Содержание
Как написать: требования
К контракту
Как и вся стандартная документация, связанная с делопроизводством, оформление проходит в соответствии с условиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Для придания юридической силы сопроводительному письму требуется наличие в нём следующих реквизитов:
- Герба субъекта федерации или логотипа организации-отправителя, зарегистрированной в установленном порядке (№ 01, 02 или 03).
- Кода компании по ОКПО, кода постановки на учет КПП, ИНН и регистрационного номера по ОГРН (№ 04, 05, 06 и 07).
- Полного и краткого наименования организации, справочной информации, а также банковские реквизиты, адреса и контактные телефоны (№ 08,09).
- Даты составления в формате ДД.ММ.ГГГГ (№ 11).
- Исходящего регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел (№ 12).
- Даты и исходящего номера первичного документа (№ 13).
- Указанного места, где документ был составлен (№ 14).
- Информации об адресате (№ 15).
- Основной части сопроводительного письма (№ 20).
- Ссылка на наличие приложений и их пронумерованный перечень с указанием общего количества листов и экземпляров к пересылке (№ 21).
- Виза руководителя организации-отправителя с её расшифровкой (№ 22).
- Заверяющей подписи руководителя и печати предприятия (№ 25).
- Информации об исполнителе документа с и его контактного телефона (№ 27).
- Отметки об успешном исполнении и полной обработанности, с отметкой того, что документ может быть вшит в дело. (№ 28).
- Входящего номера организации-адресата (№ 29).
- Идентификатора электронной копии и места его хранения (№ 30).
-
К коллективному соглашению
В первой части письма отображается:
- Логотип компании-отправителя.
- Код компании по ОКПО.
- Полное и краткое наименование организации, информация о банковских реквизитах, адрес, контактный телефон, электронная почта.
- Место, где документ был составлен.
Во второй:
- Наименование организации.
- Адрес юридический.
- Адрес фактический.
- Административный округ.
- Вид экономической деятельности.
- Форма собственности.
- Численность работников (на момент подписания коллективного договора).
- Численность членов первичной профсоюзной организации.
- Вышестоящий профсоюзный орган.
- Сумма средств, использованных на обеспечение льгот и выплат работникам и членам их семей, предусмотренных коллективным договором.
- Должности, Ф.И.О. и контактные телефоны представителей сторон коллективного договора.
- Виза руководителя организации с расшифровкой.
-
Поставки
В первой части письма отображается:
- Ф.И.О. адресата.
- Дата составления.
- Регистрационный номер, привязанный к порядку номенклатуры дел.
Во второй:
- Обращение («Уважаемая …»).
- Номер договора поставки.
- Дата договора.
- Цель направления.
- Документы, требуемые к возврату с указанием сроков.
- Количество приложений.
- Виза директора организации.
-
Подряда
В первой части письма отображается:
- Адресат.
- Логотип компании-отправителя.
- Полное и краткое наименование компании-отправителя.
- Место, где был составлен договор.
- ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.
- Юридический адрес компании.
- Контактная информация и банковские реквизиты.
Во второй:
- Обращение («Уважаемая …»).
- Номер договора подряда.
- Дата договора.
- Цель направления.
- Документы, требуемые к возврату с указанием сроков.
- Количество приложений.
- Виза директора организации.
-
К трудовому
Структура и содержание сопроводительных писем к договорам труда и подряда аналогичны.
Цессии
В первой части письма отображается:
- Адресат.
- Отправитель.
Во второй:
- Уведомление о приобретении прав на требования.
- Размер взыскания.
- Причина.
- Номер договора.
- Дата составления договора.
- Наименование сторон между которыми был составлен договор.
- Сроки выполнения обязательства.
- Банковские реквизиты.
- Приложения (копия договора об уступках прав требования с указанием даты составления).
- Подписи цедента и цессионария.
-
С протоколом разногласий
В первой части письма отображается:
- Дата и номер.
- Номер договора, по которому возникли разногласия.
- Ф.И.О. и название предприятия адресата.
Во второй:
- Цель сопроводительного письма.
- Документы, требуемые к возврату.
- Сроки выполнения.
- Приложения.
- Виза руководителя.
-
На английском языке
В первой части письма отображается приветствие строго в виде: Dear Mr. Smith / Mrs. Hash.
Во второй:
- Цель сопроводительного письма.
- Согласование условий договора.
- Требуемые к возврату документы.
- Сроки исполнения.
- Окончание: («Sincerely …»).
- Дата.
- Должность, виза, расшифровка.
Сопроводительные письма могут использоваться не только для договоров, но и в качестве дополнительной информации к резюме соискателей на различные вакансии. Узнать больше о том, что это такое и как их правильно составить, вы сможете из следующих публикаций наших экспертов:
- Какую информацию нужно указывать в сопроводительном письме и каковы основные правила его оформления?
- Как составить короткий сопроводительный текст к резюме?
- Правила составления для соискателей без опыта работы.
- Как составить письмо соискателям на должность водителя, секретаря, продавца-консультанта и менеджера?
Структура документа
Письмо пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:
-
адресат (кому направляется, ФИО руководителя и наименование предприятия) — здесь важно не допустить ошибок (как это ни печально, но в фамилиях или инициалах первых лиц допускается 90% ошибок… Что будет с этим документом дальше, представить достаточно просто: оно, скорее всего, пойдет в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении);
-
обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным “уважаемый” (здесь есть нюанс: если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после);
-
«тело» — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, для того чтобы руководитель вник в существо написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо о направлении договора на подписание будет иметь следующий текст: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по существу проект договора (указывается суть), текст которого был согласован (указать где, когда и кем)». Этих сведений вполне достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем вообще идет речь;
-
подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя свое руководство;
-
данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам (в случае ошибок).
Кроме указанных реквизитов в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, а также список приложений с указанием количества листов.
>Сопроводительное письмо к договору
Сопроводительное письмо к договору — это инструкция к отправляемому договору либо его проекту.