единства организации хранения и учета документов;

— сопоставимости учетных показателей;

-строгой регламентации и стабильности форм учетных документов и требований к их заполнению;

-оперативного внесения в установленные сроки во все учетные документы изменений об объеме и составе документов Архивного фонда Российской Федерации, отражающих их фактическое количество и состав.

Архив в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляет государственный учет документов и представляет в порядке, определенном Регламентом, учетные сведения в вышестоящий орган управления архивным делом для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

Учет производится путем присвоения документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Архивный шифр — обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации.

Учет документов в архиве осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В хранилище назначается работник, ответственный за учет документов хранилища.

Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

18.Документы, подлежащие засекречиванию и рассекречиванию

Отнесением сведений документов государственной тайне и продление сроков ограничения доступа к документам непосредственно занимаются работники ведомственного архива. Перечень должностных лиц органов государственной власти наделяемых полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, утверждает президент РФ. Руководит работой по засекречиванию документов в стране межведомственная комиссия по защите государственной тайне. В органах государственной власти, которые наделены правами по отнесению сведений к государственной тайне, должны быть созданы специальные экспертные комиссии, занимающиеся этим вопросом.

Главная задача комиссии – разработать развернутый перечень сведений, подлежащих засекречиванию. Перечень в обязательном порядке должен быть согласован с Межведомственной комиссией по защите государственной тайны. При составлении перечня следует руководствоваться не столько мнением чиновников ведомства, сколько Федеральным законом «О государственной тайне», статья 5 которого содержит перечень сведений, составляющих тайну, а именно:

-Сведения в военной области

— Сведения в области экономики, науки и техники

— Сведения в области внешней политики и экономики

— Сведения в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности

Экспертные группы и комиссии по рассекречиванию в государственных и ведомственных архивах выявляют документы поединично (по описям). Второй способ, полистный просмотр, более дорогой и трудоемкий, но предпочтительнее, поскольку позволяет не засекречивать все дело, а разрешить доступ исследователей к его части, не содержащий государственной тайны. Остальные документы закрываются конвертом.

Документы для рассмотрения Межведомственной технической комиссией и Комиссией по рассекречиванию документов бывшей КПСС готовятся только путем полистного просмотра дел. В результате составляются перечни документов, подлежащих рассекречиванию, и тех документов, срок секретности которых следует продлить. Чем подробнее и яснее указано содержание документов в перечнях, тем легче будет Межведомственной комиссии принять решение.

Государственные архивы должны информировать общественность о рассекреченных документах. Сведения о наиболее важных из них публикуются в специальном информационном бюллетене Федеральной архивной службы России, в журнале «Исторический архив» и приложении к нему «Архивы кремля и Старой площади», а также в сборнике «Открытый архив». В архивах создаются обзоры и указатели рассекреченных документов. Правила доступа к документам в негосударственных архивах – общественных, экономических, частных – определяются этими учреждениями самостоятельно. Однако Международный совет архивов рекомендует, по возможности, приводить условия доступа к частным архивам в соответствие с условиями, существующими в государственных архивах.

Учет документов в архиве организации

В данной статье мы поговорим, какой минимальный набор учетных документов необходимо иметь в ведомственном архиве предприятия. Вся информация по учету документации в архиве будет

приведена на примере конкретной организации, которая представляет собой источник комплектования государственного архива с полной формой приема. Таким образом, мы рассмотрим процесс учета документов в архиве такого предприятия, к которому применяются максимальные требования.

Документы в архиве предприятия учитывают для того, чтобы четко зафиксировать их количество и состав, а также отразить их поступление и выбытие. Учет проводится также и для того, чтобы добиться сохранности и обеспечить быстрый поиск документов. Учет в основном ведется по так называемым единицам хранения, которые могут представлять собой как отдельные документы, так и их совокупности, помещаемые в общую обложку.

На практике для обеспечения учета документации в архиве организации нужно завести следующие виды документов:

• Опись дел постоянного хранения, которая необходима для того, чтобы осуществлять поединичный и суммарный учет дел. Как правило, этот документ составляют лишь те организации, которые отправляют документацию в государственный или муниципальный архив, то есть на государственное хранение. Другие компании имеют право на замену срока хранения документов согласно типовому перечню с постоянного на 10 лет или более длительный срок. Часто этот срок устанавливается как «до ликвидации организации».
• Опись дел по личному составу.
• Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения более 10 лет), если таковые имеются в компании;
• Опись дел временного хранения (для документов со сроком хранения менее 10 лет) может и не составляться, и в таком случае учет будет проводиться с использованием номенклатур дел за разные годы. Нередко дела из данной категории вообще не подлежат передаче в архив предприятия, в таком случае их оставляют в своих структурных подразделениях, где они находятся вплоть до истечения сроков хранения.
• Описи дел структурных подразделений представляют собой сдаточные описи, согласно которым происходит передача дел в архив компании. Данные описи – это учетные документы, которые используются до того, как составляется годовой раздел соответствующей сводной описи с делами организации.
• Дело фонда представляет собой совокупность документов, в которых содержится история предприятия и его фонда, в том числе (акты о выделении к уничтожению дел, а также акты о проведении проверок по наличию и состоянию дел, акты передачи дел для формирования государственных архивов, историческая справка и т.д. Документы размещают в деле в хронологическом порядке, то есть по мере поступления. Чтобы поддерживать такой порядок, необходимо вести внутреннюю опись, а листы в деле должны быть пронумерованы.
• Предприятиям, которые являются источником для комплектации государственного или муниципального архива, необходимо вести паспорт архива организации.

Для того чтобы осуществлять количественный учет листов в составе дел постоянного и временного хранения (более 10 лет), необходим лист-заверитель дела. Лист-заверитель дел, касающихся личного состава, как правило, составляют в процессе научно-технической обработки документов, то есть во время их подшивки в твердую обложку.

Вам также необходимо знать о требованиях такого документа как «Основные правила работы архивов организаций», который был одобрен решением коллегии Росархива в 06.02.2002 г. Согласно данным правилам основные учетные формы обязательно должны вестись в архивах всех предприятий. Помимо тех документов, которые уже были перечислены в нашей статье, данные правила обязывают к ведению еще нескольких. О них поговорим чуть ниже.

Для получения представления о том количестве документов, которые поступили или выбыли из архива организации за определенный период времени, как правило, это год, используется книга учета поступления и выбытия документов. По нашему мнению, данный документ маловажен с практической точки зрения, так как не имеет большого значения, сколько документов поступает, гораздо важнее знать, какое количество числится согласно описям дел.

Кроме того, не очень ясно, как именно заполняется данная форма, а четкая инструкция по ее заполнению отсутствует. Пояснений не может дать даже куратор из государственного архивного учреждения. С первого взгляда на форму данного книги учета все кажется достаточно ясным, однако в процессе заполнения все очень сильно запутывается, цифры становятся бессмысленны в связи с переформированием дел, которое неизбежно происходит в процессе обработки документации.

В любом случае, в результате получаются очень приблизительные цифры, которые не отражают реальную картину, из-за чего теряется весь смысл заведения подобного учета. Кроме того, ведение данной книги требует слишком много времени.

Но если возникнет необходимость в ведении такой книги, то здесь вы найдете образец книги учета поступления и выбытия документов и пример ее заполнения.

Список фондов ведут только в тех случаях, когда на предприятии хранятся документы двух или более фондов. Поэтому данный документ не актуален для большинства архивов.

Лист фонда необходим для того, чтобы фиксировать изменения в названии компании, учитывать и нумеровать уже хранящихся в архиве описей дел, а также учитывать поступающие и выбывающие архивные документы.

Для того чтобы учитывать виды и количество описей дел в архиве используется реестр описей.

На протяжении всего периода своей деятельности нам еще не встречались документы страхового фонда или другие особо ценные дела в составе ведомственных архивов организаций. Подобные дела весьма редко встречаются в обычных организациях, а потому мы здесь не будем уделять внимание их учету.

Таким образом, главная задача, касающаяся учета документов в архиве предприятия, состоит в том, что правильно составлять архивные описи дел и формировать дела фонда. Кроме того, требуется своевременно представлять (в случае, если осуществляется их передача на государственное или муниципальное хранение) паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря в соответствующее архивное учреждение. Другие учетные документы организации представляют крайне малый интерес для государственного архива.

Первичные документы по учету основных средств

Актуально на: 5 сентября 2017 г.

Любые хозяйственные операции в организации оформляются первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И операции с объектами основных средств – не исключение. О документальном оформлении основных средств (ОС) в организации расскажем в нашей консультации.

Есть ли обязательные формы для ОС

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает обязательное использование какой-либо определенной первички для документального оформления движения основных средств и их наличия (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

В то же время можно использовать формы, которые для учета объектов основных средств были утверждены Госкомстатом. В любом случае, какие бы формы организация не использовала («госкмостатовские» или самостоятельно разработанные, в т.ч. на основе документов Госкмостата), эти формы ей необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Приведем в нашей консультации те основные формы первичных учетных документов для объектов ОС, которые были утверждены Госкомстатом. Ведь именно они в настоящее время используются наиболее широко, в т.ч. применяются по умолчанию в большинстве бухгалтерских программ.

Документальный учет поступления ОС

При поступлении основных средств в организацию наиболее часто используются как товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132), так и формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. К ним, частности, относятся:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);
• Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б);
• Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14).

Документальный учет наличия и движения объектов ОС

Для текущего учета ОС на поступившие объекты оформляется один из следующих документов:

• Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6);
• Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а);
• Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрены также следующие первичные учетные документы, которыми могут оформляться:

• прием-передача оборудования в монтаж (форма № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»);
• обнаружение дефектов оборудования (форма № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования»);
• внутреннее перемещение объектов ОС внутри организации (между структурными подразделениями) (форма №ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»);
• прием-сдача объектов ОС из ремонта, реконструкции, модернизации (форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»).

Документальный учет выбытия ОС

При выбытии объектов ОС могут использоваться, в частности, такие формы первичных учетных документов в зависимости от причины выбытия:

• Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);
• Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);
• Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б);
• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4);
• Акт о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а);
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма № ОС-4б).

Информацию о том, как заполнять формы первичных учетных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, можно найти в Указаниях по применению и заполнению форм. Эти Указания содержатся также в Постановлении Госкомстата от 21.01.2003 № 7.

В отдельных случаях для документального учета выбытия может использоваться и товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132) (например, в случае продажи, мены), а также иные документы, которые должны быть утверждены организацией в ее Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

Порядок документального оформления основных средств

Документальное оформление основных средств представляет интерес для любой организации. В зависимости от конкретных особенностей бизнеса ОС могут попадать в распоряжение фирмы разными путями. Аналогична ситуация и с выбытием ОС. Тому, что является важным для специфики документального оформления движения ОС в каждом конкретном случае, посвящена данная статья.

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

Итоги

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в российской нормативной базе не закреплены. Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.

В частности, в п. 38 методических указаний № 91н разъяснено, что в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС руководителем компании.

ВАЖНО! При этом указано, что такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено только для однотипных объектов ОС, имеющих одинаковую стоимость, которые фирма принимает к учету единовременно: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.

Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ) или воспользоваться бывшими ранее (до 01.01.2013) обязательными унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Это постановление содержит следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:

• ОС-1. Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме ОС-1а).
• ОС-1б. Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных.
• ОС-14. Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС. Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме ОС-15.

ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.

После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).

О том, когда применение инвентарной книги оказывается целесообразным, читайте в материале «Унифицированная форма № ОС-6б — бланк и образец».

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:

• фирма решила продать ОС;
• ОС предприятия признается подлежащим списанию.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС (п. 81 методических указаний № 91н). Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:

• ОС-4 — если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а);
• ОС-4б — когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.

О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье «Формула расчета коэффициента выбытия основных средств».

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.

ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Итоги

Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется.

5.2. Составление учетных документов в архиве

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены не­брежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то ни­какой сводной статистики получить не удастся.

Как видно из табл. 6, основной «костяк» внутренних учетных документов в государственных архивах и архивах учреждений совпа­дает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходи­мости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, переда­ваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет докумен­тов осуществляется на основе внутренних описей и листа-завери­теля дела.

Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зави­симости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в этом фонде хранятся документы временного и постоянного хранения, а также документы по личному составу. В государственный же архив поступают только доку­менты постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета по­ступлений.

Попробуем разобраться в этом многообразии учетных доку­ментов.

Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи­мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1. сведения о переименованиях фондообразователя;

2. сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для опи­санных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, доку­ментов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если ма­териалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправимом повреждении документов; ко­пии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие све­дения:

о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;

условиях хранения материалов;

видах научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его назва­ние. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-спра­вочном аппарате фонда включаются в дело только после фикса­ции этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть под­шиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государствен­ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­зации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количе­стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года со­держит значительно большее число показателей и состоит из сле­дующих разделов, которые показывают его состав и объем:

архивные материалы;

страховой фонд копий;

научно-справочный аппарат;

условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового ката­лога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архи­вах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесе­ния изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога. Для этого они присылаются в органы управления архивным делом субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций — источников комплектования на 1 декаб­ря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

всего по профилю архива;

негосударственных организаций;

государственных организаций, а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инст­рукций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного учета в государствен­ных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и от­раслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Рос­сийской Федерации последовательно представлено в графичес­ком варианте на рис. 7—11.

Рис. 7. Движение документов централизованного для государственных архивов, музеев и библиотек

Рис. 8. Движение документов централизованного учета для отраслевого фонда

Рис. 9. Движение документов централизованного учета для архивов учреждений

Рис. 10. Движение документов централизованного учета для АФ Российской академии наук

Рис. 11. Движение документов централизованного учета для негосударственной части АФ Российской Федерации

Составление учетных документов в архиве

Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся.

К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела.

Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены документы для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первичным или вторичным. При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: стадчик-фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.

Необходимо охарактеризовать состав и состояние документов, а также годы.

Если поступила россыпь, то необходимо ее взвесить.

Состав документов указывается на основании сдаточной описи, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере их поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное название.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списков фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер. Номер присваивается фонду один раз, как имя человеку, но в отличие от человеческого его нельзя изменить.

При выбытии фонда из архива «освободившийся» номер не может быть присвоен другому фонду, так как прежний номер мог войти в научный оборот.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и состояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступлении и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3) сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Сведения о движении документов приводятся отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи).

При учете россыпи может быть указано количество дел, документов или листов; при учете описанных материалов — только количество единиц хранения.

По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер не присваивается другой описи.

Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.

Таким образом, из дела фонда можно получить следующие сведения:

v о дате создания учреждения;

v подчиненности;

v реорганизации;

v условиях хранения материалов;

v видов научно-технической обработки материалов.

Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменении в научно-справочном аппарате фонда включается в дело только после фиксации этих изменений в списке фондов, в описях, реестре описей.

Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и пронумерованы; на них составляется внутренняя опись.

Документы централизованного государственного учета. Документы централизованного государственного учета составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутреннего учета.

Основным документом централизованного учета в государственном архиве и архиве учреждения является паспорт архива организации, который оставляется архивами учреждений в зависимости от состава документов. В него включается данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года содержит значительно большее число показателей и состоит из следующих разделов, которые показывают его состав и объем:

v архивные материалы;

v страховой фонд копий;

v научно-справочный аппарат;

v условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового каталога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов составляются в государственных архивах на 1 января каждого года. Они содержат данные о поступивших и выбывших по каждому фонду архива единицах хранения документов за год и предназначены для внесения изменений в карточки фондов фондовых каталогов субъектов Федерации и Росархив.

В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состоянии хранения документов организаций — источников комплектования на 1 декабря каждого года. Они включают данные о количестве источников комплектования:

всего по профилю архива;

негосударственных организаций;

государственных организаций;

а также о наличии в архивах учреждений номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, помещений и штатов.

Движение документов централизованного учета в государственных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации последовательно представлено в графическом варианте

Учет документов в архивах

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов — установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фонда РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда РФ представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Росархива.

Современные правила государственного централизованного учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденного 11.30.1997 Росархивом. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ. Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ от 1.30.1997

Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета — присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива — комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росархив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фонду РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Архивный шифр включает номера архивного фонда, описи, единицы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно.

Основными учетными документами в государственном архиве являются:

• · книга учета поступлений;
• · книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
• · список фондов (для учета каждого фонда или коллекции или объединенного фонда, а также количественного учета фондов в архиве и присвоения им номеров по мере поступления);
• · список фондов, содержащих особо ценные дела (для учета фондов, имеющих в своем составе такие дела);
• · лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда);
• · архивная опись (для поединичного и суммарного учета дел);
• · опись особо ценных дел (для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих особо ценные документы);
• · опись страхового фонда (для поединичного и суммарного учета таких дел);
• · реестр описей;
• · реестр описей особо ценных документов;
• · инвентарная книга учета дел с материальными ценностям;
• · паспорт архива (для отражения состояния архива на 1 января каждого года);
• · паспорт архива;
• · паспорт архивохранилища;
• · сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января;
• · карточка фонда;
• · дело фонда;
• · внутриделовые описи и листы-заверители дел.

Основными учетными документами ведомственных архивов являются:

• · книга учета поступления и выбытия документов (для учета каждого поступления и выбытия документов в архиве);
• · список фондов (для суммарного и индивидуального учета фондов и коллекций и присвоения им номеров);
• · лист фонда (для фиксации изменений в названии фонда, учета нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающей изменения в составе и объеме фонда);
• · опись дел (для поединичного и суммарного учета дел, особо ценных дел, страхового фонда);
• · реестр описей;
• · паспорт архива;
• · паспорт архивохранилища, если архив состоит из ряда хранилищ;
• · опись особо ценных дел;
• · книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования;
• · опись страхового фонда;
• · дело фонда. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подле-жат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия до-кументов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд.

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их состояние и первичное описание. В ней указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, — сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива.

При первичном поступлении фонда он получает номер по списку фондов. Последующие его пополнения фиксируются под тем же самым номером. В конце года в книге выполняется итоговая запись за год, фиксирующая все изменения фондов в течение года.

Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования оформляется аналогично общей книге поступлений.

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке нарастания присвоенных им номеров. В него записываются фонды при их первом поступлении в архив. В соответствии с данным списком, фонды получают порядковые номера. При передаче фонда из архива в архив его номер больше не используется. Перенумерация фондов возможна лишь с разрешения Росархива. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

Список фондов с особо ценными документами составляется аналогично списку фондов.

Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой — учитываются неописанные документы (если они есть в архиве), во второй — описанные документы. Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. По нему присваивается номер описи. При выбытии ее материалов из архива, номер описи не меняется и не присваивается другой описи. Лист фонда пересоставляется только при его неисправном повреждении. Старый лист помещают в дело фонда с пометкой о его пересоставлении. При продолжении листа фонда указывают на нем номер продолжающего листа. По нему можно восстановить всю историю фондообразователя и самого фонда.

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. Поэтому опись является первичным учетным документом поединичного и суммарного учета документов фондов. Каждый документ имеет свой единичный номер. Итоговая запись к описи осуществляет их суммарный учет. Номер описи определяется по листу фонда. Количество единиц хранения в описи не должно превышать 9999. Последующие единицы хранения учитываются в новой описи. При выбытии всех дел по описи ее номер сохраняется за ней, он не передается другим описям. Архив должен обязательно иметь три экземпляра описи, первый из которых является страховым. При пересоставлении описи старая опись включается в новую последним номером.

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

Реестр описей служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. Описи вносятся в реестр по мере их поступления в архив в хронологической последовательности. Итоги годового движения описей подводит ежегодная итоговая запись.

Реестр особо ценных документов ведется аналогично общему реестру описей.

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах. В книге, ведущейся в трех экземплярах, отмечается состояние этих дел и результаты ежегодно проводимой их инвентаризации. Экземпляры книги хранятся: первый — в отделе учета архива, второй — у материально ответственного за хранение таких дел лица, третий — в бухгалтерии архива.

Паспорт архива ежегодно к 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год.

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов составляются произвольно и содержат основные сведения за год для внесения изменений в учетные документы вышестоящих архивных органов.

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте его хранения, предназначенным для централизованного государственного учета архивных документов. Она составляется одновременно с составлением списка фондов и листа фондов, повторяя их данные. Используется карточка для составления фондового каталога Росархива. Данные ее перезаполняются по итогам года.

Дело фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются все документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда. Документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности. Используемые в нем документы служат для внесения изменений во все учетные документы архива. Дело фонда оформляется согласно правилам оформления архивных дел. Каждому присваивается номер, соответствующий номеру фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров.

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела. Тельчаров А.Д. «Архивоведение» — М., 2005

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.