Оформление телефонограммы по госту, образец

>Телефонограмма: пережиток или реальность?

Основная задача телефонограммы

С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:

• приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания,
• информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий,
• просьбы направить представителей на выездные работы,
• короткие отчеты,
• запросы информации, не требующие приложений, и т.п.

Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».

Мнение СвернутьПоказать Екатерина Каменева, главный специалист Управления документационного обеспечения Госкорпорации «Росатом»

Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).

Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.

Требования к оформлению

В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.

В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.

Фрагмент документа СвернутьПоказать Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).

Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.

Фрагмент документа СвернутьПоказать Приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору» 3.5.3. ТЕЛЕФОНОГРАММА

3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.

3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.

3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Приложение № 47
к п. 3.5.3.6 ФОРМА ТИПОВОГО ФОРМУЛЯРА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Например:

Фрагмент документа СвернутьПоказать Приложение № 11 к приказу Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871 «О типовых требованиях к оснащению и оборудованию санитарно-карантинных пунктов и учреждений, обеспечивающих деятельность санитарно-карантинного контроля в пунктах пропуска через Государственную границу Российской Федерации»

(Левая сторона разворота Журнала)

(Правая сторона разворота Журнала)

Принимаем телефонограмму

Итак, что делать, если вы сняли трубку и услышали в ней «примите телефонограмму»?

В первую очередь следует записать сообщение, которое диктует вам собеседник на другом конце провода. Не важно, напишете вы его от руки на черновике или сразу наберете на компьютере, требуется лишь дословно зафиксировать информацию. Главные вопросы, на которые должен для себя ответить секретарь, это кому, от кого и что именно передано.

Затем нужно выяснить у звонящего:

• исходящий номер телефонограммы,
• сведения о лице, от чьего имени передается телефонограмма (должность и Ф.И.О.),
• кто отправил сообщение (должность и Ф.И.О.).

Наконец, сообщить:

• о себе (принявшем телефонограмму лице) те же самые данные (должность и Ф.И.О.), а также
• входящий номер телефонограммы (если в вашей организации учитывается / регистрируется этот вид документов).

После этого обязательно перечитайте записанное сообщение передающей стороне. Это поможет избежать неточностей и досадных ошибок. Теперь нужно превратить полученную информацию в документ.

Если в вашей организации работа с телефонограммами не регламентирована, то вам придется самому решить, как ее оформить. Что в этой ситуации важно знать?

Во-первых, юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

• исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
• должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
• входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Все это мы и должны перенести с черновика на наш документ. Еще рекомендуем указать дату и время приема информации.

Во-вторых, обратите внимание на состав подписей. Телефонограмма – это такой оригинальный документ, который составляется и его автором, и получателем сообщения (т.е. оригинал документа автор в бумажном виде адресату не направляет и обратно документ с подписью о его получении не возвращается). Поэтому на телефонограмме, которую составляет отправитель, возможно проставить только личные росчерки:

• лица, от имени которого передается сообщение (автора), и
• лица, технически его передавшего (например, секретаря).

А на телефонограмме, которую составляет получатель, будет личный росчерк только специалиста, принявшего сообщение по телефону. Остальные подписи тоже нужно оформить, но они останутся без личных росчерков. Для наглядности приведем примеры оформления одной и той же телефонограммы в организации-авторе и организации-получателе (см. Примеры 1 и 2, а также приложение № 47 к приказу Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340).

В-третьих, автор документа перед тем, как направить телефонограмму (а не просто позвонить и попросить что-то кому-то передать), должен ее оформить и зарегистрировать. Ведение рукописного журнала регистрации телефонограмм может стать дополнительным аргументом в суде, подтверждающим факт передачи информации (потому что считается, что в рукописный журнал сложнее внести правки задним числом).

А вот поступающие телефонограммы можно сразу записывать в журнал без оформления их в качестве самостоятельных документов. Просто важно отразить в журнале все обязательные реквизиты телефонограммы. См. Пример 3 и приложение № 11 к приказу Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871.

Пример 1

Телефонограмма, которую оформляет отправитель сообщения (курсивом набрана информация, которая позже вписывается от руки на отпечатанный и подписанный документ)

СвернутьПоказатьПример 2

Телефонограмма, которую оформляет получатель сообщения

СвернутьПоказатьПример 3

Журнал входящих телефонограмм

СвернутьПоказать

Обычно дата телефонограммы соответствует дате ее получения, но бывает так, что ее оформляют, а дозвониться до адресата сразу не получается.

Даем ход поступившей телефонограмме

Нормативные документы не содержат требований к регистрации телефонограмм. Значит, нужно обратиться к правилам, утвержденным в вашей организации. Если и там ничего нет на этот счет, то для вас это повод задуматься и регламентировать данный момент (или инициировать принятие и оформление такого решения).

А мы расскажем, как это может быть.

Например, Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах предписывает входящую телефонограмму оформить в 2 экземплярах, один из которых будет передан адресату, а второй – подшит в дело входящих телефонограмм. Первый же экземпляр, получив резолюцию, отправится к исполнителю и пройдет полный круг обычного входящего письма, вернувшись затем в канцелярию. Он будет подшит в дело по вопросному принципу2.

Второй вариант работы с принятыми телефонограммами предполагает регистрацию их в числе прочих служебных писем. Телефонограмме присваивается очередной входящий номер, но с буквенным индексом, акцентирующим внимание на том, что это именно телефонограмма, после чего ее единственный экземпляр отправляется к адресату. Исполненная телефонограмма также возвращается в отдел ДОУ и подшивается в дело.

Оба способа работы с принятыми телефонограммами имеют право на существование, и вы можете выбрать для себя любой из них.

«Фантазия» на тему телефонограммы, придуманная российскими делопроизводителями, выглядит так: исполнитель, получивший задание отправить телефонограмму, создает ее по всем правилам (см. Пример 1), подписывает у руководителя и, не совсем понимая ее особенность, рассылает по электронной почте или по факсу! Считать ли такое произведение телефонограммой, факсограммой? Или это обычное письмо? Сказать сложно. На первый вопрос ответить утвердительно мешает то, что сообщение не было проговорено по телефону и получатель его самостоятельно не записал и потом не оформил. На второй вопрос утвердительно мешает ответить вид документа «ТЕЛЕФОНОГРАММА», указанный на нем.

Мы рекомендуем работать с таким «произведением» как с входящей телефонограммой, просто «по иронии судьбы» полученной по факсу или электронной почте. Возможно, отправитель просто хотел избавить вас от необходимости «набивать» этот документ на компьютере, а себя – от ваших возможных ошибок, искажений. Свою подпись о получении, дату и время получения, входящий номер вы можете проставить прямо на этой присланной телефонограмме.

Хотя нормативные документы не говорят напрямую о том, что входящие телефонограммы требуют немедленного исполнения, логично отнести этот вид документов к тем, что требуют скорейшего рассмотрения. Ведь, во-первых, отправитель не зря прибегнул к оперативному каналу передачи информации, а во-вторых, большинство телефонограмм содержит конкретный срок: дату заседания, предоставления сведений и т.п. Поэтому только что полученную телефонограмму следует как можно быстрее показать адресату. Рекомендуем вам отразить этот вопрос в своем локальном нормативном акте, регламентирующем делопроизводство.

Получатель телефонограммы определяет срок исполнения задачи по ней сам, и только ему решать, следовать ли указанной в документе дате.

Хранение телефонограмм

Основные перечни, регламентирующие хранение документов (Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее ПТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) не содержат такой позиции, как «телефонограмма». Из этого следует, что исполненные телефонограммы целесообразно подшивать в дела, ориентируясь на тему сообщения, а не на вид документа. Впрочем, организация всегда может внести в свою номенклатуру дел отдельное дело «Телефонограммы», а срок их хранения определить на заседании экспертной комиссии.

Что касается журналов регистрации входящих телефонограмм, то ПТУД рекомендует хранить их в течение 3 лет (ст. 258).

Где регламентировать?

Бывает так, что две организации, тесно общаясь между собой по телефону (например, на уровне диспетчерских служб), сталкиваются с необходимостью документировать факт передачи информации. В подобных случаях порядок такой работы следует отразить в совместно подписанном документе, например, в договоре или дополнительном соглашении, положении о взаимодействии.

За опытом можно обратиться к государственным службам, например, Федеральной миграционной службе РФ и Федеральной службе безопасности РФ, издавшим приказ ФМС России № 40, ФСБ России № 75 от 12.02.2013 «Об утверждении формы журнала телефонограмм и формы акта приема-передачи». Вопреки всеобщему мнению о том, что телефонограмма как вид документа отжила свое, этот приказ довольно «свежий».

Внутри организации правила приема и отправки телефонограмм отражаются в Инструкции по делопроизводству. На наш взгляд, даже если за всю свою историю компания не получила ни одной телефонограммы, информацию о том, как ее принять и как с ней работать, все же следует внести в локальный нормативный акт. Особое внимание при этом рекомендуем обращать на сроки передачи телефонограмм на рассмотрение и исполнение.

* * *

Телефонограмма хоть и нечасто встречающийся, но и не совсем забытый способ передачи оперативной информации. Пользоваться им или обходиться устным общением, а в особо важных случаях оперативно пересылать письмо по факсу либо электронной почте – ваша организация должна решить сама. Но вот принять телефонограмму и направить ее в работу вы должны уметь. Надеемся, наша статья помогла вам разобраться в этом нехитром деле.

Сноски

СвернутьПоказать

1. Прим. ред.: в данном примере, видимо, допущена ошибка в дате телефонограммы и дате ее приема. Но мы решили процитировать приказ Ростехнадзора в «первозданном» виде, без своих редакторских правок.

2. См. п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160. Вернуться назад

3.15. Телеграммы, факсограммы и телефонограммы

3.15.1. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм), факсограмм, телефонограмм.

3.15.2. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» телеграмма — это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Телеграммы оформляются в соответствии с вышеназванными Правилами. Отправление телеграмм осуществляется в органы государственной власти и иные государственные органы, организации или лицам по телеграфной сети общего пользования. Телеграф используются только для срочной передачи информации.

Телеграмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах.

Подлинник — передается для отправки работнику подразделения делопроизводства, в центральном аппарате Следственного комитета — в отдел технического обеспечения документооборота управления по рассмотрению обращений граждан и документационного обеспечения, копия — приобщается к номенклатурному делу (контрольному производству).

3.15.3. Телеграммы имеют следующие реквизиты:

3.15.3.1. Наименование вида документа.

Наименование вида документа — «Т Е Л Е Г Р А М М А» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт), отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами (при его отсутствии — от верхней границы текстового поля) и выравнивается по центру.

3.15.3.2. Категория телеграммы.

В правом верхнем углу от верхней границы текстового поля документа указывается категория телеграммы, например: «правительственная», «срочная». В случае направления простой телеграммы категория не указывается.

Категория «правительственная» в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «высшая правительственная» и «правительственная» передаются в приоритетном порядке» проставляется на телеграммах, подписанных Председателем Следственного комитета и первым заместителем, заместителями Председателя Следственного комитета.

3.15.3.3. Адресат.

При наличии условного телеграфного адреса (позывного) в реквизите «Адресат» телеграммы указываются пункт назначения, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется, а при отсутствии условного телеграфного адреса — полный почтовый адрес корреспондента: пункт назначения, республика (край, область, район), улица, номер дома, наименование организации, должность и фамилия лица, которому она направляется.

3.15.3.4. Текст телеграммы.

Текст телеграммы должен быть кратким (не более 50 слов), без союзов, предлогов, знаков препинания, если их отсутствие не искажает смысла передаваемой информации. Числа обозначаются цифрами, наиболее важные данные указываются прописью.

Фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого дается или запрашивается информация, приводятся полностью. Указываются также место и время совершения правонарушения.

3.15.3.5. Дата и регистрационный номер документа.

В начале текста телеграммы дается ссылка на номер и дату исполняемого документа или номер переписки адресата, в конце — приводится исходящий номер документа (номер контрольного производства (переписки) отправителя, регистрационный номер телеграммы), исполненный арабскими цифрами (буквами) без указания знака «N».

3.15.3.6. Подпись, виза, отметка об исполнителе.

После номера указываются должность и фамилия (разборчиво) лица, подписавшего телеграмму, и проставляется его подпись. Телеграммы подписываются по аналогии со служебными письмами Председателем Следственного комитета и его первым заместителем, заместителями, руководителями подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета. В реквизите «Подпись» сокращенно указываются должность подписавшего лица и его фамилия.

Ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка об исполнителе, которая включает в себя фамилию исполнителя и номер его телефона.

Телеграмма визируется исполнителем, его непосредственным руководителем, а при необходимости согласования текста телеграммы — руководителями заинтересованных подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета. Визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра телеграммы, ближе к нижней границе текстового поля документа.

После подписания телеграммы должностным лицом, указанным в реквизите «Подпись», телеграмма регистрируется как исходящий документ (в центральном аппарате Следственного комитета — в системе АИК «Надзор», в следственных органах, учреждениях, организациях Следственного комитета — в соответствии с принятой системой регистрации документов).

После отправки телеграммы через отделение связи или по телетайпу работник подразделения делопроизводства делает отметку об отправке на втором экземпляре телеграммы или прикладывает к нему лист подтверждения отправки, которые передает исполнителю.

Пример оформления телеграммы:

Т Е Л Е Г Р А М М А «Срочная» Курск Почтовая 18 Руководителю следственного управления Следственного комитета Российской Федерации по Курской области Ваш 216-87-2011 Срок 15 июня 2011 представьте материалы … наш 216/1-3636-11 Руководитель отдела Подпись Петров ———————————————————————— Исп. Зайцев, тел. 12-23 01.06.2011

3.15.4. Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Средства факсимильной связи используются, как правило, для оперативного получения и направления справочно-информационных документов, не требующих подтверждения их юридической силы. Передаваемая и принимаемая по факсимильной связи служебная информация, в том числе оформленная на гербовых бланках документов, не может быть использована в качестве официального документа без дополнительного получения другим видом связи подлинного экземпляра этого документа.

Запрещается передача по факсимильной связи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с ограничительными пометками «Для служебного пользования».

Прием и передача текстов документов по каналам факсимильной связи осуществляется работниками подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета, в которых установлены факсимильные аппараты, имеющие официальные номера, а также работниками подразделений делопроизводства. Документы, вошедшие на другие факсимильные аппараты, регистрируются по месту их получения.

3.15.5. При передаче и приеме факсограмм необходимо руководствоваться следующими требованиями:

документы передаются по каналам факсимильной связи только за подписью руководителей подразделений центрального аппарата Следственного комитета, руководителей следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета с визой непосредственного исполнителя;

ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, несут исполнитель, подготовивший факсограмму для передачи, руководители подразделений центрального аппарата Следственного комитета, руководители следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета;

количество листов (формат A4) документа, передаваемого в течение одного сеанса связи, не должно превышать 5;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

подлежащие передаче по телефаксу документы учитываются ответственными работниками в подразделениях в книгах учета с указанием: порядкового номера факсограммы, даты передачи, индекса подразделения (фамилии лица), передавшего факсограмму, адресата, краткого содержания, количества листов, фамилий исполнителя и должностного лица, подписавшего документ, предназначенный для отправки;

подлинники документов после передачи возвращаются исполнителю с приложением «отчета об отправке», в котором указывается: дата и время отправки, наименование корреспондента, номер его факса и подпись передавшего факсограмму лица;

в случае, когда подлинник документа уже отправлен почтовой связью, по факсимильной связи адресату в целях обеспечения оперативности может быть направлена его копия (второй экземпляр). На копии (втором экземпляре) перед отправкой проставляется отметка о дате отправки подлинника документа почтовой связью;

поступившие факсограммы регистрируются работниками управления в АИК «Надзор» и передаются адресату под расписку в день их приема, срочные — немедленно.

3.15.6. Рассылка на места факсом плановых заданий, а также поручений об организации внеплановых проверок (не связанных с разрешением конкретных обращений) производится только после их учета исполнителем в Главном организационно-инспекторском управлении (в соответствии с Регламентом Следственного комитета).

3.15.7. Телефонограмма — вид информационно-справочного документа оперативного характера, используемый только для срочной передачи и фиксации информации особым способом: реквизиты и текст телефонограммы отправителем передаются получателю устно по телефону и записываются (фиксируется на бумажный носитель с помощью компьютерной печати) должностным лицом, принявшим телефонное сообщение.

Исполнителем отправителя и исполнителем получателя телефонограмма оформляется без реквизитов бланка на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в одном экземпляре (исполнителем отправителя она приобщается к соответствующему номенклатурному делу или контрольному производству, исполнителем получателя — передается на рассмотрение должностному лицу, которому она адресована).

Телефонограмма имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

адресат;

текст телефонограммы;

регистрационный номер;

подпись;

дата и время передачи телефонограммы;

отметка об исполнителе (передавшем телефонограмму и принявшем телефонограмму).

3.15.7.1. Наименование вида документа — «Т Е Л Е Ф О Н О Г Р А М М А» печатается прописными буквами в разрядку (с интервалом, разреженным на 2,5 пт) от верхней границы текстового поля и выравнивается по центру.

3.15.7.2. В реквизите «адресат» указываются должность, специальное или воинское звание, классный чин (при необходимости), фамилия и инициалы должностного лица центрального аппарата Следственного комитета, следственного органа, учреждения, организации Следственного комитета, которому направляется информация.

При направлении информации телефонограммой в несколько подразделений центрального аппарата Следственного комитета, следственных органов, учреждений, организаций Следственного комитета адресат указывается обобщенно, как в служебных письмах, в соответствии с пунктом 3.12.3.1 Инструкции.

3.15.7.3. Текст телефонограммы составляется объемом не более 30 слов, визируется исполнителем, при необходимости согласования — другими заинтересованными должностными лицами и подписывается должностным лицом, от имени которого передается телефонное сообщение.

В телефонограммах рекомендуется избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

При необходимости быстрого или срочного получения ответной информации в телефонограмме указывается срок исполнения и в правом верхнем углу у верхней границы текстового поля (над наименованием документа) проставляется отметка «СРОЧНО».

3.15.7.4. Если телефонограмма предназначается нескольким адресатам, к ней прилагается список адресатов с номерами телефонов, по которым она передается.

При передаче телефонограммы нескольким адресатам дата, время и фамилия получателя указываются по каждому адресату в прилагаемом к телефонограмме списке рассылки.

Порядок передачи и приема телефонограмм устанавливается распоряжением Председателя Следственного комитета.

3.15.8. В помещения управления по рассмотрению обращений граждан и документационному обеспечению, где установлена аппаратура, посторонние лица не допускаются.

Телефонограмма

Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

· номера телефонов;

· текст и подпись.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (см. приложение2).

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

30 вопрос. Общие правила составления и оформления письма.

Вид документа — принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении.

Письмо — основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо — основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста — 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

· постоянные реквизиты бланка письма:

· эмблема;

· наименование организации;

· справочные данные;

· код ОКПО;

· переменные реквизиты бланка письма:

· дата;

· регистрационный номер;

· ссылка на регистрационный номер и дату документа;

· адресат;

· заголовок;

· текст;

· отметка о наличии приложения;

· подпись;

· отметка об исполнителе.

31 вопрос. Этикет делового письма.

Только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и факсов.

Согласно этикета делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно должна быть не менее 2 см. Весь текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет письмо.

При переписке или повторной отправке письма вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что дальнейшая переписка строится на его основе.

Заканчивается письмо как правило словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: «Искренне Ваш», «С» и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать егонеправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо — это один из залогов успеха и будущего процветания вашего дела.

32 вопрос. Классификация писем

Деловое письмо – обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций. Содержание писем очень разнообразно и зависит от обстоятельств ситуации, требующие разрешения, и цели автора письма. Исходя из особенностей содержания и формуляра письма выделяют следующие разновидности: письма просьбы, письма коммерческие, сопроводительные, договорные, информационные, циркулярные, гарантийные, письма-извещения, напоминания ,подтверждения, приглашения, поздравления, письма-ответы, письма-запросы.

Письма-просьбы составляются в целях инициирования определенных действий адресата, необходимых автору письма. В управленческой деятельности огромное количество ситуаций дает повод для составления таких писем. Это может быть относительно простая ситуация, в которой не требуется излагать сложную в событийном отношении информацию, приводить какую-либо аргументацию, убеждать адресата.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица для заключения или сопровождения коммерческой сделки. Существуют следующие виды коммерческих писем: запрос, оферта, договорное и претензионное письмо.

Сопроводительное письмо- пояснительная записка к резюме.

Договорное письмо- является разновидностью сопроводительного письма.

Информационное письмо- служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения.

В письме-извещении что-либо сообщается или утверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинаются со слов «сообщаем», «извещаем», «доводим до Вашего сведения», «ставим Вас в известность».

Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

Письмо-запрос – это деловое письмо, содержащее просьбу предоставить какие-либо сведения, получить определенную информацию.

Гарантийные письма — направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора. Р. предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Письмо-отвтет – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо запрос.

33 вопрос. Особенности оформления заявления по личному составу

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
Заявление может выглядеть следующим образом:
ОАО «Стайлинг» Директору
И.И. Петрову
ЗАЯВЛЕНИЕ
18.06.2000
Прошу принять на работу старшим инженером.
Личная подпись Г.В. Свиридов
Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами, является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу). Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:
Наименование структурного Адресат
Подразделения Резолюция
ЗАЯВЛЕНИЕ
01.02.2000
Прошу перевести меня на должность _________________________
_________________________________________________________
Наименование должности
_________________________________________________________
Наименование структурного подразделения
в связи __________________________________________________
Причина перевода
__________________________ _____________________
Подпись работника Расшифровка подписи
Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.
Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом, а в небольших организациях составляется, например, следующим образом:
Директору предприятия
«Адрон»
Н.И. Крылову
ЗАЯВЛЕНИЕ
10.05.2000
Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.
Начальник цеха Подпись П.С. Филимонов
Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением.
Прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. оформляются приказами по личному составу. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий – записками.
Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя :И отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.
Приведем пример оформления приказа:
ЗАО «Рябина»
ПРИКАЗ
12.04.2000 №36-к
Новосибирск
О приеме на работу
Григорьевой В.И.
ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2000 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: трудовой договор.
Директор Подпись Н.И. Петров
Визы для должностных лиц (на оборотной стороне) Виза ознакомления поступающего на работу

34 вопрос. Особенности оформления резюме

Резюме — Ваша визитная карточка на рынке труда, одно из самых эффективных средств саморекламы и самомаркетинга.

Резюме – документ, представляющий собой краткую историю карьеры и описание профессионально важных качеств.

Резюме составляется и высылается работодателям для предварительного ознакомления и принятия решения о приглашении вас на интервью.

Резюме используется при трудоустройстве в большинстве зарубежных и отечественных коммерческих фирм.

Резюме должно красиво выглядеть. Ведь это первое впечатление от Вашей персоны, которое получает работодатель.

Цель резюме -привлечь внимание потенциального работодателя.

Резюме должно удовлетворять следующим требованиям:

· Краткость – объем текста равен одной странице.

· Уместность – пишите только о том, что имеет отношение к работе, избегайте ненужных деталей и подробностей.

· Правдивость – предоставляйте только ту информацию, которую вы можете полностью подтвердить.

· Позитивный характер – создавайте благоприятное впечатление, подчеркивайте положительные качества и сильные стороны, перечисляйте успехи.

· Систематичность – излагайте информацию последовательно, не допускайте пропусков во времени.

· Уникальность – пишите о том, что характеризует Вас как специалиста, отличает вас от большинства других кандидатов на должность.

· Хороший стиль изложения – пользуйтесь точными формулировками, избегайте непонятных сокращений и жаргонизмов.

· Грамотность.

22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом – в разные пункты. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Существуют следующие разновидности телеграммы:

• фототелеграмма,

• схема-телеграмма,

• телеграмма с заверенной печатью,

• телеграмма-доверенность,

• телеграмма с оплаченным ответом,

• телеграмма, посылаемая на отдельном бланке, и т.д.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяются на следующие категории:

• правительственные (Президент Российской Федерации, Высшая правительственная, Правительственная),

• срочные,

• международные,

• простые (обыкновенные).

В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата простой (обыкновенной) телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

Телеграмма состоит из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграммы.

Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

• указание категории телеграммы;

• отметка о виде телеграммы;

• наименование организации – автора документа;

• адресат (телеграфный адрес получателя); если ранее он не был известен, то в первый раз адрес указывают полностью;

• условный или полный текст (содержание телеграммы);

• регистрационный номер (проставляется цифрами в конце текста телеграммы перед подписью без знака №, возможно сокращение «нр»);

• подпись (только фамилия должностного лица, подписавшего документ; может быть указана его должность).

Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ.

При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.

Текст излагается кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если при этом не искажается содержание, например: отрицание «НЕ» пропускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

• точка – тчк

• запятая – зпт

• двоеточие – двтч

• кавычки – квч

• скобки – скб

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный и вопросительный знаки, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (номер или нр).

Текст над чертой печатают крупным шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала.

Все цифровые данные в тексте, в том числе даты, следует писать словами, чтобы избежать искажений при передаче. Сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (тчк). Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, предпочтение отдается коротким словам, которые должны быть нейтральными по стилю и конкретными по значению (во избежание двусмысленности).

Текст печатают без абзацев. Переносы слов и исправления не допускаются (14).

Вторую часть телеграммы (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают. Она содержит следующие реквизиты:

• адрес отправителя (адрес пишут без сокращений, со знаками препинания);

• наименование структурного подразделения (без сокращения);

• дата документа (дата подписания должна соответствовать дате ее отправления);

• подпись с указанием должности лица, от имени которого посылается телеграмма;

• оттиск печати (печать организации или специальная печать «Для телеграмм»; в совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, заверяют каждую подпись).

Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Адресат от текста отделяется 3-4 интервалами.

Телеграмму печатают на чистом листе бумаги или на лицевой стороне бланка в трех экземплярах, на одной стороне листа. Первый экземпляр передают на телеграф, второй — подшивают в дело, третий – передают в бухгалтерию. При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.

Телеграмма, адресованная в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывается только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информации служебного характера: для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

• наименование организации;

• исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы,

• наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму,

• должность, инициалы, фамилия лица, принявшего телефонограмму,

• подпись лица, принявшего телефонограмму,

• дата и время передачи (приема),

• входящий регистрационный номер полученной телефонограммы,

• номера телефонов организаций (фирм), передавших и получивших телефонограмму (15).

В телефонограмме следует передавать только краткую и срочную информацию. В тексте должно быть НЕ более 50 слов. Не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Для записи телефонограмм используются листы бумаги формата А5 (или А6). В организации могут самостоятельно разрабатываться специальные бланки.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:

• вначале указать наименование своей организации и телефон,

• указать вид документа,

• передать текст,

• записать должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

При приеме телефонограммы необходимо:

• записать наименование организации и номер телефона;

• записать текст;

• указать должность и фамилию лица, подписавшего телефонограмму;

• дату и время приема;

• повторить звонящему весь записанный текст;

• представиться полностью самому.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получатель подтвердит правильность ее записи и свою фамилию.

В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью.

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме.

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефоно- грамму, номер его телефона

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефоно- грамму, номер его телефона

Дата, номер телефоно- граммы

Время передачи

текст телефоно- граммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Факсимильное сообщение (факсограмма, телефакс, факс) – это обобщенное название документов, полученных по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. В последнее время факс получил довольно широкое распространение, посколькупо способу передачи информации обладает очевидным преимуществом перед другими: он позволяет со скоростью телефонограммы передать и получать любые виды документов с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, рисунков, фотографий.

Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4, поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для переписки между деловыми партнёрами, организациями (16).

Факсы для исходящих документов оформляются аналогично деловому письму, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело.

Дополнительными данными факса являются данные, которые проставляет сам аппарат, – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код организации получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, количество полученных страниц; результат.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.

Факсограмма является, по сути, незаверенной копией передаваемого документа, однако при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой. В этом ее отличие от ксерокопии, нуждающейся в особом заверении (17).

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы, и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) для гарантии хранится 10 лет.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ. Его можно видеть отображенным на мониторе (телетекст) или отпечатанным на принтере (машинограмма).

Электронная почта все чаще используется для связи нескольких пользователей как внутри организации, так и между разными организациями, при условии, что с обеих сторон имеется соответствующее программное и аппаратное обеспечение. Каждому абоненту в электронной почте присваивается код и выделяется электронный почтовый ящик (область памяти компьютера). Обмен информацией осуществляется через них.

Электронное сообщение состоит из адреса (адресов) получателя, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста (файла).

Стандартный формат адреса состоит из:

• имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя),

• дОмена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится

Имя и дОмен разделяются знаком @. Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками, например:

имя пользователя. @машина. имя сети. имя домена. код страны