Виды служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Виды служебных документов

Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать: по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.

Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные.

По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции.

К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам.

По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные.

Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). В сложных документах отражается несколько вопросов.

Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности:

Организационно-распорядительная документация

Она подразделяется на пять основных групп:

1.1. Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы.

1.2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.

1.3. Справочно-информационная документация(письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

1.4. Документация о личном составе(приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

1.5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встречающихся.

Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени.

Инструкции. Инструкция — это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Протоколы. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные вопросы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделений и подведомственных организаций; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; контроль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления. Каждый из перечисленных вопросов делится на более мелкие, конкретные задачи. С этой документацией практически работают сотрудники всех структурных подразделений учреждения, предприятия.

Финансово-расчетная документация.

Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии.

Справочно-информационная документация.

Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями.

Телеграммы. В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной связи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.

Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация стала важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая нами в настоящем исследовании.

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Цель данной работы изучить основные типы служебных документов.

Задачи: дать понятие «документ” и «служебный документ”, рассмотреть классификацию служебных документов и их оформление.

1. О понятиях «документ» и «служебный документ»

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.

С появлением письменности человечество перешло к основным информационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово «documentum” произошло от «doceo» — «учу» или «извещаю”, что означает «свидетельство”, «доказательство”.

В России термин «документ” был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия «документ” выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт”, «дело”, «бумага”.

К настоящему времени у понятия «документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 — 98 Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ:

1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.

2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя.

3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

достоверность и объективность;

точность, исключающая двоякое понимание текста;

максимальная краткость, лаконизм формулировок;

безупречность в юридическом отношении;

стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

нейтральный тон изложения;

соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Все документы классифицируют по группам (видам) на основе различных признаков (содержания, формы составления и других), что повышает эффективность работы со всей документацией.

2. Виды и классификация документов

Классификация документов — это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов — это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1. Документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

служебный документ оформление классификация

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото — и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно — распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-бытовые, по составу.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т.п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально — личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу).

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка — копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно — распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т.д.

Классификация, предложенная М.В. Стенюковым, строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

рукописные;

электронные;

графические;

кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

организационно-распорядительные;

финансово-бухгалтерские;

научно-технические;

по труду;

отчетно-статистические.

3. По месту составления:

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправляемые из организации);

внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

«Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

«Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

«Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет).

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

по наименованиям — служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т.д.;

по содержанию — простые и сложные;

по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н.М. приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

по стадиям создания — черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

по степени гласности — обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

по юридической силе — подлинные, подложные;

по роду деятельности — система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

по форме — табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со временного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь — помочь», «допускать ошибку — ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий». «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи»‘,

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например «приветствие в адрес», «упреки в адрес»‘, «передовой форпост науки» и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов («надо отмстить», «особенно надо остановиться», «необходимо указать», «остановиться на вопросе», «учитывая вышеизложенное», «получить нижеследующее», «означенный инвентарь», «выдана данная справка» и т. д).

Существуют различные классификации служебных документов, но универсальной и совершенной среди них не выявили. Самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау:

1. По способу фиксации информации:

письменные (рукописные и печатные);

фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

2. По месту составления:

внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

входящие документы, поступившие в организации;

исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

обычные (открытые, несекретные);

секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

для служебного пользования (ДСП) — служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

конфиденциально — информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

коммерческая тайна (КТ) — информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

трафаретные — структура, часть документа, стандартные фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

черновик — предварительная редакция документа;

беловик — чистовик;

отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

автограф — документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

подлинник или оригинал — документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

копия документа — точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления — ксерокс, факс, фотокопия);

дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам хранения:

документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

документы, имеющие длительные сроки хранения — свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

документы временного хранения — до 10 лет;

10. По происхождению:

служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

11. По срокам исполнения:

срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

О том, как оформлять различные типы документов, говориться в следующем разделе.

3. Оформление служебных документов

В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причём на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 — 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 — 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 — 4 межстрочных интервала.

документ распорядительный делопроизводство управленческий

Заключение

Составление служебных документов — трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Документоведение тесно связана не только с гуманитарными науками, но и с экономическими, информационными (история, источниковедение, архивоведение, книговедение, менеджмент, психология управления и делового общения и др.).

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Классификация документов — это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними. Существует множество классификаций документов, предложенные различными авторами. Они классифицируют документы по разным признакам.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141 — 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998

2. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства документационное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. — 2-е изд. — М., Новосибирск: ИНФА-М, НГФЭиУ, 2001. — 270 с.

3. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. — 6-е изд. — М.: ИНФРА-М; НГА, 2006.

4. Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка/ Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. — 3-е изд. — М.: АЗЪ, 1996. — 928с.

5. Организационно-распорядительные документы: метод. указания / Краснояр. гос. торг. — экон. ин-т; сост.Г.Б. Блау. — Красноярск, 2008. — 92 с

6. Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. — М.: Книга-сервис, 2003. — 160 с.

Размещено на Allbest.ru

Виды служебных документов, их классификация и назначение

  • Главная
  • Избранное
  • Популярное
  • Новые добавления
  • Случайная статья

Ключевые понятия

Основные положения

Контрольные вопросы

Задания для самостоятельной работы

Ключевые понятия

  • Организационно-распорядительные документы
  • Информационно-справочные документы
  • Документы по личному составу
  • Производственно-управленческие документы
  • Классификация документов

Основные положения

Служебные документы по своему ВИДУ условно делятся на несколько больших групп:

1. Организационно-распорядительные документы (ОРД) — уставы, положения, инструкции, приказы, решения, распоряжения, договоры и т.д. Эти документы регламентируют деятельность организации, определяют цели, принципы и правила её функционирования.

С их помощью оформляются управленческие решения, координируется взаимодействие подразделений и служб, распределяется ответственность между исполнителями и т.д.

2. Информационно-справочные документы — письма, телеграммы, справки, акты, докладные и объяснительные записки и т.д. Эти документы содержат разнообразные сведения о производственных событиях, происходящих в организации и за её пределами.

Они носят вспомогательный характер, обеспечивая информационную поддержку руководителей, принимающих управленческие решения.

3. Документы по личному составу ( кадровые документы) — контракты, трудовые книжки, заявления, приказы по кадрам, личные карточки и дела и т.д. В этих документах фиксируются сведения о приёме, увольнении, перемещении работников, предоставлении им отпусков, поощрениях и взысканиях, повышении их квалификации.

4. Производственно-управленческие документы — чертежи, схемы, технические инструкции, описания производственных операций, бизнес-планы, финансовые документы и т.д. С их помощью документируются технологические процессы, ведётся учёт работы предприятия, осуществляется внутренний и внешний контроль, фиксируется собственно управленческая деятельность .

Итак, используемая документация охватывает все стороны жизнедеятельности организации.

Документы каждого вида классифицируются по ряду признаков:

по форме индивидуальные, типовые, трафаретные
по содержанию простые, сложные
по происхождению служебные, личные
по адресату входящие, внутренние, исходящие
по способам изготовления рукописные, печатные, типографские, электронные
по степени достоверности оригиналы (подлинники), копии, выписки, дубликаты
по срочности исполнения срочные, несрочные
по срокам хранения постоянно, свыше 10 лет, до 10 лет

Данная классификация позволяет точнее определить особенности конкретного документа.

Контрольные вопросы

  1. Чем отличаются организационно-распорядительные документы от информационно-справочных ?
  2. Почему документы из личного состава выделяются в особую группу?
  3. С какой целью используются трафаретные документы?
  4. Может ли конкретный документ быть личным, сложным и трафаретным? Приведите примеры.
  5. Может ли иметь юридическую силу рукописная копия машинописного документа-оригинала? Если да то при каких условиях?

Как отвечать на контрольные вопросы:

Основные типы служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Основные типы служебных документов

Введение

1. Понятие “документ”

2. Типы документов

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность данного реферата обусловлена тем, что в современном мире обычные граждане, разве что работники офисов и тому подобных, не признают важность документов в связи с незнанием их типов, а так же их разновидностей. Ведь начиная с рождения, и заканчивая смертью на различных документах фиксируются важнейшие события: рождение, окончание школы, получение среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. Так же правильное оформление важных документов обеспечит юридическую безопасность. Человек проводит на работе большую часть своей жизни, а где как не на работе, человек чаще всего встречается с разнообразной документацией. Актуальность работы так же обусловлена значением роли документа в жизни любого человека.

Целью работы является “дебыдлизация” населения, объяснение понятия “документ”, его основных типов и обучение простым правилам оформления каждого его вида.

В этом реферате показаны материалы которые должны заинтересовать каждого, ведь документ с давних пор является неотъемлемой частью общества.

1. Понятие “документ”

Документ — это материальный объект с зафиксированной на нём информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенной для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Документы — тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, — занимают значительное место в жизни современного человека. Они регулируют нашу социальную жизнь. Документы описывают самые разнообразные ситуации в жизни человека, и для каждой из них находится свой жанр. Со многими его жанрами каждый гражданин встречается довольно часто в своей жизни. Прежде всего, это жанры обиходно-деловой документации: заявление, расписка, характеристика, объяснительная записка, автобиография, доверенность и т.п.

2. Типы документов

документ тип вид

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков — функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1. личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление);

2. распорядительные документы (приказ постановление, распоряжение)

3. административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав)

4. информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка).

1. Личные документы

Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство), заявление-жалоба, заявление-объяснение (объяснительная записка), заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Пишется заявление на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Заявление есть выражение личной воли заявителя. В связи с этим чаще всего заявления оформляются от руки с обязательной подписью заявителя. Текст содержит конкретное указание на то, чего добивается заявитель.

Расположение частей стандартно:

1) наименование адресата, к которому обращаются с просьбой, с указанием социального статуса. Если адресат — название организации, то в вин. падеже : “В отдел фотокопий Государственной библиотеки РФ”. Если должностное лицо — в дат. падеже. Расположение — правый угол листа с отступом в треть строки.

2) Ф.И.О. заявителя — под адресатом с предлогом от или без него также с указанием социального статуса, при необходимости места жительства;

3) в середине строки, если нет предлога от, слово заявление с маленькой буквы, после него ставится точка. Если есть предлог от, то слово Заявление с большой буквы без точки;

4) текст заявления пишется с красной строки: излагается просьба и причина;

5) дата слева, подпись справа.

Доверенность — документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия представительствовать вместо него перед третьими лицами (чаще получить что-либо). Текст начинается с местоимения “Я” с дальнейшим перечислением всех своих (доверителя) паспортных и адресных данных и тех же данных доверенного лица, а также конкретное указание содержания действий, на которые получает полномочия доверенное лицо.

Расположение частей доверенности:

1) наименование документа в центре строки

2) текст с красной строки;

3) дата слева, подпись справа;

4) под датой и подписью предусмотреть место, чтобы заверить документ;

5) иногда указывается организация, куда предоставляют доверенность. Она — в верхнем правом углу листа.

Любая доверенность имеет определенный срок, оговоренный в тексте. Максимальный срок действия доверенности — 3 года.

Автобиография — последовательное описание человеком событий собственной жизни. Близким по стилю изложения является резюме. Оно — в целях саморекламы, чтобы заинтересовать работодателя.

Резюме — это вид ледовой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на ту или иную должность. Международный стандарт предписывает набрать текст на компьютере. Типовое резюме включает следующие показатели:

1) Персональные данные соискателя (Ф.И.О., дата, место рождения, семейное положение, гражданство).

2) Адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контакта.

3) Наименование вакансии, на которую претендует автор резюме.

4) Перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организаций. Времени пребывания в них, наименования занимаемой должности (в случае учебы наименования учебной специальности).

5) Дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, проф. переподготовка).

6) Прочие сведения (сопутствующие знания и навыки, в т.ч. владение компьютером, вождение автомобиля, знание иностр. Языков, загранпоездки и др.)

7) Интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой проф. Деятельности соискателя.

8) Рекомендации (сведения о рекомендациях).

9) Дата, подпись.

Характеристика — официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д.

Содержание характеристики можно разбить на две части — заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа — «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника. Во второй — собственно текст.

Текст характеристики состоит из четырех частей:

1) Анкетные данные лица, на которого складывается характеристика (размещаются по центру листа или в столбик справа).

2) Сведения о деятельности или учебе (с какого года работает или учится, где, отношение к работе, учебе, уровень профессионализма, учебных достижений).

3) Оценка деловых и моральных качеств: сведения о поощрении (взыскании); отношения в коллективе.

4) Выводы: указание, куда подается характеристика.

Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность.

Характеристики можно условно разделить по критерию — цели предоставления:

· характеристика с места работы

· производственная характеристика работника (сотрудника)

· характеристика ученика

· характеристика студента

· характеристика в суд

· характеристика в ГИБДД

· характеристика в Военкомат

· характеристика с места жительства

· характеристика с места практики

· характеристика с места учебы

В производственной арактеристике должны быть отражены следующие моменты:

· полное (официальное) название организации, в которой работал сотрудник;

· полное название должности(ей), которую он занимал в определенный период работы;

· краткое описание работы;

· оценка трудовой деятельности работника, перечень его успехов и достижений;

· оценка трудовой дисциплины;

· перечень поощрений/наказаний, примененных к работнику в период работы;

· оценка поведенческих качеств работника (по отношению к руководству, к коллегам, к подчиненным и т.п.)

Характеристика должна быть составлена на фирменном бланке организации и подписана уполномоченным представителем организации.

2. Распорядительные документы

Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;

· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

3. Административно-организационные документы

Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального — предприятиями, организациями, производственными коллективами и т.п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

Положение — нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов: (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии), либо порядок их действий в определённых случаях: (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу: (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила — нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio — устройство, наставление):

1)Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации).

2) Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом).

4. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1) справка;

2) докладная записка;

3) объяснительная записка;

4) протокол;

5) акт;

6) письма;

7) телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт — информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения;

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) заголовок;

8) текст;

9) приложения;

10) подписи (членов комиссии);

11) гриф утверждения, согласования.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Формуляр протокола состоит из реквизитов:

1) наименование организации или ведомства (если есть);

2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно;

3) наименование структурного подразделения(если есть);

4) наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;

5) дата заседания, номер (в течение календарного года);

6) место составления (город);

7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

8) текст вводной и основной части;

9) подписи;

10) гриф утверждения, согласования (если нужно).

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. Бывают информационные и отчетные (по результатам командировки и т.д.).

Текст докладной записки делится на две части: 1) изложение фактов, послуживших причиной её составления; 2) выводы, предложения организации или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование структурного подразделения(если есть);

2) наименование вида документа — докладная записка;

3) дата, номер;

4) адресат;

5) заголовок;

6) текст;

7) приложения;

8) подпись.

Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа — докладная записка;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) приложения;

11) подпись.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись.

Справка — это документы, которые составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй — приводятся конкретные данные. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5. Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — подшивается в дело.

Формуляр справки состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование структурного подразделения (если есть);

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись;

11) печать.

Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации. Для составления хорошего доклад, необходимо определение цели документа и правила оформления. Цели доклада: информирование и убеждение. Элементы доклада являются: вступление (показ целей и назначения доклада); основная часть — изложение основных фактов; выводы (в виде положений); рекомендации. Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу. Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются. В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы; адресат; текст; фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части телеграммы — под чертой — указываются: адрес и наименование организации — отправителя телеграммы; наименование должности; подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; печать; дата.

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

· передавать только краткую, срочную информацию;

· проверять правильность записи обратной связью;

· текст — не более 50 слов;

· не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

· записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации-отправителя;

3) наименование вида документа;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) адресат;

7) заголовок;

8) текст;

9) подпись;

10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема.

Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных писем:

1) письмо — просьба;

2) письмо — предложение;

3) письмо — претензия;

4) письмо — запрос;

5) письмо — извещение;

6) информационное письмо;

7) письмо — отказ;

8) письмо — напоминание;

9) сопроводительное письмо и т.д.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

Факс — документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

· указание (код) отправителя;

· дата и время передачи;

· длительность передачи;

· номер телефакса, с которого передана информация;

· количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно.

Заключение

Значение документа трудно переоценить. Из предложенного материала можно выделить важность как знания, так и оформления, заполнения документов. Знания о множестве видов, входящих в четыре основных типа документов должны быть закреплены основательно, не зазубривая наизусть, но прочно. Как и говорилось ранее, документ является неотъемлемой частью общества.

Список литературы

1. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

2. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

3. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. — 4-е изд.- М.: Флинта: Наука, 2000

4. Розенталь Д.Э., Джанджакова Е.В.,Кабанова Н.П. Справочник по правописанию, произношению, литературному редактированию

ТИПЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Тема 3.1 Типы документов и их классификация. Основные типы документов.

Основные типы документов

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации деловая переписка делится на внут­реннюю и внешнюю. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной органи­зации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документа­цию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении. Документы, которыми обмениваются организации, называют официаль­ными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению доку­ментов.

В зависимости от того, к какой сфере деятельности относит­ся документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы делят на срочные, второ­степенные, итоговые и периодические, а по критерию первичнос­ти происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа1.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак — форму отправления официально-деловой коррес­понденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс использу­ются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправле­ниями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектами как в рамках всего государства, так и в рамках отдельной организации. Этот тип документов в свою очередь представлен комплексом систем, основными из которых являются:

— плановая документация;

— распорядительная документация;

— информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

— отчетная документация;

— документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

— финансовая документация;

— документация по материально-техническому обеспе­чению;

— договорная документация.

Эти и другие системы документации отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТом и стандартами.

Далее более подробно будут рассмотрены системы докумен­тации, включающие наиболее часто используемые виды слу­жебных документов и официальных писем.

Структура и содержание служебных документов

Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. Именно эти документы позво­ляют управлять объектами по вертикали. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативно-правовым актам. С помощью распоряди­тельных документов решаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресат — конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работ­ники.

В связи с особой ролью, которую играют распорядитель­ные документы в системе управленческой документации, необходимо дать более подробную характеристику требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов — при­дание юридической силы действию руководителя. Поэтому язык и стиль этого типа документации отличаются жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности…; контроль за исполнением возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины нару­шения…; назначить… на должность… и т. п. указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.

Текст распорядительных документов (постановление, при­каз, решение) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически после­довательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многознач­ных ссылок.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, мотивировка, послужившие основанием для издания распоряди­тельного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение… Констатирующая часть отсутствует, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, например, распоряжения о назначении комиссий, об утвержде­нии инструкций, актов и т. п.

Распорядительная часть документа содержит перечень ме­роприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

В текстах распорядительных документов, издаваемых на принципах коллегиальности, принята форма изложения от треть­его лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ) или множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ), если документ составляется от имени двух и более организаций.

Рассмотрим примеры документов, входящих в систему рас­порядительной документации.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполни­тельной власти, действующими на основе коллегиальности, а также правительственными и коллегиальными исполнитель­ными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, например:

В целях повышения собираемости налогов Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: …

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

Государственный комитет Российской Федерации по стандар­тизации и метрологии ПОСТАНОВЛЯЕТ: …

Решение— правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях решения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол РЕШИЛ (РЕШИ­ЛА, РЕШИЛИ), например: «Коллегия РЕШИЛА…» или «Совет директоров РЕШИЛ…»

В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения от первого лица единственного числа (ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ — распоряжение руководителя, основной распоряди­тельный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются при­казы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном блан­ке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть краткими четко отражать основное содержания документа. При этом строится заголовок по схеме «о чем?», например:

О поощрении

Об увеличении уставного капитала общества

Затем идет распорядительная часть документа, которая в свою очередь делится на две части.

В первой части распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то в тексте есть только распорядительная часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, без разрядки, с но­вой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые включают управленческие действия распорядительного характе­ра, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе…

2. Назначить Н.Н. Ковалева председателем комиссии.

Если же задание или действие предполагает конкретного ис­полнителя, соответствующий пункт документа должен начинать­ся с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы ад­министративного управления создаваемого подразделения.

2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института современных технологий управления.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например:

Срок представления 25.06.2010.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов.

Например:

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Или:

Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора

Богова А.И.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично Пре­зидентом Российской Федерации, а также единолично руково­дителем, главным образом коллегиального органа управления, в целях разрешения оперативных вопросов. В существующей практике распоряжения издаются также руководителями пред­приятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же пра­вилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что

в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяю­щее вводную и распорядительную части.

Указание— правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организа­ции. Как правило, указания составляются и оформляются ана­логично приказам, но ключевыми в тексте указания являются слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, в зависимости от содер­жания указания.

Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, оформляется общий реквизит «Адресат», например:

Руководителям органов охраны природы

республик в составе Российской Федерации,

краев, областей, автономных образований,

городов Москвы и Санкт-Петербурга

Основные виды служебных документов

⇐ Предыдущая12345

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1. личные документы (автобиография, анкета, доверенность, жалоба, заявление);

2. распорядительные документы (приказ постановление, распоряжение)

3. административно-организационные (договор, контракт, отчет, устав)

4.информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка).

Рассмотрим самые часто встречаемые типы, с которыми я сталкивался:

Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный длядоведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявление всегда пишется по конкретному поводу и посвящено, как правило, одному вопросу. Пишется заявление на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос.

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия представительствовать вместо него перед третьими лицами (чаще получить что-либо). Текст начинается с местоимения Я с дальнейшим перечислением всех своих (доверителя) паспортных и адресных данных и тех же данных доверенного лица, а также конкретное указание содержания действий, на которые получает полномочия доверенное лицо. Любая доверенность имеет определенный срок, оговоренный в тексте. Максимальный срок действия доверенности – 3 года.

Характеристика — официальный документ, в котором содержится оценка деловых и личных качеств сотрудника. В характеристике указываются анкетные данные сотрудника, его должность, время работы в данной организации (на данном предприятии), квалификация, сведения о его отношении к работе, профессиональном росте, моральных качествах, чертах характера и т. д. Характеристика должна быть составлена на фирменном бланке организации и подписана уполномоченным представителем организации.

В компании существуют следующие группы документов, все они подразделяются по целевому назначению.

В ТОО имеется организационно-распорядительная документация. Она подразделяется на пять основных групп:

— Распорядительная документация (постановления, распоряжения,

— решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.

— Справочно-информационная документация(письма, телеграммы,

— докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).

— Организационная документация (положения, уставы, инструкции,

— протоколы), посредством которой определяется статус компании, структурных звеньев и порядок их работы.

— Документация о личном составе(приказы о личном составе, личные дела

— и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).

— Предложения, заявления и жалобы граждан.

Финансово-расчетная документация ТОО «Дин».

Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств. Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение. Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами. Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов, акты-сверок и т. д.).

Акт сверки взаиморасчетов представляет собой документ, отображающий расчеты двух организаций за определенный срок. Т.к. действующим законодательством не предусмотрена официальная форма акта сверки взаиморасчетов субъектов хозяйствования, то организация имеет право самостоятельно разработать удобную для нее форму акта сверки.

Справочно-информационная документация.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

⇐ Предыдущая12345

Дата добавления: 2016-09-06; просмотров: 3251 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Виды служебных документов

Документы учреждений, организаций и предприятий принято различать: по видам деятельности, наименованию, месту составления и т.д.

Наиболее крупными группами документов по видам деятельности являются: организационно-распорядительные, финансово-расчетные, справочно-информационные.

По наименованиям документы подразделяются на уставы, положения, приказы, протоколы, инструкции, планы, отчеты, акты и т.п. Однако классифицировать документы по наименованиям не всегда целесообразно, так как зачастую документы одного и того же наименования выполняют различную роль. Ничего общего нет между заявлением о приеме на работу и заявлением об открытии расчетного счета в банке.

По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается данным учреждением и отражает внутриучрежденческие операции.

К внешним относятся документы, полученные учреждением извне или направленные им другим организациям или лицам.

По количеству отраженных в тексте вопросов документы делятся на простые и сложные.

Под простыми понимаются документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). В сложных документах отражается несколько вопросов.

Рассмотрим следующие наиболее крупные группы документов по видам деятельности:

Организационно-распорядительная документация

Она подразделяется на пять основных групп:

  • 1.1. Организационная документация (положения, уставы, инструкции, протоколы), посредством которой определяется статус учреждения, структурных звеньев и порядок их работы.
  • 1.2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы по основной деятельности, указания), характеризующая административную деятельность учреждения.
  • 1.3. Справочно-информационная документация(письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки и др.).
  • 1.4. Документация о личном составе(приказы о личном составе, личные дела и карточки, записки о переводе, характеристики и др.).
  • 1.5. Предложения, заявления и жалобы граждан.

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, наиболее часто встречающихся.

Положение. Это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждений и структурных подразделений на длительный промежуток времени.

Инструкции. Инструкция — это правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие организационные и специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Протоколы. Протокол — документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Организационно-распорядительная документация играет исключительно важную роль в деятельности предприятий. Посредством ее документируются такие важные вопросы, как: определение функций и прав органа в целом, его структурных подразделений и подведомственных организаций; установление и изменение структуры и штатов учреждений; реорганизация и ликвидация организаций и их структурных звеньев; контроль за подведомственными объектами; организация информации; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления. Каждый из перечисленных вопросов делится на более мелкие, конкретные задачи. С этой документацией практически работают сотрудники всех структурных подразделений учреждения, предприятия.

Финансово-расчетная документация.

Она обеспечивает точное и своевременное выполнение финансовых, банковских и других операций, способствует рациональному использованию денежных средств. Эти документы составляют в основном работники бухгалтерии.

Справочно-информационная документация.

Служебное письмо. Это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, между частными лицами и учреждениями.

Телеграммы. В тех случаях, когда необходима срочная передача информации адресату, текст ее можно передать по телеграфу, факсу, другим средствам электронной связи. Текст телеграммы должен быть кратким и четким.

Докладные записки. Докладная записка содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Адресуется руководителю данного или вышестоящего учреждения.

Всякое сообщество может существовать, только обмениваясь информацией. В настоящее время мир переживает информационный бум, что напрямую связано с развитием человечества и научно-технической революцией, изменившей способы фиксации и передачи информации и средства связи. XXI век назван веком информатизации, а информация стала важнейшим ресурсом общества. Поэтому актуальной является проблема служебной документации, рассматриваемая нами в настоящем исследовании.

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Цель данной работы изучить основные типы служебных документов.

Задачи: дать понятие «документ” и «служебный документ”, рассмотреть классификацию служебных документов и их оформление.

1. О понятиях «документ» и «служебный документ»

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.

С появлением письменности человечество перешло к основным информационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово «documentum” произошло от «doceo» — «учу» или «извещаю”, что означает «свидетельство”, «доказательство”.

В России термин «документ” был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство”. На всём протяжении 18 столетия в определении понятия «документ” выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт”, «дело”, «бумага”.

К настоящему времени у понятия «документ” есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель.

В соответствии с ГОСТ Р 51141 — 98 Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ:

  • 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.
  • 2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя.
  • 3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

достоверность и объективность;

точность, исключающая двоякое понимание текста;

максимальная краткость, лаконизм формулировок;

безупречность в юридическом отношении;

стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

нейтральный тон изложения;

соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Все документы классифицируют по группам (видам) на основе различных признаков (содержания, формы составления и других), что повышает эффективность работы со всей документацией.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *