Организация работы со служебными письмами, несекретные сведения ограниченного распространения

Содержание

5. Организация работы со служебными документами
ПРИКАЗ Министерства образования Пермского края от 13.04.2010 N СЭД-26-01-04-115 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ»
Вопрос 34. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
Понятия государственной тайны и служебной информации
Служебные сведения (информация) ограниченного распространения в системе ОВД РФ
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Организация работы со служебными документами
СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

5. Организация работы со служебными документами

5.1. Документы в префектуре готовятся в соответствии с требованиями ГСДОУ и ГОСТов, Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, нормативно-методических документов государственных органов власти и настоящего Регламента.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной и компьютерной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии обязательных реквизитов: полное наименование организации, название вида документа, заголовок (краткое содержание), число, месяц, год подписания документа, регистрационный номер, текст, подпись. При отсутствии официального типового бланка на служебном документе проставляется угловой штамп, содержащий полные реквизиты организации-автора или печать организации-отправителя.

5.2. Служебные документы, адресованные префектуре района, должны поступать только через отдел делопроизводства и организационной работы. Полученная корреспонденция, за исключением с пометкой «лично», вскрывается работниками отдела делопроизводства и организационной работы и проверяется целостность вложений.

Служебные документы, полученные на личном приеме префекта, заместителей префекта, после нанесения резолюции передаются на регистрацию в отдел делопроизводства и организационной работы, затем направляются исполнителям.

Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи, и записываются (печатаются) получателем.

Почта, адресованная или доставленная ошибочно, возвращается.

5.3. Работники отдела делопроизводства и организационной работы после предварительного ознакомления с поступившей корреспонденцией определяют документы, подлежащие регистрации и передают их на регистрацию.

Регистрации подлежат документы, поступающие из органов государственной власти, организаций и предприятий, требующие по своему характеру решения или ответа.

Регистрация документов ведется по группам:

— поступающих от органов государственной власти, организаций

(входящих) — в общем отделе;

— исходящих (инициативных и ответных) – в отделе делопроизводства и организационной работы;

— распоряжений мэра города – в отделе делопроизводства и организационной работы;

— личных и коллективных обращений граждан – в отделе по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, издаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного отдела и другой он повторно не регистрируется и новый номер ему не присваивается.

5.4. Работники отдела делопроизводства и организационной работы регистрируют корреспонденцию в день её поступления. На всех входящих служебных документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления, входящий номер документа и индекс приемной или отдела.

После регистрации в отделе делопроизводства и организационной работы служебные документы в тот же день доставляются в соответствующую приемную и передаются специалистами на рассмотрение руководителю.

Передача зарегистрированных в отделе делопроизводства и организационной работы документов из одного отдела в другой производится только через отдел делопроизводства и организационной работы.

Срочные документы и телеграммы немедленно регистрируются и сразу доставляются адресатам.

5.5. Руководители префектуры рассматривают документы в тот же день или не позднее следующего дня.

Поручения по рассмотрению документов отражаются в резолюциях. Проекты резолюций оформляются на бланках установленной формы на листах формата А5. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание или указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, личную подпись и дату.

Работники отдела делопроизводства и организационной работы обязаны внести в журнал регистрации Ф.И.О. исполнителя и дату отправки документа.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему дается подлинник документа. Ответственный

исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.

Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.

Если, согласно резолюции префекта района, документ подлежит рассылке двум и более заместителям, то размножение необходимого количества экземпляров осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

Если, согласно резолюции заместителя префекта района, документ подлежит передаче в две и более курируемые службы, то размножениенеобходимого количества экземпляров осуществляет специалист.

5.6. Исполнение резолюций (письменных поручений) префекта района на документах (справках, актах, информациях, аналитических записках и т.п.), в том числе по результатам проверки деятельности служб и подразделений префектуры района, предприятий и учреждений осуществляется в следующем порядке:

5.6.1. Должностное лицо, подготовившее такого рода документ, направляет его префекту района только через отдел делопроизводства и организационной работы префектуры района;

5.6.2. Сроки исполнения документа определяются префектом района. Документ подлежит исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющий в тексте

пометку «Срочно» — исполняются в 3-х дневный срок;

имеющие пометку «Оперативно» — в 10-ти дневный срок;
остальные – в срок не более 30 дней.

5.6.3. Документ с резолюцией префекта (письменным

поручением) обязывает руководителя:

— подготовить письменную информацию на имя префекта района;

— разработать и приложить к информации план мероприятий по устранению недостатков, выявленных в результате проверки;

— направить письменную информацию и план мероприятий в установленные сроки префекту района только через отдел делопроизводства и организационной работы.

5.6.4. План мероприятий и срок предоставления итоговой информации ставятся на контроль в отделе делопроизводства и организационной работы префектуры района:

— поручение считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения мероприятий плана по существу, документированного подтверждения исполнения;

— решение о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений принимает префект;

— начальник отдела делопроизводства и организационной работы еженедельно составляет сводку о ходе исполнения поручений, о состоянии исполнительной дисциплины по выполнению поручений префекта;

5.7. Корреспонденция, полученная из аппарата Президента РФ и ЧР, Правительства РФ и ЧР, Федерального Собрания, Полномочного представителя Президента РФ в Северо-Кавказском округе, мэрии и Городского Совета ЧР, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения префекту района, а в его отсутствие – первому заместителю префекта.

Рассмотренные документы с резолюцией возвращаются в отдел делопроизводства и организационной работы и направляются исполнителю не позднее, чем на следующий день. Срочные документы доставляются немедленно.

В случае, когда в резолюции не указан срок его исполнения, документ исполняется в течение 10 дней.

Делать какие-либо пометки на документах государственных органов власти не допускается.

Снятие копий с документов государственных органов власти производится по указанию заместителей префекта.

5.8. Письма, адресованные в аппарат Президента РФ и ЧР, Правительства РФ и ЧР, Федерального Собрания России, Полномочному представителю Президента РФ в Северо-Кавказском округе, отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются префектом района, а в его отсутствие – первым заместителем префекта.

Письма в другие государственные органы и учреждения, комитеты, ведомства, департаменты, управления, отделы подписывают: префект района, заместители префекта, в зависимости от характера содержимого письма, согласно распределению обязанностей.

5.9. Письма, исходящие из префектуры района, исполняются на бланке «Префект района», «Префектура района».

Письма в адрес государственных органов власти, носящие инициативный характер, требующие разъяснения, содержащие просьбу, подписываются префектом района или заместителями префекта.

Инициативное письмо, как правило, должно содержать один вопрос, краткое содержание которого отражается в левом верхнем углу письма. В письме должны быть указаны полные реквизиты (наименование организации, должность фамилия, имя, отчество) адресата.

Подготовка письма-ответа в органы государственной власти, организации и учреждения, согласно резолюции руководителя, может быть возложена на исполнителя.

Письмо-ответ должно быть лаконичным, содержать полный ответ на все поставленные вопросы или носить разъяснительный характер, основанный на действующем законодательстве.

В письме-ответе кроме полных реквизитов адресата необходимо указывать номер и дату письма, на который дается ответ. В письме-ответе на телефонные и другие устные запросы в тексте указывается дата запроса.

Подписанные исходящие письма передаются в отдел делопроизводства и организационной работы для отправки. При оформлении писем и телеграмм исполнителем указывается индекс и полный почтовый или телеграфный адрес. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства и организационной работы для отправки после 17.00 (кроме телеграмм), отправляется следующим днем. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Копии писем, оформленные в установленном порядке, остаются и хранятся в отделе делопроизводства и организационной работы префектуры.

Телеграммы подписываются префектом района или заместителями префекта, в зависимости от характера телеграммы.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается её содержание). Текст печатается заглавным шрифтом в 2 экземплярах. Второй экземпляр телеграммы с реестром отправки хранится в отделе делопроизводства и организационной работы.

5.10. Все важные входящие документы, имеющие конкретные задания, поручения и сроки исполнения, ставятся на контроль в соответствующих отделах префектуры.

Специалисты отдела делопроизводства и организационной работы ведут учет служебных документов (входящих и исходящих) и ежемесячно составляют сводку об исполнении контрольных писем и представляют её своим руководителям.

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

В регистрационных карточках специалист отдела делопроизводства и организационной работы проставляет полные сведения об исполнении документа (исходящий номер и дату отправки).

Исполненные документы сдаются в отдел делопроизводства и организационной работы в установленном порядке.

5.11. Управление делопроизводства:

— осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, ежемесячно анализирует состояние работы по документообороту в префектуре, информирует об этом руководство префектуры;

— проводит проверку отделов префектуры за соблюдением правил ведения делопроизводства. О результатах проведенной проверки информация предоставляется руководству префектуры;

— осуществляет контроль за исполнением писем органов государственной власти, следит за соблюдением срока исполнения контрольных писем;

— предоставляет еженедельную информацию о состоянии контрольных писем в приемную префекта района, заместителям префекта.

О нарушении срока исполнения писем, взятых на контроль органом государственной власти, информирует префекта.

5.12. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать. В префектуре района имеются следующие печати:

— гербовая печать префектуры района хранится у префекта или его 1-го заместителя;

— печати с обозначениями;

— отдела делопроизводства и организационной работы – у начальника отдела делопроизводства и организационной работы;

Гербовыми печатями заверяются подписи префекта района, первого заместителя префекта.

Печатями с обозначениями:

— отдела делопроизводства и организационной работы – заверяются копии распоряжений префекта района;

— отдела делопроизводства и организационной работы – заверяются выдаваемые доверенности на получение материальных ценностей, бланки удостоверений префектуры района;

— отдела делопроизводства и организационной работы – заверяются описи по сдаче телеграмм, реестры по отправке заказной корреспонденции, квитанции по расчетам за услуги почтовой связи, акты показаний маркировальной машины, заявки на подписную периодическую печать (газеты и журналы);

— гербовой печатью– заверяются документы по кадровым вопросам, трудовые книжки, копии дипломов, справок, анкет и командировочные удостоверения.

Право подразделений префектуры иметь свою печать и её образец устанавливает префект.

Правила хранения печатей определяют руководители структурных подразделений.

5.13. Весь процесс документирования в префектуре района ведется на бланках и с помощью штампов, разработанных структурными подразделениями совместно с отделом делопроизводства и организационной работы.

Заказы на изготовление бланков и штампов подаются в отдел делопроизводства и организационной работы к 1 декабря соответствующего года.

Бланки документов, используемые в префектуре, хранятся в сейфах или закрытых шкафах.

5.14. Работа с секретными документами регламентируется специальными инструкциями, документами с грифом: «Для служебного пользования».

5.15. По истечении года лица, ответственные в подразделениях префектуры за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение. Контроль за этой работой обеспечивает начальник отдела делопроизводства и организационной работы.

5.16. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в префектуре возлагается на начальника отдела делопроизводства и организационной работы.

В каждом структурном подразделении префектуры района ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель, который в случае утраты работником служебного документа проводит расследование, о результатах которого информирует начальника отдела делопроизводства и организационной работы.

5.17. Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии:

газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;
поздравительные письма и телеграммы;
извещения о совещаниях, конференциях, семинарах, программы и

повестки дня;

пригласительные билеты, приглашения;
рекламные проспекты;
документы, поступающие в копиях для сведения;
переписка по административно-хозяйственным вопросам

второстепенного характера: оплата счетов, о выделении автомобилей для перевозки грузов, заявки структурных подразделений на подписку периодических изданий, на оборудование, канцтовары, оргтехнику и др.;

документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;
первичные документы бухгалтерского, материального и

статистического учета и отчетности;

статистические сводки, справочники и др.

5.18. Типовые сроки исполнения документов.

Заявления и жалобы граждан – срок до одного месяца со дня

поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей:

безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления.

Письма организаций – 30 дней.

Письма Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания.

Предложения граждан – в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения.

Обращения депутатов – безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов – не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Если в последний день срока, исполнение документа приходится на не рабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего не рабочему дню.

При необходимости изменения сроков исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручения, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

ПРИКАЗ Министерства образования Пермского края от 13.04.2010 N СЭД-26-01-04-115 «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА МИНИСТЕРСТВА ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ»

7.4.1. Прием, обработка, регистрация и распределение входящих и внутренних служебных писем.
7.4.1.1. Вся корреспонденция, адресованная министру образования и его заместителям, структурным подразделениям Министерства, поступает в отдел организационно-правовой и кадровой работы Министерства и относится к категории служебных документов.
Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной и электронной связи.
7.4.1.2. Отдел организационно-правовой и кадровой работы Министерства регистрирует входящие служебные письма и телеграммы, адресованные министру образования и его заместителям, внутренние документы за подписью руководителей структурных подразделений Министерства в адрес министра образования.
В случае поступления документов руководителям Министерства, минуя отдел организационно-правовой и кадровой работы, документы должны быть переданы в отдел для регистрации.
7.4.1.3. При приеме конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой «лично») вскрываются, проверяется правильность оформления документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, проводится предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции исходя из оценки содержания документа, в соответствии с распределением обязанностей между министром образования и его заместителями.

Вопрос 34. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне):

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения.

На документах (в .необходимых случаях — и .на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений.

Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной документации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП».

Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку.

опирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС.

Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий.

Результаты проверки оформляются актом.

О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных журналах.

За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

Понятия государственной тайны и служебной информации

Государственная тайна — защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

Законодательство Российской Федерации о государственной тайне основывается на следующих нормативно-правовых актах:

1. Конституция Российской Федерации;

2. Гражданский кодекс РФ;

3. Кодекс об административных правонарушениях;

4. Уголовный кодекс РФ;

5. Закон РФ «О государственной тайне»;

6. Законе РФ «О безопасности»;

7. ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;

8. положения других актов законодательства, регулирующих отношения, связанные с защитой государственной тайны.

Гражданский кодекс предусматривает, что защита коммерческой тайны осуществляется способами, которые предусмотрены Кодексом и другими законами. Один из этих способов — возмещение причиненных убытков.

Должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации о государственной тайне, несут уголовную, административную, гражданско-правовую или дисциплинарную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Соответствующие органы государственной власти и их должностные лица основываются на подготовленных в установленном порядке экспертных заключениях об отнесении незаконно распространенных сведений к сведениям, составляющим государственную тайну.

Государственную тайну составляют предусмотренные в специальных перечнях сведения, разглашение которых может, причинит существенный вред интересам России и образует состав преступления, административного или дисциплинарного проступка либо гражданско-правового деликта.

Перечень сведений, составляющих государственную тайну, может определяться только федеральным законом.

Существует конкретный перечень сведений, составляющих гос. тайну, — совокупность категорий сведений, в соответствии с которыми сведения относятся к государственной тайне и засекречиваются на основаниях и в порядке, установленных федеральным законодательством.

Этот перечень содержит сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности государства, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ.

Гос. тайну составляют сведения:

1. в военной области;

2. в области экономики, науки и техники;

3. в области внешней политики и экономики;

4. в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности государства.

Отнесение сведений к гос. тайне осуществляется руководителями органов государственной власти в соответствии с Перечнем должностных лиц, наделенных полномочиями относить сведения к гос. тайне, утверждаемым Президентом РФ.

Служебная тайна — защищаемая по закону конфиденциальная информация, ставшая известной в государственных органах и органах местного самоуправления только на законных основаниях и в силу исполнения их представителями служебных обязанностей, а также служебная информация о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен федеральным законом . Служебная тайна является видом конфиденциальной информации, и право на служебную тайну выступает самостоятельным объектом права. Для осуществления ее правовой охраны и защиты необходим специальный Федеральный закон «О служебной тайне».

В соответствии со ст. 139 ГК РФ «тайна» есть определенная неизвестная широкому кругу лиц информация. Строго говоря, «тайной» считается и такая информация, которая вообще никому неизвестна; в этом случае «тайна» есть нечто непознанное. Но такая («абсолютная») тайна здесь не рассматривается. В данном случае анализ ограничивается лишь такой информацией, которая стала известна одному лицу, но неизвестна другим лицам. Такая («относительная») тайна имеет своего владельца — для него указанная информация не является тайной; но она остается тайной для других лиц.

Более сложно дать определение понятию «служебная тайна». Проще говоря, служебная тайна — это информация, доступ к которой ограничен органами государственной власти и федеральными законами (сведения об усыновлении, вкладах граждан в различного рода банки, характере заболеваний пациентов и т. д.). Согласно ст.139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну (в данном случае служебной тайне) в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель примет меры к охране её конфиденциальности.

Для того чтобы разобраться в существе служебной тайны, обратимся к утвержденному Правительством РФ от 03.11.94 (постановление № 1233) Положению о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти.

Положение направлено на урегулирование вопросов, связанных с обращением информации в федеральных органах исполнительной власти, а также в подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях. Определен гриф конфиденциальности информации — «для служебного пользования». В соответствии с Положением к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Положение предписывает руководителям федеральных органов исполнительной власти в пределах своей компетенции определять категорию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, обеспечивать ее защиту и т. д.

Потенциальными носителями служебной тайны являются, как минимум, все служащие, которые работают в государственных органах, органах законодательной, исполнительной и судебной власти, а также в подведомственных им предприятиях, учреждениях и организациях. Сейчас актуальным становится защита конфиденциальной информации, функционирующей в режиме служебной тайны. Таким образом, к числу основных обязанностей государственных служащих (ст.15, ч.ч. 1-7) относят запрет на разглашение сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе информации о частной жизни и здоровье граждан или затрагивающей их честь и достоинство. Тут имеется несколько противоречий. Сведения о частной жизни и здоровье граждан не являются охраняемой законом тайной. Но эти сведения охраняются Конституцией РФ (ст.23). Сведения, ставшие известны госслужащему в процессе его обязанностей, законодатель также не относит к охраняемой законом тайне. Режим тайны этих сведений устанавливает Федеральный Закон «О государственной гражданской службе» в ст.17, запрещая её разглашение. При этом режим их тайны сведений установлен, а конфиденциальность – нет.

В государственных и негосударственных структурах установлен определенный порядок реализации целей и задач, своя система планирования, отчетности, контроля, своя технология документооборота и т. д. Информацию такого рода можно отнести к служебной тайне. Перечень данной информации устанавливает руководитель организации.

Таким образом, к основным объектам служебной тайны можно отнести такие виды информации :

1) служебную информацию о деятельности федеральных государственных органов, доступ к которой ограничен федеральным законом в целях защиты государственных интересов:

· военную тайну;

· тайну следствия (данные предварительного расследования либо следствия);

· судебную тайну (тайну совещания судей, содержание дискуссий и результатов голосования закрытого совещания Конституционного Суда Российской Федерации, материалы закрытого судебного заседания, тайну совещания присяжных заседателей);

2) охраноспособную конфиденциальную информацию, ставшую известной в силу исполнения служебных обязанностей должностным лицам государственных органов и органов местного самоуправления: коммерческую, банковскую тайну, профессиональную тайну, врачебную тайну, налоговая тайну, а также конфиденциальную информацию о частной жизни лица.

Некоторые примеры служебной тайны.

Налоговая тайна. В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации налоговую тайну составляют любые сведения о налогоплательщике, полученные налоговым органом, органом государственного внебюджетного фонда и таможенным органом. Данные о налогоплательщике, если он является физическим лицом, также одновременно являются его личной тайной — персональными данными.

В соответствии со ст. 102 Налогового кодекса РФ налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом сведения о налогоплательщике, в том числе:

· документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (в том числе данные бухгалтерского учета, документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги за последние три года);

· документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов(ст. 24);

· налоговые декларации по тем налогам, которые они обязаны уплачивать, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах;

· иная необходимая информация и документы, обязательные для представления в налоговые органы в случаях и порядке, предусмотренном Налоговым кодексом РФ.

Для налогоплательщиков-организаций и индивидуальных предпринимателей такой информацией, обязательной для сообщения в налоговые органы по месту учета, является информация:

— об открытии или закрытии счетов (в пятидневный срок);

— обо всех случаях участия в российский и иностранных организациях (в срок не позднее одного месяца со дня начала такого участия);

— обо всех обособленных подразделениях, созданных на территории Российской Федерации (в срок не позднее одного месяца со дня их создания, реорганизации или ликвидации);

— о прекращении своей деятельности, объявлении несостоятельности (банкротстве), ликвидации или реорганизации (в срок непозднее трех дней со дню принятия такого решения);

— об изменении своего места нахождения (в срок не позднее десяти дней со дня принятия такого решения).

Для налогоплательщиков — физических лиц такой обязательной информацией, представляемой в налоговые органы, являются также их персональные данные: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; пол; адрес места жительства; данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность налогоплательщика; гражданство.

В соответствии со ст. 102 Налогового кодекса РФ налоговую тайну не могут составлять сведения:

1) разглашенные налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

2) об идентификационном номере налогоплательщика;

3) об уставном фонде (уставном капитале) организации;

4) о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

5) предоставляемые налоговым или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о взаимном сотрудничестве между налоговыми или правоохранительными органами (в части предоставления этим органам).

Особенность правоотношений в этой области состоит в том, что если во втором случае государственные органы и их должностные лица обязаны обеспечить (гарантировать) сохранность «чужой» тайны, ставшей известной им по службе, в объеме сведений, переданных ее владельцем, то в первом случае они самостоятельно в соответствии с законом определяют объем своей служебной тайны и режим ее защиты.

К разглашению налоговой тайны относится, в частности, использование или передача другому лицу производственной или коммерческой тайны налогоплательщика, ставшей известной должностному лицу налогового органа, привлеченному специалисту или эксперту при исполнении ими своих обязанностей. В данном случае налоговую тайну можно отнести к коммерческой тайне.

Поступившая в налоговые органы информация, составляющая налоговую тайну, имеет специальный режим хранения и доступа и соответственно организационно-документационные технологии ее защиты. Доступ к информации, составляющей налоговую тайну, имеют должностные лица по перечням, определяемым Федеральной налоговой службой России, что законодательно закреплено постановлением Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе».

Так, Налоговый кодекс РФ устанавливает, что поступившие в налоговые органы сведения, составляющие налоговую тайну, имеют специальный режим хранения и доступа, а доступ к сведениям, составляющим налоговую тайну, имеют должностные лица по перечням, определяемым соответственно Государственной налоговой службой Российской Федерации, Федеральной службой налоговой полиции Российской Федерации и Государственным таможенным комитетом Российской Федерации.

Для охраны сведений, составляющих налоговую тайну, наряду с режимом служебной тайны используется также специальный правовой институт — идентификационный номер налогоплательщика. Каждому налогоплательщику присваивается единый по всем видам налогов и сборов, в том числе подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу Российской Федерации и на всей территории Российской Федерации, идентификационный номер налогоплательщика.

Налоговый орган указывает идентификационный номер налогоплательщика во всех направляемых ему уведомлениях. Каждый налогоплательщик указывает свой идентификационный номер в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Тайна записи актов гражданского состояния (ЗАГС). В соответствии с Федеральным законом «Об актах гражданского состояния» от 15.11.97 № 143-ФЗ (с изм. от 25.10.01) сведения, ставшие известными работнику органа записи актов гражданского состояния, являются персональными данными, относятся к категории конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат. Акты гражданского состояния (далее — акты) — это действия граждан или события, влияющие на возникновение, изменение или прекращение прав и обязанностей.

В соответствии с Законом, ст. 3, государственной регистрации подлежат: рождение, усыновление, установление факта отцовства, перемена имени, заключение (расторжение) брака, смерть. Государственная регистрация актов граждан России, проживающих за ее пределами, производится консульскими учреждениями Российской Федерации. Также признаются действительными акты, зарегистрированные до революции в церковных книгах, и акты, зарегистрированные во время войны оккупационными властями.

Работники ЗАГСа не имеют права без согласия усыновителей сообщать какую-либо информацию об усыновлении и выдавать документы, из содержания которых понятно, что усыновители не являются родителями данного ребенка. Не вправе разглашать информацию о перемене имени (фамилии). В заявлении о перемене имени (фамилии) гражданин должен указать причины, побудившие его просить об этом. Причины могут быть строго конфиденциальными — нежелание носить фамилию бывшего супруга, неблагозвучное имя (фамилия).

Руководитель ЗАГСа обязан представить информацию по актам только по запросу суда, органов прокуратуры, органов дознания или следствия, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации.

Как мы видим, тайну записи актов гражданского состояния также можно отнести и к служебной тайне, и к личной тайне — персональным данным.

Врачебная тайна. В силу особенностей самой врачебной деятельности — важнейшее понятие деонтологии (от греч. deon — должное и logos — учение) как учения о принципах поведения медицинского персонала в общении с больным и его родственниками. Однако специфика врачебной тайны состоит в том, что её сохранность гарантируется законодательно, так же, как и законодательно обеспечивается путём установления определённых запретов и юридической ответственности за её разглашение.

Конституция Российской Федерации сформулировала правовые основы для защиты врачебной тайны. Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан определили объём врачебной тайны и субъектов ответственности за её разглашение, а также ограничивших случаи предоставления сведений, составляющих врачебную тайну, без согласия гражданина.

Часть 1 статьи 23 Конституции РФ устанавливает право каждого гражданина на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну. Врачебная тайна, являясь личной тайной, доверенной врачу, относится к так называемым профессиональным тайнам. Право на неразглашение врачебной тайны принадлежит к числу основных конституционных прав человека и гражданина.

Тайна совещания судей предусматривает, что в помещении, в котором арбитражный суд проводит совещание и принимает судебный акт, могут находиться только лица, входящие в состав суда, рассматривающего дело. Запрещаются доступ в это помещение других лиц, а также иные способы общения с составом суда. Судьи арбитражного суда не вправе сообщать, кому бы то ни было сведения о содержании обсуждения при принятии судебного акта, о позиции отдельных судей, входивших в состав суда, и иным способом раскрывать тайну совещания судей.

Понятие «служебная тайна» должно распространяться на всю конфиденциальную информацию, циркулирующую в органах государственной власти и управления. Это положение, по нашему мнению, должно распространяться и на негосударственные структуры. Однако для этого необходим закон «О служебной тайне».

В этом смысле несекретная информация, составляющая служебную тайну, — это конфиденциальная информация предприятия, организации. Соответственно, служебная тайна может быть и у коммерческих структур и иметь соответствующий гриф «для служебного пользования». Для этого необходимо составить перечень такой информации, который бы входил как раздел Сводного перечня конфиденциальной информации предприятия, организации.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения, на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

В действующем законодательстве приводится перечень сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (постановление Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233):

· акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

· сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

· описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

· порядок рассмотрения и разрешения заявлений, в том числе юридических лиц, рассмотренных в установленном порядке;

· сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

· документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Правовая защита информации в режиме служебной тайны основана на системе уголовных и административных санкций за преступления и правонарушения, объектом которых оказывается обращение с этой информацией. Это касается не только распространения, но и других видов противоправных действий. Так, в Уголовном кодексе РФ имеются составы, которые устанавливают уголовную ответственность за непредоставление информации, в том числе и сведений, функционирующих в режиме служебной тайны. Ст.140 УК РФ — отказ гражданину предоставить информацию – охраняет положения ст.24 Конституции РФ – право на информацию, непосредственно затрагивающую законные права и интересы граждан. Нарушение этого права может проявляться не только в отказе, но и в предоставлении неполной или заведомо ложной информации. Часть 2 ст.287 УК РФ предусматривает уголовную ответственность за отказ в предоставлении информации Федеральному Собранию РФ или Счётной Палате РФ лицом, занимающим государственную должность Российской Федерации или её субъекта. Объективная сторона может выражаться в неправомерном отказе, в уклонении от предоставления информации, в предоставлении заведомо ложной информации, неполной информации.

Другая группа составов предусматривает уголовную ответственность за нарушение режима функционирования информации в электронном виде. Это преступления в сфере компьютерной информации. Неправомерный доступ к ней со стороны (ст.272 УК РФ) может проявляться со стороны их сотрудников, органов исполнительной власти и может выражаться, например, в просмотре закрытой информации или даже внесении изменений в базу (банк) данных, в программное обеспечение.

Из-за отсутствия единого и четкого понятийного аппарата существуют некоторые негативные последствия. Во-первых, поскольку из УК РФ выведено само понятие «служебная тайна», то уголовные санкции в отношении должностных лиц могут быть применены за разглашение банковской, коммерческой, налоговой тайны, тайны усыновления, личной тайны. Таким образом, разглашение второй составляющей служебной тайны – служебной информации ограниченного доступа – уголовным деянием не считается. Во-вторых, применение административных санкций, предусмотренных ст.13.14 КоАП РФ, также не представляется возможным. Норма предусматривает административную ответственность за разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом. Служебная информация ограниченного пользования – информация о деятельности исполнительной власти – Законом о государственной гражданской службе конфиденциальной вообще не признаётся, и по логике ст.10 Закона об информации, являющегося базовым в сфере информационных правоотношений, не может относиться к информации ограниченного доступа.

Таким образом, приходится констатировать: законодатель, уделяя значительное внимание правовому регулированию вопросов технической и криптографической информации, функционирующей в режиме служебной тайны, выводит из сферы действия административных и уголовных санкций исключительно значимую и объёмную её часть – служебную информацию ограниченного доступа. Это противоречит положениям Доктрины информационной безопасности, которая в качестве одной из значимых целей определяет создание системы информационной безопасности информационных ресурсов и систем органов государственной власти.

Требования к информации как к служебной тайне.

Информация может быть отнесена к служебной тайне, если она отвечает следующим требованиям:

1. Отнесена федеральным законом (пока такого закона нет) к служебной информации о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен по закону или в силу служебной необходимости.

2. Является конфиденциальной информацией другого лица (коммерческая тайна, банковская тайна, тайна частной жизни).

3. Не является государственной тайной и не попадает под перечень информации, составляющей государственную тайну.

4. Получена представителем государственного органа или органа местного самоуправления только в силу исполнения обязанностей по службе в случаях и в порядке, установленных федеральным законодательством, и имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.

Служебные сведения (информация) ограниченного распространения в системе ОВД РФ

конфиденциальный информация документ тайная

Деятельность органов внутренних дел в значительной мере связана с получением и использованием сведений ограниченного доступа, разглашение которых может повлечь нарушение конституционных прав граждан, а также снижение эффективности работы правоохранительных органов по предупреждению, раскрытию и расследованию преступлений.

Всю конфиденциальную информацию, циркулирующую в органах внутренних дел, можно подразделить на две категории:

— образующуюся в оперативно-служебной деятельности (внутрисистемная информация);
— поступающую из внешней среды.

Если говорить о первой категории, то практически любые сведения оперативно-служебного характера, которые разрабатываются в органах внутренних дел, должны восприниматься как конфиденциальная информация, не подлежащая распространению Под конфиденциальностью следует понимать ограниченность оборота информации и установленный обладателем информации режим ее хранения и обращения, при котором обеспечивается ее доступность только определенному кругу субъектов и исключается возможность ее разглашения, блокирования либо утраты..

Исключение составляют лишь те сведения, которые органы внутренних дел обязаны распространять в силу нормативных установлений, либо о распространении которых приняло решение уполномоченное должностное лицо органа внутренних дел.

В процессе осуществления своей деятельности сотрудники органов внутренних дел получают информацию о режиме и характере работы предприятий, расположенных на обслуживаемой территории, сведения, касающиеся личной жизни граждан, а также иную информацию (к примеру, служебного характера).

Данная информация, а также сведения об отдельных методах, приемах и результатах работы органов внутренних дел составляют служебную тайну. Разглашение таких сведений, а также утечка информации о планируемых и проводимых органами внутренних дел мероприятиях по охране общественного порядка и борьбе с преступностью нарушает нормальную их деятельность и значительно снижает ее эффективность.

Умение сохранять в тайне сведения служебного характера является важнейшим профессиональным качеством сотрудников органов внутренних дел, необходимым для успешного выполнения стоящих перед ними задач. При этом проявление высокой бдительности считается юридической обязанностью сотрудников органов внутренних дел, закрепленной в законодательных и ведомственных нормативных актах.

Однако некоторые сотрудники часто недооценивают опасность утечки таких сведений. Они проявляют граничащую с преступной халатностью беспечность при обращении со служебными документами, что нередко приводит к их утрате и разглашению сведений служебного характера.

На сегодняшний день МВД России придает большое значение мерам по защите служебной информации.

В 90-е годы ХХ в., после принятия Закона Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 № 5485-1, служебная тайна как системная категория практически исчезла из российского административного законодательства и стала институтом гражданского права (ст. 139 ГК РФ «Служебная и коммерческая тайна»), приобретя признаки коммерческой тайны (Статья 139 утратила силу с 1 января 2008 года).

В системе административных нормативных актов возникла новая категория «служебная информация ограниченного распространения», которая наиболее близко подходит к служебной тайне в современном ее доктринальном понимании.

Таким образом, можно утверждать, что потенциальными носителями служебной тайны являются, как минимум, все служащие, которые работают в государственных органах, органах законодательной, исполнительной и судебной власти, а также в подведомственных им предприятиях, учреждениях и организациях Говорухин О. П. Служебная тайна. //Служба кадров и персонал. — 2006. — № 4. .

Если следовать данному подходу, то любые сведения о внутрисистемной деятельности органов внутренних дел могут быть ограничены в распространении, если это вызвано служебной необходимостью.

По современной традиции любое системообразующее нормативное регулирование отношений в сфере введения ограничений на доступ к информации сопровождается формулированием перечня определенных сведений, введение ограничений по отношению к которым не допускается. Содержится такой перечень и в вышеуказанном нормативном правовом акте. Применительно к деятельности органов внутренних дел, не могут распространяться ограничения на:

— доступ к сведениям об их правовом статусе;
— доступ к описанию их структуры, функций, направлений и форм деятельности, а также адресах их расположения;
— доступ к сведениям о порядке рассмотрения и разрешения заявлений и обращений граждан и организаций, а также вынесенным по данным заявлениям и обращениям решениям.

Во всем остальном, если следовать логике указанного акта, ограничивать либо не ограничивать доступ к тем или иным сведениям о деятельности органов внутренних дел, решают их должностные лица.

При рассмотрении вопроса о классификации сведений, составляющих служебную тайну, отмечается, что ее объектами являются данные в различных сферах деятельности государственных либо муниципальных органов, должностных лиц и отдельных граждан.

К служебной тайне следует относить информацию в сфере врачебной, коммерческой, нотариальной и иной деятельности, операторами которой являются органы внутренних дел. Но в то же время нарушение конфиденциальности служебной тайны не связано с посягательством на безопасность государства.

Согласно вышеуказанного Положения служебная тайна — это охраняемая законом конфиденциальная информация о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен в силу служебной необходимости, а также ставшая известной в государственных органах и органах местного самоуправления только на законном основании.

Служебная тайна органов внутренних дел — это не составляющие государственную тайну сведения о деятельности органов внутренних дел либо сведения, получаемые ими в соответствии с их компетенцией и в установленном законодательством порядке от иных субъектов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством и разглашение (распространение) которых может нанести ущерб интересам МВД России.

Содержание служебной тайны органов внутренних дел могут составлять не только сведения о деятельности самих органов внутренних дел, но и иная информация конфиденциального характера, не относящаяся к государственной тайне.

Нарушение конфиденциальности такой информации причиняет вред или создает угрозу его причинения интересам не только ее обладателей, но и интересам органов внутренних дел, т.к. способствует возникновению сложности для решения поставленных перед органами внутренних дел задач либо делает невозможным их решение, подрывает авторитет государственных органов, доверие к ним.

Нарушение конфиденциальности служебной тайны органов внутренних дел может быть связано с причинением материального ущерба как обладателям этой информации, так и органам внутренних дел. Это детерминирует необходимость обеспечения органами внутренних дел конфиденциальности информации, операторами или обладателями которой они являются Дворников А.А. Уголовно-правовая охрана служебной тайны в органах внутренних дел // Научные исследования высшей школы: Сб. тез. докл. и сообщ. на итог. науч.-практ. конф. (г. Тюмень, 8 февраля 2006 г.) / Тюм. юрид. ин-т МВД России. — Тюмень, 2006..

В системе нормативных правовых актов федерального уровня выделяются и иные категории сведений конфиденциального характера, имеющие прямое отношение к оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел. Так, в соответствии с «Перечнем сведений конфиденциального характера», утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188, к такой информации относятся «сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства».

Таким образом, данные предварительного расследования преступлений также подпадают под общий ограничительный институт сведений конфиденциального характера, и несанкционированное распространение таких сведений также может повлечь за собой негативные последствия.

В уголовно-процессуальном законодательстве (ст. 161 УПК РФ) речь идет о данных предварительного расследования как более общей категории, включающей в себя как сведения, образующиеся при осуществлении предварительного следствия, так и при осуществлении дознания.

По общему правилу (ч. 1 ст. 161 УПК РФ), указанная информация разглашению не подлежит. В отдельных случаях, по разрешению прокурора, следователя, дознавателя, указанная информация может быть сообщена неограниченному кругу лиц в объеме, определяемом ими по собственному усмотрению, за исключением случаев, когда распространение информации противоречит интересам предварительного расследования и не связано с нарушением прав и законных интересов участников уголовного судопроизводства.

Учитывая тот факт, что значительную долю в общем объеме деятельности органов внутренних дел занимает именно деятельность, связанная с осуществлением предварительного расследования по уголовным делам, организация защиты этой информации имеет весьма существенное значение на всех уровнях управления системой МВД.

Помимо указанного, важное место в деятельности органов внутренних дел занимает накопление различного рода справочной информации, объединяемой затем в базы данных. К числу наиболее мощных баз данных относятся базы на владельцев автотранспортных средств, базы паспортно-визовой службы и база данных владельцев гражданского огнестрельного оружия.

Все они представляют существенный интерес для криминальной среды и по совокупности содержащихся сведений должны составлять служебную тайну. Отсутствие нормативного распространения на них такого режима, является одной из причин, по которым допускается противоправное распространение такой информации путем продажи копий данных баз через коммерческие структуры всем желающим.

Кроме того, органы внутренних дел в процессе повседневной оперативно-служебной деятельности получают огромное количество сведений о частной жизни граждан. В законодательстве (в частности, в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации») эта категория сведений именуется как персональные данные.

Однако направление защиты персональных данных граждан в деятельности органов внутренних дел имеет существенное значение, так как через эту категорию осуществляется практическая реализация конституционного права человека и гражданина на личную и семейную тайну и она не может базироваться исключительно на фундаменте интуиции и моральных качеств сотрудников органов внутренних дел.

Примерно такое же положение существует в настоящее время в отношении сведений, составляющих коммерческую тайну субъектов предпринимательской деятельности, которые также оперативным и иным путем становятся доступными сотрудникам органов внутренних дел Заряев А.В. Защита конфиденциальной информации в органах внутренних дел и проблема подготовки специалистов.- М.,2007..

Сведения, составляющие служебную тайну, могут иметь две формы своего существования: материальную и интеллектуальную (нематериальную). В материальной форме сведения, составляющие служебную тайну, представляют собой материальные носители информации: документы (текстовые или графические, электронные носители информации и иные способы фиксации и отображения информации) и предметы (образцы изделий, различные приборы и аппараты, технические средства, макеты и т.п.).

В интеллектуальной форме сведения, составляющие государственную тайну, представляют собой информацию, отнесенную к государственной тайне, зафиксированную и находящуюся в обращении при помощи нематериальных носителей информации (память человека, речь, невербальное общение).

В случае посягательства на служебную тайну лицом, обладающим допуском к ней, вред либо угроза его причинения не связаны с интересами государственной безопасности и направлены на охраняемые законом интересы в сфере государственной либо муниципальной службы, а также на охраняемые законом интересы третьих лиц.

Классификация сведений, составляющих служебную тайну, может быть полезна при квалификации преступных посягательств на охраняемую законом конфиденциальную информацию, разграничении смежных составов преступлений, а также при назначении наказания за подобные деяния.

К тяжким последствиям преступлений, посягающих на служебную тайну органов внутренних дел, следует относить:

— причинение смерти или тяжкого вреда здоровью хотя бы одному человеку, самоубийство лиц, информацией о которых обладали ОВД,
— причинение существенного ущерба лицам, конфиденциальность сведений о которых была нарушена,
— нарушение конституционных прав и свобод человека и гражданина, подрыв авторитета органов власти и доверия к ним,
— невозможность осуществления дальнейшей деятельности либо отдельных мероприятий, проводимых органами внутренних дел, дезорганизация их работы,
— невозможность привлечения к уголовной ответственности лиц, совершивших тяжкие и особо тяжкие преступления,
— распространение информации неопределенному кругу лиц (публичность сведений),
— сокрытие тяжкого или особо тяжкого преступления,
— особо крупный материальный ущерб,
— утрата носителя тайны, предполагающая, что место нахождения данного носителя неизвестно.

5:01 / 13.10.19
Про ответственность военнослужащих за распространение служебной информации в интернете

Изображение: twower.livejournal.com

Весной этого года Федеральным законом «О внесении изменений в статьи 7 и 28.5 Федерального закона «О статусе военнослужащих» от 06.03.2019 N 19-ФЗ военнослужащим было запрещено размещать в интернете информацию о служебной деятельности. Это не означает, что до той поры им можно было публиковать о службе всё, что им вздумается, так как и ранее существовали различные ограничения в этой области, введенные приказами и указаниями министра обороны. Но с марта 2019 года запрет был оформлен на уровне федерального законодательства, и он касается всех военнослужащих.

Предлагаю ознакомиться с некоторыми характерными примерами наказаний за распространение служебной информации в интернете, взятыми мной из базы ГАС «Правосудие».
Самое распространенное нарушение — выкладка в сеть фотографий со службы в военной форме одежды. За это нынче могут быстро оформить на гауптвахту.

Залет одного из военнослужащих по призыву:
4 апреля 2019 года командованием войсковой части <данные изъяты> в отношении Тарханова А.Н. составлен протокол о грубом дисциплинарном проступке.

Согласно протоколу Тарханов А.Н. 1 апреля 2019 года, находясь на боевом дежурстве в качестве механика-водителя, опубликовал фотографии, позволяющие определить принадлежность к Вооруженным Силам Российской Федерации, в информационно — телекоммуникационную сеть «Интернет», социальную сеть «instagram».

Назначить дисциплинарный арест сроком на 15 (пятнадцать) суток военнослужащему войсковой части <данные изъяты> Тарханову Андрею Николаевичу.
Сроки наказания могут быть самыми разными, чаще всего мне попадались 3 и 5 суток. Были постановления, где назначались и 1 сутки, и 7, и 10, и 20 суток.
Согласно рапорту офицера (по обеспечению безопасности информации) штаба войсковой части № лейтенанта ФИО6,, 7 августа 2019 г. им установлен факт того, что Тарасов разместил в сети «Интернет» свои фотографии в военной форме одежды, что раскрывает принадлежность последнего к Вооруженным Силам Российской Федерации.
В соответствии с письменными объяснениями военнослужащих той же воинской части ФИО7 и ФИО8, каждого в отдельности, Тарасов регулярно инструктировался по поводу запрета использования телефонных аппаратов с выходом в сеть «Интернет» и размещения в указанной сети фотографий, раскрывающих принадлежность к Вооруженным Силам.

Согласно скриншотам персональной страницы военнослужащего, в отношении которого ведется производство по материалам о грубом дисциплинарном проступке, в социальной сети «Вконтакте», 27 июля 2019 г. на ней размещены фотографии, на которых запечатлен он сам в военной форме одежды со знаками различия.

7 февраля 2019 г. Тарасов был ознакомлен с инструкцией по порядку использования абонентских терминалов спутниковой, сотовой, транкинговой радиосвязи и беспроводного доступа к информационным сетям общего пользования в войсковой части № о чем свидетельствует его подпись в соответствующем листе доведения.

признать Тарасова Юрия Романовича виновным в совершении грубого дисциплинарного проступка — нарушении запретов, установленных в пунктах 1.1 и 1.3 статьи 7 Федерального закона «О статусе военнослужащих», за которое военнослужащий в соответствии с пунктом 2 статьи 28.5 того же закона несет дисциплинарную ответственность, и назначить ему дисциплинарный арест на срок 3 (трое) суток.
Обычно представители воинской части просят назначить срок дисциплинарного ареста побольше, а прокурор ратует за менее суровые меры:
Представитель командира войсковой части № Чигиринов ходатайство о применении к Тарасову 10 суток дисциплинарного ареста по изложенным в протоколе основаниям поддержал и на его удовлетворении настаивал.
Прокурор Сизоненко просил суд назначить военнослужащему, в отношении которого ведется производство по материалам о грубом дисциплинарном проступке, дисциплинарный арест на срок 3 суток.
Пример приговора в отношении сержанта-контрактника, где помимо фото в форме фигурирует еще и геолокация снимков:
14 мая 2019 года начальником службы <данные изъяты> проводился мониторинг средств массовой информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», в ходе проверки установлен факт наличия в информационной сети «ВКонтакте» учетной записи Д.Г. с наличием множества фотографий в военной форме одежды, геопривязками к местности, в том числе в <данные изъяты>, находясь при выполнении задач начальника инженерных войск ВС РФ.

Из объяснений С. – <данные изъяты> следует, что им 14 мая 2019 года проводился мониторинг личного состава роты <данные изъяты> на предмет размещения в средствах массовой информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации, в том числе фото, видеоматериалов, данные геолокации и другую информацию о себе и других военнослужащих. В ходе проверки был выявлен факт нарушения ст. 7 Федерального закона «О статусе военнослужащих» сержантом Герасимовым. До данного военнослужащего требования о запрете размещения в средствах массовой информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации о себе и других военнослужащих доведены.

Е пояснил, что на одной из фотографий, он вместе с Герасимовым фотографировались при нахождении в командировке <данные изъяты>

Как следует из фотографий, приложенных к расследованию, на них изображены военнослужащие в военной форме одежды, на фоне военной техники и мест несения службы (автомобильная дорога, инженерные сооружения). При этом некоторые фотографии имеют данные геолокации <данные изъяты>, <данные изъяты>

Из копии журнала учета о неразглашении информации военнослужащими войсковой части № ХХХ видно, что Герасимов предупрежден о том, что он обязуется не разглашать информацию ограниченного доступа, которая станет известной в ходе исполнения специальных обязанностей ДД.ММ.ГГГГ

Герасимова Д.С. признать виновным в распространении информации с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», позволяющей определить принадлежность или предназначение военнослужащих к Вооруженным Силам Российской Федерации, то есть в совершении грубого дисциплинарного проступка, предусмотренного абзацем 27 пункта 2 статьи 28.5 Федерального закона от 27 мая 1998 года N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих», и на основании ст. 28.4 данного Федерального закона назначить ему дисциплинарный арест сроком на 5 (пять) суток.
Ниже примеры привлечения военнослужащих к дисциплинарной ответственности за выкладку фотографий в военной форме в интернет до марта 2019 года, когда им вменяли в вину нарушение приказов, инструкций и указаний министра обороны, начальника Генерального штаба, командующих различных уровней.
Из сообщения начальника отдела ФСБ на имя командира войсковой части 00000 от 24 апреля 2018 г. № … следует, что Шевелев в нарушение указаний командующего ВВО от 15 сентября 2015 г. № …, командующего 11 А ВВС и ПВО от 26 октября 2015 г. №.. . разместил в социальной сети «Вконтакте» фотографии, раскрывающие его принадлежность к ВС РФ. Данный факт подтверждается приложенными к сообщению фотографиями Шевелева из социальной сети «Вконтакте».

Из памятки должностным лицам ВС РФ по пользованию социальными медиа-ресурсами сети Интернет («Методические рекомендации по организации информационной безопасности в ВС РФ», утвержденные НГШ ВС РФ от 27 июня 2016 г.) следует, что размещение сведений (фотографий) в сети интернет, позволяет идентифицировать принадлежность лиц к Вооруженным Силам РФ.

Согласно рапорту Шевелева на имя начальника службы ЗГТ от 3 мая 2015 г., он (Шевелев) дал пояснение, согласно которому он выложил в указанную социальную сеть свои фотографии в военной форме. О запрете публикации данных фотографий в социальных сетях до него доводилось.

В результате данного факта приказом командира войсковой части 00000 от 14 мая 2018 г. № … Шевелев предупрежден о неполном служебном соответствии.
Если в предыдущем случае военнослужащий за фото в форме в соцсетях отделался неполным служебным соответствием, то вот пример, когда за подобное же деяние увольняют по статье «несоблюдение условий контракта со стороны военнослужащего»:
В судебном заседании командир войсковой части № и его представитель, каждый в отдельности пояснили, что Аргинов проходил военную службу по контракту в войсковой части № с октября 2017 года.

Свидетель П., <данные изъяты>, показал, что в один из дней конца марта 2018 года в войсковую часть № поступило сообщение о том, что военнослужащие войсковой части №, в том числе Аргинов, зарегистрированы в социальных сетях в открытом доступе в сети Интернет. На персональной странице Аргинова, зарегистрированной в социальной сети «Одноклассники» имеются фотографии, позволяющие раскрыть принадлежность военнослужащего к кадровому составу органов военной разведки, а также о своей служебной деятельности.

Из копии рапорта от 27 марта 2018 года видно, что <данные изъяты> О. доводит до сведения командира войсковой части № факт обнаружения в социальной сети «Одноклассники» страницы Аргинова, на которой размещены его фотографии раскрывающие принадлежность военнослужащих к кадровому составу органов военной разведки, а также о своей служебной деятельности.

Из заключения по материалам служебного разбирательства следует, что 24 марта 2018 года путем мониторинга Интернет-сайта «Одноклассники» был обнаружен <данные изъяты> Аргинов, который зарегистрирован в указанной социальной сети и, на его странице имеются фотографии, раскрывающие принадлежность к кадровому составу органов военной разведки, а также о своей служебной деятельности. За нарушение указаний Министра обороны Российской Федерации от 21 марта 2013 года №205/2/208 о запрете размещения в сети Интернет сведений, позволяющих раскрыть принадлежность военнослужащих к кадровому составу органов военной разведки, а также о своей служебной деятельности, обязательства о неразглашении информации о Вооруженных силах Российской Федерации, данного военнослужащим 1 декабря 2017 года, предложено применить к военнослужащему меру дисциплинарного воздействия – досрочное увольнение с военной службы в связи с невыполнением военнослужащим условий контракта.

За совершение Аргиновым указанного проступка к нему было применено дисциплинарное взыскание в виде досрочного увольнения с военной службы в связи с невыполнением военнослужащим условий контракта, что следует из приказа командира войсковой части № от 28 марта 2018 года №, который в тот же день был доведен административному истцу, согласно собственноручной подписи последнего в соответствующем листе.

Свидетель О., командир батальона войсковой части №, показал, что Аргинов имел собственную страницу в социальной сети Интернет, где для общего доступа размещены его фотографии в военной форме одежды. По данному факту, по указанию командира воинской части им было проведено разбирательство, по итогам которого Аргинов, в порядке дисциплинарного взыскания был уволен с военной службы в связи с невыполнением им условий контракта.

Свидетель А., командир взвода войсковой части №, показал, что в один из дней конца марта 2018 года от <данные изъяты> О. ему стало известно о том, что у военнослужащего Аргинова имеется страница в социальной сети Интернет, на которой размещены фотографии последнего в военной форме одежды. После чего, он, свидетель, обратился к Аргинову, указав на необходимость незамедлительно удалить страницу в социальной сети Интернет. При этом Аргинов пояснил, что забыл про имеющуюся у него в социальной сети Интернет страницу и в этот же день Аргинов сообщил, что его страница в социальной сети удалена.

При этом не состоятельным, по мнению суда, является довод представителя административного истца о том, что Аргинов не нарушал указаний Министра обороны Российской Федерации о запрете размещения в сети Интернет сведений, позволяющих раскрыть принадлежность военнослужащих к кадровому составу органов военной разведки, поскольку на персональной странице в социальной сети у Аргинова размещены его фотографии в военной форме одежды и на фоне военной техники в период прохождения им военной службы по призыву, что не позволяет раскрыть принадлежность к кадровому составу органов военной разведки, поскольку давая командованию вышеназванное обязательство Аргинов подтвердил, что не имеет социальных страниц и сведений о себе размещенных в сети Интернет вовсе.
N.B. Как тут не вспомнить историю офицера из Костромы, которого за пьяный дебош в кафе на День Победы, сопротивление сотруднику полиции не уволили за несоблюдение условий контракта, а позволили уйти по собственному желанию. За фото в военной форме — пшел вон, проклятый нарушитель, за действия, порочащие честь ВС РФ, — «напишите, что сами хотите уйти и вот вам 7 месячных окладов, премиальные и матпомощь».
И напоследок история, демонстрирующая, что даже если военнослужащий отправляет обращение в Главное управление кадров Минобороны и лично министру обороны, то он должен помнить, что не все сведения в этих письмах можно указывать. Иначе это тоже разглашение служебной информации ограниченного распространения, которая может стать известной неограниченному кругу лиц в интернете:
24 и 30 июля 2018 года он, посредством электронной почты, в адрес Главного управления кадров направил обращения, связанные с представлением его – Семилова А.В. и других военнослужащих войсковой части № к награждению государственными наградами Российской Федерации. 23 августа этого же года аналогичное обращение было направлено им через его электронный «личный кабинет» Министру обороны Российской Федерации на официальный сайт Министерства обороны Российской Федерации. Все обращения были отправлены им с его личного компьютера, находящегося по месту жительства.

Командир войсковой части №, полагая, что им были допущены нарушения порядка обращения в органы высшего военного управления, определённого Дисциплинарным уставом; требований пунктов 28, 32, 33 Инструкции по организации защиты информации при подключении и использовании информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования в Вооружённых силах Российской Федерации, утверждённой приказом Министра обороны Российской Федерации от 19 апреля 2012 года № 950дсп; а так же пунктов 4, 5, 7 Инструкции о порядке подготовки в Вооружённых силах Российской Федерации материалов к открытому опубликованию и изданию с пометкой «Для служебного пользования», утверждённой приказом Министра обороны Российской Федерации от 5 июня 2015 года № 320дсп, 2 ноября 2018 года издал приказ № 539дсп, согласно которому, ему – Семилову А.В. было объявлено дисциплинарное взыскание в виде предупреждения о неполном служебном соответствии.

Из светокопии заключения по материалов служебного разбирательства усматривается, что 20 октября 2018 года начальником службы – <данные изъяты> войсковой части № по защите государственной тайны ФИО6 было проведено административное разбирательство по факту создания предпосылок к разглашению служебной информации ограниченного распространения и персональных данных военнослужащих войсковой части №, согласно которому военнослужащий той же воинской части Семилов А.В. 24 и 30 июля 2018 года отправил на электронный адрес Главного управления кадров Министерства обороны Российской Федерации личные обращения, в которых содержались сведения о служебной командировке в войсковой части – полевая почта № при выполнении им специальных задач, а также персональные данные (звание, фамилия, имя и отчество, личный номер военнослужащего, как его, так и ряда других военнослужащих войсковой части №. Кроме того, аналогичное обращение с теми же сведениями по средствам сайта – (https://lkg.mil.ru) Семилов А.В. отправил в Управление Министерства обороны Российской Федерации по работе с обращениями граждан (общественной приёмной Министра обороны Российской Федерации).

При этом, как отмечено в этом же заключении по материалам разбирательства в соответствии с заключением о возможности открытого опубликования обращения майора Семилова А.В., утверждённого начальником штаба войсковой части № 17 октября 2018 года, данный материал содержит служебную информацию ограниченного распространения и не может быть открыто опубликован.

Данными действиями <данные изъяты> Семилова А.В. созданы реальные предпосылки к разглашению служебной информации ограниченного распространения по деятельности военнослужащих войсковой части № в районе выполнения специальных задач за пределами Российской Федерации, персональных данных военнослужащих, которые могли стать известны неограниченному количеству пользователей сети «Интернет» и использованы иными лицами против военнослужащих и членов их семей.

Тем самым Семилов А.В. нарушил требования пунктов 28, 32, 33 Инструкции по организации защиты информации при подключении и использовании информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования в Вооружённых силах Российской Федерации, утверждённой приказом Министра обороны Российской Федерации от 19 апреля 2012 года № 950дсп; пунктов 4, 5, 7 Инструкции о порядке подготовки в Вооружённых силах Российской Федерации материалов к открытому опубликованию и изданию с пометкой «Для служебного пользования», утверждённой приказом Министра обороны Российской Федерации от 5 июня 2015 года № 320дсп.

суд констатирует, что в данных обращениях Семилова А.В. действительно содержатся сведения о его пребывании в служебной командировке в войсковой части – полевая почта № при выполнении им специальных задач, а также его персональные данные (звание, фамилия, имя и отчество, личный номер военнослужащего) и других военнослужащих войсковой части №.

Таким образом, совершение военнослужащим Семиловым А.В. дисциплинарного проступка, связанного с созданием предпосылок к разглашению служебной информации ограниченного распространения и персональных данных военнослужащих войсковой части №, нашёл своё подтверждение в процессе рассмотрения его административного искового заявления.

Вопреки доводам Семилова А.В., учитывая его статус военнослужащего, применительно к статье 2 Федерального закона «О статусе военнослужащих», указанные выше его обращения, в соответствии с требованиями статьи 108 Дисциплинарного устава Вооружённых Сил Российской Федерации, ему надлежало подать исключительно по команде.
Суд высшей инстанции сделал следующие пояснения:
согласно требованиям п. 28, 32, 33 Инструкции по организации защиты информации при подключении и использовании информационно-телекомуникационных сетей общего пользования в ВС РФ, утверждённой приказом МО РФ от 19 апреля 2012 года № 950дсп и действующей на момент вынесения решения ведение электронной переписки через АП сети «Интернет» допускается только с использованием адресов электронной почты, зарегистрированных на почтовом сервере официального домена МО РФ и закреплённых за воинской частью. Использование иных адресов электронной почты запрещается, отправка и приём электронной почты осуществляется лицами, ответственными за данную работу и имеющими право подписи исходящей электронной корреспонденции.

Из п. 4, 5, 7 Инструкции о порядке подготовки следует, что подготовка материалов к открытому опубликованию включает в себя их разработку авторами, проверку содержания командирами воинских частей и согласование с подразделениями защиты государственной тайны. Подготовленные материалы к открытому опубликованию не должны содержать сведений, составляющих государственную тайну, и служебной информации ограниченного распространения. При подготовке к изданию материалов проводится экспертиза экспертными комиссиями, получается разрешение на их опубликование у командиров соответствующих воинских частей, определяется возможность и целесообразность открытого их опубликования или издания с пометкой «Для служебного пользования», а также получается согласие субъекта персональных данных на опубликование о нём.

Из копии заключения материалов разбирательства проведённого 20 октября 2018 года начальником службы-помощником начальника штаба войсковой части <…> по защите государственной тайны Д. по факту создания предпосылок к разглашению служебной информации ограниченного распространения и персональных данных военнослужащих следует, что Семилов 24 и 30 июня 2018 года отправил на электронный адрес Главного управления кадров Министерства обороны РФ личные обращения, в которых содержались сведения о служебной командировке войсковой части-полевая почта <…> при выполнении специальных задач, а также персональные данные (звание, фамилия, имя и отчество, личный номер военнослужащего), как его, так и других военнослужащих войсковой части <…>. Кроме того, аналогичное сообщение с теми же сведениями административным истцом по средствам сайта – <…> отправлено в Управление МО РФ по работе с обращениями граждан (общественной приёмной МО РФ). Данными действиями Семилов, нарушил требования п. 28, 32, 33 Инструкции по организации защиты и п. 4,5, 7 Инструкции о порядке подготовки, создал реальные предпосылки к разглашению служебной информации ограниченного распространения по деятельности военнослужащих войсковой части <…> в районе выполнения специальных задач за пределами РФ, персональных данных военнослужащих, которые могли стать известны неограниченному количеству пользователей сети «Интернет» и использованы против военнослужащих и членов их семей.

В судебном заседании административный истец подтвердил факты своих обращений с указанной информацией со своего личного компьютера к вышеназванным должностным лицам посредством сети «Интернет».

Источник: сайт twower.livejournal.com, блог Дениса Мокрушина «Записки русского солдата»

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

VII. Организация работы со служебными документами

86. Все документы, образующиеся в деятельности Администрации города, являются служебными и должны соответствовать требованиям законодательства Российской Федерации, государственных стандартов, нормативных правовых актов органов государственной власти и местного самоуправления, настоящего Регламента.

87. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в аппарате Администрации города возлагается на Управление организационной и контрольной работы и Управление делами Администрации города (далее – Управление делами), в отраслевых (функциональных) органах Администрации города – на руководителей соответствующих органов или лиц, ими уполномоченных.

88. Порядок документирования и организации работы с документами устанавливается Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Челябинска и иными муниципальными правовыми актами города Челябинска.

89. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов в отделе по работе с обращениями граждан и организаций Управления делами.

90. Служебные документы, направляемые Администрацией города в органы государственной власти, местного самоуправления, сторонние организации, подписываются Главой города, Первым заместителем Главы города, иным уполномоченным должностным лицом Администрации города.

91. В адрес администраций внутригородских районов города Челябинска Администрацией города могут направляться только письма рекомендательного и информационного характера.

92. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации города, ограничение на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

93. Организация работы со сведениями, составляющими государственную тайну, в Администрации города осуществляется Мобилизационным отделом Администрации города в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне».

Организация работы со служебными документами

Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:

прохождение документов в организации должно быть оперативным;
движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть
желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;
движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе — число экземпляров их копий.

Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета:
необходимой численности делопроизводственного персонала;
загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;
эффективности применения средств механизации и автоматизации дело
производства.
Форма делопроизводства в организации может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все виды работ с документами проводятся в одном месте (в канцелярии, в службе документационного обеспечения управления, у секретаря), то есть централизованно.

Эта форма наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом, так как она позволяет максимально автоматизировать и механизировать трудоемок операции поюбработке документов, контролировать весь делопроизводственный процесс и создавать единую справочно-информационную систему по документам.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется в организациях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения, с большим документооборотом. Эта форма предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами.

В крупных организациях с большим объемом документооборота чаще всего применяется смешанная форма делопроизводства, при которой одна часть делопроизводственных операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив) проводится в структурных подразделениях.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

направление на исполнение;

контроль исполнения;

исполнение документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел в соответствии с номенклатурой;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации делятся на три документопотока.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Эти документопотоки различны по составу, количеству и движению. Следовательно, работа с каждым документопотоком имеет свои особенности.

Для каждого из документопотоков в организации разрабатывают маршрут прохождения и составляют схему работы. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, приведенной в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ

СЛУЖЕБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ согласно Положению о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233, – несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. К такой информации не могут быть отнесены: 1) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; 2) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов; 3) описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; 4) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; 5) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; 6) сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения; 7) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009.

Работа со служебной информацией

Опубликовано admin в 22.10.2019