ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Благодарим за письмо от … В ответ сообщаем …
В дополнение к нашему письму от … с.г. сообщаем, что …
В ответ на Ваше письмо сообщаем, что … В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося … с.г., сообщаем, что …
В подтверждение нашей телеграммы от … сообщаем, что …
В связи с Вашим письмом от … сообщаем, что, к нашему сожалению …
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от … и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о …
Доводим до Вашего сведения, что …
Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) …
Мы крайне удивлены Вашим письмом от …, в котором Вы сообщаете, что …
Мы получили Ваше письмо от … с.г., из которого с удовольствием узнали, что …
Мы получили Ваше письмо от … вместе с приложенными к нему документами.
Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) …
Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что …
Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что …
Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от … с.г. и сообщаем, что …
Подтверждаем получение Вашего письма от … со всеми приложениями.
По Вашей просьбе направляем Вам …
Пожалуйста, примите наши извинения за …
Принимаем к сведению Ваше письмо от … и сообщаем, что …
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо …
Ставим Вас в известность … Уведомляем Вас …
Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма
Ваш заказ будет выполнен, если Вы …
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения …
Ваша просьба о … удовлетворена …
В ответ на Ваше письмо от … сообщаем, что Ваша просьба о поставке … решена положительно.
В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.
К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о …
Настоящим просим сообщить о сроках …
Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято …
Обращаемся к Вам с просьбой выслать …
Просим Вас поставить нас в известность о …
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу …
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по …
Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по …
В статье вы найдете рекомендации по написанию письма-отказа.
Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в устной форме: варианты, примеры
Отказ в любом случае – дело неприятное. Однако отказ в коммерческом дело, деловом союзе или бизнесе – это то, что встречается часто. Отказ имеет право на существование в различных ситуациях:
- Можно отказать в неактуальных предложениях
- Не согласиться на сотрудничество
- Отказаться от требований
- Отказаться выполнять определенный объем работы
- Отказ в принятии на работу
Говорить кому-то «нет», конечно же, неприятно, но в некоторых случаях просто необходимо. Для уважаемого начальника или администрации важно подобрать действительно «сильные» и доходчивые слова, ведь порой банальное «нам это не интересно», может звучать достаточно грубо. Таким образом потенциальный или реальный клиент почувствует обиду и разочарование, что отпугнет его приходить в организацию, заведение, учреждение еще раз.
Существует ряд «универсальных» слов и клише фраз, которые нужно использовать профессиональному переговорщику для того, чтобы правильно отказать.
Важно помнить правила:
- Не при каких условиях не следует переходить на личности, так как вы совершенно необоснованно можете обидеть человека.
- Дайте понять человеку, что вы отказываете ему не как человеку, а не совсем согласны с его предложениями.
- Если у вас есть возможность, предложите клиенту совершенно иное, более полезное сотрудничество.
- После или до отказа сделайте человеку весомый и существенный комплимент по поводу его труда, способностей, возможностей.
- Обязательно обоснуйте ваш отказ так, чтобы человек вас понял.
- Используйте фразы-размышления, например: я все обдумал, я рассудил, я взвесил все «за» и «против», я подумал обо всех деталях и так далее.
- Не забудьте поблагодарить человека за то, что он сделал для вас определенную работу.
- Извинитесь за неудобства или то, что сложились данные обстоятельства.
Как отказать и сказать нет?
Как правильно ответить отказом на коммерческое предложение в письменной форме, в деловом письме: варианты, примеры, образец отказа
Писать письма с отказом – умение далеко не каждого начальника, секретаря, администрации и учреждения. Для этого требуются года навыков, ведь дело деликатное и может ярко свидетельствовать о том, какой статус у организации.
ВАЖНО: Содержание и способ подачи важной информации в письме свидетельствуют о том, каким уровнем обладает организация, какой у нее имидж и, конечно же, репутация.
Важно знать:
- Составляя письмо, нужно помнить о том, что оно ни в коем случае не должно человека обидеть.
- Правила написания письма должны диктоваться общими правилами деловой этики и вежливости.
- Структура письма-отказа должна соответствовать всем нормам не только в построении мысли, но и в оформлении.
- Каждое письмо-отказ должно иметь обязательные три части: обращение, основную часть и заключение.
- Не перегружайте такой вид письма терминами, сложными словами и умозаключениями.
ВАЖНО: При написании письма нужно не «сразу рубить с плеча», сообщая наинеприятнейшую информацию, а, так сказать, оставить «путь к отступлению» (если это действительно так), давая шанс еще на одну попытку совместного сотрудничества.
Какие есть рекомендации для написания письма-отказа?