Страховой фонд документов

Страховая копия документа

Смотреть что такое «Страховая копия документа» в других словарях:

• страховая копия документа — 3.3. страховая копия документа : Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности. Источник: ГОСТ Р 13.1.107 2005: Репрография.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• страховая копия (архивного документа) — 104 страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала Источник: ГОСТ Р 51141 98:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• СТРАХОВАЯ КОПИЯ (АРХИВНОГО) ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

• Страховая копия архивного документа на бумажной основе — Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1 го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического… … Официальная терминология

• ГОСТ Р 33.505-2003: Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием — Терминология ГОСТ Р 33.505 2003: Единый российский страховой фонд документации. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием оригинал документа: 3.2 аналоговые технологии:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ГОСТ Р 33.3.02-2008: Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения — Терминология ГОСТ Р 33.3.02 2008: Единый российский страховой фонд документации. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения оригинал документа: 3.1.7… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ГОСТ Р 13.1.107-2005: Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия — Терминология ГОСТ Р 13.1.107 2005: Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия оригинал документа: 3.2. оригинал документа : Документ, полученный в результате творческой деятельности человека по закреплению … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• ОБЯЗАТЕЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ ГРАЖДАНСКОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПЕРЕВОЗЧИКА ПЕРЕД ПАССАЖИРАМИ — осуществляется по правилам гл. 12 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. N 530. Объектом обязательного страхования гражданской ответственности… … Юридический словарь современного гражданского права

• негатив репродукции — 3.1.6 негатив репродукции: Страховая копия оригинала фотодокумента (фотоотпечатка на правах оригинала), полученная методом репродуцирования и последующей химико фотографической обработки. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Создание страхового фонда и фонда пользования

О том, что архивные документы очень уязвимы и легко подвержены различным бедствиям (пожары, наводнения), а также тлению, плесени, выцветанию и т.д., и т.п., архивисты знали всегда. Поэтому первой своей задачей они справедливо считали создание условий для максимально безопасного хранения. Но понимая также, что не всегда документы можно сохранить даже в этих условиях, а также то, что при постоянном обращении к документам они неизбежно подвергаются разрушению, еще в средние века изготавливались копии (разумеется, рукописные) наиболее важных и постоянно востребованных документов, которые и использовались в повседневной деятельности различных канцелярий. Появление фотографии позволило изготавливать фотокопии. Но по-настоящему массовым копирование архивных документов как на случай их гибели, так и с целью замены подлинников копиями при использовании стало возможным лишь после появлении технологии сравнительно недорогого и быстрого изготовления копий, занимающих, к тому же, сравнительно мало места. Такими копиями стали микрофильмы.

Целенаправленное массовое микрофильмирование документов началось после Второй мировой войны. Именно тогда появилось понятие страхового фонда.

Страховой фонд документов — это совокупность страховых копий документов, созданных с целью сохранения документной информации на случай утраты или повреждения документов.

Этот фонд является неприкосновенным и должен храниться территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.

Совершенно очевидно, что создать страховые копии всех документов, хранящихся во всех государственных архивах, невозможно. Поэтому, аналогично тому как для оставления документов на постоянное хранение, т.е. для комплектования архивов и проведении экспертизы ценности документов, так и при планомерном создании страхового фонда необходимо решить проблему выбора документов, достойных того, чтобы были созданы их страховые копии.

Эта проблема решается на основании тех же принципов, что и установление категории ценности фондов и дифференцированный подход к созданию НСА к ним. Страховому копированию подлежат наиболее ценные и наиболее информативные, а также наиболее часто используемые комплексы документов. Теоретически между ценностью (информативностью) и востребованностью (в данный момент, так как конъюнктура может меняться) документов существует определенная разница. Поэтому при отборе документов для страхового копирования следует исходить из непривходящей ценности документов, которая профессиональным архивистам зачастую известна гораздо более, чем историкам и другим пользователям ретроспективной документной информации.

Главная задача при отборе документов для страхового копирования, таким образом, заключается в том, чтобы выбрать сравнительно небольшое количество документов, составляющих наиболее ценную часть ЛФ РФ и содержащих в наиболее концентрированном виде как можно большую часть информации этого фонда.

Считается, что отобранные таким образом несколько процентов документов АФ РФ могут содержать не менее половины всей информации, содержащейся в генеральной совокупности (во всех документах АФ РФ).

Таким образом, отбор документов для страхового копирования составляет первый и необходимый этап этой работы. Такой отбор требует комплексного подхода ко всем хранящимся в архиве фондам, прежде всего к фондам учреждений, составляющих одно ведомство, учета взаимосвязи информации, содержащейся в различных фондах, глубокого знания истории фондообразователей и особенностей их делопроизводства.

Как правило, для страхового копирования отбираются фонды целиком (за исключением описей, включающих старый регистрационно-справочный аппарат, иногда дела по личному составу и т.д.) или отдельные описи, но отдельные дела или документы подлежат копированию лишь в исключительных случаях. Эго обусловлено конгекстуальностыо архивных документов, тем обстоятельством, что их совокупность, образующая этот контекст, несет в себе дополнительную информацию, т.е. вытекает из принципа происхождения, примененного к созданию страхового фонда.

Вместе со страховыми копиями единиц хранения, включенными в ту или иную опись, создается страховая копия данной описи.

Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляется путем съемки документов на микрофильмы или микрофиши. Негативы микрофильмов (или микрофишей) являются страховыми копиями этих документов.

Микрофильм — это комплекс микрофотокопий документов на рулонной пленке, объединенных на основе какого-либо общего признака, как правило, принадлежностью этих документов к одной единице хранения (делу).

Микрофиша — это микрофотокопия на пленке в виде кадров, расположенных в несколько рядов.

Для микрофильмирования первоначально в СССР применялась пленка «Микрат-200», но в дальнейшем из-за ее недостаточной стойкости и недостаточного качества перешли на «Микрат-300», причем ранее отснятые на «Микрат-200» микрофильмы стали переснимать на пленку «Микрат-300».

Главным недостатком микрофильмов было то, что они черно-белые (т.е. элементы документа, характеризуемые цветом, например, в планах и чертежах, нивелируются), карандашные пометы в документе на них либо пропадают, либо с трудом читаются, воспроизведение текста не всегда достаточно четкое. В настоящее время появилась возможность съемки на цветные микрофильмы, что удорожает процесс страхового копирования, но зато намного повышает потребительские свойства копии.

Подготовка документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с правилами выдачи документов из хранилищ. При этом проверяется их физическое состояние, выявляются документы с малоконтрастными или угасающими текстами и документы, требующие реставрации и консервационно-профилактичсской обработки.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию. Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).

При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов; техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно- профилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года.

Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

С самого начала массового страхового копирования (микрофильмирования) документов была поставлена задача замены подлинников копиями при использовании. Для этого было достаточно изготовить одновременно с негативом позитивную пленку микрофильма, доступную для чтения при помощи специального аппарата для чтения микрофильмов. В настоящее время такие аппараты стоят во всех читальных залах архивов во всем мире.

Фонд пользования — совокупность копий документов АФ РФ, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов документов.

Фонд пользования создается в обязательном комплекте в процессе работ по страховому копированию, а также при исполнении запросов (копировании документов по заказам исследователей и организаций), подготовке выставок и при других архивных работах, предполагающих копирование документов.

В настоящее время фонд пользования включает:

• — для архивных документов на бумажной основе — одну микроформу (микрофильм или микрофишу) второго поколения на галогенидосеребряной пленке, изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;
• — для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;
• — для кинодокументов — одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение; допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;
• — для фонодокументов — одну копию на магнитной ленте;
• — для видеодокументов — одну копию в формате VHS.

В настоящее время широкое распространение получил такой перспективный способ изготовления копий фонда пользования, как сканирование документов. Оцифрованные копии документов просты в изготовлении и удобны в использовании. Важным преимуществом этих копий является возможность их использования в режиме удаленного доступа (через Интернет).

Нет сомнения, что именно оцифровке архивных документов принадлежит будущее. Однако до сих пор оцифрованные копии архивных документов не признаны Международным советом архивов в качестве полноценных страховых копий1, хотя в качестве копий фонда пользования они всячески приветствуются и широко распространены во всем мире.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется каждым архивом самостоятельно.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования. Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

• Современные методики оцифровки (сканирования) документов позволяют взглянутьна это иначе. Теоретически сканирование всех документов АФ РФ возможно, а, учитываяпрогресс современных технологий, в среднесрочной или долгосрочной перспективе оно возможно даже практически. Но, конечно, необходимые для этого трудозатраты и стоимостьоборудования и работ в обозримой перспективе будут накладывать ограничения на масштабы такого сканирования. К тому же необходимы программные средства для защитыоцифрованных копий архивных документов от любых изменений.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 2.11.13.
• Betacam — семейство форматов профессиональной видеозаписи, разрабатываемыхфирмой Sony, основанное на наклонно-строчной магнитной записи на 1/2-дюймовую лентув кассете. Этот формат широко распространен в телекомпаниях, долгие годы являлся стандартным профессиональным видеоносителем.
• VHS — кассетный аналоговый формат наклонно-строчной видеозаписи, разработанный корпорацией JVC, получивший широкое распространение в мире.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 2.11.13.1.

СТРАХОВОЙ ФОНД И СТРАХОВЫЕ КОПИИ ОСОБО ЦЕННЫХ И УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

На особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации, с целью сохранения содержащейся в них информации, на случай утраты или повреждения их оригиналов, в архивах создаются их страховые копии, путем микрофильмирования (негативы первого поколения на рулонной пленке или микрофишах).

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в архивохранилищах.

Для страхового фонда копированию подлежат все документы признанные особо ценными, независимо от их типа (способа воспроизведения), времени создания и вида носителя, а также списки тех архивных фондов, в составе которых имеются особо ценные дела.

Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования (позитивные микрофильмы и микрофиши).

Фонд пользования создается для обеспечения долговечности оригиналов особо ценных и уникальных документов и с целью более результативной организации использования, содержащейся в них информации.

Фонд пользования создается со следующим обязательным комплектом копий:

• Ш для документов на бумажных носителях — это изготовленная из позитивной микроформы негативная микроформа;
• Ш для фотодокументов — одна позитивная перепечатка и один дубль-негатив;
• Ш для кинодокументов — одна совмещенная позитивная копия, один промежуточный позитив изображения и один контратип звукозаписи (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны быть включены в комплект кинодокументов, поступающих на постоянное хранение;
• Ш для фонодокументов — одна копия, изготовленная на магнитной ленте шириной 6,25мм;
• Ш для видео документов — одна копия формата VHS;
• Ш для электронного документа — одна копия, изготовленная на лазерном диске.

В фонд пользования, как правило, включаются полностью скопированные копии дел. Копии отдельных документов могут быть включены в фонд пользования только путем их внесения в состав тематической коллекции документов.

Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.

Страховые копии своим содержанием и присущими им внешними качествами должны полностью соответствовать документу-оригиналу. Со стороны изготовителя копии должно быть гарантировано соответствие их (копий) требованиям действующих нормативно-технических документов.

Изготовитель страховых копий в обязательном порядке проверяет их качество и вносит результаты проверки в установленную соответствующими нормативно-техническими документами форму актов.

При прием-сдаче страховых копий проверяется целостность комплекта, количество копий, техническое состояние при просмотре, а также записанные в акте о техническом состоянии полнота и точность данных и сведений.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных и особо ценных докуме6нтов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Подготовка уникальных и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов их архивохранилищ.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, подшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией — изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) первого поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов. Болдина А.Н. Комплектование государственных и частных архивов. М., 2005, с.85

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати.

Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.

Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Страховой копией электронного документа является первая копия оригинала, изготовленная на лазерном диске.

Страхованию подлежат:

• Ш Документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;
• Ш уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны.

В исключительных случаях, под обязательство в договоре о возмещении организаторами выставки ущерба в случае утраты или порчи, уникальные документы могут экспонироваться без страхования на организуемых в Российской Федерации выставках.

Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.

Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.

Результаты страховой оценки документов Архивного фонда Российской Федерации оформляются актом страховой оценки архивных документов, который представляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящемся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановки на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов.

Неисправимо поврежденными архивными документами являются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования, содержащейся в них документной информации.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранения архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов.

На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.

Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.

За время хранения страховые копии подлежат:

• Ш установлению наличия фактической проверке наличия и состояния страховых копий с целью удостоверения их соответствия данным учетных документов;
• Ш проведению контроля технического состояния и необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит изготовленная в каждом году 1/3 часть страховых копий.

В результате контроля технического состояния страховых копий, дается заключение о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливается срок проведения следующей технической проверки.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля сохранности копий документов и организации работ по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем работ, связанных с проверкой наличия и состояния копий фонда пользования и периодичность их проведения устанавливается, учитывая общий объем фонда, частоту предоставления и воссоздания копий, а также существующие в архиве условия хранения страхового фонда.

Прием и сдача страховых копий в архивохранилище осуществляется на основе приказа директора архива, к которому прилагаются описи особо ценных единиц хранения (дел), с которых скопирован страховой фонд.

Страховой фонд особо ценных документов неприкосновенен и хранится отдельно от оригиналов в изолированном хранилище или в обособленной части общего хранилища.

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования

Страховой фонд — это совокупность страховых копий особо ценных документов архива. страховой фонд документ

Страховой фонд создаётся в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения страхового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области).

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.

При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией — изготовителем страховых копий заново.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами.

Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (далее — фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем:

— для архивных документов на бумажной основе — одну микроформу 2-го поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы 1-го поколения, и одну микроформу 3-го поколения, изготовленную с микроформы 2-го поколения;

— для фотодокументов — один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив;

— для кинодокументов — одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов). Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS;

для фонодокументов — одну копию на магнитной ленте;

для видеодокументов — одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно.

В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения. Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования

Все страховые копии должны соответствовать оригиналу как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.

Изготовитель страховых копий обеспечивает соответствие всех выпускаемых копий требованиям действующих нормативно-технических документов по страховому копированию.

Все страховые копии проходят технический контроль в лаборатории или организации-изготовителе, сведения об их качестве фиксируются в актах технического состояния копий страхового фонда (по формам в соответствии с отраслевыми нормативными документами).

При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий.

В процессе хранения страховые копии подлежат:

проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов;

техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.

Технический контроль страхового фонда осуществляется один раз в три года, при этом контролю подлежит 20% страховых копий производства каждого года.

Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ, и устанавливаются сроки следующего технического контроля.

Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования.

Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяются с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.

Размещено на Allbest.ru