Бухучет расходов на программу

Есть два подхода, как отразить расходы на покупку бухгалтерской программы.

Подход 1. Право использования программы можно признать в качестве нематериального актива (если программа будет использоваться более 12 месяцев) (п. 3 ПБУ 14/2007). Актив принимается к учету исходя из всех затрат на его приобретение. И далее стоимость программы погашается путем начисления амортизации в течение срока использования программы (п. 23 ПБУ 14/2007). Причем признание программы нематериальным активом не зависит от ее стоимости.

Подход 2. Если лицензионное вознаграждение уплачивается разовым платежом, то затраты на программу учитываются как расходы будущих периодов (на счете 97) и далее списываются на текущие расходы в течение срока действия лицензионного договора. Если такой срок в договоре не прописан, то затраты списываются в течение 5 лет (п. 4 ст. 1235 ГК РФ). В балансе стоимость программы отражается:

  • или в разделе I «Внеоборотные активы», если период списания расходов превышает 12 месяцев после отчетной даты;
  • или в разделе II «Оборотные активы» по строке «Запасы», если период списания расходов составляет менее 12 месяцев.

Как оприходовать программу 1С в 1С 8.3

Рассмотрим, как в 1С 8.3 отразить покупку программы 1С на следующем примере.

24 июля Организация в соответствии с лицензионным договором получила по акту приема-передачи от ООО «ПЕРВЫЙ БИТ» неисключительные права на использование программы «1С:ERP Управление предприятием 2» стоимостью 360 000 руб. Срок использования программы, указанный в договоре, составляет 2 года.

PDF

Учет затрат на приобретение программы 1С (неисключительное право) отражается документом Поступление (акт, накладная) вид операции Услуги (акт) в разделе Покупки — Покупки — Поступление (акты, накладные).

В документе указывается:

  • Номенклатура — программный продукт из справочника Номенклатура, Вид номенклатуры — Услуги.

По ссылке Счета учета:

  • Счет затрат — 97.21 «Прочие расходы будущих периодов»;
  • Расходы будущих периодов (РБП) — параметры для автоматического равномерного признания затрат на покупку программы 1С (ПО).

По рекомендациям Минфина для аудиторов (Приложение к Письму Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01), РБП отражаются:

  • в бухгалтерском балансе в Разделе I «Внеоборотные активы» по строке 1190 «Прочие внеоборотные активы» — если срок списания РБП более 12 месяцев;
  • в Разделе II «Оборотные активы» по строке 1210 «Запасы» — если срок списания менее 12 месяцев.

Изучить нормативное регулирование учета затрат на приобретение программного обеспечения (неисключительного права)

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 97.21 Кт 60.01 — отражение затрат на неисключительное право в расходах будущего периода.

Узнать подробнее как отражать расходы будущих периодов в 1С 8.3 Бухгалтерия

Отражение в учете затрат на покупку программы 1С

Для автоматического ежемесячного учета затрат на покупку программы 1С необходимо запустить процедуру Закрытие месяца регламентная операция Списание расходов будущих периодов в разделе Операции — Закрытие периода — Закрытие месяца.

Учет затрат на ПО за июль

Документ формирует проводку:

  • Дт 26 Кт 97.21 — учет затрат на ПО в составе общехозяйственных расходов за июль.

Учет затрат на ПО за август

Документ формирует проводку:

  • Дт 26 Кт 97.21 — учет затрат на ПО в составе общехозяйственных расходов за август.

Аналогично осуществляется учет затрат на покупку программы 1С за следующие месяцы до окончания срока использования неисключительного права.

Проверьте себя! Пройдите тест:

  • Тест № 29. Приобретение и принятие к учету нематериального актива (исключительное право)
  • Тест № 13. Учет прав на программные продукты

См. также:

  • Расходы будущих периодов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
  • Справочник Номенклатура в 1С 8.3: пример начального заполнения
  • Закрытие месяца в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Учет прав на программные продукты с описанием законодательства и нюансов оформления
  • Какие затраты могут учитываться в составе РБП

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Термин «купить 1С: Бухгалтерия» указывает на то, что покупатель приобретает не сам программный продукт, а право его использования. Действующее в России положение ПБУ 14/2007 классифицирует подобное ПО в качестве нематериального актива, который требуется отражать в бухгалтерском балансе.

В случае, если оплата покупки была осуществлена разовым платежом, то понесенные расходы относятся к категории расходов будущих периодов, после чего списание будет происходить частями в течение всего срока действия договора пользования программой.

В отдельных случаях лицензионный договор не устанавливает сроков. В такой ситуации пользователь самостоятельно с учетом своей учетной политики определяет период эксплуатации приобретенного программного обеспечения.

Для примера рассмотрим ситуацию, при которой компания приобрела лицензию на право пользования программой 1С, заплатив за это 13 тысяч рублей. Средства отнесены на счет расходов будущих периодов, и будут списываться на счет 26 «Общехозяйственные расходы» с периодом списания в 24 месяца равными долями.

Покупка программного обеспечения

Факт приобретения ПО отражается в программе 1С документом «Поступление товаров и услуг», при этом делается отметка о том, что покупка относится к категории услуги. В номенклатурный справочник должна быть внесена соответствующая позиция, в данном случае «Покупка программы 1С: Бухгалтерия версия ПРОФ». Номенклатура должна проходить по категории услуги.

В графу «Счета учета» требуется внести данные по счету 97.21 «Прочие расходы будущих периодов».

В процессе заполнения реквизита «Расходы будущих периодов» требуется создать новую расходную статью, задав не только стоимость приобретения, но и срок, в течение которого будет осуществляться списание (указываются начальная и конечная даты, параметры аналитики и так далее).

После этого указанная стоимость сразу же включается в расходы будущих периодов на указанную сумму. После проведения документа «Поступление товаров и услуг» система сгенерирует следующую проводку:

Дебет 97.21 Кредит 60.01

С учетом того, что рассматриваемая компания выступает плательщиком НДС, величина налога с покупки вынесена отдельной проводкой Дебет 19.04 Кредит 60.01

Списание расходов будущих периодов

Данная операция выступает регламентной. То есть ее проведение будет осуществляться системой автоматически на основании первоначально заданных расчетных параметров документом «Закрытие месяца». При этом 1С берет на себя все заботы по расчеты величины списываемых средств и самому списанию.

После того, как документ проведен, формируется проводка с отнесением расходов на счет 26, как и было установлено первоначально. Расчет суммы списания проведен системой на основе установленных дат начала и окончания периода использования.

Перейдя в движение документа через вкладку «Расчет списания расходов будущих периодов» всегда можно увидеть основные параметры списания по проводимой категории.

Программа будет осуществлять помесячное списание расходов в автоматическом режиме до того момента, когда в программе установлен срок окончания действия списания. Просмотреть созданные автоматически операции пользователь может в журнале регламентных операций, где они хранятся. Для этого требуется пройти через раздел «Операции» — «Закрытие периода» — «Регламентные операции».

Стоит отметить, что в 1С данная операция открыта для создания и в ручном режиме, при этом использование документа «Закрытие месяца» не требуется.

Сегодня невозможно найти компанию, не применяющую в работе какое-либо программное обеспечение – от специализированных производственных и учетных программ до средств защиты и сервисов представления отчетности. О том, как отразить в учете программное обеспечение (ПО), пойдет речь в нашей публикации.

Система учета программного обеспечения: исключительные права

Подобное право пользования ПО обычно возникает, если программа разрабатывается по заказу фирмы в соответствии с изложенными требованиями. При этом ПО учитывают в налоговом и бухучете как НМА (нематериальный актив).

Поставить на учет программное обеспечение следует по первоначальной стоимости, включающей в себя затраты, понесенные при покупке продукта. Если стоимость ПО не превышает 100 000 руб., то в налоговом учете актив признается неамортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), т. е. программу ценой до 100 000 руб. можно полностью списать на затраты в момент ввода в работу.

Срок полезного использования (СПИ) в налоговом учете определяется по техдокументации к ПО. Если установить его невозможно, фирма вправе сама определить срок службы, который не может быть менее 2-х лет (п. 2 ст. 258 НК РФ).

В бухучете предельная граница стоимости ПО для идентификации его в качестве амортизируемого НМА не установлена, поэтому начислять износ следует по всем НМА с известным СПИ. По активам с неопределяемым СПИ амортизация не исчисляется, но ежегодно предприятия обязаны пересматривать и уточнять срок службы НМА, подтвердив невозможность определения или установив его (п. 27 ПБУ 14/2007).

Исключительное право на ПО не имеет временных рамок, поэтому в бухучете СПИ определяется, опираясь на период, в котором планируется его использовать. На практике, чтобы избежать расхождений в налоговом и бухучете, предприятия устанавливают для ПО одинаковый срок использования.

Учет программного обеспечения: проводки

Покупка ПО на условиях исключительного права фиксируется в бухучете следующими записями:

Операции

Д/т

К/т

Учтены затраты на приобретение ПО

ПО введено в эксплуатацию

Начисление ежемесячной амортизации в бухучете по НМА с известным СПИ

20,26,44

Программное обеспечение — налоговый учет:

— если затраты на покупку ПО не превышают 100000 руб. его полная стоимость списывается на расходы

20,26,44

— если стоимость ПО выше 100000 руб. — начисляется амортизация

20,26,44

Пример

Компания, работающая на ОСНО, в июле 2018 приобрела исключительные права на программное обеспечение для организации кадрового делопроизводства стоимостью 300 000 руб. Регистрация перехода права на программное обеспечение, постановка на учет оформлена в июле 2018, при этом уплачена госпошлина в сумме 7500 руб. Срок действия исключительного права – 60 месяцев. В налоговом и бухучете амортизация по НМА начисляется линейным способом.

Операции

Д/т

К/т

Сумма

Учтены затраты на ПО:

Стоимость права пользования ПО по счету поставщика

Уплата госпошлины

Ввод ПО в эксплуатацию

Начисление амортизации с августа 2018 (307500 / 60 мес.)

20,26,44

По окончании СПИ (60 мес.) стоимость ПО будет учтена в расходах полностью. Если фирма захочет продлить действие исключительного права, то ПО не нужно списывать в бухучете, а продолжать учитывать с нулевой остаточной стоимостью. Сумму уплаченной в связи с этим госпошлины бухгалтеру придется отнести на текущие затраты.

Учет неисключительных прав на программное обеспечение

Покупка программного продукта по лицензионному соглашению дает приобретателю неисключительные права, подтверждаемые лицензией. В такой ситуации программа не может быть отнесена в состав НМА, поскольку собственностью фирмы не является. Учет затрат по ее приобретению будет осуществляться в расходах будущих периодов (РБП) на счете 97.

В налоговом учете такие затраты на ПО списывают ежемесячно равными долями в течение всего времени использования, т.е. периода действия лицензии. Если СПИ не означен в договоре, п. 4 ст. 1235 ГК РФ считает его заключенным на 5 лет, т. е. затраты компания распределяет исходя из этого периода, устанавливая его самостоятельно. В бухучете списывать затраты по приобретению неисключительных прав на ПО можно, как и в налоговом — равными долями или одномоментно. Обычно компании практикуют ведение БУ и НУ, равномерно распределяя расходы на весь период действия лицензии.

Кроме того, пользователь обязан вести учет лицензий программного обеспечения за балансом, открыв, например, новый счет 012 «НМА, полученные в пользование по лицензионному договору», поскольку неисключительное право на ПО у продавца является объектом НМА. Платежи за обновление программы учитывают в составе производственных текущих затрат.

Учет программного обеспечения в бухгалтерском учете 2018 при покупке с неисключительными правами осуществляется такими записями:

Операции

Д/т

К/т

Оплата за пользование программой

60,76

Приобретено право использования ПО

60,76

Лицензия на программное обеспечение (бухгалтерский учет) учтена за балансом в величине оценки по договору

Списание (ежемесячно) доли расходов будущих периодов (сумма затрат / количество месяцев пользования ПО)

20,26,44

Списание стоимости актива по завершении срока лицензии на использование ПО

Компания приобрела бухгалтерскую программу стоимостью 60 000 руб. Стоимость сопровождающих услуг ежемесячно 1 770 руб., в т.ч. НДС – 270 руб. Установлено ПО с 1 апреля 2018, срок лицензии — 2 года.

Налоговый и бухучет совпадают. Бухгалтер производит записи, используя следующие счета учета программного обеспечения:

Операции

Д/т

К/т

Сумма

В апреле 2018:

Приобретено право использования ПО

Лицензия на ПО учтена за балансом

Ежемесячно за период пользования программой (с 01.04.2018 по 31.03.2020)

Доля затрат списана на расходы (60000 / 24 мес.)

Оплачены услуги за месяц по сопровождению ПО

Начислен НДС по услугам сопровождения

НДС принят к вычету

Списание актива в связи с завершением срока лицензии на использование ПО

Как отразить покупку программы 1С в бухгалтерском учете

Мы ВКонтакте: 1С новости, 1С в облаке, 1С отчетность

Согласно ГК РФ, приобретая программное обеспечение на магнитном носителе (диске), организация получает право собственности на диск и неисключительное право на использование содержащегося на нем экземпляра программы.

Документальное оформление

Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.
Документальным подтверждением расходов, связанных с приобретением неисключительного права на использование программных продуктов, в данной ситуации служат:
— лицензионный договор;
— акт приемки-передачи неисключительных прав на использование программного обеспечения;

Налоговый учет при ОСН

В целях налогового учета затраты на приобретение программ включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Порядок признания расходов в налоговом учете установлен в ст. 272 НК РФ. В соответствии с ней в случае, если сделка не содержит условий о периоде возникновения расходов и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

Если в договоре о приобретении неисключительной лицензии на использование программного продукта или в отдельных соглашениях правообладателем установлен срок использования программного продукта, то расходы на его приобретение признаются таковыми равномерно в течение этого срока. (п. 1 ст. 272 НК РФ).

При приобретении ПП «1С:Предприятие 8» договором не определен срок действия лицензии, но в «Пользовательском лицензионном соглашении» прописано следующее: «… в течение всего срока эксплуатации Лицензиатом ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА и/или нахождения у него экземпляров ПРОГРАММНОГО ПРОДУКТА.»

Помимо этого в информационном письме от фирмы «1С» сообщается, что срок полезного использования программных продуктов фирмы «1С» семейства «1С:Предприятие 8» составляет 2 (два) года с момента ввода в эксплуатацию. (Смотри Приложение).

Следовательно, в налоговом учете стоимость программных продуктов семейства «1С:Предприятие 8» организация учитывает в составе прочих расходов равномерно в течение двух лет.

Налоговый учет при УСН

Для лиц, применяющих упрощенную систему налогообложения, ситуация выглядит более простой.

Организации, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, могут учесть затраты, которые перечислены в закрытом перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В соответствии с пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных (письмо Минфина России от 11.06.2009 N 03-11-06/2/103).

Учитывая это, считаем, что все расходы, установленные лицензионным соглашением, заключенным Вашей организацией с правообладателем, могут быть учтены в целях налогообложения при применении УСН.
В соответствии с п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ. То есть они должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.
Согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщиков признаются затраты после их фактической оплаты.

Бухгалтерский учет

Приведенные выше критерии учета программного обеспечения в принципе верны и для целей бухгалтерского учета.
Приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результата интеллектуальной деятельности не признаются объектами НМА на основании п. 3 ПБУ 14/2007 «Нематериальные активы».
Согласно п. 39 ПБУ 14/2007 нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем (лицензиатом) на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре (например, по дебету самостоятельно введенного забалансового счета 012 «НМА, полученный в пользование на основании лицензионного договора»).
Списание стоимости полученного в пользование НМА с указанного забалансового счета производится на дату окончательного прекращения использования этого НМА.

При этом платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа, отражаются в бухгалтерском учете пользователя (лицензиата) как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора, но при приобретении программных продуктов «1С:Предприятие 8» согласно пользовательскому лицензионному соглашению и информационному письму фирмы «1С» — в течение срока эксплуатации , установленного правообладателем — 2 лет.

В течение этого срока сумма единовременного платежа равномерно включается в состав расходов текущего периода на 26 счет «Общехозяйственные расходы», т.к. ПП «1С:Предприятие 8» приобретен для нужд бухгалтерии (п. 18, абз. 3 п. 19 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

В бухгалтерском учете проводятся следующие записи:
1) отражение затрат по приобретению неисключительного права на использование программного обеспечения по лицензионному договору;

В программе «1С:Бухгалтерия» редакции 3.0 данная операция отражается документом «Поступление товаров и услуг», как услуга, т.к. программный продукт невозможно оприходовать на склад как товар или материал.

На закладке «Услуги» в качестве счетов затрат прописывается 97.21 и дополнительная аналитика:

На закладке «Счета расчетов» прописываются счета взаиморасчетов с контрагентом 76.05, т.к. фирма-партнер «1С» не является поставщиком по лицензионному договору.

По итогам проведения документа формируются бухгалтерские и налоговые записи:

2) оплата неисключительных прав на использование программного обеспечения по лицензионному договору;

Данная операция отражается по банковской выписке документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику»:

При проведении документ формирует следующие бухгалтерские записи:

3) принятие на забалансовый учет объекта НМА, полученный в пользование (на основании лицензионного договора).

Данная операция отражается документом «Операция БУ и НУ»:

4) ежемесячное списание затрат на приобретение указанных прав в порядке, установленном организацией по лицензионному договору.

Данная операция полностью автоматизирована и отражается регламентной процедурой Закрытия месяца – Списание расходов будущих периодов:

Назад в раздел

Как в 1с отразить приобретение программы 1с

Натали 31.07.2017 14:20

Оксана, смотрите какая ситуация. По лицензии вы приобретаете не само программное обеспечение 1С, а право на использование результатов интеллектуальной деятельности. Оно обычно неисключительное. Соответственно, если вы обратитесь к ПБУ 14/2007, то увидите, что данное право не является нематериальным активом.

Если платеж за ПО был разовый, то вы должны будете стоимость данного неисключительного права отнести на расходы будущих периодов. Далее эта сумма будет подлежать постепенному списанию на затраты (счет 26 «Общехозяйственные расходы») на протяжении всего срока действия договора.

Не знаю как в вашем случае, но в моей практике случалась такая ситуация, что в лицензионном договоре не было информации о сроке действия. В этом случае ваша фирма имеет полное право самостоятельно определить срок эксплуатации ПО. Это нужно будет указать в учетной политики вашей фирмы. По информационному письму фирмы «1С» рекомендуемый срок использования программы составляет 2 года.

Первым делом вам нужно будет оприходовать софт. Для этого создаете документ «Поступление товаров и услуг». Вид документа выбираете «Услуги (акт)». В списке вам надо будет указать вашу приобретенную программу 1С. Для этого вам в справочнике «Номенклатура» нужно будет создать новую позицию. Вы можете назвать ее как вам удобно, например, «Покупка программы 1С: Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) ПРОФ». Заметьте, что вид номенклатуры должен быть «Услуга», а не «Товары». В графе «Счет учета» указываете счет 97.21 «Прочие расходы будущих периодов». При заполнении реквизита «Расходы будущих периодов» нужно создать новую статью расходов будущих периодов. В ней вы должны будете указать стоимость программы и порядок списания расходов. То есть дату когда начнется списание и когда закончится, счета, аналитику затрат).

Теперь можно провести документ «Поступление товаров и услуг». При этом 1С сформирует проводки: Дт 97.21 Кт 60.01 и если организация является плательщиком НДС проводка будет выполнена на величину стоимости программы без НДС, а на НДС будет сформирована проводка Дт 19.04 Кт 60.01.

Что касается списания расходов будущих периодов, то эта операция будет осуществляться в соответствии с параметрами, заданными программой автоматически, когда вы будете выполнять обработку «Закрытие месяца». 1С сама определит, нужно ли списывать расходы будущих периодов и рассчитает необходимую сумму.

При осуществлении операции списания будет сформирована проводка согласно указанному счету затрат (счет 26). Сумма определяется в соответствии с выбранными датами начала и окончания списания.

Если вы откроете в документе вкладку «Расчет списания расходов будущих периодов», то вы увидите расчет списания расходов будущих периодов, параметры списания. Суммы списания и остатка.

Списание расходов будущих периодов будет осуществляться автоматически, пока не закончится указанный срок списания. Списание расходов будущих периодов отражается при закрытии месяца в списке операций по закрытию периода. Операции можно посмотреть в журнале регламентных операций. Чтобы это сделать нужно зайти «Операции» — «Закрытие периода» — «Регламентные операции». Можно создать данную операцию и вручную, не применяя обработку «Закрытие месяца»

Натали, бухгалтер

Ответить

При заполнении реквизита «Расходы будущих периодов» необходимо создать новый элемент справочника – новую статью расходов будущих периодов, указав в ней стоимость программы и параметры списания (порядок признания расходов, дату начала списания, дату окончания списания РБП, счет и аналитику затрат):

Таким образом, стоимость приобретенной программы будет сразу включена в РБП. Проведем документ «Поступление товаров и услуг», при этом он сформирует проводку в Дт бухгалтерского счета 97.21 по введенной статье «1С Бухгалтерия». (В данном примере организация-покупатель является плательщиком НДС, поэтому проводка выполнена на величину стоимости программы без НДС, а сумма НДС отнесена в Дт 19.04):

Операция является регламентной. Она будет производиться согласно указанным параметрам (порядок признания расходов, период, счет списания) автоматически при выполнении ежемесячной обработки «Закрытие месяца». Программа сама определит необходимость списания РБП и рассчитает сумму.

При выполнении операции сформирована проводка согласно указанному счету затрат (в нашем примере счет 26), сумма рассчитана исходя из выбранной даты начала списания и даты окончания.

В форме движений документа на вкладке «Расчет списания расходов будущих периодов» пользователь может увидеть расчет списания РБП, параметры списания, сумму списанных РБП и остатка.

Автоматическое списание расходов будущих периодов будет выполняться обработкой закрытия месяца вплоть до окончания указанного срока списания.

Созданная при закрытии месяца операция по списанию РБП сохраняется вместе с другими операциями закрытия периода в журнале регламентных операций (раздел «Операции» – Закрытие периода – Регламентные операции). Программа позволяет создавать эту операцию и вручную, без использования обработки «Закрытие месяца».


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *