Требования к помещению архива

Можно. Правила разрешают выделять приспособленные помещения для хранения документов. Но не в гараже или сарае, а в административном здании организации.
Перед тем, как разложить документы в помещении, нужно провести его экспертизу. Она должна установить степень огнестойкости, долговечность и прочность строительных конструкций, наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, строительных, пожарных, охранных, санитарно-эпидемиологических и других профильных служб предприятия. По результатам экспертизы составляется акт, в котором содержится заключение о пригодности помещения к хранению документов.
Если у ответственного за архив работника возникли сомнения в том, что помещение, которое выбрано для хранения документов, способно обеспечить их сохранность, лучше настоять на проведении экспертизы и составлении акта. Стремление руководства сократить затраты на архив понятны. Но, случись что с документами в будущем, как бы не пришлось отвечать подчинённым…
Не спешите перевозить документы в новое помещение после проведения экспертизы. За ней должна следовать проверка. Проверку проводит комиссия, состав которой определяет руководитель организации. Комиссия должна проверить помещение на соответствие требованиям, с которыми можно ознакомиться в следующих разделах нашей статьи. По результатам проверки составьте акт. И после того, как руководитель компании утвердит его, можете смело размещать документы на стеллажах. Такие проверки должны проводиться не реже одного раза в пять лет.

Архив на предприятии: организация хранения документов

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами — начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

• обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

• поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

• производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

• отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;

• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

СОВЕТ. Рекомендуется составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивариуса, в соответствии с его основными задачами и функциями.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника — представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ»Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

Пожарная безопасность в помещениях архивов

Обеспечение мероприятий схоже с комплексом требований и правил, направленных на соблюдение пожарной безопасности в библиотеках и книгохранилищах, но имеет свои особенности как на уровне нормативной документации, так и на практике.

У зданий, помещений архивного хранения документов, согласно таблице 1 СП 12.13130.2009 и статьи 32 ФЗ 123, категория по взрывопожарной опасности – В, класс пожарной опасности по функциональному назначению – Ф 5.2; а библиотеки, книгохранилища относятся к Ф 2.1.

В свою очередь, СП 5.13130.2009 в приложении Б относит архивы и библиотеки с книгохранилищами к одной – 1 группе помещений по опасности развития возгорания, учитывая их функциональное назначение, высокую пожарную нагрузку сгораемых материалов.

Помещение архива

Требования

Их устанавливают следующие законодательные акты, нормы пожарной безопасности, обеспечивающие регламенты, методики ее обеспечения в помещениях, объектах хранения, где систематизировано накапливается, учитывается, обрабатывается ценная отчетная документация длительного срока сохранности, которая может быть затребована, выдана при возникновении такой необходимости:

• «Технический регламент о требованиях ПБ».
• СНиП 21-01-97* – о ПБ всех строительных объектов.
• СП 118.13330.2012* – об общественных зданиях, которыми являются здания государственных, муниципальных архивов, а также в которых находится большинство архивов организаций, учреждений.
• СП 7.13130.2013, о системах противодымной защиты, в том числе системах дымоудаления с принудительным инициированием.
• СП 31.13330.2012, СП 10.13130.2009 – обо всех видах противопожарного водоснабжения объектов архивного хранения.
• СП 1.13130.2009 – об эвакуационных путях, выходах.
• СП 3.13130.2009 – о создании СОУЭ.
• Разделы 4.2, 4.4 «Основных правил работы архивов организаций».

В последнем нормативно-методическом документе руководители промышленных предприятий, частных, общественных организаций; лица, по должностным обязанностям отвечающие за ведение архива, а также ответственные за пожарную безопасность могут узнать много полезной информации, например:

• В организации, на предприятии размещение архива осуществляется в специально спроектированном, возведенном здании, или приспособленном в соответствии со строительными, противопожарными, санитарными нормами строении, или в отдельных помещениях в административных зданиях.
• Обследование приспособленных объектов проводится комиссией во главе с ведущими специалистами эксплуатационных, инженерных служб организации, с приглашением представителей государственных надзорных органов, по результатам которого составляется соответствующий акт.
• Он подтверждает пригодность строения, группы помещений по прочности, пределу стойкости к огню строительных конструкций, ограждающих/выделяющих их; наличию систем отопления вентиляции; а также по технической охранной, противопожарной укрепленности.
• К последним параметрам относятся прежде всего двери в архив, к которым актуальны как требования к противопожарным дверям, так и к характеристикам противопожарных замков по взломостойкости, изложенных в заводской технической документации, сертификатах пожарной безопасности на товарные изделия.
• Главные требования противопожарных норм – помещение архива должно быть выгорожено, отделено от смежных помещений по горизонтали/вертикали противопожарными стенами, перекрытиями, перегородками; оснащено охранно-пожарной сигнализацией с датчиками дыма, огнетушителями, установками тушения пожаров.
• Группа помещений архива должна иметь запасной выход, в них недопустима прокладка магистралей газоводоснабжения; электропроводка выполняется скрыто с выносом общей отключающей аппаратуры наружу.
• Установка стеллажей проводится перпендикулярно стенам с окнами, без соприкосновения с наружными стенами, радиаторами отопления; согласно следующим нормам расстановки: главный проход между рядами стеллажей – 1, 2 м, проходы между стеллажами, а также между ними и стенами – 0, 75 м.
• Штепсельные розетки должны обеспечивать герметичность, переносная электроаппаратура иметь резиновую оболочку шнуров питания.
• Стационарные системы пожаротушения зданий, помещений должны заправляться нейтральными, безопасными для хранящейся документации огнетушащими веществами.
• Запрещается использование источников открытого огня, любых нагревательных приборов.

Дополнительный материал:

Инструкция о мерах пожарной безопасности в архивах

Проведение электрогазосварочных ремонтно-монтажных работ необходимо организовывать с обязательным оформлением наряда-допуска на выполнение огневых работ, при строжайшем соблюдении мер безопасности; с проведением целевого инструктажа по пожарной безопасности с сотрудниками архива, охраны.

Специальные правила

Учитывая более высокую важность хранящейся отчетной документации, поистине гигантские объемы единиц хранения в специально спроектированных, действующих зданиях, в «Специальных правилах ПБ государственных и муниципальных архивов РФ» изложены более высокие требования, чем для архивов документации, хранящейся на местах – в организациях, на предприятиях в регионах нашей страны.

Вот некоторые из них:

• Должны быть обеспечены противопожарные разрывы, пожарные проезды к зданиям архивов, которые не должны использоваться для стоянок автомобилей, складирования любого оборудования, материалов.
• Должны быть обеспечены проезды, подходы к запасным выходам, всем типам пожарных лестниц, наружным эвакуационным лестницам; подземным гидрантам наружного противопожарного водоснабжения, крышки которых необходимо регулярно очищать зимой от снега, наледи.
• В исправном техническом состоянии, автоматической готовности должны находиться все существующие в здании архива системы автоматической противопожарной защиты – установки сигнализации с дымовыми, газовыми пожарными извещателями, чутко реагирующими на появление продуктов горения, изменение химического состава воздушной среды; установки пожаротушения, системы оповещения и дымоудаления.
• Должно быть обеспечено круглосуточное дежурство сменного персонала на пожарном посту, где установлены централизованные приемно-контрольные приборы сигнализации, приборы управления пожаротушением, инженерными системами жизнеобеспечения здания архива.
• Необходимо соблюдать требования к пожарным шкафам, кранам внутреннего водопровода.

• Огнезащитную пропитку деревянных стеллажей, огнезащиту древесины стропильных конструкций, обрешетки кровли здания архива необходимо проводить в установленные сроки, согласно эксплуатационных характеристик используемых огнезащитных составов; а проверку состояния обработанных конструкций – не реже, чем дважды в году, с устранением нарушений при их обнаружении.
• Проемы, зазоры в местах пересечения стен, перегородок инженерными коммуникациями необходимо заполнять, заделывать огнестойкой пеной, огнезащитными штукатурками.
• Запрещается уборка помещений, хранение воспламеняющихся, горючих жидкостей в помещениях архивов.

Нормы расстановки стеллажей, шкафов в зданиях государственных, муниципальных архивов аналогичны правилами их установки в архивохранилищах организаций.

Действия при пожаре

Учитывая специфику работы с архивной документацией, существуют определенные особенности действий при пожаре, которые должен соблюдать персонал таких специализированных учреждений, сотрудники предприятий, отвечающих за ведение и хранение реестра отчетных документов в своих организациях.

Работники архивов должны быть ознакомлены с инструкциями по действиям на случай возникновения чрезвычайных ситуаций, планами эвакуации при пожаре, которые должны иметься, если на этаже находится больше 10 человек.

Сотрудники архивных учреждений, работники организаций, отвечающие за ведение, сохранность архивохранилища должны знать общий порядок действий при пожаре:

• Возникновение пожара не должно застать их врасплох, они не должны поддаваться панике и действовать согласно инструкции.
• Если обнаружение очага возгорания произошло автоматически, о чем свидетельствуют звуковые пожарные извещатели, то необходимо сразу приступать к отключению электроснабжения помещений архива, начинать эвакуацию.
• Если сотрудник архива сам обнаружил очаг возгорания, то необходимо нажать ручной пожарный извещатель; сообщить в пожарную охрану.
• По ситуации, используя углекислотный или хладоновый огнетушитель, попытаться самостоятельно ликвидировать пожар, если же такой возможности нет, то быстро покинуть задымленные помещения.
• Эвакуация должна проводиться быстро, весь персонал должен быть выведен наружу из здания.

Согласно правилам для архивов, учебные эвакуации для наработки навыков действий сотрудников в такой ситуации должны приводиться дважды в году.

Системы пожаротушения

Согласно требования таблиц А.1, А.3 СП 5.13130, как здания, так и помещения архивного хранения ценных, отчетных документов должны быть защищены автоматическими установками пожаротушения, независимо от их площади.

Основные факторы, определяющие выбор систем пожаротушения для помещений, зданий архивов:

• Оперативность обнаружения очага возгорания. Для решения этой проблемы в качестве датчиков побудительной системы установок пожаротушения используются газовые, дымовые, в том числе аспирационные, проточные; а также комбинированные пожарные извещатели, быстрореагирующие на изменение газового состава, оптической плотности воздуха в защищаемых помещениях.
• Нейтральность огнетушащих веществ к бумажным, электронным носителям информации; минимизация ущерба от их применения в часто довольно стесненном пространстве архивных помещений.

Последний момент для специалистов проектных, монтажно-наладочных организаций, а также руководства учреждений, где имеются значимые по объему хранения архивы, оказался наиболее сложным по нескольким причинам:

• Традиционные водяные установки пожаротушения оказались неприемлемым вариантом, так как спринклерные, дренчерные оросители, подавая воду, водные растворы, могут и, основываясь на опыте, статистике тушения пожаров, наносят значительный ущерб книгопечатным изданиям, причем несоизмеримо больший, чем огонь и дым.
• Иногда рекомендуемые для тушения библиотек, книгохранилищ системы пожаротушения тонкораспыленной водой, создающие «водяной туман», как малоэффективны, так и опасны для бумажных носителей информации.
• Порошковые системы пожаротушения также не решают всех проблем тушения, в основном из-за того, что они эффективно локализуют очаг возгорания, но не способные его ликвидировать в объеме горящей внутри бумаги.
• Использование генераторов огнетушащего аэрозоля для зданий, помещений архивов вовсе не приемлемо, так как они способны вызвать, особенно в стесненных условиях, вторичные очаги возгорания.

Поэтому специалисты проектных институтов для защиты объектов архивного хранения свой выбор, как правило, оставляют за газовыми установками пожаротушения, эффективно ликвидирующими очаги тления, горения углекислотой, азотом, аргоном или хладонами, не наносящими абсолютно никакого вреда хранящейся документации.

Требования к газовым системам пожаротушения в зданиях, помещениях архивов:

• Компактность.
• Приемлемая стоимость.
• Оперативность, простота проведения монтажных работ.

Наиболее полно всем этим условиям отвечает газовое модульное пожаротушение, комплекты установок которого производят российские компании.

Пожары в архивах

Надо сказать, что пожары в зданиях, помещениях архивов хотя и случаются, но происходит это не так уж часто, во всяком случае реже, чем в библиотечных комплексах, книгохранилищах. Впрочем, точную грань между этими учреждениями провести крайне сложно, ведь практически в каждой библиотеке существует свой архив, особое хранилище пусть не важной отчетной документации, но зачастую уникальных рукописей, первых изданий, раритетных, редчайших экземпляров книгопечатной продукции.

За последние десятилетия в архивах, библиотеках, книгохранилищах произошло несколько крупных, резонансных пожаров:

• 1988 – Библиотека Академии наук Советского Союза, расположенная тогда в Ленинграде. В ходе пожара, его ликвидации пострадало 3,5 млн экземпляров печатной продукции.
• 1992 – Национальная библиотека в Сараево. Огнем уничтожено 90% фондов – 2 млн изданий, значительная часть коллекций.
• 1999 – ГУВД в Самаре. Погибло 57 человек, огнем уничтожено здание со всем имуществом, включая архивы.
• 2010 – Таруса Калужской области. Сгорел архив писателя К. Г. Паустовского, находившийся в его доме-музее.
• 2010 – Москва. Пожар в архивных помещениях ФСБ России.
• 2011 – Москва. Огнем уничтожен документальный архив отдела судебных приставов Северо-Восточного округа.
• 2015 – Москва. Пожар в институте научной информации РАН. Уничтожено 5,42 млн изданий, находившихся в библиотечных, архивных фондах.

Требования к помещению архива организации

Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в удовлетворительном физическом состоянии (п. 2.14 Правил № 526).

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются предоставление помещения для размещения архивных документов и обеспечение нормативных условий хранения документов.

Архив организации должен быть размещен в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (п. 2.16 Правил № 526).

В архиве запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранить посторонние предметы, оборудование, употреблять пищевые продукты (п. 2.29 Правил № 526).

Под обеспечением нормативных условий хранения документов понимаются (п. 2.15 Правил № 526):

1) оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов.

Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

2) оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией и соблюдение противопожарного режима.

Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами РФ в области пожарной безопасности.

3) соблюдение охранного режима.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам;

4) создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Температура в помещении для хранения документов на бумажном носителе должна быть 17 — 19 °C, относительная влажность
воздуха – 50 — 55%.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Методические рекомендации и пособия

— Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, разработаны ВНИИДАД, 2016 г.

— Примерное положение об архиве организации, утверждено приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.