Правила оформления телефонограммы

Особенности оформления телеграмм и телефонограмм.

Телеграмма предназначена для передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Используют в тех случаях, когда необхо­дима более быстрая (по сравнению с почтой) до­ставка док-та получателю.

Виды: По адресату: обыкновенные, правительственные, пресса, международные.

По сроку доставки: обычная (6 часов), срочная (3 часа), молния (1 час).

По специальным пометам: простая, информацией особого сведения (с оплаченным ответом, заверенная, с уведомлением о вручении или доставки).

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистра­ционный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес орга­низации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дату.

Текст телеграммы печатают без абзацев и перено­са слов. Текст телеграммы отличается так называе­мым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. Текст излагается кратко, без союзов и предлогов, частиц (кроме частицы «не»), с сокращенными знаками препинания: ТЧК, ЗПТ, КВЧ, ДВТЧ, СКБ, НР. Все цифровые данные пишутся словами, не используются сложные предложения. Необходима только конкретная информация, отражающая сущность вопроса. Сочетание букв и цифр допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

В управленческой практике текст телеграммы печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами че­рез два интервала без абзацев и переноса слов. Текст телеграммы заканчивается номером теле­граммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатает­ся фамилия (без инициалов и указания должнос­ти) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежа­щая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и про­писными буквами) печатают наименование и по­чтовый адрес организации-отправителя, наимено­вание должности, инициалы и фамилию должно­стного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Телеграммы визируются в соответствии с приня­тым в организации порядком. Под­пись заверяется печатью. Первый экземпляр теле­граммы направляется на телеграф, второй — под­шивается в дело.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Телефонограмма — разновидность телеграммы: разница заключаете! лишь в способе передачи и приема текстовой информации, поскольку в этом случае нет необходимости в услугах третьих организаций, например почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записывающему слова на другом конце телефонной линии.

Другими отличиями являются более высокая скорость передачи информации, возрастание ее объема при передаче за один прием.
Недостатком телефонограмм является техническое обеспечение процесса передачи (качество телефонной связи).
Определенными навыками должен обладать сотрудник, отвечающий за работу с телефонограммами: он должен обладать некоторыми творческими задатками для написания текста, звучным голосом и прекрасной дикцией для последующего воспроизведения написанного, а для исполнения роли принимающей стороны — обладать хорошим слухом и сноровкой, позволяющей ему одинаково хорошо управляться и с телефонным аппаратом, и канцелярскими принадлежностями.
Передача и прием телефонограмм осуществляются по специальному «Журналу телефонограмм»: первый раздел журнала служит для записи поступающих в адрес организации телефонограмм, второй раздел — для оформления текста телефонограмм, подлежащих отправке (передаче).
Структура телефонограммы незначительно отличается от структуры телеграммы и включает в себя: полное наименование адресата (адрес не указывается, поскольку вы доставляете информацию непосредственно в стены организации);
¦ основной текст (в пределах 1000 знаков, или 9—12 предложений); полное наименование отправителя; фамилию лица, передавшего информацию, номер телефона, с которого телефонограмма отправлена; дата и время окончания передачи.
Правила подачи информации в телефонограмме практически совпадают с телеграммными. Текст телефонограммы должен быть написан максимально четко и аккуратно — именно от этого зависит, насколько верно будет истолкована телефонная информация.
При м cj) тел еф о ног р а м м
«Начальнику опытного производства завода № 23 Сергееву* 23 ноябри с. 1. с 9 до 16 часов будет прекращена подача горячей йоды в цеха производства и жилые дома 3, За, Зв и 7 заводского поселка* Прошу известить ой этом соответствующих должностных лиц и коменданта поселка*
Подписал: начальник ТЭЦ-3 Гусейнов*
Передала Смирнова, тел* для справок 4-50-90,
22 ноября 2002 г., 16*30″*
«Дирекции радиовещания г. N-ска — директору радиоузла Бабину.
13 февраля с* г* п малом зале здания администрации города заместитель главы администрации проводит совещание в евши с организацией 15 февраля памятных мероприятий по случаю годовщины Вывода ОВК из Республики Афганистан* Просим прислать представителя для решения вопросов но организации радиовещания с места проведении мероприятий*
Начало совещания — 15 часов* Вход в здание — по документам, удостоверяющим личность* Фамилию Вашего представителя сообщите но тел* 22-00-09 сегодня до 18 часов*
Подписал: помощник главы администрации Переверзев* Передала Нифонтова, тел. для справок 22-00-09*
И феврали 2002 г., 10.00″*
«Командиру отдельного батальона дорожио-поегшюй службы Сан ко.
В свази со следованием через ‘территорию области автомобильного кортежа с правительственной делегацией Республики Корея прощу Вас и период с 22 по 24 апрели с. и принять дополнительные меры по обеспечению безопасности дорожного движения на трассах М19 (5—111-й км) и М47 (165—220-й км).
Быть roman,ш доложить мне о пршшшх мерах завтра к 12 часам* Время проезда делегации сообщу при встрече.
Подписал; t-й заместитель начальника ГИБДД области генерал-майор Калюжный.
Передал: ст. лейтенант ГИБДД Грмолаенко, тел* для справок 45-30-78, 20 апреля 2002 i м 23*30″*
При приеме телефонограммы сотрудник обязан повторить ее текст по сделанной в «Журнале телефонограмм» записи и убедиться, что прием произведен верно, без искажений.
Текст принятой телефонограммы представляй гея на доклад, как правило, кому она адресована, а в безотлагательных ситуациях — лицам, замещающим адресата.
Сотрудник, отвечающий за передачу текста телефонограммы, обязан указать в своем «Журнале…» (в разделе передачи) фамилию лица, принявшего телефонограмму.
Общие правила передачи служебной информации по телефону: ведение посторонних переговоров по служебным телефонам недопустимо, за исключением самых безотлагательных случаев; во время разговора по телефону в помещении (в непосредственной близости от говорящего) должно быть тихо, что позволит правильно и в полном объеме принять (передать) служебную информацию; присутствие других лиц при ведении служебных переговоров по телефону крайне нежелательно — в этой ситуации неловкость испытывают и тот, кто ведет беседу, и тот, кто выступает в роли невольного ее свидетеля; деловая беседа по телефону не должна длиться бесконечно: как правило, для нее достаточно 2—3 минут. Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч, сели, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени; если плохая связь, необходимо предупредить собеседника о повторной связи, Б случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил. Завершающее слово в разговоре по телефону также принадлежит его инициатору; необходимо избегать обмена информацией конфиденциального характера по телефону.

XVIII. ТРЕБОВАНИЯ К ОКАЗАНИЮ УСЛУГ ТЕЛЕГРАФНОЙ СВЯЗИ В ЧАСТИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ, ХРАНЕНИЯ И ДОСТАВКИ ТЕЛЕГРАММ

XVIII. Служебная телеграфная переписка

Общие положения

367. Служебная телеграфная переписка ведется в целях устранения допущенных нарушений в обработке телеграмм, извещения пункта подачи о причинах невручения телеграмм и т.п.

Служебные телеграммы должны направляться в пункты подачи телеграмм только после запроса АВТОКСС центров коммутации сообщений.

368. Для служебной телеграфной переписки, в том числе для служебной переписки операторов связи стран СНГ, Литовской Республики и Эстонской Республики, с целью сокращения количества слов должен применяться Телеграфный код «Связь», за исключением случаев, когда в коде нет необходимых текстов, а также если телеграмма направляется отправителю или адресату.

369. Служебные телеграммы направляются смежному пункту (по пути прохождения) по розыску телеграммы или нарушению срока прохождения телеграммы, а также в случае искажения служебного заголовка и невозможности определения пункта подачи.

370. Право подписи служебных телеграмм определяется операторами связи с учетом структур организаций связи, оказывающих услуги телеграфной связи и обеспечивающих все технологические процессы обработки телеграмм и оперативно-техническое управление.

371. В адресе и подписи служебных телеграмм между операторами связи применяются условные сокращения организаций связи и структурных подразделений и должностей:

ЦТ — Центральный телеграф

ГЦУМС — главный центр управления магистральными связями

СОУТТ — служба оперативного управления

ЦКС — центр коммутации сообщений

КСС — контрольно-справочная служба

КСУ — контрольно-справочный участок

УСН — начальник узла связи

УСНЗ — заместитель начальника узла связи

ТТСН — начальник телефонно-телеграфной станции

ТН — начальник телеграфа

ТНЗ — заместитель начальника телеграфа

НП — начальник почтамта

НПЗ — заместитель начальника почтамта

ЦН — начальник цеха

ЦНЗ — заместитель начальника цеха

НС — начальник смены

ДТ — дежурный телеграфист

ОН — начальник отделения

ОНЗТ — заместитель начальника отделения по телеграфу

ОНЗ — заместитель начальника отделения связи

ОПР — оператор.

Иные должности указываются без сокращений.

При направлении служебных телеграмм в адрес пользователей (адресатов) наименование должности должно указываться полностью.

372. Перед адресом всех служебных телеграмм указывается отметка «служебная», в том числе и при ведении служебной переписки с операторами связи стран СНГ, Литовской Республики и Эстонской Республики.

373. При направлении служебных телеграмм в городское отделение связи в адресе указывается его номер.

374. Служебные телеграммы по задержанным телеграммам категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «высшая правительственная», «правительственная» и телеграмм с отметкой «переводная», имеющим дефекты, и ответы на них, а также служебные телеграммы об исправлении допущенных искажений и других нарушений в обработке телеграмм, не потерявших свое значение, направляются в категории «срочная».

В остальных случаях служебным телеграммам присваивается та категория, в которой исходила телеграмма, вызвавшая служебную переписку.

375. На исполнение служебных телеграмм устанавливается контрольный срок 30 минут.

376. В случае неполучения ответа на служебную телеграмму по истечении 24 часов (с учетом разницы поясного времени и режима работы) повторный запрос должен быть направлен руководителю организации связи.

При неполучении ответа на повторный запрос следует обратиться за содействием в вышестоящий орган (организацию), которому подчинена организация связи, задерживающая ответ на запрос.

377. Телеграммы (запросы), направленные по просьбам пользователей, а также для выполнения услуг, технологически связанных с услугами телеграфной связи, к числу служебных телеграмм не относятся. В заголовке таких телеграмм указывается отметка «платная», а категория телеграмм определяется по желанию пользователя.

Примеры:

МОСКВА 2/104 14 10/8 1500 ПЛАТНАЯ= ОРЕЛ 15 ОН= 2/54 8/8 ОРЕЛ ГАРИНА 23 КВ 3 АЛЕКСЕЕВУ КАМИН=ОНЗТ ПЕТРОВА- ХАБАРОВСК 5/2606 9 11/7 1423 ПЛАТНАЯ= СРОЧНАЯ НОВОСИБИРСК 16 ОН= 16/23 10/7 ЗАХОД=БРИГАДИР ИЛЬИНА-

378. Служебные телеграммы с запросами по жалобам и телеграммы с отметкой «платная» по розыску телеграмм, в том числе и переводных, должны исполняться в срок не свыше 3 часов.

В случаях, требующих наведения дополнительных справок и невозможности дать исчерпывающий ответ в указанный срок, в пункт подачи запроса должна направляться служебная телеграмма с сообщением «…проводится расследование».

379. Руководителями организаций связи должен быть установлен контроль за своевременным исполнением служебных телеграмм, расследованием и устранением причин, вызывающих служебную переписку.

380. Исходящие служебные телеграммы регистрируются в журнале исходящих служебных телеграмм Ф. ТГ-55 с выделенной порядковой нумерацией.

381. Исходящие служебные телеграммы с извещением о вручении телеграмм (телеграмм вида «с уведомлением о вручении телеграфом») и телеграммы с отметкой «платная» регистрируются в отдельном журнале и в число служебных телеграмм не включаются.

382. Для регистрации исходящих служебных телеграмм в административных центрах субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, округов) присваиваются номера начиная с 601, в остальных населенных пунктах, в том числе сельских, имеющих наименование по названию населенного пункта, присваиваются номера начиная с 651.

Отделения (пункты) телеграфной связи, имеющие в своем названии номер, используют для нумерации служебных телеграмм свободный номер журнала, который добавляется к номеру телеграммы.

Для регистрации исходящих служебных по нескольким журналам присваиваются разные номера журналов.

Например: 601, 602, 603 или 651, 652, 653 или 05, 06, 08.

Первой телеграмме за данные сутки (за данный месяц), регистрируемой по журналу за номером 601, присваивается исходящий номер 601/1, второй телеграмме — 601/2, третьей — 601/3 и т.д., где в числителе указывается номер журнала, а в знаменателе — порядковый номер служебной телеграммы; по журналу 651, соответственно, — 651/1, 651/2 и т.д., по журналу 05 4-го отделения связи — 4/105, 4/205, 4/305 и т.д., где в числителе указывается номер отделения связи, а в знаменателе — порядковый номер служебной телеграммы и номер журнала.

383. Служебная переписка по телеграммам, адресованным в полевые почты, направляется непосредственно в соответствующие отделения связи («Москва 772», «Москва 773», «Москва 774»). В случае неполучения ответа на служебную телеграмму по истечении 24 часов повторный запрос направляется в отделение связи МОСКВА 713 с указанием справочных данных по сети ЦКС.

Служебные телеграммы по вопросу расследования жалоб направляются в адрес «Москва 713».

384. Не допускается включать в одну служебную телеграмму запросы и ответы по нескольким телеграммам, в том числе по переводным.

385. Телеграммы, по которым направлены служебные запросы и должен быть получен ответ, берутся на учет для контроля за своевременным поступлением ответа.

Составление служебных телеграмм, направляемых в пункты подачи

386. Текст служебной телеграммы, направляемой в пункт подачи, состоит из:

наименования категории, по которой дается служебная телеграмма, или слово «перевод» в служебных телеграммах по переводным телеграммам;

исходящего кассового номера телеграммы, по которой делается запрос;

даты подачи телеграммы;

адреса, по которому была подана телеграмма;

содержания служебного запроса с применением кодированного слова Телеграфного кода «Связь».

387. Примеры составления служебных телеграмм.

В случае искажения телеграммы:

ТВЕРЬ 24/101 20 10/8 1405= СРОЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА 4 ОН= СРОЧНАЯ 4/21 10/8 ТВЕРЬ НЕКРАСОВСКАЯ 28 МОРОЗОВУ ЗАПАЛ ТЕКСТ ОТ ВЫЛЕТ ДО КОНЦА=ТЕЛЕГРАФИСТ САЗОНОВА-

При направлении служебной телеграммы из пункта, совпадающего с адресным пунктом запрашиваемой телеграммы, его наименование в тексте служебной телеграммы указывать не обязательно.

В случае искажения переводной телеграммы:

ОМСК 2/131 11 10/8 1405= СРОЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА 4 ОН= ПЕРЕВОД 2/21 10/8 ЗИМА=ОПЕРАТОР ВЛАСОВА-

При неверном счете слов в телеграмме:

ВОЛОГДА 1/401 16 17/6 1500= СРОЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА КСУ= 1101 17/6 ТРАКТОРНЫЙ ЗАВОД ЗАПАС МКД15 КИПЖП АИПИВ 5330П ЗКВ=ОН ПОТАПОВА-

Допускается указание дополнительных слов в тексте служебной телеграммы:

«ОБЪЯВЛЕНО __» «ПОЛУЧЕНО __».

В случаях невручения телеграмм по причинам:

выбытия адресата

КУРГАН 2/105 15 11/5 1512= СЛУЖЕБНАЯ КОСТРОМА 4 ОН= 4/11 10/5 КУРГАН СОВЕТСКАЯ 25 КВ 2 АФАНАСЬЕВУ КЛЕН=ОН ГОНЧАРОВА-

непроживания адресата по указанному адресу

ЯРОСЛАВЛЬ 601/1 14 14/8 1410= СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА 194 ОН= 194/15 12/8 МИНИНА 8 КВ 19 СМИРНОВУ КИОСК=КСУ АНТИПОВА-

неправильного указания улицы в адресе телеграммы

КАЛУГА 26/601 13 5/8 2000= СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА 773= ПОЛЕВАЯ ПОЧТА 14118/747 4/8 КАЛУГА ЗАВОДСКОЙ ПЕР КЛИЧ= ДТ ИВАНОВА-

неправильного указания номера дома

ПУШКИНО МОСКОВСКОЙ 651/3 14 15/11 1205= СРОЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ БАЛАШИХА МОСКОВСКОЙ УСН= 211 15/11 НЕКРАСОВСКАЯ 7 КВ 134 КОВШ=УСН РЫБАКОВА-

отсутствия в/ч в указанном в адресе ГОС

ПЕЧОРА КОМИ 652/12 14 12/6 1615= СЛУЖЕБНАЯ КАЛУГА 7 ОН= 7/125 12/6 ПЕЧОРА 8 В/Ч 31737 КОМАНДИРУ КОСЯК=РУСН СИДОРОВА-

отсутствия адресата и отказа членов семьи от приема телеграммы

МОСКВА 227/106 15 13/5 1900= СЛУЖЕБНАЯ УКРАИНА ДОНЕЦК КСС= 11202 13/5 РЯБИНОВЫЙ ПРОЕЗД 23 КВ 5 ГЛАГОЛЕВОЙ КАМЕЯ=ТЕЛЕГРАФИСТ ПИМЕНОВА-

невозможности доступа в квартиру

ВЕНЕВ ТУЛЬСКОЙ 602/104 16 10/8 1300= СРОЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ ОМСК 25 ОН= 25/132 10/8 ВЕНЕВ ТУРГЕНЕВСКАЯ 28 КВ 8 СЕРГЕЕВУ КАДР=ОПР СЕРГЕЕВА-

Составление служебных телеграмм, направляемых по пути прохождения телеграмм

388. Служебные телеграммы по пути прохождения направляются пункту, от которого непосредственно были приняты (переданы) запрашиваемые телеграммы.

389. Текст служебной телеграммы, направляемой по пути прохождения телеграммы, состоит из:

слов «ПО ПУТИ»;

наименования категории и вида телеграммы («СРОЧНАЯ», «ПЕРЕВОД»), по которой направляется служебный запрос;

исходящего кассового номера;

даты подачи;

пункта подачи (если он известен);

отметки «ПРИН» или «ПЕР»;

даты и времени приема или передачи;

номера связи приема или передачи;

порядкового номера приема или передачи;

указания при необходимости адреса телеграммы;

содержания служебного запроса с использованием кодового слова.

390. Пример исполнения служебного запроса о неполучении переводной телеграммы:

БРАТСК 651/3 13 4/10 1440= СРОЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА 280 ОН= ПЕРЕВОДНАЯ 532 1/10 ПЯТЬДЕСЯТ ИВАНОВУ МЕРКА=ГУСН СВИРИДОВА-

В 280 отделении связи г. Москвы проверяется факт передачи переводной телеграммы. В случае правильной передачи переводной телеграммы направляется служебная телеграмма смежному пункту по пути прохождения:

МОСКВА 280/2206 29 4/10 1610= СРОЧНАЯ СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА КСС= ПО ПУТИ НА 651/3 4/10 БРАТСКА ПЕРЕВОДНАЯ 532 1/10 ПЯТЬДЕСЯТ ИВАНОВУ ПЕР 1/10 1120 ЦКС-205 СВЯЗИ 111280/01 ПОР 026 ПП231311 ЗВУК МЕРКА=ОПЕРАТОР ПЕТРОВА-

Если необходимо направить служебную телеграмму далее по пути прохождения, в ней подлежат замене:

в заголовке — количество слов (при его изменении);

в адресе — пункт назначения;

в тексте — данные приема или передачи.

В случае утраты переводной телеграммы составляется служебная телеграмма за подписью руководителя с сообщением о результатах расследования. По согласованию с оператором почтовой связи пункта подачи служебная телеграмма может быть дополнена словами «ОПЛАТИТЕ БЛАНКУ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ»:

МОСКВА 280/2206 21 4/10 1800= СЛУЖЕБНАЯ БРАТСК ГУСН= НА 651/3 4/10 ПЕРЕВОДНАЯ 532 1/10 БРАТСК ПЯТЬДЕСЯТ ИВАНОВУ НЕ ПЕРЕДАН ВИНЕ ТЕЛЕГРАФИСТА ОПЛАТИТЕ БЛАНКУ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ =ОН АЛЯСОВА-

или

МОСКВА 1006/22 33 4/10 1800= СЛУЖЕБНАЯ БРАТСК ГУСН= НА 651/3 4/10 ПЕРЕВОДНАЯ ИЗ ОПС 280 НР 532 1/10 БРАТСК ПЯТЬДЕСЯТ ИВАНОВУ НЕ ПЕРЕДАН ВИНЕ ОАО ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ТЕЛЕГРАФ ОПЛАТИТЕ БЛАНКУ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ СОГЛАСУЕТ ОПС-280 МОСКВЫ ОН АЛЯСОВА=СОТУД ГРАНКОВСКИЙ-

391. Повторение переводной телеграммы полностью как в оконечных, так и транзитных пунктах во всех случаях производится только с оградительной отметкой «ВЫПЛАТУ ПРОСЛЕДИТЬ».

392. При поступлении запроса с грифом «ЖАЛОБА» каждый пункт, получивший служебную телеграмму по пути прохождения, должен направить в пункт подачи жалобы результаты своего расследования с использованием кодированных слов (например, «ЗВУК» «КАБАН»).

Исполнение входящих служебных телеграмм

393. В целях осуществления контроля исполнения и достоверности учета брака и жалоб в обработке телеграмм входящие служебные телеграммы подлежат регистрации в журнале по форме:

N	Дата	Пункт, откуда поступил запрос	Номер и дата запроса	Номер и дата запрашиваемой телеграммы	Характер запроса	Результаты расследования

Регистрации не подлежат ответы на запросы данного предприятия.

394. На оборотной стороне подлинной исходящей телеграммы, на которую поступила служебная телеграмма (запрос), указывается отметка о поступившей служебной телеграмме с указанием ее номера, даты поступления, характера запроса кодированным словом.

395. При поступлении входящей служебной телеграммы о невручении телеграммы указанные в ней адресные данные тщательно сличаются с подлинной исходящей телеграммой.

При отсутствии расхождений в адресе подлинной исходящей телеграммы и полученной служебной телеграммы заполняется служебное извещение Ф. ТГ-42 для последующего извещения отправителя о причине невручения поданной им телеграммы.

Извещения отправителю телеграммы вручается под расписку Ф. ТГ-32 с указанием даты, времени и подписи.

Расписка о вручении извещения отправителю телеграммы должна быть приобщена к входящей служебной телеграмме.

396. На входящих служебных телеграммах делается отметка об их исполнении с указанием даты, времени, номера служебной телеграммы и подписи работника, исполнившего служебную телеграмму.

397. Недоставленные телеграммы в пункте назначения подшиваются в отдельную пачку.

398. В случае несовпадения пункта подачи телеграммы и адреса отправителя (отправитель проживает в районе обслуживания другого пункта связи или в другом населенном пункте), то в полученной служебной телеграмме вместо указанного адреса пишется адрес отправителя и в начале текста слова «ТЕЛЕГРАММА, ПОДАННАЯ ВАМИ ПО КВИТАНЦИИ», номер телеграммы, дата подачи и адрес, в конце текста пишется содержание расшифрованного слова Телеграфного кода «Связь», полностью должность подписавшего телеграмму, исправляется число слов в заголовке входящей служебной и телеграмма передается по связи для вручения отправителю по месту жительства.

Пример:

МОСКВА 2312 14 19/5 1300= СЛУЖЕБНАЯ ТВЕРЬ 43 ОН= 43/4 18/5 ЧЕХОВА 43 КВ 4 ТИТОВУ КЛЕН=ОН ЗАХАРОВА-

В связи с тем, что отправитель телеграммы 43/4 проживает в районе обслуживания 1 отделения связи г. Твери, в служебную телеграмму вносятся исправления, и она будет иметь вид:

МОСКВА 2312 30 19/5 1300= ТВЕРЬ 1 СТРОИТЕЛЕЙ 32 КВ 4 СОРОКИНОЙ= ТЕЛЕГРАММА ПОДАННАЯ ВАМИ ПО КВИТАНЦИИ 43/4 18/5 МОСКВА ЧЕХОВА 43 КВ 4 ТИТОВУ НЕ ДОСТАВЛЕНА АДРЕСАТ ВЫБЫЛ НЕИЗВЕСТНО КУДА= НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛЕНИЯ СВЯЗИ ЗАХАРОВА-

399. Если при сличении поступившей входящей служебной телеграммы с оригиналом установлены какие-либо расхождения в адресе телеграммы, то в адресный пункт телеграмма передается вновь.

На все входящие служебные телеграммы, имеющие в расшифрованном тексте Телеграфного кода «Связь» слова «ТЕЛЕГРАФИРУЙТЕ», «ПУТИРУЙТЕ», «УКАЖИТЕ», «УТОЧНИТЕ», «СООБЩИТЕ», «ПОВТОРИТЕ», «ДАЙТЕ ИСПРАВЛЕНИЯ» и т.п., обязательно должен быть дан ответ.

400. При составлении ответных служебных телеграмм в тексте указываются: слово «НА», номер, дата, поступившей служебной телеграммы, на которую направляется ответ, затем номер, дата подачи телеграммы (дробью), по которой был дан запрос, содержание ответа и подпись.

Пример:

МОСКВА 12/706 22 23/9 1250= СЛУЖЕБНАЯ ПЕНЗА 14 ОН= НА 14/605 23/9 12/123 23/9 ИВНЯК ТЕКСТ БИЛЕТ КУПИЛИ НА 25/9 ПОЕЗД 76 ВАГОН 6 ШУРА=ОПЕРАТОР ЛЕБЕДЕВА-

401. Повторение телеграмм производится по служебному запросу служебной телеграммой.

Пример:

ТВЕРЬ 4/501 25 14/8 1500= СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА КСУ= НА 1023/7 14/8 ИВНЯК ТВЕРЬ 4/25 1114/8 0900= МОСКВА ГРИНА 5 КВ 10 СЕМЕНОВУ= ВСЕ БЛАГОПОЛУЧНО ПОДРОБНОСТИ ПИСЬМОМ=ТАНЯ=ОПР ИВАНОВА-

Если первоначальная телеграмма по назначению не передавалась, повторенная телеграмма направляется на передачу в следующем виде:

ТВЕРЬ 4/25 11 14/8 0900= МОСКВА ЛЕНИНА 5 КВ 10 СЕМЕНОВУ= ВСЕ БЛАГОПОЛУЧНО ПОДРОБНОСТИ ПИСЬМОМ=ТАНЯ-

402. Повторение переводных телеграмм, в том числе и банковских, производится только из пункта подачи по служебному запросу с оградительной отметкой «ПЕРЕДАЕТСЯ ВТОРИЧНО ВЫПЛАТУ ПРОСЛЕДИТЬ».

Примеры:

МОСКВА 351/706 9 21/6 1720= СЛУЖЕБНАЯ КОСТРОМА КСС= ПЕРЕВОД 322 21/6 КРАН=ТЕЛЕГРАФИСТ ИВАНОВА- КОСТРОМА 601/2906 28 21/6 1840= СЛУЖЕБНАЯ МОСКВА 351 ОН= 351/706 21/6 ПЕРЕВОДНАЯ 322 21/6 ПЕРЕДАНА ПЕРВИЧНО 21/6 1320 ПЕРЕДАНА ВТОРИЧНО ОГРАДИТЕЛЬНОЙ ОТМЕТКОЙ 21/6 1840=БРИГАДИР ПЕТРОВА- КОСТРОМА 322 23 21/6 1320 ПЕРЕДАЕТСЯ ВТОРИЧНО ВЫПЛАТУ ПРОСЛЕДИТЬ= МОСКВА ПЕРВОМАЙСКАЯ ДЕСЯТЬ КВАРТИРА ПЯТЬ 146-12-05 ПЕРЕВОД= ДВА ПЯТЬ ВОСЕМЬ СМИРНОВУ ИЛЬЕ ПЕТРОВИЧУ 500 ПЯТЬСОТ ОТ МОРОЗОВА ПЯТЬ СЕМЬ СН ГРИГОРЬЕВА-

403. В случае непоступления уведомления о вручении телеграммы (с учетом срока прохождения телеграммы и уведомления), но не более чем через 48 часов, из пункта подачи должен быть направлен служебный телеграфный запрос в пункт назначения телеграммы с использованием кодированного слова «КАНВА» Телеграфного кода «Связь».

Пример:

МОСКВА 10/605 14 21/6 1200= СЛУЖЕБНАЯ ОМСК 25 ОН= 10/26 19/6 ПРОЛЕТАРСКАЯ 10 КВ 25 ИБРАГИМОВУ КАНВА=ОНЗТ ЕЛИСЕЕВА-

Если окажется, что уведомление было составлено и передано, его повторяют вновь с отметкой «вторично», ссылаясь на номер полученного запроса.

Пример:

ОМСК 25/108 16 21/6 1430= МОСКВА 10 ОН= НА 10/605 21/6 ВТОРИЧНО 10/26 19/6 ИБРАГИМОВУ ВРУЧЕНА ЛИЧНО 19/6 1700=ОН ВОЛКОВА-

Если телеграмма адресату не вручена, то в уведомлении указывается причина невручения.

Пример:

ТВЕРЬ 1/201 14 18/5 1500= СМОЛЕНСК 6 ОН= 6/1504 18/5 ТВЕРЬ КАРЛА МАРКСА 25 КВ 2 ГЛАДКОВОЙ КЛЕН=ОПЕРАТОР ИВАНОВА-

404. Служебный запрос по телеграммам с уведомлением о вручении, адресованным до востребования, с кодированным словом «КАНВА» направляется в том случае, если уведомление не поступило в течение 1 месяца.

По просьбе отправителя запросы по телеграммам с уведомлением о вручении, адресованным до востребования, могут быть направлены с отметкой «платная».

405. При получении вторичного запроса с кодированным словом «КАНВА» учитывается жалоба.

Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела

• •Вступление
• •Деловое общение и его особенности
• •Культура речи делового общения и ее слагаемые
• •Типы речевых культур в деловом общении
• •Культура речи и принципы речевого поведения менеджера
• •Речевая ситуация и ее составляющие
• •Лингвистические термины
• •Контрольные вопросы
• •Официально-деловой стиль — язык документов
• •История формирования делового стиля
• •Основные жанры письменной деловой речи
• •Договоры (контракты)
• •Образец заявки
• •Образцы договоров договор о поставках
• •1. Предмет договора о поставках
• •2. Условия поставки и расчета за товар
• •3. Гарантии исполнения обязательств и ответственность сторон
• •4. Срок действия договора и прочие условия
• •Договор о техническом обслуживании и ремонте автомобилей
• •Договор № 390а
• •1. Предмет договора
• •2. Порядок выполнения, сдачи и приемки работ
• •3. Стоимость работ и порядок расчетов
• •4. Ответственность сторон
• •5. Прочие условия
• •6. Сроки действия договора и юридические адреса сторон
• •Протокол разногласий о взаимных услугах
• •Дополнительное соглашение от 14.04.93 г. К договору № 390а от 6.03.93 г. Г. Самара «Нефтехиммаш»
• •Договор № 7
• •I. Предмет договора и другие общие условия
• •II. Обязательства сторон
• •IV. Ответственность сторон
• •V. Срок действия договора
• •VI. Дополнительные условия и заключительные положения
• •Деловые письма
• •Образцы деловой переписки Письмо-напоминание
• •Письмо-просьба
• •Ходатайство
• •Администрация города самары
• •Россия, 443010, г. Самара, ул. Куйбышева, 135
• •Тел.: (846 2) 322 068 факс: (846 2) 332 635
• •Информационное письмо
• •Письмо-приглашение
• •Извещение-приглашение
• •Благодарственное письмо
• •Гарантийное письмо-запрос
• •Сопроводительное письмо
• •Коммерческий запрос
• •Коммерческое предложение (оферта)
• •Ответ на предложение (акцепт)
• •Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела
• •Рекламация
• •Служебная телеграмма*
• •Бланки служебных телеграмм
• •Образцы
• •Организационно-распорядительная документация
• •Образцы
• •Глава города самары постановление
• •Служебная записка
• •Докладная записка
• •Основные черты официально-делового стиля
• •Лексика
• •Грамматика
• •Употребление предлогов и предложных сочетаний
• •Синтаксис
• •Лингвистические термины
• •Контрольные вопросы
• •Задания
• •Глава II языковые нормы в официально-деловом стиле речи Лексические нормы
• •2. Порядок расчета
• •Упражнения
• •Стилистическая окраска слова и лексические нормы делового стиля
• •Договор №23
• •1. Предмет договора
• •Грамматические нормы
• •Словосочетание
• •Синтаксические нормы
• •Употребление деепричастных оборотов
• •Конструкции с однородными членами
• •Структура сложного предложения
• •Логика изложения и законы текстовой организации
• •Рубрикация
• •1. Общие положения.
• •Критерии логичности речевого выражения
• •Показатели, характеризующие квалификацию служащего
• •Функция волеизъявления и текстовая организация документа
• •Лингвистические термины
• •Глава III стилевой статус и основные черты устной деловой речи
• •Форма протокола
• •Лингвистические термины
• •Контрольные вопросы
• •Задания
• •Интонация и смысловая дискретность устной речи
• •Лингвистические термины
• •Контрольные вопросы
• •Задания
• •Фонетические нормы устной литературной речи
• •Лексические нормы устной деловой речи
• •Грамматические нормы устной деловой речи
• •Лингвистические термины
• •Контрольные вопросы
• •Глава IV деловая риторика. Коммуникативный аспект делового общения Предмет и задачи деловой риторики
• •Современная риторика и ее законы
• •Правила смены коммуникативных ролей в диалогической речи
• •Структура речевого акта и речевая стратегия
• •Лингвистические термины
• •Контрольные вопросы
• •Деловые переговоры Классификация переговоров
• •Этапы переговорного процесса и законы риторики
• •Речевая стратегия и способы ее вербальной реализации
• •Методы и тактика ведения переговоров
• •Взаимодействие тактик. Перехват инициативы в деловом общении
• •Виды слушания. Принципы эффективного слушания
• •Итоги обсуждения. Резюмирование
• •Контрольный листок для устного отчета по итогам переговоров
• •Контрольные вопросы
• •Протокольные жанры Совещание
• •Контрольные вопросы
• •Специфика жанра телефонного делового разговора
• •(Фрагмент телефонного разговора)
• •Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта
• •Пример делового телефонного разговора*
• •Лингвистические термины
• •Задания
• •Презентационная речь как разновидность публичной речи
• •Стилистические приемы и риторические фигуры ораторской речи
• •Глава V речевой этикет в деловом общении Предмет и функции речевого этикета в деловом общении, его национальный характер
• •Обстановка общения и этикетные формулы. Ты- и Вы-общение
• •Этикет и социальный статус адресата
• •Система обращений
• •Церемонии и этикетные тексты*
• •Знакомство. Рекомендации
• •Этикетная модуляция речи
• •Этикет делового письма
• •Этикет делового телефонного разговора
• •Культура поведения, речевой этикет
• •Контрольные вопросы
• •Задания
• •Деловые игры
• •Открытие фирмы: набор сотрудников и комплектование штата
• •Искусство переговоров: целенаправленный сбыт
• •Деловое совещание: как выходить из тупиковой ситуации
• •Краткий словарь делового человека
• •Словари
• •Список рекомендуемой литературы
• •Учебное Колтунова Мария Викторовна язык и деловое общение.
• •Глава II 49
• •Глава III 69
• •Глава IV 89
• •Глава V 120

Повышение оригинальности

Содержание
Теоретические вопросы 3
Практический вопрос 14
Список литературы 22
Теоретические вопросы
1. Особенности оформления информационно-справочных документов срочного характера: телеграмм, телефонограмм, телефаксограмм
Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а также может быть просто принята к сведению. .
Телеграмма — документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает, необходима, если другой, более медленный, способ замедлит исполнение.
Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.
Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.
Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:
— наименование организации — автора документа (указывается отправитель телеграммы);
— адресат;
— текст документа (телеграммы);
— фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (может быть указана его должность).
Слов Плата МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИИ
ТЕЛЕГРАММА
___________________
№ _____________
______ сл. ______ го ______ ч. ______ м. ПЕРЕДАЧА
руб. коп. ______ го ________ ч. ________ м.
Принял Номер рабочего места
Автоответ пункта приема
Передал ______________________
Служебные отметки
Категория и отметки особого вида
Куда, кому
Квитанция в приеме телеграммы
_______ ч. _______ м.
Куда Претензии принимаются в течение 1 месяца со дня подачи
Фамилия и адрес отправителя (не оплачивается и по связям не передается)
Рис.1. Бланк телеграммы
Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста — по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.
Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю. Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.
Реквизиты телефонограммы:
— наименование организации — автора документа (отправителя);
— наименование вида документа (телефонограмма);
— дата документа;
— регистрационный номер документа;

— место составления или издания документа;
— адресат (должность и фамилия лица, кому направлен документ);
— текст документа.
В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью. При передаче указывают должность и фамилию передавшего телефонограмму, номер его телефона и время передачи, а так же должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона последнего и время приема……..
Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 2010.
2. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие для вузов М.: Эксмо, 2008. — 624 с.
3. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2009. — 272 с.
4. Быкова Т. А. Делопроизводство: учеб. для вузов М.: МЦФЭР, 2007. — 558с.
5. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2008. — 172 с.
6. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Питер, 2009. — 220 с.
7. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2010. — 320 с.
8. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие М.: Дашков и К, 2009. — 520 с.
9. Сотов П. В. Делопроизводство. М.: Проспект, 2010. — 380 с.
10. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 2009. — 144 с.

Составление телеграмм и телефонограмм

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Телеграмма

Это вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы передаются для передачи информации за пределы данного населенного пункта. Текст телеграммы пишут полностью прописными буквами. Через 2 интервала, от нулевого положения. Текст служебной телеграммы заверяется печатью, составляется в двух экземплярах, первый для передачи, второй подшивается в дело. Передача телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №222.

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

· действительные;

· тарифные;

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм в телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка — ТЧК;

запятая — ЗПТ;

двоеточие — ДВТЧ;

кавычки — КВЧ;

скобки — СКБ;

номер — НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Знаки «№», «+», «-» и другие следует писать словами. Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов.

Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы. В нижней части телеграммы под чертой указывается адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращений), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаком препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью «для телеграмм». В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператора связи, должны быть заверены подписью отправителя. Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Допускается уменьшение размеров (по желанию отправителя) любой из частей о категории телеграммы на каждой телеграмме, а отметка о виде телеграммы — только на первой телеграмме.

Образец телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

МОСКВА 2009

ОАО ГАЗПРОМ САДОВУ

ПРОСИМ ВЫСЛАТЬ ТЕКСТ ИЗМЕНЕНИЯ НР ОДИН ПОРЯДКА ПРОВЕДЕНИЯ СЕРТИФИКАЦИИ ПРОДУКЦИИ РФ ТЧК ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ОАО ТЮМЕНЬГАЗ ЧИГИН

№05-56-58/45

Генеральный директор		О.К. Чигин

112103, Тюменьгаз, Соколова 8,

ОАО Тюменьгаз

Телефонограмма

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

телеграмма телефонограмма договор требование

Должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограм-му, и номер его телефона	Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмм-му, и номер его телефона	Дата, номер телефоно-граммы	Время передачи	Текст телефоно-граммы	Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверить правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

· исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

· должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

· входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Договор

Договор, как правило, заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Структурно любой договор можно условно разделить на следующие части (разделы, статьи):

1. Преамбула (вводная часть) договора.

2. Предмет договора.

3. Дополнительные условия договора.

4. Прочие условия договора.

5. Реквизиты, адреса и подписи сторон договора.

6. Приложения к договору.

7. Дополнения к договору.

Остановимся более подробно на каждой из перечисленных частей.

1. Преамбула или вводная часть договора

1.1. Наименование договора (договор купли — продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Точное название договора дает понять, какие он определяет правоотношения. Однако необходимо помнить, что сущность договора вытекает не из названия, а из его содержания. Но, если название отсутствует, договор сначала следует прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу.

1.2. Дата подписания договора. Она включает число, месяц и год подписания. Со всеми этими реквизитами связано правильное установление момента заключения договора и окончания срока его действия, а значит, и определенные юридические последствия.

1.3. Место подписания договора (город или населенный пункт). Указание на место совершения сделки — не простая формальность, оно имеет иногда большое юридическое значение. По законодательству того места, где совершается сделка, определяются: а) правоспособность и дееспособность лиц, заключивших сделку, б) форма сделки, в) обязательства, возникшие из сделки (правда, в последнем случае стороны в договоре могут предусмотреть иное положение — ст. 432 ГК РФ).

1.4. Полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в реестре государственной регистрации, а также сокращенное название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Арендатор» и пр.).

1.5. Должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.

2. Предмет договора. Под данной частью договора мы будем подразумевать непосредственно его предмет, а также другие существенные условия договора.

2.1. Предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны.

2.2. Обязанности и права стороны по договору.

2.3. Обязанности и права второй стороны по договору.

2.4. Цена договора и порядок расчетов и др.

2.5. Срок выполнения сторонами своих обязательств.

Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора, требований закона или иных правовых актов и от конкретной ситуации его заключения.

3. Дополнительные условия договора

Настоящий раздел включает в себя условия, которые не обязательно предусматривать в каждом договоре, но которые, тем не менее, существенно влияют на реализацию прав и обязанностей сторон.

3.1. Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.

3.2. Ответственность сторон. Она обеспечивает исполнение обязанностей сторонами в случае нарушения условий договора одной из них. Обычно здесь определены различного рода санкции в виде пени, неустойки, штрафа, уплачиваемых контрагентом, не выполнившим своих обязательств в отношении одного из согласованных условий. При составлении договора можно предложить следующую методику определения ответственности: против каждой обязанности стороны должна быть предусмотрена соответствующая ответственность, в основном в виде штрафной неустойки. Это означает, что убытки при ненадлежащем исполнении обязательств контрагента могут быть взысканы с него сверх неустойки. Помните, что если такой вид ответственности отсутствует, неустойка является зачетной и убытки с контрагента можно будет взыскать в части, не покрытой неустойкой (ст. 394 ГК РФ).

3.3. Основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке (гл. 29 ГК РФ).

3.4. Условия о конфиденциальности информации по договору.

3.5. Порядок разрешения споров между сторонами по договору.

4. Прочие условия договора

Эти условия могут включать следующие вопросы:

4.1. Законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов).

4.2. Особенности согласований связи между сторонами.

Здесь для каждой стороны указываются:

а) лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: с персональным указанием полномочного лица (лиц) или с указанием должностей;

б) сроки связи между сторонами. Например:»… каждый вторник с ______ ч.»;

в) способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, телетайп с указанием их номеров и иных данных.

4.3. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора.

Данный пункт содержит положение, в соответствии с которым стороны устанавливают, что после подписания настоящего договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.

4.4. Количество экземпляров договора.

5. Реквизиты, адреса и подписи сторон договора

5.1. Почтовые реквизиты.

5.2. Местонахождение (адрес) предприятия.

5.3. Банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка).

5.4. Отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

Особое внимание уделите наличию и правильности сведений, касающихся банковских реквизитов вашего контрагента, так как без них вам очень трудно будет взыскать убытки.

5.5. Подписи руководителей или полномочных представителей сторон договора.

6. Приложениями к договору являются, как правило, документы, содержание которых невозможно или нецелесообразно включать в сам договор (сметы, расчеты, прейскуранты, всевозможные графики и акты и т.д.). Ссылки на наличие приложений обязательно должны быть отражены в тексте договора. Приложения становятся необходимыми частями, например, для большинства договоров поставки, строительного подряда, аренды, договоров агентирования, комиссии и др.

7. Дополнения обычно в том или ином отношении меняют содержание отдельных условий договора и в основном оформляются c дополнительными соглашениями к договору.

Размещено на Allbest.ru

Требования к составлению и оформлению телеграмм и телефонограмм

Телеграмма (телетайпограмма)

Это краткое текстовое сообщение, передаваемое, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Передача текста служебного документа по телеграфу допускается в тех случаях, когда требуется их срочное исполнение. Порядок оформления и отправки телеграмм должен соответствовать правилам оказания услуг телеграфной связи, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 г. № 222.

Категории:

1. Вне категории;

2. Внеочередная;

3. Президент РФ

4. Высшая правительственная

5. Правительственная (от высших должностных лиц);

6. Пресса;

7. Международная;

8. Срочная;

9. Обыкновенная.

Скорость прохождения обыкновенной телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

Виды:

1. С уведомлением о вручении (уведомление передается только после доставки (вручения), до востребования – после востребования адресатом);

2. С доставкой почтой;

3. С доставкой в срок, указанный отправителем (только в пункты, имеющие телеграфную связь); не принимаются для отправки в войсковые части, полевые почты, морские и речные суды. Столицы – не менее чем за сутки до даты вручения, другие пункты – не менее чем за 3 суток.

4. С оплаченным ответом;

5. Письмо-телеграмма и др.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка установленной формы или на бумаге светлых тонов. Допускается оформлять в рукописном виде без наличия технических возможностей. Телеграмма строится из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть содержит реквизиты:

— Отметка о категории и виде телеграммы. Указываются составителем перед адресом. Обыкновенная – отметка о категории не делается.

— Адрес и наименование получателя. Используется телеграфный или телетайпный адрес организации, зарегистрированный на телеграфе. Телеграфный адрес состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица получателя (прописными буквами): ТЮМЕНЬ ГЛАВСИБПРОМСТРОЙ ВОЛКОВУ. Если организация не имеет условного телеграфного адреса, то он оформляется обычным способом.

— Текст. Излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (кроме частицы “не”), если при этом не искажается содержание. Знаки препинания приводятся сокращенно:

· Точка – ТЧК

· Запятая — ЗПТ

· Двоеточие – ДВТЧ

· Кавычки – КВЧ

· Скобки – СКБ

· Номер – НР.

Цифровые данные пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Текст печатается прописными буквами через два интервала без абзацев. Исправления и перенос слов не допускаются. Расстояние между словами – два удара пробела. Не следует заканчивать текст телеграммы цифрами, чтобы не перепутать их с регистрационным номером. Длина телеграммы не более 300 слов (если больше – разбивается). Текст не должен превышать 2 машинописных страниц.

— Регистрационный номер (индекс). Следует сразу после текста.

— Наименование организации-отправителя. Указывается сокращенное или условное, если они неизвестны адресату.

— Подпись должностного лица, от имени которого передается текст. Печатается с новой строки. Допускается не указывать инициалы и должность лица, от имени которого передается телеграмма.

Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

— Наименование и почтовый адрес организации-отправителя.

— Наименование должности, подпись, расшифровка подписи должностного лица, подписавшего текст телеграммы.

— Печать. Подпись должностного лица заверяется печатью организации или специальной печатью “для телеграмм”.

— Дата. Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

Телеграммы составляются в 2-х экземплярах:

1- Подписанный и удостоверенный печатью направляется на телеграф;

2- Содержит почтовый штемпель, фиксирующий дату, время передачи и номер отделения связи, подшивается в дело.

Телекс

Телекс – это обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети (телетайп, телепринт – аппарат телеграфной связи, абонируемый организациями). телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды телексов, как в телеграммах. Телексы отличаются от телеграмм использованием пунктуации – точек и запятых – и разных шрифтов. требования к оформлению телекса аналогичны требованиям к оформлению и написанию телеграмм

Факсограмма

Факсограмма (факс, телефакс) – это получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа, переданного по каналам факсимильной связи.

В отличие от телеграммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов. Чаще всего факсимильные сообщения заменяют письма или телефонограммы.

Исходящий факс оформляется в одном экземпляре с соблюдением всех нормативных требований, установленных к оформлению соответствующего вида документа, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи – указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц. Не рекомендуется отправлять по факсу документы объемом более 5 листов формата А4. Запрещается передавать по каналам факсимильной связи документы ограниченного распространения.

По скорости передачи информации факсимильная связь равнозначна телексной связи, но обладает очевидным преимуществом: позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе.

Телефонограмма

Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем от руки. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи.

Телефонограммой принимаются оперативные распоряжения, информация для руководства, приглашения на совещания и заседания, срочные поручения (когда передача по телефону требует документального оформления).

Отправка телефонограмм

Оформляется в единственном экземпляре на общем бланке (более 200 в год – специальный бланк). Содержит реквизиты:

— Наименование организации–отправителя;

— Наименование вида документа;

— Дата;

— Регистрационный номер;

— Адресат. Если адресатов много, то составляется список на рассылку с указанием номеров адресатов. Не указывается почтовый адрес, но указывается номер телефона, по которому можно позвонить.

— Текст;

— Подпись (должность, подпись, расшифровка подписи);

Далее пишется слова “передал” и “принял” и указывается должность, фамилия, номер телефона передавшего и принявшего.

При составлении текста телефонограмм соблюдаются следующие правила:

1. Передается срочная и краткая информация;

2. На передаются логически сложные тексты;

3. Текст не должен содержать более 50 слов и редкоупотребляемые и трудновыговариваемые слова;

4. Если в тексте есть трудновоспринимаемые на слух имена собственные их рекомендуется передавать по буквам.

Прием телефонограмм

Телефонограмма записывается в специальный журнал и регистрируется в картотеке или журнале. При регистрации указываются:

1. Организация-автор;

2. Дата телефонограммы;

3. Регистрационный номер;

4. Текст;

5. Подпись (должность, подпись, расшифровка);

Тот, кто принял телефонограмму, записывает должность, фамилию, № телефона передавшего и одновременно записывает свою должность, фамилию и № телефона. Правильность приема проверяется повторным чтением. Принявший телефонограмму проверяет, все ли правильно. Он несет ответственность за правильность записи сообщения и направления на исполнение. Указываются часы и минуты принятия телефонограммы.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Журнал приема телефонограмм содержит графы:

IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОКАЗАНИЮ УСЛУГ ТЕЛЕГРАФНОЙ СВЯЗИ В ЧАСТИ ПРИЕМА, ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ, ХРАНЕНИЯ И ДОСТАВКИ ТЕЛЕГРАММ

IV. Порядок составления телеграмм

23. Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка (Ф. ТГ-1; Ф. ТГ-4) или на светлой бумаге и должна содержать не более 300 слов.

Допускается прием телеграмм от организаций, учреждений, предприятий и должностных лиц на их фирменных бланках, при этом текст самих бланков не передается, а в подписи телеграммы указывается должность, наименование организации и фамилия.

При оформлении телеграмм, подаваемых на фирменных бланках или на светлой бумаге, используется бланк-заголовок телеграммы Ф. ТГ-3.

24. Телеграммы от организаций должны быть подписаны должностными лицами и заверены печатью организации или печатью «Для телеграмм».

В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

25. Прием телеграмм от должностных лиц за их подписью при отсутствии печати на телеграмме производится при предъявлении ими служебного удостоверения. На оборотной стороне телеграфного бланка выписываются данные служебного удостоверения.

26. Телеграмма составляется отправителем в следующем порядке:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

отметка о виде (видах) телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст телеграммы (должен содержать хотя бы одно слово);

подпись отправителя (по желанию отправителя).

В нижней части бланка подаваемой телеграммы отправитель указывает свою фамилию и адрес. Вместо адреса допускается указание номера телефона или отметка «проездом». Адрес отправителя не входит в содержание телеграммы (не оплачивается и не передается). При необходимости передачи адресату этих данных они включаются отправителем в текст телеграммы.

27. Текст телеграммы может быть написан на любом языке буквами алфавита русского языка или буквами латинского алфавита, адрес телеграммы должен быть написан на русском языке буквами русского алфавита.

28. Адреса отправителей и получателей телеграмм, пересылаемых в пределах территорий республик, находящихся в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственных языках соответствующих республик при условии дублирования адресов отправителей и адресатов на русском языке.

29. Телеграммы от иностранных представительств (посольств, миссий, консульств и т.п.), адресованные в населенные пункты Российской Федерации, допускаются к приему на любом языке буквами алфавита русского языка или буквами латинского алфавита.

В адрес иностранных представительств телеграммы могут быть поданы на любом языке буквами алфавита русского языка или буквами латинского алфавита.

30. Телеграммы могут быть написаны на общепринятом языке, если запись сделана на русском языке, государственных языках республик в составе Российской Федерации и включают в себя заводские, торговые знаки и марки, изображенные буквами и цифрами, статистические или иные сводки, состоящие из одних цифр, или на кодированном языке, если запись сделана при помощи условных обозначений или обычных слов, но имеющих условное значение.

Каждое произвольно составленное слово или группа цифр кодированного языка должны состоять не более чем из 5 знаков.

В телеграммах подразделений Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды (Росгидромет) допускаются кодированные слова и группы цифр в количестве не более 10 знаков.

31. Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо словами.

Числовые значения, точность передачи которых важна для пользователей, должны быть написаны отправителем полными словами.

32. Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут быть написаны полными словами или сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб» соответственно) или соответствующими символьными знаками.

«Вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

. ТОЧКА ТЧК , ЗАПЯТАЯ ЗПТ » » КАВЫЧКИ КВЧ ( СКОБКА или ЛЕВАЯ СКОБКА СКБ ) СКОБКА или ПРАВАЯ СКОБКА СКБ — ТИРЕ или МИНУС + ПЛЮС ? ВОПРОСИТЕЛЬНЫЙ ЗНАК / ДРОБНАЯ ЧЕРТА

Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл» соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

33. Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующим и последующим словами, цифрами и знаками.

34. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок.

По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

В телеграммах в адреса предприятий и организаций, размещенных в жилых домах, могут быть указаны дополнительные адресные данные (подъезд, этаж, подвал, чердак, офис, комната).

35. При адресовании телеграмм в страны СНГ и Балтии перед наименованием пункта назначения указывается страна назначения.

Примеры:

АЗЕРБАЙДЖАН БАКУ 39 ПРОСПЕКТ ГУСЕЙНОВА ДОМ 30 КВ 5 АХМЕДОВУ= ПОЧТОЙ ЗАКАЗНОЕ УКРАИНА ТОПОЛИ ХАРЬКОВСКОЙ ДВУРЕЧЕНСКОГО ДЕРЕВНЯ ТОРБЕЕВО ИВАНЧЕНКО МАРИИ ТАРАСОВНЕ=

36. При адресовании телеграмм в города следует рекомендовать отправителю указывать номер городского отделения связи, в сельскую местность кроме фамилии — имя и отчество адресата.

37. В случае указания отправителем шестизначного почтового индекса при адресовании телеграммы в город используется часть индекса, несущая необходимую для телеграммы информацию, — номер городского отделения связи.

38. При приеме телеграмм в адреса государственных, законодательных и исполнительных органов власти следует указывать в платной части телеграммы адрес отправителя.

39. Телеграмма с неполными адресными данными может быть принята в исключительных случаях по настоянию отправителя (с риском для отправителя) с указанием на оборотной стороне бланка телеграммы соответствующей отметки «отправитель предупрежден…» с указанием содержания предупреждения, которое должно быть объявлено отправителю под расписку.

40. При приеме телеграммы в один адрес нескольким лицам необходимо разъяснять отправителю, что такая телеграмма вручается в одном экземпляре любому (одному) из указанных в адресе лиц.

41. В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области, округа и района, на территории которых находится населенный пункт, указывается в родительном падеже.

42. Номера строений, домов, корпусов, квартир разделяют словами.

Слова «строение», «корпус», «квартира», «войсковая часть», «абонементный ящик» пишутся полностью или сокращенно: «стр», «корп», «кв», «в/ч», «а/я».

Слова «край», «область», «город», «район», «село», «деревня», «почтовое отделение», «улица», «переулок», «дом» пишутся полностью или сокращенно: «кр», «обл», «г», «рн», «с», «дер», «п/о», «ул», «пер», «д» соответственно, или не пишутся, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и иные, употребляемые в адресе, пишутся полностью.

Номера домов, строений, корпусов, квартир могут быть написаны цифрами или словами.

Дробные номера могут быть написаны с использованием символьного знака «/» (например: 3/5) или словами (например: три дробная черта пять).

43. Наименования номерных улиц и номерных организаций (порядковая нумерация: первый, второй, десятый) указываются словами. Наименования улиц и организаций, в названиях которых использованы цифры, могут указываться произвольно цифрами или прописью.

Примеры:

ТУЛА 4 ПЕРВАЯ ГОРОДСКАЯ БОЛЬНИЦА ГЛАВНОМУ ВРАЧУ= ЧЕРЕПОВЕЦ ВОЛОГОДСКОЙ ТРЕТЬЯ ВОСТОЧНАЯ 5 КВ 13 ПЕТРОВУ= МОСКВА УЛ 1905 ГОДА ДОМ 38 КВ 7 ШЕВЦОВУ= РЖЕВ ТВЕРСКОЙ ВТОРОЙ АВТОКОМБИНАТ КОЛОННА 1218 НАЧАЛЬНИКУ=

44. Телеграмма может иметь один или несколько адресов (многоадресная телеграмма).

45. Телеграммы могут быть адресованы:

на полный адрес;

на условный или сокращенный адрес;

до востребования;

на номер абонементного ящика;

в адрес войсковой части;

в адрес полевой почты;

в адреса морских и речных судов;

на номер полученной телеграммы;

на номер абонентской установки сети Телекс.

На полный адрес

46. При адресовании телеграммы на полный адрес должны быть включены все данные, необходимые для доставки ее адресату.

47. Адрес телеграммы в населенный пункт, имеющий средства электросвязи (телеграфную, факсимильную (телефонную) связь), указывается в следующем порядке:

наименование пункта назначения с указанием наименования республики, края, округа, области и муниципального района, если пункт назначения не является административным центром, а также с указанием номера отделения связи, если телеграмма адресована в городское поселение, городской округ, город федерального значения;

местожительство или местонахождение адресата (название улицы, переулка, бульвара, проспекта, проезда и т.п., номер дома, номер квартиры, название гостиницы, дома отдыха и т.п.);

наименование адресата.

В наименовании адресата указывается:

фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы адресата, если адресатом является гражданин;

наименование организации, должность (если известна), фамилия и, по желанию отправителя, имя и отчество или инициалы должностного лица, если адресатом является должностное лицо;

наименование организации, если адресатом является организация.

В наименовании адреса название организации указывается в именительном падеже, фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже.

Примеры:

САМАРА 54 УЛИЦА ГОГОЛЯ ДОМ 11 КВАРТИРА 7 КУДИНОВОЙ= САНКТ-ПЕТЕРБУРГ НЕВСКИЙ ПРОСПЕКТ Д 4 КВ 88 ТЕЛЕФОН 2673378 АКИМОВОЙ ТАТЬЯНЕ ПЕТРОВНЕ= ОРЕНБУРГ 11 УЛ СРЕДНЯЯ Д 5 ПОДЪЕЗД 1 ПОДВАЛ ТОВАРНАЯ БАЗА СОРОКИНУ= МОСКВА ТЕАТРАЛЬНЫЙ ПРОЕЗД ДОМ 1/4 ГОСТИНИЦА МЕТРОПОЛЬ ПИТЕРУ БРАУНУ= САЛТЫКОВКА МОСКОВСКОЙ БАЛАШИХИНСКОГО НИКОЛЬСКАЯ 5 ФЕДОРОВОЙ АННЕ= АФИПСКИЙ КРАСНОДАРСКОГО СЕВЕРСКОГО МИРА 15 ПОДЪЕЗД 1 ООО ЗЕНИТ МАЛОВОЙ А.П.= БОБРОВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛ САДОВАЯ 4 КВ 15 ШИЛОВОЙ О.П.=

На условный или сокращенный адрес

48. Условный или сокращенный адрес — это адрес, который заменяется одним словом или аббревиатурой и регистрируется у оператора связи.

49. Условный адрес определяется пользователем, по согласованию с оператором, должен состоять из одного легкого для чтения слова, содержащего не более 6 букв, сокращенный адрес — из одного слова, содержащего не более 15 букв.

Не допускается употребление условных и сокращенных адресов, состоящих из имен собственных, названий городов, населенных пунктов, рек и т.п.

50. Пользователь, имеющий условный или сокращенный адрес для телеграмм, ежегодно перерегистрирует его у оператора связи. Процедура перерегистрации устанавливается оператором связи самостоятельно и предусматривается в договоре.

51. Доставка телеграмм, направляемых на условный или сокращенный адрес, не зарегистрированный у оператора связи, не производится.

52. При адресовании на условный или сокращенный адрес должны быть указаны пункт назначения, условный или сокращенный адрес, наименование адресата (при необходимости).

Примеры:

ОРЕЛ 17 ЭЛЕКТРОСТРОЙ ЗАМЕСТИТЕЛЮ НАЧАЛЬНИКА ИСАКОВУ= ТУЛА 4 РУДА ГОЛУБЕВУ= ВЕНЕВ ТУЛЬСКОЙ ОРИОН КОНДРАТЬЕВУ= МОСКВА ЗАРЯД ОТДЕЛ СНАБЖЕНИЯ= МОСКВА РОСГИДРОМЕТ=

До востребования

53. Адрес составляется в следующей последовательности:

наименование пункта назначения;

место получения телеграммы (почтамт, узел связи, номер отделения связи);

слова «до востребования»;

наименование адресата с указанием фамилии, имени и отчества.

Телеграммы «до востребования» принимаются только в адрес граждан.

Примеры:

НОВОСИБИРСК 163 ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ МАКСИМОВОЙ АННЕ ПЕТРОВНЕ= МОСКВА ПОЧТАМТ ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ ЛЕБЕДЕВОЙ МАРИИ ИВАНОВНЕ= ЛИВНЫ ОРЛОВСКОЙ УЗЕЛ СВЯЗИ ДО ВОСТРЕБОВАНИЯ СЕМЕНОВУ ПЕТРУ ИВАНОВИЧУ=

54. При приеме телеграмм в адрес «до востребования» следует предупреждать отправителя, что адресат может востребовать телеграмму в течение 30 суток со дня поступления телеграммы.

55. Телеграммы «до востребования» выдаются адресату только при предъявлении документа, удостоверяющего личность гражданина.

На номер абонементного ящика

56. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта назначения;

место абонирования (почтамт, узел связи, номер отделения связи);

слова «абонементный ящик» или «а/я» и его номер;

наименование адресата.

Примеры:

ПЕРМЬ 39 А/Я 415 ПЕТУХОВУ И.К.= КАМЕНКА ПЕНЗЕНСКОЙ УЗЕЛ СВЯЗИ А/Я 15 САФОНОВУ=

В адреса войсковых частей и полевых почт

57. Адрес в войсковую часть указывается в следующей последовательности:

наименование населенного пункта с указанием номера отделения связи;

слова «войсковая часть» или «в/ч» и ее номер;

наименование адресата.

Примеры:

ХАБАРОВСК 15 В/Ч 34215 КОМАНДИРУ= КРАСНОГОРСК МОСКОВСКОЙ В/Ч 35617-Б СИЗОВУ СЕРГЕЮ=

58. В адрес МОСКВА 300 и МОСКВА 400 допускается прием телеграмм только категории «обыкновенная» с отметкой «заверенная» с указанием номера войсковой части, с присвоением маршрутного индекса 209713 (111713). Отправители телеграмм предупреждаются, что доставка телеграмм в указанные адреса в установленные сроки прохождения не гарантируется.

59. Адрес в полевую почту указывается в следующей последовательности:

город Москва с указанием номера отделения связи;

слова «полевая почта» или «п/п» и номер полевой почты;

наименование адресата.

Примеры:

МОСКВА 772 ПОЛЕВАЯ ПОЧТА 35253 ЗАХАРОВУ ПЕТРУ ИВАНОВИЧУ= МОСКВА 773 П/П 34678 ЕФРЕМОВУ ЮРИЮ= МОСКВА 774 ПОЛЕВАЯ ПОЧТА 31657 КОМАНДИРУ=

60. В исключительных случаях допускаются к приему телеграммы с отметкой «заверенная» в адреса войсковых частей и полевых почт без указания номера городского отделения связи. Такие телеграммы направляются в адрес: МОСКВА 713, с указанием маршрутного индекса 209713 (111713). Пунктом назначения в телеграммах в полевые почты указывается МОСКВА 713. При этом следует предупреждать отправителей, что сроки доставки ввиду перехода обработки телеграмм на сеть связи специального назначения увеличиваются.

61. Не производится прием телеграмм в адреса войсковых частей и полевых почт с индексом «ЮЯ».

В адрес морского судна

62. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование местонахождения береговой станции;

наименование пароходства (судовладельца);

наименование судна;

наименование адресата.

Пример:

МУРМАНСК МОРФЛОТ ТЕПЛОХОД НАВАРИН ИВАНОВУ ВАСИЛИЮ ПЕТРОВИЧУ=

В адрес речного судна

63. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта стоянки речного судна;

наименование речного порта (вокзала);

наименование судна;

рейс судна, если судно находится в рейсе;

наименование адресата.

Примеры:

УЛЬЯНОВСК РЕЧНОЙ ВОКЗАЛ ТЕПЛОХОД КРЫМ РЕЙС МОСКВА-АСТРАХАНЬ КУЗНЕЦОВОЙ ИРИНЕ= МОСКВА СЕВЕРНЫЙ РЕЧНОЙ ПОРТ ТЕПЛОХОД АЙВАЗОВСКИЙ СНЕГИРЕВУ ОЛЕГУ ПАВЛОВИЧУ=

64. Не принимаются телеграммы в оконечные пункты прибытия речных судов.

На номер полученной телеграммы

65. В случае подачи телеграммы «на номер полученной телеграммы» оператору должна быть предъявлена полученная адресатом телеграмма.

66. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта подачи телеграммы, указанного в заголовке полученной телеграммы;

слова «отправителю телеграммы» с указанием номера и даты подачи полученной телеграммы.

Примеры:

УФА 5 ОТПРАВИТЕЛЮ ТЕЛЕГРАММЫ 5/37 ОТ 14/9= ИВАНТЕЕВКА МОСКОВСКОЙ ОТПРАВИТЕЛЮ ТЕЛЕГРАММЫ НОМЕР 5/19 ОТ 10 ИЮЛЯ=

67. При подаче такой телеграммы пользователь должен быть предупрежден, что в случае неуказания отправителем своего адреса телеграмма не будет доставлена.

На номер абонентской установки сети Телекс

68. Адрес указывается в следующей последовательности:

наименование пункта назначения;

слово «Телекс» или «TLX» и номер абонентской установки Телекс;

наименование адресата.

Примеры:

МОСКВА ТЕЛЕКС 111016 САМОЙЛОВУ= НОВОСИБИРСК ТЕЛЕКС 133276 ПРОМСТРОЙТРЕСТ ОТДЕЛ ПРОДАЖ БЕСКОВУ=

Многоадресная телеграмма

69. При подаче телеграмм с одним и тем же текстом и подписью в несколько адресов отправитель должен подать столько экземпляров телеграммы, сколько адресов в ней указано, но не более 5.

70. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт назначения и адресные данные, куда следует доставить телеграмму, остальные адреса указываются в тексте телеграммы.

71. Отметки о категориях и видах телеграмм могут быть указаны по желанию отправителя перед адресом каждой из телеграмм.

72. Пример составления телеграммы в 3 адреса:

СРОЧНАЯ ОМСК 45 ЛЕСНАЯ 15 ОАО ЗАРЯД ПАВЛОВУ= УВЕДОМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАФОМ БРЯНСК 15 ТОПОЛЬ ИВАНОВУ ТУЛА ТЕЛЕКС 253340 КВАНТ ЗАХАРОВУ ПРОШУ ПРИБЫТЬ СОВЕЩАНИЕ 15.12.05 10.00=ДИРЕКТОР САФРОНОВ- УВЕДОМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАФОМ БРЯНСК 15 ТОПОЛЬ ИВАНОВУ= СРОЧНАЯ ОМСК 45 ЛЕСНАЯ 15 ОАО ЗАРЯД ПАВЛОВУ ТУЛА ТЕЛЕКС 253340 КВАНТ ЗАХАРОВУ ПРОШУ ПРИБЫТЬ СОВЕЩАНИЕ 15.12.05 10.00=ДИРЕКТОР САФРОНОВ- ТУЛА ТЕЛЕКС 253340 КВАНТ ЗАХАРОВУ= УВЕДОМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАФОМ БРЯНСК 15 ТОПОЛЬ ИВАНОВУ СРОЧНАЯ ОМСК 45 ЛЕСНАЯ 15 ОАО ЗАРЯД ПАВЛОВУ ПРОШУ ПРИБЫТЬ СОВЕЩАНИЕ 15.12.05 10.00=ДИРЕКТОР САФРОНОВ-

73. Допускается прием многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом и подписью по списку адресов, но не более 20 адресов в одном списке. К каждому списку прилагается 1 экземпляр текста телеграммы.

Телеграмма и телефонограмма. Порядок их составления и оформления.

Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка— «тчк», запятая — «зпт», двоеточие — «двтч», кавычки — «квч», скобки — «скб», номер — «нр».

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов. Знаки «№»,»—»,»+» и др. следует писать словами — соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Телеграмма

Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.

В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

Текст

телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки «+», «-» и другие в тексте рекомендуется писать словами.

Бланк телеграммы

делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите «Подпись»; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные интервалы, полное наименование должности лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.

Пример составления и оформления телеграммы.

ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ

МОСКВА РОСТОКИНСКАЯ 7 УПО ПЕТРОВУ

ДОКУМЕНТЫ ОФОРМЛЕНЫ ПРОСИМ ВЫЕХАТЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЯ тчк