Содержание
Правильность заполнения трудовых книжек: готовимся к проверкам
В свете предстоящей пенсионной реформы у всех участников трудовых и «околотрудовых» взаимоотношений непременно возникнут различные вопросы друг к другу: по части начисления трудового стажа и тому подобных «мелочей». Непременно всплывет огромное количество нестыковок, накладок, ошибок и сознательных искажений. Внимание трудинспекторов к правильности оформления трудовых книжек увеличится в разы. Так что лучше подготовиться заранее.
В конце июня премьер-министр Дмитрий Медведев объявил о поэтапном внедрении в России электронных трудовых книжек. Бодро так заявил, на камеры. Однако пока можно говорить лишь о начале эксперимента, результаты которого непредсказуемы – а вдруг что-то «засбоит»? В любом случае «поголовная электронизация» произойдет еще нескоро – даже соответствующий законопроект, который готовится уже чуть ли не десятилетие, все еще не «доведен до ума» окончательно. Пресловутая пенсионная реформа, отсрочивающая выход россиян на пенсию, в любом случае начнется раньше. К тому же «электронизация» будет правом, а не обязанностью гражданина. Работодатели продолжат вести традиционный бумажный документ – для ряда людей, кто захочет иметь и бумажную версию. А таковых, не сильно доверяющих техническому прогрессу, наберется изрядное количество. Это признает и Минтруд России – главный сторонник перевода «на электронку». «Мы не будем делать это жестко, потому что мы должны понимать: одни работники относятся к этому документу совершенно спокойно, это молодые работники, а для людей пожилого возраста, старшего поколения, трудовая книжка является весомым документом, не менее значимым, чем паспорт», – поделился мыслями глава ведомства Максим Топилин. Из этих слов следует, что «бумажная трудовая» не потеряет своей актуальности по крайней мере до тех пор, пока будет живо то самое недоверчивое «старшее поколение» – дай ему Бог здоровья.
В общем, заполняли, заполняем, будем заполнять… А количество проверок правильности заполнения, как и судебных споров, связанных с различными ошибками, описками, «не теми чернилами», искажениями в фамилиях и должностях, невнесениями записей и тому подобным будет неуклонно расти (это не домысел – в беседах с корреспондентом «ПБ» московские трудинспекторы сообщили, что их уже «держат в тонусе» на сей счет). Особенно если (то ли «тьфу-тьфу», то ли » ура») упразднят Пенсионный фонд, передав его функции Федеральному казначейству – рассматривается и такое предложение.
Бухгалтер и «трудовая»
Довольно часто бухгалтер «попутно» выполняет роль кадровика. И это неудивительно, ведь кадровая работа теснее всего связана именно с работой бухгалтерии. И хотя кадровая документация в сравнении с бухгалтерской являет собой прямо-таки образец простоты и понятности, тем не менее кадровая работа иногда подкидывает бухгалтеру сложные задачки. Пройдемся, что называется, «по азам», обращая внимание на важные нюансы.
Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность человека (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). По ней исчисляют количество трудового и страхового стажа для расчета назначаемых пенсионных выплат.
Порядок оформления и ведения трудовых книжек установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек. Для учета трудовых книжек и вкладышей к ним кадровик должен вести Книгу учета, а сами бланки хранить в сейфе (как заполненные, так и чистые).
Если работник поступает на работу впервые, выдать ему трудовую книжку обязан работодатель. Сделать это необходимо в недельный срок со дня приема работника. Книжку оформляют в его присутствии. Не заводить трудовую книжку разрешено по соглашению сторон дистанционного договора (ст. 312.2 ТК РФ). При дистанционной работе, если записи в трудовую книжку не вносятся, стаж подтвердит дистанционный договор.
Запись о приеме на работу делается не позднее пяти рабочих дней с даты, когда сотрудник подписал трудовой договор (ст. 66 ТК РФ). Если же возникнет ситуация, когда на следующий день после устройства на работу сотрудник пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию, в его трудовой книжке не нужно делать никаких записей. Если он отработал всего один день, работодатель вправе не вносить запись в книжку.
В трудовую книжку вносят сведения (часть 4 ст. 66 ТК РФ):
- о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);
- о выполняемой им работе;
- о переводах на другую постоянную работу;
- о награждениях и поощрениях;
- об увольнении работника;
- о прекращении трудового договора.
Взыскания в трудовую книжку не записывают.
Также не вносят в трудовую книжку сведения о переводе работника на временную работу. На это указал Верховный суд РФ в решении от 01.02.2017 № АКПИ16-1221.
Судьи отметили, что для определения трудового стажа в целях назначения пенсии имеют значение периоды постоянной работы человека у работодателей. При временном переводе работника на другую работу у того же работодателя трудовой договор не расторгается, продолжает действовать, и трудовой стаж работника не прерывается.
Запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу должна быть занесена в трудовую книжку работника, если он проработал на предприятии или у индивидуального предпринимателя больше пяти дней и эта работа является основной. Днем отсчета считают день, когда сотрудник приступил к работе.
Запись о приеме можно не делать при поступлении на «дистанционную» работу, если это предусмотрено трудовым договором (ст. 312.2 ТК РФ).
В трудовой книжке книжке указывают:
- фактическую дату приема работника;
- название структурного подразделения (отдела), в которое он принят;
- название должности;
- дату и номер приказа о приеме на работу.
Внося в трудовую книжку сведения о работодателе, можно использовать штамп: это не противоречит действующему законодательству. По мнению Роструда, штамп приравнивается к записи в трудовой книжке. При этом необходимо, чтобы на нем были указаны полное и, при наличии, сокращенное наименование организации (письмо Роструда от 19.08.2015 № 1922-6-1).
Сведения о работнике
Сведения о работнике (на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, – военного билета, заграничного паспорта, водительских прав) вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Фамилию, имя, отчество и дату рождения пишут полностью.
Образование (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее – бакалавриат, высшее – специалитет, магистратура, высшее – подготовка кадров высшей квалификации), профессию или специальность указывают только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома), квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных знаний). Если у работника незаконченное образование (высшее или среднее), запись вносят на основании имеющегося подтверждающего документа (студенческий билет, зачетная книжка, справка из образовательного учреждения и др.).
Дату заполнения трудовой книжки указывают полностью: «25 мая 2018 года», а не «25.05.2018».
После того как все сведения будут внесены, работник должен своей подписью заверить их правильность.
Обратите внимание
С 1 июля 2018 года нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. В том числе документов, которые выдаются работникам при увольнении, включая копии трудовых книжек.
Подписывает титульный лист трудовой книжки работник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек. Затем на отметку М.П. ставят печать компании (если она есть). О проставлении печати организации при ее наличии на титульном листе трудовой книжки сказано в постановлении Минтруда России от 31.10.2016 № 588н.
Все изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии и специальности вносит работник, ответственный за ведение трудовых книжек, по последнему месту работы. Каждое изменение должно быть подтверждено документально, например паспортом, свидетельством о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества, со ссылкой на дату и номер этих документов.
Чтобы внести изменения, касающиеся фамилии, имени, отчества, даты рождения, на титульном листе одной чертой нужно зачеркнуть прежние фамилию, имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на подтверждающие документы дают на внутренней стороне обложки. Они должны быть заверены подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью фирмы или ее отдела кадров.
Аналогично вносят изменения в сведения об образовании, профессии или специальности работника. Если же их нужно дополнить, новые сведения дописывают рядом (или на следующей строчке). При этом ранее внесенные записи не зачеркивают.
Сведения о работе
Данные о работе вносят в графу 3 «Сведения о работе» трудовой книжки.
Сначала указывают наименование фирмы, в которую поступает на работу сотрудник.
Наименование пишут полностью, в соответствии с учредительными документами фирмы, включая организационно-правовую форму. Если учредительными документами установлено сокращенное название фирмы и ее организационно-правовой формы, его тоже указывают в «Сведениях о работе» – на следующей строке.
В графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи. Соответственно, если человек впервые поступает на работу, пишут номер 1.
В графе 2 указывают дату приема на работу.
Все записи производят арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год полностью).
В графе 3 на том же уровне, на котором сделаны записи в графах 1 и 2, пишут сведения о принятии или назначении. Если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, дополнительно указывают это структурное подразделение. Название должности, профессии с указанием квалификации должно соответствовать штатному расписанию. В графу 4 заносят дату и номер приказа, по которому работник принят на работу. При этом слово «приказ» нужно писать полностью.
Сведения о награждениях и поощрениях
Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях в трудовые книжки (образца 2004 года) отличается от порядка внесения этих сведений в трудовые книжки старого образца, 1974 года.
В трудовые книжки образца 1974 года в раздел «Сведения о награждениях» вносят сведения о награждениях государственными наградами, в том числе о присвоениях государственных почетных званий на основе соответствующих указов и других решений. А в раздел «Сведения о поощрениях» заносят сведения о награждениях и поощрениях, связанных с работой на предприятии.
В трудовые книжки нового образца (то есть действующие с 1 января 2004 года) все сведения о награждениях (поощрениях) за трудовые заслуги вносят в раздел «Сведения о награждении».
Обратите внимание: премии, которые предусмотрены системой заработной платы, а также премии, выплачиваемые нерегулярно, в трудовую книжку не вносят.
Чтобы внести в трудовую книжку сведения о награждениях (поощрениях) сотрудника, нужно:
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка написать полное название фирмы. Если учредительными документами фирмы предусмотрено сокращенное ее название, дополнительно нужно указать и его;
- в графе 1 проставить порядковый номер записи (соответственно, если работник впервые поступил на работу и был впервые награжден (поощрен), пишут номер 1);
- в графе 2 – дату награждения или поощрения;
- в графе 3 – кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением;
- в графе 4 – на основании чего внесена запись (со ссылкой на наименование, дату и номер документа).
Составление и заполнение
В конце этой статьи вы сможете скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек, чтобы правильно его составить. В любом случае, это должен делать не один человек: назначают комиссию, которая может состоять из 3-х лиц и более. Для этого подготавливают соответствующий приказ, который выпускают в организации.
ВНИМАНИЕ
В состав комиссии не может входить сотрудник, который передает бланки и тот, кто будет их принимать.
Члены созванной комиссии должны выбрать председателя, который будет руководить процессом.
Акт подписывают члены комиссии. Также этот документ должен быть утвержден руководителем организации.
Если книжки передают в другую компанию, то утвердить акт для совершения этого действия может любой из руководителей.
При необходимости мы предлагаем скачать образец акта передачи трудовых книжек и использовать его для заполнения. Дело в том, что официально утвержденного варианта для этого документа нет, поэтому многие организации пользуются готовыми образцами либо разрабатывают собственные варианты, если это необходимо.
В акте должны присутствовать следующие пункты:
- полное название организации (при этом для составления документа можно использовать официальный бланк компании);
- дата составления;
- гриф утверждения и печать (если она есть);
- указывают полный состав комиссии и непосредственную причину, по которой передают книжки;
- сведения о книжках вносят в таблицу, а также их количество;
- подписи.
Несмотря на то что установленной формы не существует и можно использовать образец акта проверки трудовых книжек или разработать собственный вариант, есть некоторые общие требования к этому документу:
- он может быть составлен в письменном виде, на компьютере или от руки;
- в нем не должно быть исправлений, недопустимы помарки (вариант, составленный от руки, должен хорошо читаться);
- подписи должны быть поставлены лично владельцами;
- если в документе несколько страниц, то их нумеруют по порядку и сшивают вместе.
Всё это имеет значение, когда производят проверку трудовых книжек. Ведь если документация подготовлена неправильно, она не будет иметь юридической силы.
Также см. «Книга (журнал) учета трудовых книжек».
С нашего сайта бесплатно скачать образец акта приема-передачи трудовых книжек можно по прямой ссылке далее.