Содержание
- Примерный список нерегистрируемых документов
- Регистрируемые и нерегистрируемые документы
- Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов
- Какие документы относятся к нерегистрируемым?
- Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?
- О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя
- Основные принципы регистрации
- Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО
- Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
- Регистрационные журналы, книги, карточки
- Кто должен вести регистрацию документов
Примерный список нерегистрируемых документов
1. Регистрация документа- запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:
• для обеспечения сохранности документов;
• для удобства поиска документов;
• для учета и контроля исполнения документов.
2. Формы регистрации документов:
• централизованная;
• децентрализованная;
• смешанная.
Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).
Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.
3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп,каждая из которых регистрируется отдельно:
• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• контракты (договоры) коммерческие;
• документы, имеющие гриф ограничения доступа.
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:
• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;
• 1-5 — номер дела по номенклатуре.
4. Виды регистрации:
•журнальная;
• карточная;
• компьютерная.
Журнальная регистрациянаиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы:
• номер документа;
• дата документа;
• дата поступления;
• автор документа (внешняя организация-отправитель) — для входящих документов;
• адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;
• количество листов документа;
• резолюция;
• исполнитель;
• подпись исполнителя;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• номер дела (папки);
• имя файла;
• примечание.
ЖУРНАЛ
регистрации входящих документов
Регистрацию коммерческих контрактов можно проводить в журнале, имеющем небольшие отличия.
ЖУРНАЛ
регистрации контрактов
Карточная регистрациядает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.
В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.
Компьютерная регистрациянаиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому реквизиту документа. Недостаток — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.
Для регистрации документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.
Журнал регистрации исходящих документов с помощью ПК
Система регистрации на ПК может быть создана:
• в среде систем управления базами данных (Access);
• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);
• в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;
• другими программными средствами.
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа(«Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.), определяется специальными инструкциями.
5. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документоввключает:
• поздравительные письма;
• приглашения;
• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;
• печатные издания (журналы, брошюры);
• извещения, сообщения о встречах, переговорах;
• письма с пометкой «лично»;
• программы конференций, совещаний и т. п.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:
- · рекламные письма;
- · поздравительные письма и телеграммы;
- · приглашения;
- · программы семинаров, совещаний и конференций;
- · печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- · пакеты с пометкой «лично»;
- · копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- · информационные материалы. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. — М., 2006. — Пункт 4.1.8.
В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости
Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые — в день подписания или утверждения, поступающие — в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.
При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. — Раздел 3.2.2.
Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов
-
приглашения;
-
рекламные письма, прайс-листы, каталоги;
-
печатные издания (журналы, брошюры);
-
извещения, сообщения о встречах, переговорах;
-
письма с пометкой «лично»;
-
программы конференций, совещаний и т.п.
Постановка на контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов.
Содержание контроля исполнения:
-
занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;
-
информирование руководства о результатах контроля;
-
снятие документов с контроля по указанию руководителя;
-
подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.
Контроль осуществляют:
-
руководители;
-
заместители руководителя;
-
специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);
-
работники службы делопроизводства;
-
секретари-референты.
Сроки исполнения документов делятся на:
-
типовые;
-
индивидуальные.
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.
Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.
Изменение сроков исполнения проводится:
типовых – введением нового нормативного акта;
индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.
Сроки исполнения считаются:
для входящих документов – с даты поступления;
для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах:
«…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004».
Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
-
журналы регистрации;
-
персональный компьютер;
-
органайзер (планировщик).
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание».
Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).
В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.
Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.).
Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.
При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.
Какие документы относятся к нерегистрируемым?
Стр 1 из 4
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
Высшего образования
«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
Южно-Российский институт управления – филиал
Факультет управления
Кафедра менеджмента
Утверждена решением кафедры менеджмента Протокол от » 31 » августа 2016 г. № 1
РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ
Б1.Б.25 «Основы делопроизводства»
направление подготовки
38.03.04 «Государственное и муниципальное управление»
профиль «Государственное и муниципальное управление в социальной сфере»
бакалавр
квалификация
очная, заочная формы обучения
Ростов-на-Дону, 2017 г.
Авторы – составители:
к.э.н., ст.преподаватель
кафедры менеджмента ________________ Кривошеева Т.Д.
Заведующий кафедрой менеджмента,
к. э. н.,доцент ________________ Некрасова В.В.
1. Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения программы.. 4
2. Объем и место дисциплины в структуре ОП ВО.. 5
3. Содержание и структура дисциплины.. 5
4. Фонд оценочных средств промежуточной аттестации по дисциплине. 8
5. Методические указания для обучающихся по освоению дисциплины.. 20
6. Учебная литература и ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», включая перечень учебно-методического обеспечения для самостоятельной работы обучающихся по дисциплине 21
6.1. Основная литература. 21
6.2. Дополнительная литература. 21
6.3. Учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы. 21
6.4. Нормативные правовые документы. 21
6.5. Интернет-ресурсы. 21
7. Материально-техническая база, информационные технологии, программное обеспечение и информационные справочные системы.. 22
1. Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения программы
1.1. Дисциплина Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» обеспечивает овладение следующими компетенциями:
ОПК-1 навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;
ОПК-6 способностью решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности;
ПК-15 умением вести делопроизводство и документооборот в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, научных и образовательных организациях, политических партиях, общественно-политических, коммерческих и некоммерческих организациях.
1.2. В результате освоения дисциплины у студентов должны быть:
– сформированы знания:
об основных понятиях, цели, задачах и принципах делопроизводства;
о составе управленческой документации и принципах построения эффективной системы документационного обеспечения управления;
о законодательстве и стандартах в области документационного обеспечения управления;
о составляющих информационной безопасности, видах и источниках угроз в информационных системах;
об особенностях работы с конфиденциальными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;
по общему делопроизводству, связанному с обработкой организационно-распорядительной документации;
по специальным системам делопроизводства, ведение которыми контролируется соответствующими государственными контрольно-надзорными органами.
– сформированы умения:
ведения делопроизводство и документооборот в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, научных и образовательных организациях, политических партиях, общественно-политических, коммерческих и некоммерческих организациях;
решения задач профессиональной деятельности с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности;
– сформированы навыки:
поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;
использования информационно-коммуникационных технологий для решения различных управленческих задач с учетом требований информационной безопасности.
контроля и анализа документопотоков организации.
1.3. Студенты также должны овладеть навыками:
— ведения делопроизводства и документооборота в органах власти и организациях;
— поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности
— использования современной вычислительной техники и информационных систем управления для решения управленческих задач на современном уровне.
2. Объем и место дисциплины в структуре ОП ВО
Дисциплина Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» относится дисциплинам базовой части учебного плана подготовки бакалавров по направлению 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление» профиль «Государственное и муниципальное управление в социальной сфере». Дисциплина изучается в 5 семестре для студентов очной формы обучения и на 5 курсе для студентов заочной формы обучения. Общая трудоемкость дисциплины – 3 зачетных единиц (108 часов).
Освоение дисциплины опирается на минимально необходимый объем теоретических знаний в области делопроизводства и документального обеспечения управления, а также на приобретенные ранее умения и навыки в сфере этики государственной и муниципальной службы, основ права, деловых коммуникаций.
Дисциплина реализуется после изучения таких дисциплин и модулей как: Б1.Б.15 «Теория управления» (1 курс 2 семестр), Б1.Б.18 «Государственная и муниципальная служба» ( 2 курс 1 семестр), Б1.В.ОД.11 «Риторика» (1 курс 2 семестр).
Для изучения дисциплины предусмотрено 108 часов. На контактную работу с преподавателем отведено для студентов:
— очной формы обучения – 54 академических часов;
— заочной формы обучения – 18 академических часов.
На самостоятельную работу выделено для студентов:
— очной формы обучения – 54 академических часов;
— заочной формы обучения – 86 академических часов.
Промежуточная аттестация проводится:
— для очной формы обучения в 5 семестре – в форме зачета,
— для заочной формы обучения на 5 курсе – в форме зачета (4 часа).
Содержание и структура дисциплины
Таблица 1
№ п/п | Наименование тем (разделов) | Объем МДК, час. | Форма текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации | |||||
Всего | Контактная работа обучающихся с преподавателем по видам учебных занятий | СР | ||||||
Л | ЛР | ПЗ | КСР | |||||
Очная форма обучения | ||||||||
Понятие и принципы организации делопроизводства | опрос | |||||||
Служба документационного обеспечения управления. Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства | опрос, реферат | |||||||
Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов | опрос, деловая игра, тестирование | |||||||
Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов | опрос | |||||||
Основные виды организационно-распорядительных документов | опрос, контрольная работа | |||||||
Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом. | деловая игра | |||||||
Документация по личному составу. Оформление справочно-информационных документов | опрос, тестирование | |||||||
Промежуточная аттестация | Зачет | |||||||
Всего: | — | |||||||
Заочная форма обучения | ||||||||
Понятие и принципы организации делопроизводства | опрос | |||||||
Служба документационного обеспечения управления. Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства | реферат | |||||||
Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов | деловая игра, тестирование | |||||||
Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов | опрос | |||||||
Основные виды организационно-распорядительных документов | контрольная работа | |||||||
Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом. | опрос | |||||||
Документация по личному составу. Оформление справочно-информационных документов | тестирование | |||||||
Промежуточная аттестация | Зачет | |||||||
Всего: |
Тема 1. Понятие и принципы организации делопроизводства
Документоведение как научная дисциплина. Основные базовые понятия и термины делопроизводства. Понятие и функции документа. Унификация и система документации. Стандартизация и классификация документов. Общие требования к оформлению документов. Оформление реквизитов документов. Виды бланков и требования к ним.
Тема 2. Служба документационного обеспечения управления.
Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства
Служба делопроизводства в структуре организации. Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства. Государственные стандарты и регламентация делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления.
Регламентация процессов документирования управленческой деятельности. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Тема 3. Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов
Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Учет объема документооборота. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Контроль исполнения документов. Номенклатура дел и формирование дел. Хранение дел и порядок уничтожения документов.
Тема 4. Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов
Нормативно-правовые акты: назначение, издающие органы, оформление, юрисдикция. Порядок подготовки правовых актов (законов, указов, постановлений, распоряжений, решений, приказов). Назначение и виды организационно-правовых документов. Правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.
Тема 5. Основные виды организационно-распорядительных документов
Основные требования к содержанию и оформлению организационно-распорядительных документов. Порядок и этапность подготовки организационно-распорядительных документов. Содержание и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов. Докладные, служебные, объяснительные записки и заявления.
Тема 6. Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом. Оформление справочно-информационных документов
Особенности официально-делового стиля. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи. Новые тенденции в практике делового письма. Особенности русской и зарубежной практики деловой переписки. Употребление прописных и строчных букв. Общепринятые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Служебная переписка. Правила составления и оформления справочно-информационных документов.
Тема 7. Специальные системы делопроизводства
Делопроизводство по обращениям граждан. Нормативно-правовые акты по работе с обращениями граждан. Работа с обращениями граждан. Делопроизводство в кадровой службе. Трудовой договор. Приказы (распоряжения) по личному составу. Трудовая книжка и личная карточка работника. Оформление личных дел
4. Фонд оценочных средств промежуточной аттестации
по дисциплине
4.1. Формы и методы текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации.
4.1.1. В ходе реализации Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» используются следующие методы текущего контроля успеваемости обучающихся:
– при проведении занятий лекционного типа: проведение перекрестного опроса в ходе изучения теоретического материала, диспуты.
– при проведении практических занятий: опросы, подготовка рефератов, тестирование, контрольные работы, деловые игры.
4.1.2. Промежуточная аттестация проводится в форме:
— для очной формы обучения в 5 семестре – в форме зачета,
— для заочной формы обучения на 5 курсе – в форме зачета.
4.2. Материалы текущего контроля успеваемости.
Примеры тестовых заданий
1. Документооборот – это:
движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;
перемещение документов в архиве между папками;
ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений;
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
2. По степени обязательности документы подразделяются на:
обязательные и необязательные документы;
информационные и директивные документы;
документы срочные и бессрочные;
служебные и личные документы.
Какие документы относятся к нерегистрируемым?
факсы, письма-запросы;
поздравительные письма, приглашения;
письма-ответы;
контракты и договора, не состоявшиеся по каким-либо причинам.
4. К документам по личному составу относятся:
трудовые контракты, протокол, рекомендательное письмо;
заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография;
личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, резюме, автобиография;
Номер исходящего письма
порядковый номер, который проставляется на отделении почты при отправлении
егистрационный номер документа, проставляемый отправителем
номер письма, проставляемый отправителем по порядку за текущий месяц
номер в номенклатуре исходящих дел организации
6. Резолюция на документе это:
письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа
обязательный информационный элемент присущий письменному документу;
карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения;
подпись о разрешении мероприятия
Унификация – это
деятельность по установлению правил, норм, характеристик, направленная на достижение упорядоченности в названных сферах деятельности, повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг;
установление единообразного набора реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования;
упорядочение информационных потоков и сокращение количества применяемых форм и исключения из обращения неунифицированных форм документов;
Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?
В соответствии с положениями ГСДОУ и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, учетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных организаций и частных лиц.
Порядок и место регистрации документа (служба ДОУ организации или структурные подразделения по направлениям) определяется локальным нормативным актом (Положением о документационном обеспечении управления или Инструкцией по делопроизводству конкретной организации). Перечень документов, не подлежащих регистрации (в службе ДОУ), включают в состав указанных нормативных документов.
Эксперт делится важной информацией о регистрации документов в материале по ссылке.
Традиционно в перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, относят: проекты внутренних документов; документы, присланные для сведения; пригласительные билеты на собрания, презентации, конференции и т. п. мероприятия; рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги; рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности организации; печатные издания (брошюры, книги, газеты, журналы и т. д.); бухгалтерскую, кадровую, проектно-конструкторскую, технологическую документацию (регистрируется в соответствующих структурных подразделениях); поздравления и т. д.
Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!
О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя
Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.
Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.
Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.
Основные принципы регистрации
Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.
Зарегистрировать документ можно только один раз
Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.
Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп
Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция
Соблюдать сроки
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.
Правило календарного года
Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.
Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО
Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.
В самом общем виде это документы, которые:
- поступили из других организаций и от физических лиц;
- внутренние и отправляемые документы;
- требующие ответа;
- из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.
В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:
- приказы по личному составу;
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
- трудовые книжки работников;
- личные дела работников;
- уведомления работников;
- командировочные удостоверения;
- справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
- протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.
Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.
Единого перечня нерегистрируемых документов не существует
По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.
Как правило, к нерегистрируемым относятся:
- сводки и информация, присланные для сведения;
- копии приказов руководителя по основной деятельности;
- копии распорядительных документов вышестоящей организации;
- формы статистической отчетности;
- графики, наряды, заявки;
- прейскуранты, прайс-листы,
- технические условия;
- поздравительные письма и телеграммы;
- пригласительные билеты;
- рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
- учебные планы, программы;
- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
- корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.
В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.
Регистрационные журналы, книги, карточки
Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.
Журналы (книги) регистрации
Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.
В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.
В произвольной форме ведутся:
- Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
- Журнал учета входящей корреспонденции;
- Журнал учета исходящей корреспонденции;
- Журнал учета личных дел;
- Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
- Журнал регистрации приказов по личному составу;
- Журнал регистрации приказов на отпуск;
- Журнал регистрации должностных инструкций;
- Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.
Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
- Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
- Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
- Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.
Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797″:
- Журнал регистрации вводного инструктажа;
- Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ, можно ознакомиться в сводной таблице.
ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.
Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.
Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.
Регистрационные карточки
К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.
Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.
Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.
Кто должен вести регистрацию документов
В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.
Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.