Регистры бюджетного учета

>Бюджетные учреждения. Формы регистров бухгалтерского учета, применяемые бюджетными учреждениями

ФОРМЫ РЕГИСТРОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, ПРИМЕНЯЕМЫЕ БЮДЖЕТНЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ

Бюджетные учреждения, как и иные экономические субъекты, на которых распространяет свое действие Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ, обязаны каждый факт хозяйственной жизни оформлять первичным учетным документом. Данные, содержащиеся в первичных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
В статье пойдет речь о формах регистров бухгалтерского учета, применяемых бюджетными учреждениями.
В общепринятом понимании учетные регистры представляют собой документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними и классифицируются по назначению, содержанию и форме.
Порядку оформления регистров бухгалтерского учета посвящена статья 10 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), где сказано, что данные первичных учетных документов регистрируются и накапливаются в регистрах бухгалтерского учета, при этом не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета (пункт 3 статьи 10 Закона N 402-ФЗ).
Обязательные реквизиты, которые должен содержать регистр бухгалтерского учета, предусмотрены пунктом 4 статьи 10 Закона N 402-ФЗ:
— наименование регистра;
— наименование экономического субъекта, составившего регистр;
— дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
— хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
— величина денежного измерения объектов учета с указанием единицы измерения;
— наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
— подписи лиц, указанных в предыдущем абзаце, с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Формы регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (пункт 5 статьи 9 Закона N 402-ФЗ).
К организациям бюджетной сферы пунктом 9 статьи 3 Закона N 402-ФЗ отнесены государственные (муниципальные) учреждения, государственные органы, органы местного самоуправления, органы местной администрации, органы управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации и территориальными государственными внебюджетными фондами.

Регистры бюджетного учета их состав, порядок их открытия, ведения и хранения.

1234

На основании статьи 10 ФЗ «О бухгалтерском учете» регистры учета – это документы, предназначенные для систематизирования и накопления информации, которая содержится в первичных документах, и отражаются на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Для ведения бюджетного учета в учреждениях применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты.

Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности — на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись (далее — электронный регистр).

Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в следующих регистрах бухгалтерского учета:

Журнал операций по счету «Касса»;

Журнал операций с безналичными денежными средствами;

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

Журнал операций расчетов по оплате труда;

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

Журнал по прочим операциям;

Журнал по санкционированию (далее — Журналы операций);

Главная книга;

иных регистрах, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Записи в регистры бухгалтерского учета (Журналы операций) осуществляются по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в соответствующем Журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.

По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим Журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указывается: наименование субъекта учета; название и порядковый номер папки (дела); период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (Журнал операций), с указанием года и месяца (числа); наименование регистра бухгалтерского учета (Журнала операций), с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле).

В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичности формирования регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) на бумажном носителе (операционного дня, месяца, квартала) по первичным (сводным) электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (Журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), подшиваемый в отдельную папку (дело).

По истечении месяца данные оборотов по счетам из соответствующих Журналов операций записываются в Главную книгу.

В органах, осуществляющих кассовое обслуживание, в финансовых органах ведется Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную книгу ежедневно.

При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бухгалтерского учета очередного финансового года не переходят.

Регистры бухгалтерского учета подписываются лицом, ответственным за его формирование.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Формирование регистров бухгалтерского учета (Журналов операций) и Главной книги по сведениям, составляющим государственную тайну, осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о защите государственной тайны.

Журнал операций по счету «Касса» применяется для учета движения денежных средств в кассе учреждения, записи в указанном регистре производятся ежедневно на основании отчета кассира.

Журнал операций с «безналичными денежными средствами» является регистром учета движения средств на счетах, открытых учреждению в организациях. Учет движения денежных средств в и иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу ЦБРФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Сумма переоценки учитывается как курсовая разница. Учет денежных средств ведется на основании выписок из счетов, открытых в казначействе или в учреждениях Центрального Банка. Журнал ведется по каждому счету отдельно.

Журнал операций «расчет с подотчетными лицами» №З является учетным регистром, в котором совмещается синтетический и аналитический учет. Основанием для записи в этот журнал являются авансовые отчеты, приходные и расходные ордера. Учет в этом журнале ведется линейным способом по каждому подотчетному лицу. Подотчетные суммы в иностранной валюте также пересчитываются в валюте Российской Федерации.

Журнал операций «расчетов с поставщиками и подрядчиками» №4 формируется по каждому договору с поставщиками и подрядчиками и предназначен для аналитического учета производимыми ими расчетов в сочетании с синтетическим учетом. Этот журнал заполняется на основании расчетно-платежных документов. В этом журнале совмещается синтетический и аналитический учет.

Журнал операций «расчетов с дебиторами по доходам» №5 применяется для учета операций по зачислению доходов, которое производится администраторами поступлений в бюджет, а также расчетов, предоставляемых органом казначейства по аренде, по продаже имущества.

Журнал операций «расчеты по оплате труда» №6 составляется бухгалтериями и учреждениями на основании сводных расчетно-платежных ведомостей с приложенными к ним первичными документами. Свод ведомостей составляется отдельно по оплате труда за счет бюджетных средств полученных от приносящей доход деятельности.

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов используются для списания с учета, внутрихозяйственного перемещения объектов основных средств, нематериальных и непроизводственных активов, материальных запасов, а также для начисления амортизации.

В журнале по прочим операциям учитываются финансово-хозяйственные операции, которые не проходили по названным выше журналам.

В журнале операций по санкционированию осуществляется учет операций с бюджетными ассигнованиями, лимитами бюджетных обязательств, утвержденными сметными (плановыми) назначениями и принятыми учреждением обязательствами на основании первичных документов с отражением корреспонденций по соответствующим счетам санкционирования расходов бюджета, предусмотренных для соответствующего типа учреждения.

Первичные документы и регистры бюджетного учета

Первичные учетные документы, подлежащие применению субъектами бюджетного учета, подразделяются на 2 группы:

• 1. Отдельные унифицированные формы первичных документов класса 03 «Унифицированная система первичной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) (в количестве 20 штук, перечень которых приведен в разделе 1 приложения №2 к Инструкции).
• 2. специальные формы первичных документов в количестве еще 20 штук, относящиеся к классу 05 «Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций» ОКУД, с указаниями по их применению (смотрите разделы 2, 3, 4 Приложения №2 к Инструкции).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченным ими лицом.

Право подписи на бухгалтерских документах. В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченные ими на то лицами.

Недействительные документы. Документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

Порядок составления и обработки документов. Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или при помощи пишущих машин и средств автоматизации. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

Исправления в документах. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформлявшего документ. В некоторых документах, например в кассовых и банковских, исправления делать не разрешается.

План счетов бухгалтерского учета. Планом счетов называют систематизированный по установленным принципам перечень синтетических счетов и субсчетов бухгалтерского учета. В бюджетных организациях для бухгалтерского учета применяется План счетов, утвержденный Минфином РФ в составе Инструкции по бюджетному учету в бюджетных учреждениях.

Учетные регистры. Записать операцию на счетах — это значит отразить ее содержание в бухгалтерских книгах, карточках или свободных листах, являющихся учетными регистрами. Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией понимают запись хозяйственных операций в учетных регистрах. По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы ведомости.

Способ исправления в учетных регистрах. Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Регистры бюджетного учета.

Что касается регистров бюджетного учета, то с одной стороны, п.3 новой Инструкции называет 9 обязательных регистров учета, включая 8 журналов операций и 1 Главную книгу. С другой стороны, в приложении №3 «Перечень рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных регистров и показателей» к Инструкции количество регистров бюджетного учета доведено до 50. причем, некоторые упомянутые в этом приложении формы по своей природе скорее являются первичными документами, чем регистрами учета.

Главная книга должна формироваться на основании данных журналов операций, которые в свою очередь, должны содержать обязательные показатели, установленные Минфином России в приложении №3 к Инструкции. Причем журналы операций, а также главная книга могут (а в перспективе — должны) формироваться в автоматическом режиме с применением соответствующих программных средств.

Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документ, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого.

Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций. По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

• Документирование (первичные документы, бухгалтерские регистры)

  Документация — это совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Документ (лат. documentum) означает свидетельство, доказательство. Особое место в бухгалтерском учете занимают первичные учетные документы — документы, которые впервые отражают факт совершения хозяйственной…
  (БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ)

• Методы исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах

  Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки. Ошибки могут быть локальными, когда искажение информации происходит в одном документе, например, неверно написана дата, или транзитными – если ошибка…
  (Теория бухгалтерского учета)

• Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета

  Первичный учетный документ является письменным свидетельством о совершении факта хозяйственной жизни, имеющим юридическую силу и не требующим дальнейших пояснений и детализации. Он является основой документального оформления различных финансовых операций и их последующего отражения в бухгалтерском учете….
  (Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях)

• Проверка соблюдения аудируемым лицом общих требований к составлению первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета

  Источниками информации для проведения аудиторской проверки служат сведения о деятельности аудируемого лица. В общем смысле источниками информации для аудитора являются аудиторские доказательства, к которым в соответствии с п. 3 Федерального стандарта аудиторской деятельности ФСАД 7/2011 «Аудиторские…
  (ПРАКТИЧЕСКИЙ АУДИТ)

• Исправление ошибочных записей в первичных документах

  Согласно ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. При обнаружении в них ошибок документы не принимаются к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию…
  (Бухгалтерский учет в казенных учреждениях)

• Ведение бухгалтерского учета позволяет путем организации сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций собрать, зарегистрировать и обобщить информацию в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении. Согласно ст. 10 Закона о бухгалтерском учете,…
  (Бухгалтерский учет в казенных учреждениях)

• Отражение операций по учету материальных запасов в регистрах бюджетного учета

  Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. В графе «Наименование показателя» журнала указываются фамилия, имя, отчество материально ответственного лица. Операции…
  (Бухгалтерский учет в казенных учреждениях)

• Отражение расчетов с подотчетными лицами в регистрах бюджетного учета

  Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами. Записи операций в Журнале осуществляются ежедневно на основании авансовых отчетов, ПКО и РКО. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного…
  (Бухгалтерский учет в казенных учреждениях)

• Требования, предъявляемые к оформлению первичных документов. Классификация бухгалтерских документов

  Первичный документ – оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет. Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация…
  (Теория бухгалтерского учета)

>Выбираем регистры для бухгалтерского учета

Учетные регистры бухгалтерского учета

Все факты хозяйственной жизни учреждения должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Недопустимо внесение хозяйственных операций и записей в бухучет без первички. Информация, содержащаяся в первичной документации, подлежит специальной регистрации, обобщению и накоплению в особых журналах, ведомостях, книгах и карточках бухучета.

Показатель документа в бухгалтерском учете называется регистром бухгалтерского учета — это РБУ. Это специальные формы документов, в которых отражается, регистрируется информация из первичной документации. Иформация систематизируется для дальнейшего отражения на счетах бухучета. Бухгалтерские регистры — это основа для формирования достоверной бухгалтерской отчетности и отдельных отчетных форм для управленческой деятельности.

Вести регистры бухучета допустимо не только в бумажной форме, но и в электронном варианте. Например, с использованием специализированных программ или сайтов. Электронные учетные документы должны быть заверены электронной подписью ответственного лица (руководителя или главбуха).

Виды регистров бухучета

Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для накопления и систематизации информации, содержащейся в первичных бланках, принятых к бухучету в организации. Это довольно обобщенное понятие.

Вот пример, что такое регистры бухгалтерского учета: для формирования финансовой отчетности, например годового баланса, бухгалтер формирует оборотно-сальдовые ведомости по счетам бухучета. Показатели, содержащиеся в ОСВ, вносятся в отчетную форму в соответствии с установленными требованиями. В этом примере ОСВ и будет являться РБУ.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на:

• хронологические — это формы, в которых регистрация бухданных ведется исключительно в хронологическом порядке, без какой-либо дополнительной детализации, например кассовая книга;
• систематические — в таких документах информация вносится в разрезе счетов бухучета, например главная книга, шахматная ведомость;
• синхронистические — отдельный вид документов, в которых объединены принципы отражения бухданных систематических и хронологических РБУ, то есть в такие документы информацию вносят в разрезе счетов в хронологическом порядке. Примером могут быть любые журналы-ордера.

По объему содержащейся бухинформации:

• регистры аналитического учета, для которых предусматривается детализация в разрезе одного счета по аналитическим показателям, например в разрезе объектов ОС и МЗ, по материально ответственным лицам, номенклатурам, местам хранения и так далее;
• синтетические РБУ, в которых информация сгруппирована по счетам бухучета, то есть однотипные операции в денежном выражении отражаются в обобщенном виде (главная книга);
• комплексные — РБУ, в которых объединены синтетические и аналитические принципы составления, пример — журнал-ордер.

В бухучете предусмотрены и другие классификации РБУ. Например, по формам построения выделяют:

• односторонние;
• двухсторонние;
• шахматные ведомости.

По способу заполнения могу выделять:

• заполненные от руки;
• при помощи печатных машин или компьютера;
• смешанный способ.

По форме или внешнему виду документа:

• ведомость;
• книга;
• журнал;
• карточка.

Основную классификацию можно представить в виде следующей блок-схемы:

Организация обязана самостоятельно разработать перечень регистров бухгалтерского учета для учетной политики, которые будут использоваться в бухучете. Такое правило определено в законе № 402-ФЗ. Однако действуют исключения. Для государственных и муниципальных учреждений бланки разрабатываются и рекомендуются вышестоящими министерствами и ведомствами. Например, Министерством финансов России либо органами исполнительной власти. А вот коммерческие организации и НКО вправе разработать формы самостоятельно.

Бюджетники работают по унифицированной документации. Бланки закреплены в Приказе Минфина № 52н. Действующий перечень:

Форма ОКУД	Наименование регистра
Ф. 0504071	Журнал операций по счету «Касса»
	Журнал операций с безналичными денежными средствам
	Журнал операций расчетов с подотчетными лицами
	Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками
	Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам
	Журнал операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям
	Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов
	Журнал по прочим операциям
Ф. 0504072	Главная книга
Не предусмотрено	Иные формы регистров, предусмотренные Инструкцией № 157н.

Унифицированный бланк журнала операций для учреждений бюджетной сферы

Бюджетники вправе применять дополнительные учетные регистры, необходимые для систематизации информации о фактах хозяйственной деятельности, полученных ценностях, оформленной документации. Разрабатывая дополнительные бланки и формы, следует учитывать обязательные требования к реквизитам учетной документации. Список обязательных реквизитов закреплен в ч. 4 ст. 10 закона № 402-ФЗ, п. 11 Инструкции № 157н.

Регистры для некоммерческой организации

Учетные регистры НКО, как и организаций коммерческого сектора, унифицированных форматов не имеют. Каждый экономический субъект самостоятельно разрабатывает структуру учетной документации. Но Приказ Минфина № 94н устанавливает обязанность ведения регистров бухучета в следующем составе:

Номер журнала-ордера	Счет бухучета	Содержание операций в регистре
№ 1		Движение наличных в кассе организации за отчетный период
№ 2		Безналичные операции, движение денежных средств по расчетным счетам
№ 3		Операции на специальных банковских счетах компании
№ 4	66, 67	Займы и кредиты, классифицированные по срокам обращения (краткосрочные и долгосрочные)
№ 5 и № 5а		Аналитика операций по расходам предприятия
№ 6		Расчеты с поставщиками и подрядчиками
№ 7		Расчеты с подотчетниками
№ 8	60, 62, 68, 72	Расчеты с покупателями, с бюджетом, дебиторами, кредиторами
№ 9		Отражение операций по внутрихозяйственным расчетам
№ 10	20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97	Журнал учета расходов на основное производство с кредитом соответствующих счетов (операции по ОПР, ОХР, заработная плата персонала, страховые взносы и налоговые отчисления, вспомогательное производство и так далее)
№ 11	40, 41, 43, 45, 46, 62, 90	Отражение информации о готовой продукции, реализации, прямых продажах
№ 12		Сведения о целевом финансировании
№ 13	01, 02, 08	Операции с основными фондами, начисление амортизации, взносы в уставный капитал
№ 14		Сведения о сельскохозяйственных операциях
№ 15	84, 98, 99	Результаты деятельности (прибыль, убытки, нераспределенная прибыль, убытки)
№ 16	07, 08	Вложения во внеоборотные активы. Оборудование, предназначенное для установки и монтажа

Актуальные образцы форм регистров бухгалтерского учета 2019 можно скачать в статье «Оформляем журнал хозяйственных операций», примеры заполнения бланков смотрите в специальном материале «Как правильно заполнять журнал-ордер».

Как утвердить регистры для работы

С форматами и структурой учетных регистров определились. Теперь обозначим, как утвердить выбранные бланки. Порядок действий зависит от того, какие формы документации решено использовать в работе.

Вариант № 1. Работаем по унифицированным формам.

Учреждениям государственного сектора допустимо прописать в учетной политике, что для работы будут использоваться бланки и унифицированные формы, утвержденные Приказом Минфина № 52н. Прикладывать образцы не обязательно, допустимо только перечислить наименование журналов, применяемых для работы, с указанием их кодов по ОКУД.

Вариант № 2. Применяем собственные регистры.

Если организация применяет самостоятельно разработанные образцы регистров бухучета, то такие документы необходимо перечислить в тексте учетной политики, в соответствующем разделе «Регистры бухучета». Затем оформить каждый из используемых документов в виде приложения к учетной политике.

ВАЖНО! Даже если регистры будут составлять в электронном виде и подписывать ЭЦП, утвердить образцы необходимо. При проверке контролеры в первую очередь затребуют приказ или распоряжение об утверждении учетных регистров (учетную политику и приложения к ней).

Образец приказа