Делопроизводство в учреждениях культуры

Делопроизводство в учреждении культуры необходимо вести с соблюдением определенных требований, за невыполнение которых предусмотрена ответственность: уполномоченные органы могут проверить работу с документами. Рассмотрим нормативно-правовую базу организации делопроизводства в учреждении культуры и возможные санкции за нарушение действующего порядка.

Нормативно-правовая база организации делопроизводства

Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех видов работ с документами и включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранение документов и их использование.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Делопроизводством называют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать.

Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят: управленческие, научные, технические, производственные и др.

Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого учреждения культуры. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения культуры, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

При организации делопроизводства в учреждении культуры необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

  • Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
  • Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»;
  • Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
  • Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»;
  • Закон РФ от 23.09.1992 N 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара»;
  • Закон РФ от 23.09.1992 N 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» и др.;
  • Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон N 125-ФЗ);
  • Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации»;
  • Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве»;
  • Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 N 358-Р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»;
  • Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (далее — Типовая инструкция по делопроизводству);
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденный Решением Росархива от 06.10.2000 (далее — Перечень типовых управленческих документов);
  • Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2;
  • Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988;
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (далее — Положение о документах и документообороте);
  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
  • ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и др.;
  • ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
  • ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
  • ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

Также в процессе работы с документами используются:

  1. унифицированные системы документации:
  • организационно-распорядительной документации;
  • финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений;
  • отчетно-статистической документации;
  • документации по труду и др.;
  1. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:
  • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
  • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
  • Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);
  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и др.;
  1. ведомственные правовые акты нормативного и инструктивного характера:
  • Приказ Роскультуры от 08.06.2006 N 243 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии»;
  • Приказ Минкультуры России от 28.07.2006 N 377 «Об Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации» и др.

Общие правила изготовления документов и оформления отдельных реквизитов описываются в государственных стандартах. В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет:

  • состав реквизитов (отдельных элементов) документов;
  • требования к оформлению реквизитов документов;
  • требования к бланкам и оформлению документов;
  • требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ.

Несмотря на то что ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует оформление документов, принадлежащих только к системе организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.), правила и требования, заложенные в стандарте, носят универсальный характер и могут применяться для оформления других документов.

Типовая инструкция по делопроизводству, на основании которой издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и др. видов документов. В ней описаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В Приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Тем самым эта Инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства, и на ее основе создаются инструкции органами местного самоуправления. Также она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретного учреждения культуры.

Основные правила работы архивов организаций <1> регламентируют работу с документами в архиве, а также:

  • требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения (разд. 3.4);
  • порядок формирования дел в делопроизводстве (разд. 3.5);
  • организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве (разд. 2);
  • порядок выделения документов к уничтожению (разд. 2.4);
  • подготовку дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передачу в архив (разд. 3.6 и 3.7).

<1> Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Для учреждений культуры, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Основные правила работы архивов организаций являются базой для организации их архива.

Сроки хранения документов

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены ст. ст. 16 — 20 Федерального закона N 125-ФЗ.

В настоящее время документы хранятся в соответствии со сроками, регламентированными архивным законодательством в Перечне типовых управленческих документов, Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, с последующими изменениями и дополнениями, ст. 23 НК РФ и ст. 17 Федерального закона N 129-ФЗ <2>.

<2> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Согласно требованиям ст. 23 НК РФ хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет.

Сроки хранения трудовых книжек установлены в п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <3>: трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

<3> Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».

Перечнем типовых управленческих документов определены следующие сроки хранения отдельных первичных документов, в частности:

  • лицевых счетов работников — 75 лет (п. 153);
  • документов (актов, сведений, переписки) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями — пять лет (п. 151);
  • первичных документов и приложений к ним, зафиксировавших факт совершения хозяйственной операции и явившихся основанием для бухгалтерских записей (в том числе кассовых, банковских документов, корешков банковских чековых книжек, ордеров, актов о приемке, сдаче, списании имущества и материалов, квитанций, корешков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.), — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 150);
  • документов на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат — пять лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет (п. 155);
  • доверенностей на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированных доверенностей, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п. 155);
  • документов (протоколов, актов, расчетов, заключений) о переоценке основных фондов, оценке стоимости имущества организации — постоянно (п. 166);
  • документов (актов, выписок банков, ведомостей, расчетов, переписки) об амортизационных отчислениях — пять лет (п. 167).

Подготовка документов и дел к постоянному или временному хранению

Законченные делопроизводством дела после окончания календарного года (или периода, в котором они сформировались) должны быть оформлены и учтены.

Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела — сверху — располагается самый ранний документ, в конце — самый поздний). Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т.п.

Оформление дел (полное или частичное) производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) — дела временного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела включает:

  • нумерацию листов;
  • составление заверительной надписи;
  • составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
  • переплет или подшивку;
  • оформление обложки.

При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Передача дел в архив и уничтожение документов

По окончании делопроизводственного года на все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляют опись. Описи согласуют с архивными учреждениями только те организации, которые являются источниками комплектования государственных архивов.

Для проведения экспертизы ценности документов в каждом учреждении формируется постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:

  • заместитель директора, ответственный за делопроизводство;
  • специалист, ответственный за архив учреждения;
  • специалист по учебной, технической и другим видам документации и др.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель директора, секретарем — секретарь учреждения. Заседания комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждает руководитель учреждения культуры.

Экспертная комиссия учреждения культуры ежегодно утверждает годовые разделы описей дел постоянного хранения. В соответствии с этими описями документы указанного учреждения поступают в государственный архив.

На основании экспертизы ценности документов и установленных сроков хранения экспертная комиссия учреждения культуры выделяет для уничтожения документы, не подлежащие хранению. Акты на дела, подлежащие уничтожению, составляют, если срок хранения дел истек 1 января года, в котором составлен акт. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.

Критериями, на основании которых осуществляется экспертиза, являются:

  • происхождение (роль и место организации в системе государственного управления, экономики, социальной жизни общества, значимость ее деятельности, время и место образования документов);
  • содержание (значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах; значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах; целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа);
  • внешние особенности (юридическая достоверность — наличие необходимых подписей, печатей, дат, резолюций, отметок о происхождении и исполнении; особенности передачи текста, физическое состояние материальной основы носителя информации, способ передачи информации).

Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:

  • ежегодно составляемая номенклатура дел;
  • описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
  • акты об аннулировании документов;
  • изменение сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов (в сторону увеличения сроков), а также установление сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены;
  • нормативные документы по совершенствованию делопроизводства.

Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению утверждает директор учреждения культуры только после их согласования с соответствующим органом архивной службы. В организациях, не передающих документы в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу и их утверждения директором учреждения культуры.

Ответственность за организацию хранения документов

Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения культуры. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За грубые нарушения к организации могут быть применены следующие санкции согласно ст. 120 НК РФ:

  • если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере 5000 руб. (п. 1);
  • если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода — штраф в размере 15 000 руб. (п. 2);
  • если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (п. 3).

В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что совершение им деяния, содержащего признаки налогового правонарушения, было обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания. Например, не считают обстоятельствами непреодолимой силы пожар, если не установлено, что сгоревший объект не был оснащен необходимыми средствами пожарной сигнализации, пожаротушения и т.п.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц — от трех до пяти минимальных размеров оплаты труда. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями.

Согласно ст. 5 Федерального закона N 82-ФЗ <4> базовая сумма, применяемая для исчисления штрафов, размер которых в соответствии с законодательством РФ определяется в зависимости от минимального размера оплаты труда, в настоящее время составляет 100 руб.

<4> Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ «О минимальном размере оплаты труда».

Административная ответственность на основании ст. 15.11 КоАП РФ применяется за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ.

Также установлена ответственность за нарушение порядка представления статистической отчетности, в том числе и вследствие утери документов. В соответствии со ст. 3 Закона РФ от N 2761-1 <5> учреждения возмещают в установленном порядке органам статистики ущерб, возникший в связи с необходимостью исправления итогов сводной отчетности при представлении искаженных данных или нарушении сроков представления отчетности.

<5> Закон РФ от 13.05.1992 N 2761-1 «Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности».

Юридические лица, их филиалы и представительства, граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны представлять в Росстат, его территориальные органы и находящиеся в его ведении организации, а также другие федеральные органы исполнительной власти, ответственные за выполнение федеральной программы статистических работ, их территориальные органы и подведомственные организации статистическую информацию, необходимую для проведения государственных статистических наблюдений, по формам государственного статистического наблюдения на безвозмездной основе.

Основными требованиями при представлении указанной информации являются полнота, достоверность, своевременность. Состав и методология исчисления показателей, круг субъектов, представляющих статистическую информацию, адреса, сроки и способы ее представления, которые указываются на бланках форм государственного статистического наблюдения и в инструкциях по их заполнению, являются обязательными для всех отчитывающихся субъектов.

Статистическая информация по формам государственного статистического наблюдения может быть представлена отчитывающимися субъектами непосредственно или передана через их представителей, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи. Датой представления статистической информации по формам государственного статистического наблюдения считается дата отправки почтового отправления с описью вложения или дата ее отправки по телекоммуникационным каналам связи либо дата фактической передачи по принадлежности.

Представлением недостоверной статистической информации считается неправильное отражение отчетных статистических данных в формах государственного статистического наблюдения вследствие нарушения действующих инструкций по заполнению форм государственного статистического наблюдения, арифметических или логических ошибок. Отчитывающиеся субъекты, представившие недостоверную статистическую информацию, не позднее трехдневного срока после обнаружения этих фактов представляют исправленную статистическую информацию территориальным органам и подведомственным Росстату организациям и другим органам и организациям, указанным в адресной части форм, с копиями документов, содержащих обоснования внесения исправлений.

При выявлении федеральными органами исполнительной власти, ответственными за выполнение федеральной программы статистических работ, и их территориальными органами фактов нарушения порядка представления статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, представления недостоверной статистической информации они могут при необходимости вносить в Росстат и его территориальные органы предложения о привлечении нарушителей к административной ответственности.

Административная ответственность за нарушение порядка представления статистической информации определена ст. 13.19 КоАП РФ, согласно которой нарушение должностным лицом, ответственным за представление статистической информации, необходимой для проведения государственных статистических наблюдений, порядка ее представления, а равно представление недостоверной статистической информации влечет наложение административного штрафа от 30 до 50 минимальных размеров оплаты труда (то есть от 3000 до 5000 руб.).

А.Вифлеемский

Д. э. н.,

директор

Нижегородского центра

экономики образования


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *