Содержание
Регистрационно-контрольная карточка
Новая страница 1
Преимущества автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов
Журнальная форма регистрации и контроля исполнения документов имеет наибольшую историю и в настоящее время представляется архаичной.
Картотечная система регистрации и контроля исполнения документов обладает несомненными преимуществами по сравнению с журнальной даже при использовании традиционных ручных картотек. Она дает возможность печатать карточки в нескольких экземплярах, что обеспечивает однократность регистрации документов, позволяет направлять документ в структурные подразделения с необходимым количеством карточек, формировать сразу несколько картотек.
В настоящее время в большинстве организаций задачи учета, регистрации и контроля исполнения документов решаются с помощью автоматизированных информационно-поисковых систем. Обязательным условием их эффективной работы является соблюдение общих правил регистрации и контроля исполнения документов, независимо от применяемой технологии и программных средств.
Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс баз данных об отдельных видах документов, которые в терминах делопроизводства можно условно называть автоматизированными картотеками.
Формирование автоматизированной картотеки
Служба делопроизводства определяет состав и основные принципы построения автоматизированных картотек, используемых в качестве информационно-поискового аппарата к документам организации. Исходя из состава и назначения обрабатываемой информации о документах, автоматизированные картотеки, как и традиционные ручные картотеки, можно подразделить на регистрационно-контрольные и справочные. Так, к автоматизированным регистрационно-контрольным картотекам относятся картотеки: распорядительных документов по основной деятельности организации; распорядительных документов по кадрам; поступающих документов; отправляемых документов; внутренних документов; договоров; обращений граждан и т.д.
Работа по регистрации и контролю исполнения документов в автоматизированном режиме включает следующие основные операции:
– ввод в картотеку общих сведений о документе;
– ввод задания (резолюции) по исполнению документа;
– ввод в карточку сведений о ходе исполнения документа;
– корректировку хода и сроков исполнения документа (задания);
– предупредительный контроль;
– заполнение реквизитов карточки по результатам исполнения документа;
– поиск карточек по запросам;
– обработку картотеки для получения статистических и аналитических отчетов о зарегистрированных и контролируемых документах.
Ввод сведений о документе в автоматизированную картотеку осуществляется путем заполнения представленной на экране дисплея формы карточки. Ввод информации осуществляется непосредственно с документов. Получение результатов обработки информации на экране дисплея и в печатном виде осуществляется в соответствии с принятыми формами представления сообщений и обобщающих сводок. Применение при ведении картотек классификаторов позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.
Ведение картотеки
Работа с картотеками предполагает не только их формирование, т.е. включение в них новых карточек, но и ведение – внесение в карточки дополнительных сведений и изменений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов, исключение карточек из картотек. Поддержание картотек в актуальном, достоверном состоянии, установление правил доступа к картотекам и порядка обновления информационных массивов требуют назначения лиц, ответственных за работу с картотеками.
Запись карточки в автоматизированной картотеке может дублироваться ее распечаткой, которая используется для передачи исполнителю вместе с документом и для ведения вспомогательных картотек.
Реквизиты карточек отражают состав реквизитов документов, сведения о которых вводятся в картотеку.
Проектирование форм карточек
Проектирование форм карточек может осуществляться двумя путями. Суть первого из них заключается в создании единой формы регистрационно-контрольной карточки, используемой для нескольких видов документов, второго – в проектировании форм карточек для различных видов и разновидностей документов (распорядительных, писем, договоров и др.). Вид документа при этом может отражаться в названии формы карточки, например: «Регистрационно-контрольная карточка приказов по кадрам».
При любом подходе к проектированию форм карточек регистрация и контроль исполнения документов должны быть связаны между собой использованием общей информационной базы. При этом реквизиты карточки, заполненные при регистрации, дополняются реквизитами, обеспечивающими решение задач контроля исполнения. Создание специальных контрольных картотек и введение специальных форм контрольных карточек, обособленных от стадии регистрации документов, ведет к дублированию информации.
При разработке форм карточек определяется состав и расположение реквизитов, размеры зон для записи информации. При этом учитывается не только состав, наименования и расположение реквизитов, но и тип реквизитов (полей): символьное, числовое; дата; поле, заполняемое с помощью классификатора, а также длина полей (количество знаков, необходимых для записи переменной информации).
Применение при ведении картотек классификаторов (номенклатуры дел, классификаторов видов документов, корреспондентов, исполнителей, подразделений, регионов и т.д.) позволяет ускорить формирование информационной базы и проведение поиска в ней.
В комплекс классификаторов, используемых при решении задач регистрации и контроля исполнения документов должны входить:
– классификаторы для различных групп документов (распорядительных документов, договоров, доверенностей и т.д.) и дел (номенклатура дел организации);
– классификаторы организационных структур (организаций, подразделений, должностных лиц и т.д., которые выступают в качестве корреспондентов, авторов документов, ответственных за совершение определенных действий);
– классификаторы вопросов деятельности организации.
На самой форме регистрационно-контрольной карточки реквизиты могут быть сгруппированы в несколько блоков, включающих: общие сведения о документе; содержание задания (резолюции); ход исполнения; результаты исполнения; сведения о месте и сроках хранения документа.
Указанные требования к карточкам и картотекам носят самый общий характер. Конкретные информационно-поисковые системы имеют много специфических особенностей и требуют более детального анализа. В качестве примера приведем формы карточек, предусмотренные Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан в ГТК России, утвержденной приказом ГТК России от 25.05.2004 № 605. В Инструкции указано, что все поступающие обращения граждан регистрируются в день их поступления и заносятся в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан» автоматизированной системы «Учет и контроль исполнения документов». В электронную карточку базы данных вносятся основные реквизиты документов согласно указанным в карточке полям. На документы, внесенные в электронную картотеку базы данных «Письма, заявления граждан», распечатывается сокращенная форма регистрационной контрольной карточки в двух экземплярах. Вся информация о ходе и результатах исполнения документов вносится в электронную карточку картотеки контрольной базы данных «Письма, заявления граждан».
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
лицевая сторона
оборотная сторона
Количество заполняемых экземпляров РКК определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, в которые они будут помещены в канцелярии и структурном подразделении. Чаще изготавливают 3-5 экземпляров (две карточки — для справочной и контрольной картотек, третий экземпляр — исполнителю). Если справочные картотеки строят по различным признакам (по корреспондентам, по вопросам, по регионам), то, соответственно, увеличивается и количество карточек, чтобы их хватило для каждой централизованной картотеки, а при необходимости и для справочной картотеки структурного подразделения. В этом случае количество карточек в крупных организациях возрастает до пяти-шести.
Картотеки могут быть следующих видов: справочные, контрольные (сроковые) и контрольно-справочные. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум 4 — 6 картотечных ящиков для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
При ведении картотечной системы регистрации служба ДОУ обычно применяет дополнительные рабочие таблицы — «шахматки» для отметок об использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов
Поддержание справочно-информационной системы в актуальном, достоверном состоянии является важнейшей задачей сотрудников документационной службы. При правильном ведении картотек вся справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и с высокой степенью эффективности, без обращения непосредственно к документам и специалистам.
Таким образом, комплекс регистрационных операций осуществляется не только для фиксирования и учета поступления документа в учреждение, но и для формирования динамичной справочно-информационной системы по документам, обслуживающей управленческий процесс в учреждении.
Создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа, требующая хорошо организованной службы ДОУ. В крупных компаниях использование карточной системы нецелесообразно и неэффективно. На смену РКК пришли автоматизированные системы регистрации.
При использовании автоматизированных форм регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере. Ввод исходной учетной информации о документе в АСДОУ осуществляется с заполненной РКК или непосредственно с документа (автоматическое выполнение экземпляра РКК). непосредственно из документа.
В автоматизированную систему может вводиться как краткое содержание документа (заголовок, аннотация, реферат), так и полный его текст. Подобный прямой ввод информации наиболее экономичен, поскольку сводит к минимуму объем ручных операций по регистрации документов.
Регистрация в автоматизированной форме позволяет:
· регистрировать документы на различных рабочих местах;
· организовать децентрализованно регистрацию документов (в структурных подразделениях), объединив сведения в единую базу данных;
· организовать информационно-справочную работу;
· обеспечить компактное хранение больших массивов информации;
· вести многоаспектную справочную работу по документам организации;
· резко снизить трудоемкость регистрационных операций (в среднем на 50 %) и свести к минимуму количество ошибок;
· пользоваться информацией в безбумажном режиме всем категориям сотрудников;
· организовать контроль исполнения документов.
Выбор программного обеспечения при ведении компьютерной базы данных находится в компетенции руководителя организации. Регистрация в автоматизированной форме в небольших организациях осуществляется централизованно секретарем учреждения.
Для крупных организаций с разветвленной организационной структурой наиболее рациональна децентрализованная форма регистрации на компьютере. При этом каждое структурное подразделение ведет собственную регистрацию, результаты которой ежедневно должны переноситься на дискеты и включаться в центральную базу данных организации. Параллельно должна оформляться регистрационная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр скрепляется с документом и сопровождает его в процессе исполнения, второй отправляется в справочную картотеку, которая является, по сути, страховым справочным фондом.
Однако оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализованно в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих, отправляемых и внутренних документах.
Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения. При регистрации внутренних документов заполняются следующие данные:
· порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;
· дата документа;
· подразделение, подготовившее документ;
· исполнитель;
· срок исполнения;
· отметка об исполнении;
· номер дела, в которое подшит документ.
При автоматической регистрации сведения о документе можно добавить следующими параметрами:
· вид документа;
· географическое местонахождение автора документа;
· автор резолюции;
· количество листов в документе;
· количество листов в приложении;
· связанные документы.
Таким образом, при осуществлении автоматизированной регистрации формируется такая информационно-поисковая система (ИПС), которая обеспечит эффективную организацию последующих этапов документооборота, будет использоваться и при подготовке документов исполнителями при наличии автоматизированных рабочих мест с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.
Контрольные вопросы для самопроверки
1. Как определяется понятие «регистрация документов» в ГОСТ Р-2013?
2. Какова цель регистрации документов и какие задачи решаются с ее помощью?
3. В чем заключается основной принцип регистрации документов?
4. Назовите документы, не подлежащие регистрации в службе ДОУ.
5. Как регистрируются документы в пределах отдельных групп?
6. От чего зависит выбор места регистрации документов?
7. Что означает индексация документов?
8. В чем достоинства и недостатки журнальной формы регистрации документов?
9. В чем достоинства и недостатки карточной системы регистрации документов?
10. В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов?
11. По каким признакам классифицируются справочные картотеки?
12. Какие классификаторы используются при построении информационно-поисковой системы?
Тест
65. Децентрализованная регистрация документов характерна…
1. для некрупных учреждений, аппаратов управления предприятий и организаций
2. для крупных учреждений сложной, часто территориально разобщенной структуры
3. для любой организации
66. Если все функции приема, обработки и распределения корреспонденции по подразделениям, а также учет и контроль исполнения производится в единых, общих для всей организации службах, то это форма …
1. централизованная
2. смешанная
3. децентрализованная
67. При использовании журнальной формы регистрации входящих документов основными поисковыми признаками являются…
1. дата поступления и индекс документа
2. наименование организации — автора поступившего документа
3. наименование вида документа
68. РКК — это…
1. регистрационно-корреспондентская картотека
2. регистрационно-контрольная карточка
3. регистрационно-контрольная картотека
69. Многоаспектный поиск документов по нескольким признакам позволяет осуществить…
1. журнальная информационно-поисковая система
2. автоматизированная информационно-поисковая система
3. картотечная информационно-поисковая система
70. Правильным является утверждение…
1. регистрации подлежат все документы, поступившие в организацию
2. регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях
3. регистрируются только те документы, которые передаются на рассмотрение руководителю
71. Регистрация документов должна быть…
1. многократной
2. двукратной
3. однократной
72. Внутренние документы должны регистрироваться…
1. в день создания
2. в день подписания или утверждения
3. в день обсуждения
73. К нерегестрируемым относятся следующие документы…
1. факсы, письма- запросы
2. письма-ответы
3. контракты и договора, не состоявшиеся по каким либо причинам
Форма регистрационно-контрольной карточки
Лицевая сторона
| Регистрационно-контрольная карточка | ||
| Корреспондент (Ф.И.О., адрес, телефон) | ||
| Предыдущие обращения от № от № | ||
| Вид документа на л. | ||
| Автор, дата, индекс сопроводительного письма | ||
| Дата, индекс поступления | ||
| Отв. исполнитель | ||
| Резолюция | ||
| Автор резолюции | ||
| Срок исполнения |
Оборотная сторона
| Ход исполнения | |||
| Дата передачи на исполнение | Исполнитель | Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе | Контрольные отметки |
| Дата, индекс исполнения (ответа) | |||
| Адресат | |||
| С контроля снял Подпись контролера | |||
| Дело Том Листы Фонд, опись, дело |
Контрольно-регистрационную карточку необходимо заполнять в соответствии с указаниями, закрепленными в Типовой инструкции.
В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
В правом верхнем углу проставляется штамп «Повторно» при регистрации повторных обращений.
В графы лицевой стороны регистрационно-контрольной карточки заносится следующая информация:
· корреспондент-фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись — «Без подписи»;
· предыдущие обращения-даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя;
· вид документа-предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них;
· автор, дата, индекс сопроводительного письма-название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу, дата и исходящий регистрационный индекс сопроводительного письма;
· дата, индекс поступления- дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их входящие регистрационные индексы;
· — краткое описание предложения, заявления, жалобы;
· ответственный исполнитель-наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы, фамилия и инициалы ответственного исполнителя;
· резолюцияпереносится с документа или записывается на личном приеме;
· автор резолюции — указывается должность, фамилия, инициалы лица, проставившего резолюцию;
· срок исполненияуказывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.
Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки содержит следующие графы, отражающие ход исполнения обращения гражданина:
· дата передачи на исполнение-указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;
· исполнитель -фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);
· отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе-адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;
· контрольные отметки- отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.;
· дата, индекс исполнения-дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение;
· адресат -указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением;
· -заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено);
· с контроля снял-должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы;
· подпись контролера- подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
· Дело_____ , том____ , листы__ -индекс дела по номенклатуре, номератома и листов(проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).
· Фонд_____ , опись___ , дело____ (проставляются после сдачи в архив).
Рекомендуются следующие размеры карточки: А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148).
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом картотек, необходимых для справочной работы и контроля за исполнением обращений.
Если используется автоматизированная система регистрации обращений граждан, РКК выводится на монитор компьютера и заполняется. Графы в электронной РКК такие же, как в традиционной РКК.
Заполнить регистрационную карточку на любой входящий документ
Образец оформления входящего документа
НПО «Книжный дом»
ул. Я.Коласа, 55, 220113, г. Минск
тел.(0172)32-18-96
факс (0172)32-18-97
Р.с. 3041223650029 в Городской дирекции
АКБ «Белбизнесбанк», код 739
04.07.2008 № 4-9/131
На № _________ад___________ Директору
ООО «Публицист»
О проведении международной Перовичу В.Л.
книжной выставки ул. Кропоткина, 57
220002, г. Минск
Чалому В.Н.
Оформить заявку и подготовить
перечень наших изданий
для выставки к 12.07.2002
Подпись Перовича
Уважаемый Вячеслав Леонидович!
Фирма «Книжный дом» проводит 20-25 сентября 2002 г. в г. Минске традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран.
Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в нашей выставке.
Для этого необходимо до 01.08.2002 прислать в наш адрес заявку на участие в выставке (форма заявки прилагается), а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы хотели бы представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания. В случае положительного решения об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно.
Приложение: на 1 л. в 1 экз.
С уважением,
Директор НПО Подпись Г.М. Брегер
Вертинский 232 51 38
ООО «Публицист»
№ 57
Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки на входящий документ
Лицевая сторона
|
Срок исполнения |
Название документа |
НПО «Книжный дом» Автор (корреспондент) |
|
07.07.2008 № 57Дата и индекс поступления |
04.07.2008 № 4-9/131Дата и индекс документа |
О проведении международной книжной выставки
Чалому В.Н. Оформить заявку и Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении документа
Оборотная сторона
Расписка исполнителя в получении документа
Контрольные отметки
|
Фонд № |
Опись № |
Дело № |
Аналогичным образом заполняются графы журнала регистрации входящих документов:
|
Дата поступления и индекс документа |
Корреспондент, дата и индекс поступившего документа |