Научно справочный аппарат архива

Научно-справочный аппарат (стр. 1 из 8)

1. Система научно-справочного аппарата

1.1 Научно-справочный аппарат, его понятие и состав

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.

К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.

К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.

К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.

Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.

Утверждённые Центральной экспертно-проверочной комиссией – экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.

Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.

Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния НСА.

2. Элементы системы научно-справочного аппарата

2.1 Архивные описи дел, документов

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.

Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие – в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей.

Процесс составления описи складывается из:

· описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;

· систематизации карточек в соответствии со схемой, их редактирования;

· оформления описи.

Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.

Заголовок должен кратко в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков в зависимости от содержания дел осуществляется дифференцированный подход.

Основные требования к методике составления (уточнения) заголовка:

· факты и события, отражённые в документах, раскрываются с марксистско-ленинских позиций; не допускается перенесение из текста документов в заголовок дела классово чуждых формулировок, понятий, терминов;

· текст заголовка должен обобщённо и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается;

· содержание документов излагается в заголовке дела современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для эпохи и выражающие её особенности, сохраняются;

· не допускается употребление в заголовке неконкретных, не вскрывающих содержание формулировок («разная переписка», «общая переписка», «бумаги к руководству» и т.д.);

· дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (император, губернатор и т.п.), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство и т.п.).

В заголовок дела входят следующие элементы:

· название вида дела (единицы хранения) или вида (разновидности) документов;

· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы (автор);

· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получёны документы (адресат, корреспондент);

· вопрос или предмет, событие, факт, имя и т.п., к которому относится содержание документов дела;

· название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

· даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.

Вид единицы хранения (дело, переписка, материалы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, циркуляры, приказы, отчёты, акты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «Дело».

Корреспондент указывается после обозначения вида дела (документов) в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.

Если единица хранения представляет собой «переписку», в заголовке указываются только названия корреспондентов, а название учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится.

Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и даётся после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.

Название местности вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов.

• 1. НСА к документам по истории Российской Империи
  • Указатели внутрифондовые к описям
  • Система каталогов
  • Делопроизводственные ведомственные картотеки
  • Автоматизированные базы данных
• 2. НСА к документам по истории СССР
  • Указатели межфондовые к документам
  • Указатели внутрифондовые к документам
  • Система каталогов
  • Перечни (свыше 200) по темам
  • Автоматизированные базы данных
• 3. НСА к документам по истории РСФСР
  • Указатели межфондовые к описям (листовые)
  • Указатели межфондовые к документам (листовые)
  • Указатели внутрифондовые к описям (листовые)
  • Указатели внутрифондовые к документам (листовые)
  • Система каталогов
  • Перечни тематические (свыше 80)
  • Автоматизированные базы данных

  1. НСА К ДОКУМЕНТАМ ПО ИСТОРИИ РОССИЙСКОЙ ИМПЕРИИ

  ОПИСИ: 1496.

  УКАЗАТЕЛИ ВНУТРИФОНДОВЫЕ К ОПИСЯМ:

  Ф. 109. III отделение с. е. и. в. Канцелярии	– «Общий алфавит к делам» III отделения с. е. и. в. Канцелярии, делопроизводственный именной указатель (1800–1876) – 12 тт.
  Оп. 1–55. 1-я экспедиция III отделения с. е. и. в. Канцелярии	– Опись-указатель, предметно-тематический, по истории революционного движения в Российской империи и основной деятельности III отделения с. е. и. в. Канцелярии (1826–1880) – 7 т.
  Оп. 144–165. 3-я экспедиция III отделения с. е. и. в. Канцелярии	– Опись-указатель, предметно-тематический, по истории революционного движения (1854–1880) – 1 т.
  Ф. 1741. Коллекция нелегальных изданий, отложившихся в полицейских и судебных органах дореволюционной России	– тематический, партий и организаций – 38 тыс. карт.

  СИСТЕМА КАТАЛОГОВ:

  – систематический – 197 тыс. карт.

  указатель предметный к систематическому каталогу – 1,2 тыс. карт.

  – именной (деятели РСДРП, литературы и искусства, национальных культур) – 5 тыс. карт.

  – предметно-тематический, по документам личных фондов государственных и политических деятелей России – 24 тыс. карт.

  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ВЕДОМСТВЕННЫЕ КАРТОТЕКИ:

  Ф. 58. Московское губернское жандармское управление	– именная	– 1,15 тыс. карт.
  Ф. 63. Отделение по охранению общественной безопасности и порядка в Москве (Охранное отделение)	– именная	– 218,4 тыс. карт.
  Ф. 280. Московское центральное районное охранное отделение
  Ф. 102. Департамент полиции Министерства внутренних дел	– предметная – именная	– 132 тыс. карт. – 2,5 млн. карт.
  Оп. 265. Опись перлюстрированных писем	– именная	– 60 тыс. карт.

  АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ:

  – перечнь фондов ГАРФ – 3109 записей.

  – фонды ГА РФ по истории Российской империи – 625 записей.

  
  

  2. НСА К ДОКУМЕНТАМ ПО ИСТОРИИ СССР

  ОПИСИ: 6503 и 419 описей коллекций микрофотокопий документов

  УКАЗАТЕЛИ МЕЖФОНДОВЫЕ К ДОКУМЕНТАМ:

  – документы по личному составу белогвардейских учреждений, организаций, воинских подразделений, предметный (1918–1920) – 4500 карт.	Коллекция белогвардейских и белоэмигрантских фондов
  – белоэмигрантские и белогвардейские печатные издания, выходившие за границей на русском и иностранных языках, предметно-тематический – 600 карт.	Коллекция белогвардейских и белоэмигрантских фондов
  – именной каталог по истории белого движения и эмиграции – 4,5 млн. карт.	Коллекция белогвардейских и белоэмигрантских фондов
  – документы о жизни и деятельности В.И. Ленина, предметно-тематический – 6,4 тыс. карт.	Ф. Р-130. СНК РСФСР, Ф. Р-1235. ВЦИК и др.
  – слушатели и преподаватели институтов красной профессуры: истории, экономики, мирового хозяйства и мировой экономики; литературы; аграрный; советского строительства и права; философии; журналистики имени «Правды»; подготовки кадров; историко-партийный при ИМЭЛ; при ЦИК СССР, именной – 14 тыс. карт.	ФФ. Р-5143, Р-5145, Р-5146, Р-5148, Р-5205 и др. институты красной профессуры ЦИК СССР
  – лица, подавшие прошение о восстановлении в гражданстве СССР, и лица, лишенные гражданства СССР, именной – 25 тыс. карт.	Ф. Р-3316. ЦИК СССР и Ф. Р-5404. Межведомственная комиссия при Президиуме ВЦИК по предварительному рассмотрению жалоб и ходатайств о восстановлении в правах гражданства

  УКАЗАТЕЛИ ВНУТРИФОНДОВЫЕ К ДОКУМЕНТАМ:

  Ф. Р-130. СНК РСФСР	– лица, получившие мандаты и удостоверения, подписанные В. И. Лениным, именной – 2 тыс. карт. – лица, получившие пропуск в Кремль, именной – 0,5 тыс. карт. – лица, получившие пропуск в Смольный, именной – 17 тыс. карт.
  Ф. Р-374. Наркомат Рабоче-крестьянской инспекции СССР	– предметно-тематический – 10,8 тыс. карт.
  Ф. Р-393. Наркомат внутренних дел РСФСР	– деятельность органов НКВД РСФСР, предметно-тематический – 25 тыс. карт. – личный состав НКВД РСФСР, местных органов Советской власти, милиции, уголовного розыска, именной – 20,11 тыс. карт.
  Ф. Р-1005. Ревтрибунал при ВЦИК, Верховный суд РСФСР	– лица, привлеченные к судебной ответственности в Верховном Суде РСФСР (1918–1940), именной – 3 тыс. карт.
  Ф. Р-1235. ВЦИК	– делегаты II-XVII Всероссийских съездов Советов, именной – 20 тыс. карт. – члены, кандидаты в члены и сотрудники аппарата ВЦИК, именной – 0,9 тыс. карт.
  Ф. Р-1236. Петроградский ВРК	– лица, участвовавшие в работе Петроградского ВРК, именной – 0,5 тыс. карт.
  Р-3316. ЦИК СССР	– делегаты I-VIII Всесоюзных съездов Советов, именной – 12 тыс. карт.
  Ф. Р-3333. Центральная коллегия по делам пленных и беженцев (Центропленбеж)	– военнопленные государств, воевавших против России в Первой мировой войне, именной – 710 тыс. карт.
  Ф. Р-4042. Главное управление местами заключения (ГУМЗ) НКВД СССР	– личный состав служащих мест заключения, именной – 1 тыс. карт.
  Ф. Р-4085. НК РКП РСФСР	– проверки НК РКП РСФСР, предметно-тематический – 10 800 карт.
  Ф. Р-5283. Всесоюзное общество культурных связей с заграницей	– иностранные граждане, посетившие СССР по линии ВОКС, именной – 11 тыс. карт.
  Ф. Р-5325. Главархив СССР	– история деятельности Главархива СССР, предметно-тематический – 2,6 тыс. карт.
  Ф. Р-5451. Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов	– деятельность Президиума и Секретариата ВЦСПС, предметно-тематический – 68 тыс. карт.
  Ф. Р-6991. Комитет по делам религий при СМ СССР	– религиозные объединения, зарегистрированные или снятые с учета по всей территории СССР, предметно-тематический – 24 тыс. карт.
  Ф. Р-7021. Чрезвычайная государственная комиссия по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков и их сообщников и причиненного ими ущерба гражданам, колхозам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям СССР	– злодеяния немецко-фашистских захватчиков и их сообщников, предметно-тематический – 24 тыс. карт. – фашистские концлагеря, по группам лагерей – 6 тыс. карт.
  Ф. Р-8009. Министерство здравоохранения СССР	– деятельность Наркомздрава СССР – Министерства здравоохранения СССР, перечень протоколов заседания коллегии (1937–1955) – 2,5 тыс. карт. – перечень приказов (1944–1968) – 7,5 тыс. карт.
  Ф. Р-8581. Советское информационное бюро (Совинформбюро) при Совете Министров СССР	– авторы статей для Совинформбюро, предназначенных для опубликования в зарубежной печати, именной – 6 тыс. карт.
  Ф. Р-9396. Министерство высшего образования СССР	– по истории деятельности Мининистерства, предметно-тематический – 3,5 тыс. карт. – история институтов и техникумов, предметно-тематический – 1,5 тыс. карт.
  Ф. Р-9414. Главное управление мест заключения НКВД – МВД СССР	– история деятельности системы ГУЛАГа, предметно-тематический – 1,2 тыс. карт. – история лагерей ГУЛАГа, предметно-тематический – 0,7 тыс. карт.
  Ф. Р-9489. Дмитровский исправительно-трудовой лагерь НКВД – МВД СССР	– личный состав Управления строительством канала «Москва-Волга» (Дмитлаг), именной – 22 тыс. карт.
  Р-9604. Государственный комитет СССР по делам издательств, полиграфии и книжной торговли	– «Перечень приказов (1963–1966)» – предметно-тематический – 1,2 тыс. карт.

  СИСТЕМА КАТАЛОГОВ:

  – систематический – 500 тыс. карт.

  указатель предметный – 1 тыс. карт.

  – именной – 80 тыс. карт.

  ПЕРЕЧНИ (свыше 200) ПО ТЕМАМ:

  – История Октябрьской революции

  – Великая Отечественная война (1941–1945)

  – культура, образование, здравоохранение, туризм

  – международные связи

  – история бывших республик СССР

  – история экономического и культурного развития различных регионов и городов СССР

  – персоналии

  АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ:

  – перечень фондов ГА РФ – 3109 записей

  – фонды ГА РФ по истории СССР – 442 записи

  – история еврейского народа в России и СССР – 5 969 записи

  – история национально-государственного строительства в СССР – 8 616 записей

  – история Советского государства (25 октября 1917 – июль 1918) – 31 тыс. записей

  – международные связи России и СССР – 545 записей

  – «Особые папки» в фонде МВД СССР – 35 866 записей

  – спецлагеря НКВД СССР – 1 867 записей

  
  

  3. НСА К ДОКУМЕНТАМ ПО ИСТОРИИ РСФСР

  указатель к списку фондов, отраслевой – 0,6 тыс. карт.

  указатели к листам фондов – 6 тыс. карт.

  – отраслевой

  – по системам учреждений

  – предметный

  – сокращенных наименований учреждений

  Реестр описей (имеющихся в читальном зале архива) – 0,6 тыс. карт.

  Описи: 1809.

  УКАЗАТЕЛИ МЕЖФОНДОВЫЕ К ОПИСЯМ (листовые):

  – структурно-хронологический	Ф. А-80. Министерство промышленности стройматериалов и фонды 36 учреждений его системы
  – структурно-хронологический	Ф. А-135. Министерство мясной и молочной промыш-ленности и фонды 19 учреждений его системы
  – структурно-хронологический	Ф. А-151. Министерство топливной промышленности РСФСР и фонды 27 учреждений его системы
  – структурно-хронологический	Ф. А-317. Министерство совхозов РСФСР и фонды 13 учреждений его системы

  УКАЗАТЕЛИ МЕЖФОНДОВЫЕ К ДОКУМЕНТАМ (листовые):

  – видов документов

  ФФ. А-310. А-616. Министерство сельского хозяйства; Ф. А-137. Министерство совхозов РСФСР; Ф. А-356. Министерство технических культур и др., всего к 11 фондам

  УКАЗАТЕЛИ ВНУТРИФОНДОВЫЕ К ОПИСЯМ (листовые):

  Ф. А-259. Совет Министров РСФСР	– видов документов
  Ф. А-262. Госплан РСФСР	– географический
  Ф. А-374. ЦСУ РСФСР оп. 32а	– опись-указатель (1960–1963)
  Ф. А-406. НК РКИ РСФСР	– географический – учреждений и организаций
  Ф. А-482. Министерство здравоохранения РСФСР	– структурно-хронологический
  Ф. А-2306. Наркомат – Министерство просвещения РСФСР	– структурно-хронологический – именной – географический – учреждений и организаций
  Ф. А-2313. Главполитпросвет Наркомпроса РСФСР	– географический – учреждений и организаций

  УКАЗАТЕЛИ ВНУТРИФОНДОВЫЕ К ДОКУМЕНТАМ (листовые):

  Ф. А-310. Министерство сельского хозяйства РСФСР	– к приказам и протоколам заседаний коллегии Министерства (1940–1963), предметный
  Ф. А-2306. Наркомат – Министерство просвещения РСФСР	– к протоколам заседаний коллегии Наркомпроса РСФСР (1918–1932), указатель организаций

  СИСТЕМА КАТАЛОГОВ:

  – систематический – 414 тыс. карт.

  указатели предметные, к разделам каталога «Научно-исследовательские учреждения» и «Культпросвет-работа» – 7,5 тыс. карт

  – именной – 52 тыс. карт.

  – по истории госучреждений РСФСР и РФ (1917–2005) (содержит сведения по истории учреждения независимо от места хранения документов) – 56 тыс. карт.

  – указатель сокращенных названий учреждений системы ВСНХ РСФСР (1917–1923) – 400 карт.

  – тематический, фотодокументов по истории восстановления и строительства городов (по Ф. А-150. Госкомитет Совета Министров РСФСР по делам строительства и архитектуры (1944–1957) – 2,2 тыс. карт.

  ПЕРЕЧНИ ТЕМАТИЧЕСКИЕ (свыше 80):

  – экономическое и культурное развитие регионов России

  – развитие отдельных отраслей промышленности и сельского хозяйства

  – история промышленных предприятий

  – история республик и городов России

  – история народов России

  – музейное строительство и охрана памятников культуры

  – международные связи

  – взаимоотношения церкви и государства

  – персоналии

  АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ БАЗЫ ДАННЫХ:

  – перечень фондов ГА РФ – 3109 записей

  – фонды ГА РФ по истории РСФСР (путеводитель) – 748 записей

  – систематический каталог по истории РСФСР (включена информация по приказам Министерства культуры РСФСР за 1953–1964 гг. ф. А-501, распоряжениям Совета Министров РСФСР (1961–1963) ф. А-259) – 20,9 тыс. записей

  – история государственных учреждений РСФСР (содержит сведения по истории учреждений культуры независимо от места хранения документов – Комитета по делам культпросветучреждений при Совмине РСФСР (1943–1953), Комитета по делам искусств при Совмине РСФСР (1938–1953), Министерства по делам кинематографии) – 1,6 тыс. записей

  – тематический каталог (включена информация двух перечней «Церковь и государство (1917–1930)» – 1168 записей и «История еврейского народа (1917–1948)» – 452 записи по фондам Министерства юстиции РСФСР (А-353), Наркомата просвещения РСФСР и фондам его главных управлений (А-2306)

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ

Смотреть что такое «АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ» в других словарях:

• Архивный документ — в РФ документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. См. также: Архивные документы Документы Информационные ресурсы Финансовый словарь Финам … Финансовый словарь

• архивный документ — Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника. Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация документов Архивного фонда… … Справочник технического переводчика

• АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства … Юридическая энциклопедия

• Архивный документ — 2) архивный документ материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства; … Официальная терминология

• архивный документ — 80 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• Архивный документ — Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации… … Словарь юридических понятий

• ДОКУМЕНТ АРХИВНЫЙ — АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия

• Документ Архивный — документ, подлежащий хранению из за необходимости его использования в будущем или его важности и значимости. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

• документ архивный — Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника. Тематики бухгалтерский учет … Справочник технического переводчика

• ДОКУМЕНТ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ — архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению … Юридическая энциклопедия

> РАЗДЕЛ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНЫХ ФОНДАХ

Понятие документ и архивный документ

Понятие «документ» является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа:

Документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Названные в определениях признаки документа предполагают:

• — наличие информации, смыслового содержания;
• — стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• — функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина «документ» изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия «документ» постоянно менялось.

Слово документ (лат. documentum — образец, доказательство, свидетельство) происходит от глагола «docere» — учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

• — личного происхождения;
• — официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Так же существует такое понятие, как Архивный документ.

Архивный документ — в РФ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Архивный документ — понятие, как известно, сформулированное на законодательном уровне1. По своей содержательной сути он является многофункциональным информационным объектом, который имеет множество общественно значимых функций. Во-первых, архивные документы — это средство управления социальными, политическими, идеологическими и любыми иными общественными процессами; в них фиксируется воля определенных общественных структур и персон; через эти текстовые регуляторы, начиная с законов и кончая свидетельствами о рождении, реализуются законодательные, управленческие, научные, производственные и другие общественные задачи. Во-вторых, архивные документы служат как бы каркасом мировой геополитики: они фиксируют границы между государствами, правовые основания деятельности союзов государств и надгосударственных объединений, правила международной торговли, регулируют взаимоотношения во всех сферах между отдельными государствами и т.п.

В-третьих, через их посредство создается вся среда обитания общества и материальная инфраструктура цивилизации: мосты, заводы, аэропорты, транспортные средства, пути сообщения, технические устройства всех видов, технологии — от тончайших до рутинных — строятся, возводятся, функционируют и воссоздаются в случае разрушения на основе архивных документов.

В-четвертых, архивные документы выступают в качестве инструментов регистрации всей совокупности явлений, событий, действий, происходящих в природной среде и в обществе; в них с той или иной степенью полноты и объективности фиксируется вся событийная диалектика мирового, общероссийского и региональных исторических процессов, отображаются в виде своеобразного «информационного слепка» реальные факты действительности. Эту функцию документов, образно говоря, можно назвать «событийным зеркалом». документ фонд архив

В-пятых, архивные документы закрепляют и защищают имущественные интересы и права собственников (как частных, так и государственных), удостоверяют необходимые для функционирования общества юридические факты, которые регулируют те или иные социальные, политические и хозяйственные ситуации, и, сами по себе, как это определено Гражданским кодексом Российской Федерации, являются составной частью любого имущественного комплекса юридического лица2.

Еще одна важная функция архивных документов — служить идентификатором личности, маркером его уникальности: от регистрации и присвоения имени при рождении индивида до фиксации родственных связей и наследования его прижизненных прав и имущества, и в известной степени отображать повседневную жизнь частного человека.

Следует также упомянуть, что архивные документы — это своеобразная матрица социальной памяти, важный социокультурный объект, который осуществляет трансляцию опыта предыдущих поколений и обеспечивает преемственность между ними.

Одно из важных свойств архивных документов — быть органической частью общецивилизационных и культурных ценностей нации, образующих фонд ее духовного наследия и определяющих ее самобытность и интеллектуальный прогресс.

Как мы далее увидим, критерии значимости документов неоднократно менялись в ходе истории, что и определило состав и сохранность архивных фондов.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов.

Само слово архив произошло от греческого archeion и латинского archivum, означающих присутственное место. В русском языке оно появляется во времена Петра I. В частности, в Генеральном регламенте 1720 г. говорится: «Книги, документы, дела, учиненные регистратуры, когда оныя три года в Канцелярии и в Конторе лежали, потом в Архив с роспискою Архивариусу отдаются».

Существует также понятие Архивный фонд Российской Федерации (равно как и понятия Национальный архивный фонд Украины и Национальный архивный фонд Республики Беларусь), которое означает всю совокупность архивных документов, которые имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и подлежат постоянному хранению. Другими словами, Архивный фонд Российской Федерации — это все документы, которые имеют ценность какого-либо рода для собственника или государства и должны храниться в архивах (причём как государственных, так и нет).

Положение об архивной информации.

Для обеспечения целостности и достоверности электронной информации организации и защиты ее от программных и аппаратных сбоев используется система резервного копирования и дублирования наиболее ценной информации и программного обеспечения. Данная система позволяет обеспечить возможность восстановления данных с резервных копий с минимальными потерями информации за приемлемое время.

Для обеспечения нормальной работы с системой информационного архива необходимо обеспечить следующее:

• Сотрудники Управления Информационных Технологий совместно с начальниками подразделений обязаны определить часть информации, подлежащую архивации.
• Сотрудники Управления Информационных Технологий определяют способ и временной интервал проведения процесса архивации, исходя из технологических особенностей той или иной системы.
• Для наиболее эффективного доступа к архивным данным информация, время доступа к которой является критичной величиной, записывается в соответствующую директорию на сетевом диске сервера архива. Такой архив называется оперативным.
• Для предотвращения переполнения диск сервера архива информация потерявшая актуальность или время доступа к которой является критичной величиной, переносится на ленточный носитель (стример). Такой архив называется основным.
• Наиболее важная информация записывается одновременно как на диск сервера, так и на ленточный носитель.

Для обеспечения наибольшей надежности архивной информации данные заносятся на два разных ленточных носителя. Один из которых содержит дубликат другой копии.

Целостность и достоверность архивной информации проверяется сотрудниками Управления Информационных Технологий.

Архивная информация, размещенная на ленточных носителях и на ГМД хранится в специальном сейфе, причем копии хранятся отдельно от дубликатов.

Права на доступ к архивной информации определены в Приложении по доступу сотрудников в архив и утверждены директором организации. Доступ к данным хранящимся в архиве осуществляется на основании служебной записки. Кроме этого сотрудник, получивший доступ к архивным данным расписывается в журнале «доступа к архиву», где указывает время начала работы и время окончания работы с информацией, а также внесенные изменения, если таковые имели место.

Сотрудник организации, получивший право на доступ к информации, хранящейся в архиве, несет ответственность за сохранение целостности и достоверности данных после окончания работы с архивом.

Скачать ZIP файл (11359)

Пригодились документы — поставь «лайк» или поддержи сайт материально:

• Файл, составленный из одного или нескольких файлов и метаданных. Создаются, например, программой tar. Иногда используются совместно с программами сжатия для получения архивов, обычно имеющих расширения типа «.tar.gz» или «.tar.lzma».
• Файл, содержащий ровно один сжатый файл. Часто встречается в UNIX-подобных ОС: compress, gzip, bzip2, freeze, lzma. Используются самостоятельно или вместе с программами типа tar для получения архивов, обычно имеющих расширения типа «.tar.gz» или «.tar.bz2».

Некоторые архиваторы и форматы архивов объединяют эти две функции в произвольном порядке — например, 7z, ARJ, ZIP. В таких случаях, если сжатие производится после объединения, архив называется «непрерывным». Это позволяет уменьшить размер полученного архива, но затрудняет восстановление при повреждении данных.

Имея архив, можно получить исходный файл с помощью соответствующей программы распаковки (иногда объединённой с программой для создания архивов).

Сам архив может состоять из нескольких файлов для облегчения хранения и переноса большого количества данных при ограничениях на размер одной части — например, носителя данных, или сообщения e-mail. Такой архив называется многотомным.

К архиву может быть присоединён исполняемый код, который при выполнении распаковывает архив. Код может быть полнофункциональной программой распаковки этого формата архивов. Такой архив называется самораспаковывающимся (англ. self-extracting, иногда сокращённо «SFX»).

Данные в архиве могут быть зашифрованы каким-либо способом. При использовании универсальных архиваторов обычно используется просто шифрование с паролем. При последовательном использовании tar, gzip и GnuPG результирующий файл иногда имеет расширение .tar.gz.gpg.

Общие требования к описанию архивных документов

5.4. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа.

Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации и может дополнительно проводится на языках субъектов Российской Федерации и языках меньшинств.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда).

При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

5.4.1. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает: название архивного фонда (см. 3.5.3.), справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

5.4.1.1. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата.

5.4.1.2. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах её создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.

Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.п.

5.4.1.3. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

5.4.1.4. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о наличии фонда пользования.

5.4.1.5. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

5.4.2. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает: порядковый номер единицы хранения/единицы учета; старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения/единицы учета; справочные данные о ней; указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета.

5.4.2.1. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает: наименование вида архивных документов; автора(ов) архивных документа(ов); адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы; вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; даты событий. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: «автор не установлен».

Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалов режиссера и/или оператора съемки.

Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание теле- или радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента.

Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки.

5.4.2.2. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:

элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета);

объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе — количество листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) — количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов — количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов — количество фотоотпечатков;

крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов — даты записи или перезаписи.

5.4.2.3. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются:

для управленческой документации и архивных документов личного происхождения — бумага, калька, пергамен, и т.д.;

для фонодокументов граммофонной записи — материал носителя;

для фонодокументов магнитной записи — тип магнитной ленты;

для видеодокументов — формат записи;

для фото- и кинодокументов — формат и основа пленки, цветопередача;

для электронных документов — компакт-диск и/или другой современный носитель.

5.4.2.4. Условия доступа к единицам хранения/единицам учета и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивных документов; о наличии НСА к единице хранения/единице учета.

5.4.3. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает: заголовок; справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность; вид носителя (или способ воспроизведения); условия доступа и использования.

5.4.3.1. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: «автор не установлен», «без даты». При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа.

5.4.3.2. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.

5.4.3.3. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных документов, в том числе уникальных документов, или документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа; о включении информации о нем в систему НСА.

5.5. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида.

Опись дел, документов

5.5.1. Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета; приложения № 7 — 8) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета (см. п. 6.4.2.), итоговой записи (см. п. 3.5.6), листа-заверителя (приложение № 3) и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели.

5.5.1.1. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов — комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов — составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп.№ …».

Путеводители

5.5.2. Путеводитель (архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда (см. п. 5.4.1.) и справочного аппарата.

Видами путеводителя являются путеводитель по фондам архива (архивов); краткий справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя и схема построения определяется его целевым назначением.

5.5.2.1. Основная часть путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из описательных статей архивных фондов или групп архивных фондов. В путеводитель по фондам архива (архивов) должны включаться сведения о всех открытых архивных фондах. Некоторые архивные фонды могут быть представлены в виде списка неаннотируемых архивных фондов.

5.5.2.2. Основная часть краткого справочника по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей на архивные фонды или группы архивных фондов.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Описательная статья в аннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных об архивном фонде и краткой аннотации на архивные документы этого фонда. Описательная статья в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда и справочных данных о нем.

5.5.2.3. Основная часть тематического путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного перечня описательных статей по определенной теме на архивные фонды или их части.

5.5.2.4. В справочный аппарат путеводителя любого вида входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели. К путеводителю составляется общая библиография.

В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

Каталоги

5.5.3. Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Для установления связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.

Указатели и обзоры

5.5.4. Указатели (архивные справочники, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров) подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников.

Описательная статья указателя любого вида состоит из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра.

В указателе применяется система отсылок для установления связей между тождественными предметными понятиями.

5.5.5. Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов, информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

4.1. Описание архивных документов

В архиве для обеспечения доступа пользователей к архивным документам ведутся справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат). Система научно-справочного аппарата (НСА) архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, создаваемых на единой научно-методической основе. Система НСА включает обязательные и дополнительные справочники. Обязательными для ведения в архиве справочниками являются: опись, путеводитель, каталог; дополнительными – обзор, указатель.

Создание любого справочника невозможно без наличия описи дел, документов. Создание описи предусматривает проведение систематизации дел, их описание, оформление описи и составление к ней справочного аппарата.

Описание архивных документов это структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках1.

В узком смысле описание – это раскрытие состава и содержания каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования документов.

Описание документов и дел начинается в делопроизводстве (при разработке номенклатуры дел и оформлении обложек дел).

В архивах организаций, государственных и муниципальных архивах описание производится, если поступили дела, заголовки которых отсутствуют или составлены неудовлетворительно.

Информационные характеристики дел включают:

— название организации с указанием вышестоящего ведомства (если оно есть);

— название филиала или представительства (для документов филиалов и представительств);

— название структурной части организации (функции или отраслевого направления деятельности);

— индекс дела по номенклатуре дел;

— заголовок дела (в ряде случаев дополненный аннотацией);

— крайние даты документов дела;

— срок хранения;

— количество листов;

— архивный шифр.

Название организации является в то же время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Если есть официально принятое сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования учреждения (например: Федеральное архивное агентство (Росархив)). Если название организации менялось, или дело из одного учреждения передавалось в другое, то на обложке указывается последнее название.

Название филиала или представительства указывается только для документов, созданных в этих обособленных подразделениях.

Название структурной части помогает быстро и правильно провести систематизацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство», «контроль», «финансирование» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

(Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел).

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, который раскрывает состав и содержание его документов.

Заголовки бывают пяти типов: простые, обобщенные, сложные, структурированные и типовые.

Простой заголовок состоит из расположенных в определенной последовательности следующих элементов:

— вид дела, или вид документов (вид дела: дело, документы, журнал, переписка и др.; виды документов: протоколы, планы, акты и др.);

— автор (организация, структурное подразделение, общественная комиссия или лицо, непосредственно создавшее документ);

— корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми фондообразователь вел переписку);

— предмет или вопрос (отражает содержание документов дела);

— территория (указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы; или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);

— время (дата события, отраженного в документе, или составления документа);

— формальные признаки (подлинность или копийность). Эти признаки обязательно указываются в том случае, когда описываются особо ценные документы, а также для основной организационно-распорядительной документации (постановлений, приказов и др.).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Примерная схема расположения элементов в заголовках дел

Постановления, приказы, протоколы, решения	* — автор — * — время. Подлинность, копийность
Планы, отчеты	автор — * — время
Сведения, ведомости, сводки, справка, таблицы	* — содержание — * — *
Дело	автор (фамилия, имя, отчество)/ содержание — * — *,
Документы	* — содержание — * — * (виды и разновидности документов)
Переписка	корреспондент — содержание

* Элемент заголовка – возможный, но не обязательный.

Простые заголовки являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Обобщенные заголовки составляются тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания и т.д.

В обобщенных заголовках:

— обобщаются отдельные элементы (авторы, корреспонденты, содержание);

— в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов, географических понятий, возможна замена ряда понятий одним родовым понятием.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из отдельных разнородных групп документов, было сформировано без всякого учета признаков заведения дел (см. 4.1.1). В этом случае целесообразно составлять два подзаголовка, располагая их через запятую. В свою очередь эти подзаголовки могут быть как простые, так и обобщенные.

Структурированные заголовки рекомендуется составлять с целью повышения информативности заголовков сформулированных по номинальному признаку (постановления, приказы, протоколы и т.д.), а также дел, содержащих разнообразные документы, содержание которых в заголовке отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок). В структурированном заголовке вслед за кратким заголовком вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание документов дела.

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания. В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных де: виды документов или дел и автор; виды документов или дел и корреспондент и т.д. Например, «Протоколы заседаний коллегии Министерства…за … год. Копии.». К этой типовой части необходимо только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документов. Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень типовых заголовков.

Аннотация документов – это краткое изложение содержания документов, а также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и особенности которых не раскрываются в заголовке.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих – даты исходящей регистрации; для внутренних – даты составления или подписания документов.

Срок хранения архивных документов в государственных и муниципальных архивах только постоянный, однако в случае поступления документов ликвидированных организаций указываются сроки временного хранения документов (см. п. 3.2).

Количество листов проставляется с целью обеспечения сохранности документов дела (см. п. 4.1.2).

Архивы и их типы

Слово «архив» употребляется в быту в самых разных значениях. Иногда под архивом подразумевается собрание документов и других материалов (например, газет, книг и т.д.). Нередко архивом называют совокупность информации, утратившей непосредственную актуальность (например, архив какого-либо сайта или телестудии). И, конечно, архивом называют учреждение, хранящее документы.

В архивоведении термин «архив» всегда подразумевает учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, принадлежавших государству, обществу, отдельным лицам.

Под это определение подходит и национальный архив какого-либо государства, насчитывающий миллионы единиц хранения, и архив любого предприятия, учебного заведения, поликлиники, иногда занимающий всего несколько полок в шкафу, и личный архив отдельного лица.

Основными задачами любого архива является хранение документов (без чего существование архива теряет всякий смысл); в ряде случаев — их собирание (комплектование), учет, систематизация и описание хранимых материалов (без чего архив превращается в хаотическую груду материалов, которыми невозможно воспользоваться); создание условий для использования этих документов (поскольку любые документы всегда хранятся с целью их дальнейшего использования). Эти задачи в том или ином виде, в той или иной мере осуществляет каждый архив.

Само название «архив» происходит от древнегреческого архшо (от архп — начало) или — в древнеримской передаче — archivum.

В настоящее время наличие национального архива является таким же атрибутом суверенного государства, как герб, флаг, национальная валюта. Такие архивы (и, соответственно, ведомства, управляющие архивным делом) существуют практически во всех странах.

Наряду с национальными (центральными) государственными архивами существуют также архивы местные, региональные (например, архивы департаментов во Франции, графств в Великобритании, субъектов федерации в России).

В то же время многочисленные учреждения, организации, предприятия, конфессиональные и общественные организации имеют свои архивы, без которых невозможно их успешное функционирование.

Таким образом, среди всего многообразия архивов, крупных и небольших, имеющих вековое прошлое и сравнительно недавно созданных, хранящих древние манускрипты и современные звукозаписи или электронные документы, можно выделить, прежде всего, два типа архивов.

Первые хранят документы, утратившие сиюминутное, оперативное значение, но представляющие интерес для того учреждения, организации, предприятия, которому они принадлежат. Такие архивы называются ведомственными.

Ведомственные архивы хранят документы постольку и до тех пор, поскольку и до каких пор эти документы имеют значение для данного учреждения, организации, предприятия. Эти архивы могут быть очень большими и весьма благоустроенными, например Центральный архив Министерства обороны Российской Федерации или архивы других министерств. Но принадлежность их к данному ведомству и сам принцип хранения в них документов, исходя из значения последних для данного центрального органа исполнительной власти, позволяет отнести их к числу ведомственных.

К ведомственным архивам примыкают личные архивы, принадлежащие отдельным лицам и хранящие документы, представляющие интерес и ценность для конкретного лица, семейства, рода. В той или иной мере, хотя бы в самом зачаточном виде, владельцем личного архива может считаться любой дееспособный человек, так или иначе хранящий у себя дома официальные документы (например, свидетельства о полученном образовании, праве собственности на недвижимость и т.д.) и различные письма, фотографии и т.н.

Второй тип архивов — это архивы, хранящие документы, имеющие общенациональное, общегосударственное значение. Такие архивы принадлежат всему обществу и являются государственными.

Государственные архивы могут быть центральными (национальными) или региональными. В большинстве государств они образуют сеть архивов (например, национальный архив и архивы административно-территориальных единиц — департаментов, областей и т.д., из которых состоит данное государство).

Хранящиеся в государственных архивах документы имеют непреходящее научное, политическое, социально-правовое, экономическое и культурное значение для всего общества. В силу этого такие документы должны храниться не временно, а вечно. В архивном деле такое хранение принято называть постоянным.

Формально не входят в число государственных муниципальные архивы, т.е. архивы органов местного самоуправления. Эти архивы являются муниципальной собственностью. Но они зачастую хранят документы, имеющие общенациональное значение. В этом случае муниципальные архивы получают поддержку (в том числе финансовую) от государства.

Но постоянного хранения заслуживают и многие документы, находящиеся в ведомственных или частных архивах. В зависимости от особенностей социально-политического устройства данного государства в разных странах существует специальное законодательство и так или иначе налаженная система, позволяющая по истечении определенного срока передавать из ведомственных архивов (хотя бы архивов государственных учреждений) документы, заслуживающие постоянного хранения, в государственные архивы. Поступают в государственные архивы в результате дарения, завещания, а также покупки и документы из частных архивов, а в ряде случаев (в результате добровольной передачи на хранение) — и из архивов негосударственных учреждений и организаций. Этот процесс называется комплектованием государственных архивов.

В соответствии с этим все государственные архивы можно разделить на комплектующиеся и некомплектующиеся.

В первые поступают документы из действующих учреждений и организаций. Например, Государственный архив Российской Федерации хранит документы как прекративших существование, так и действующих высших и центральных учреждений Российской Федерации. Эти документы передаются из ведомственных архивов, например, соответствующих министерств по истечении определенного установленного законом срока.

Вторые хранят документы учреждений, организаций, предприятий и лиц, закончивших свое существование. Такие архивы называются также историческими. В России к историческим архивам относятся архивы, хранящие документы учреждений, организаций, предприятий и лиц, деятельность которых проходила до Революции 1917 г., в результате которой они прекратили свое существование.

Архивы могут делиться также по отраслям и по особенностям материальных носителей хранящихся в них документов.

В XX в. во многих странах стали создаваться экономические архивы, хранящие документы по истории промышленности, сельского хозяйства, финансов. В Российской Федерации таким архивом является Российский государственный архив экономики (РГАЭ).

Типичным отраслевым архивом является также РГАЛИ.

XX в. породил множество документов на нетрадиционных носителях. Хранение таких документов требует особого (отличного от документов на бумажной основе) режима, а их использование — специального оборудования (например, звуковоспроизводящей аппаратуры для фонодокументов). Поэтому в ряде стран существуют специальные архивы (или отделы центральных архивов) для хранения таких документов. В Российской Федерации это — Российский государственный архив кинофотодокументов и Российский государственный архив фонодокументов, а также архивы кинофотофонодокументов в отдельных регионах.

В настоящее время актуальным является создание архивов электронных документов, бытующих в Интернете. С этой целью в Великобритании создан специальный Веб-архив (The UK Web Archive).

Таким образом, архивы хранят самые разнообразные комплексы документов, отражающие все стороны жизни общества и являющиеся одним из основных источников изучения истории человечества.

• Подробнее см. гл. 6.
• Разумеется, для документов частных лиц такая граница является весьма условной.Но если деятельность того или иного лица проходила главным образом до 1917 г., то егодокументы можно с достаточным основанием отнести к дореволюционным. В настоящеевремя, как бы долго ни продолжалась их жизнь и деятельность после 1917 г., этих лиц уженет в живых.

Характеристика Государственного архива Российской Федерации (стр. 1 из 5)

Федеральное агентство по образованию РФ

Читинский государственный университет

Гуманитарно-технический колледж

Курсовая работа

дисциплина «Архивоведение»

Характеристика Государственного архива Российской Федерации:

история создания и современное состояние

Выполнила: студент

группы ДОКалк – 05

Проверил: _____________

Чита-2006

Введение. 3

1. История создания Государственного архива. 5

1.1. Становление Государственного архива. 5

1.2. Госархив в Советское время. 11

1.3. Новейшая история Государственного архива. 16

2. Современное состояние Государственного архива. 19

2.1. Структура архива. 19

2.2. Центры комплектования и хранения документов. 21

2.3. Научно-информационный центр. 24

2.4. Центр изучения и публикации документов. 28

3. Документы архива. 29

3.1. Документы Государственного архива по истории Российской Империи и временного правительства. 29

3.2. Документы по истории Советского Союза и Российской Федерации. 31

Заключение. 33

Список литературы: 35

Введение

Архивы — те незаменимые вполне реальные нити, которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.

Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XX в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

Центральное место в архивах Российской Федерации занимает Государственный архив.

Государственный архив Российской Федерации — архив России, куда поступают на хранение документы высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации; крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 5,5 миллионов дел по истории России XIX-XXI вв; одно из ведущих культурно-просветительских учреждений страны; особо ценный объект культурного достояния народов России.

Цель работы Государственного архива Российской Федерации — обеспечить вечное хранение уникальных документов, запечатлевших историю нашей страны, и предоставить каждому, кто в этом заинтересован, возможность воспользоваться ретроспективной информацией по политическим, экономическим, общественным, культурным аспектам российской истории XIX-XXI вв.

Государственный архив Российской Федерации хранит: 1 миллион дел по истории Российской империи и истории России периода Временного правительства, около 3 миллионов дел по истории Советского Союза, свыше 1,5 миллионов дел по истории РФСР, около 33 тысяч дел по истории Российской Федерации, документы по истории белого движения и русской эмиграции.

1. История создания Государственного архива

1.1. Становление Государственного архива

17 сентября 1920 г. — Постановлением коллегии Главного управления архивным делом Наркомата просвещения РСФСР был образован «для хранения важнейших документов РСФСР, а также наиболее ценных исторических материалов предшествующих режимов» Государственный архив РСФСР, состоявший из четырех отделений:

1 — древлехранилище, содержащее материалы по внешней и внутренней политике России до XVIII в. включительно;

2 — хранилище государственных документов новой русской истории (XIX в. — 1 марта 1917 г.);

3 — хранилище документов истории революции и общественного движения (до 1 марта 1917 г.);

4 — архив пролетарской революции, содержащий документы после 1 марта 1917 г.

4-ое отделение получило специальное название «Архив Октябрьской революции» и делилось в соответствии с постановлением на отделы: 1 — политический с подотделами внутренней и внешней политики, 2 — документы по истории РКП(б), 3 — письма, дневники, воспоминания заметки и т.п., 4 — экономико-статистические документы, 5 — печать, 6 — иллюстративный отдел.

21 сентября 1920 г. — Постановление Совнаркома РСФСР о создании «Комиссии для собирания и изучения материалов по истории Октябрьской революции и истории Российской коммунистической партии».

По соглашению с Главным управлением архивным делом, отдел АОР по истории РКП(б) стал практически хранилищем документов, собираемых комиссией по истории партии.

24 ноября 1921 г. — Постановлением Президиума ВЦИК Главное управление архивным делом из ведения Наркомата просвещения РСФСР переходит в ведение ВЦИК и переименовывается в Центральный архив РСФСР (Центрархив).

30 января 1922 г. — Декретом ВЦИК утверждается Положение о Центральном архиве РСФСР и возлагается заведование Центральным архивом РСФСР на Управление Центрархивом РСФСР и губернские отделы Центрархива.

2 мая 1923 г. — Проект постановления ВЦИК и СНК РСФСР, подписанный заместителем председателя СНК Л.Б. Каменевым, об учреждении Архива Октябрьской революции как самостоятельного учреждения и утверждении положения о нем, об отнесении архива к числу центральных архивных учреждений, подчинении его непосредственно Центрархиву РСФСР, о необходимости предоставления специального здания для размещения документов архива.

Положение об Архиве Октябрьской революции определяло состав его материалов. В архив должны были передаваться документы всех возникших и уже ликвидированных за время революции государственных учреждений, общественных объединений и организаций, архивы контрреволюционных правительств, политических партий, учреждений Временного правительства. Таким образом, в число источников комплектования архива вошли как российские, так и союзные учреждения и организации. Кроме того, архиву предоставлялись права Комиссии по истории партии в деле сбора партийных документов. Оговаривалось и пополнение АОР печатными изданиями и кинофотоматериалами путем передачи архиву Центральной Российской книжной палатой и Центральной и областными фото-, кино-секциями обязательных экземпляров печатных и иллюстративных материалов, относящихся к его профилю.

Май 1924 г. — Постановлением XIII съезда РКП(б) Центрархиву РСФСР было предписано в кратчайший срок передать в институт В.И. Ленина все хранящиеся в государственных архивах документы, относящиеся к его жизни и деятельности. В соответствии с этим постановлением началось и продолжалось многие годы изъятие из фондов АОР и передача в институт В.И. Ленина (в дальнейшем Центральный партийный архив) отдельных документов с резолюциями, подписями и пометками В.И. Ленина, материалов, освещающих события, связанные с его деятельностью, а также документов о деятельности Н.К. Крупской и семьи Ульяновых. Взамен изъятых документов в архивах должны были оставаться их копии.

3 февраля 1925 г. — Утверждение коллегией Центрархива РСФСР нового положения об организации единого государственного архивного фонда (ЕГАФ), в соответствии с которыми все материалы ЕГАФ делились на дореволюционные (исторические архивы) и пореволюционные (архивы Октябрьской революции). Датой размежевания был определен февраль-март 1917 г. Кроме того, архивные материалы подразделялись на документы центрального и местного происхождения. АОР стал практически центральным архивом Октябрьской революции. В состав АОР на правах «Отдела падения старого режима» был включен «Новоромановский архив», находившийся во 2-ом отделении Государственного архива РСФСР и содержавший документы по истории Дома Романовых.

1925 г. — из Архива Октябрьской революции выделился в качестве самостоятельного Архив Красной армии.

1926 г. — На базе иллюстративного отдела АОР был создан центральный кинофотоархив.

24 декабря 1925 г. — Коллегия Центрархива РСФСР приняла решение об изъятии из всех архивов советских учреждений материалов, касающихся деятельности РКП(б).

1 октября 1926 г. — В АОР хранилось 229 фондов, более 500.000 ед. хр. и 35.000 кг документов в россыпи.

1926-1929 гг. — Резко возросло количество поступлений в АОР из ведомственных архивов.

1928 — В АОР хранилось 3.000 фондов, 1.121.554 ед. хр. и свыше 51.000 кг документов в россыпи.

1 апреля 1929 г. — Постановление ЦИК и Совнаркома СССР об образовании Центрального архивного управления СССР с перечислением фондов, имеющих общесоюзное значение. Значительная часть фондов, включенных в перечень, хранилась в Архиве Октябрьской революции.

Декабрь 1929 г. — В Архиве Октябрьской революции был упразднен «Отдел падения старого режима». 196 фондов, включающих документы царской семьи, политических и государственных деятелей дореволюционного периода, либеральных политических организаций и союзов, были переданы вновь созданному Особому отделу Центрального исторического архива.

Декабрь 1929 г. — После очередного решения коллегии Центрархива о передаче в Институт В.И. Ленина партийных материалов отдел по истории ВКП(б) в Архиве Октябрьской революции был упразднен.

20-ые годы — В АОР направлялись документы как из ведомственных архивов, так и из центральных и местных государственных архивов в процессе уточнения их профиля и деления фондов на центральные и местные. Поступали документы и от Истпарта и его местных отделений. Кроме того, Центральные и местные органы ОГПУ систематически передавали в АОР документы, оказавшиеся у них в связи с оперативной необходимостью. В основном это были документы белогвардейских правительств, иногда личные документы.