Содержание

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения играет роль документа, который включает в себя список бумаг, образующихся в ходе деятельности организации. О том, какие требования предъявляются к содержанию номенклатуры и как ее правильно составить, расскажем в статье.

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Структура номенклатуры дел

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Образец примерной номенклатуры дел

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Что представляет собой номенклатура дел образовательного учреждения?

Деятельность любого предприятия предполагает документальную составляющую, в которую включаются как внешние документы (например, письма от партнеров), так и внутренние, непосредственно касающиеся существования самой организации (приказы, переписка, локальные акты и т. д.). На сотрудников, которые составляют бумаги, возлагается обязанность по сохранению их в надлежащем состоянии и последующей сдаче в архив для хранения.

Для упорядочивания документального фонда образовательной организации разрабатывается соответствующая номенклатура, которая представляется собой систематизированный перечень дел, которые имеются в производстве.

Согласно п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, выделяется 3 вида номенклатуры:

  1. Типовая. Этот вид утверждается на уровне нормативного акта и обязателен для применения в однотипных организациях (например, дошкольных образовательных учреждениях). Как правило, отхождение от утвержденного текста при составлении номенклатуры в конкретном учреждении образования нежелательно, но допустимо с учетом имеющихся особенностей деятельности.
  2. Примерная. Указывает на приблизительный список дел, который может быть включен в номенклатуру предприятия. Положения документа носят рекомендательный характер и необязательны к применению.
  3. Индивидуальная. Это номенклатура, которая утверждается в организации. При ее составлении могут быть использованы положения типовой и примерной номенклатур.

В образовательной организации может быть разработана сводная номенклатура всех дел, в состав которой включаются списки дел по структурным подразделениям (должны быть разработаны на едином бланке в аналогичной форме).

Законодателем не утверждено типовой номенклатуры для всех образовательных организаций. Если при этом не имеется и примерной формы документа, работодатель вправе ее разработать и принять соответствующим локальным актом.

Номенклатура дел образовательной организации является основным учетным документом в производстве, обеспечивая:

  • закрепление индексации дел, которая может применяться при проведении регистрационных действий с документами;
  • систематизацию бумаг;
  • включение сведений о сроках хранения документов;
  • учет дел временного (до 10 лет) и постоянного (свыше 10 лет) хранения.

Как правило, разработкой номенклатуры документального фонда занимается сотрудник отдела делопроизводства, хотя эта обязанность может быть возложена и на кого-нибудь другого. Руководитель должен лишь издать соответствующий приказ, определяющий сферу ответственности, или прописать данную обязанность в должностной инструкции служащего.

При рассмотрении вопроса формирования номенклатуры в образовательном учреждении мы будет опираться на 2 нормативных акта:

  1. «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  2. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях».

Как составляется номенклатура дел образовательного учреждения на 2016 год?

Номенклатура представляет собой документ, оформленный в письменном виде или с использованием технических средств. Она составляется на фирменном бланке организации и визируется руководителем архива (либо иным должностным лицом, в чьи обязанность входит ведение архива), после чего утверждается руководителем образовательной организации.

После того как документ будет принят, все начальники структурных подразделений должны получить выписки из документа о том, как они должны использовать в работе его разделы. При необходимости работодатель может утвердить локальным актом методические рекомендации по работе с номенклатурой и довести их до сведения всех работников предприятия.

ПРИМЕЧАНИЕ: номенклатура утверждается на каждый календарный год, поэтому разработкой документа необходимо заняться не позднее 4 квартала текущего года.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура включает графы, отражающие следующую информацию:

  1. Индекс дела. Здесь указывается цифровой код, который получается путем присоединения кода структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела. Обозначение производится через дефис арабскими цифрами (например, 04-03). Желательно иметь одинаковые индексы для однотипных документов. Например, индекс 03 для приказов по основной деятельности, 04 — для кадровых и т. п. Меняться в цифровом коде в таком случае будет только порядковый номер: 03-01, 03-02, 03-04 и т. д.
  2. Заголовки дел. Структура данного раздела зависит от важности документа. В частности, если речь идет о нормативных актах, то они должны быть на первом месте. Далее идут приказы/распоряжения руководителя учреждения и плановые и отчетные бумаги.

Все заголовки, используемые в данной графе, должны иметь четкую направленность, а не содержать общих фраз. Например, неправильным будет указание вида «разные материалы», правильно — «материалы по строительству моста». В процессе оформления дела все подзаголовки могут быть откорректированы применительно к конкретной категории документов.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

  1. Количество дел (томов или частей, если номенклатура объемная). Данная графа должна быть заполнена в конце года. Ограничений по количеству томов нет, т. к. оно зависит от объема имеющейся документации.
  2. Срок хранения дел. Если нормативным актом не установлено срока для конкретного документа, то решение об этом принимает соответствующее архивное учреждение.
  3. Примечания. В этой графе указываются все движения дел, в том числе дела, которые были уничтожены или переданы в другую организацию.

В конце номенклатуры по окончании года должна быть прописана информация о том, сколько дел было заведено. При необходимости или по требованию эти сведения сообщаются в архив.

Как происходит формирование дел в номенклатуре?

Как правило, группировкой дел занимается канцелярия образовательного учреждения. Документы в одном деле должны быть между собой связаны. При этом речь идет только о документах: включение черновиков, копий, вырезок из печатных изданий в состав дела недопустимо.

Все документы должны быть расположены в хронологическом порядке. В деле содержатся только бумаги, которые были сформированы за календарный год. Исключение составляют лишь переходящие дела, связанные с вопросами, решающимися в течение нескольких лет (например, речь может идти о судебных делах).

В п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций законодатель выделяет ряд условий, которые должны соблюдаться при формировании дел:

  1. Документы, которые относятся к постоянному и временному хранению, должны быть собраны в отдельные тома.
  2. В деле может содержаться только 1 экземпляр каждого документа.
  3. Дело может включать не более 250 листов, его общая толщина должна быть не более 4 см.
  4. Приложения должны находиться рядом с документами, к которым они относятся, вне зависимости от даты их издания (например, речь может идти о внесении изменений в приказ по общей деятельности).

Законодатель выделяет несколько групп документов, которые встречаются в деятельности образовательной организации:

  • распорядительные документы;
  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • протоколы;
  • планы, отчеты, сметы.

Если речь идет о личных делах служащих, то бумаги в каждом из них должны располагаться в следующем порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве.
  2. Направление (если оно имеется).
  3. Анкета.
  4. Лист учета кадров.
  5. Биография, написанная сотрудником.
  6. Документы, касающиеся полученного образования.
  7. Аттестационный лист.
  8. Выписки из приказов, согласно которым работник назначается на должность, перемещается внутри организации или увольняется.
  9. Иные документы.

ДЛЯ СПРАВКИ: если в деле для номенклатуры имеется переписка, то собирать ее надо в формате «запрос — ответ».

Образец примерной номенклатуры дел

Приложение № 17 к письму Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» содержит образец номенклатуры дел.

ДЛЯ СПРАВКИ: в связи с тем, что данным письмом утвержден образец примерной номенклатуры для образовательных учреждений, организация вправе вносить корректировки в предлагаемый вариант и утверждать свой образец. Сделать это (обязательно согласование с архивным учреждением!) можно соответствующим локальным актом.

Составлять номенклатуру необходимо на бланке учреждения. В верхнем левом углу ставится штамп (или печатается таблица) с надписью «Утверждаю» и ставится дата с подписью уполномоченного лица (как правило, директора). Далее посередине листа прописывается большими буквами слово «НОМЕНКЛАТУРА», указывается место составления и ее номер. Ниже поясняется, на какой год принят документ.

Сама номенклатура составляется в форме таблицы, которая начинается с графы «Название раздела», после чего идут столбцы (по порядку, начиная с левого края):

  1. Индекс дела.
  2. Заголовок дела.
  3. Количество дел.
  4. Срок хранения дела.
  5. Примечания.

Ниже указывается должность сотрудника, который составил номенклатуру, и ставится его подпись с указанием расшифровки. На следующей строке ставится подпись ответственного за ведение архива.

Номенклатура дел учреждения дополнительного образования

Министерством образования РФ письмом от 29.09.2000 № 711/28-16 была утверждена примерная номенклатура дел, которая используется в учреждениях дополнительного образования детей.

Документ состоит из таблицы, в которой всего 3 графы:

  1. Порядковый номер.
  2. Название дела.
  3. Срок хранения.

Сроки хранения документов в этом случае следующие:

  • устав учреждения — постоянно;
  • лицензия на осуществление образовательной деятельности — 5 лет;
  • личные дела сотрудников — 75 лет;
  • штатное расписание — постоянно;
  • журнал регистрации больничных листов — 3 года;
  • трудовые книжки — до востребования;
  • переписка — 3 года и т. д.

Примерная номенклатура в данном случае определяет в большинстве своем сроки хранения документов, которые обязательны для исполнения в указанных образовательных организациях.

Когда должна обновляться номенклатура дел?

Номенклатура дел составляется на 1 календарный год и вступает в действие с 1 января следующего года. Но помимо этого дела могут обновляться и в течение периода. Речь идет о ситуациях, когда коррективы вносятся в структуру организации или штатное расписание. При этом все изменения должны быть согласованы с архивным учреждением.

ВАЖНО! Если образец номенклатуры был утвержден локальным актом и в номенклатуру вносились изменения, они должны быть задокументированы.

Каждое образовательное учреждение обязано иметь свою номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом специфики документооборота в организации. В документе должны быть отражены все бумаги, которые касаются деятельности учреждения за календарный год. Сведения в номенклатуре отражаются в хронологическом порядке путем указания заголовков дел и сроков их хранения.

Декабрь — Составляем номенклатуру дел учреждения

12 Декабря 2016

Журнал «Директор школы, гимназии, лицея» №12 (60) декабрь 2016

Светлана ГРИНЬ, методист I квалификационной категории учебно-методического отдела руководящих кадров МОИРО

В соответствии с п. 152–153 Инструкции по делопроизводству в учреждении образования ежегодно должна составляться сводная номенклатура дел. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года1.

Подробнее о том, как составить сводную номенклатуру дел, читайте в материале.

Кроме того, на нашем сайте (www.jurist.by) в разделе «Образцы и формы документов» будет размещен заполненный примерный образец номенклатуры дел учреждения общего среднего образования.

Чем руководствоваться при составлении номенклатуры дел?

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы. Среди них основными являются:

  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее — Инструкция по делопроизводству);
  • Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Рес­публики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143;
  • Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Ми­нистерства юстиции Республики Беларусь от 29 ноября 2013 г. № 55;
  • перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Респуб­лики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 (далее — Перечень типовых документов);
  • СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69;
  • Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Рес­публики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Рес­публики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;
  • Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25;
  • Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Какие бывают виды номенклатуры дел?

Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке2.

Директору на заметку

Номенклатура дел организации должна быть утверждена руководителем организации до начала года, на который она составлена.

Устанавливаются три вида номенклатуры дел:

  • типовая;
  • примерная;
  • номенклатура дел организации (сводная)3.

Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Это важно

Номенклатура дел составляется в каждой организации. Номенклатуры дел составляются на дела всей организации (далее — сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

Номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляется на основе выписок из номенклатуры дел организации.

Сводная номенклатура дел составляется ежегодно, подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (далее — ДОУ, служба ДОУ), согласовывается с лицом, ответственным за архив, и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который она составлена.

Один раз в 5 лет при значительных изменениях в структуре номенклатура дел согласовывается с экспертной комиссией вышестоящей организации.

Какое количество экземпляров номенклатуры дел должно составляться в учреждении?

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у лица, ответственного за ДОУ, второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий — в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в Центральную экспертную комиссию вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями п. 155 Инструкции по делопроизводству.

С чего начать подготовку номенклатуры дел?

Создание номенклатуры дел учреждения образования на будущий год осуществляет лицо, ответственное за ДОУ в учреждении образования. Данная работа начинается уже в текущем году с создания номенклатур дел структурных подразделений руководителями подразделений.

Начинать этот процесс необходимо с приказа руководителя о назначении ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и поручения разработать номенклатуру дел подразделения.

Примерный образец приказа о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства вы найдете на нашем сайте в разделе «Образцы и формы документов». (Логин и пароль опубликованы в печатной версии журнала).

Как уже отмечалось, вначале каждое структурное подразделение готовит свою номенклатуру дел, на основании которой составляется сводная номенклатура дел, которая, в свою очередь, утверждается директором школы (гимназии, лицея) до начала года, на который она составлена. Несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

При наличии в учреждении общественной организации (профессионального союза и др.) ее номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

При создании номенклатуры дел используют:

  • устав учреждения образования;
  • структуру и штатную численность учреждения образования;
  • штатное расписание;
  • положения о структурных подразделениях — для определения структуры номенклатуры дел;
  • типовую или примерную номенклатуру дел по ведомству (если имеется), номенклатуры дел предыдущих лет;
  • планы и отчеты о работе учреждения образования и структурных подразделений;
  • инструкцию по делопроизводству, разработанную в учреждении;
  • должностные инструкции работников;
  • регистрационные формы;
  • справочные картотеки — для создания перечня заголовков дел; ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения, если он приведен в соответствие с Перечнем типовых документов — для определения сроков хранения. Если сроки хранения не установлены указанным Перечнем, тогда срок хранения может быть установлен экспертной комиссией (ЭК) учреждения образования по согласованию с ЭК вышестоящей организации.

Справочно

В каждом учреждении должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел учреждения, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д. Персональный состав ЭК утверждается приказом руководителя организации.

Примерный образец приказа о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства вы найдете на нашем сайте в разделе «Образцы и формы документов». (Логин и пароль опубликованы в печатной версии журнала).

Экспертная комиссия создается в составе не менее трех человек. Как правило, комиссия состоит из 5–7 человек, но это зависит от штатной численности учреждения. В ее состав входят наиболее квалифицированные работники структурных подразделений, в процессе деятельности которых создается наибольшее количество документов. В обязательном порядке в состав комиссии включается работник, отвечающий за делопроизводство, и работник, отвечающий за архив учреждения. Обычно один из этих работников является секретарем комиссии. В состав комиссии обязательно должен входить главный бухгалтер (бухгалтер), работник кадровой службы. Если учреждение является источником комплектования государственного архива, в состав ЭК может быть включен работник соответствующего архива. Председателем комиссии назначается заместитель руководителя учреждения, но не руководитель, т.к. все решения комиссии утверждаются руководителем учреждения в связи с тем, что ЭК является совещательным органом. Заседания ЭК и принимаемые ею решения оформляются протоколом. Оформление протоколов и обеспечение их сохранности возлагаются на секретаря комиссии.

Примерный образец приказа о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства вы найдете на нашем сайте в разделе «Образцы и формы документов». (Логин и пароль опубликованы в печатной версии журнала).

Что указывается в разделах номенклатуры дел?

Для создания качественной номенклатуры дел изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения, учреждения образования в целом.

В номенклатуру дел включаются дела (документы) постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

Обратите внимание

В номенклатуру дел не включается Нацио­нальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также другие сборники нормативных правовых актов, печатные из­дания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

ГРАФА 1

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел.

Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела).

Например:

1-1, 1-2; 2-1, 2-2, 2-3.

При необходимости составные части индекса могут дополняться цифрой «0».

Например:

01-01, 01-02; 02-01, 02-02, 02-03.

В сводной номенклатуре дел однородным делам, включенным в различные разделы (подразделы), присваиваются одинаковые заголовки.

Например:

Приказы руководителя по основной деятельности. Копии.

Дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (переходящие дела), включаются в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом.

В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года.

ГРАФА 2

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

При составлении заголовков дел следует помнить, что заголовок должен быть конкретным, давать характеристику документам, находящимся в деле.

Примерная структура заголовка:

  • вид документа (если в деле формируются документы одного вида);
  • автор документа;
  • обобщенное содержание документов;
  • временные рамки (при необходимости)4.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включается указание рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и др.) и название темы (содержание) дела.

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело («Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием («Исследование …», «Рассмотрение …», «Обеспечение …» и т.д.)5.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

1)   нормативные правовые акты Республики Беларусь (Кодекс об образовании Республики Беларусь, Указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Рес­публики Беларусь, Министерства образования Республики Беларусь и др.);

2)   учредительные документы организации (разрешение (лицензия) на осуществление образовательной деятельности, устав, сведетельства о регистрации и др.);

3)   распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

4)   распорядительные документы организации (приказы, распоряжения, указания);

5)   организационные документы (структура и штатная численность), штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

6)   протоколы;

7)   планы;

8)   отчеты;

9)   договоры;

10)   справочно-информационные и аналитические документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

11)   переписка;

12)   учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки).

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы (определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения):

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу 75-летнего срока хранения;
  • приказы по личному составу 3-летнего срока хранения;
  • годовые планы и отчеты;
  • квартальные планы и отчеты;
  • месячные планы и отчеты;
  • переписка с вышестоящими организациями.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту.

ГРАФА 3

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел (томов, частей), заведенных в учреждении в течение года под соответствующим заголовком.

ГРАФА 4

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам.

ГРАФА 5

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах, незаведении дел, передаче дел в другое учреждение или структурное подразделение для продолжения, выделении дел к уничтожению, утрате дел, лицах, ответственных за формирование дел, передаче в архив организации дел временного (до 10 лет) хранения и др.

В конце сводной номенклатуры дел перед реквизитом «Подпись» указываются названия нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел.

Проект номеклатуры дел структурного подразделения согласовывается с сотрудником, ответственным за архив. После устранения недостатков номенклатура дел подписывается руководителем структурного подразделения, визируется лицом, ответственным за архив учреждения образования, и предоставляется в службу ДОУ для создания сводной номенклатуры дел.

В сводной номенклатуре дел структурные подразделения или направления деятельности становятся заголовками разделов.

Разделы располагаются по иерархии. Дела службы ДОУ принято включать в первый раздел. Дела архива включают в последний раздел.

Если в учреждении образования действуют общественные организации (профессиональный союз), то их дела помещают в конец сводной номенклатуры дел.

В течение года в деятельности учреждения образования могут образовываться документы и дела, которые не были включены в ранее составленную номенклатуру дел, поэтому в конце каждого раздела следует предусматривать резервные номера и строки.

По окончании делопроизводственного (календарного) года службой ДОУ учреждения образования в конце сводной номенклатуры дел составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел6.

Итоговая запись подписывается составителем (руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за делопроизводство).

Итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений (общественных организаций) составляются по этой же форме и подписываются руководителями этих подразделений (общественных организаций).

Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации. Отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения.

Примерный образец приказа о назначении ответственных лиц за ведение делопроизводства вы найдете на нашем сайте в разделе «Образцы и формы документов». (Логин и пароль опубликованы в печатной версии журнала).

1 См.: подп. 2.1 п. 2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 ноября 2013 г. № 55.

2 См.: ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству.

3 См.: п. 149 Инструкции по делопроизводству.

4 См.: п. 164–165 Инструкция по делопроизводству.

5 См.: подп. 165.2 п. 165 Инструкции по делопроизводству.

6 См.: п. 167 Инструкции по делопроизводству.

Номенклатура дел в ДОУ

Надежда Мальцева
Номенклатура дел в ДОУ

Название учреждения

ПРИКАЗ

от. 20__г.

№ ___ОД

О номенклатуре дел

на 20—20__ учебный год

В целях правильного формирования дел МБДОУ детского сада №__ «___» г___, налаживания делопроизводства, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, а также в соответствии с ГК РФ (ст. 52, ТК РФ, Федеральным законом Российской Федерации от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 30 августа 2013 г. N 1014 г. Москва «Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам — образовательным программам дошкольного образования», письмом Минобразования РФ от 30.03.1994 № 212/19-12 «О пакете образцов документов ОУ», «Примерной инструкции по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации» от 06.05.2002, во исполнения письма Министерства образования РФ от 20.12.2000, № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»,

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить следующую номенклатуру дел по МБДОУ детскому саду №__ «___» г___:

Номенклатура дел МБДОУ детского сада №__ «___» г___

на 20—20__ учебный год

01 Организационная работа

Индекс Наименование Срок хранения Примечание

1 2 3 4

01 Организационно-правовое обеспечение ДОУ

01-01 Нормативно-правовые документы по деятельности ДОУ Постоянно До замены новыми

01-02 Устав ДОУ Постоянно До замены новым

01-03 Лицензия на право ведения образовательной деятельности Постоянно

01-04 Свидетельство о государственной аккредитации ДОУ Постоянно

01-05 Свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления зданием и бессрочного пользования земельным участком Постоянно

01-06 Договор между ДОУ и Учредителем Постоянно До замены новыми

01-07 Свидетельство о регистрации в налоговом органе Постоянно

01-08 Правила внутреннего трудового распорядка 3 года

01-09 Коллективный трудовой договор Постоянно До замены новыми

01-10 Распорядительные документы вышестоящих организаций Постоянно До замены новыми

01-11 Журнал регистрации входящей документации 3 года

01-12 Журнал регистрации исходящей документации 3 года

01-13 Технический паспорт ДОУ Постоянно До замены новыми

01-14 Договора с родителями

5 лет

02 Документационно – информационное обеспечение

(канцелярия)

02-01 Акты, справки проверок ДОУ вышестоящими организациями 5 лет

02-02 Статистические отчеты о деятельности ДОУ 5 лет

02-03 Акты, справки о деятельности учреждения 5 лет

02-04 Акты, заявления передачи и использования денежных средств и имущества, переданных в виде благотворительной помощи

5 лет

02-05 Акты готовности ДОУ к новому учебному году 5 лет

02-06 Приемосдаточные акты при смене руководства Постоянно

03 Воспитательно-образовательная работа

03-01 Образовательная программа ДОУ 1 год

03-02 Программа развития ДОУ 5 лет

03-03 Годовой план работы ДОУ 3 года

03-04 Протоколы заседаний педагогического совета Не менее 5 лет

03-05 Протоколы заседаний родительских собраний 5 лет

03-06 Учебный план ДОУ 3 года

03-07 Расписание непосредственно образовательной деятельности 1 год

03-08 Диагностические карты, отражающие состояние педагогического процесса 5 лет

03-09 Диагностические карты на воспитанников До выпуска ребенка в школу

03-10 Материалы по обобщению педагогического опыта 5 лет

03-11 Материалы по аттестации педагогов Постоянно

03-12 Перспективные планы образовательной работы 1 год

03-13 Календарно-тематические планы До выпуска группы в школу

03-14 Планы кружковой работы 1 год

03-15 Материалы контрольной деятельности в ДОУ 3 года

04 Медицинское обслуживание

04-01 Медицинская карта ребенка (ф. № 026/у-2000) 10 лет

04-02 Карта профилактических прививок (ф. № 063/у) 5 лет

04-03 Журнал контроля санитарного состояния ДОУ (форма №3013/у) 1 год

04-04 Журнал осмотра на педикулез и кожныезаболевания 1 год

04-05 Журнал учета приема детей в ясли (ф. 122/у) 1 год

04-06 Журнал учета инфекционных заболеваний 1 год

04-07 Книга учета контактов с острыми инфекционными заболеваниями (ф. 061/у – карантинный журнал) 1 год

04-08 Санитарный журнал (ф. 308/у) 1 год

04-9 Журнал травматизма 1 год

04-10 Журнал учета детей, направленных в туберкулезный диспансер 1 год после выпуска детей из ДОУ

04-11 Журнал изолятора (ф. 125/у) 1 год

04-12 Журнал учета санпросветработы (ф. 0380/у) 1 год

04-13 Журнал контроля за физкультурными занятиями 1 год

04-14 Журнал учета острой заболеваемости 1 год

04-15 Журнал дегельминтизации 1 год

04-16 Журнал учета профпрививок 1 год

04-17 Журнал учета движения детей по группам здоровья Постоянно До выпуска детей в школу

04-18 Журнал учета искусственной «С»-витаминизациии пищи 1 год

04-19 Журнал «Здоровье» 1 год

04-20 Диспансерный журнал (ф. 030/у) 1 год

04-21 Журнал бракеража готовой кулинарной продукции 1 год

04-22 Тетрадь оценки питания 1год

05 Кадровый состав

05-01 Приказы заведующего по личному составу о приеме, увольнении и перемещении работников и смене фамилии 75 лет

05-02 Документы к приказам по личному составу 3 года

05-03 Приказы заведующего по основной деятельности 75 лет

05-04 Приказы заведующего по административной деятельности Постоянно

05-05 Личные дела работников ДОУ 75 лет

05-06 Личные карточки работников ДОУ

(ф. № Т-2) 75 лет

05-07 Трудовые книжки (подлинные) До востребования или 50 лет после ухода с работы

05-08 Книга учета движения трудовых книжек (и вкладышей в трудовые книжки) 50 лет

05-09 Журнал регистрации страховых свидетельств, ИНН 5 лет

05- 10 Книга учета личного состава работников ДОУ Постоянно

05-11 Книга движения детей ДОУ 10 лет

05-12 Книга учета будущих воспитанников

05-13 Журнал учета листов по временной нетрудоспособности 3 года

05-14 Должностные инструкции Постоянно До замены новыми

06 Финансово – хозяйственная деятельность

06-01 06.01 — 01 Технический паспорт ДОУ

06.01 — 02 Энергетический паспорт ДОУ

06.01 — 03 Землеустроительное дело

06.01 — 04 Проектно-сметная документация Постоянно До замены новым

06-02 Штатное расписание ДОУ 10 лет

06-03 Смета ДОУ 5 лет

06-04 Тарификационный список сотрудников ДОУ 75 лет

06-05 Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица

06-07 Инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-13) 3 года

06-08 Книга складского учета материалов

(ф. № М-17) 3 года

06-09 Ведомость оперативного (количественного учета движения и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации) 3 года

06-10 Журнал регистрации боя посуды (ф. №325) 3 года

06-11 Инвентаризационная опись (счислительная ведомость) 3года

06-12 Табель учета посещаемости детей (ф. №305 или ф. № 305-Т) 1 год

06-13 Табель учета использования рабочего времени 75 лет

06-14 Технические паспорта на приборы и оборудование Постоянно До списания

06-15 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания 1 год

07 Охрана труда и техника безопасности в ДОУ

07-01 Положение о комиссии по охране труда 5 лет

07-02 Вводный инструктаж по охране труда Постоянно до замены новым

07-03 Инструктаж по охране труда на рабочем месте Постоянно до замены новым

07-04 Инструкции по охране труда и технике безопасности Постоянно до замены новыми

07-05 Соглашение по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 1 год

07-06 Планы организационно-технических мероприятий по улучшению условий охраны труда в ДОУ 1 год

07-07 Планы и программы обучения работников по охране труда 1 год

07-08 Планы мероприятий по предупреждению детского дорожно­транспортного травматизма 1 год

07-09 Протоколы заседаний комиссии по проверке знаний по ОТ работников ДОУ 3 года

07-10 Журнал административно ­общественного контроля по охране труда Постоянно

07-11 Журнал регистрации вводного инструктажа 45 лет

07-12 Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте 45 лет

07-13 Журнал учета инструктажей по охране труда 45 лет

07-14 Журнал выдачи инструкций по охране труда 45 лет

07-15 Акты о несчастном случае с воспитанником (форма Н 2) 45 лет

07-16 Акты о несчастном случае на производстве 45 лет

07-17 Журнал регистрации несчастных случаев с воспитанниками 45 лет

07-18 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве 45 лет

07-19 Акты проверки выполнения соглашения по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 5 лет

Пожарная безопасность в ДОУ, ГО и ЧС

08-01 Инструкция о мерах противопожарной безопасности 5 лет

08-02 План противопожарных мероприятий Постоянно

08-03 План эвакуации Постоянно до замены новым

08-04 Приказ о противопожарном режиме в учреждении (4 раза) Постоянно до замены новыми

08-05 Приказ о создании добровольной пожарной дружины 1 год

08-06 Приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность 1 год

08-07 Инструкция о порядке действий персонала по обеспечению эвакуации в случае пожара 1 год

08-08 План проведения тренировки по эвакуации людей при пожаре 1 год

08-09 Журнал учета первичных средств пожаротушения 3 года Хранится у завхоза

08-10 Журнал регистрации противопожарного инструктажа Постоянно

08-11 Паспорт социально опасного объекта Постоянно

08-12 Списки детей по группам с адресами и телефонами родителей Постоянно до замены новыми

08-13 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми

08-14 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми

08-15 Схема оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации Постоянно до замены новыми

09 Делопроизводство и архив.

09-01 Номенклатура дел ДОУ Постоянно до замены новой

09-02 Договора о взаимоотношениях с организациями и учреждениями Постоянно до замены новыми

09-03 Локальные акты, регламентирующие деятельность органов самоуправления

09-03.01 Положение о педагогическом совете ДОУ

09-03.02 Положение об Общем собрании ДОУ

09-03.03 Положение о родительском собрании ДОУ

09-03.04 Положение о родительском комитете ДОУ

09-03.05 Положение о первичной организации профсоюза работников ДОУ 3 года

09-04 Локальные акты, регламентирующие вопросы организации образовательного процесса ДОУ

09-04 .01 Положение о комплектовании и отчислении детей в ДОУ

09-04 .02 Положение о выпускнике

09-04 .03 Положение о методическом кабинете

09-04 .04 Положение о самообразовании работников

09-04 .05 Положение о годовом планировании 1 год

Должностная инструкция заведующего хозяйством

Должностная инструкция заведующего хозяйством (завхоза) нужна для раскрытия понятия «трудовая функция», необходимость включения которой в трудовой договор упомянута в статье 57 ТК. Если в трудовом договоре кратко упоминается, чем именно должен заниматься сотрудник, то в должностной инструкции расписан весь спектр его рабочих параметров. Грамотно составленная должностная инструкция — юридически значимый документ, в котором подробно определены обязанности сотрудника, его права и ответственность, а также раскрыты иные аспекты деятельности. Все это требует от составителей документа внимательного отношения к корректности его формы и содержания.

Образец должностной инструкции заведующего хозяйством

1.Общие положения

  1. Заведующий хозяйством включается в категорию руководителей.
  2. Заведующий хозяйством назначается на свою позицию и освобождается от неё руководителем предприятия.
  3. Заведующий хозяйством состоит в подчинении у руководителя предприятия.
  4. На срок отсутствия заведующего хозяйством (болезнь, отпуск и пр.) закрепленные за ним рабочие обязанности выполняет его заместитель.
  5. Эту должность может занимать лицо, соответствующее следующим квалификационным параметрам:
    • опыт службы в хозяйственных подразделениях — от 1,5 лет;
    • полное среднее (средне-профессиональное) образование.
  6. Заведующий хозяйством должен разбираться в следующих аспектах:

  • правовая база, затрагивающая его область ответственности;
  • нормы документооборота в сфере хозяйственной деятельности;
  • правила проведения инвентаризации хозяйственных ценностей, состоящих на балансе предприятия;
  • принципы взаимодействия с агентами и торговыми представителями поставщиков;
  • рыночная ситуация в своей сфере деятельности;
  • принципы хранения хозяйственного имущества, аккуратного обращения с ним, а также списания;
  • правила бухгалтерского учета в области отражения хозяйственных операций;
  • нормы технической, пожарной и трудовой безопасности;
  • принципы ухода за эксплуатируемыми помещениями.
  • Заведующий хозяйством предприятия в работе руководствуется:
    • актуальной нормативно-правовой базой;
    • документами предприятия;
    • данной должностной инструкцией.
  • 2. Обязанности

    Список функций заведующего хозяйством:

    1. Управление областью хозяйственного обеспечения деятельности предприятия.
    2. Обеспечение хранения соответствующих хозяйственных ценностей.
    3. Мониторинг ситуации на рынке с хозяйственными товарами, закупаемыми для нужд предприятия.
    4. Представление предприятия во взаимодействии с контрагентами в сфере закупок соответствующих товаров и их последующего обслуживания.
    5. Мониторинг достаточности количества хозяйственных товаров, а также проведение их своевременных закупок.
    6. Взаимодействие с другими подразделениями предприятия по вопросам их заявок на закупку соответствующих хозяйственных товаров.
    7. Руководство работой персонала, занятого в сфере хозяйственного обеспечения предприятия.
    8. Знание марок и особенностей востребованного предприятием хозяйственного инвентаря.
    9. Отслеживание корректности бухгалтерской документации в сфере хозяйственного обслуживания предприятия.
    10. Соблюдение принципов документооборота в своей сфере ответственности.
    11. Участие в мероприятиях по инвентаризации в своей зоне ответственности.
    12. Наблюдение за соблюдением правил пожарной и технической безопасности в своей сфере ответственности.
    13. Выполнение правомочных указаний руководства предприятия в пределах своей ответственности.

    3. Должностные права

    Список прав заведующего хозяйством:

    1. Управлять рабочей деятельностью своих подчиненных.
    2. Знакомиться с проектами указаний менеджмента предприятия по собственной сфере деятельности.
    3. Предлагать менеджменту предприятия рекомендации по улучшению ситуации в зоне своей ответственности.
    4. Доносить до менеджмента предприятия данные о недостатках, которые были выявлены в ходе выполнения своих функций.
    5. Запрашивать данные от подразделений предприятия, которые востребованы в ходе выполнения своей деятельности.
    6. Вносить предложения менеджменту предприятия по кадровым вопросам в отношении своих сотрудников.
    7. Ставить свою подпись на соответствующих документах предприятия.
    8. Требовать от менеджмента предприятия создания условий, которые нужны для эффективного обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.
    9. Представлять предприятие во взаимодействии с партнерами в границах своей ответственности.

    4. Ответственность

    Заведующего хозяйством можно привлечь к ответственности за нарушения, совершенные на рабочем месте, в следующих случаях:

    1. За разглашение внутренних данных третьим лицам — в пределах, определенных соответствующими нормами законодательства и параграфами документов предприятия.
    2. За нарушение правовых норм — в пределах, определенных соответствующими разделами действующего законодательства.
    3. За невыполнение своих должностных функций — в пределах, определенных нормами трудового законодательства и соответствующей документации предприятия.

    ФАЙЛЫ
    Скачать образец должностной инструкции заведующего хозяйством .doc

    Актуальность должностной инструкция

    Документ раскрывает основные аспекты рабочей деятельности заведующего хозяйством. Корректно составленная должностная инструкция избавляет нанимателя и специалиста от процессов постоянных согласований рабочих моментов.

    Для нанимателя содержимое документа избавляет от нужды постоянно контролировать действия подчиненного, а также консультировать его по спорным вопросам.

    Сотруднику документ дает ясное описание круга его функций, а также прав, которые он приобретает на работе.

    Таким образом, документ служит средством предотвращения трудовых споров, а также помогает эффективности течения рабочих процессов. Дополнительно можно упомянуть, что должностная инструкция может использоваться в трудовых спорах, в том числе и в суде.

    Алгоритм составления должностной инструкции

    В действующих статьях законодательства нет упоминаний должностной инструкции, хотя она используется и в судебных разбирательствах, и в письмах Роструда. Из-за отсутствия формальных требований к содержанию документа работодатели имеют возможность подгонять её содержимое под свои нужды. Основное ограничение здесь — инструкция не должна противоречить трудовому договору и действующему законодательству.

    Форма же инструкции подчиняется определенным стандартам. Типовая должностная инструкция включает 4 части:

    • Общие положения.
    • Обязанности.
    • Ответственность.
    • Права.

    К вышеперечисленным разделам могут добавляться и другие, в которых раскрыты условия труда, должностные связи, критерии оценки работника. Целесообразность их включения определяется работодателем и зависит от его размеров, отраслевой принадлежности и других аспектов.

    Внимание! Возможные последующие изменение инструкции являются непростым делом. Если работодатель решил поменять уже действующий текст документа, то ему нужно руководствоваться статьёй 74 ТК, по которой предусмотрена довольно долгая процедура внесения изменений в трудовой договор, а следовательно, и в должностную инструкцию. Поэтому уже при первоначальном написании документа нужно внимательно отнестись к его содержанию.

    Общие положения

    В этой части документа содержатся такие базовые рабочие моменты, как порядок подчинения, сфера ответственности и другие. Особо важны требования по навыкам, которыми должен обладать кандидат на данную должность. Эти навыки должны соотносится с тем набором функций, который дан в следующем разделе.

    Внимание! Иногда специфика предприятия требует навыков, не характерных для данной позиции. Например, знание делового английского или понимание отраслевой технической документации. В таком случае нужно обязательно упомянуть их в данном разделе.

    Обязанности

    В эту часть включают перечень функций, которые должен выполнять заведующий хозяйством. Для предотвращения рабочих конфликтов они должны быть описаны полно и исчерпывающе. Но не рекомендуется перегружать раздел второстепенными функциями, которые могут отвлекать специалиста от выполнения его основных обязанностей.

    Права

    Данная часть включает перечень прав, которыми наделяется заведующий хозяйством для выполнения его обязанностей. В этот раздел включают 5-6 стандартных пунктов, которые дополняются работодателем по мере необходимости.

    Ответственность

    Эта часть в общей форме описывает случаи, когда заведующего хозяйством можно привлечь к ответственности. Описание даётся в максимально общей форме, т.к. возможные конкретные меры наказания определяют позднее, в ходе юридических разбирательств.

    После того как должностная инструкция составлена, её показывают профильным специалистам. Обычно её согласовывают с юристом и специалистом-кадровиком. После учета их замечаний документ отправляется к руководителю предприятия. Далее документ распечатывается на фирменном бланке, с соблюдением всех атрибутов, необходимых для официального документа. На заключительном этапе документ должен быть подписан всеми задействованными сторонами: руководителем предприятия, специалистами, с которыми согласовывался его текста, и самим заведующим хозяйством.


    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *