Содержание

Архив организации: задачи, функции, требования

Из этой статьи вы узнаете:

  • какими нормативными актами можно руководствоваться при организации хранения документов
  • как организовать хранение документов, если нет возможности создать архив
  • что необходимо для создания архива организации
  • какие требования предъявляются к архивным помещениям

Сегодня темой нашего разговора будет организация собственного архива в компании. Итак, каковы задачи и функции архива, и в каких условиях должны храниться документы?

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Скачать документы из статьи:

Положение об архиве организации. Бланк.DOC

Положение об архиве организации. Пример.DOC

НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВА

Словарь кадровика
Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

► Номенклатура дел: пример

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле) в ст. 17 устанавливает: государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу в течение сроков их хранения. Как видим, документы по личному составу особо выделены в комплексе документов, образующихся в деятельности организации.

Обратите внимание!
Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования документов как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан

Согласно п. 1 распоряжения Правительства РФ от 21.03.1994 № 358 — «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в свои учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Более полные разъяснения смотрите в видео:

Данные положения законодательства направлены на обеспечение сохранности документов по личному составу работников, высвобождаемых в результате реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по трудовому договору.

Положения, предусматривающие обязанность организации хранить документы, имеются и в ряде других законодательных актов и в иных нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность организаций определенного типа.

Совет
Основные правила разрабатывались для архивов организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов и по своему характеру являются рекомендательным документом, однако и любые другие организации вполне могут их использовать

Например, положения о сохранности документов содержатся в ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», приказе Минфина России от 29.12.2010 № 193н «Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов» и многих других.

В ходе комплектования архива документами, учета архивных документов, обеспечения их сохранности и использования архивы организаций руководствуются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).

Я работаю в отделе кадров негосударственного предприятия. Недавно мне поручили работу с документами, подлежащими хранению в архиве. Однако архива у нас нет. Как быть в такой ситуации? Как обеспечить сохранность этих документов? Нужно ли в таком случае создать архив, или это обязанность только государственных учреждений?

В соответствии с п. 1 ст. 13 Закона об архивном деле только государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности документов. Что же касается негосударственных организаций, то они, как говорится в законе, «вправе создавать архивы», но «обязаны обеспечить сохранность документов». Это означает, что негосударственные организации могут создавать либо не создавать архив, но независимо от этого должны обеспечить сохранность документов.

Каким образом можно это сделать? Сразу оговоримся, что, не создавая специального помещения для архивного хранения документации, обеспечить их сохранность в течение длительного времени практически невозможно. Поэтому если в вашей организации невозможно создать собственный архив, то для выполнения требований об обеспечении сохранности документов вы можете воспользоваться услугами государственного (муниципального) или коммерческого архива, заключив договор и передав документы на так называемое внеофисное хранение.

Если у работодателя нет возможности создать архив, каким образом организовать хранение документов по личному составу, завершенных в делопроизводстве?

В данном случае хранение документов по личному составу должно быть организовано в службе кадров. Конечно, будет правильнее, если у кадровиков найдется возможность разместить архивные документы в отдельном помещении или в отделенной, обособленной, части рабочего помещения. Смысл этого заключается в том, что, во-первых, архив кадровой службы должен быть отделен от текущей документации, во-вторых, в то помещение или ту часть помещения, где хранится архив кадровой службы, не должно быть доступа для посторонних, т. е. не являющихся работниками кадровой службы лиц.

СОЗДАНИЕ АРХИВА

В зависимости от объема документооборота архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы делопроизводства (секретариата).

Чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий:

  • выбор и оборудование помещения,
  • техническое оснащение архива,
  • создание нормативных условий хранения,
  • организация архивных документов в архивохранилище,
  • разработка и утверждение нормативных документов архива.

Все эти мероприятия позволят обеспечить поддержание архивных документов в нормальном физическом состоянии.

Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях.

В нашей организации давно обсуждается возможность создания своего архива, уже выделено помещение и начаты работы по его подготовке к хранению документов. А вот какие требования предъявля- ются к работникам архива? Всегда ли эти функции должен выполнять отдельный сотрудник, или должность архивариуса может совмещать, например, секретарь?

Архивариус организует работу архива и отвечает за выполнение задач, возложенных на архив. Он проходит инструктаж, а в необходимых случаях – стажировку в государственном архиве, куда в дальнейшем будут передаваться документы организации на хранение.

Функции архивариуса может исполнять и сотрудник другого структурного подразделения. В данном случае эта работа для него будет являться совместительством.

Ответ на вопрос о том, должен ли архивом заниматься сотрудник, чьей единственной обязанностью будет именно ведение архива, зависит от количества документации, оформляемой на хранение, и объема работы. В случае если организация крупная и архив в ней достаточно велик, рекомендуем внести в штатное расписание должность работника архива. Целесообразно также составить должностную инструкцию, указав виды работ, возлагаемых на работника архива, его права и обязанности.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы, и утверждается сотрудником архива.

Прием каждого дела производится руководителем архива в присутствии работника структурного подразделения.

Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников, а также сторонних организаций.

В пункте 4.5.4 Основных правил установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Форма книги выдачи документов

Увеличить изображение

Процесс оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в т. ч. органам суда и прокуратуры.

Форма заказа (требования) на выдачу документов сотрудникам организации

Увеличить изображение

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Увеличить верхний фрагмент

Увеличить нижний фрагмент

Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев – для временного пользования другими организациями (п. 4.5.2 Основных правил).

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ: СТАТУС, СОСТАВ, ЗАДАЧИ

Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении — положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива — на основании должностных инструкций.

Положение об архиве организации

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176. Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

  • комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
  • учет и обеспечение сохранности документов;
  • создание научно-справочного аппарата к документам архива;
  • использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами РФ.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

1) ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации — источников комплектования архива;

2) прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;

5) информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;

6) организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;

7) подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;

8) проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);

9) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

10) организация работы по составлению номенклатуры дел организации;

11) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;

12) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

13) участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях — источниках комплектования архива.

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

  • расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
  • помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
  • помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!
Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать — я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РЕЖИМЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Одна из важнейших задач архива — обеспечение сохранности документов. С этой целью следует создать оптимальные условия их содержания. Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Световой режим

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Температурно-влажностный режим

Основные правила устанавливают параметры температурно-влажностного режима в помещении архива.

Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов

Вид документации Температура, °С Относительная влажность воздуха, %
Бумажные документы 17-19 50-55
Чёрно-белые плёночные материалы 15 40-55
Цветные плёночные материалы 2-5 40-55
Документы на магнитных дисках и дисковых накопителях 8-18 45-65
Документы на магнитных лентах 8-18 15-50
Документы на оптических дисках 10-23 20-50

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

Обратите внимание!
При наличии рекомендаций фирм-производителей, устанавливающих специальные режимы хранения носителей, следует придерживаться рекомендаций производителя

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Санитарно-гигиенический режим

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В архивохранилище необходимо:

  • не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей и помещений;
  • не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку помещений с применением антисептиков.

Рекомендуется два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обследовать помещения хранилища и документов для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений.

ОБОРУДОВАНИЕ АРХИВОХРАНИЛИЩА СРЕДСТВАМИ ХРАНЕНИЯ

Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Нормы расстановки средств хранения также установлены Основными правилами.

Нормы расстановки средств хранения

Расположение средств хранения Нормы расстановки, см
Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) 120
Расстояние (проход) между стеллажами 75
Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене 75
Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) 45
Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) Не менее 15
Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) в цокольных этажах Не менее 30

Сейчас наша организация оборудует архив. Мне поручили определить, какая площадь для этого потребуется. Подскажите, как рассчитать площадь для размещения архива?

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

  • стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;
  • обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350-400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина -чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Как правильно разместить документы в архивохранилище?

Обратите внимание!
Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, так же как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Форма карточки пофондового топографического указателя

Увеличить изображение

Примерная форма карточки постеллажного топографического указателя

Увеличить изображение

Обратите внимание!
Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Конечно, сотрудники архива структурного подразделения, например кадровой службы, могут помнить, в каком порядке размещены документы, и без указателей (как правило, в этом случае документы размещаются по годам от наиболее ранних к более поздним).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов организации установлена ст. 13.20 КоАП РФ. Она возлагается на руководителя архива организации или сотрудника, отвечающего за ведение архива. В случае отсутствия лица, ответственного за хранение документов, отвечать за их сохранность будет руководитель организации.

Основные задачи и функции архива

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

Одобрены решением

Коллегии Росархива

от 06.02.2002

ВВЕДЕНИЕ:

Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.

Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».


Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.

К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

Основные правила работы архивов организаций подготовлены рабочей группой Росархива и ВНИИДАД в составе: Еремченко В.А. (руководитель группы), Альбрехт Б.В., Банасюкевич В.Д., Гавлин М.Л., Киселев И.Н., Красавин А.С., Ларин М.В., Мещерина Т.А., Привалов В.Ф., Смогло И.А., Сокова А.Н., Солобай Н.М., Степанова Л.А.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Понятие архива организации

1.1.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации <*>.

1.1.2. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

1.1.3. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.1.4. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

Виды архивов

1.2.1. В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

1.2.2. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных носителях.

1.2.3. Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

<*> В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов.

Основные задачи и функции архива

1.3.1. Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение сохранности документов;

создание научно-справочного аппарата к документам архива;

использование хранящихся в архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.3.2. Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

1.3.3. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;

принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

организует работу по составлению номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

1.3.4. Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива;

запрашивать от структурных подразделений и организаций — источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Функции и виды архивов, принципы и методы архивоведения

Предыдущая12345678

План лекции:

1. Функции архивов

2. Виды архивов

3. Принципы архивоведения

4. Методы архивоведения

1. Функции архивов.Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации.

Они реализуются в процессе таких направлениий деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации еѐ упорядочение, хранение, поиск, организация использования.

Можно определить функции архивов в обществе более широко:

1. Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»;

2. Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают еѐ из поколения в поколение;

3. Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование

архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры.

4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем.

5. Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с

библиотеками, музеями и др.

2. Виды архивов.Исходя из определения понятия «архив», которое является

полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов. Архивы в зависимости от формы собственности могут быть:

· государственными – к ним в РК в соответствии с законодательством относятся республиканские, областные, из государственного бюджета финансируется и деятельность территориальных (районных и городских) архивов;

· негосударственными (частными) – к ним могут относится архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных объединений и партий, конфессиональные и личные (семейные, родовые) архивы, а также коллекции и собрания.

Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут создаваться:

· архивы организаций («ведомственные архивы») (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций);

· архивы научно-технической документации (учреждений работающих с научно-технической и проектной документацией);

· архивы литературы и искусства (учреждений занимающихся вопросами

литературы и искусства, деятелей культуры, литературы и искусства);

· экономические архивы (предприятий, комерческих компаний);

· научные архивы (научных организаций, деятелей науки);

· архивы устной истории (аудио- и видеовоспоминаний различных лиц).

В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на:

· традиционные архивы (документы на бумажных носителях);

· кино- и видео- архивы;

· фотоархивы;

· фоноархивы;

· архивы электронных документов.

Такая группировка в целом закреплена в архивном законодательстве РК и зарубежных стран, а также в практике создания различных видов архивов при определении их профиля (см. раздел «Классификация документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»)

3. Принципы архивоведения.Двумя основополагающими принципами архивоведения являются принцип провениенции и принцип пертиненции. Провениенция (принцип происхождения, органичности создания, генетический принцип, фондовыйпринцип) (фр. respect des fonds; нем. registraturprinzip; англ. original order) – (от лат.provenio – происходить, появлятся, создаваться (created in) это принцип объединенияархивных документов в группы, с учетом генетической связи между ними, обусловленнойпроисхождением в результате деятельности одного учреждения или лица. Принципфондового деления использовался немецкими, французскими, российскими архивистами-практиками уже в 20-е гг. ХІХ в. В 1841 г. специальным циркуляром во французскихархивах была введена классификационная единица «фонд», которая базировалось напринципе «уважения к фонду», т.е. запрещения дробления исторических комплексовдокументов и их смешивания с документами чуждого происхождения. Концепция быласформулирована хранителем отдела рукописей Национальной библиотеки в ПарижеНаталисом де Вайи. В 1881 г. фондовое деление было введено и в прусских архивах. В1898 г. голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином принциппровениенции был теоретически обоснован и распространился в архивной практикебольшинства европейских стран как основополагающий.

Принцип недробимости фонда является логическим продолжением принципа

происхождения. Наиболее четкое обоснование и широкое практическое применение он получил в рамках советской школы архивоведения. Принцип недробимости предполагает хранение документов одного происхождения в пределах одного фонда в одном архиве, запрещает делить фонды, создавать из документов разного фондового происхождения искусственные образования (коллекции) и требует разыскивать и соединять (физически

или информационно) различные части фонда в соответствии с их происхождением. Из принципа происхождения следует также необходимость сохранения исторической внутренней структуры фонда т.е. структурный принцип внутрифондовой организации документов.

Пертиненция (принцип принадлежности, логический принцип, принцип

искусственности объединения) (от лат. pertineo – иметь отношение, принадлежать, содействовать (relating to) это принцип искусственности объединения архивных документов по одному или нескольким признакам (вид документа, тема, вид материального носителя и др.). Выделяют разновидности принципа: территориальная пертиненция и функциональная пертиненция. Принцип территориальной пертиненции предполагает хранение документов на той территории, на которой они были созданы, функциональной – предполагает хранение документов в тех организациях (государствах), которые являются правоприемниками уже несуществующих.

Также следует упомянуть такие архивоведческие принципы как принцип централизации, принцип всеобщего доступа к документам, принцип открытости архивов и др.

4. Методы архивоведения.В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности. К научным методам архивоведения относятся системный, функциональный и информационный анализ, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания архивотворческого процесса в пределах организации, для определения фондовой принадлежности документов).

Системный подход подразумевает рассмотрение любого объекта с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении документы должны сопоставляться не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей

системы.

Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для фиксации их реализации, также несут неравнозначную информацию. Функциональный метод является также способом прогнозирования информационного состава всего архивного фонда государства. На его основе определяются те комплекты документов, которые должныбудут в будущем найти отражение в составе Национального архивного фонда РК.

Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав НАФ.

В настоящее время широко применяется также информационный метод. Так как документы содержат информацию, которая неравнозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать еѐ значение и изучать явления еѐ повторяемости. При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы. Разновидностью информационного метода является источниковедческий анализ. Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних особенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен.

Метод архивной реконструкции исходит из необходимости воссоздания несуществующей документальной системы или работы учреждения на основе принципа происхождения (провениенции) и может представлять собой:

1) воссоздание (на основе сохранившихся справочников) первоначальной структуры единицы хранения или фонда, раздробленного, сохранившегося частично и несуществующего для непосредственного изучения;

2) полное или частичное воссоздание единицы хранения или фонда путем

копирования сохранившихся в различных фондах документов.

Введение

Архивный фонд Российской федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности.

Работа по распределению документов между архивами и их упорядочиванию внутри каждого архива называется организацией документов в пределах архивного фонда.

Объектом изучения является — Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Предметом изучения курсовой является процесс документирования (документационного обеспечения), составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда.

Цель работы: раскрыть роль и значение составления схем и организации документов архивов Российской Федерации.

На современном этапе все больше архивов, как государственных, так и негосударственных организаций содержат документы личного происхождения и коллекции, а их систематизация имеет некоторые особенности.

Разработка схемы систематизации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Кроме того, схема — это основа структуры описи.

Практическое осуществление систематизации документов фонда может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения единиц хранения в соответствии со схемой систематизации или карточным способом.

При непосредственной систематизации единицы хранения физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядке.

Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются основными правилами работы государственных архивов. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

Основными задачами архива организации являются:

· комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

· учет и обеспечение сохранности документов;

· создание научно-справочного аппарата к документам архива; использование хранящихся в архиве документов;

· подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

· ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;

· принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;

· учитывает и сохранность принятых в архив документов

· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

· организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

· проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение,

· осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;

· организует работу по составлению номенклатуры дел организации:

· оказывает методическую и практическую помощь структурным

подразделениям в работе с документами;

· участвует в разработке нормативных и методических документов

по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов. Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

· центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти,

· центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

· объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

· архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

· научно-технический архив;

· аудиовизуальный архив;

· архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Права и ответственность архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

· требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

· контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива;

· запрашивать от структурных подразделений и организаций источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

· участвовать в мероприятия); проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

· несоблюдение условий обеспечения сохранности документов:

· утрату и несанкционированное уничтожение документов;

· необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

· нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

> Понятие архива. Основные задачи и функции архива. Виды архивов. Права и ответственность архива>Задачи и функции архива

Архив — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Основными задачами архива являются

  • комплектование документами, учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
  • осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения

В соответствии с его задачами архив осуществляет следующие функции:

  • Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.
  • Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.
  • Организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
  • Исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
  • Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
  • Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.
  • Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.
  • Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.

Задачи и функции

В области хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов:

— принимает решение о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности Астраханской области, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

— организует включение документов в состав Архивного фонда Астраханской области при утверждении описей дел, документов постоянного срока хранения;

— организует определение в составе Архивного фонда Астраханской области уникальных и особо ценных документов;

— согласовывает примерные и индивидуальные номенклатуры дел источников комплектования архивных учреждений Астраханской области;

— согласовывает инструкции по делопроизводству источников комплектования архивных учреждений Астраханской области;

— организует согласование описей дел по личному составу источников комплектования архивных учреждений Астраханской области;

— организует согласование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, источников комплектования архивных учреждений Астраханской области;

— организует экспертизу проектов методических пособий по вопросам комплектования архивных учреждений Астраханской области;

— согласовывает положения об экспертных комиссиях источников комплектования архивных учреждений Астраханской области и об экспертных комиссиях архивных учреждений Астраханской области;

— организует согласование списков источников комплектования архивных учреждений Астраханской области;

— организует проведение проверок соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архивных учреждений Астраханской области;

— готовит предложение в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела о готовности к отправке государственными архивами Астраханской области страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации в федеральный государственный архив — Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ);

— ведет государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Астраханской области;

— ведет централизованный государственный учет документов Архивного фонда Астраханской области;

— проводит работы по подготовке документальных публикаций, а также документальных экспозиций и справочников о составе и содержании документов Архивного фонда Астраханской области;

— организует проверки работы архивных учреждений Астраханской области по рассекречиванию в установленном порядке носителей сведений, составляющих государственную тайну;

— организует информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Астраханской области и других архивных документов;

— организует исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформление в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства;

— выдает разрешение государственным архивам Астраханской области для оформления временного вывоза документов Архивного фонда Астраханской области за рубеж;

— согласовывает место дальнейшего хранения архивных документов при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций;

— организует оказание организационно-методической помощи организациям всех форм собственности в развитии и совершенствовании системы делопроизводства и унифицированных систем документации, осуществляет взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления;

— осуществляет анализ состояния архивного дела в Астраханской области и реализует меры по его совершенствованию.

Осуществляет иные полномочия в установленной сфере деятельности, в том числе:

— в установленном порядке вносит в Правительство Астраханской области проекты нормативных правовых актов и иных правовых актов, по которым требуется решение Правительства Астраханской области, а также Губернатору Астраханской области проекты законов, нормативных правовых актов и иных правовых актов, по которым требуется решение Губернатора Астраханской области, по вопросам, относящимся к установленной сфере деятельности агентства;

— на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов Астраханской области, нормативных правовых актов Губернатора и Правительства Астраханской области самостоятельно принимает нормативные правовые акты по вопросам в установленной сфере деятельности агентства, за исключением вопросов, правовое регулирование которых в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законами Астраханской области, актами Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области осуществляется исключительно федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами Астраханской области, нормативными правовыми актами Губернатора Астраханской области и Правительства Астраханской области;

— осуществляет функции главного распорядителя и получателя средств бюджета Астраханской области, предусмотренных на содержание агентства и государственных архивов Астраханской области и реализацию возложенных на них функций;

— осуществляет функцию учредителя государственных архивов Астраханской области от имени Астраханской области в порядке, установленном Правительством Астраханской области;

— организует прием граждан, обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленный законодательством Российской Федерации срок;

— оказывает гражданам Российской Федерации бесплатную юридическую помощь в пределах установленной компетенции;

— в области социального партнерства:

проводит работу по регулированию социально-трудовых отношений в сфере архивного дела;

— способствует формированию региональных отраслевых соглашений и функционированию областной отраслевой трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений на территории Астраханской области;

— осуществляет ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, и контроль за выполнением региональных отраслевых соглашений, коллективных договоров в государственных архивах Астраханской области;

— осуществляет закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Астраханской области в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

— осуществляет разработку и реализацию государственных программ Астраханской области и ведомственных целевых программ, а также функции государственного заказчика государственных программ Астраханской области в установленной сфере деятельности агентства;

— организует и обеспечивает мобилизационную подготовку агентства, а также в пределах своей компетенции осуществляет контроль и координацию проведения органами местного самоуправления и организациями, деятельность которых связана с деятельностью агентства или которые находятся в сфере его ведения, мероприятий по мобилизационной подготовке, а также осуществляет методическое обеспечение этих мероприятий;

— организует и обеспечивает воинский учет и бронирование на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе и работающих в агентстве;

— организует дополнительное профессиональное образование государственных гражданских служащих и иных работников агентства;

— обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну;

— осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности агентства;

— вносит предложения о наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования Астраханской области;

— участвует в работе научно-методического совета по архивному делу Южного федерального округа на территории Астраханской области;

— осуществляет координацию деятельности по вопросам представления работников агентства и иных лиц к награждению государственными и ведомственными наградами;

— осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Астраханской области.

Страницы ← предыдущая следующая → МИНИСТЕРСТВО ОБРÀЗОВÀНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРÀЦИИ ВОЛГОГРÀДСКИЙ ГОСУДÀРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Е.В. БУЛЮЛИНÀ ÀРХИВОВЕДЕНИЕ Учебно-методическое пособие Волгоград 2001 1 ББК 79.3я73 Б90 Рецензенты: гл. специалист Федеральной архивной службы России Г.À. Хабибулина; гл. государственный архивист Волгоградской области, председатель Комитета по управлению архивами Àдми- нистрации Волгоградской области Н.И. Иноземцев Печатается по решению редакционно-издательского совета университета Булюлина Е.В. Б90 Àрхивоведение: Учебно-методическое пособие. — Волгоград: Издательство ВолГУ, 2001. — 96 с. ISBN 5-85534-441-Х В пособии рассматриваются вопросы классификации до- кументов Àрхивного фонда РФ, экспертизы ценности доку- ментов, комплектования архивов, научно-справочного аппа- рата, использования архивных документов и организации ра- боты архивных учреждений. Предназначено для студентов гуманитарных вузов, изу- чающих специальность «Àрхивоведение». ISBN 5-85534-441-Х © Е.В. Булюлина, 2001 © Издательство Волгоградского государственного университета, 2001 2 От автора Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину историчес- кого развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации. В связи с этим представляется акту- альным изучение архивоведения как комплексной научной дисциплины, разрабатывающей теоретические, правовые и методические вопросы архивного дела. Настоящее учебно-методическое пособие предназначено для студентов отделения документоведения и документацион- ного обеспечения управления. Изучаемый курс является принципиально важным для сту- дентов-документоведов, так как знание научных и методичес- ких основ архивоведения позволяет производить аналитико-син- тетическую обработку документной информации, знать основ- ные положения обеспечения сохранности и учета документов, целей, направлений и организационных форм использования документов, а также задачи, структуру и функционирование отраслевой системы научно-технической информации в облас- ти документоведения и архивного дела. Учебно-методическое пособие включает в себя освеще- ние вопросов, прежде всего, теории и методики архивоведе- ния, представляющих наибольшую трудность при изучении. Вопросы историографии курса, истории архивного дела, архи- вного права и организации работы архивных учреждений осве- щаются в лекционном курсе. При подготовке настоящего пособия автор стремился учесть новые направления и тенденции, характерные для современ- ного развития архивоведения. 3 Введение Предмет и задачи курса. Основные термины. Связь архивоведения с другими научными дисциплинами Один из важнейших резервуаров памяти человечества — архивы. Слово «архив» употребляется во многих значениях: 1) архив — учреждение или структурная часть организации, осуществляющая прием, хранение документов и их использо- вание в различных целях (государственный архив, муниципаль- ный архив, ведомственный архив и т. п.); 2) архив — приве- денное в порядок собрание документов, образовавшихся в про- цессе деятельности учреждения или отдельных лиц (архив Пуш- кина, церковные архивы, архивы волостных правлений и т. п.). Иногда это название специальных сборников и периодических изданий, в которых публикуются документы («Исторический архив», «Àрхив К. Маркса и Ф. Энгельса»). Àрхив употребляется иногда еще и в значении «здание, помещение, где находятся, хранятся документы», то есть в зна- чении, присущем слову «архивохранилище». В процессе изучения курса «Àрхивоведение» мы будем упот- реблять слово архив, как правило, в первом значении. Àрхивное дело — отрасль деятельности общества (государ- ства), охватывающая научные, правовые и практические ас- пекты хранения и организации использования документов. Àрхивное дело с древнейших времен было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их до- кументы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Сколько-нибудь устойчивая государ- ственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государ- ственный аппарат для своего нормального функционирования должен был обладать особым механизмом, где бы текущая до- кументная информация какое-то время сохранялась. Потреб- ности государственного аппарата вызвали к жизни первые ар- хивы. Поэтому государство должно было заниматься организа- 4 цией хранения и использования документов. Таким образом, архивное дело имеет древнее происхождение. Но научная дисциплина — архивоведение — возникла срав- нительно недавно. Чтобы определить характер архивоведения как научной дисциплины, рассмотрим, как вообще возникают научные дисциплины, в чем их отличие от наук. Существует множество классификаций наук, но наиболее обобщенную и в то же время простую дал Ф. Энгельс. Он счи- тал, что все науки можно разделить на три большие группы по объекту исследования: 1) науки о неживой природе (астроно- мия, физика, химия и т. д.); 2) науки, изучающие живые орга- низмы; 3) исторические науки (философия, право, социоло- гия и т. д.). Как следует из этой классификации, наука как от- расль знания изучает глобальные проблемы природы, жизни общества. В то же время объект изучения научной дисциплины обладает гораздо меньшим масштабом. Существует два пути возникновения научных дисциплин. Первый путь — это отпочкование научной дисциплины от ос- новного ствола науки. Такие дисциплины первоначально полу- чают статус вспомогательной дисциплины, используются в качестве «полуфабриката» или «готового продукта» для реше- ния основных вопросов науки. Например, по первому пути шло становление источнико- ведения — вспомогательной дисциплины исторической науки. Но по мере развития методов исследования вспомогательная научная дисциплина может обрести значительную независи- мость, а результаты, полученные в ее рамках, могут иметь са- мостоятельный интерес. Второй путь — научная дисциплина возникает в результа- те «скрещивания» на стыках различных наук или на стыках от- дельной науки и какой-нибудь прикладной деятельности. Это специальные дисциплины. Они как бы перекидывают мостик между различными, иногда очень далеко отстающими сфера- ми научной и практической деятельности. Специальные науч- ные дисциплины используют методы исследований из различ- ных наук, но обладают полной независимостью, так как у них свой объект исследования. К таким научным дисциплинам от- носятся, например, биохимия, астрофизика и др. Научные дис- циплины данного плана могут превратиться в самостоятельную 5 отрасль знания. В свою очередь, от научных дисциплин могут отпочковаться другие или возникать на их стыках новые. Если в настоящее время науковеды насчитывают всего несколько де- сятков наук, то научных дисциплин — около двух тысяч. К этим последним относится и архивоведение. Àрхивоведение как научная дисциплина возникло на сты- ке исторической науки и государственно-правовой практики, частью которой было архивное дело. Современный словарь ар- хивной терминологии дает такое определение понятию «архи- воведение» — комплексная научная дисциплина, разрабатыва- ющая теоретические, правовые и методические вопросы архи- вного дела. Круг научных дисциплин, с которыми связано архивове- дение, обширен, так как организация документов, их хране- ние, создание научно-справочного аппарата и их использова- ние требуют знания тех отраслей человеческой деятельности, в результате которых они возникли. Àрхивоведение, решая свои задачи, опирается на достижения исторической науки, исто- рии естествознания и техники, а также источниковедения, вспо- могательных исторических дисциплин, документоведения, ин- форматики, истории государственных учреждений, археографии. Источниковедение, вооружая архивоведение своими ме- тодами исследования документов, помогает правильно решать теоретические вопросы экспертизы, обосновать отбор на госу- дарственное хранение полноценных в научном и практичес- ком отношении документов и выработать основания класси- фикации их в пределах архивных фондов. Вспомогательные исторические дисциплины: палеография, дипломатика, историческая хронология, историческая метро- логия, сфрагистика, геральдика, генеалогия, нумизматика, ис- торическая география — также имеют важное значение в рабо- те с текстами архивных документов. Документоведение — научная дисциплина, изучающая за- кономерности образования документов и разрабатывающая способы создания документов, принципы организации доку- ментооборота и построения систем документации, имеет с ар- хивоведением ряд общих теоретических вопросов в области клас- сификации документов, экспертизы и способов раскрытия их содержания. 6 Информатика изучает структуру и общие свойства науч- ной информации, закономерности ее создания, преобразова- ния, передачи и использования в различных сферах человечес- кой деятельности. Àрхивоведение, используя методы инфор- матики, разрабатывает свои вопросы применительно к доку- ментам архивов с учетом их специфики как исторических ис- точников. При этом наиболее плодотворным является комп- лексное применение источниковедческого и информационно- го подходов. История государственных учреждений изучает системы и функции учреждений, организаций, предприятий со времени возникновения государственного аппарата до наших дней. Она позволяет архивистам правильно определить комплексы доку- ментов в зависимости от масштаба и функций учреждений, а также пути организации архивных фондов различных учреж- дений и ведомств. Àрхеография, разрабатывающая теоретические и методи- ческие основы публикации документов, совместно с архиво- ведением решает вопросы выявления, отбора, описания доку- ментов, их датировки, систематизации. Структура современного архивоведения Àрхивоведение представляет собой комплексную научную дисциплину, объединяющую несколько специальных дисцип- лин: теорию и методику архивоведения, историю и организа- цию архивного дела, археографию, архивное право, архиво- ведческое терминоведение и др. Определения основных понятий (в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп- ределения»): Документальный фонд — совокупность документов, обра- зующихся в деятельности юридического или физического лица. Àрхивный фонд — совокупность архивных документов, ис- торически и (или) логически связанных между собой. Àрхивный фонд РФ — совокупность документов, имею- щих историческое, научное, социальное, экономическое, по- литическое или культурное значение, отражающих материаль- ную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъем- лемой частью историко-культурного наследия народов РФ. 7 Объединенный архивный фонд — архивный фонд, сфор- мированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи. Àрхивная коллекция — совокупность документов, образо- вавшихся в деятельности различных фондообразователей, име- ющих между собой исторически обусловленные связи. Àрхивный фонд личного происхождения — архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода. Понятие о ретроспективной документной информации. Социальные функции архивов В 60—70-х гг. в архивоведение и близкие отрасли знания стали широко проникать термины, понятия, идеи, почерпну- тые из теоретико-информационных концепций. Это было вре- мя острых дискуссий, связанных с осмыслением места архивов и архивных документов в системе информационных ресурсов государства. Стало ясно, что архивные документы являются объ- ектами информационного характера. Но поскольку специалис- ты в области теории информации изучали процессы, протека- ющие в «живых» системах различной природы, то они говори- ли главным образом об информации, относящейся к настоя- щему (оперативная информация) и к будущему (перспектив- ная информация). Перед архивистами встал вопрос о нахожде- нии специфических черт, присущих именно архивным доку- ментам. Важным этапом в поиске этих черт явилась выработка понятия «ретроспективная документная информация». Термин «ретроспективный» (буквальный перевод с латы- ни: «ретро» — обратно, назад; «спектре» — смотреть) уже дав- но бытует в европейских языках. В России он употреблялся уже в конце ХIХ — начале ХХ в. Термин «документная информа- ция», по Словарю современной архивной терминологии (М., 1982), означает «информация, содержащаяся в документе». Рет- роспективная документная информация — документная инфор- мация, созданная в прошлом. Àрхивист в настоящее время — первый, кто имеет дело с информацией, созданной в прошлом. Он обязан ее отобрать и сохранить. Но архив — это не склад, а научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества. 8 Документы являются продуктами хозяйственной, научной, художественной и других форм деятельности ряда поколений людей. В результате каждое последующее поколение получает их в совокупности с другими орудиями, средствами и продук- тами материального и духовного производства в качестве «со- циального наследства». В понятие «социальное наследство» вклю- чаются не только высокие достижения культуры, но и весь объединенный опыт, воплощенный в сознании (памяти) лю- дей и в продуктах их деятельности. При этом каждое новое по- коление находится перед выбором, что из наследия, утратив- шего свою непосредственную практическую ценность, необ- ходимо сохранить, что «забыть», а что из сохраненного ис- пользовать в новом качестве. Так, возникает проблема выбора социально-значимой информации о прошлом, проблема ис- пользования отобранной информации для нужд настоящего и будущего. Общественная, или социальная, память — механизм, обеспечивающий социальную преемственность. Подлинного овладения своей собственной памятью общество достигло только в то время, когда перешло от стихийного накопления инфор- мации о прошлом к сознательной ее концентрации и преобра- зованию в специально созданных для этого депозитариях. От архивов — библиотек древности, ведомственных архивов, ка- бинетов с «раритетами» и частных хранилищ был пройден путь к разветвленной сети общенациональных исторических архи- вов, библиотек, музеев. Социальная память общества — совокупность социальных средств и институтов, осуществляющих отбор и преобразова- ние некогда актуальной социальной информации в информа- цию о прошлом (ретроспективную) с целью сохранения и ис- пользования накопленного общественного опыта и передачи его из поколения в поколение. Àрхивы являются самой ценной частью социальной па- мяти, так как они долговечны, специально создаются для хра- нения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию — обеспечивают долговременную память общества. 9 Вопросы для повторения 1. Определение понятий: архивное дело, архивоведение, документальный фонд, архивный фонд, Àрхивный фонд Рос- сийской Федерации, объединенный архивный фонд, архивная коллекция. 2. Место архивоведения среди смежных наук и научных дисциплин. 3. Понятие о ретроспективной документной информации. Àрхивные документы как носители социальной памяти общества. Список литературы 1. Основы законодательства Российской Федерации «Об Àрхивном фонде Российской Федерации и архивах» // Отече- ственные архивы. 1993. ¹ 5. 2. Указ Президента Российской Федерации «Об утвержде- нии Положения об Àрхивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» // Отечественные архивы. 1994. ¹ 3. 3. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Тер- мины и определения. М., 1984. 4. Регламент государственного учета документов Àрхивно- го фонда Российской Федерации. М., 1996. 5. Словарь современной терминологии социалистических стран. М., 1982, 1988. Вып. 1—2. 6. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984. 7. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. 8. Àвтократов В.Н. Некоторые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Тр. ВНИИДÀД. М., 1976. 9. Àвтократов В.Н. Структура современного архивоведения как научной дисциплины // Àрхивы СССР периода развитого социалистического общества: Материалы Всесоюзной научно- практической конференции. М., 1979. Ч. 1. 10. Илизаров Б.С. Àктуальные теоретические и методоло- гические проблемы советского архивоведения. М., 1984. 11. Илизаров Б.С. О социальных функциях архивов // Àк- туальные вопросы совершенствования архивного дела в усло- 10 Страницы ← предыдущая следующая →

ЛЕКЦИЯ 7. по МДК 02.02 Государственные, муниципальные архивы, архивы организаций АРХИВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ, ВИДЫ, НАЗНАЧЕНИЕ, ФУНКЦИИ

ЛЕКЦИЯ 7. архивы организаций, виды, назначение, функции

План лекции:

1. Роль архива в деятельности современной структуры:

1.1.Виды архивов

1.2.Основные задачи и функции архива

2. Положение об архиве

3. Архивный маркетинг

1. Роль архива в деятельности современной структуры

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы. Архив учреждений организаций или предприятий хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. Основными нормативными документами регламентирующих работу ведомственных архивов является основные правила работы ведомственных архивах.

Право и обязанность создания архивов организаций для временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности, установлены Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (1993), Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) и Положением о Федеральной архивной службе России (1998), соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации.

Архивы организаций, хранящие кинофотофоно и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются Основными правилами работы архивов организаций в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.Организация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.1. Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

1. центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

2. центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

3. объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

4. архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

o архив управленческой документации;

o научно-технический архив;

o аудиовизуальный архив;

o архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

1.2. Основные задачи и функции архива

Основными задачами архива организации являются:

1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2. учет и обеспечение сохранности документов;

3. создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4. использование хранящихся в архиве документов;

5. подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Традиционная роль архива в деловой деятельности организации:

— хранит информационные ресурсы (как бумажные, так и электронные), имеющие долговременную деловую, юридическую и историческую ценность

— обеспечивает хранение документов в соответствии с законодательством и нормативными требованиями, и своевременное их уничтожение после истечения сроков хранения

— разгружает деловые подразделения от бумажных документов

Идеальный современный архивпревращает информацию в корпоративный ресурс, обеспечивает централизованное хранение, резервирование, управление доступом, коллективную работу, удалённый доступ, поддержку версий документа, управляет как электронными документами, так и иными ресурсами (путём создания учётных карточек и управления ими). Обеспечивает быстрый поиск нужной информации, средствами систематизации и поиска.

Одной из задач архива являетсязащита важнейших документов организации. Для ее решения необходимо проводить:

— дублирование – резервные копии, создаваемые в ходе повседневной деятельности организации, могут быть использованы в качестве копий важнейших документов. Бумажные материалы можно перевести на микрофильмы или в электронные образы;

— хранение – в удалённом хранилище обычно помещаются копии. Организация может хранить в удалённом хранилище и подлинники, – если необходимо сохранить подлинные подписи или если подлинник не нужен для работы в главном офисе.

Архив организации выполняет следующие функции:

— организация долговременного хранения электронных документов, включающая разработку стратегий хранения и миграции документов;

— внедрение методов и приёмов работы, обеспечивающих сохранение юридической силы документов, их целостности и аутентичности;

— Передача на архивное хранение документов, содержащихся в базах данных, включая разработку стратегий архивного хранения баз данных.

2. Положение об архиве

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и положением. Положение об архиве организации разрабатывается на основании примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия утв. Приказом Роскомархива от 18.08.1992 N 176

Текст примерного положения приведен ниже

1. Общие положения

1.1. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на предприятиях (далее – «учреждениях»).

1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.

Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соответствующего учреждения Государственной архивной службы и настоящим Положением.

1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

1.7. Архив учреждения работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения осуществляет руководство учреждения.

1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством учреждения документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу <*>.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников <*>.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данной организации (документы по личному составу могут поступать
в соответствующий архив документов по личному составу при местном органе исполнительной власти).

2.4. Личные фонды ведущих работников учреждения, поступившие в архив.

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим архивным органом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии соответствующего учреждения ГАС РФ.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.5. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива.

3.2.6. Организует использование документов:

информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива;

выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.

3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел учреждения, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив учреждения.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства учреждения.

3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архивом

5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

3. Архивный маркетинг

Маркетинг архивной информации – деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.

Маркетинговая деятельность в архиве включает:

1. Изучение потребностей пользователей архивной информации.

2. Установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом на архивную информацию.

3. Сохранение и поиск новых потребителей архивной информации.

Маркетинговые исследования проводятся по следующей программе:

— изучение информационных товаров, имеющихся на рынке, и цен на них;

— изучение потребителей информации и выявление их потребностей;

— анализ собственных информационных ресурсов и их соответствие долгосрочному спросу на информационном рынке;

— определение каналов вывода информационных товаров на рынок.

Маркетинговые исследования предполагают создание информационной системы для регулярного сбора и хранения данных, собираемых по указанной выше программе. Информационная система по маркетингу обязательно должна включать в себя базу данных (БД), содержащую тексты законодательных актов в области информации. Можно рекомендовать создать БД по тематике исследований пользователей архива и о запрошенных ими документах, что очень важно для изучения спроса на архивную информацию. Эти данные необходимы для создания фонда пользования на микрофильмах или оптических дисках.

Проведение маркетинговых исследований рационально организовать в Отделе использования архивных документов, поскольку именно в этом отделе собирается вся информация о пользователях, их темах исследований, а также сведения об использованных ими архивных документах. В этом случае маркетинговые исследования не будут лишней работой для данного отдела, а наоборот, значительно облегчат деятельность архива по обслуживанию потребителей архивной информации. Маркетинговые исследования в архивных учреждениях надо начинать с изучения законодательных и нормативных актов, регулирующих коммерческую деятельность в информационной сфере.

Важнейшие законы в этой сфере следующие:

— Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. В частности стоит обратить внимание на: статью 30 «Вывоз и ввоз копий архивных документов».

— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;

— Федеральный закон от 6 октября 1997 г. № 131-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации «О государственной тайне»»;

— Закон Российской Федерации от 9 июля 1993 г. № 5351 «Об авторском праве и смежных правах»;

— Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; После анализа правовых аспектов использования архивной информации можно приступить к изучению проблем экономической целесообразности производства информационных товаров и услуг.

Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информационными услугами архивов является копирование документов, продажа комплектов микрофильмов
и микрофиш архивных документов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернете).


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *