Срок хранения уголовного дела в архиве МВД

Отсутствие информации об организации их работы, а также о том, как определяется срок хранения уголовных дел и гражданского судопроизводства, приводит только к необоснованным тратам времени. Для решения производственных задач, периодически возникает необходимость создать условия для хранения материалов гражданских, уголовных дел. Нужны места, чтобы должностные лица могли изучать дела и принимать по ним решения.

Нормативное регулирование

Работа по хранению уголовных дел организовывается в соответствии с требованиями приказа номер сто тридцать семь Судебного Департамента ВС РФ, начавшего своё действие в 1999 году. Приказ утвердил условия обеспечения сохранности, организацию отбора, порядок сдачи документации для федеральных и мировых судов.

В прокуратуре, следственном комитете, структурах МВД созданы и утверждены инструкции (должностные обязанности) по делопроизводству, хранению документов строгой отчётности, в том числе находящихся на этапе оперативной разработки, дознания и следствия.

Правила для должностных лиц:

• во время отсутствия на рабочем месте документы сотрудник обязан хранить в запертом (иногда опечатанном) личном сейфе, ключ от которого передавать запрещено или в помещениях канцелярии;
• выдача документов сторонним организациям разрешена только по указанию прокуратуры;
• при передаче заводится карточка, составляется опись, оформляется акт;
• прекращённые (приостановленные) дела сдаются в архив.

При выявлении фактов утраты документов, равно как и утечки информации находящихся в производстве уголовных дел, организовывается служебная проверка, к виновному должностному лицу принимаются строгие меры вплоть до уголовного преследования.

Сроки хранения

Инструкция обязывает принимать решение о передаче на архивное хранение рассмотренных и надлежаще подготовленных уголовных, а также других дел председателем судебной инстанции (коллегии) после проверки всего производства и исполнения решения (определения) или вступления приговора в законную силу.

Направляя в архив уголовные дела, учитывают следующие моменты:

• при заключении лица под стражу нужно подтверждение территориального ОВД о состоявшемся факте задержания, сообщение исправительного учреждения о поступлении для отбывания срока;
• при вынесении приговора об условном осуждении – лицо находится на учёте в полиции, контроль организован;
• при назначении штрафа после поступления исполнительного листа с отметкой о его выполнении;
• назначены работы принудительного характера – после взятия на учёт;
• при запрещении занятия определённых должностей, ограничении передвижения
• приговор должен быть вручён, учёт осуществляется;
• если избрана мера воспитательного воздействия, то несовершеннолетнему лицу разъясняются сведения о его нарушениях и о взятии на учёт в подразделение МВД;
• при приговоре об исключительной мере наказания должно быть получено уведомление о поступлении осуждённого к месту содержания и его исполнении;
• при оправдательном решении за недоказанностью, дело в архив не сдают, а направляют в адрес прокурора для проведения дальнейших действий по установлению причастных к преступлению;
• при оправдательном решении – время вступления в силу.

Для определения окончательного срока хранения документов по уголовному, а также другим производствам назначается экспертная комиссия. Она оценивает степень их важности по многим параметрам (политическим, научно значимым, хозяйственным и иным) и принимает соответствующие решение. По давности хранения осуществляется актированное уничтожение дел.

Требования к архивному помещению

Обеспечению сохранности материалов уголовных и гражданских дел, других документов, подлежащих архивному хранению уделяется особое внимание.

К перечню основных требований к помещению и организации сохранности относят следующие:

1. В помещении суда выделяется отдельное изолированное помещение без примыкания к санитарно-коммуникационным частям здания и размещения печных установок, а также дым выводящих конструкций.
2. На окна монтируются решётки, а на запасной и основной вход – металлические двери.
3. Освещение предусматривается только с электрическим энергопотреблением.
4. Внутри архива организуется комната для работы с материалами, с предусмотренной возможностью естественного освещения.
5. Обязательно устанавливается пожарная сигнализация и размещаются средства оперативного пожаротушения.

Непосредственное размещение материалов организовывается с применением передвижных стеллажных конструкций установленных размеров. Размещают их на некотором удалении от стен (касание архивных материалов к поверхности стен не допускается).

Упрощает работу архивариуса по поиску запрашиваемых материалов наличие специальных стеллажей для размещения картотеки. Все шкафы и стеллажи нумеруются с использованием специальных указателей, содержащих информацию о номерах регистрации и датам, относящимся к хранящимся материалам.

Основными требованиями к содержанию архивных документов являются:

• температурный режим в пределах от 14 до 20 градусов тепла;
• состояние влажности воздуха не менее 50% и не более 60%;
• постоянные мероприятия по предупреждению проявления плесени, паразитов, мышей и крыс;
• плановая влажная уборка помещения и отчистка от пыли самих архивных папок.

Соблюдение вышеуказанных правил в достаточной степени гарантирует хранение материалов по уголовным и административным делам на необходимые для использования сроки. Применяемая структуризация классификации обеспечивает быстрый поиск запрашиваемой информации.

Востребование архивных материалов

Ознакомиться с материалами уголовных дел, находящихся в архивном хранилище, по письменному заявлению имеют возможность лица, относящиеся к участникам процесса (потерпевшие, законные представители с надлежаще оформленными полномочиями).

Основанием для действий архивариуса является решение председателя (заместителя) судебной инстанции, а также документ, подтверждающий личность заявителя.

Порядок предоставления информации представлен следующими условиями:

1. При выдаче копии документов, лицо, их получившее, оставляет расписку, впоследствии приобщаемую к архивным материалам. Если осуществляется направление копий документов с использованием почтовых услуг, наряду с отметкой, приобщается копия письма, сопровождающего отправление.
2. Если копии материалов размещаются на нескольких листах, то производится их нумерация и прошивание. Нить выводят на оборотную сторону крайнего листа, оклеивают их бумагой и ставят печать.
3. Подлинники персональных документов, присовокуплённых к уголовному производству, выдаются по решению председателя судебной инстанции, одновременно заверенная копия приобщается к архивному делу. Тот же порядок касается и вещественных доказательств, не приобщённых к материалам следствия.
4. Выдача повторных копий осуществляется только после внесения пошлины в пользу государства.

Судебные дела могут выдаваться из архива для ознакомления и в зале судебной инстанции лицам, имеющим прямое отношение к их рассмотрению (сотрудникам прокуратуры, следователю, адвокатам по делу, в отношении которых ведётся производство) с обязательным предъявлением удостоверений, подтверждающих личность и полномочия.

Ознакомившись с представленными выше сведениями об организации работы архивов, порядком принятия решений по срокам хранения документов, порядком их содержания, при необходимости, можно без значительных временных затрат найти необходимое решение суда или документы по уголовному делу.

Виды и задачи делопроизводства в органах внутренних дел. Обязанности сотрудников органов внутренних дел по организации и осуществлению делопроизводства

Различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.

Общее делопроизводство — это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.п.) аппарата управления.

Реализация основных функций органа управления, т.е. его специальная (внешняя) деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами являются специальным видом делопроизводства.

Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в органах внутренних дел по специальным правилам, имеющим своим назначением предотвращение случайной утраты соответствующих документов и утечки содержащихся в этих документах сведений. Делопроизводство, осуществляемое по этим специальным правилам, называется секретным делопроизводством. Следует иметь в виду, что по правилам секретного делопроизводства в органах внутренних дел может осуществляться как общее, так и специальное делопроизводство.

Так, многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности

органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно-юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

Задачами делопроизводства в органах внутренних дел являются:

1. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.

2. Обеспечение контроля за своевременным исполнением и правильным оформлением документов в органе внутренних дел.

3. Обеспечение сохранности государственной и служебной тайн, содержащихся в документах.

4. Обеспечение быстрого нахождения необходимой для реализации функций органа внутренних дел информации в текущих делах и архиве.

5. Правильное и быстрое отражение в документах работы органа, его структурных подразделений и сотрудников.

6. Экономия затрат времени и сил работниками органа внутренних дел на составление, изготовление и поиск документов.

На лиц инспекторского (оперативного) состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства:своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление; неукоснительное соблюдение установленных правил работы с секретными документами. В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей

корреспонденции. Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений ОБЭП, ОНП и т.д. обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности. Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов. Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.

Требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

Передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.

Передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета. Знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащихся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

Немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

При увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечении, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.

Сведения, содержащихся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утраты документов сотрудник должен немедленно доложить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять исчерпывающие меры к поиску документов, и руководителю подразделения делопроизводства и режима.

Передача документов и их копий работниками организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов ( если передаются их копии) с указанием , каким должностным лицом разрешена передача документа.

Обязанности сотрудников органов внутренних дел по обеспечению режима секретности

Деятельность органов внутренних дел в значительной мере связана с получением и использованием сведений ограниченного доступа, разглашение которых может повлечь нарушение конституционных прав граждан, а также снижение эффективности работы правоохранительных органов по предупреждению, раскрытию и расследованию преступлений.

На сегодняшний день МВД России придает большое значение мерам по защите служебной информации. Однако все существующие недостатки в работе сотрудников ОВД, а также отсутствие необходимой правовой базы, которая бы обеспечивала должную защиту конфиденциальной информации служебного характера, не позволяют реализовывать механизм устранения, имеющихся нарушений и привлечения виновных лиц к ответственности.

В процессе осуществления своей деятельности сотрудники органов внутренних дел получают информацию о режиме и характере работы предприятий, расположенных на обслуживаемой территории, сведения, касающиеся личной жизни граждан, а также иную информацию (к примеру, служебного характера). Данная информация, а также сведения об отдельных методах, приемах и результатах работы органов внутренних дел составляют служебную тайну. Разглашение таких сведений, а также утечка информации о планируемых и проводимых органами внутренних дел мероприятиях по охране общественного порядка и борьбе с преступностью нарушает нормальную их деятельность и значительно снижает ее эффективность. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1999. — 591 с.

Умение сохранять в тайне сведения служебного характера является важнейшим профессиональным качеством сотрудников органов внутренних дел, необходимым для успешного выполнения стоящих перед ними задач. При этом проявление высокой бдительности считается юридической обязанностью сотрудников органов внутренних дел, закрепленной в законодательных и ведомственных нормативных актах. Однако некоторые сотрудники часто недооценивают опасность утечки таких сведений. Они проявляют граничащую с преступной халатностью беспечность при обращении со служебными документами, что нередко приводит к их утрате и разглашению сведений служебного характера.

Сотрудники, работающие с этой категорией документов, под расписку должны быть ознакомлены с приказом и перечнем документов. Сохранность секретных документов обеспечивается специальными сейфами и самостоятельной системой регистрации.

Должностные лица, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, проходят инструктаж о сохранении секретной информации. Инструкция о работе с конфиденциальной информацией составляется с учетом специфики организации и утверждается её руководителем.

Содержание служебной тайны органов внутренних дел могут составлять не только сведения о деятельности самих органов внутренних дел, но и иная информация конфиденциального характера, не относящаяся к государственной тайне. Нарушение конфиденциальности такой информации причиняет вред или создает угрозу его причинения интересам не только ее обладателей, но и интересам органов внутренних дел, т.к. способствует возникновению сложности для решения поставленных перед органами внутренних дел задач либо делает невозможным их решение, подрывает авторитет государственных органов, доверие к ним. Нарушение конфиденциальности служебной тайны органов внутренних дел может быть связано с причинением материального ущерба, как обладателям этой информации, так и органам внутренних дел. Это детерминирует необходимость обеспечения органами внутренних дел конфиденциальности информации, операторами или обладателями которой они являются.

Таким образом, при разглашении сотрудником органов внутренних дел сведений конфиденциального характера, оператором которых он является, вред причиняется не только тем общественным отношениям, которые обусловили формирование данной конфиденциальной информации, но и общественным отношениям в сфере государственной службы.

Именно поэтому сотрудников органов внутренних дел, имеющих обязанности по обеспечению режима секретности, ознакамливают с нормами законодательства, предусматривающие ответственность за нарушения данного режима (имеется в виду как дисциплинарная, так и уголовная ответственность — ст. 233, 284 УК РФ) Уголовный Кодекс Российской Федерации N 63-ФЗ от 13.06.1996, в редакции от 2013 года..

В последнее время участились случаи утечки информации конфиденциального характера из органов и подразделений внутренних дел, в том числе и центрального аппарата МВД России. Неединичны факты публикаций в прессе сведений служебного характера по материалам, находящимся в стадии проверки, или расследуемым уголовным делам.

Нередко в подразделения органов внутренних дел передается информация о прорабатываемых в МВД России вопросах, как о принятых по ним решениях, что вводит в заблуждение сотрудников, создает ненормальную психологическую обстановку в коллективах. Такие факты безответственности, а также предательства интересов службы в угоду конъюнктурным вопросам наносят серьезный ущерб служебным интересам и престижу министерства.

В целях недопущения подобных фактов, усиления защиты информации и режима секретности — Министр МВД приказывает:

Начальникам главных управлений, управлений МВД России, министрам внутренних дел, начальникам ГУВД, УВД субъектов Российской Федерации, начальникам УВДТ, РУОП, УВД, ОВД, образовательных и научно-исследовательских учреждений МВД России:

Возложить на комиссии по проверке режима секретности дополнительную функцию контроля за состоянием защиты информации конфиденциального характера. Пересмотреть состав таких комиссий, ввести в них наиболее подготовленных, принципиальных сотрудников. Работу комиссий взять под личный контроль.

Ввести в практику проведение внезапных проверок состояния защиты информации конфиденциального характера и соблюдения режима секретности.

Назначить конкретных сотрудников, ответственных за использование копировально-множительных и факсимильных аппаратов, организовать учет размножения документов конфиденциального характера для каждого аппарата. Размножение документов осуществлять только с разрешения руководителя подразделения.

Проводить по каждому факту утечки информации конфиденциального характера, нарушения режима секретности тщательные служебные проверки. Виновных привлекать к строгой ответственности, вплоть до увольнения из органов внутренних дел.

Активизировать воспитательную работу с сотрудниками с целью недопущения фактов разглашения государственной и служебной тайны, предательства интересов службы.

Изучить дополнительно в системе служебной подготовки нормативные акты, регламентирующие правила обращения с документами и информацией ограниченного распространения, принять зачеты у сотрудников, о чем произвести отметки в личных делах.

Систематически рассматривать на оперативных совещаниях вопросы состояния работы с документами, защиты информации служебного характера и режима секретности в подразделениях.

На основании данной информации хочется сделать вывод, о том, что поддержание режима секретности в МВД является одной из ее главных задач, т.к., не малая часть деятельности сотрудников является засекреченой0оперативной.

Нормативно правовую базу по поддержанию режима секретности в МВД создают: Приказ МВД РФ от 21 июня 1997 г. N 380 «О дополнительных мерах по усилению защиты информации конфиденциального характера и режима секретности» и Приказ Министерства внутренних дел Российской Федерации от 14 августа 2012 г. N 787 «О внесении изменений в Перечень должностей сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников структурных подразделений по защите государственной тайны в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденный приказом МВД России от 13 июня 2007 г. N 519», а так же ФЗ «Об ОРД».

>Документооборот в ОВД

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документооборот в ОВД

Введение

Организация движения документов в структуре ОВД несёт в себе важную функцию — осуществление информационного обмена. Участниками этого информационного обмена являются работники служб и подразделений, руководители этих структур, вышестоящие и нижестоящие звенья ОВД, органы власти и государственного управления, негосударственные структуры, учреждения, а так же граждане. Все участники информационного обмена используют различные документы, которые образуют в деятельности ОВД документопотоки.

Осуществление правильного, рационального движения документов возложено на службы ДОУ — секретариаты и канцелярии ОВД. В этой деятельности сотрудников служб ДОУ проявляются ведущие принципы делопроизводства — стандартизация и унификация. На этих принципах построена система нормативных и методических актов, которыми регламентируется деятельность служб ДОУ. В том числе все органы осуществления делопроизводства выполняют стандартные правила работы по организации документооборота. Участвующие в осуществлении документооборота сотрудники ОВД, обязаны знать и неукоснительно выполнять правила работы с документами.

Существенную роль в документообороте играют обращения граждан. Рассмотрение обращений граждан и организация их исполнения являются важным участком деятельности органов внутренних дел. В работе с письмами должны соблюдаться высокая культура, уважительное отношение к запросам и мнениям граждан. Информацию, содержащуюся в письменных и устных обращениях граждан, необходимо использовать для дальнейшего укрепления правопорядка и законности, совершенствования деятельности органов внутренних дел.

Процесс документооборота в органах внутренних дел.

В деятельности любого ОВД возникает, обычно, большое число документации, которая циркулирует по службам и подразделениям, образуя документооборот. В делопроизводстве документооборот рассматривается как обязательный компонент (функция) коммуникационной деятельности служб ДОУ. Документооборот обеспечивает информационный обмен в структуре аппарата управления, одновременно он служит общим целям делопроизводства — документированию управленческой деятельности, систематизации и хранения управленческой информации.

Современные нормативно-методические документы установили единство применяемых в делопроизводстве терминов и определений: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота — это правила, в соответствие с которыми происходит движение документов в учреждении.

Объем документооборота — выражается общим количеством документов, поступающих в организацию и созданных в ней за определенный период.

Таким образом, одна из важнейших задач делопроизводства — это организация документооборота и контроль за ним. Отчеты по объему документооборота в ОВД составляются ежеквартально. Подсчитывается объем на основе учтенных (зарегистрированных) входящих, исходящих и внутренних документов по всем подразделениям МВД России. Для подсчёта учитывают только оригиналы документов, без учёта копий и дубликатов документов. документ информационный диспропорция

Отчеты по объему документооборота содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление:

Выявлять закономерности в колебаниях объема документооборота и диспропорции между основными документопотоками и функциями отдельных структур ОВД.

Выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов.

Совершенствовать маршруты движения документов.

Совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки, структуру служб ДОУ и функции его персонала.

Рассчитывать штаты отдельных организационных структур ОВД, непосредственно обслуживающих документопотоки.

В органах внутренних дел документооборот организуется в строгом соответствии с требованиями приказа МВД России №150-99г. Большую роль так же имеет ряд документов, утверждаемых на основании данного приказа, в частности, разрабатываемые в каждом ОВД Инструкции по делопроизводству, Табель документов и Номенклатура дел.

Табель документов — это перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ОВД. В организации деятельности ОВД запрещается создавать документы, не утвержденные Табелем, кроме того, Табелем утверждаются отдельные этапы прохождения документов в ОВД.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы для документов ОВД, т.к. содержит исчерпывающий перечень наименований дел, в которых должен найти место любой документ ОВД.

Перечисленные нормативно-методические документы помогают организовать документооборот. Однако усложнение задач ОВД на современном этапе и повышение роли правоохранительной деятельности вызывает естественный рост объема документооборота. Крайне низкая производительность большинства документационных операций, выполняемых без средств автоматизации, ставит наиболее важной задачей служб ДОУ — сокращение объемов документооборота на строгой научной основе его организации.

В делопроизводстве выработан единый научный подход для сокращения документооборота. Его основными правилами являются:

Оперативность и прямоточность движения документов, исключающие потери времени на возвратные движения — основой выполнения является обязательная разработка схем прохождения документов в аппарате ОВД. См. п.37.7 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России, утвержденной приказом МВД России №150-99г.

Ритмичность движения документов, которое сокращает любые простои — обеспечивается в ОВД обязательным контролем этапов движения любого документа. Там же. См. раздел VII Инструкции.

Единый порядок движения однотипных документов — обеспечивается в ОВД применением Табеля документов и Номенклатуры дел. Там же. См. п.58 Инструкции.

Максимальное сокращение инстанций на маршруте движения документов — обеспечивается целым рядом положений Инструкции.

Выполнение стандартных документационных операций над всеми документационными потоками — обеспечивается строгим соответствием положений ведомственной Инструкции и Типовой инструкции для министерств и ведомств. См. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М.: Росархив, 1994.

Основные документопотоки — входящие, исходящие и внутренние документы, — имеют в ОВД, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов и, например, информационно-справочные, составляющие значительный объем документооборота, обычно не имеют постоянных маршрутов движения.

Стадии и этапы документооборота

Однотипность операций, производимых службами ДОУ над документами, позволяет рассматривать документооборот как последовательность этапов делопроизводства — этапы движения документов от момента поступления, создания до списания в архив, отправления. Этапы объединяются в более укрупненные стадии делопроизводства. Принято выделять три основные стадии: поступление документов в учреждение; исполнение документов; систематизацию (хранение) документов.

На стадии поступления документов выделяют следующие этапы делопроизводства:

Прием документов может производиться службой ДОУ через почту, через специальную фельдъегерскую службу, от сотрудников ОВД, от посетителей ОВД, по телетайпу, по факсу, по электронной почте. После проверки правильности их доставки работники службы ДОУ производят вскрытие конвертов; конверты приобщаются к полученному документу, так как содержат адрес отправителя.

Сортировка — это чисто техническая операция, которая заключается в сортировке всех вновь полученных документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов в ОВД утверждается Инструкцией по делопроизводству, к числу не регистрируемых относятся: периодические издания, научные труды, рекламные объявления, приглашения, рапорты о командировках и отпусках и прочее. Регистрируемые документы сортируются на две группы: 1.- регистрируемые и передаваемые по структурным звеньям ОВД; 2.- требующие наложения резолюции руководителя ОВД, либо предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение документов разгружает руководителя ОВД от ознакомления со всем массивом вновь поступивших документов: квалифицированные помощники руководителя, ответственные за предварительное рассмотрение (начальник канцелярии, секретарь-референт), изучают содержание документов и отбирают документы, которые могут быть разрешены заместителями руководителя ОВД, начальником структурного подразделения, либо требуют предварительного согласования. Таким образом, лично руководитель рассматривает и ставит резолюцию на наиболее важных документах.

Этап регистрация заключаются в переносе информации с реквизитов документа (дата, регистрационный номер, наименование, название документа и прочее) в учетную базу данных о документах: поступивших в текущее делопроизводство (входящих), отправляемых документов (исходящих) и регистрируемых для внутреннего исполнения.

Необходимо разделять форму регистрации документов и вид регистрации. Формами регистрации устанавливается Инструкцией по делопроизводству, в ОВД находят применение журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации:

Журнальная — наиболее простая, регистрация ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Недостаток — трудоемкость, а так же сложность поиска документа, если не известна дата его регистрации.

Картотечная — ведется на специальных карточках для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальная картотека (по наименованию документов); справочная картотека (формируется из карточек исполненных документов). Достоинство — легкость поиска документов; недостаток — высокая трудоемкость заполнения карточек.

Автоматизированная — ведется с помощью компьютерных технологий, которые позволяют связывать в систему управления базами данных (СУБД) регистрационные электронные карточки и соответствующие им документы. Достоинства — быстродействие и оперативность связей; недостатки — возможность утраты базы данных.

Вид регистрации — это совокупность документов, которые регистрируются в одном журнале по некоторому общему признаку. Например: журнал регистрации обращений граждан; журнал регистрации приказов по личному составу; журнал регистрации входящей документации и прочие.

Регистрация выполняет в делопроизводстве три задачи: 1.- учёт документов (присвоение регистрационного номера); 2.- контроль документов (отслеживание всех этапов движения документа); 3.- справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о документах ОВД.

На стадии исполнения документов выделяют следующие этапы:

Получение документа исполнителем заключается в передаче зарегистрированного документа из службы ДОУ на руки исполнителю. Это чисто техническая операция, при этом срок исполнения документа рассчитывается от даты регистрации документа (не от даты получения).

Контроль за сроком исполнения документа осуществляется службой ДОУ. Срок исполнения конкретного документа может определяться законодательством (например: трое суток по заявлению о преступлении — ст. 109 УПК РФ), указание срока исполнения может содержаться в самом документе (как правило — в организационно-распорядительных), либо срок исполнения назначает руководитель ОВД в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения: «Срочно» — не более 3-х суток; «В кратчайшие сроки» либо «Оперативно» — до 10-ти дней. См. п.53 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России.

Задача службы ДОУ на этом этапе заключается в переносе даты контроля в соответствующие регистрационные формы и осуществление контроля. По виду контроль делится на текущий, предупредительный и итоговый. Текущий заключается в ежедневной постановке поступающих документов на контроль и снятии с контроля исполненных документов. Предупредительный контроль заключается в уведомлении исполнителя о подходе срока контроля (не позднее, чем за 3 дня). Итоговый контроль — это сводный отчет о состоянии исполнительской дисциплины в ОВД, в т.ч. количество фактов нарушения срока по группам документов.

Этап возврата исполненных документов — это техническая операция, которая заключается в передаче исполненного документа в службу ДОУ для приобщения к соответствующему делу, либо для отправки после исполнения в другое учреждение. При этом служба ДОУ обязана контролировать правильность оформления исполненных документов, наличие всех необходимых реквизитов.

Третья стадия систематизации (хранения) документов включает:

Этап формирования дел заключается в распределении полученных для хранения документов по делам текущего делопроизводства. Дела текущего делопроизводства формируются в службах ДОУ на основе утвержденной в ОВД Номенклатуры дел. Для нового дела в начале года заводится папка, ее заголовок в краткой форме отражает основное признаки документов, обобщенных в одном деле (см. тему №2). Документ может быть подшит в папку только при наличии реквизита о направлении в дело. Толщина дела не должна превышать 250 листов, большее количество документов распределяется по томам дела. Внутри дела (тома) документы подшиваются в хронологическом порядке инициативных документов. Каждое дело и том начинается с описи документов с указанием числа листов каждого подшитого документа. Законченные тома прошиваются и заверяются на последнем (заверительном) листе подписью работника службы ДОУ.

Этап организации хранения документов в текущем делопроизводстве обладает двойным содержанием, т.к. кроме хранения включает информационно-справочную работу с документами. Собственно хранение заключается в обеспечении сохранности дел и документов, для этого дела должны храниться в металлических шкафах, доступ к ним имеют только ответственные за хранение лица. Хранение документов, дел, а также бланков документов, печатей и штампов устанавливается Инструкцией по делопроизводству ОВД.

Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До завершения дела (в период его формирования), имеющиеся в нем документы могут выниматься для пользования ответственным за хранение работником (на тоже место вставляется лист-заместитель). После завершения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вместе с делом (на место дела ставится карта-заместитель).

Этап подготовке дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. Деятельность самих архивов устанавливается соответствующим Положением о ведомственном архиве. Подготовка к сдаче дел в архив проводится с помощью сотрудников архивов и включает в себя:

проведение экспертизы научной и практической ценности документов, которую проводит специальная экспертная комиссия ОВД;

оформление дел в соответствии с требованиями архива.

На оформленные к сдаче в ведомственный архив дела составляются описи, которые служат основным учётным и справочным средством в архивном делопроизводстве.

Одна из задач, которая решается на этом этапе — это выделение дел, срок хранения которых истек по состоянию на 01 января очередного года. Изъятые дела подлежат уничтожению, уничтожение производится при участии экспертной комиссии и оформляется актом об уничтожении документов.

Работа с обращениями граждан

Особую роль в деятельности ОВД занимают обращения граждан, т.к. эти документы составляют значительную часть документооборота ОВД. Соответственно работе с обращениями граждан посвящен целый ряд приказов МВД России.

В письменной либо устной форме, обращаясь в структуры управления, граждане, прежде всего, реализуют свое право на участие в делах общества и государства. Для структур управления обращения граждан это так же средство для изучения мнения населения об эффективности деятельности своих структур. Исходя из этого, обращения граждан являются:

средством реализации своих прав и свобод;

средством выявления недостатков и совершенствования органов управления;

средством для изучения общественного мнения о деятельности министерств, ведомств, организаций, предприятий.

Право граждан на обращения в органы управления закреплено в Конституции Российской Федерации, эти положения Конституции непосредственно вытекают из Всеобщей декларации прав человека и Международного пакта о гражданских и политических правах — эти международные акты для российского законодательства являются приоритетными. В Конституции РФ данные права граждан непосредственно выражены в п.1 ст.32 (право участвовать в управлении делами государства как непосредственно, так и через своих представителей) и в ст.33 (право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в госорганы и органы местного самоуправления).

Отраслевое законодательство развивает нормы конституционного права в отношении обращений граждан в органы власти и управления. В частности, законом Российской Федерации «О полиции», предусмотрено, что деятельность полиции строится в соответствии с принципами уважения прав и свобод человека и гражданина, законности, гуманизма, гласности.

Одной из форм деятельности органов внутренних дел (полиции) по защите конституционных прав и свобод человека и гражданина является рассмотрение обращений граждан, принятие по ним своевременных, исчерпываемых, предусмотренных законом мер. Эта форма деятельности, наряду с другими, такими как оперативно-розыскная и уголовно-процессуальная, позволяет органам внутренних дел столь же эффективно и надежно защищать честь, личное достоинство человека и гражданина, его конституционные права и свободы от противоправных и иных посягательств на них.

Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества и содержать помимо изложения существа обращения в ОВД также данные о месте его жительства, работы или учебы. Обращение, в которых не казана или неразборчиво написана фамилия и которые не содержат данных о месте жительства, признаются анонимными. Как правило, анонимные обращения не регистрируются и подлежат уничтожению, в случае содержащихся в них конкретных сведений о готовящихся или совершенных правонарушений — направляются в соответствующие подразделения для использования в оперативных целях. См.: п.71.2 Инструкции по делопроизводству в подразделениях МВД России, утвержденной приказом МВД России №150-99г. с изменениями и дополнениями, внесенными приказом МВД России №790-2000г.

Любые обращения граждан должны быть зарегистрированы в секретариатах и канцеляриях ОВД в день их поступления. Сущность вопросов, с которыми обращаются граждане в ОВД, наиболее точно передают три вида обращений: предложения, жалобы и заявления.

Предложения — это обращения граждан не связанные с нарушением прав и законных интересов граждан, содержащаяся в них информация направлена на улучшение деятельности государственных органов. Для предложений характерно указание на меры, которые, по мнению автора, способствуют разрешению проблемных вопросов.

Жалобы — это обращения граждан, в которых содержаться требования о восстановлении законных интересов, нарушенных действиями сотрудников ОВД. В жалобах обычно излагаются претензии, либо несогласие с действиями и решениями должностных лиц, которые, по мнению автора, ущемляют, либо нарушают интересы граждан, охраняемые законом.

Заявления — это обращения граждан в целях реализации своих прав и законных интересов. В зависимости от содержащейся в заявлении информации, их можно разделить на две группы:

1. Направляемые в целях реализации права и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов (например, заявление о недостатках в работе ОВД) — эта группа заявлений регистрируется в общем делопроизводстве, сроки и порядок из проверки аналогичен предложениям и жалобам.

2. Направляемые в целях реализации права и защиты интересов, содержащие информацию о совершенном или готовящемся преступлении — эта группа заявлений проверяется в процессуально установленном порядке, регистрируется в дежурной части ОВД и относится к специальному делопроизводству.

Ответственность за организацию работы с обращениями граждан возлагается на начальника ОВД. По каждому обращению (кроме сообщений о преступлениях) в 5-дневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

о принятии к производству в своем ОВД;

о передаче в другое ОВД или ведомство;

о приобщении к ранее поступившему и уже исполненному письму.

О направлении письма в другой орган внутренних дел или другое ведомство заявителю сообщается письменно. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

Обращения граждан (кроме сообщений о преступлениях) разрешаются в срок до одного месяца со дня их регистрации, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно. Заявления и жалобы военнослужащих, а также членов их семей разрешаются в МВД РФ в срок до 15 дней, а во всех других органах внутренних дел — безотлагательно. В случае необходимости проведения дополнительной проверки, сроки разрешения могут быть продлены не более, чем на один месяц.

Обращение считается разрешенным (исполненным), если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ. Ответы на обращения подписывает руководитель ОВД или другие уполномоченные на то должностные лица.

В деятельности ОВД выделяется понятие «информация о преступлениях и происшествиях» — это заявления, сообщения и другая информация:

Заявления и сообщения о преступлениях проверяются в порядке, установленном УПК РФ, их запрещается учитывать в общем делопроизводстве — заявления и сообщения о преступлениях регистрируются в Книге № 1 дежурной части ОВД.

Другая информация о происшествиях — это сообщения, которые не являются поводом для возбуждения уголовного дела, но требуют проверочных действий для установления признаков преступления (например, сообщение медицинского учреждения о полученном телесном повреждении). Другая информация регистрируется в Журнале №2 дежурной части ОВД.

Информация о преступлениях и происшествиях вне зависимости от места и времени их совершения, а также полноты сообщаемых сведений, принимается в любом органе внутренних дел круглосуточно штатными дежурными, их помощниками в дежурных частях ОВД. Там же принимается и регистрируется информация по телефону и непосредственно от граждан. Книга № 1 и Журнал № 2 являются документами строгой отчетности и относятся к специальному делопроизводству. Они хранятся в дежурной части и заполняются дежурным по ОВД (его помощником).

Выделение в ведомственной Инструкции по делопроизводству специального раздела работы с обращениями граждан является обязательным для каждого ОВД в связи с тем, что:

прием обращений граждан в ОВД осуществляется так же непосредственно руководителями — личный прием граждан по специальному графику, принятые обращения регистрируются и исполняются в установленном порядке;

об отдельных этапах работы с обращением начальник ОВД обязан информировать заявителя (об отправке в другой орган, о продлении срока);

работа с обращениями граждан является самостоятельным участком делопроизводства — обращения регистрируются и контролируются отдельно от прочих документов;

для обращений граждан в делопроизводстве ОВД заводятся самостоятельные дела, срок хранения в соответствии с номенклатурой, как правило, 5 лет;

объем документооборота для обращений граждан учитывается по данной группе документов отдельно;

общий контроль за сроками и полнотой рассмотрения обращений граждан, обоснованностью принятых решений осуществляет специальная комиссия из числа руководящего состава ОВД.

Нарушение установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей ими в ОВД обращений влекут в отношении виновных должностных лиц ответственность в соответствии с законодательством.

Те же деяния должностных лиц, причинившие существенный вред государственным или общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность по соответствующим статьям уголовного кодекса о должностных преступлениях.

Ответственность государственного служащего наступает в связи с его обязанностью признавать, соблюдать и защищать права и свободы человека и гражданина в соответствии со статьей 5 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации». Каждый гражданин вправе обратиться с жалобой в суд, если считает, что неправомерными действиями (решениями) государственных органов или должностных лиц, государственных служащих нарушены его права и свободы. См.: Закон РФ от 27.04.93 № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан (с изменениями и дополнениями от 14 декабря 1995 года)

В Российской Федерации действует большой ряд законов, которые устанавливают правила работы с отдельными видами обращений граждан: при исполнении законодательства о выборах, в гражданско-правовой сфере, в сфере защиты прав потребителей, при лицензировании отдельных видов деятельности, в области здравоохранения, социального обеспечения, деятельности правоохранительных органов, осуществлении правосудия и прочие случаи реализации прав и свобод человека и гражданина. При этом отраслевые законы указывают, в некоторых случаях, вид документа, с которым граждане могут обращаться для реализации своих прав.

Процессу стандартизации и унификации обращений граждан способствовал нормативно-правовой акт, изданный в 1968г. для единой государственной системы органов управления в СССР — Указ Президиума Верховного Совета СССР «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан». Указ ПВС СССР от 12.04.68 № 2534 -VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» (в редакции Указа ПВС СССР от 04.03.80 №1662 -X, с изменениями на 2 февраля 1988 года) Для современного делопроизводства этот документ является руководящим, его положения остаются актуальными, хотя законодательная основа российской единой государственной системы документационного обеспечения управления стала принципиально иной.

Порядок осуществления архивной работы в службах и подразделениях органов внутренних дел

Отдельные вопросы передачи законченных производством дел на архивное хранение, классификацию, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, порядок использования архивных документов, изменения, снятия грифа секретности, продления сроков засекречивания архивных документов и экспертизы ценности архивных документов регламентируется Приказом МВД РФ о 15.08.2011 № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД РФ».

Учет и хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется Центральным архивом МВД России , Центральным архивом внутренних войск МВД России при ГИАЦ МВД России, а также структурными подразделениями (подразделениями спецфондов) информационных центров управлений на транспорте МВД России по федеральным округам, линейных управлений МВД России на транспорте, министерств внутренних дел по республикам, главных управлений, управлений МВД России по иным субъектам Российской Федерации.

Формирование и оформление дел в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению в системе органов внутренних дел Российской Федерации.

В органе внутренних дел формируются дела общего и специального производства.

К делам общего производства относятся дела с документами управленческого характера, включаемые в номенклатуру дел.

К делам специального производства относятся уголовные дела, личные дела сотрудников органов внутренних дел, федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России, в том числе лиц, проходивших службу, работавших в системе НКВД — МВД СССР, пенсионные дела лиц, проходивших службу в системе НКВД — МВД СССР, МВД России, и членов их семей, личные дела лиц, находившихся в местах лишения свободы, арестованных и иные дела, предусмотренные нормативными правовыми актами МВД России.

При заведении дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, подразделением делопроизводства в начале дела перед внутренней описью документов подшивается лист использования документов (приложение № 1).Лист использования документов до передачи дела в подразделение спецфондов не заполняется. Учет пользования делом на стадии его делопроизводственного хранения осуществляется в установленном порядке.

На обложке дела, подлежащего хранению в подразделении спецфондов, предусматривается место для наименования подразделения спецфондов и архивного шифра, включающего номер фонда, номер описи и номер дела.

Дела постоянного и временного (10 лет и более) срока хранения должны иметь обложки из твердого картона. Допускается передавать в подразделение спецфондов дела временного срока хранения (до 10 лет) в полужестких и мягких обложках.

Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел — источников комплектования:

— законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

— личные дела сотрудников;

— пенсионные дела;

— лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел;

прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет;

— дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке;

— иные документы постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения.

Дела общего производства передаются органами внутренних дел на архивное хранение в подразделения спецфондов не позднее чем через 5 лет после их окончания.

Дела подразделением спецфондов принимаются только по описям, при этом описи составляются отдельно на дела постоянного, временного хранения и по личному составу.

Архивные документы в подразделении спецфондов классифицируются в целях их правильного учета и обеспечения использования. Классификация документов состоит в их группировке по архивным фондам и в пределах каждого архивного фонда.

Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Разновидностями архивного фонда являются архивный фонд органа внутренних дел, объединенный архивный фонд и архивная коллекция.

Архивный фонд органа внутренних дел состоит из образовавшихся в процессе его деятельности документов.

Объединенный архивный фонд состоит из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имеющих между собой определенные связи: однородность и преемственность деятельности, общую подчиненность, единство объекта и периода деятельности.

Архивная коллекция представляет собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности одного или нескольких фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, видовому, хронологическому.

Из сохранившихся отдельных, разрозненных документов, имеющих историческую, научную и иную ценность, самостоятельные архивные фонды не создаются. Эти документы включаются в архивные коллекции.

Единицами учета в подразделении спецфондов являются архивный фонд, архивная коллекция и единица хранения.

Единицей хранения в подразделении спецфондов является дело (том дела) – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Том дела общего производства является самостоятельной единицей учета и хранения.

Дело специального производства, состоящее из двух, трех и более томов, является одной единицей учета, но при этом каждый том также является единицей хранения.

В подразделении спецфондов ведутся следующие основные учетные документы:

— журнал учета поступления и выбытия дел;

— список фондов;

— карточка фонда;

— описи дел;

— дело фонда;

— журнал регистрации учетных документов подразделения спецфондов и другие.

Подразделения спецфондов, по согласованию с территориальными государственными архивными учреждениями проводят выявление и учет особо ценных и уникальных документов. На эти документы составляется опись особо ценных документов, которая рассматривается и утверждается ЦЭПК МВД России (центральная экспертно-проверочная комиссия), ЭК и согласовывается с соответствующим государственным архивом

Помещения подразделений спецфондов должны отвечать требованиям, установленным нормативными правовыми актами МВД России для помещений, используемых для хранения и работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Помещения подразделения спецфондов должны быть удалены:

— от промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами, на расстояния, установленные санитарными нормами;

— от объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил;

— от производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением химических веществ или пищевых продуктов.

При определении пригодности района для размещения помещений подразделений спецфондов учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

Помещения подразделения спецфондов должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Подразделение спецфондов должно иметь специально оборудованные помещения для:

— хранения документов (архивохранилища);

— размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

— работы сотрудников (рабочие комнаты);

— работы исполнителей или посетителей с архивными документами (читальные залы);

— работы средств вычислительной техники, используемой для создания и эксплуатации в локально-вычислительной сети автоматизированных информационно-поисковых систем и БД архивных документов;

— работы средств вычислительной техники с архивными документами, имеющими гриф секретности, и эксплуатации автоматизированных информационно-поисковых систем и БД вышеуказанных документов;

— работы средств создания страхового фонда копий, реставрации архивных документов;

— приема, акклиматизации документов, обеспыливания и иной специальной обработки документов.

В помещениях должны соблюдаться противопожарные требования, температурно-влажностный режим хранения (температура воздуха – 17-19 градусов по Цельсию и относительная влажность воздуха – 50-55%), санитарно-гигиенический режим хранения документов (архивохранилища должны содержаться в порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли).

Архивохранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами для хранения архивных документов.

Дела с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, размещаются в архивохранилищах с соблюдением условий, обеспечивающих режим секретности. Для хранения учетных документов и дел с документами, содержащими сведения особой важности, используются металлические шкафы и сейфы.

Проверки наличия и состояния дел проводятся по каждому фонду периодически, но не реже одного раза в 5 лет, а также независимо от времени проведения предыдущей проверки:

— при серьезных нарушениях установленного режима хранения документов;

— при смене ответственного за хранение документов соответствующего фонда;

— при передислокации подразделения спецфондов (архивохранилища).

Проверка наличия и состояния дел проводится комиссионно группой сотрудников подразделения спецфондов с привлечением при необходимости сотрудников делопроизводственных служб и иных подразделений органов внутренних дел, имеющих соответствующий допуск к работе с секретными документами, в количестве не менее двух человек.

Архивные документы, хранящиеся в подразделении спецфондов, используются в служебных, научных и практических целях.

Подразделение спецфондов обеспечивает в установленном порядке использование архивных документов в следующих основных формах:

— выдача дел в читальный зал подразделения спецфондов;

— высылка (выдача) дел во временное пользование;

— выдача архивных справок, архивных копий документов, архивных выписок из документов.

Подразделение спецфондов по письменным мотивированным запросам органов внутренних дел, других правоохранительных органов, органов государственной власти и управления, государственных учреждений и организаций, адвокатских образований, а также письмам и заявлениям граждан выдает (высылает) в установленном порядке архивные справки, архивные копии документов и архивные выписки из документов.

В подразделении спецфондов должна постоянно проводиться работа по экспертизе ценности хранящихся архивных документов с целью определения их научного, исторического, практического значения, отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизу осуществляют специально образуемые решением ЦЭПК МВД России, ЭК рабочие группы, состоящие из компетентных представителей подразделений-фондообразователей (или их правопреемников), а также членов ЦЭПК МВД России, ЭК и сотрудников подразделения спецфондов.

При проведении экспертизы ценности документов, отборе их для архивного хранения и уничтожения учитываются:

— срок хранения документов по перечням;

— наличие в делах документов, имеющих постоянную и долговременную научную, историческую, практическую ценность;

— указания и рекомендации ЦЭПК МВД России;

— возможность дальнейшего использования дел и отдельных документов в учебных целях, воспитательной и справочной работе;

— значение органа внутренних дел, в деятельности которого образовались данные документы;

— время создания документов;

— подлинность и юридическая сила документов;

— физическое состояние документов.

При экспертизе ценности документов учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны для уничтожения. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на архивное хранение, реставрируются или копируются.

Результаты экспертизы ценности документов оформляются актом о выделении к уничтожению документов с внесением изменений в учетные документы.

Акты о выделении к уничтожению архивных документов, образовавшихся в деятельности органов внутренних дел, представляются на рассмотрение и утверждение соответственно ЦЭПК МВД России, ЭК. Запрещается уничтожение архивных документов до утверждения акта.

Сколько лет хранятся отказные материалы и материалы которые были списаны в номенклатурное дело?

Доброго времени суток! В соответствии со статьей 430 Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом МВД России от 30 июня 2012 г. N 655 (далее — Перечень), материалы, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, хранятся в подразделениях центрального аппарата МВД России, территориальных органах МВД России на окружном, межрегиональном, региональном и районном уровнях в течение 10 лет. При этом данная категория документов имеет отметку «ЭПК», которая означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в подразделения архивной информации информационных центров территориальных органов МВД России на окружном и региональном уровнях (пункт 9 Перечня).

Журналы учета материалов, по которым вынесены постановления об отказе в возбуждении уголовного дела хранятся в подразделениях центрального аппарата МВД России, территориальных органах МВД России на окружном, межрегиональном, региональном и районном уровнях в течение 9 лет, также с отметкой «ЭПК» (статья 437 Перечня).

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания (прекращения) дела (журнала, книги учета и иных единиц хранения) или, если документы не сформированы в дело, оформления (списания в дело) документа (пункт 7 Перечня).