Нерегистрируемые документы

Примерный список нерегистрируемых документов

1. Регистрация документа- запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

• для обеспечения сохранности документов;

• для удобства поиска документов;

• для учета и контроля исполнения документов.

2. Формы регистрации документов:

• централизованная;

• децентрализованная;

• смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех реги­страционных операций в одном месте (экспедиции, службе де­лопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справоч­ный центр по документам предприятия и устанавливает еди­ный порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регист­рационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистра­цию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп,каждая из которых регистрируется отдельно:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• контракты (договоры) коммерческие;

• документы, имеющие гриф ограничения доступа.

Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

• 1-5 — номер дела по номенклатуре.

4. Виды регистрации:

•журнальная;

• карточная;

• компьютерная.

Журнальная регистрациянаиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности до­кументов. Недостаток — медленный поиск, особенно при боль­ших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы:

• номер документа;

• дата документа;

• дата поступления;

• автор документа (внешняя организация-отправитель) — для входящих документов;

• адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих докумен­тов;

• количество листов документа;

• резолюция;

• исполнитель;

• подпись исполнителя;

• срок исполнения;

• отметка об исполнении;

• номер дела (папки);

• имя файла;

• примечание.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

Регистрацию коммерческих контрактов можно проводить в жур­нале, имеющем небольшие отличия.

ЖУРНАЛ

регистрации контрактов

Карточная регистрациядает возможность регистрационные карточки располагать по различным признакам: хронологиче­скому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Ко­пируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при жур­нальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

Компьютерная регистрациянаиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет вести поиск по любому рекви­зиту документа. Недостаток — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.

Для регистрации документов с помощью персонального ком­пьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Журнал регистрации исходящих документов с помощью ПК

Система регистрации на ПК может быть создана:

• в среде систем управления базами данных (Access);

• с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus);

• в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы;

• другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последова­тельным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа(«Для служебного пользования», «Коммерческая тай­на» и др.), определяется специальными инструкциями.

5. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документоввклю­чает:

• поздравительные письма;

• приглашения;

• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

• печатные издания (журналы, брошюры);

• извещения, сообщения о встречах, переговорах;

• письма с пометкой «лично»;

• программы конференций, совещаний и т. п.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

• · рекламные письма;
• · поздравительные письма и телеграммы;
• · приглашения;
• · программы семинаров, совещаний и конференций;
• · печатные издания (книги, брошюры, журналы);
• · пакеты с пометкой «лично»;
• · копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• · информационные материалы. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. — М., 2006. — Пункт 4.1.8.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые — в день подписания или утверждения, поступающие — в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.

При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. — Раздел 3.2.2.

Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов

• приглашения;

• рекламные письма, прайс-листы, каталоги;

• печатные издания (журналы, брошюры);

• извещения, сообщения о встречах, переговорах;

• письма с пометкой «лично»;

• программы конференций, совещаний и т.п.

Постановка на контроль обеспечивает своевременное исполнение наиболее важных и срочных документов.

Содержание контроля исполнения:

• занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы; установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям; извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения; фиксация промежуточных результатов исполнения документов;

• информирование руководства о результатах контроля;

• снятие документов с контроля по указанию руководителя;

• подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации.

Контроль осуществляют:

• руководители;

• заместители руководителя;

• специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

• работники службы делопроизводства;

• секретари-референты.

Сроки исполнения документов делятся на:

• типовые;

• индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа.

Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится:

типовых – введением нового нормативного акта;

индивидуальных – руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются:

для входящих документов – с даты поступления;

для внутренних и исходящих – с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах:

«…исполнить до 01.09.2004» или «… исполнить к 01.09.2004».

Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:

• журналы регистрации;

• персональный компьютер;

• органайзер (планировщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет графы о контроле и сроках исполнения, эти данные указывают в графе «Примечание».

Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства).

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и др.).

Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в учетной форме.

При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции.

Какие документы относятся к нерегистрируемым?

Стр 1 из 4

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Южно-Российский институт управления – филиал

Факультет управления

Кафедра менеджмента

Утверждена решением кафедры менеджмента Протокол от » 31 » августа 2016 г. № 1

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ДИСЦИПЛИНЫ

Б1.Б.25 «Основы делопроизводства»

направление подготовки

38.03.04 «Государственное и муниципальное управление»

профиль «Государственное и муниципальное управление в социальной сфере»

бакалавр

квалификация

очная, заочная формы обучения

Ростов-на-Дону, 2017 г.

Авторы – составители:

к.э.н., ст.преподаватель

кафедры менеджмента ________________ Кривошеева Т.Д.

Заведующий кафедрой менеджмента,

к. э. н.,доцент ________________ Некрасова В.В.

1. Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения программы.. 4

2. Объем и место дисциплины в структуре ОП ВО.. 5

3. Содержание и структура дисциплины.. 5

4. Фонд оценочных средств промежуточной аттестации по дисциплине. 8

5. Методические указания для обучающихся по освоению дисциплины.. 20

6. Учебная литература и ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», включая перечень учебно-методического обеспечения для самостоятельной работы обучающихся по дисциплине 21

6.1. Основная литература. 21

6.2. Дополнительная литература. 21

6.3. Учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы. 21

6.4. Нормативные правовые документы. 21

6.5. Интернет-ресурсы. 21

7. Материально-техническая база, информационные технологии, программное обеспечение и информационные справочные системы.. 22

1. Перечень планируемых результатов обучения по дисциплине, соотнесенных с планируемыми результатами освоения программы

1.1. Дисциплина Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» обеспечивает овладение следующими компетенциями:

ОПК-1 навыками поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

ОПК-6 способностью решать стандартные задачи профессиональной деятельности на основе информационной и библиографической культуры с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности;

ПК-15 умением вести делопроизводство и документооборот в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, научных и образовательных организациях, политических партиях, общественно-политических, коммерческих и некоммерческих организациях.

1.2. В результате освоения дисциплины у студентов должны быть:

– сформированы знания:

об основных понятиях, цели, задачах и принципах делопроизводства;

о составе управленческой документации и принципах построения эффективной системы документационного обеспечения управления;

о законодательстве и стандартах в области документационного обеспечения управления;

о составляющих информационной безопасности, видах и источниках угроз в информационных системах;

об особенностях работы с конфиденциальными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения;

по общему делопроизводству, связанному с обработкой организационно-распорядительной документации;

по специальным системам делопроизводства, ведение которыми контролируется соответствующими государственными контрольно-надзорными органами.

– сформированы умения:

ведения делопроизводство и документооборот в органах государственной власти Российской Федерации, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных предприятиях и учреждениях, научных и образовательных организациях, политических партиях, общественно-политических, коммерческих и некоммерческих организациях;

решения задач профессиональной деятельности с применением информационно-коммуникационных технологий и с учетом основных требований информационной безопасности;

– сформированы навыки:

поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности;

использования информационно-коммуникационных технологий для решения различных управленческих задач с учетом требований информационной безопасности.

контроля и анализа документопотоков организации.

1.3. Студенты также должны овладеть навыками:

— ведения делопроизводства и документооборота в органах власти и организациях;

— поиска, анализа и использования нормативных и правовых документов в своей профессиональной деятельности

— использования современной вычислительной техники и информационных систем управления для решения управленческих задач на современном уровне.

2. Объем и место дисциплины в структуре ОП ВО

Дисциплина Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» относится дисциплинам базовой части учебного плана подготовки бакалавров по направлению 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление» профиль «Государственное и муниципальное управление в социальной сфере». Дисциплина изучается в 5 семестре для студентов очной формы обучения и на 5 курсе для студентов заочной формы обучения. Общая трудоемкость дисциплины – 3 зачетных единиц (108 часов).

Освоение дисциплины опирается на минимально необходимый объем теоретических знаний в области делопроизводства и документального обеспечения управления, а также на приобретенные ранее умения и навыки в сфере этики государственной и муниципальной службы, основ права, деловых коммуникаций.

Дисциплина реализуется после изучения таких дисциплин и модулей как: Б1.Б.15 «Теория управления» (1 курс 2 семестр), Б1.Б.18 «Государственная и муниципальная служба» ( 2 курс 1 семестр), Б1.В.ОД.11 «Риторика» (1 курс 2 семестр).

Для изучения дисциплины предусмотрено 108 часов. На контактную работу с преподавателем отведено для студентов:

— очной формы обучения – 54 академических часов;

— заочной формы обучения – 18 академических часов.

На самостоятельную работу выделено для студентов:

— очной формы обучения – 54 академических часов;

— заочной формы обучения – 86 академических часов.

Промежуточная аттестация проводится:

— для очной формы обучения в 5 семестре – в форме зачета,

— для заочной формы обучения на 5 курсе – в форме зачета (4 часа).

Содержание и структура дисциплины

Таблица 1

№ п/п	Наименование тем (разделов)	Объем МДК, час.	Форма текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации
Всего	Контактная работа обучающихся с преподавателем по видам учебных занятий	СР
Л	ЛР	ПЗ	КСР
Очная форма обучения
	Понятие и принципы организации делопроизводства							опрос
	Служба документационного обеспечения управления. Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства							опрос, реферат
	Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов							опрос, деловая игра, тестирование
	Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов							опрос
	Основные виды организационно-распорядительных документов							опрос, контрольная работа
	Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом.							деловая игра
	Документация по личному составу. Оформление справочно-информационных документов							опрос, тестирование
Промежуточная аттестация							Зачет
Всего:					—
Заочная форма обучения
	Понятие и принципы организации делопроизводства							опрос
	Служба документационного обеспечения управления. Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства				реферат
	Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов						деловая игра, тестирование
	Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов						опрос
	Основные виды организационно-распорядительных документов					контрольная работа
	Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом.					опрос
	Документация по личному составу. Оформление справочно-информационных документов				тестирование
Промежуточная аттестация							Зачет
Всего:

Тема 1. Понятие и принципы организации делопроизводства

Документоведение как научная дисциплина. Основные базовые понятия и термины делопроизводства. Понятие и функции документа. Унификация и система документации. Стандартизация и классификация документов. Общие требования к оформлению документов. Оформление реквизитов документов. Виды бланков и требования к ним.

Тема 2. Служба документационного обеспечения управления.

Нормативно-правовые и методические основы делопроизводства

Служба делопроизводства в структуре организации. Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства. Государственные стандарты и регламентация делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления.

Регламентация процессов документирования управленческой деятельности. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.

Тема 3. Технология работы с документами. Организация документооборота. Хранение и уничтожение документов

Понятие документооборота. Формы организации делопроизводства. Основные этапы документооборота. Учет объема документооборота. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. Контроль исполнения документов. Номенклатура дел и формирование дел. Хранение дел и порядок уничтожения документов.

Тема 4. Назначение и правила составления нормативно-правовых и организационно-правовых документов

Нормативно-правовые акты: назначение, издающие органы, оформление, юрисдикция. Порядок подготовки правовых актов (законов, указов, постановлений, распоряжений, решений, приказов). Назначение и виды организационно-правовых документов. Правила составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.

Тема 5. Основные виды организационно-распорядительных документов

Основные требования к содержанию и оформлению организационно-распорядительных документов. Порядок и этапность подготовки организационно-распорядительных документов. Содержание и оформление отдельных видов организационно-распорядительных документов. Докладные, служебные, объяснительные записки и заявления.

Тема 6. Особенности деловой корреспонденции в России и за рубежом. Оформление справочно-информационных документов

Особенности официально-делового стиля. Интернациональные свойства официально-деловой письменной речи. Новые тенденции в практике делового письма. Особенности русской и зарубежной практики деловой переписки. Употребление прописных и строчных букв. Общепринятые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах. Служебная переписка. Правила составления и оформления справочно-информационных документов.

Тема 7. Специальные системы делопроизводства

Делопроизводство по обращениям граждан. Нормативно-правовые акты по работе с обращениями граждан. Работа с обращениями граждан. Делопроизводство в кадровой службе. Трудовой договор. Приказы (распоряжения) по личному составу. Трудовая книжка и личная карточка работника. Оформление личных дел

4. Фонд оценочных средств промежуточной аттестации
по дисциплине

4.1. Формы и методы текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации.

4.1.1. В ходе реализации Б1.Б.25 «Основы делопроизводства» используются следующие методы текущего контроля успеваемости обучающихся:

– при проведении занятий лекционного типа: проведение перекрестного опроса в ходе изучения теоретического материала, диспуты.

– при проведении практических занятий: опросы, подготовка рефератов, тестирование, контрольные работы, деловые игры.

4.1.2. Промежуточная аттестация проводится в форме:

— для очной формы обучения в 5 семестре – в форме зачета,

— для заочной формы обучения на 5 курсе – в форме зачета.

4.2. Материалы текущего контроля успеваемости.

Примеры тестовых заданий

1. Документооборот – это:

движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки;

перемещение документов в архиве между папками;

ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений;

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

2. По степени обязательности документы подразделяются на:

обязательные и необязательные документы;

информационные и директивные документы;

документы срочные и бессрочные;

служебные и личные документы.

Какие документы относятся к нерегистрируемым?

факсы, письма-запросы;

поздравительные письма, приглашения;

письма-ответы;

контракты и договора, не состоявшиеся по каким-либо причинам.

4. К документам по личному составу относятся:

трудовые контракты, протокол, рекомендательное письмо;

заявления работников о приеме и увольнении, резюме, автобиография;

личные дела, трудовые контракты, приказы по л/с, трудовые книжки, личные карточки, резюме, автобиография;

Номер исходящего письма

порядковый номер, который проставляется на отделении почты при отправлении

егистрационный номер документа, проставляемый отправителем

номер письма, проставляемый отправителем по порядку за текущий месяц

номер в номенклатуре исходящих дел организации

6. Резолюция на документе это:

письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа

обязательный информационный элемент присущий письменному документу;

карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения;

подпись о разрешении мероприятия

Унификация – это

деятельность по установлению правил, норм, характеристик, направленная на достижение упорядоченности в названных сферах деятельности, повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг;

установление единообразного набора реквизитов, форматов бумаги и размещения реквизитов как в рамках одного документа, так и в масштабе документного образования;

упорядочение информационных потоков и сокращение количества применяемых форм и исключения из обращения неунифицированных форм документов;

Существует ли перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?

В соответствии с положениями ГСДОУ и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, учетные, отчетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые внутри организации, так и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных организаций и частных лиц.

Порядок и место регистрации документа (служба ДОУ организации или структурные подразделения по направлениям) определяется локальным нормативным актом (Положением о документационном обеспечении управления или Инструкцией по делопроизводству конкретной организации). Перечень документов, не подлежащих регистрации (в службе ДОУ), включают в состав указанных нормативных документов.

Эксперт делится важной информацией о регистрации документов в материале по ссылке.

Традиционно в перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, относят: проекты внутренних документов; документы, присланные для сведения; пригласительные билеты на собрания, презентации, конференции и т. п. мероприятия; рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги; рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности организации; печатные издания (брошюры, книги, газеты, журналы и т. д.); бухгалтерскую, кадровую, проектно-конструкторскую, технологическую документацию (регистрируется в соответствующих структурных подразделениях); поздравления и т. д.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

О том, какие документы нужно регистрировать, а какие нет — шпаргалка делопроизводителя

Регистрация документов – одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс – и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

• поступили из других организаций и от физических лиц;
• внутренние и отправляемые документы;
• требующие ответа;
• из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

• приказы по личному составу;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;
• трудовые книжки работников;
• личные дела работников;
• уведомления работников;
• командировочные удостоверения;
• справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
• протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести регистрацию выдачи и сдачи доверенностей работникам, представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

• сводки и информация, присланные для сведения;
• копии приказов руководителя по основной деятельности;
• копии распорядительных документов вышестоящей организации;
• формы статистической отчетности;
• графики, наряды, заявки;
• прейскуранты, прайс-листы,
• технические условия;
• поздравительные письма и телеграммы;
• пригласительные билеты;
• рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
• учебные планы, программы;
• печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
• корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

• Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
• Журнал учета входящей корреспонденции;
• Журнал учета исходящей корреспонденции;
• Журнал учета личных дел;
• Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
• Журнал регистрации приказов по личному составу;
• Журнал регистрации приказов на отпуск;
• Журнал регистрации должностных инструкций;
• Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля;
• Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
• Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
• Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797″:

• Журнал регистрации вводного инструктажа;
• Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ, можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.