Как ее составить
Поскольку это внутренний документ организации, писать можно в свободной форме. К первичной документации она не относится. Однако стоит осведомиться, нет ли внутреннего акта (например приказа или распоряжения), который утвердил форму служебки для этого конкретного предприятия.
Автором выступает сотрудник, на которого возложена материальная ответственность. Получателем может стать руководитель как подразделения, так и всего предприятия (в зависимости от масштабов). Содержание примерно такое:
- название документа с указанием категории ТМЦ (например «Служебная записка на списание спецодежды»);
- название активов, подлежащих изъятию, с указанием инвентарных номеров;
- обоснование причины того, что они не могут использоваться дальше;
- перечень дефектов (при наличии);
- ссылки на дополнительные документы (дефектные ведомости, заключения экспертов).
Материально ответственному лицу следует должным образом доказать руководству, что пришло время списывать указанные запасы и делать новые приобретения. Однако слишком подробно это делать не стоит.
>Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ
Какой бланк использовать
Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.
Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.
Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование ТМЦ.
- Количество и единица измерения.
- Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
- Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.
Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.
Рекомендуемая форма:
ВАЖНО! На основании предоставленной служебной записки руководитель должен инициировать инвентаризационную проверку. Для этого издается локальное распоряжение на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки проведения инвентаризационной проверки, а также перечень имущества, подлежащего контролю. По результатам инвентаризации составляется акт о непригодности объекта. Затем имущество списывается. Акт инвентаризации является основанием для снятия ТМЦ с бухучета.