Содержание
Как составляется приказ о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту
Расчет с работниками безналичным способом становится все более популярным среди организаций-работодателей. Перечисления касаются не только зарплатных выплат, но и выдачи подотчетных сумм. Так как действующее Положение о порядке кассовых операций разъясняет действия только по расчетам с подотчетными лицами наличными, множество бухгалтеров на практике сталкиваются с вопросом подотчетных средств с помощью корпоративных карт.
Корпоративная карта, по сравнению с другими способами расчета с работниками, имеет множество достоинств: возможность получения средств в любое время суток, снижение риска кражи наличных, минимальный объем отчетной документации. Для работы с корпоративными картами требуется открытие специального счета с наличием на нем средств, доступных держателям карты.
Отличием от наличной выдачи средств под отчет служит тот факт, что средства на карте не выдаются сотруднику в определенной сумме. Выдачей средств станет факт их снятия с карты работником или безналичном проведение платежа. Любое из данных действий подлежит отчету с внесение в форму авансового отчета потраченной суммы в графах «Получен аванс» и «Израсходовано».
Можно ли
Законодательством не предусмотрено каких-либо нормативов относительно правил выдачи «под отчет» на карточку работника. Процедура описана только по поводу выплаты подотчета наличными через ведение кассовых операций организациями, сведения о которой приведены в указании Банка России №3210У от 11 марта 2019 года.
Другое положение Центробанка №266П «Об эмиссии платежных карт», опубликованное в 2004 году, позволяет юридическим лицам и предпринимателям оплачивать расходы с помощью карт, оформленных на доверенные лица.
В этом же акте Центробанком вводится перечень расходных операций, разрешенных к оплате уполномоченным сотрудником организации:
- по расходам на осуществление деятельности предприятия в пределах России;
- по выплате командировочных;
- для представительских расходов;
- другие расходные операции, не противоречащие законодательству.
Корпоративная карта, через которую сотрудник получает определенные целевые средства, привязаны к расчетному счету, принадлежащему юр. лицу или ИП.
Отличием безналичной выдачи средств под отчет от денег, выданных через кассу, не требует составления заявления от уполномоченного работника с указанием конкретной суммы и срока использования.
В соответствии с п. 1.5 Положений об эмиссии карт, дебетовые, кредитные, предоплаченные карты относятся к электронным средствам совершения платежей, позволяющим клиенту выполнять денежные переводы безналичным способом.
Таким образом, подобные выплаты средств под отчет относятся к безналичным перечислениям, к которым не применимы правила расчетов наличными. Это освобождает от выполнения стандартных при наличной выдаче действий – написанию заявления и визирования его руководителем предприятия по факту каждой расходной операции.
Расход на корпоративной карте может быть ограничен для того, чтобы у организации была возможность контролировать финансовые действия своих сотрудников.
Ограничить расход можно:
- с помощью лимита по карте;
- определения лимита внутренним приказом предприятия;
- остатком доступных средств.
Центральные моменты
Необходимые документы
Для того, чтобы предприятие переводило средства сотрудникам на зарплатную карту, согласно Письма Минфина№ 03-11-11/42288, опубликованного 25.08.14 года, требуется составление заявления.
В заявлении должна быть отражена просьба работника переводить средства по реквизитам конкретной карты. Отсутствие данного заявления в документации организации станет поводом для налоговой считать выплаченные средства не подотчетными, а зарплатными, что позволит взимать с переводимых сумм подоходный налог.
Избежать проблем с ФНС позволит четкая формулировка в назначении платежей безналичной выдачи подотчетных средств. При подаче авансового отчета работник прилагает подтверждающие расход средств с карты чеки, выдаваемые банковскими терминалами либо банковские выписки. Данные документы станут основанием освобождения от вычета НДФЛ с подотчетных сумм.
К достоинствам выдачи подотчета безналичным способом относят оперативность выплат и снижение трудозатрат работников, а также уменьшение банковской комиссии и способность передать необходимые средства работнику, находящемуся в другом регионе.
При осуществлении выдачи подотчета с помощью карты, следует более внимательно относиться к правильному и полному оформлению документов (заявление, первичная отчетность, бухгалтерские документы), которые проверяющий инспектор налоговой службы сочтет достаточными для признания подотчета.
Следующие документы позволят идентифицировать выдачу средств в качестве подотчетных средств:
- коллективный договор;
- принятое в организации положение о командировках;
- действующий договор банковского обслуживания;
- утвержденный работодателем приказ об адресных перечислениях наемным работникам по списку;
- платежные поручения, свидетельствующие о перечислении средств на хознужды или командировочные.
Бланк приказа о зачислении подотчетных сумм на корпоративную карту
Особенности процедуры
Выполнение расчетов с сотрудником под отчет требует надлежащего оформления документов, в том числе и авансового отчета.
Безналичная выплата под отчет для использования средств сотрудником имеет свои особенности:
Последовательность действий | На командированного сотрудника должны быть подготовлены документы:
Скачать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм |
Указание назначения расхода средств |
|
Процедура оформления возврата |
|
Преимущества способа
Использование корпоративных карт для перечисления подотчетных средств значительно облегчают процесс взаимодействия бухгалтерии с сотрудниками, а также сокращают документооборот предприятия. С их помощью работники могут совершать безналичные платежи в рамках предоставленных полномочий или снимать средства наличными.
Заявление на отпуск генерального директора обязательно должен подписать официальный руководитель предприятия.
Как правильно оформить приказ о выдаче денег под отчет руководителю — читайте .
К преимуществам такого способа выдачи подотчета относится минимальный документооборот компании:
- Для произведения выплаты наличными, предприятию потребуется снять средства с расчетного счета, подписав перед этим у руководителя соответствующий чек, получит средства в банке, оформить кассовый приходный ордер с внесением записи в кассовую книгу. Для пополнения карты с привязкой к специальному счету достаточно оформить обычное платежное поручение, а если карта привязана к общему расчетному счету, оформления платежки не потребуется.
- Для того, чтобы получить наличные сотрудник пишет заявление о выдаче суммы под отчет на определенный срок, а руководитель визирует документ. При использовании карты необходимость в заявлении отпадает.
- Не требуется и заполнение расходного кассового ордера, как это предусмотрено при операциях с наличными.
- В отличие от отчета по наличным средствам, работник может использовать карту повторно, в соответствии с установленными подотчетными тратами, при этом, отчет может быть составлен по факту всех понесенных в процессе исполнения должностных обязанностей затрат.
Условия и способы выдачи
Законом предусмотрена возможность использования зарплатной карты для перечисления подотчета сотруднику предприятия. В рамках своих полномочий, работник может снимать средства наличными, оплачивать услуги, товары безналичным способом, осуществлять валютные операции, разрешенные на территории РФ.
Средства под отчет выдаются сотруднику одним из указанных способов:
Выдача наличными в кассе | Средства для расчета с сотрудником идут с расчетного счета, либо выплачиваются из наличности, полученной при реализации товаров и услуг организации. |
Карта корпоративная |
|
Карта зарплатная | Средства для оплаты командировки или подотчетного расхода могут поступать на зарплатную карточку сотрудника. Возможность совершения подобных расчетов должна быть отражена в утвержденной учетной политике организации. |
Частые ошибки
К наиболее распространенным ошибкам при проведении расчетов, относят следующие:
- нарушен порядок оформления документа;
- не соблюдены требования нормативов относительно данной операции.
Следующие меры позволят избежать недоразумений и ошибок при оформлении выдачи под отчет по пластиковой карточке и возврату:
- определение способа учета выдачи карточек и их возврат;
- определение порядка документального оформления (требование составления заявления по каждому случаю выдачи, изданию работодателем внутреннего приказа);
- принятие мер по защите карточки от нецелевого использования посторонними, защита информации о пин-коде;
- утвердить порядок действий сотрудника в случае утери карточки.
Сам по себе факт владения картой компании не означает получение средств от предприятия на расходы. Сотрудник признается подотчетным лицом только после того, как использует денежные средства, имеющиеся на карточном счете.
В отношении налоговых органов, отсутствует требование сообщить информацию об эмиссии корпоративной карточки т.к. в фискальный орган предоставляются сведения только по открытым банковским счетам организации.
Так как карта не относится к самостоятельному виду расчета и требует привязки к определенному счету. Если для выпуска карты не требуется открытия отдельного счета компании, налоговые структуры о факте получения карты компанией не информируются.
Порядок регулирования вопросов использования карточки несколькими подотчетными физическими лицами требует прояснения ситуации с защитой средств на карте от несанкционированного использования посторонними.
Как правило, при выпуске именной карты, ответственным за расходованием средств с нее признается руководитель, на имя которого она была выпущена. Несмотря на тот, что корпоративная карта именная, ее владельцем руководитель организации не считается.
В то же время, руководитель предприятия несет полную ответственность в части соблюдения кассовой дисциплины при выполнении взаиморасчетов с подотчетным сотрудником. Наделение полномочиями относительно использования карты и управления расходом средств по ней должно быть зафиксировано во внутренней документации предприятия.
Надлежащее исполнение расходных операций и оформление отчетности по ним связано с формированием соответствующих авансовых отчетов. При выявлении перерасхода средств по авансовому отчету, сотруднику перечисляются на карту необходимые средства, а в бланке отчета указываются сведения по расходному ордеру, ставшему основанием для возврата части перерасходованных средств.
Оформление формы приказа о поощрении работника должно проводиться под контролем бухгалтера, ответственного за кадровый учет.
В этой статье указано, как составляется уведомление о возможности отказа от работы в выходной день.
Куда подается сообщение о создании обособленного подразделения — поясняют по .
>Приказ о подотчетных лицах
Основные сведения
Сегодня практически на каждом предприятии имеется специальный документ, в котором обозначается перечень подотчетных сотрудников.
Он дает право работодателю осуществлять выдачу средств своему страднику через кассу или же безналичным образом, на карту.
При этом следует помнить, что процедура данного типа должна быть соответствующим образом отражена в бухгалтерском учете. Причем сделать это требуется своевременно.
В специальном приказе обозначается время, в течение которого сотрудник имеет право пользоваться определенной суммой денег.
Необходимо помнить, что он должен в обязательном порядке отчитаться за все расходы и сдать непотраченные средства обратно в организацию.
Также иногда сотрудник расходует средства более выданного ему предприятием лимита. В таком случае ему также через кассу, на основании РКО, выдается определенное количество средств.
Подобного рода операции (задолженности) также необходимо отражать проводками:
Дебиторская задолженность | Долг предприятия перед работником |
Кредиторская задолженность | Долг работника перед предприятием |
Следует помнить о необходимости соблюдения правил ведения бухгалтерского учета. В противном случае, при отражении несоответствующим образом, налоговая служба может воспринять ошибки как попытку ухода от налогов.
В таком случае может быть наложен достаточно серьезный штраф. Подобного рода ситуаций необходимо избегать.
Также при возможности необходимо заранее разобраться со следующими вопросами:
- что это такое – выдача денег под отчет на карту?
- кем осуществляются операции?
- законные основания.
Что это такое
Выдача денег подотчет на карту на сегодняшний день представляет собой специализированную финансовую операцию.
При этом следует помнить о необходимости соблюдения достаточно обширного перечня самых разных правил и особенностей подобного действия. Прежде всего, стоит разобраться с назначением платежа в подотчет на карту.
Образец его можно будет найти в интернете или же получить консультацию в специализированных организациях, занимающихся подобного рода вопросами.
Обязательным условием проведения подобного рода операции является наличие сотрудника в соответствующем приказе о подотчетных лицах.
Не допускается перевод средств на карту работникам, отсутствующим в данном перечне. Данное действие является в обязательном порядке наказуемым.
Кем осуществляются операции
Уполномоченными лицами, на основании решения которых может быть осуществлена рассматриваемая операция, являются:
- директор – исполнительный, генеральный;
- главный бухгалтер или же иное уполномоченное лицо;
- кассир.
Директор и главный бухгалтер, а также все работники в обязательном порядке должны проставить свои подписи на специальном приказе. В противном случае действительным он считаться не будет.
Сама же операция по выдаче подотчетных средств осуществляется следующими лицами:
Бухгалтером и расчетчиком | При перечислении необходимого количества средств прямо на карту |
Кассиром | Если деньги выдаются на руки (обязательно формирование РКО – расчетного кассового ордера) |
При этом процедура рассматриваемого типа имеет некоторые важные особенности, связанные именно с формой собственности конкретного предприятия.
Например, перечисляя средства подотчет на карту сотрудника с расчетного счета ИП, требуется обязательно ориентироваться на Положение Банка России №373-П от 12.10.11 г. «О порядке ведения кассовых операций».
Следует помнить о достаточно обширной законодательной базе, затрагивающей данный вопрос, и все положения НПД нужно соблюдать.
Законные основания
При реализации перечисления подотчетных средств на кассу собственного сотрудника руководителю предприятия, а также главному бухгалтеру необходимо ориентироваться на следующие документы:
№266-П от 24.12.04 г. под редакцией от 10.08.12 г. | Положение Банка России об эмиссии банковских карт и о различного рода операциях с их использованием |
Письмо Центрального Банка №29-1-1-7/4625 от 23.07.09 г. | Согласно данному документу, все операции не являются предметам урегулирования банковских операций |
ст.№168 ТК РФ | Согласно данной статье порядок возмещения всех расходов, которые связаны с командировками и иными должностными обязанностями, определяется трудовым договором |
Письмо Минфина №14-03-03/728 от 05.10.12 г. | В данном документе имеется рекомендация свершать все операции по выдаче подотчетных средств своим сотрудникам прямо на руки |
Постановление ФАС Северо-Западного округа №А52-174/2007 от 11.02.08 г. | Данным постановлением выражается возможность и в некоторых случаях необходимость вывода средств именно на карточный счет сотрудника |
Также на законодательном уровне установлено, что для осуществления отчетности по всем операциям необходимо будет в обязательном порядке оформить достаточно обширный перечень документов.
Причем часть из них должен сформировать именно работник при отбытии в командировку и прибытии из неё. Все документы должны быть непременно составлены соответствующим образом.
Они должны храниться в течение определенного времени и при необходимости предоставляться ФНС.
Особенности выдачи денежных средств переводом
Следует помнить, что выдача денежных средств переводом имеет очень большое количество самых разных особенностей.
Как заполнить образец авансового отчета по командировке смотрите в статье: авансовый отчет по командировке.
Внесены ли изменения по авансовому отчету в 2019 году, .
При этом все их следует соблюдать. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода вопросов со стороны налоговой службы.
Именно поэтому необходимо заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами, затрагивающими данный момент:
- порядок необходимых действий;
- назначение платежа в подотчет на карту;
- возврат неиспользованных подотчетных сумм.
Особое внимание следует уделить именно порядку необходимых действий. Существует определенный регламент, он закреплен в действующем на территории РФ законодательстве.
Порядок необходимых действий
Необходимо помнить, что для сведения к нулю налоговых рисков предприятия при выдаче подотчетных сумм сотруднику для свершения каких-либо трат, требуется сформировать следующие документы:
Специальный приказ о направлении работника в командировку | по форме №Т-9, Т-9а |
Максимально точно составленное служебное задание | Для этого применяется унифицированная форма №Т-10а |
Удостоверение для свершения командировочной поездки | №Т-10 |
Данные документы должны быть по прибытии сданы в бухгалтерию и отдел кадров.
Также необходимо помнить, что согласно п.26 Положения №749 в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов:
Авансовый отчет | В нем должны быть максимально подробно обозначены все израсходованные суммы по причине поездки в командировку |
Полный отчет обо всей выполненной работе | Согласно унифицированной форме №Т-10а |
После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки.
Необходимо помнить, что указание неправильных счетов может привести опять же к наложению штрафов и иным проблемам.
Отражение в бухгалтерском учете следует делать отдельно для каждой операции — выдачи средств и сдачи их обратно в бюджет предприятия сотрудником.
При отсутствии опыта в данном вопросе бухгалтеру стоит предварительно проконсультироваться.
Назначение платежа в подотчет на карту
Чтобы избежать различного рода претензий со стороны ФНС, предприятию необходимо в обязательном порядке ввести соответствующие изменения в свою учетную политику.
Следует в специальном внутреннем нормативном акте описать порядок проведения расчетов с подотчетными лицами с учетом перечисления средств на карточки работников.
Следует помнить о важных нюансах при реализации операции рассматриваемого типа:
- в платежном поручении, на основании которого будет осуществлено перечисление требуемой суммы на карточный счет сотрудника, необходимо будет указать «Перечисление подотчетных денежных средств»;
- необходимо помнить, что работник в обязательном порядке должен писать заявление на каждую операцию по перечислению подотчетных средств на его карту или же с неё.
Работник предприятия может в дальнейшем оплачивать все покупки картой и даже снимать средства для осуществления наличного расчета.
Но в таком случае, помимо подтверждающих документов, которые прикладываются к авансовому отчету в обычном случае, необходимо представить:
- чеки;
- билеты;
- товарные чеки и иное.
Также лучше всего предоставить по месту работы оригиналы слипов, квитанции всевозможных терминалов, а также банкоматов.
При возможности стоит снять со всех этих документов копии, так как они почти всегда со временем выцветают. Ранее перечисление подотчетных средств на карту было делом достаточно рискованным.
ФНС часто расценивало эти суммы как зарплату и требовало оплаты НДФЛ, фонды начисляли взносы. Письма Минфина №14-03-03/728 от 05.10.12 г. изменило ситуацию.
Следует лишь помнить, что, во избежание различного рода санкций со стороны всевозможных контролирующих органов, требуется организовать правильный документооборот.
Также стоит максимально подробно разобраться с процедурой возврата неиспользованных сумм.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Непосредственно в законодательстве срок, в течение которого работник обязан вернуть не растраченные средства, не обозначается.
Как может быть погашена задолженность подотчетного лица узнайте из статьи: задолженность подотчетных лиц.
Какая проводка, если выдано из кассы подотчет, .
Как выглядит образец приказа о назначении подотчетных лиц в 2019 году, .
Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации. Большинство работодателей обозначает срок 3 дня.
Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату.
Возврат средств можно осуществить двумя способами:
- в кассу предприятия;
- безналичным переводом.
Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке. Данное требование следует строго соблюдать.