> Обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности и учета документального фонда, доступа к документам фонда организации

С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранят но месту их формирования.

Руководители кадровых служб и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:

  • — создание оптимальных условий хранения документов и дел;
  • — размещение дел;
  • — проверка наличия и состояния документов и дел;
  • — соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещаются в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны храниться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая (или выписка из нее) помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел.

За вершенные дела постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации.

Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении, устаревании дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке согласно КоАП.

Обеспечение доступа к делам, находящимся на оперативном храпении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в кадровой службе. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится его карта-заместитель, которую помещают на место выданного дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование.

Изъятие документов из дел, передаваемых в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Оперативное хранение ЭД и БД осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел.

Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и ход создания, например: «01-20.2013».

Название ЭД в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок, например: «Письмо № 23-1 от 31.10.2013 «Об утверждении сроков работ»».

Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием ЭД на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий ЭД равен сроку хранения самих ЭД.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по их защите.

Порядок передачи дел в архив организации

С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители кадровых служб и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Сроки храпения документов представлены в приложении 16.

Обеспечение сохранности документов

ГОСТ Р 51141.

Глоссарий лекции

План лекции

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ).

1. Обеспечение сохранности документов как одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. Понятие «комплекс мер по организации хранения документов и дел». Оперативное и архивное хранение документов.

2. Комплекс технологических операций по учёту, рациональному размещению, выдаче во временное пользование и контроля наличия документов в процессе их оперативного хранения.

3. Основные требования к хранилищам и хранению документов.

4. Средства технического хранения дел (документов), их эксплуатационные характеристики. Характеристика режимов временного хранения дел (документов).

5. Особенности организации хранения документов в структурных подразделениях.

6. Текущее и архивное хранение ЭД, БД.Х.

99) обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет

100) обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101) режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

107) хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108) государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109) ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110) депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музе, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

111) постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112) документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113) документ временного хранения: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению

114) ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну

117) единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

124) проверка наличия дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции

Обеспечение сохранности документов — одно из главных направлений работы сотрудников служб ДОУ и архивистов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 «обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Сохранность документов обеспечивается в результате комплекса мероприятий по их учёту и хранению.

В свою очередь хранение архивных документов понимается как обеспечение рационального размещения и сохранности документов.

Организация хранения документов включает рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью созда­ния страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставра­ция) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. документы следует хранить на носителях, которые обеспечивают их пригодность для использования, достоверность, аутентичность и сохранность в течение установленного периода времени (см. п. 8.2). Вопросы, относящиеся к хранению, обращению и использованию документов должны решаться на протяжении всего периода их жизненного цикла. Документы требуют таких условий и технологий хранения, которые учитывают их особые физические и химические свойства.

Ценные документы требуют более качественного хранения и обслуживания, с тем, чтобы сохранить их до тех пор, пока они не утратят свою ценность. Условия и технологии хранения документов должны быть спроектированы таким образом, чтобы защищать документы от несанкционированного доступа, утраты или повреждения, а также от кражи и чрезвычайных ситуаций.

Правила, определяющие, в соответствии с действующим законодательством, порядок отбора и передачи документов на последующее хранение или уничтожение, должны применяться системно и в установленном порядке в ходе обычной деловой деятельности. Никаких действий по отбору и передаче документов на последующее хранение или уничтожение не должно предприниматься без уверенности в том, что определенный документ больше не требуется, работа с ним завершена, и он не потребуется в качестве доказательства.

Для обеспечения сохранности документов в организации должны осуществляться:

1. комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание

· материально-технической базы хранения документов (здание и поме­щения хранилищ,

· средства хранения документов (стационарные или передвижные: шкафы, сейфы, стеллажи. Нормы установки– Раздел 4.4. Основных правил),

· средства охраны и безопасности хранения,

· средства климатического контроля,

· средства копи­рования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

2. комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хра­нения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиеническией, охранный режимы хранения), а также организацию размещения документов в хранилищах и на средствах хранения, топографирование и организацию порядка выдачи документов.

При организации хранения и создании условий хра­нения следует учитывать специфику видового состава документов, ха­рактерного для конкретного архива.

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния:

· в процессе делопроизводства

· при поступ­лении документов в архив,

· при их хранении и передаче документов на Постоянное хранение.

При физическом уничтожении документов, утратившими практическаую и научную ценность, следует руководствоваться следующими принципами:

  • — уничтожение должно всегда быть санкционированным;
  • — документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными
  • разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
  • — уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить
  • конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • — все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные,
  • страховые и резервные копии, следует уничтожить.

Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с докумен­тами называется оперативным.

Оперативное хранение подразделя­ется на хранение документов в процессе их исполнения и хране­ние уже исполненных документов.

Организация оперативного хранения документов находится в компетенции непосредственного руководителя структурного подразделения или устанавлива­ется единообразной в целом по офису в инструкции по делопро­изводству.

Непосредственное хранение подавляющего большинства документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы,в течение определённого времениосуществляетсяв структурных подразделениях. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретарь отдела), формирование и хранение дел возлагаетсяна одного из сотрудников или непосредственно на испол­нителя.

В небольшой фирме за хранение дел отве­чает секретарь руководителя или один из сотрудников секрета­риата.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Смотреть что такое «ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ» в других словарях:

  • обеспечение сохранности документов — Обеспечение физико химической сохранности документов и их учет. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины обеспечение сохранности документов … Справочник технического переводчика

  • Обеспечение сохранности документов — 3.12. Обеспечение сохранности (preservation): процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени… Источник: ГОСТ Р ИСО 15489 1 2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система… … Официальная терминология

  • обеспечение сохранности документов — 99 обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико химической сохранности документов и их учет Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • обеспечение физико-химической сохранности документов — Разработка, создание и практическое применение научно технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие… … Справочник технического переводчика

  • обеспечение сохранности — 3.12 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • обеспечение физико-химической сохранности документов — 100 обеспечение физико химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов Источник: ГОСТ Р… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • СТО 36554501-008-2007: Обеспечение сохранности подземных водонесущих коммуникаций при строительстве (реконструкции) подземных и заглубленных объектов — Терминология СТО 36554501 008 2007: Обеспечение сохранности подземных водонесущих коммуникаций при строительстве (реконструкции) подземных и заглубленных объектов: Арматура трубопроводная устройства, позволяющие регулировать и распределять… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • обеспечение — Процесс скоординированного управления по обеспечению всех материалов и ресурсов, требуемых для эксплуатации изделия. Источник: ГОСТ Р 53480 2009: Надежность в технике. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • консервация документов — 2.6 консервация документов : Обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • хранение архивных документов — Обеспечение рационального размещения и сохранности документов. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины обеспечение сохранности документов … Справочник технического переводчика

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать

  • • основные формы и направления деятельности архивов по обеспечению сохранности документов;
  • • основные факторы, приводящие к повреждению документов;
  • • основные параметры храпения документов па различных носителях;
  • • основные методы реставрации и консервации документов; уметь
  • • соблюдать правила и нормы обеспечения сохранности документов при их использовании;

владеть

• базовыми методами обеспечения сохранности архивных документов.

Одной из главнейших задач архивов во всем мире всегда считалось, считается и будет считаться хранение находящихся в них документов. Вот почему принципы и методы хранения документов занимают одно из ведущих мест и в архивной науке (архивоведении), и в нормативно-методических документах, которыми должны руководствоваться архивы в своей повседневной деятельности, и в законодательстве об архивах и архивном деле.

Но, вопреки существующим на бытовом уровне представлениям об архивах, хранение в архивах — это не просто пассивное наблюдение за находящимися в них документами, а весьма активная деятельность, направленная на обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов — создание и поддержание оптимальных условий сохранения архивных документов, устранение факторов, способствующих их утрате, а также создание копий наиболее ценных документов на случай утраты подлинников.

Для государственных архивов, хранящих документы Архивного АФ РФ, т.е. документы, которые в силу их ценности заслуживают постоянного (вечного) хранения, обеспечение сохранности, по определению, означает создание условий для того, чтобы эти документы сохранялись вечно.

Но и для ведомственных архивов, и для текущего делопроизводства требование обеспечить условия, исключающие утрату документов в процессе их временного хранения, не менее актуально.

Основными факторами, приводящими к утрате и повреждениям документов, являются:

  • — хищения и преднамеренное уничтожение документов («человеческий фактор»);
  • — пожары, наводнения и другие стихийные бедствия, а также войны;
  • — неблагоприятное воздействие физических и химических факторов;
  • — неблагоприятное воздействие биологических факторов, биоповреж- деиия;
  • — естественное старение носителей документов;
  • — амортизация документов в процессе их использования.

Хищения документов (как и книг, и музейных экспонатов) сопровождали архивы, библиотеки, музеи в течение всего времени их существования. Такие хищения производились и производятся как с целью наживы, так и с целью монопольного обладания ценными историческими документами, их коллекционирования. В некоторых случаях причиной хищений могут быть попытки скрыть нежелательную (например, компрометирующую то или иное лицо или организацию) информацию. Преднамеренное уничтожение документов может иметь место и как акт вандализма, и как попытка скрыть улики. Но гораздо больше документов было уничтожено в результате неквалифицированной экспертизы, например, «макулатурных кампаний». Во избежание такого уничтожения документов существует система комплектования и экспертизы, включающая нормативно-методические требования к отбору документов для постоянного хранения и к выделению не представляющих ценности документов для уничтожения. Эта система позволяет сохранить наиболее ценные документы отдельных и лиц, и негосударственных учреждений и организаций.

Стихийные бедствия также сопровождают архивы в течение всего существования человеческой цивилизации. Против пожаров существует система обеспечения противопожарной безопасности, пожаротушения и эвакуации подвергшихся опасности (по крайней мере, наиболее ценных) материалов. Против наводнений, землетрясений и подобных стихийных бедствий направлены требования к размещению архивохранилищ вне заведомо угрожаемых зон, к сейсмологической устойчивости архивных зданий и т.д. Губительные последствия войн, приведших в свое время к гибели многих архивов, могут быть смягчены (или в значительной степени устранены) эвакуацией наиболее ценных документов в безопасные места, усилением мер противопожарной безопасности, а также созданием копий наиболее ценных документов.

Неблагоприятное воздействие физических и химических факторов устраняется (или в значительной степени ограничивается) созданием оптимальных условий хранения, в том числе строительством специальных зданий для архивов, обеспечивающих такие условия, специальным оборудованием архивохранилищ и, конечно, постоянным наблюдением за условиями хранения.

Неблагоприятные воздействия биологических факторов (биоповреждения) устраняются путем уничтожением вредоносных для документов организмов и постоянного биомониторинга хранилищ и документов.

Естественное старение носителей документов, к сожалению, неизбежно. Но это старение можно замедлить путем создания оптимальных условий хранения, специальной обработки документов с целью из стабилизации, а для наиболее ценных документов можно (и должно) создавать их страховые копии, позволяющие сохранить основную информацию этих документов.

В процессе использования документов, будь то перелистывания дела на бумажной основе, просмотр кинопленки или прослушивание звукозаписи, неизбежна амортизация документов. Главным и неустранимым противоречием, заложенным во всей деятельности архивов, является противоречие между необходимостью использования документов (без чего лишается смысла их хранение) и неизбежностью отрицательных воздействий этого использования на сохранность документов (без чего, в конечном счете, становится невозможным само использование). Последствия этого противоречия смягчаются, во-первых, соблюдением пользователями (и сотрудниками архива, и исследователями) правил обеспечения сохранности документов в процессе их использования, во-вторых, заменой при использовании подлинников копиями.

Последствия уже имеющихся повреждений, полученных документами под воздействием неблагоприятных физико-химических и биологических факторов, в процессе их использования, а также в результате естественного старения носителей документов устраняются путем восстановления первоначальных или близких к ним свойств и внешних признаков документов, т.е. реставрации.

  • Поскольку ничего вечного ни в природе, ни в обществе не существует, речь идето сохранении документов на максимально возможный срок, а также о создании копий наиболее ценных из них с возможностью дальнейшего воспроизведения этих копий.
  • См. гл. 8.
  • Например, запрещается размещать архивы в местах, подверженных регулярным наводнениям, хранить архивные документы в угрожаемых затоплением подвалах. В Санкт-Петербурге до постройки дамбы этот запрет был особенно актуальным.
  • Не случайно во всем мире массовое страховое копирование архивных документов началось после Второй мировой войны, в период, когда угроза третьей была вполне актуальной.

Обеспечение сохранности документов в архивах Понятие режима хранения документов

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение до­кументов, контроль за их движением, физико-химическим со­стоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Режим хранения документов предполагает соблюдение:

  • температурно-влажностного режима;

  • светового режима;

  • санитарно-гигиенического режима;

  • охранного режима.

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

  • строительством, реконструкцией, ремонтом помещений архива;

  • оборудованием архивохранилищ средствами пожаротушения, охраны, сигнализации;

  • применением технических средств для создания нормативных условий температурно-влажностного, светового, санитарно-ги­гиенического, охранного режимов;

  • применением специальных средств хранения и перемещения документов.

Требования к зданиям и помещениям архива

  • архив располагается в специально построенном здании или от­дельных помещениях здания, принятых под него специальной экс­пертной комиссией, в которую должны входить представители архива, пожарных, охранных, санитарных служб, по акту при­емки помещений или здания;

  • не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможно нарушение режима хранения документов;

  • архив должен быть оборудован средствами охранной сигнализа­ции и защищен решетками на окнах нижних этажей;

  • архив должен состоять из ряда помещений, обязательными среди которых являются отдельные архивохранилища для раз­ных видов документов, помещений для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними, читальный зал, рабочая комната сотрудников, в госархивах к ним прибавляется еще ряд функциональных по­мещений;

  • хранилища документов должны размещаться в изолированных помещениях с железными или оббитыми железом дверями и рас­пашными решетками на окнах;

  • в хранилищах не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, газопроводов, открытых систем электропроводки;

  • отделка и оборудование хранилищ не должны собирать пыль, должны быть хорошо проветриваемыми;

  • в оптимальном варианте окна хранилищ должны выходить на северную сторону с целью защиты их от открытых солнечных лучей;

  • хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, иметь внутреннюю сигнализацию и запасный выход;

  • в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах плом­бируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;

  • в хранилищах запрещается курить, использовать электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные ве­щества, хранить пищевые продукты:

  • посторонние лица в архивохранилища не допускаются.

Световой режим:

  • постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

  • освещение хранилищ может быть естественным или искусст­венным светом, при этом свет должен быть рассеянным;

  • при естественном освещении на окнах должны быть светорассеиватели, при искусственном освещении в хранилищах при­меняют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью или люминисцентные лампы с уре­занным ультрафиолетовым участком спектра;

  • уровень освещенности не должен превышать на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк.

Температурно-влажностный режим:

  • документы должны храниться в помещениях с регулируемым климатом при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-58%, в помещениях с нерегулируемым климатом при температуре 14-20°С и влажности воздуха 45-60%;

  • резкие колебания температуры и влажности воздуха не допуска­ются;

  • для поддержания температурно-влажностного режима в поме­щениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться меры по осушению или увлажнению воздуха;

  • архивохранилища должны быть оборудованы термометрами, психрометрами, гигрометрами для постоянной фиксации тем­пературы и влажности воздуха и принятия мер по регулирова­нию температурно-влажностного режима;

  • температурно-влажностный режим контролируется в помеще­ниях с регулируемым климатом раз в неделю, с нерегулируемым — два раза в неделю, при нарушениях температурно-влажностного режи­ма — ежедневно, результаты контроля заносятся в специальный журнал.

Санитарно-гигиенический режим:

  • архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;

  • обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;

  • в архивохранилищах запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;

  • в архивохранилищах должна быть обеспечена свободная циркуля­ция воздуха, исключающая появление непроветриваемых зон;

  • запрещается расположение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах;

  • окна в теплое время года и вентиляционные отверстия следует защищать специальными сетками;

  • ежегодно в начале и по окончании отопительного сезона архивохранилища должны обследоваться с целью выявления насеко­мых и плесени, в случае их обнаружения подвергаться дезинфек­ции и дезинсекции.

Охранный режим:

  • обеспечивается посредством технической укрепленности и оборудования архива, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением пропускного режима, порядка доступа в архивохранили­ща, опечатывания или опломбирования помещений;

  • вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке.

Оборудование архивохранилищ:

  • применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них ис­пользуются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками;

  • оборудование располагается с учетом особенностей помеще­ния, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с окон­ными проемами;

  • не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным сте­нам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы:

  • расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см;

  • расстояние (проход) между стеллажами — 75 см;

  • расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см;

  • расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см;

  • расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не ме­нее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см;

  • высота стеллажа — 220—240 см;

  • ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хране­нии коробок или связок с делами — 35-40 см;

  • ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см;

  • расстояние между полками по высоте — 35—40 см;

  • при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами;

  • документы размещаются на стеллажах с использованием пер­вичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище:

  • документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск;

  • документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для но­вых поступлений;

  • документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, доку­менты личного состава также хранятся отдельно;

  • обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имею­щие в оформлении драгметаллы документы;

  • учетные документы хранятся отдельно от документов архива;

  • в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранят­ся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, крат­косрочного хранения — без связок по годам хранения;

  • при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см;

  • коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей;

  • связки документов формируются не более 20 см толщиной;

  • коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально;

  • коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указыва­ются название и номер фонда, номер описи, первая и послед­няя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей:

  • помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения — буквами, стеллажи и полки — цифрами;

  • нумерация комнат производится от входа слева направо;

  • нумерация стеллажей и полок производится от входа в храни­лище слева направо;

  • нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз;

  • односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую;

  • в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические ука­затели;

  • постеллажная карточка определяет место хранения докумен­тов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки рас­полагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища;

  • пофондовая карточка определяет место хранения фондов, по­скольку ее основным реквизитом является номер фонда с по­следующей ссылкой на место его хранения, карточки распола­гаются по номерам фондов в пределах архива;

  • в совокупности постеллажные и пофондовые карточки явля­ются единым топографическим указателем, определяющим ме­сто хранения документов фонда.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *