Паспорт архива организации

>Коми-Пермяцкий окружной государственный архив

Инструкция по заполнению паспорта архива

Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию (далее-«Паспорт…»), является документом централизованного государственного учета и установлен Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Пермского края.

1. Общие положения

1.1. «Паспорт…» составляется каждой организацией — источником комплектования
государственного архива ежегодно в двух экземплярах, отра¬жает информацию об организации хранения и сведения о документах постоянного хранения и по личному составу по состоянию на 01.12 отчетного года.

1.2. Один экземпляр «Паспорта…» представляется в государственный архив, второй хранится в деле фонда организации.

1.3. К «Паспорту…», в соответствии с его разделами, составляется объяснительная
записка, в которой отражаются изменения в организации хранения и объемных показателях по сравнению с ранее составленным паспортом.

1.4. Объемные показатели даются в указанных в форме «Паспорта…» единицах измерения. Исправления не допускаются.

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Общие сведения

Графа 1 — «Количество фондов»

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций — предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Графа 2 — «Площадь архивохранилища» (кв. м)

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 — «Загруженность архивохранилища (%).

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Всего» строки 201

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 1 «Всего» строки 202

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

Графа 2 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 3 «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее — ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

• постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
  организации;
• постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

Графа 5 «Начальная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа б «Конечная (крайняя) дата» строки 201 «Постоянного хранения» и строки 202 «По личному составу»

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

Графа 7 «Хранятся сверх установленного срока»(для строки 201 «Постоянного хранения).

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений — 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

Графа 8 «Образуется в год дел»

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

Строка 301 «Количество штатных работников».

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

(в формате doc)

Инструкция по заполнению паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

СОГЛАСОВАНА

Протоколом ЭПМК по делам архивов Министерства культуры Республики Хакасия

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ

ПАСПОРТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ НА 1 ДЕКАБРЯ 20___ ГОДА

1. Настоящая инструкция определяет порядок заполнения Паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 20___ года (далее — Паспорт архива) — документа централизованного государственного учета, установленного Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива ) и Основными правилами работы архивов организаций.

2. Паспорт архива составляется каждой организацией, являющейся источником комплектования государственного или муниципальных архивов Республики Хакасия ежегодно в двух экземплярах. Первый экземпляр Паспорта архива хранится в организации по месту составления, второй экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив Республики Хакасия.

3. В адресной части бланка Паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу в строке «Кому представляется» указывается почтовый индекс и адрес государственного или муниципального архива Республики Хакасия на учете у которого, находится отчитывающаяся организация.

В строке «Кем представляется» отчитывающаяся организация указывает свое полное и сокращенное наименование, адрес с почтовым индексом, организационно-правовую форму и форму собственности (государственная, муниципальная или частная). Если архив организации расположен в другом здании, кроме официального адреса организации указывается и адрес местонахождения архива.

4. Раздел 1 «Общие сведения» (строка 101) содержит общие сведения об архиве организации, хранящем управленческую документацию (постоянного срока хранения, по личному составу, долговременного срока хранения).

4.1. В графе 1 строки 101 указывается общее количество фондов, хранящихся в архиве организации (как правило, в архиве организации хранится один фонд).

4.2. В графе 2 строки 101 указывается общая площадь архивохранилищ в квадратных метрах, предназначенных для хранения документов. Если таких помещений несколько — указывается их суммарная площадь.

4.3. В графе 3 строки 101 указывается степень загруженности архивохранилищ в процентах.

Для расчета степени загруженности архивохранилища количество погонных метров, заполненных архивными документами (м) делится на общее количество погонных метров стеллажных полок в архиве (м) и умножается на 100 %:

Загруженность архивохранилища (%) =	количество погонных метров, заполненных архивными документами (м)	х 100 %
общее количество погонных метров стеллажных полок в архиве (м)

Если архивохранилище оборудовано стеллажами не полностью, для расчета степени загруженности архивохранилища сначала высчитывают количество архивных шкафов, которые потенциально может вместить архивохранилище с учетом нормативных требований и погонных метров стеллажных полок, а затем рассчитывается степень загруженности архивохранилища по вышеприведенной формуле.

5. Раздел 2 «Сведения о документах» (строки 201, 202) содержит сведения об общем объеме единиц хранения постоянного срока хранения, по личному составу (долговременного срока хранения), хранящихся в архиве организации.

5.1. В строке 201 указываются сведения об управленческой документации постоянного срока хранения, находящейся на хранении в организации.

Вместе с управленческой документацией общего делопроизводства учитываются документы постоянного хранения специального делопроизводства: похозяйственные книги в сельских администрациях; уголовные и гражданские дела в судах; метрические книги, первые экземпляры книг актов гражданского состояния в органах ЗАГС и др.

5.1.1. В графе 1 строки 201 указывается общее количество единиц хранения управленческой документации постоянного срока хранения, находящейся на хранении в организации.

5.1.2. В графе 2 строки 201 указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1 строки 201.

5.1.3. В графе 3 строки 201 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1 строки 201.

При заполнении данной графы необходимо учитывать, что научно-техническая обработка, описание документов проводятся через 2 года после завершения их в делопроизводстве (не считая делопроизводственного года), т. е. в 2015 году сведения по управленческой документации представляются по 2012 год включительно. При подготовке Паспорта архива в 2016 году эти данные представляются по 2013 год включительно, в 2017 году — по 2014 год включительно и т. д.

5.1.4. В графе 4 строки 201 указывается количество единиц хранения управленческой документации постоянного хранения, внесенных в описи дел, утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией по делам архивов Республики Хакасия (далее – ЭПМК по делам архивов).

5.1.5. В графе 5 строки 201 указывается год создания самого раннего документа числа единиц хранения, включенных в графу 4 строки 201.

5.1.6. В графе 6 строки 201 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4 строки 201.

При заполнении данной графы необходимо учитывать, что научно-техническая обработка и описание документов проводятся через 2 года после завершения их в делопроизводстве (не считая делопроизводственного года), т. е. в 2015 году сведения по управленческой документации представляются по 2012 год включительно. При подготовке Паспорта архива в 2016 году эти данные представляются по 2013 год включительно, в 2017 году – по 2014 год включительно и т. д.

5.1.7. В графе 7 строки 201 указывается количество единиц хранения, из числа внесенных в описи дел, утвержденных ЭПМК по делам архивов, хранящихся в организации сверх установленного срока.

При заполнении данной графы следует учитывать установленные статьей 22 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации (управленческой документации) в организация различного уровня.

Временный срок хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных (частных) организациях устанавливается договором и, как правило, не превышает 5 лет.

5.1.8. В графе 8 строки 201 указывается количество дел постоянного хранения, образующихся в год в организации.

Если документы не упорядочены, то производится примерный подсчет дел, подлежащих передаче на государственное или муниципальное хранение. Подсчет производится с учетом правил формирования дел по номенклатуре дел на год, за который представляются сведения или по годовому разделу описи дел организации.

При заполнении данной графы необходимо учитывать, что в 2015 году указывается количество дел постоянного хранения, образовавшихся за 2012 год. При подготовке Паспорта архива в 2016 году эти данные представляются за 2013 год, в 2017 году за 2014 год и т. д.

5.2. В строке 202 указываются сведения о документах по личному составу (долговременного хранения), находящихся на хранении в организации.

Вместе с документами по личному составу подлежат учету тарификационные ведомости, дела по патронированию и опеке в управлениях по образованию, карточки персонального учета депутатов, дела долговременного хранения (75 лет) в центрах занятости населения и др.

5.2.1. В графе 1 строки 202 указывается общее количество единиц хранения по личному составу (долговременного хранения), созданных за все время существования организации.

Документы по личному составу, имеющие срок хранения до 10 лет включительно, при подсчете не учитываются.

5.2.2. В графе 2 строки 202 указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1 строки 202.

5.2.3. В графе 3 строки 202 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 1 строки 202.

При заполнении данной графы необходимо учитывать, что научно-техническая обработка и описание документов проводятся через 2 года после завершения их в делопроизводстве (не считая делопроизводственного года), т. е. в 2015 году сведения о документах по личному составу представляются по 2012 год включительно. При подготовке Паспорта архива в 2016 году эти данные представляются по 2013 год включительно, в 2017 году — по 2014 год включительно и т. д

5.2.4. В графе 4 строки 202 указывается количество единиц хранения документов по личному составу, внесенных в описи дел, согласованные ЭПМК по делам архивов.

5.2.5. В графе 5 строки 202 указывается год создания самого раннего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4 строки 202.

5.2.6. В графе 6 строки 202 указывается год создания самого позднего документа из числа единиц хранения, включенных в графу 4 строки 202.

При заполнении данной графы необходимо учитывать, что научно-техническая обработка и описание документов проводятся через 2 года после завершения их в делопроизводстве (не считая делопроизводственного года), т. е. в 2015 году данные о документах по личному составу представляются по 2012 год включительно. При подготовке Паспорта архива в 2016 году эти данные представляются по 2013 год включительно, в 2017 году — по 2014 год включительно и т. д.

5.2.7. Графа 7 строки 202 не заполняется.

5.2.8. В графе 8 строки 202 указывается количество дел по личному составу, образующихся в год в организации.

Если документы не упорядочены, производится примерный подсчет дел с учетом правил формирования дел по номенклатуре дел на год, за который представляются сведения или по годовому разделу описи дел организации.

При заполнении данной графы необходимо учитывать, что в 2015 году указывается количество дел по личному составу, образовавшихся за 2012 год. При подготовке Паспорта архива в 2016 году эти данные представляются за 2013 год, в 2016 году — за 2014 год и т. д.

6. В разделе 3 «Кадры» в строке 301 указывается количество штатных работников архива организации.

7. В разделе «Условия хранения документов» следует подчеркнуть варианты, характеризующие помещение, в котором хранятся документы, оборудование помещения и поддерживающийся в нем температурно-влажностный режим.

8. Паспорт архива подписывается руководителем организации. Под подписью руководителя организации указывается должность и фамилия исполнителя — лица, ответственного за архивное хранение документов в организации, его телефон.

Кому представляется ___________________________

наименование и адрес

получателя

Кем представляется ____________________________

наименование и адрес

_______________ ______________________________

отчитывающейся организации

форма собственности отчитывающейся организации

ПАСПОРТ

АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

на 1 декабря 20 ___ года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность в процентах
А

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
Всего	Крайние даты	Из них внесено в описи, (согласованные) ЭПК архивного учреждения	Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
Всего	Крайние даты
начальная	конечная	начальная	конечная
А	Б
Постоянного хранения
По личному составу

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников

______________ 20 ____ г.

Руководитель Подпись

фамилия и телефон исполнителя

Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное

Отопление: центральное, печное, отсутствует

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет

Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют

Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет

Читальный зал: есть, нет

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается

>О ВНЕДРЕНИИ ПАСПОРТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

О ВНЕДРЕНИИ ПАСПОРТА АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 7 декабря 1998 года N 1154-р

О внедрении паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, в целях реализации статьи 17 Закона Калининградской области «Об Архивном фонде Калининградской области и архивах», а также обеспечения централизованного муниципального учета документов государственной части Архивного фонда области, временно хранящихся в организациях города Калининграда:

1. Утвердить форму паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (приложение N 1).
2. Утвердить и ввести в действие «Инструкцию о порядке заполнения паспорта архива» (приложение N 2).
3. Руководителям организаций обеспечить ежегодное представление паспортов архивов в архивный отдел мэрии города в срок до 20-го декабря текущего года.
4. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на архивный отдел (Щепкина Е.Н.).

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1. ПАСПОРТ архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 19 __ года

Мэр
Ю.А.Савенко
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к распоряжению
мэра г.Калининграда
от 7 декабря 1998 года N 1154-р
Кому представляется ________________________
наименование и адрес
____________________________________________
получателя
Кем представляется _________________________
наименование и адрес
____________________________________________
отчитывающейся организации
____________________________________________
форма собственности отчитывающейся организации

ПАСПОРТ архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 19 __ года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища в кв. метрах	Загруженность архивохранилища в процентах
А

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего	Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установлен- ного срока	Образуется в год дел
			Началь- ная	Конеч- ная	Всего	Крайние даты
						Начальная	Конечная
А	Б
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

3. Кадры Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):
————————————————

┌═══════┬════════════════════‰ Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
│ Код │ Количество │ Отопление: центральное, печное, отсутствует
│строки │ штатных работников │ Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет
├═══════┼════════════════════┤ Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
│ 301 │ │ Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
└═══════┴════════════════════… Читальный зал: есть, нет

Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
«____» ________________ 19 __г.
Руководитель
______________________________
фамилия и телефон исполнителя

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2. ИНСТРУКЦИЯ о порядке заполнения паспорта архива

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению
мэра г. Калининграда
от 7 декабря 1998 года N 1154-р

Настоящая инструкция определяет порядок заполнения паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию — документа централизованного муниципального учета, установленного Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден приказом Росархива от 11.03.97 года N 11 и зарегистрирован Минюстом России — регистрационный N 1344 от 8 июля 1997 г.).

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Паспорт составляется каждой организацией — источником комплектования Калининградского городского архива.
1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 1 декабря текущего года и хранится постоянно.
1.3. Паспорт представляется в архивный отдел мэрии города Калининграда к 20 декабря.
1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении фондах и документах, включая неописанные.
1.5. К паспорту составляется объяснительная записка, в которой при необходимости фиксируются специфические для конкретного архива особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом.
1.6. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления не допускаются.

2. СОСТАВ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПАСПОРТА

Графа 1 «Количество фондов»
Указывается количество архивных фондов, которые находятся на хранении в организации. Фондом называется весь комплекс документов, образующихся в деятельности организации. Кроме фонда данной организации, в архиве могут находиться документы ликвидированных организаций, а также подведомственной сети.

Графа 3 «Загруженность архивохранилища в процентах»
Степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деления количества единиц хранения, хранящихся в архиве, с учетом документов, принятых на временное хранение, на расчетную вместимость архивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100.

2.2. Раздел 2. Сведения о документах

Графа 1 «Количество единиц хранения. Всего»
Указывается общее количество дел постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в архиве организации.

Графы 2-3 «Крайние даты»
Указываются для документов постоянного хранения даты первого и последнего документов, находящихся в архиве.
Для документов по личному составу первоначальная дата поступления дел в архив организации должна совпадать, как правило, с годом ее создания.

Графа 4 «Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения»
Указывается количество дел постоянного хранения и по личному составу, обработанных в делопроизводстве и внесенных в описи, утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов администрации Калининградской области.

Графа 7 «Хранится сверх установленного срока»
Указывается количество дел постоянного хранения, которые хранятся в архиве организации сверх установленного ст. 19 Закона «Об Архивном фонде Калининградской области и архивах» срока.

2.3. Раздел 3. Кадры

Указываются данные об освобожденных сотрудниках архивов.

Паспорт должен быть подписан руководителем организации. Указывается фамилия и телефон исполнителя.