Нумерация стеллажей в архиве

ТОПОГРАФИЧЕСКИЕ УКАЗАТЕЛИ

согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, – нумерация всех помещений архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажей, сейфов, шкафов и полок. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй – в архивохранилище. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.

Оцените определение: Отличное определение — Неполное определение ↓

Источник: Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

4.3.5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей

• •Федеральное агентство по образованию
• •Цели и задачи изучения дисциплины
• •II. Содержание дисциплины
• •III. Распределение часов по семестрам и видам занятий
• •IV. Темы, выносимые на лекции
• •Индивидуальные занятия с преподавателем
• •Учебно-методическое обеспечение курса
• •
• •
• •
• •
• •
• •Тема 2. Информационные процессы Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •
• •
• •
• •
• •Тема 3. Библиографическая константа универсума информации Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •
• •Тема 4. Эвристические стратегии информационного поиска Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •Тема 5. Студент-гуманитарий в учебно-информационном пространстве Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •
• •
• •
• •Лекция 1.Историческая эвристика как научная дисциплина
• •Тема 1. Современное информационное пространство Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •
• •
• •
• •
• •Тема 2. Информационные процессы Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •
• •
• •
• •
• •Тема 3. Библиографическая константа универсума информации Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •
• •Тема 4. Эвристические стратегии информационного поиска Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •Тема 5. Студент-гуманитарий в учебно-информационном пространстве Обязательная литература
• •Дополнительная литература
• •
• •
• •
• •
• •Организационная структура российских информационных ресурсов
• •Распределение зарегистрированных российских баз данных по типу бд
• •Распределение зарегистрированных российских баз данных по назначению
• •Распределение баз данных российских предприятий и организаций
• •Информационные ресурсы федеральных библиотек Минкультуры России (по состоянию на 01.01.1998 г.)
• •V. См. Межгосударственный стандарт. Гост 7.1 – 2003 Библиографическая запись. Библиографическое описание. (особое внимание – с. 6-8, 41-48).
• •II. Основные этапы развития краеведческой библиографии
• •Структура Интернет
• •Имя_пользователя@ имя_системы.Домен
• •Организационные домены верхнего уровня
• •Поисковые системы
• •© Ипк Издательство стандартов, 2004
• •4 Общие положения
• •Перечень областей и элементов библиографического описания
• •. – , печ. 2002 (Смоленск : Смол. Гор. Тип.)
• •; Вып. 2
• •6 Многоуровневое библиографическое описание
• •6.1 Многоуровневое библиографическое описание составляют, в первую очередь, на такие многочастные документы, как многотомные документы, а также сериальные и другие продолжающиеся ресурсы.
• •6.3 Библиографическое описание сериальных и других продолжающихся ресурсов
• •6.3.2 Структура библиографического описания сериального документа
• •6.3.2.3 Перечень областей и элементов многоуровневого библиографического описания сериального документа Первый уровень
• •Второй и последующие уровни
• •Dinne, alcun la non vedesti?
• •С. I–XXXVI, 1–12
• •Vol. 18, n 1 № 3/4
• •Примеры библиографических записей книги однотомные издания
• •Депонированные научные работы
• •Неопубликованные документы
• •Сериальные и другие продолжающиеся ресурсы
• •Изоиздания
• •Нотные издания
• •Картографические издания
• •Аудиоиздания
• •Видеоиздания
• •Электронные ресурсы
• •Составные части документов
• •Государственный стандарт российской федерации
• •Делопроизводство и архивное дело
• •Термины и определения
• •Издание официальное
• •2.2. Делопроизводство
• •Алфавитный указатель терминов на русском языке
• •Гост 7.60-90 Издание официальное государственный комитет ссср по управлению качеством продукции и стандартам
• •Общие понятия
• •1. Издание
• •2. Издательская продукция
• •42. Однотомное издание
• •95. Журнал
• •96. Бюллетень
• •105. Научно-популярный журнал
• •Информационные данные
• •
• •1 Область применения
• •
• •3 Правила сокращения слов и словосочетаний
• •4 Применение сокращений слов и словосочетаний
• •5 Особые случаи сокращения слов и словосочетаний, часто встречающихся в библиографической записи
• •Издания. Международная стандартная нумерация сериальных изданий
• •Набор элементов данных международной системы данных сериальных изданий (обязательные элементы выделены полужирным шрифтом)
• •Реферат и аннотация общие требования
• •5.1 Структура реферата
• •5.2 Особенности текста реферата
• •5.3 Оформление и расположение текста реферата
• •Межгосударственный стандарт
• •Межгосударственный стандарт
• •
• •3 Общие положения
• •4 Структура isbn
• •5 Расположение isbn в издании
• •Национальные центры isbn государств—членов снг
• •Индексирование документов Общие требования к систематизации и предметизации
• •1. Общие положения
• •2. Требования к ипя
• •2.1. Общие требования
• •2.2. Требования к классификационным ипя
• •2.3. Требования к предметизационным ипя
• •3. Технологические процессы и основные правила индексирования
• •3.1. Общие правила индексирования
• •3.2. Правила систематизации
• •3.3. Правила предметизации
• •Пояснения к терминам, применяемым в стандарте
• •1. Разработан и внесен Министерством культуры ссср
• •Межгосударственный стандарт
• •5.1 Элементы информационных изданий
• •5.2 Основная часть библиографического издания
• •5.3 Основная часть реферативного издания
• •5.4 Основная часть обзорного издания
• •5.5 Справочно-поисковый аппарат
• •5.6 Дополнительные сведения
• •5.7 Выходные сведения
• •Единицы учета фондов библиотек и органов научно-технической информации
• •Настоящий стандарт устанавливает единицы учета всех видов изданий, неопубликованных документов и кинофотофонодокументов, входящих в фонды библиотек и органов научно-технической информации (нти).
• •2.1. Книги и брошюры
• •2.2. Периодические издания
• •2.3. Продолжающиеся издания
• •2.9. Неопубликованные материалы
• •3.1. Кинодокументы
• •3.2. Фотодокументы
• •3.3. Фонодокументы
• •Информационные данные
• •1 Область применения
• •
• •3 Требования к изложению текста карточки
• •4 Требования к оформлению карточки
• •Размеры и допуски карточки для каталогов и картотек
• •Межгосударственный стандарт
• •Межгосударственный стандарт
• •2 Общие понятия
• •3 Повреждение документа
• •4 Режим хранения документов
• •5 Стабилизация документа
• •6 Реставрация документа
• •7 Изготовление копии документа
• •8 Эксплуатационные свойства документа
• •Тестовые контрольные задания
• •15. На какие виды тиражируемых документов (из нижеперечисленных) распространяется международная стандартная нумерация книг (isbn)?
• •19. Когда было опубликовано первое «Военно-статистическое обозрение Российской империи» в 17-ти томах?
• •20. Когда в России впервые начинают выходить «Губернские ведомости» (Вначале – в 6-ти губерниях)?
• •21. В каких международных документах закреплены основные права и свободы личности в сфере культуры и информации?
• •23. Назовите первый браузер всемирной паутины:
• •23. Назовите сочетание популярных глобальных поисковых систем:
• •7. Когда были утверждены «Основы законодательства российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах»?
• •Раздел 2.Организация и фондирование документов Архивного фонда Российской Федерации
• •Раздел 3.Организация работы архива
• •Раздел 4.Обеспечение сохранности документов архива
• •Раздел 5.Учет документов в архиве
• •Раздел 6.Комплектование архива и экспертиза ценности документов
• •Раздел 7.Описание архивных документов и научно-справочный аппарат к документам архива
• •Раздел 8.Использование документов архива
• •Введение
• •1.1. Архивный фонд Российской Федерации
• •1.1.1. Архивный фонд Российской Федерации — составная часть национальных информационных ресурсов, историко-культурного наследия народов Российской Федерации
• •1.1.2. Правовой статус государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации
• •1.2. Архивный фонд и приравненные к нему совокупности архивных документов как общее учетно-классификационное понятие
• •1.3.2. Государственный архив как информационная система в структуре информационных ресурсов Российской Федерации
• •1.3.3. Правовая база деятельности государственного архива
• •1.3.4. Профиль архива
• •Раздел 2
• •2.1. Организация документов в пределах Архивного фонда Российской Федерации
• •2.1.1. Организация документов по формам собственности
• •2.2. Организация документов в государственных архивах
• •2.2.1. Организация документов по исторически и/или логически связанным совокупностям документов
• •2.2.2. Организация документов по степени их ценности
• •2.2.3. Организация документов по категориям доступа к ним
• •2.3. Фондирование архивных документов
• •2.3.1. Определение фондовой принадлежности документов и образование архивного фонда
• •2.3.2. Образование объединенного архивного фонда
• •2.3.3. Образование архивной коллекции
• •2.3.4. Определение границ архивного фонда
• •2.4. Организация документов в пределах архивного фонда
• •2.4.1. Общие положения
• •2.4.2. Схема систематизации документов в фонде
• •2.4.3. Группировка единиц хранения в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда
• •2.5. Нефондовая организация аудиовизуальных, машиночитаемых (электронных) документов
• •Раздел 3
• •3.1. Управление архивом
• •3.2. Планирование и отчетность архива
• •3.3. Организация труда работников архива
• •3.4. Выполнение платных работ и услуг. Маркетинг архивной информации
• •3.5. Научно-методическая работа архива
• •3.6. Организация применения информационных технологий в архиве
• •3.7. Организация работы архива с издательством
• •3.8. Правовая охрана информационных продуктов, созданных в архиве
• •3.9. Профессиональная этика архивиста
• •3.10. Ответственность работников архива за нарушение Основных правил работы государственных архивов
• •Раздел 4
• •4.1. Понятие обеспечения сохранности документов
• •4.2. Создание оптимальных условий хранения документов
• •4.2.1. Требования к зданиям и помещениям архива
• •4.2.2. Требования к хранилищам и нормативные режимы хранения
• •4.3. Размещение документов в хранилищах
• •4.3.1. Общие требования к размещению документов
• •4.3.2. Размещение документов обособленного хранения
• •4.3.3. Размещение фонда пользования
• •4.3.4. Размещение учетных документов
• •4.3.5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей
• •4.3.6. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения документов
• •4.4. Контроль наличия, технического и физико-химического состояния документов
• •4.4.1. Проверка наличия и состояния документов и организация розыска необнаруженных документов
• •4.4.2. Контроль технического и физико-химического состояния документов. Выявление документов с повреждениями носителей и текстов
• •4.4.3. Учет физического и технического состояния документов
• •4.4.4. Порядок снятия с учета неисправимо поврежденных документов
• •4.5. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов
• •4.5.1. Состав работ по специальной обработке документов
• •4.5.2. Порядок проведения работ по специальной обработке документов
• •4.6. Выдача документов и описей из хранилища
• •4.6.1. Общие положения
• •4.6.2. Сроки выдачи документов
• •4.6.3. Требования к физическому состоянию и оформлению документов при их выдаче
• •4.6.4. Оформление выдачи документов
• •4.6.5. Выдача копий фонда пользования
• •4.6.6. Выдача описей
• •4.6.7. Транспортировка и перемещение документов
• •4.7. Контроль за сохранностью выданных документов. Возвращение документов в хранилища
• •4.7.1. Контроль за своевременным возвращением выданных из хранилища документов
• •4.7.2. Возвращение документов в хранилище
• •4.8. Страхование архивных документов. Порядок оформления временного вывоза документов за рубеж и за пределы субъекта Российской Федерации
• •4.8.1. Страхование документов
• •4.8.2. Порядок оформления временного вывоза документов
• •4.9. Выявление уникальных и особо ценных документов
• •4.10. Создание страхового фонда документов и фонда пользования
• •4.10.1. Организация работы по созданию страхового фонда
• •4.10.2. Типы страховых копий документов
• •4.10.3. Комплект и состав фонда пользования
• •4.10.4. Проверка наличия и состояния и технический контроль страхового фонда и фонда пользования
• •4.10.5. Оформление передачи страховых копий на специальное хранение
• •4.11. Обеспечение сохранности документов при чрезвычайных ситуациях
• •Раздел 5
• •5.1. Понятие и правовые основы учета документов
• •5.2. Единицы учета документов
• •5.2.1. Основные единицы учета документов
• •5.2.2. Единицы хранения документов
• •5.2.3. Единицы учета аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов
• •5.3. Организация учета документов в архиве
• •5.4. Система учетных документов архива, их целевое назначение и требования к ведению
• •5.4.1. Основные и вспомогательные учетные документы архива
• •5.4.2. Общие требования к ведению основных учетных документов
• •5.4.3. Основные требования к учетным базам данных и организации их ведения
• •5.5. Порядок учета документов
• •5.5.1. Учет поступления документов в архив
• •5.5.2. Учет выбытия документов из архива
• •5.5.3. Учет изменений количества документов архива в результате проведения отдельных видов работ
• •5.5.4. Учет уникальных и особо ценных документов
• •5.5.5. Учет секретных и рассекреченных документов
• •5.5.6. Особенности учета документов личного происхождения
• •5.5.7. Особенности учета документов по личному составу
• •5.5.8. Учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
• •5.5.9. Учет документов, принятых на временное, в том числе депозитарное хранение
• •5.5.10. Учет копий документов на правах подлинников
• •5.5.11. Учет листов в делах; фотоотпечатков в фотоальбомах; единиц хранения в составе единиц учета других аудиовизуальных документов
• •5.6. Учет страхового фонда и фонда пользования
• •5.6.1. Общие требования к учету страховых копий и копий фонда пользования
• •5.6.2. Учет страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке
• •5.6.3. Учет страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах
• •5.6.4. Особенности учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов
• •5.6.5. Учет копий документов, созданных в процессе научно-информационной и иной деятельности архива и включенных в фонд пользования
• •5.7. Учет музейных предметов и библиотечных фондов
• •5.7.1. Учет музейных предметов
• •5.7.2. Учет библиотечных фондов и сиф архива
• •Раздел 6
• •6.1. Комплектование архива и экспертиза ценности документов
• •6.1.1. Понятие и правовые основы комплектования архива
• •6.1.2. Источники комплектования архива
• •6.1.3. Порядок составления и ведения списков источников комплектования архива
• •6.1.4. Учет организаций — источников комплектования, имеющих право депозитарного хранения архивных документов
• •6.1.5. Экспертиза ценности документов
• •6.1.6. Формы приема документов от источников комплектования архива
• •6.1.7. Прием-передача документов в архив
• •6.1.8. Комплектование архива документами по истории России, находящимися за рубежом
• •6.2. Организационно-методическое руководство и контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве
• •6.2.1. Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве
• •6.2.2. Контроль за отбором документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу и обеспечением их сохранности
• •6.2.3. Взаимодействие с экспертными комиссиями организаций — источников комплектования архива
• •6.2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации; проведение паспортизации архивов организаций
• •6.2.5. Повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб
• •6.2.6. Порядок работы с организациями, которым предоставлено право депозитарного хранения документов
• •6.2.7. Порядок взаимоотношений архива с негосударственными организациями и физическими лицами-собственниками документов
• •6.2.8. Учет работы с архивами организаций
• •Раздел 7
• •7.1. Понятие, уровни и элементы описания документов
• •7.1.1. Основные принципы многоуровневого описания
• •7.1.2. Элементы описания
• •7.2. Описание на основных уровнях
• •7.3. Научно-справочный аппарат
• •7.4. Архивные справочники
• •7.5. Автоматизированный научно-справочный аппарат
• •7.6. Подготовка архивных справочников к изданию
• •Раздел 8
• •8.1. Понятие и правовые основы использования документов
• •8.2. Формы использования документов
• •8.3. Виды запросов и информационных документов
• •8.4. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами
• •8.4.1. Общие положения
• •8.4.2. Порядок и сроки исполнения тематических запросов
• •8.4.3. Порядок и сроки исполнения запросов социально-правового характера
• •8.4.4. Порядок исполнения запросов социально-правового характера, ответы на которые подлежат направлению за рубеж
• •8.4.5. Порядок исполнения генеалогических запросов
• •8.4.6. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
• •8.4.7. Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий
• •8.4.8. Выдача подлинных личных документов
• •8.4.9. Инициативное информирование пользователей
• •8.5. Работа читального зала архива
• •8.6. Обеспечение доступа пользователей к архивным документам
• •8.6.9. Обеспечение доступа граждан к информации о них
• •8.7. Ответственность работников архива при работе с документами ограниченного доступа
• •8.8. Организация работы архива по подготовке выставок документов
• •8.9. Использование документов архива в средствах массовой информации
• •8.10. Организация и проведение информационных мероприятий с использованием документов
• •8.11. Выдача документов во временное пользование
• •8.12. Учет использования документов архива
• •8.13. Копирование документов и оформление копий, изготовленных по заказам пользователей
• •8.13.1. Копирование документов
• •8.13.2. Оформление и выдача копий, изготовленных по заказам пользователей
• •8.14. Организация работы по рассекречиванию документов
• •8.15. Публикационная деятельность архива
• •8.15.1. Типы, виды и формы публикаций документов
• •8.15.2. Организация подготовки документальных публикаций
• •8.15.3. Формирование плана-проспекта издания
• •8.15.4. Выявление и отбор документов, выбор и передача текста документов
• •8.15.5. Структура публикации и систематизация документов
• •8.15.6. Археографическое оформление документов и подготовка научно-справочного аппарата издания
• •8.15.7. Организация рецензирования подготовленной документальной публикации и утверждение ее к печати
• •Приложения (образцы форм) список источников и нормативно-методической литературы
• •I. Законодательные акты, постановления правительства
• •II. Государственные и отраслевые стандарты, правила
• •III. Нормативно-методическая литература
• •Приложения (образцы форм)
• •Сведения о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива на 1 декабря 20___ года
• •Форма сведений о состоянии хранения документов в организациях — источниках комплектования архива
• •Карта-заместитель
• •Форма карточки постеллажного топографического указателя
• •Форма карточки постеллажного топографического указателя
• •Лист-заверитель дела
• •Актутверждаю
• •7. Имеется не включенных в описи ___________________ ед. Хр.
• •8. Итого по данному фонду (включенных и невключенных в описи) имеющихся
• •9. Характеристика условий их хранения.
• •Актутверждаю
• •Форма акта о технических ошибках в учетных документах
• •Актутверждаю
• •Форма акта об обнаружении документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.Д.
• •Актутверждаю
• •Форма акта о неисправимых повреждениях документов
• •Карточка учета необнаруженных документов
• •Форма карточки учета необнаруженных документов
• •Форма карточки учета необнаруженных документов
• •Форма акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
• •Карточка учета документов с повреждениями носителя
• •Форма карточки учета документов с повреждениями носителя
• •Карточка учета документов с повреждениями текста
• •Форма карточки учета документов с повреждениями текста
• •Форма карточки учета технического состояния кинодокумента
• •Форма карточки учета технического состояния кинодокумента
• •Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
• •Форма карточки учета технического состояния фотодокумента
• •Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
• •Форма карточки учета технического состояния фонодокумента
• •Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
• •Форма карточки учета технического состояния видеодокумента
• •Книга выдачи документов, копий фонда пользования из хранилища
• •Титульный лист книги выдачи документов, копий фонда пользования из хранилища
• •Форма книги выдачи документов, копий фонда пользования из хранилища
• •Форма заказа (требования) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей (лицевая сторона)
• •Форма заказа на выполнение работ по улучшению
• •Форма акта о выдаче документов во временное пользование
• •Форма акта страховой оценки документов
• •Лист учета и описания уникального документа
• •1. Учетные и описательные характеристики
• •Листа учета и описания уникального документа
• •2. Место хранения документа
• •Форма листа учета и описания уникального документа
• •3. Физические характеристики документа
• •4. Страховая оценка документа
• •Книга учета поступлений аудиовизуальных документов 
• •Список фондов
• •Лист фонда
• •Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве
• •Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации Формат а4 (210  297)
• •Реестр описей
• •Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни
• •Форма инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении
• •Список фондов, содержащих особо ценные документы
• •Форма списка фондов, содержащих особо ценные документы
• •Форма перечня номеров особо ценных дел (номерник)
• •Реестр описей особо ценных дел (номерников)
• •Форма реестра описей особо ценных дел (номерников)
• •Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке
• •Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
• •Книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах
• •Форма книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования
• •Опись страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке
• •Форма описи страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на рулонной пленке
• •Опись страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах
• •Форма описи страхового фонда документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах 
• •Карточка фонда
• •На 01.01. ______ г.
• •Форма акта приема-передачи документов на хранение
• •Форма акта приема на хранение документов
• •Форма акта о выделении к уничтожению документов,
• •Форма акта о выделении к уничтожению документов,
• •Форма акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов
• •Форма акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов
• •Форма акта описания документов, переработки описей
• •Форма акта описания документов, переработки описей
• •Форма акта описания документов, переработки описей
• •Рма акта о рассекречивании документов
• •Форма списка организаций – источников комплектования государственного архива
• •Форма журнала регистрации обращений граждан
• •Архивная справка
• •Форма архивной справки
• •Форма штампа “апостиля”
• •Карточка регистрации и учета исполнения запроса
• •Форма карточки регистрации и учета исполнения запроса
• •Журнал регистрации пользователей и их личных дел
• •Форма заказа на копирование документов
• •Форма журнала учета заказов на копирование документов
• •Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации
• •16 Декабря 1998 г.
• •1. Общие положения.
• •2 Порядок допуска пользователей в читальные залы архивов.
• •3. Права, обязанности и ответственность пользователей.
• •4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопип печатных изданий, предоставления научно-справоч­ного аппарата.
• •5. Копирование и выдача копий архивных доку­ментов, изготовленных по заказам пользователей.

Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей и оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов

Приказ Минюста России от 19.05.2008 N 110 (ред. от 14.07.2010) Об утверждении Инструкции по работе архивов Федеральной службы исполнения наказанийДокумент действующий
1HQQESHpv9LE

• Главное меню
  • Приказ
  • Приложение. Инструкция по работе архивов Федеральной службы исполнения наказаний
    • I. Общие положения
      • Архивы учреждений и органов ФСИН России
    • II. Организация хранения архивных документов в архивах
      • Классификация архивных документов по степени их ценности
      • Классификация архивных документов по категориям доступа к ним
      • Фондирование архивных документов. Хронологические границы архивного фонда учреждения или органа ФСИН России
      • Систематизация архивных документов в пределах архивного фонда учреждения или органа ФСИН России
      • Обеспечение сохранности архивных документов в архивах
      • Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Требования к зданию и помещениям архивов
      • Нормативные режимы хранения архивных документов в архивах. Охранный режим
      • Противопожарный режим
      • Температурно-влажностный режим хранения архивных документов
      • Световой режим
      • Санитарно-гигиенический режим
      • Оборудование архивохранилищ средствами хранения
      • Организация хранения архивных документов в архивохранилищах. Общие требования к размещению архивных документов
      • Размещение архивных документов обособленного хранения, фонда пользования, учетных документов
      • Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей и оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов
      • Проверка наличия и состояния дел и организация розыска необнаруженных дел, документов
      • Контроль состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов
      • Выявление архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов
      • Учет физического и технического состояния архивных документов
      • Специальная физико-химическая и техническая обработка архивных документов
      • Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища
      • Сроки выдачи и оформление выдачи архивных документов
      • Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилища
      • Транспортировка и перемещение архивных документов
      • Выявление и учет уникальных и особо ценных документов
      • Создание страхового фонда и фонда пользования
      • Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях
    • III. Учет архивных документов
      • Общие требования к учету архивных документов
      • Единицы учета архивных документов
      • Система учетных документов архивов
      • Общие требования к учетным документам архивов
      • Общие требования к учетным базам данных
      • Учет поступления и выбытия архивных документов
      • Учет уникальных и особо ценных документов
      • Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел
      • Учет документов по личному составу
      • Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов
      • Учет страхового фонда и фонда пользования
    • IV. Организация комплектования архива
      • Источники комплектования. Списки источников комплектования архива
      • Экспертиза ценности документов в архивах
      • Состав документов, подлежащих передаче в архивы, подготовка и порядок приема архивных документов
      • Порядок приема-передачи документов при реорганизации учреждений и органов ФСИН России. Прием архивных документов от ликвидированных учреждений и органов ФСИН России
      • Передача архивных документов из архива в другой архив. Взаимодействие архивов с учреждениями и органами ФСИН России
    • V. Организация использования архивных документов
      • Доступ пользователей к архивным документам
      • Организация работы по рассекречиванию архивных документов
      • Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к архивным документам
      • Общие требования к описанию архивных документов
      • Опись дел, документов
      • Каталоги
      • Указатели и обзоры
      • Автоматизированная система НСА
      • Использование документов архивов
      • Порядок исполнения обращений (запросов)
      • Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий
      • Возвращение подлинников архивных документов
      • Выдача дел в читальные залы архивов
      • Информирование об архивных документах
      • Использование архивных документов архивов при подготовке информационных мероприятий, в средствах массовой информации и публикационной деятельности
    • VI. Организация работы архивов
      • Планирование работы и отчетность архивов
      • Контроль за состоянием хранения архивных документов в структурных подразделениях учреждений и органов ФСИН России
      • Выполнение платных работ и оказание платных услуг архивами
      • Прием-передача архивных документов при назначении, смене руководителя архива
    • Приложение N 1. Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов в архивохранилищах
    • Приложение N 2. Форма карточки пофондового топографического указателя
    • Приложение N 3. Форма карточки постеллажного топографического указателя
    • Приложение N 4. Форма листа проверки наличия и состояния архивных документов
    • Приложение N 5. Форма акта проверки наличия и состояния архивных документов
    • Приложение N 6. Форма акта о технических ошибках в учетных документах
    • Приложение N 7. Форма акта об обнаружении архивных документов
    • Приложение N 8. Форма акта о неисправимых повреждениях архивных документов
    • Приложение N 9
      • Форма титульного листа книги (журнала) учета поступления архивных документов
      • Форма книги (журнала) учета поступления архивных документов
    • Приложение N 10. Форма акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны
    • Приложение N 11. Форма акта о завершении розыска дел
    • Приложение N 12. Форма карты-заместителя дела
    • Приложение N 13. Форма листа использования документов
    • Приложение N 14. Форма заказа (требования) на выдачу дел
    • Приложение N 15
      • Форма титульного листа книги (журнала) выдачи архивных документов
      • Форма книги (журнала) выдачи архивных документов
    • Приложение N 16. Форма акта о выдаче документов во временное пользование
    • Приложение N 17
      • Форма титульного листа описи особо ценных дел
      • Форма описи особо ценных дел
    • Приложение N 18
      • Форма титульного листа книги (журнала) регистрации учетных документов
      • Форма книги (журнала) регистрации учетных документов
    • Приложение N 19
      • Форма титульного листа списка фондов
      • Форма списка фондов
    • Приложение N 20. Форма листа фонда
    • Приложение N 21
      • Форма титульного листа реестра описей
      • Форма реестра описей
    • Приложение N 22
      • Форма титульного листа книги (журнала) учета поступления и выдачи страхового фонда и фонда пользования
      • Форма книги (журнала) учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
    • Приложение N 23
      • Форма титульного листа описи страхового фонда
      • Форма описи страхового фонда
    • Приложение N 24. Форма паспорта архива
    • Приложение N 25. Форма учетной карточки единицы учета электронных документов (ЭД)
    • Приложение N 26. Форма акта о миграции и перезаписи электронных документов
    • Приложение N 27
      • Форма титульного листа книги (журнала) учета поступления и выбытия электронных документов
      • Форма книги (журнала) учета поступления и выбытия электронных документов
    • Приложение N 28
      • Форма титульного листа книги (журнала) учета миграции и перезаписей электронных документов
      • Форма книги (журнала) учета миграции и перезаписей электронных документов
    • Приложение N 29. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
    • Приложение N 30. Форма карточки фонда
    • Приложение N 31. Форма акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
    • Приложение N 32. Форма акта описания документов, переработки описей
    • Приложение N 33. Форма описи дел постоянного хранения
    • Приложение N 34. Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
    • Приложение N 35. Опись документов по личному составу
    • Приложение N 36. Форма акта о рассекречивании архивных документов фонда
    • Приложение N 37. Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов
    • Приложение N 38. Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
    • Приложение N 39. Форма алфавитной карточки личного дела, пенсионного дела уволенных государственных служащих, работников учреждений и органов ФСИН России
    • Приложение N 40. Форма алфавитной карточки личных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения лиц, находившихся в следственных изоляторах и исправительных учреждениях ФСИН России
    • Приложение N 41. Форма листа-заверителя дела
    • Приложение N 42. Форма карточки каталожной
    • Приложение N 43. Форма архивной справки
    • Приложение N 44. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
    • Приложение N 45. Форма карточки пользователя
    • Приложение N 46
      • Форма титульного листа журнала регистрации посещений пользователями читального зала
      • Форма журнала регистрации посещений пользователями читального зала
    • Приложение N 47. Форма тематического перечня документов
    • Приложение N 48. Форма годового плана работы архива
    • Приложение N 49. Форма акта приема-передачи документов при смене руководителя архива

7.Оборудование архивохранилищ

Оборудование архивохранилищ: *

применяются металлические и деревянные стеллажи после их соответствующей противопожарной обработки, кроме них используются металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками; *

оборудование располагается с учетом особенностей помещения, стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами; *

не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла, не ближе полуметра от них.

При установке стеллажей выдерживаются следующие нормы: *

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — 120 см; *

расстояние (проход) между стеллажами — 75 см; *

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными ей, — 75 см; *

расстояние между стеной и торцом стеллажа (обход) — 45 см; *

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — не менее 30 см; *

высота стеллажа — 220—240 см; *

ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок с делами — 35-40 см; *

ширина одностороннего стеллажа при вертикальном хранении коробок или связок с делами — 25—30 см; *

расстояние между полками по высоте — 35—40 см; *

при высоте архивохранилища от 4 м стеллажи устанавливаются в два яруса и снабжаются стационарной лестницей с перилами; *

документы размещаются на стеллажах с использованием первичных средств защиты, коробок, папок, футляров.

Размещение документов в архивохранилище: *

документы располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в пределах групп или отдельных фондов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск; *

документы на стеллажах располагаются с учетом дальнейшего их поступления в рамках конкретных фондов, поэтому каждый фонд должен располагаться с учетом резервного места для новых поступлений; *

документы постоянного, долговременного и кратковременного хранения в ведомственных архивах хранятся раздельно, документы личного состава также хранятся отдельно; *

обособленному хранению подлежат секретные, уникальные, имеющие в оформлении драгметаллы документы; *

учетные документы хранятся отдельно от документов архива; *

в ведомственном архиве документы постоянного хранения хранятся в коробках и папках, долгосрочного хранения в связках, краткосрочного хранения — без связок по годам хранения; *

при хранении коробок и связок на стеллажах зазор между их верхом и полкой стеллажа не должен превышать 5 см; *

коробки и связки документов не должны выступать за пределы стеллажей; *

связки документов формируются не более 20 см толщиной; *

коробки и связки располагаются на стеллажах вертикально или горизонтально в зависимости от условий хранения, дела выше 40 см хранятся вертикально, коробки и связки — горизонтально; *

коробки и связки снабжаются ярлыками, на которых указываются название и номер фонда, номер описи, первая и последняя в коробке или связке единица хранения, коробки и связки нумеруются и указываются в описи.

Ведение топографических указателей: *

помещения архива, стеллажи, полки нумеруются, при этом помещения — буквами, стеллажи и полки — цифрами; *

нумерация комнат производится от входа слева направо; *

нумерация стеллажей и полок производится от входа в хранилище слева направо; *

нумерация стеллажных полок производится в пределах каждого стеллажа слева направо сверху вниз; *

односторонние стеллажи нумеруются от входа в хранилище слева направо, двухсторонние — вкруговую; *

в целях закрепления места хранения и поиска документов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели; *

постеллажная карточка определяет место хранения документов, поскольку составляется на каждый стеллаж, карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах одного хранилища; *

пофондовая карточка определяет место хранения фондов, поскольку ее основным реквизитом является номер фонда с последующей ссылкой на место его хранения, карточки располагаются по номерам фондов в пределах архива; *

в совокупности постеллажные и пофондовые карточки являются единым топографическим указателем, определяющим место хранения документов фонда.

> Порядок проведения работ в архиве

Порядок размещения документов в архивах

Размещение фондов в хранилищах архивов — это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы архива подразделяются на:

• — документы общего хранения
• — документы обособленного хранения
• — документы на бумажной основе
• — документы на пленочной основе (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи).

Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и с обычными делами.

Особо ценнее дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе.

Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов.

Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы, полки. Если архив располагается помещениями в разных зданиях, то каждому зданию присваивается номер. Нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу.

Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация происходит последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат используются буквенные индексы.

Нумерация стеллажей ведется в пределах комнаты слева направо от входа. Стеллажные полки нумеруются сверху вниз. Стеллажи и полки нумеруются арабскими цифрами.

Основные правила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения в картонных коробках, а так же в различных контейнерах. Дела временного хранения — на стеллажах в связках. Запрещается хранить документы между стеллажами, на окнах и вне хранилищ.

Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от:

• — характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки);
• — состава хранящихся документов (в первых — дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во вторых — дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли);
• — хронологических рамок документов.

Все это учитывается при размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом — финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем — учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования, вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск.

В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок.

В пределах групп (постоянного хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы размещаются по фондам, в пределах фондов — по номерам описей и номерам дел. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования.

Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели.

Справочники, отражающие размещение документов в архивохранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондовый. Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. Па фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение.

Основные правила устанавливают формы карточек постеллажного и пофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ее оборотная сторона. Если на одной стороне не уместились все сведения по конкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно, то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить происходящие изменения. Однако удобнее хранить карточки в специальных ящиках или прочных картонных коробках, расположив их там в порядке номеров фондов или хранилищ и стеллажей. Для быстроты поиска нужного стеллажа или фонда в картотеке можно поставить разделители.

Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажного топографического указателя. В этом примере структурные подразделения учитываются в архиве как самостоятельные фондообразоватсли. В хранилище №1 размещены дела постоянного хранения, о чем свидетельствуют номера описей (без литер «лс», «в», без указания на номенклатуру дел). Если бы одна из полок стеллажа не была занята, то после ее номера карандашом следовало бы написать: свободна. При указании номера описи целесообразно ставить годы создания документов. Примечание может быть использовано, например, для указания передачи части фонда во временное пользование.

В приведенном примере заполнения карточки пофондового указателя на тот же фонд видно, что документы постоянного, долговременного и временного хранения разметаются в разных хранилищах (документы по личному составу — в хранилище 2, дела со сроками до десяти лет включительно учитываются по номенклатуре и находятся в хранилище 4). Для указания конкретного хранилища используется гр. «примечание», а все хранилища, где размещается фонд, пишутся справа над графлением карточки. В той же гр. «примечание» обоих указателях при необходимости можно давать наименования структурных подразделений.

Сравнив записи об одних и тех же документах фонда в обоих указателях, можно убедиться в полной идентичности сведений о размещении этих дел.

В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей.

В некоторых небольших архивах учреждений топографические указатели не составляют, считая, что работник архива достаточно хорошо знает состав и размещение документов. Но такая мотивировка неосновательна, рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при его смене или временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве.

Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов

§5. Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов,
полок. Ведение топографических указателей и ярлыков
63. Все помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо.
В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров.
Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй — в архивохранилище.
Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами.
Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.
64. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке.
Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств.
§6. Проверка наличия и состояния архивных документов
и организация розыска необнаруженных документов
65. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).
В архивах и ведомственных архивах плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится:
уникальных документов — ежегодно;
особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет (в государственном архиве — один раз в 5 лет);
аудиовизуальных и электронных документов — один раз в 5 лет;
кинодокументов на нитрооснове — один раз в 2 года.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственном архиве — один раз в 15 лет).
Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном по работе с секретными документами.
В ведомственном архиве плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
66. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.
Проверку наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводят, как правило, два работника.
При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно.
Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
67. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:
сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;
изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;
изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;
изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива.
68. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
69. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1) и другие акты.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.
70. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.
Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются.
71. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.
Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе «Примечание» в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 2), и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в Агентство «Узархив» для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.
Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения Агентство «Узархив».
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.
72. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:
при подтверждении наличия дел — в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;
при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования — в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
§7. Проверка технического и физико-химического состояния
архивных документов
73. Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.
Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.
В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями; с повышенной влажностью; с повреждениями бумаги и текста; запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.
При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния. Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.
74. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования.
Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарно-гигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция).
При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7 — 14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах.
Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел.
Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат:
очистке от пыли и перемотке — архивные документы на магнитной ленте;
очистке от загрязнений — архивные документы на дисковых носителях и архивные фотодокументы;
акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;
упаковыванию.
75. Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20 +/- 3 °C и относительной влажности воздуха 35 +/- 15%; для цветных кино- и фотодокументов — при относительной влажности 35 +/- 15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях — не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш — не менее 24 часов.
76. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется:
целевым порядком;
в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;
при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.
77. Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и в зависимости от состояния архивных документов устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
78. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов.
Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения.
Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции.
Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками.
79. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:
состояния их упаковки;
наличия стандартных ракордов;
технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;
наличия загрязнений и механических повреждений;
стабильности нитроосновы;

шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;
физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.);
наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);
электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов;
параметров видеодокументов в видеоканале;
качества изображения кино-, фото-, видеодокументов;
уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени);
наличия «вирусов» в электронных документах;
наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя;
наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов;
наличия уксусного синдрома триацетатной пленки.
80. Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете.
Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования.
Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры.
Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
§8. Выявление документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии и неисправимо поврежденных архивных документов
81. Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Национального архивного фонда Республики Узбекистан с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.
Решение о признании документа Национального архивного фонда Республики Узбекистан находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов.
82. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации.
Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1).
На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета.
Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускаются.
83. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:
листе-заверителе (приложение № 3);
листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;
карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;
карточке учета архивных документов с повреждениями текста;
картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.
84. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:
карточке учета технического состояния кинодокумента;
карточке учета технического состояния фотодокумента;
карточке учета технического состояния фонодокумента;
карточке учета технического состояния видеодокумента.
Для учета документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.
§9. Физико-химическая и техническая обработка
архивных документов
85. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:
устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;
восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;
воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.
Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:
дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;
реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;
воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;
переплет архивных документов;
обеспыливание архивных документов;
обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.
Аудиовизуальные и электронные документы в зависимости от физической природы носителя подвергаются следующим реставрационным и консервационно-профилактическим работам:
архивные документы на магнитной ленте:
очистке поверхности от пыли и частиц грязи на специальном очистительном оборудовании;
замене пересохших и покоробленных склеек;
оформлению рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2 — 2,5 м;
перемотке с целью снятия внутренних напряжений в рулонах магнитных лент, возникших из-за перепадов температуры и влажности при хранении и транспортировании архивных документов;
архивные документы на дисковых носителях:
обеспыливанию;
протирке антистатиком;
кинофотодокументы, микроформы и фонограммы к кинофильмам:
обеспыливанию;
удалению восковых, жировых и иных загрязнений;
укреплению склеек и просечек;
ремонту перфорации;
переделке грубых, коробленных заплат и склеек;
ремонту поврежденных полей кадров.
Граморигиналы фотодокументов подвергаются электрохимической очистке.
86. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива. Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.
К внеплановым относятся работы, выполняемые в аварийно-спасательных ситуациях, связанных с локальным или массовым поражением архивных документов огнем, водой, химическими или радиоактивными веществами. Срочные меры по выделению, изоляции, санитарной обработке архивных документов и мест их хранения предпринимаются также при поражении архивных документов биологическими вредителями.
Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.
VI. Использование архивных документов в архивах и ведомственных архивах