Содержание
>Государственная система документационного обеспечения управления: стандарт, упрощающий работу
Что такое государственная система документационного обеспечения управления
Основное назначение ГСДОУ — упорядочение документооборота, сокращение общего количества документов и повышение их качества. 
ГСДОУ учитывает большую роль вычислительной техники при обработке деловых бумаг и разработан с учетом современных требований анализа информации.
На практике положения ГСДОУ должны быть введены в систему ДОУ предприятия посредством издания соответствующих стандартов и инструкций по делопроизводству, а также при разработке методик, правил и рекомендации по всем аспектам делопроизводственной деятельности компании.
Стандарт ГСДОУ предназначен для всех, кто работает с организационно-распорядительными документами. Применяя стандарт, исполнитель получает простые и понятные правила оформления деловых бумаг; руководитель — инструмент для оценки работы исполнителей; а секретари и делопроизводственные подразделения — инструмент для оценки качества подготовки деловых бумаг.
Скачать полный текст ГСДОУ можно по .
Каковы преимущества введения государственной системы документационного обеспечения управления
Если в организации отсутствует единый стандарт по работе с деловыми бумагами или у работников нет желания применять положения ГСДОУ, организация будет вынуждена самостоятельно разрабатывать правила и нормы документирования, без которых в любом случае не обойтись. Соблюдать положения стандарта выгодно, это снижает расходы организации на разработку собственных норм, а также сокращает время работников: им не нужно изобретать новые формы документов и правила их оформления. Можно составлять и оформлять деловые бумаги, применяя установленный в ГОСТе состав реквизитов. Тем более что новый ГОСТ — это уже 5-я редакция первого стандарта 1972 года, а важнейшая особенность всех стандартов — преемственность требований и правил оформления деловых бумаг.
Если вы оформляете бумаги в соответствии с ГСДОУ это гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
Особое значение имеют реквизиты удостоверения, как их называют специалисты, это: подпись, гриф утверждения, если деловая бумага относится к утверждаемым, в необходимых случаях — печать, а применительно к копиям документов — отметка о заверении копии. Все эти реквизиты должны быть оформлены установленным в ГОСТе способом. Еще один реквизит — дата, без которой вообще не может быть официальной деловой бумаги.
Организационные преимущества использования ГСДОУ
Если в организации применяются положения стандарта ГСДОУ и установленный им состав реквизитов, это позволяет четко разделить ответственность за документ на различных этапах его подготовки:
ответственность исполнителя: за содержание деловой бумаги и ее оформление в соответствии с установленными правилами;
ответственность согласующих лиц: они оценивают содержание и визируют документ по установленным правилам, в основе которых возможность идентифицировать лицо, которое согласовало документ;
ответственность руководителей, подписывающих (утверждающих) деловую бумагу: они принимают решения по документу и подписывают его по установленным правилам, которые позволяют идентифицировать лицо, принявшее решение, независимо от времени, когда это происходило;
ответственность работников делопроизводства, секретарей: они оценивают, соответствует ли документ установленным в организации правилам оформления, а также включают деловую бумагу в состав документального фонда организации, что обеспечивается регистрацией и контролем его жизненного цикла.
Соблюдение правил ГСДОУ при подготовке и оформлении документов гарантирует, что бумага будет принята в органе власти, рассмотрена и на нее будет дан ответ. Неправильно оформленный документ, в котором отсутствуют дата, регистрационный номер, подпись уполномоченного лица, могут вернуть в организацию и отказать в рассмотрении.
Если организация добровольно применяет национальные стандарты, это дает ей преимущества в конкурентной борьбе, свидетельствует о готовности организации быть «прозрачной» и понятной для контрагентов. Применять положения ГСДОУ целесообразно. Благодаря ему вы создадите деловые бумаги, обладающие юридической силой.
Правильно и рационально оформленные документы можно оперативно обработать и проанализировать, что способствует качественным управленческим решениям. Кроме того, единые правила оформления повышают культуру работы с документами в организации и укрепляют ее деловой имидж.
В каких документах организации закрепляются требования ГСДОУ
Национальные стандарты относятся к документам, которые применяются на основе принципа добровольности. При этом национальные стандарты нельзя рассматривать как акты рекомендательного характера. Принцип добровольности означает, что если организация решила принять стандарт, то он становится для нее обязательным.
Обеспечить выполнение требований, рекомендуемых ГСДОУ, в конкретной организации можно в том случае, если делопроизводственная служба или секретарь подготовят локальный нормативный акт (положение о документационном обеспечении управления, инструкцию по делопроизводству, правила оформления управленческих документов и т. д.), в котором будут регламентированы стандартные правила оформления организационно-распорядительных деловых бумаг.
Работу с деловыми бумагами ведет каждая организация, даже если в ней нет специального структурного подразделения и секретаря. В этом случае документами занимаются сотрудники разных подразделений в дополнение к основным обязанностям.
Какие варианты организации делопроизводства возможны
Подразделения самостоятельно ведут все процессы от создания до уничтожения деловых бумаг. Нередко процессы и маршруты движения документов в подразделениях не согласованы между собой. Такое делопроизводство называют децентрализованным.
В организациях, где делопроизводство ведут в отдельных подразделениях, но все они подотчетны некоему центру — например секретарю руководителя, ситуация с документами вызывает меньше сложностей. Это смешанная форма делопроизводства. Но проблема и здесь остается: отсутствуют сотрудники, для которых работа с документами — основная обязанность. Нет единого центра, который курирует делопроизводство, а объем документов с развитием компании постоянно растет. Именно тогда возникают мысли о необходимости передать всю работу с документами в одни руки, например секретарю. Подробнее о том, какие проблемы свидетельствуют о том, что пора свести работу с документами в единый центр, см. в таблице 1 ниже.
Таблица 1. Проблемы, которые указывают на необходимость централизации делопроизводства
|
Проблемы в работе с документами |
К чему они приводят? |
|
Отсутствует единый порядок оформления |
Документы обрабатывают неоперативно. Сложно анализировать информацию и принимать управленческие решения. Это приводит к проблемам в партнерских взаимоотношениях |
|
Проекты документов не проходят внутреннее согласование |
Автор документа принимает решение без поддержки заинтересованных лиц и не информирует их о содержании документа. В результате структурные подразделения одной организации отправляют документы с разными вариантами решения одного вопроса, порой противоположными |
|
Маршруты движения документов сложные и хаотичные |
Документы задерживаются у исполнителей или попадают в чужие руки. На исполнение уходит много времени. Спонтанное и безадресное направление деловых бумаг в подразделения приводит к тому, что сотрудник получает просроченный документ или документы теряют |
|
Сотрудники не регистрируют документы |
Нужный документ невозможно найти и доказать, что он поступал в организацию. Если документ нашелся, то сложно подтвердить дату поступления |
|
Отсутствует контроль исполнения документов |
Несвоевременное исполнение документов приводит к просрочке или срыву принятых организацией обязательств, в том числе договорных. Организация может упустить потенциальную выгоду, если пропустит важное предложение |
|
Документы хранят сотрудники на своих рабочих местах |
Найти документ, который создан несколько лет назад, при таком хранении невозможно. К тому же документы на местах сотрудники хранят по-разному: либо хранят все, включая черновики, либо уничтожают отработанные документы. И первое, и второе неверно. А второе еще и чревато штрафами |
|
Объем документов в организации стал слишком большим |
Понять это помогут качественные показатели. Сотрудники, выполняя основные обязанности, не успевают заниматься еще и документами. А если они работают с документами, то страдает основная деятельность. В самых запущенных случаях один человек из отдела добровольно берет на себя делопроизводство, а его обязанности делят между собой коллеги |
Какую роль может сыграть секретарь?
Один секретарь до поры до времени справится с потоком документов, но его полномочий недостаточно для контроля за документооборотом растущей организации, соблюдением процедур и правил документирования, а также для внедрения электронных систем управления документами.
Секретарь отвечает за оформление документов и контроль их исполнения по резолюциям руководителя. Он не может в одиночку наладить систему документационного обеспечения управления организацией. Тем не менее именно секретарь может инициировать создание делопроизводственного подразделения, сотрудники которого:
- установят единые правила делопроизводства;
- организуют контроль за выполнением правил;
- создадут понятную схему документооборота;
- упростят поиск деловых бумаг.